4.1.3.1 Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, …
- Chứng từ chưa thu tiền: Khi bán hàng mà chưa thu tiền ngay, khách hàng chấp nhận thanh toán thì căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng giữa hai bên kế toán tiến hành ghi nợ phải thu.
- Chứng từ thu tiền: Khi khách hàng thanh toán nợ căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản sau đó căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng đối chiếu và ghi sổ kế toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ.
Phương pháp hạch toán
Căn cứ vào chứng tư gốc, kế toán công nợ ghi sổ chi tiết thanh toán cho từng đối tượng.
- Khi khách hàng mua nhưng chưa thu tiền Nợ TK 131
Có TK liên quan
- Khi khách hàng thanh toán Nợ TK liên quan
Có TK 131 Hạch toán nghiệp vụ
Ví dụ:
1. Căn cứ vào HĐ 79204 về việc sữa chân vịt cho C.ty TNHH MTV HẢI BÌNH chưa thu tiền ngày 10/03/12 với số tiền 4.000.000 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 1311 4.000.000 Có TK 51121 3.636.364
Có TK 333111 363.636
2. Nhận được giấy báo Có của ngân hàng về việc khách hàng ứng trước tiền mua chân vịt ngày 17/03/12 với số tiền 16.808.000 đồng, kế toán tiến
hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho từng đối tượng, kế toán ghi: Nợ TK 112101 16.808.000
Có TK 1312 16.808.000
4.1.3.2 Kế toán chi tiết
DNTN TÂN THÀNH CÔNG Mẫu số S20_DNN 121A Tầm Vu, P.Hưng Lợi, Q.NK , TPCT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ _BTC Ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 1311 Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 1.484.607.736 … … … … 10/3 KT14/03 10/3 Sữa chân vịt – HĐ 79204 333111 363.636 1.381.653.772 10/3 KT14/03 10/3 Sữa chân vịt – HĐ 79204 51121 3.636.364 1.385.290.136 … … … … Cộng số phát sinh 693.701.900 361.484.400 Số dư cuối kỳ 1.816.825.236
Ngày … Tháng… Năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Dựa vào sổ chi tiết phải thu của người mua, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng như sau: Bảng 4.5: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng trong tháng 3/2012 của DNTN Tân Thành Công
Nguồn: Phòng kế toán DNTN Tân Thành Công
STT Tên khách hàng
Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 CÔNG TY CỔ PHẦN 118 421.890.000 - - - 421.890.000 -
2 CTCP ĐT & XD HẠ TẦNG ALPHANAM 479.283.598 - - - 479.283.598 -
3 XN 406 - - - - - -
4 C.TY 622 - - - - - -
5 C.TY SỮA CHỮA XDCT – CKGT 721 35.756.150 - - - 35.756.150 -
6 C.TY TNHH XD TM DUY ANH - - 617.400.000 100.000.000 517.400.000
7 C.TY TNHH MTV HẢI BÌNH - - 39.095.500 - 39.095.500 -
8 C.TY TNHH XD TM HƯNG LỢI 210.000.000 - - 210.000.000 - -
9 CN CTCP DẦU KHÍ MÊ KONG - - 26.246.000 26.246.000 - -
… … … … … … … ...
Tổng Cộng 1.484.607.736 - 693.701.900 361.484.400 1.816.825.236 -
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền hoặc nhận ứng trước tiền của khách hàng, kế toán nhập số liệu vào sổ chi tiết phải thu của người mua, theo đó kế toán cũng ghi nhận vào sổ chi tiết thanh toán theo từng đối tượng khách hàng, sổ được lập như sau:
Sổ chi tiết thanh toán (xem phụ lục 6 và 7)
Nhận xét: Doanh nghiệp sử dụng chứng từ và mẫu sổ sách đúng theo quy
định. Việc lên sổ cũng đầy đủ sổ chi tiết, doanh nghiệp có mở sổ chi tiết thanh toán theo từng đối tượng, như vậy sẽ tiện cho việc theo dõi khách hàng. Việc ghi sổ cũng đảm bảo tính chính xác.
4.1.3.3 Kế toán tổng hợp
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền, thì kế toán nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ nhật ký chung (Sổ đã trình bày ở nội dung trước), sau đó dữ liệu cũng được ghi nhận vào Sổ cái liên quan, Sổ cái phải thu khách hàng được lập như sau:
Sổ cái TK 131 (xem phụ lục 8)
Nhận xét: Về sử dụng chứng từ thì doanh nghiệp cũng thực hiện theo đúng
quy định của pháp luật, cũng như áp dụng mẫu sổ tổng hợp theo đúng hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, việc ghi sổ rõ ràng, chính xác.
nhận xét chung về công tác kế toán tại doanh nghiệp
Về tổ chức bộ máy kế toán: là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp với phương tiện trang thiết bị dùng để tính toán và ghi chép, xử lý thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp. Từ khâu nhận, xử lý chứng từ đến khâu tổng quát. Cung cấp thông tin kinh tế cho đơn vị. Việc trang bị phương tiện hiện đại tại doanh nghiệp cũng chưa được cải thiện nên việc xử lý số liệu của kế toán cũng chưa nhanh chóng.
Về tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán: Công tác kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: Ghi sổ, lập báo cáo tài chính. Trong sản xuất kinh doanh sẽ phát sinh các nghiệp vụ - kinh tế mà những giấy tờ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành là chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ, là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại doanh nghiệp được lập và ghi đầy đủ theo yêu cầu của chứng từ cũng như đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. Sau đó chứng từ được kiểm tra trước khi nhập liệu vào máy tính và lưu trữ cẩn thận. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán UNESCO cũng thực hiện đúng các quy định mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, lưu
trữ và bảo quản sổ kế toán.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính, nên việc ghi chép cũng đơn giản.