Với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về quy mô, trình độ kế toán nên doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức kế toán: Nhật ký chung. Hình thức này dễ dàng, đơn giản, thuận tiện cho việc ghi sổ đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.
Hình 3.3 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
1. Sổ nhật ký chung: Ghi chép nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
2. Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh --->ghi vào BCĐKT
3. Sổ nhật ký đặc biệt và các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ)
Sổ nhật ký đặc biệt: Dùng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều. ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
* Trình tự ghi chép:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ sẽ tiến hành ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó dựa vào số liệu đó để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu doanh nghiệp có mở sổ,
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày: Đối chiếu số liệu: Ghi vào cuối kỳ: Ghi chú:
thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ được dùng ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký đặc biệt. Định kỳ hoặc cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp nhau giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng lập các báo cáo tài chính (Theo nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.