3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Nhiệm vụ của từng cá nhân:
+ Kế toán trưởng
- Là thành viên thường trực của các hội đồng sau: hội đồng kiểm định tài sản, định giá, thanh lý, mua bán tài sản và là thành viên của hội đồng kỹ luật, thi đua nâng bậc lương. Tham mưu cho giám đốc trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho lãnh đạo có biện pháp điều hành trong sản xuất kinh doanh.
- Kiểm tra, báo cáo các quyết toán nội bộ do đơn vị lập. Lập báo cáo tài chính hàng năm.
- Định kỳ, tổng hợp báo cáo về các phần hành kế toán, căn cứ số liệu tổng hợp làm công tác báo cáo định kỳ.
- Căn cứ vào báo cáo bán hàng, chứng từ ghi nợ và các tư liệu có liên quan tại các cơ sở gởi lên hạch toán tất cả các khoản nợ vào sổ.
- Đôn đốc thu hồi các khoản nợ của khách hàng trong và ngoài tỉnh tới hạn trả, gởi phiếu đòi nợ đến khách hàng chưa thanh toán yêu cầu trả tiền.
- Cuối tháng, phải lập báo cáo tình hình công nợ đảm bảo sổ sách khớp đúng với thực tế. Hàng ngày, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ có liên quan và ghi vào sổ kế toán.
+ Thủ quỹ
Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền, thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Phản ánh trực
Kế toán trưởng , kiêm kế toán tổng hợp kiêm kế toán công nợ và kế toán
thanh toán
tiếp với giám đốc và kế toán trưởng các vấn đề bất thường liên quan đến kho quỹ.
+ Thủ kho
- Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng làm tốt các công tác nhập, xuất kho, bảo quản kho và bổ sung hàng cho kho.
- Làm tốt các công tác nhập kho, quản lý kho để giảm hư hao xuống mức thấp nhất vào sổ nhập kho, xuất kho đảm bảo sổ sách và hiện vật phù hợp nhau.
3.2.2 Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Trên máy vi tính theo hình thức sổ nhật ký chung. - Tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức tập trung.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuồi kỳ: Bình quân gia quyền liên hoàn. - Phương pháp tính thuế: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung + Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳ
+ Diễn giải
- Ghi hàng ngày: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ quỹ tiền mặt, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết có liên quan, căn cứ vào các nhật ký đặc biệt kế toán cũng ghi vào sổ nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tiến hành lập báo cáo kế toán.
- Ghi định kỳ: Căn cứ vào các sổ kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Từ bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành ghi vào báo cáo kế toán.
- Đối chiếu: Kế toán đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với báo cáo kế toán. Đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG SỔ CÁI Sổ nhật kí đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
3.2.3 Chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
- Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào được tập trung tại phòng kế toán và được phân loại theo từng loại, từng nhà cung cấp, từng khách hàng, từng đối tượng (công trình) sử dụng và theo từng tháng.
- Chứng từ kế toán được sắp xếp theo ngày, tháng, số chứng từ, sau đó được lưu trữ, bảo quản tại kho lưu trữ.
- Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty áp dụng theo doanh mục hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định hiện hành số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006/ ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
3.3 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012
Bảng3.1: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010, 2011, 2012
Đơn vị: Đồng
(Nguồn từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2010, 2011, 2012)
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 CHỈ TIÊU Số tiền % Số tiền % DT BH và CCDV 14.894.582.902 16.338.115.706 11.767.136.145 1.443.532.804 9,69 (4.570.979.561) (27,98) Khoản giảm trừ DT - - - - - - - Gía vốn hàng bán 13.928.475.977 14.919.927.158 10.781.053.267 991.451.181 7,12 (4.138.873.891) (27,74) LN gộp về BH và CCDV 966.106.925 1.418.188.548 986.082.878 452.081.623 46,79 (432.105.670) (30,47) DT tài chính - - - - - - - Chi phí tài chính - 217.410.866 352.932.500 217.410.866 - 135.521.634 62,33 Chi phí QLKD 889.727.713 1.008.627.606 1.211.267.535 118.899.893 13,36 202.639.929 20,09 LN thuần từ HĐKD 76.379.212 192.150.076 (578.117.157) 115.770.864 151,57 (770.267.233) (400,87) Thu nhập khác - - 62.700.000 - - - - Chi phí khác - - 100.089.496 - - - - Lợi nhuận khác - - (37.389.496) - - - - Tổng lợi nhuận trước thuế 76.379.212 192.150.076 (615.506.653) 115.770.864 151,57 (807.656.729) (420,33) Chi phí thuế TNDN hiện hành 19.094.803 33.626.263 - 14.531.460 76,10 (33.626.263) - 1 Lợi nhuận sau
thuế
Bảng 3.2 Bảng tóm tắt kết quả hoạt động sản kinh doanh của DNTN Lê Quân trong 3 năm 2010, 2011, 2012 Đvt: đồng CHỈ TIÊU 2010 2011 2012 Tổng doanh thu 14.894.582.902 16.338.115.706 11.767.136.145 Tổng chi phí 14.818.203.690 16.145.965.620 12.445.342.800 Lợi nhuận 76.379.212 192.150.076 (615.506.653) Thuế 19.094.803 33.626.263 -
Lợi nhuận sau thuế 57.284.409 158.523.813 (615.506.653)
(Nguồn từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của DNTN Lê Quân)
Qua 2 bảng trên cho thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm 2010, 2011, 2012 như sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của năm 2011 so 2010 tăng 1.443.532.804 đồng tương ứng tăng 9,69%, trong năm 2011 doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả bán được nhiều hàng, doanh thu tăng nhiều, tuy nhiên đến năm 2012 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm mạnh giảm 4.570.979.561 đồng tương ứng giảm 27,98% do năm 2012 các doanh nghiệp kinh doanh về vật liệu xây dựng nói chung đều gặp nhiều khó khăn, ứ động nhiều hàng hóa, giá cả các loại nhiên liệu tăng như xăng, dầu, tiền điện cũng tăng gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp không chỉ doanh nghiệp nhỏ mà các công ty lớn cũng gặp nhiều khó khăn.
- Ở cả 3 năm doanh nghiệp không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán giữa năm 2011 và 2010 có sự chênh lệch không nhiều giảm 991.451.181 đồng tương ứng giảm 7,12% doanh nghiệp cần tìm thêm những nhà cung cấp khác để so sánh về mặt giá cả để tiếp cận được lượng hàng có giá rẻ hơn nhưng phải đảm bảo chất lượng giúp làm giảm giá vốn, năm 2012 tuy giá vốn có giảm so với 2011 giảm 4.138.873.291 đồng giảm 27,74% giá vốn giảm nhiều là do 2012 số lượng hàng hóa bán ra ít đặc biệt là xi- măng là lượng hàng bị tồn động nhiều nhất.
- Doanh nghiệp không phát sinh doanh thu tài chính ở cả 3 năm cho thấy doanh nghiệp chưa sử dụng hiệu quả lượng tiền ở doanh nghiệp, lượng tiền mặt tại quỹ nhiều, doanh nghiệp cần xem xét đầu tư để thu về những khoản thu thêm.
chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tăng 118.889.893 đồng tương ứng tăng 13,36%, khoản chi này tiếp tục tăng vào năm 2012 tăng 202.639.929 đồng tăng 20,09%, doanh nghiệp nên kiểm soát lại các khoản chi, cần tiết kiệm khoản tiền điện, tiền điện thoại, văn phòng phẩm…
- Ngoài thu nhập từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012, doanh nghiệp còn phát sinh thêm khoản thu nhập khác. Cụ thể, chỉ phát sinh trong năm 2012 là: 62.700.000 đồng. Khoản thu nhập này phát sinh từ việc thu khuyến mãi do mua hàng. Bên cạnh khoản thu nhập khác doanh nghiệp cũng phát sinh chi phí khác khoản chi khác này là chi cho việc thanh lý tài sản cố định mà khoản chi này lại lớn hơn khoản thu khác, tuy nhiên khoản thu và chi khác này không phải lúc nào cũng phát sinh.
Nhìn chung, qua kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy được doanh thu, chi phí, lợi nhuận có sự biến động rõ rệt qua các năm. Nhưng lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng giảm, thậm chí bị lỗ trong năm 2012. Mặc dù vẫn còn trong tình hình khó khăn nhưng doanh nghiệp cần điều chỉnh lại các khoản thu chi cho hợp lý, không nên để xảy ra việc thiếu hụt vốn quá nhiều khiến doanh nghiệp phải vay thêm từ bên ngoài, cần tìm biện pháp giúp giải phóng hàng tồn.
3.4 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP 3.4.1 Thuận lợi 3.4.1 Thuận lợi
- Doanh nghiệp luôn cố gắng thâm nhập thị trường tạo thế đứng vững vàng và tìm nguồn lợi nhuận nhanh.
- Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. - Mọi hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ.
- Bổ sung và điều chỉnh kịp thời nhu cầu vốn cho kinh doanh phù hợp với yêu cầu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. - Doanh nghiệp tự chủ được nguồn vốn của mình.
- Doanh thu đạt được ở mức cao, lợi nhuận thu về tương đối cao, có sự đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước tăng nguồn thu nhập cho công nhân viên.
3.4.2 Khó khăn
- Doanh nghiệp cũng gặp một số khó khăn như giá xăng dầu tăng cao, giá cả của nguồn nguyên vật liệu tăng cao làm cho giá thành sản phẩm cũng tăng theo gây khó khăn cho việc tiêu thụ sản phẩm.
- Hiệu quả sử dụng vốn chưa cao, mặc dù doanh thu hàng năm có tăng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được chi phí, tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu.
- Lãi suất ngân hàng còn cao gây khó khăn nhiều trong việc chi trả của doanh nghiệp.
- Sự liên kết của các nhà sản xuất còn hạn chế, thiếu sự phối hợp của các doanh nghiệp trong nước về giá cả, việc tranh mua tranh bán… Do đó, giá cả hàng hóa biến động liên tục làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn.
3.4.3 Phương hướng hoạt động trong tương lai
- Chủ động linh hoạt tìm nguồn nguyên liệu tốt, giá rẻ và tìm các đối tác bạn hàng để tiêu thụ sản phẩm.
- Quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả trong công việc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp.
- Quản lý tiền mặt, tổ chức thu mua, bảo quản hàng hóa đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả.
- Thực hiện tốt các chế độ báo cáo kế toán, kịp thời, chính xác, trung thực. - Nộp thuế cho Nhà nước định kỳ, đúng thời hạn.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN LÊ QUÂN 4.1 KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
4.1.1 Trình tự luân chuyển chứng từ.
a. Trường hợp tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng
Hình 4.1: Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng. Khách hàng Sổ nhật kí chung Sổ cái 111 KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ N Kết thúc 1 Sổ cái 131 Kiểm tra, khóa sổ
Báo cáo tài chính Bắt đầu Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Nhập liệu Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Xem xét, kí duyệt Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra thu tiền, kiểm tra
sổ quỹ Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Người nộp tiền Phần mềm kế toán xử lý In phiếu thu Sổ quỹ Cơ sở dữ liệu
Chú thích:
Chứng từ, báo cáo
Sổ sách
Bắt đầu, kết thúc lưu đồ
Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy
Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu
- Khi khách hàng trả nợ, kế toán trưởng tiến hành nhập liệu vào máy tính, phần mềm kế toán tiến hành xử lý, in phiếu thu. Khi kế toán trưởng ấn nút ghi vào phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào các sổ có liên quan.
- Phiếu thu được ghi thành 3 liên, phiếu thu, hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang cho thủ quỹ. - Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời ghi vào sổ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên 3, liên 2 giao khách hàng, liên 1 lưu cùi. Thủ quỹ chuyển phiếu thu 1, còn hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu 1 sẽ được chuyển trả về cho kế toán trưởng cất giữ.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra sổ sách và lập báo cáo tài chính.
Nhận xét lưu đồ + Ưu điểm
- Khi nhận được hóa đơn hay hợp đồng từ phía khách hàng sẽ nhanh chóng được nhập liệu vào phần mềm và được phần mềm xử lý.
- Các chứng từ được giám đốc xem xét trước khi ký duyệt. + Nhược điểm
- Vì là doanh nghiệp nhỏ nên một kế toán kiêm thêm nhiều công việc, việc kiểm soát các chứng từ chưa được chặt chẽ trước khi nhập liệu vào máy kế toán cần xem xét các chứng từ có hợp lệ và đúng với số thực tế phát sinh không.
- Một số đơn đặt hàng được đặt qua điện thoại thường không được đối chiếu thông tin mà khách hàng cung cấp như số lượng, mẫu mã…
- Không có sự kiểm tra lượng hàng được đặt doanh nghiệp có đủ để cung cấp cho khách hàng hay không.
b. Trường hợp giảm tiền mặt do trả nợ khách hàng
Hình 4.2: Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ giảm tiền mặt do trả nợ khách hàng. NCC Sổ nhật ký chung Sổ cái 331 Kiểm tra, khóa sổ
Báo cáo tài chính KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ Sổ cái 111 Phần mềm kế toán xử lý Kết thúc Bắt đầu Giấy đề nghị thanh toán Nhập liệu Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị thanh toán Xem xét, ký duyệt Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị thanh toán Kiểm tra, chi tiền Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Người nhận tiền 1 N In phiếu chi Kiểm tra chứng từ Sổquỹ Cơ sở dữ liệu
- Khi đến hạn thanh toán, nhà cung cấp gửi giấy đề nghị thanh toán cho doanh nghiệp, kế toán trưởng tiến hành kiểm tra chứng từ xem có hợp lý không, sau đó tiến hành nhập số liệu. Phần mềm sẽ cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan, tiến hành in phiếu thu .
- Phiếu chi được ghi thành 3 liên, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ chi tiền, ký vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên 3, chuyển liên 1 và các chứng từ liên quan cho kế toán trưởng. Liên còn lại giao cho người nhận tiền.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra, khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Nhận xét lưu đồ: + Ưu điểm:
- Việc trả nợ khách hàng bằng tiền mặt được doanh nghiệp cẩn thận hơn có xem