4.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ
a. Trường hợp tăng tiền gửi ngân hàng do thu nợ khách hàng.
Hình 4.3: Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng do thu nợ khách hàng
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bắt đầu
Ngân hàng Giấy báo có
Ủy nhiệm chi
Nhập liệu
Giấy báo có Ủy nhiệm chi
Sổ nhật ký chung Sổ cái 112 Sổ cái 131
Kiểm tra, khóa sổ, in báo cáo
Báo cáo tài chính
Kết thúc
N Phần mềm kế toán xử lý
Cơ sở dữ liệu
- Khi đến thời hạn thu nợ kế toán sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc gọi điện thoại trực tiếp cho khách hàng. Ngân hàng sau khi làm thủ tục chuyển trả cho khách hàng sẽ gửi giấy báo có cùng ủy nhiệm chi đến cho công ty.
- Nhận được giấy báo có cùng với ủy nhiệm chi kế toán trưởng tiến hành nhập liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự cập nhật số liệu vào các sổ, số liệu cũng được phần mềm đưa vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 112, 113. Sau đó giấy báo có, ủy nhiệm chi được kế toán trưởng lưu lại.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra, khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Nhận xét lưu đồ:
+ Ưu điểm:
- Việc thu nợ khách hàng được căn cứ vào các chứng từ gốc hợp pháp, các mẫu chứng từ đúng theo quy định của Bộ tài chính.
+ Nhược điểm
- Chưa xem xét đối chiếu lại với chứng từ sổ sách liên quan trước khi nhập liệu
Hình 4.4: Lưu đồ chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ nhà cung cấp KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Bắt đầu Giấy đề nghị thanh toán NCC
Ủy nhiệm chi 1 Ủy nhiệm chi 2 Ủy nhiệm chi 3 Ủy nhiệm chi 4
Giấy đề nghị thanh toán
Xem xét, ký duyệt
Ủy nhiệm chi 1 Ủy nhiệm chi 2 Ủy nhiệm chi 3 Uỷ nhiệm chi 4
Giấy đề nghị thanh toán
Ngân hàng Giấy đề nghị
thanh toán
Ủy nhiệm chi 4
Giấy báo nợ
Nhập liệu
Giấy đề nghị thanh toán Ủy nhiệm chi 4 Giấy báo nợ N Sổ nhật ký chung Sổ cái 112 Sổ cái 331 Kiểm tra, khóa sổ Kết thúc
Lập ủy nhiệm chi
Phần mềm kế toán xử lý
Cơ sở dữ liệu
- Khi đến thời hạn thanh toán nợ, nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán cho công ty. Nhận được giấy đề nghị thanh toán và được sự đồng ý của giám đốc kế toán trưởng xem xét số nợ trên sổ sách và lập ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi được lập thành 4 liên.
- Bốn liên ủy nhiệm chi cùng với giấy đề nghị thanh được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
- Sau đó, bốn liên ủy nhiệm chi được gửi đến ngân hàng. Ngân hàng ký vào ủy nhệm chi và giữ lại 3 liên, liên còn lại cùng giấy báo nợ ngân hàng gửi lại cho kế toán trưởng.
- Căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, và giấ đề nghị thanh toán, kế toán trưởng nhập liệu vào máy tính. Nhấp nút ghi vào phần mềm sẽ tự cập nhật số liệu vào các sổ có liên quan. Do doanh nghiệp chỉ có một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kiêm kế toán công nợ và kế toán thanh toán cho nên các phần hành đều do một mình kế toán trưởng làm.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra, khóa sổ và in báo cáo.
Kế toán sử dụng những chứng từ gốc hợp pháp để hạch toán, các chứng từ sổ sách được lập, luân chuyển lưu trữ đúng theo quy định của bộ tài chính.
Doanh nghiệp chỉ có một kế toán mà lại có quá nhiều việc phải làm một ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ dễ dẫn đến sai sót và thất thoát chứng từ.
4.2.2 Một số nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp 4.2.2.1 Nghiệp vụ phát sinh trong quý 1
- Ngày 02/01/2013 doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Cường Lâm số tiền 151.250.000 đồng.
- Ngày 04/01/2013 doanh nghiệp gửi 37.879.000 đồng vào tài khoản ngân hàng. (Doanh nghiệp mở tài khoản tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam)
Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam
Lệnh chi
Payment Order
Số No Ngày Date 02 / 01 /2013 Liên 2 Dành cho khách hàng copy 2 Customer’s Copy
Tên người trả tiền Payer ... Tài khoản nợ Debit A/C ... Tại Ngân hàng With Bank...
Số tiền bằng chữ ...
...
Tên người nhận tiền Payee ... Tài khoản có Credit A/C ...
Tại ngân hàng With Bank...
Nội dung Remarks...
Ngày hạch toán Acounting date 02/01/2013
Số tiền bằng số Amount in figures
151.250.000.00 VND
DNTN LE QUAN 102010000318253
CONG THUONG VINH LONG
Mot tram nam muoi mot trieu hai
hai tram nam muoi ngan dong
CTY TNHH CUONG LAM 180214851005248
EXIMBANK
THANH TOAN TIEN MUA THIET BI VE SINH
Người trả tiền Payer
Kế toán Acountant Chủ tài khoản A/C holder Ký tên, đóng dấu Signature& Stamp Giao dịch viên Teller
Kiểm soát viên
4.2.2.2 Bảng thu chi tiền gửi ngân hàng quý 1 năm 2013
Bảng 4.3 Tình hình thu chi tiền gửi ngân hàng quý 1 năm 2013 tại DNTN Lê Quân
Đvt: đồng
THU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG SỐ TIỀN %
Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng
1.578.929.800 100
TỔNG 1.578.929.800
CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Chi trả nợ cho khách hàng 1.578.809.000 100
TỔNG 1.578.809.000
(Nguồn từ sổ TGNH của doanh nghiệp)
Trong quý 1 doanh nghiệp không có phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền gửi, phần tăng tiền gửi trong quý chủ yếu là do doanh nghiệp gửi tiền mặt vào tài khoản để trả nợ cho khách hàng do hàng hóa doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ở xa và với số tiền lớn nên việc áp dụng trả bằng tiền gửi thuận tiện hơn cho cả bên mua và bên bán tránh được nhiều rủi ro. Vì là doanh nghiệp nhỏ nên phần lớn doanh nghiệp áp dụng thu tiền bán hàng là thu tiền mặt, doanh nghiệp chỉ áp dụng thu tiền bán hàng cho những khách hàng ở xa.
