3.3.1 Tổ chức nhân sự và sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp Tân Thành Công gồm: - Kế toán trưởng: 1 người
- Kế toán thanh toán: 1 người - Thủ quỹ: 1 người - Thủ kho: 1 người
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp
3.3.2 Chức năng từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Với DNTN Tân Thành Công là doanh nghiệp nhỏ, nhân viên kế toán chỉ có vài người nên mỗi phần hành kế toán không có người phụ trách riêng nên Kế toán trưởng kiêm nhiệm luôn các phần hành còn lại của kế toán, làm luôn công việc của kế toán tổng hợp, là người phụ trách chung toàn bộ vấn đề kế toán của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm với giám đốc về các nghiệp vụ tài chính, thống kê thông tin, kế toán phù hợp với tình
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ KHO THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN
hình thực tế của doanh nghiệp.
- Kế toán thanh toán: hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sắp xếp nhận chứng từ, lưu trữ chứng từ, lập các biểu mẫu khi giám đốc cần, tính và chi lương cho toàn bộ doanh nghiệp, giữ sổ phụ ngân hàng, theo dõi số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng.
- Thủ quỹ: thực hiện các công việc hành chính bên ngoài, kiểm tra chứng từ gốc, thu chi hợp lý, tiến hành thu chi theo các chứng từ đã duyệt, bảo quản tiền mặt, theo dõi và chịu trách nhiệm về lượng tiền quỹ đang giữ, báo cáo quỹ khi có yêu cầu.
- Thủ kho: ghi chép và theo dõi hàng ngày các phát sinh có chứng từ hợp lý tiến hành nhập kho, giao lại chứng từ gốc và hóa đơn cho kế toán lưu trữ, dựa vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho đã duyệt, tiến hành xuất kho, chịu trách nhiệm và kiểm tra nguyên vật liệu tồn kho, lập báo cáo về tình hình tài chính xuất nguyên liệu.
3.3.3 Chế độ kế toán áp dụng
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC.
Đơn vị tiền tệ doanh nghiệp sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ) Niên độ kế toán áp dụng: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm.
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Hình thức kế toán trên máy tại doanh nghiệp: doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán UNESCO từ 2005 đến nay.
3.3.4 Hình thức kế toán
Với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về quy mô, trình độ kế toán nên doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức kế toán: Nhật ký chung. Hình thức này dễ dàng, đơn giản, thuận tiện cho việc ghi sổ đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.
Hình 3.3 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
1. Sổ nhật ký chung: Ghi chép nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
2. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh --->ghi vào BCĐKT
3. Sổ nhật ký đặc biệt và các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ)
Sổ nhật ký đặc biệt: Dùng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều. ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
* Trình tự ghi chép:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ sẽ tiến hành ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó dựa vào số liệu đó để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu doanh nghiệp có mở sổ,
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày: Đối chiếu số liệu: Ghi vào cuối kỳ: Ghi chú:
thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ được dùng ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký đặc biệt. Định kỳ hoặc cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp nhau giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng lập các báo cáo tài chính (Theo nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
3.4 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
- Sản xuất: Chân vịt tàu, phụ tùng máy cày,…
- Gia công cơ khí: Sữa chữa tàu, phương tiện thủy,… - Đóng mới các loại phương tiện thủy.
3.5 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh qua 3 năm (2010 – 2012) của DNTN Tân Thành Công Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Tuyệt đối % Tuyệt đối % 1. Doanh thu bán hàng 4.313,8 7.476,2 4.953,8 3.162,4 73,3 (2.522,4) (33,7)
3. Doanh thu thuần
về bán hàng 4.313,8 7.476,2 4.953,8 3.162,4 73,3 (2.522,4) (33,7)
4. Gía vốn hàng bán 3.433,7 6.174,6 5.428,8 2.740,9 79,8 (745,8) (12,1)
5. Lãi gộp 880 1.301,6 (475) 421,6 47,9 (1.776,6) (136,5)
6. Doanh thu hoạt
động tài chính 0,8 4,1 2,6 3,3 412,5 (1,5) (36,6) 7. Chi phí tài chính 534,8 1.273,7 3.394,9 738,9 138,2 2.121,2 166,5 - Trong đó: chi phí lãi vay 534,8 1.273,7 3.394,9 738,9 138,2 2.121,2 166,5 8. Chi phí quản lý kinh doanh 313 482,4 525,3 169,4 54,1 42,9 8,9
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 33 (450,4) (4.392,6) (483,4) (1.464,8) (3.942,2) 875,3 10. Thu nhập khác - 661,6 17,7 - - (643,9) (97,3) 11. Chi phí khác - 1.091,4 113 - - (978,4) (89,6) 12. Lợi nhuận khác - (429,8) (95,3) - - 334,5 (77,8) 13. Tổng lợi nhuận trước thuế 33 (880,2) (4.488) (913) (2.766,7) (3.608) 410
14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
0 0 0 - - - -
15. Lợi nhuận sau
thuế 33 (880,2) (4.488) (913) (2.766,7) (3.608) 410
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy doanh nghiệp lỗ liên tiếp trong hai năm 2011 và 2012, doanh thu, chi phí đều có sự biến động mạnh chi phí quá cao nên doanh nghiệp kinh doanh lỗ. Việc chi phí quá cao sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp cho thấy doanh nghiệp làm ăn không hiệu quả. Sau đây ta tìm hiểu về tình hình tăng giảm doanh thu, chi phí qua các năm.
Trước tiên là doanh thu bán hàng : Doanh thu bán hàng cũng biến động tăng, giảm qua 3 năm, năm 2011 doanh thu tăng mạnh, tăng 3.162,4 triệu đồng, tăng 73,3% so với năm 2010. Nguyên nhân là trong năm 2011 doanh nghiệp nhận được nhiều đơn đặt hàng cũng như gia công cơ khí, và giá bán ra cũng tăng do giá mua nguyên liệu đầu vào tăng, chi phí vận chuyển cũng như chính sách tiền lương của nhân viên tăng. Sang năm 2012 doanh thu lại giảm mạnh, giảm 2.522,4 triệu đồng (giảm 33,7%) so với năm 2011, giảm gần bằng với mức tăng của năm 2011. Cho thấy công việc tiêu thụ của doanh nghiệp năm này còn gặp khó khăn, chưa thực sự thu hút khách hàng, doanh nghiệp bị mất thị phần tiêu thụ với lại năm 2012 là năm khó khăn chung của nền kinh tế cho nên các doanh nghiệp cơ khí gặp nhiều thách thức, sức mua cũng giảm. Doanh nghiệp cần có công tác bán hàng cũng như nâng cao chất lượng thành phẩm để chiếm lĩnh lại thị trường. Ngoài ra doanh nghiệp còn có nguồn thu từ hoạt động tài chính và hoạt động khác nhưng doanh thu hoạt động tài chính là rất nhỏ và tăng giảm qua các năm. Nguyên nhân là do doanh nghiệp không có đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh nào nên doanh thu này chủ yếu là lãi tiền gửi không kỳ hạn và lãi tiền gửi tăng giảm cũng là do sự biến động của lãi suất (năm 2010 lãi suất trung bình là 3%, năm 2011 4,5 – 6%, năm 2012 1 – 2%).
Cũng như doanh thu, chi phí qua các năm cũng tăng lên. Về chi phí giá vốn hàng bán cũng có sự biến động tăng, giảm qua 3 năm. Cụ thể năm 2011 chi phí giá vốn đạt 6.174,6 triệu đồng tăng 2.740,9 triệu đồng, tương đương 79,8% so với năm 2010. Đến năm 2012 chi phí này giảm xuống và giảm 745,8 triệu đồng tương đương 12,1% so với năm 2011. Trong năm 2010 và năm 2011 giá vốn tăng cùng chiều với sự gia tăng của doanh thu bán hàng, nhưng đến năm 2012 giá vốn lại cao hơn doanh thu bán hàng. Nguyên nhân là trong năm 2012 giá nguyên vật liệu đầu vào dùng để chế tạo thành phẩm mà doanh nghiệp đã dự trữ cao so với giá thị trường, trong khi đó doanh nghiệp chưa nắm bắt được cơ hội dự trữ nguyên vật liệu khi giá giảm, nên khi ra thị trường tiêu thụ thì giá bán thị trường giảm xuống, mà sức mua cũng giảm nên doanh nghiệp phải giảm giá bán để thu hồi vốn nên doanh thu bán hàng giảm và thấp hơn so với giá vốn hàng bán, làm cho lãi gộp của doanh nghiệp bị âm, một phần nữa là do doanh nghiệp cũng chưa có chính sách về bán hàng nên việc
tiêu thụ sản phẩm cũng gặp khó khăn.
Về chi phí lãi vay cũng tăng và tăng khá cao, cụ thể là năm 2011 chi phí lãi vay tăng 738,9 triệu đồng so với năm 2010, tương đương 138,2%, sang năm 2012 số lượng vay tăng lên nên đẩy chi phí tài chính tăng lên cụ thể là chi phí lãi vay năm 2012 tiếp tục tăng lên 2.121,2 triệu đồng so với năm 2011, tương đương 166,5%. Cho thấy doanh nghiệp sử dụng nợ vay quá nhiều, việc doanh nghiệp sử dụng nợ vay quá nhiều khiến cho chi phí lãi vay cũng tăng cao qua các năm, điều này sẽ là rủi ro của doanh nghiệp do kinh doanh không có lãi, khi chi phí doanh nghiệp tăng cao nên ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Về chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng nhẹ và tăng đều qua các năm. Cụ thể năm 2011 chi phí quản lý tăng và tăng 169,4 triệu đồng tương đương 54,1% so với năm 2010. Đến năm 2012 chi phí này tiếp tục tăng và tăng 42,9 triệu đồng tương đương 8,9% so với năm 2011. Chi phí này tăng là do giá xăng dầu tăng nên chi phí vận chuyển cũng tăng theo, chính sách tiền lương cho nhân viên cũng tăng nên phần chi phí tăng. Về chi phí khác là khoản chi phí phát sinh ngoài dự tính của doanh nghiệp như chi phí bị phạt hay bồi thường hợp đồng, chi phí thanh lý tài sản…Chi phí này cũng biến động tăng giảm, việc phân tích hay tìm hiểu nguyên nhân cũng không quan trọng lắm.
Nhìn chung qua 3 năm, việc kinh doanh của doanh nghiệp không mấy khả quan, đặc biệt là trong hai năm 2011 và năm 2012 phần chi phí của doanh nghiệp tăng và quá cao so với doanh thu nên doanh nghiệp bị lỗ, cho thấy doanh nghiệp chưa kiểm soát được phần chi phí này ở đây là chi phí lãi vay. Chứng minh doanh nghiệp đang gặp vấn đề về vốn cộng thêm việc tiêu thụ thành phẩm cũng khó khăn. Doanh nghiệp cần cân nhắc lại hoạt động bán hàng cũng như việc bổ sung nguồn vốn như thế nào để giảm chi phí, như vậy để doanh nghiệp kinh doanh tốt hơn.
Bảng 3.2: Kết quả kinh doanh sáu tháng đầu năm giai đoạn (2011 – 2013) của DNTN Tân Thành Công Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 6T2011 6T2012 6T2013 Chênh lệch 6T2012/6T2011 Chênh lệch 6T2013/6T2012 Tuyệt đối % Tuyệt đối % 1. Doanh thu bán hang 3.015,1 2.064,9 1.718,9 (950,2) (31,5) (346) (16,8) 3. Doanh thu thuần về bán hàng 3.015,1 2.064,9 1.718,9 (950,2) (31,5) (346) (16,8) 4. Gía vốn hàng bán 2.607,6 2.326,5 1.193,4 (281,1) (10,8) (1.133,1) (48,7) 5. Lãi gộp 407,5 (261,6) 525,5 (669,1) (164,2) 787,1 (300,9)
6. Doanh thu hoạt
động tài chính 1,2 1,1 2,0 (0,1) (8,3) 0,9 81,8 7. Chi phí tài chính 447 2.008,2 2.180,7 1.561,2 349,3 172,5 8,6 - Trong đó: chi phí lãi vay 447 2.008,2 2.180,7 1.561,2 349,3 172,5 8,6 8. Chi phí quản lý kinh doanh 198,6 279,5 142,2 80,9 40,7 (137,3) (49,1)
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (236,9) (2.548,2) (1.795,4) (2.311,3) 975,6 752,8 (29,5) 10. Thu nhập khác 661,6 - 790,9 - - - - 11. Chi phí khác 1.091,4 - 451,3 - - - - 12. Lợi nhuận khác (429,8) - 339,6 - - - - 13. Tổng lợi nhuận trước thuế (666,7) (2.548,2) (1.455,8) (1.882) 282,2 1.092 (42,9)
14. Chi phí thuế thu
nhập doanh nghiệp 0 0 0 - - - -
15. Lợi nhuận sau
thuế (666,7) (2.548,2) (1.455,8) (1.882) 282,2 1.092 (42,9)
Nguồn: Phòng kế toán DNTN Tân Thành Công
Qua bảng hoạt động kinh doanh trên ta thấy lợi nhuận sau thuế đều âm qua sáu tháng đầu năm giai đoạn 2011- 2013. Về Sáu tháng đầu năm 2012 doanh thu bán hàng đạt 2.064,9 triệu đồng, con số này thấp hơn 950,2 triệu đồng, thấp 31,5% so với sáu tháng đầu năm 2011. Sang sáu tháng đầu năm 2013 doanh thu bán hàng tiếp tục giảm xuống so với sáu tháng đầu năm 2012 và giảm 346
triệu đồng, tương đương 16,8%. Cho thấy doanh nghiệp đang mất dần thị phần, doanh nghiệp nên chú trọng đến công tác bán hàng cũng như chất lượng thành phẩm bán ra.
Về doanh thu hoạt động tài chính thì doanh thu này không đáng kể, sáu tháng đầu năm 2011 doanh thu đạt 1,2 triệu đồng và đến sáu tháng đầu năm 2012 thì con số này giảm xuống 0,1 triệu đồng, giảm 8,3% so với sáu tháng đầu năm 2011. Sang sáu tháng đầu năm 2013 con số này biến động tăng và tăng 0,9 triệu đồng, tương đương tăng 81,8% so với cùng kỳ 2012, như đã nói doanh nghiệp không đầu tư vào hoạt động tài chính nào nên phần doanh thu này chủ yếu là lãi tiền gửi. Do nó chiếm tỷ trọng thấp nên ta không quan tâm nhiều đến khoản mục này.
Về giá vốn hàng bán thì sáu tháng đầu năm giai đoạn 2011 – 2013 cũng biến động tăng giảm. Sáu tháng đầu năm 2012 giá vốn hàng bán giảm 281,1 triệu đồng, giảm 10,8% so với sáu tháng đầu năm 2011. Đến sáu tháng đầu năm 2013 chi phí giá vốn tiếp tục giảm 1.133,1 triệu đồng, giảm 48,7% so với sáu tháng đầu năm 2012. Đây là tín hiệu không tốt cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét tốc độ tăng, giảm doanh thu với tốc độ tăng giảm giá vốn nhằm có những tác động phù hợp.
Về chi phí tài chính có sự tăng mạnh. Sáu tháng đầu năm 2012 chi phí tài chính tăng mạnh lên 1.561,2 triệu đồng tăng 349,3% so với cùng kỳ 2011. Đến sáu tháng đầu năm 2013 lượng vốn vay tăng lên đưa mức chi phí tài chính tăng lên 172,5 triệu đồng, tương đương tăng 8,6% so với cùng kỳ năm 2012. Doanh nghiệp sử dụng nợ quá nhiều trong tình hình kinh doanh không được tốt, đây sẽ là rủi ro cao nếu doanh nghiệp cần có biện pháp sử dụng nợ hợp lý để hạn chế rủi ro.
Về chi phí khác, mặc dù không thể dự tính được chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng ta thấy giá trị của khoản mục này cũng chiếm khá cao so với chi phí tài chính, mặc dù sáu tháng đầu năm 2012 không có phát sinh giá trị của khoản mục này. Doanh nghiệp cần xem xét để có biện pháp nhằm hạ thấp chi phí này.
Nhìn chung, sáu tháng đầu năm doanh thu của doanh nghiệp đều giảm, hiện tại là đang mất thị phần, thêm nữa là doanh nghiệp sử dụng nợ quá nhiều làm chi phí tăng cao, cho thấy doanh nghiệp chưa kiểm soát tốt chi phí.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN* Thuận lợi