5. Kết cấu của bài khóa luận
2.1.2. Chức năng và dịch vụ của Công ty
2.1.2.1. Chức năng của Công ty
Căn cứ vào điều lệ của Công ty, căn cứ vào giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, công ty có các chức năng sau:
Công ty đại diện cho khách hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu, nhập khẩu bằng đƣờng biển, đƣờng hàng không và đƣờng bộ.
Công ty phụ trách các thủ tục giao nhận về khai hải quan, vận chuyển và phân phối hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu ( cảng, sân bay, kho riêng của khách hàng,…)
Phụ trách về dịch vụ vận chuyển hàng lẻ và hàng chung chủ (NVOCC). Và xếp dỡ, đóng gói, lƣu kho và bảo quản hàng hoá.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty
Đảm nhận và cho thuê kho để hàng hoá
Kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, tính thích hợp của hàng hoá Kiểm và đóng gói hàng hoá
Làm chứng từ cho hàng hoá Dán nhãn hàng hoá
Thu thập, lắp ráp hàng hoá
Kiểm tra tính ổn định của hàng hoá khi xuất xƣởng Bốc dỡ, lƣu kho, phân phối hàng hoá
2.1.2.3. Các dịch vụ của công ty
Dịch vụ vận tải biển
- Thực hiện các quy trình nhập khẩu bằng đƣờng biển
- Vận chuyển hàng nguyên Cont (FCL) và Vận chuyển hàng Lẻ (LCL) đến tất cả các cảng trên thế giới
- Dịch vụ vận chuyển hàng Door to Door - Đóng gói, lƣu kho
- Nhận gửi hàng từ Việt Nam đi các nƣớc và ngƣợc lại - Tất cả kích cỡ, trọng lƣợng và đích đến
- Nội địa và quốc tế
Thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu –khai báo hải quan
- Làm chứng từ hải quan tất cả các loại hình kinh doanh ,đầu tƣ, tạm nhập- tái xuất –tái nhập, hàng hóa thƣơng mại, nhập hàng mẫu.
- Làm chứng từ hải quan loại hình phi thƣơng mại ,nhập hàng mẫu
- Làm chứng từ hải quan loại hình gia công (bao gồm cả hợp đồng gia công nhập khẩu thiết bị ,thanh khoản ..)
- Thủ tục hải quan cho các công ty công nghiệp ,khu chế xuất. - Tƣ vấn thủ tục hải quan ,thuê tàu
- Kiểm định
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
- Thực hiện đầy đủ các thủ tục hàng hóa nhập khẩu ..
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức các phòng ban
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty IPO
(Nguồn: Giám đốc-Công ty IPO Logistics)
GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN CUSTOMER BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN HÀNG XUẤT HÀNG NHẬP BỘ PHẬN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty do Giám đốc quyết định theo nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty trong thời kỳ hiện nay.
Các phòng ban có quan hệ và gắn bó chặt chẽ với nhau đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ cho Giám đốc về các lĩnh vực hoạt động của công ty, đem lại sự hiệu quả tối ƣu nhất, bên cạnh đó các phòng ban còn hỗ trợ lẫn nhau để bổ sung cho nhau trong công việc. Với cơ cấu tổ chức nhƣ thế này, vừa đảm bảo nguyên tắc một thủ lĩnh, vừa tận dụng đƣợc khả năng chuyên môn hơn trong mỗi lĩnh vực cụ thể.
2.1.2.4.1.Giám Đốc Ông Trần Hữu Tính
- Là ngƣời lãnh đạo, có chức năng tổ chức, điều hành và giám sát mọi hoạt động của công ty và tất cả các phòng ban.
- Có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty. Quyết định phƣơng hƣớng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trƣơng của công ty.
Là ngƣời đại diện hợp pháp của công ty ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc, liên doanh liên kết hoạt động đầu tƣ theo đúng khả năng pháp lý của mình. - Đào tạo và tuyển dụng lao động, khen thƣởng và kỷ luật, ban hành quy chế nội bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
- Chăm lo đời sống vật chất cho toàn thể nhân viên trong công ty.
2.1.2.4.2.Bộ phận customer
- Liên hệ với các hãng tàu mà IPO làm đại lý, các lines để làm giá. - Kịp thời đƣa giá cho các saler khi có yêu cầu.
2.1.2.4.3.Bộ phận kinh doanh
- Các thành viên trong bộ phận Kinh doanh luôn hoạt động tích cực nhằm tìm nguồn hàng từ những khách hàng của công ty sẵn có và mở rộng thị phần đến các khách hàng mới, chú trọng đến việc đƣa ra giá cạnh tranh và dịch vụ tốt cho khách hàng.
- Chịu trách nhiệm thƣơng thảo hợp đồng với khách hàng, khi khách hàng yêu cầu thông tin về giá cƣớc các tuyến mà họ muốn đi thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ làm bảng báo giá gửi cho khách hàng tham khảo.
- Cung cấp cho giám đốc những thông tin cần thiết về khách hàng, thông tin những hợp đồng đang thực hiện và những phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng nhƣ tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng.
- Liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các phòng nhập khẩu, để kịp nắm bắt tình hình công việc.
2.1.2.4.4.Bộ phận chứng từ
- Hỗ trợ Giám đốc, soạn thảo các chứng từ liên quan đến việc thƣơng lƣợng, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ).
- Nhận chứng từ khách hàng gửi (qua email hoặc fax) nhƣ: invoice, packing list, hợp đồng, bản định mức…tuỳ theo loại hàng xuất nhập khẩu mà cần những chứng từ kèm theo để làm chi tiết bill và gửi cho hãng tàu một bản và cho khách hàng một bảng để kiểm tra chính xác trƣớc khi phát hành bill gốc.
- Chuẩn bị những chứng từ cần thiết và những thông tin cho bộ phận giao nhận lên tờ khai làm thủ tục hải quan.
- Liên lạc với bộ phận giao nhận lấy số liệu kiểm tra và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà gửi cho khách hàng. Hoặc nếu khách hàng yêu cầu phát hành vận đơn gốc ( Master bill of lading) thì cấp vận đơn theo yêu cầu của khách hàng.
- Theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho các bộ phận khác và kịp thời xử lý khi có vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng.
2.1.2.4.4.1.Bộ phận hàng xuất
- Nhận chứng từ lô hàng từ khách hàng trong nƣớc, chuẩn bị manifest để gửi cho các đại lý ở nƣớc ngoài.
- Thông báo lịch trình tàu đi, đến và phát hành B/L cho khách hàng
- Theo sát lô hàng và liên lạc với khách hàng để sắp xếp thời gian cho Phòng giao nhận.
2.1.2.4.4.2.Bộ phận hàng nhập
- Nhận các thông tin liên quan đến lô hàng từ các đại lý ở nƣớc ngoài và theo dõi trong suốt quá trình vận chuyển lô hàng.
- Chuẩn bị manifest và gửi cho hãng tàu.
- Fax giấy thông báo nhận hàng cho khách hàng và phát hành lệnh giao hàng.
- Đi đến hãng tàu để đổi lệnh giao hàng, sau đó giao lại lệnh giao hàng của hãng tàu cùng với lệnh giao hàng của công ty cho khách hàng ở Việt Nam để khách hàng làm thủ tục nhận hàng.
- Cuối cùng liên hệ với đại lý ở nƣớc ngoài để thông báo rằng khách hàng đã nhận đƣợc hàng.
2.1.2.4.5. Bộ phận giao nhận
- Chuẩn bị, hoàn thành những chứng từ và những yêu cầu cho lô hàng đƣợc thông quan (giấy kiểm dịch thực vật, hay kiểm dịch động vật, hun trùng, C/O, …..) tiến hành làm thủ tục hải quan để giao nhận hàng hóa nhập khẩu đã đƣợc ký kết hợp đồng của những công ty ủy thác.
- Vận chuyển hàng hóa của các đơn vị sản xuất kinh doanh nhập khẩu ra cảng để giao hàng và ngƣợc lại.
- Thƣờng xuyên báo cáo tình hình giao nhận lô hàng cho bộ phận chứng từ biết để cung cấp thông tin về lô hàng cho khách hàng. Đảm bảo việc giao nhận đúng thời gian và đúng tiến trình nhƣ đã thỏa thuận với khách hàng.
2.1.2.4.6 Bộ phận kế toán
- Chịu trách nhiệm về các khoản thu và chi của công ty, thƣờng xuyên theo dõi công nợ để kịp thời thanh toán, lập kế hoạch ngân sách, quản lý sổ sách, xây dựng chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm cho nhân viên.
- Kiểm tra nội bộ kế toán trong Công ty nhằm thống kê và quản lý tài sản nguồn vốn trong Công ty.
Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý tình hình kinh doanh của Công ty.
Bảng 2.1: Bảng phân tích chi phí hoạt động kinh doanh của công ty.
Đơn vị tính: đồng,%
CHỈ
TIÊU NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014
2013/2012 2014/2013 Tuyệt Tốc độ tăng (%) Tuyệt đối Tốc độ tăng (%) đối 1.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 955.556.371 43,57 64.880.498 2,06 2. Giá vốn hàng bán 1.706.386.418 2.457.463.530 2.480.561.970 751.077.112 44,01 23.098.440 0,94 3. Chi phí hoạt động tài chính - 8.993.164 16.915.286 7.922.122 88,10 4. Chi phí quản lý kinh doanh 445.360.205 587.842.352 588.339.875 142.482.147 32 497.523 0,08 Tổng chi phí 2.151.746.623 3.054.299.046 3.085.817.131 902.552.423 41,94 31.518.085 1,03 Tỷ suất chi phí 98,10% 97% 96%
(Nguồn: Phòng Kế toán-Công ty IPO Logistics)
Doanh thu năm 2013 tăng 43,57% so với năm 2012 tƣơng đƣơng 955.556.371đ. Lúc này công ty hoạt động đƣợc hơn 01 năm mà doanh thu gần 01 tỉ đồng gần bằng vốn điều lệ, chứng tỏ công ty làm ăn có hiệu quả.
Doanh thu năm 2014 chỉ tăng 2,06% so với năm 2013 tƣơng đƣơng 64.880.498đ là do cuộc khủng hoảng kinh tế đang ở giai đoạn này. Lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu vào Việt nam giảm một cách đáng kể.
Nhìn chung, tổng chi phí năm 2013 (3.054.299.046đ) lớn hơn tổng chi phí năm 2012 (2.151.746.623đ) và tổng chi phí năm 2014 (3.085.817.131đ) lớn hơn tổng chi phí năm 2013 (3.054.299.046đ), nhƣng ta có thể thấy rằng tỷ suất chi phí là tỉ lệ phần trăm giữa tổng chi phí và doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 (97%) lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2012 (98,10%) và suất chi phí năm 2014 (96%) lại nhỏ hơn tỷ suất chi phí năm 2013 (97%). Điều này chứng tỏ rằng, tình hình kinh doanh của công ty có hiệu quả. Do tỷ suất chi phí và tỷ suất lợi nhuận tỷ lệ nghịch nên khi tỷ suất chi phí của công ty năm 2014 thấp đƣa đến tỷ suất lợi nhuận của công ty năm 2014 cao hơn năm 2013 và cũng tạo điều kiện để sinh lợi nhuận càng nhiều. Doanh thu của công ty năm 2014 so với 2013 tăng thêm 2,06%. Sở dĩ, tình hình doanh thu năm 2014 tăng lên không đáng kể là do cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới đang ở giai đoạn đỉnh điểm.
Bảng 2.2:Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Đơn vị tính: Đồng
CHỈ TIÊU NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
cấp dịch vụ 2.193.205.532 3.148.761.903 3.213.642.401 Giá vốn hàng bán 1.706.386.418 2.457.463.530 2.480.561.970 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ 486.819.114 691.298.373 733.080.431 Doanh thu hoạt động tài chính 4.684.966 7.696.163 13.206.524 Chi phí tài chính 8.993.164 16.915.286 Chi phí quản lý kinh doanh 445.360.205 587.842.352 588.339.875 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 46.143.875 102.159.020 141.031.794
Thu nhập khác 5.465.600 10.659.260
Lợi nhuận khác 5.465.600 10.659.260
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp 46.143.875 107.624.620 126.402.530
(Nguồn: Phòng Kế toán-Công ty IPO Logistics)
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu: chỉ tiêu này cho biết khi bán đƣợc một đơn vị tiền hàng thì thu đƣợc bao nhiêu lợi nhuận.
- Tỷ suất lợi nhuận trƣớc thuế/ doanh thu: 46.143.875 Năm 2012: x 100% = 2,01% 2.193.205.532 107.624.620 Năm 2013: x 100% = 3,41% 3.148.761.903 126.402.530 Năm 2014: x 100% = 3,93% 3.213.642.401
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/doanh thu: do không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nên tỷ suất lợi nhuận sau thuế/ doanh thu không có gì thay đổi so với tỷ suất lợi nhuận trƣớc thuế/ doanh thu.
Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu năm 2013 tăng hơn so với năm 2012 chứng tỏ công ty kinh doanh có lời. Năm 2012, cứ 1 đồng doanh thu thì tạo ra đƣợc 0,0201 đồng lợi nhuận trƣớc thuế và sau thuế. Năm 2013, cứ 1 đồng doanh thu lại có thể thu đƣợc 0,0341 đồng lợi nhuận trƣớc thuế và sau thuế. Năm 2014, cứ 1 đồng doanh thu lại có thể thu đƣợc 0,0393 đồng lợi nhuận trƣớc thuế và sau thuế.
Xem xét bảng 2.1 và 2.2 (bảng phân tích hoạt động kinh doanh và bảng phân tích chi phí hoạt động kinh doanh tại công ty), ta có thể nhận thấy mặc dù chi phí năm 2013 có tăng hơn so với năm 2012 nhƣng tỷ suất chi phí 2013 lại nhỏ hơn năm 2012; chi phí năm 2014 có tăng hơn so với năm 2013 nhƣng tỷ suất chi phí 2014 lại nhỏ hơn năm 2013. Bên cạnh đó, tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu của năm 2013 lớn hơn năm 2012; tỷ suất lợi nhuận sau thuế so với doanh thu của năm
2014 lớn hơn năm 2013. Điều này cho thấy rằng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nhìn chung là khả quan và có hiệu quả.
Đơn vị tính: Một triệu đồng.
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ hiển thị kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
(Nguồn: Phòng Kế toán-Công ty IPO Logistics)
Nhƣ chúng ta thấy rằng doanh nghiệp vừa đƣợc thành lập khoảng 03 năm, cơ sở vật chất vẫn chƣa có gì nên những chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh nhƣ trang bị về máy móc, thiết bị, các chi phí quản lý của công ty là tất yếu; giá vốn hàng bán năm sau cũng tăng hơn năm trƣớc. Chi phí bỏ ra nhiều nhƣng doanh nghiệp cũng đạt đƣợc doanh thu cao, chứng tỏ rằng doanh nghiệp đã tận dụng khoa học và hiệu quả những khoản đầu tƣ. Đạt đƣợc kết quả đó là do khả năng làm việc của doanh nghiệp, công tác quảng bá dịch vụ công ty, chất lƣợng phục vụ, đội ngũ nhân viên đƣợc đào tạo chuyên ngành, tiết kiệm thời gian và chi phí ở mức có thể… làm cho lƣợng khách hàng giao dịch với công ty ngày một tăng. Bên cạnh đó vẫn luôn duy trì quan hệ kinh doanh với các khách hàng thân thiết. Từ đó, doanh thu của công ty trong năm 2013 cũng đã vƣợt hơn năm 2012.
2.1.2.6. Mối quan hệ với các đối tác trong hoạt động kinh doanh của công ty
Hiện nay, công ty đã thiết lập đƣợc quan hệ với các đối tác trong nƣớc. Một số công ty thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ của IPO Logistics:
• Công ty TNHH SX-TM Cát Huy Viên_304/39A Trần Não, Phƣờng An Lợi Đông, Quận 2. 0 1,000 2,000 3,000 4,000
doanh thu chi phí LN trước
thuế
LN sau thuế
2012 2013 2014
• Công ty TNHH Phúc Trƣờng Phát_Ấp 3, xã Tân Định, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
• Công ty TNHH TM-DV Phƣơng Nam_C3-17 Đƣờng lô khu dân cƣ, ấp 3, xã An Phú, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dƣơng.
• Doanh nghiệp tƣ nhân SX-TM-DV Thiên Cơ_số 13, khu phố Bình Hòa 2, thị trấn Tân Phƣớc Khánh, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dƣơng.
• Công ty TNHH Tân Tiến Phát_Ấp 3, xã Tân Định, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
• Cơ sở sản xuất Toàn Phát_902 Quốc lộ 1A, Phƣờng Bình Trị Đông A, Quận Bình Tân, TP.HCM.
• Công ty TNHH Tấn Phát_12 Nguyễn Thị Thập, Phƣờng Bình Thuận, Quận 7, TP.HCM.
Bảng 2.3: Bảng mối quan hệ giữa công ty với các đơn vị liên quan. Các cơ quan, tổ
chức Tên cơ quan, tổ chức Địa chỉ
Các đơn vị hải quan
Trung tâm dữ liệu và công nghệ thông tin– Cục Hải Quan TP.HCM
74 Hai Bà Trƣng, P. Bến Nghé, Q1, TP.HCM
Cảng Cát Lái Phƣờng Cát Lái, Q2, TP.HCM
Các cơ quan kiểm dịch động-thực vật Trung tâm Thú Y Vùng VI 521/1 Hoàng Văn Thụ, P. 4, Q.Tân Bình, TP.HCM Công ty cổ phần khử trùng, giám định 29 Tôn Đức Thắng, Q1, TP.HCM
Các cơ quan giám định hàng xuất nhập khẩu
Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lƣờng
chất lƣợng 3 49 Parteur, Quận 1, TP.HCM. Trung tâm giám định
dệt may
345/128A Trần Hƣng Đạo, Quận 1, TP.HCM
Các đơn vị cấp C/O