3.3.1. Cải thiện điều kiện làm việc và mụi trường làm việc
Mụi trƣờng làm việc đối với cỏn bộ, cụng chức bao gồm: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ chớnh sỏch, mối quan hệ giữa lónh đạo đối với nhõn viờn và giữa nhõn viờn với nhõn viờn… trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Mụi trƣờng làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến sự phỏt triển của cỏn bộ, cụng chức cũng nhƣ quyết định đến chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thực tế cho thấy, khụng ớt cơ quan, tổ chức, đơn vị cú mụi trƣờng làm việc khụng tốt dẫn đến những hậu quả cú thể nhỡn thấy đƣợc nhƣ: chất lƣợng, hiệu quả làm việc kộm; mất đoàn kết; thậm chớ cỏn bộ, cụng chức cú trỡnh độ, năng lực xin thụi việc hoặc chuyển cụng tỏc…
ƣu tiờn hàng đầu song song với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Theo kết quả khảo sỏt, điều kiện làm việc và quan hệ làm việc trong cơ quan đƣợc đỏnh giỏ ở mức trung bỡnh).
Trƣớc hết, Lónh đạo Sở phải đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất nhƣ phũng làm việc, bàn, ghế, điện thoại, mỏy vi tớnh… và cỏc văn phũng phẩm khỏc phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyờn mụn. Tựy theo điều kiện thực tế của cơ quan để trang bị cho cỏn bộ, cụng chức nhƣng phải đảm bảo cỏc yếu tố của một cơ quan, cụng sở. Quan tõm điều kiện vệ sinh mụi trƣờng, sắp xếp từng phũng làm việc gọn gàng, ngăn nắp, xõy dựng cơ quan xanh - sạch - đẹp.
Mặt khỏc, để phỏt huy năng lực của cỏn bộ, cụng chức, cần chỳ trọng đến cụng tỏc thực hiện chế độ chớnh sỏch về tiền lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật, cụng tỏc đào tạo, bồi dƣỡng, nõng cao chất lƣợng cỏn bộ, cụng chức. Cơ quan, đơn vị cần xỏc định đõy là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong việc xõy dựng và phỏt triển đơn vị. Cần cú quy hoạch, kế hoạch cụ thể đào tạo, bồi dƣỡng cho cỏn bộ, cụng chức về chuyờn mụn, nghiệp vụ, bồi dƣỡng kiến thức, lý luận chớnh trị, quản lý nhà nƣớc, ngoại ngữ, tin học… Thực hiện đào tạo, bồi dƣỡng theo đỳng yờu cầu tiờu chuẩn của mỗi chức danh, ngạch, bậc cỏn bộ, cụng chức và yờu cầu nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Thƣờng xuyờn quan tõm đến chớnh sỏch khi cử cỏn bộ, cụng chức đi học nhƣ hỗ trợ học phớ, tạo điều kiện về thời gian cho cỏn bộ, cụng chức cú thể vừa học vừa làm vừa yờn tõm cụng tỏc. Thụng qua đào tạo, bồi dƣỡng cơ quan, đơn vị cú đƣợc đội ngũ cỏn bộ, cụng chức đủ năng lực, trỡnh độ chuyờn mụn, bản lĩnh chớnh trị để đảm đƣơng nhiệm vụ. Cần quan tõm đến việc thực hiện cỏc chớnh sỏch đối với cỏc cỏn bộ, cụng chức thuộc diện gia đỡnh chớnh sỏch, thƣơng binh, liệt sỹ, cỏn bộ, cụng chức là ngƣời dõn tộc thiểu số… Đõy là những nội dung rất nhạy cảm trong cụng tỏc cỏn bộ.
Bờn cạnh đú, mối quan hệ giữa lónh đạo và nhõn viờn là một nội dung hết sức quan trọng đũi hỏi Lónh đạo Sở phải cú tầm nhỡn xa, trụng rộng, là ngƣời cụng tõm, cú tõm huyết với cụng việc, cú đầu úc tổ chức để cú thể xõy dựng đơn vị vững mạnh. Mối quan hệ giữa lónh đạo và nhõn viờn gồm nhiều nội dung, song nội dung quan trọng hơn cả là việc tổ chức, phõn cụng, bố trớ cụng việc hợp lý, phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn và năng lực cụng tỏc của mỗi cỏn bộ, cụng chức, đú chớnh là "nghệ thuật dựng ngƣời". Cú thể núi, đội ngũ cỏn bộ cũng nhƣ những bộ phận trong cơ thể con ngƣời, nếu ta sắp xếp, phõn cụng khụng đỳng chỗ sẽ dẫn đến tỡnh trạng hoạt động lộn xộn, khụng thống nhất, đƣa lại những hậu quả khú lƣờng. Mặt khỏc, yếu tố về tõm lý của Lónh đạo Sở cũng hết sức quan trọng, đũi hỏi Lónh đạo Sở phải biết lắng nghe, biết kỡm chế trong mọi hoàn cảnh; luụn giữ đƣợc mối quan hệ mật thiết đối với nhõn viờn, nếu nhõn viờn làm việc sai thỡ từ từ uốn nắn trỏnh tỡnh trạng bức xỳc, quỏt mắng… tạo nờn những khoảng cỏch khụng đỏng cú giữa nhõn viờn và thủ trƣởng. Ngoài cỏc yếu tố núi trờn, Lónh đạo Sở cần cú những nhận xột, đỏnh giỏ kịp thời đối với cỏn bộ, cụng chức: cú khen, cú chờ… Nội dung đỏnh giỏ phải hết sức đỳng đắn, khỏch quan tạo một tõm lý thoải mỏi, khuyến khớch cỏn bộ, cụng chức cố gắng hơn nữa trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyờn mụn. Lónh đạo Sở cần quan tõm đến đời sống, hoàn cảnh của mỗi cỏn bộ, cụng chức trong đơn vị và hỗ trợ kịp thời khi cú khú khăn.
Ngoài ra, xõy dựng một tập thể đoàn kết cũng là một nội dung hết sức quan trọng trong cụng tỏc cỏn bộ; cú đoàn kết, thống nhất thỡ mới hoàn thành đƣợc nhiệm vụ chung của đơn vị. Nội dung này đũi hỏi Lónh đạo Sở phải thƣờng xuyờn quan tõm, tạo cho mọi ngƣời ý thức làm việc tập thể, biết quan tõm lẫn nhau cựng giỳp đỡ nhau trong cuộc sống và cụng tỏc. Phỏt hiện những mõu thuẫn cỏ nhõn bờn trong đơn vị để kịp thời giải quyết, thƣờng xuyờn để
Bờn cạnh đú, cơ quan đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để cỏn bộ, cụng chức tiếp cận với mụi trƣờng bờn ngoài về trỡnh độ cụng nghệ, khoa học, kỹ thuật… nhằm theo kịp với tỡnh hỡnh kinh tế xó hội đang ngày một phỏt triển.
3.3.2. Xõy dựng văn hoỏ cụng sở
Văn húa cụng sở là mộ ệ ố ng giỏ trị hỡnh thành
trong quỏ trỡnh hoạ t độ ủ a cụng sở ạ o nờn niề
giỏ trị ề thỏi độ ủ a cỏc nhõn viờn làm việ c trong cụng
ở . Văn húa cụng sở là giỏ trị mà cụng sở ạ o đư ợ ề
ậ ấ t và tinh thầ
Văn húa cụng sở luụn đư ợ ể ệ n trờn mọ
ư ơ ệ ừ logo, slogan đế ụ c, cỏch giao
ế ố ệ ữ a cỏc cỏn bộ cụng chứ ớ
và giữ a cỏn bộ , cụng chứ ớ i nhà quả n lý, vớ i nhõn dõn.
ỗ ơ quan, đơ ị cú nột văn húa cụng sở riờng để phõn
ệ ớ i cỏc cơ quan, đơ ị khỏc, đồ ờ i văn húa
trong cụng sở cũng là sợ i dõy kế ố ấ ả cỏc thành
viờn lạ ớ au. Văn húa cụng sở ả ư ở ấ ớ
đế ệ ả điề u hành cụng sở và sự phỏt triể ề
ữ ủ a cụng sở
Nú tỏc động trực tiếp, xõm nhập và ăn sõu vào tõm lý hầu hết cỏc thành viờn trong tổ chức gần nhƣ khụng thể bị phản bỏc, khụng thể thay đổi, khụng thể làm khỏc đi. Định hƣớng cho suy nghĩ và hành động của cỏc thành viờn trong tổ chức trong cả mối quan hệ bờn trong và bờn ngoài tổ chức. Văn húa cụng sở khụng chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cỏn bộ, cụng chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà cũn thể hiện trỡnh độ văn húa của mỗi ngƣời; để
đảm bảo tớnh trang nghiờm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chớnh nhà nƣớc. Việc xõy dựng văn hoỏ cụng sở ở Sở Lao động Thƣơng binh và Xó hội Hải Dƣơng mới ở bƣớc sơ khai mang tớnh bề nổi nhƣ trang bị đồng phục, đeo thẻ cụng chức…
Do vậy, Lónh đạo Sở, cần xõy dựng và phỏt triển văn hoỏ cụng sở tạo ra "thƣơng hiệu" riờng cho Sở, quy định những chuẩn mực hành vi, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, chiến lƣợc, mục tiờu, tầm nhỡn, sứ mệnh của Sở. Trờn cơ sở cỏc tiờu chớ đú phổ biến để cỏn bộ, cụng chức ỏp dụng thực hiện. Là một cơ quan quản lý nhà nƣớc đa lĩnh vực, phục vụ đa dạng cỏc loại đối
tƣợng. Để ự ệ ố ế văn húa cụng sở , gúp phầ
xõy dự ng văn húa cụng sở ộ t cỏch hiệ ả ụ ụ
ố ầ ả ế t cụng việ ủ a nhõn dõn thỡ khụng ỉ là tuyờn truyề ậ n độ ng cỏn bộ , cụng chứ ọ ậ p và làm theo tấ ư ơ ng đạ o đứ ồ Chớ Minh mà cầ ả ụ ể húa cỏch làm theo tấ ư ơ ng đạ o đứ c Bỏc ồ ằ ữ ệ c làm cụ ể ư cỏch ăn, cỏch núi, cỏch giao ế ứ ử , thỏi độ õn cầ ề ở và
ấ t là luụn nở ụ ư ờ ư ơ i và nhiệ t tõm trong xử
lý, giả ế t cụng việ ủ a dõn; thự ệ ố
ế dõn chủ , cụng khai minh bạ ch cỏc thủ ụ c hành chớnh,
ạ o điề ệ ư ờ i dõn kiể m tra, giỏm sỏt. Quan
ọ ơ n chớnh là việ ầ n thay đổ ậ ứ
nghĩ củ ộ ố cỏn bộ cụng chứ ề thỏi độ , hành vi
gúp phầ n xõy dự ng hỡnh ả nh cỏn bộ cụng chứ õy dự
văn húa cụng sở , gúp phầ n để “Nhà nư ớ c phỏp quyề n xó
ộ ủ nghĩa củ a dõn, do dõn và vỡ dõn” ngày càng trong
ạ ữ ạ
ệ ự c thi văn húa cụng sở khụng chỉ ạ i ý
nghĩa thiế ự ệ c xõy dự ề ố i, tỏc phong,
phong cỏch ứ ử văn húa chuẩ ự ủ a cỏn bộ , cụng
ứ ặ ỡ ả ế t cụng việ ủ a cỏc tổ ứ
và cỏ nhõn, mà cũn mang lạ ự hài lũng cho nhõn dõn trong
ệ ắ ụ c tỡnh trạ ng nhũng nhiễ u, gõy phiề n hà cho
dõn và gúp phầ n vào việ ạ ự ng nờn mộ t văn húa riờng,
đặ c thự củ a ngành Lao độ ư ơ ng binh và Xó hộ ả
ư ơ ng. Trờn cơ ở đú, mỗ i cỏn bộ , cụng chứ c đề cảm
thấy "vinh dự, tự hào" đƣợc là thành viờn trong "ngụi nhà chung" của Sở, xõy dựng khối đoàn kết thống nhất trong cơ quan , từ đú tạo động lực để cụng chức hăng hỏi làm việc.
3.3.3 Chớnh sỏch cỏn bộ
3.3.3.1. Phõn quyền và giao quyền làm việc cho cỏn bộ
Để cú thể hoàn thành tốt đối với cỏc cụng việc ngƣời lónh đạo, quản lý khụng thể và cũng khụng cú khả năng nắm bắt toàn bộ cụng việc. Vỡ vậy, phải giao một số cụng việc hoặc phần lớn cụng việc cho cỏn bộ nhõn viờn dƣới quyền trờn nguyờn tắc "nắm chắc quyền lớn, phõn chia quyền nhỏ". Khi giao nhiệm vụ cụng việc cho cỏn bộ cụng chức phải gắn trỏch nhiệm với quyền hạn, thẩm quyền nhất định đảm bảo thực hiện tốt cụng việc đƣợc giao. Mặt
khỏc, thu hỳt sự tham gia của cấp dƣới vào việc lập kế hoạch. Sự tham gia này tạo cho cụng chức cảm nhận đƣợc "vai trũ" của mỡnh trong cơ quan, đồng thời tạo cho họ cảm giỏc kiểm soỏt cụng việc và cụng chức sẽ tận tõm hơn khi thấy mỡnh "làm chủ" cụng việc.
3.3.3.2.Chớnh sỏch khuyến khớch động viờn
Chỡa khoỏ cho sự thành cụng của lónh đạo là khuyến khớch động viờn đƣợc cấp dƣới làm việc với nỗ lực cao nhất. Để đƣợc nhƣ vậy, cựng với việc phõn quyền và giao quyền cho cụng chức làm việc, cần thực hiện chớnh sỏch khuyến khớch động viờn bằng cả hai hỡnh thức vật chất và tinh thần.
* Khuyến khớch động viờn bằng vật chất
Lónh đạo Sở cần cú sự đỏnh giỏ cụng bằng mức độ đúng gúp của cụng chức để xếp loại thi đua và đƣa ra hỡnh thức khen thƣởng phự hợp. Kết hợp khen thƣởng thƣờng xuyờn với khen thƣởng đột xuất, thƣởng "núng" cho những ngƣời cú thành tớch đặc biệt, kết hợp giữa xếp loại thi đua với việc chi tăng thu nhập từ nguồn tiết kiệm chi ngõn sỏch nhà nƣớc, kết hợp giữa việc khen thƣởng với việc nõng lƣơng trƣớc thời hạn, nõng ngạch cụng chức và tạo cơ hội thăng tiến trong cụng việc cho cụng chức.
* Khuyến khớch động viờn bằng tinh thần
Cựng với việc khuyến khớch, động viờn bằng vật chất, thỡ sự khuyến khớch, động viờn bằng tinh thần cũng gúp phần rất quan trọng kớch thớch tinh thần làm việc của cụng chức. Lónh đạo Sở cần khớch lệ cụng chức khi họ hoàn thành tốt cụng việc hoặc cú những sỏng kiến trong cụng việc, thậm chớ chỉ là một phần cụng việc để họ tiếp tục phấn đấu. Sự khớch lệ, động viờn của lónh đạo đụi khi chỉ là một cõu núi, một cỏi siết chặt tay, một nụ cƣời khớch
Khớch lệ bằng sự quan tõm thăm hỏi động viờn khi bản thõn cụng chức hoặc gia đỡnh hoặc gia đỡnh họ cú việc vui, việc buồn… sự sẻ chia, giỳp đỡ khi cụng chức gặp khú khăn trong cụng việc và cuộc sống riờng tƣ.
Bờn cạnh đú, để khuyến khớch động viờn cỏn bộ, cụng chức làm việc hiệu quả, Lónh đạo Sở cần quan tõm khuyến khớch sự phỏt triển năng lực của từng cỏn bộ, cụng chức thụng qua một số biện phỏp cụ thể nhƣ:
- Bày tỏ sự tin tƣởng vào cỏn bộ, cụng chức
- Để quyền tự quyết của cỏn bộ, cụng chức đối với một cụng việc hoàn chỉnh
Khi đƣợc cấp trờn tin tƣởng và giao quyền tự quyết đối với một cụng việc hoàn chỉnh. Bản thõn mỗi cỏn bộ, cụng chức đều thấy rừ vai trũ trỏch nhiệm của mỡnh trong cơ quan, tổ chức. Khi cảm thấy đƣợc tin tƣởng, đƣợc tụn trọng và tự chịu trỏch nhiệm về kết quả cụng việc của mỡnh thỡ cỏn bộ, cụng chức chủ động, sỏng tạo đem hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao nhằm đỏp lại sự tin tƣởng của cấp trờn và thể hiện năng lực cụng tỏc, khẳng định "tụi là ai, "tụi cú vai trũ, vị trớ nhƣ thế nào trong cơ quan, đơn vị.
- Đƣa ra sự thỏch thức: Một cỏn bộ, cụng chức cú năng lực khi đƣợc giao những nhiệm vụ khú khăn với nhiều thử thỏch và trỏch nhiệm hơn thƣờng nỗ lực hết mỡnh để vƣợt qua và chứng tỏ bản thõn. Điều này khụng chỉ xảy ra ở thực tế nơi làm việc mà cả trong những lĩnh vực khỏc của cuộc sống hàng ngày.
Nếu cú thể, Lónh đạo Sở tạo cơ hội cho cỏn bộ, cụng chức đƣợc tiếp cận với những cụng việc mới mẻ và đầy thỏch thức nhằm khuyến khớch họ phỏt huy tiềm năng sỏng tạo, xõy dựng lũng tự tin và đồng thời đem lại nhiều giỏ trị hơn cho đơn vị.
- Khuyến khớch cỏn bộ, cụng chức trở thành chuyờn gia trong lĩnh vực chuyờn mụn phự hợp:
Một cỏch thỳc đẩy khỏc là khuyến khớch cỏn bộ, cụng chức trở thành chuyờn gia trong lĩnh vực mà họ quan tõm đồng thời đem lại giỏ trị thực sự cho đơn vị. Mọi phũng ban đều cần những ngƣời thạo chuyờn mụn trong nhiều lĩnh vực nhƣ kiểm tra chất lƣợng, cụng nghệ thụng tin, cải thiện quy trỡnh, kiểm soỏt tồn kho, cỏc vấn đề ngõn sỏch và nhiều lĩnh vực khỏc. Sự thành thạo chuyờn mụn này khụng nhất thiết liờn quan dến cụng việc toàn thời gian mới đem lại giỏ trị thực tế cho phũng, ban. Chỉ cần cú một số cỏn bộ, cụng chức cú kiến thức chuyờn mụn sõu trong những lĩnh vực then chốt là đó đúng gúp rất nhiều cho phũng ban. Và việc cho cỏn bộ, cụng chức phỏt triển chuyờn mụn cú thể là làm cho cỏn bộ, cụng chức cảm thấy tự hào hơn và cú cảm giỏc thành đạt cũng nhƣ đƣợc nhỡn nhận trong cụng việc.
3.3.4. Đẩy mạnh cải cỏch thủ tục hành chớnh và quản lý cụng việc theo tiờu chuẩn chất lượng ISO theo tiờu chuẩn chất lượng ISO
Cải cỏch thủ tục hành chớnh và quản lý cụng việc theo tiờu chuẩn chất lƣợng ISO tạo mụi trƣờng làm việc chuyờn nghiệp. Cỏc quy trỡnh làm việc trong cơ quan đƣợc tiờu chuẩn hoỏ cỏch làm việc khoa học, hợp lý, đỳng luật; lónh đạo Sở kiểm soỏt đƣợc quy trỡnh giải quyết cụng việc trong nội bộ cơ quan để cú chỉ đạo kịp thời, cỏn bộ cụng chức phải thực hiện cụng việc đỳng ngay từ đầu, cỏc cụng việc đƣợc kiểm soỏt để trỏnh sai sút ngay từ khi ban hành đến khi ỏp dụng, cỏc quy trỡnh và thủ tục, thời hiệu xử lý cụng việc đối với tổ chức cụng dõn đƣợc minh bạch và cụng khai hoỏ, do vậy tạo cơ hội để tổ chức, cụng dõn kiểm tra việc thực hiện cụng vụ của cụng chức.
Sở Lao động Thƣơng binh và Xó hội Hải Dƣơng đó xõy dựng và thực hiện đề ỏn cải cỏch thủ tục hành chớnh theo cơ chế "một cửa" từ năm 2005, hệ
đang trong quỏ trỡnh "chạy thử" để đỏnh giỏ. Trờn thực tế, trong quỏ trỡnh cải