3.4.1 Thuận lợi
- Doanh nghiệp luôn cố gắng thâm nhập thị trường tạo thế đứng vững vàng và tìm nguồn lợi nhuận nhanh.
- Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. - Mọi hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ.
- Bổ sung và điều chỉnh kịp thời nhu cầu vốn cho kinh doanh phù hợp với yêu cầu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. - Doanh nghiệp tự chủ được nguồn vốn của mình.
- Doanh thu đạt được ở mức cao, lợi nhuận thu về tương đối cao, có sự đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước tăng nguồn thu nhập cho công nhân viên.
3.4.2 Khó khăn
- Doanh nghiệp cũng gặp một số khó khăn như giá xăng dầu tăng cao, giá cả của nguồn nguyên vật liệu tăng cao làm cho giá thành sản phẩm cũng tăng theo gây khó khăn cho việc tiêu thụ sản phẩm.
- Hiệu quả sử dụng vốn chưa cao, mặc dù doanh thu hàng năm có tăng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được chi phí, tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu.
- Lãi suất ngân hàng còn cao gây khó khăn nhiều trong việc chi trả của doanh nghiệp.
- Sự liên kết của các nhà sản xuất còn hạn chế, thiếu sự phối hợp của các doanh nghiệp trong nước về giá cả, việc tranh mua tranh bán… Do đó, giá cả hàng hóa biến động liên tục làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn.
3.4.3 Phương hướng hoạt động trong tương lai
- Chủ động linh hoạt tìm nguồn nguyên liệu tốt, giá rẻ và tìm các đối tác bạn hàng để tiêu thụ sản phẩm.
- Quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả trong công việc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp.
- Quản lý tiền mặt, tổ chức thu mua, bảo quản hàng hóa đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả.
- Thực hiện tốt các chế độ báo cáo kế toán, kịp thời, chính xác, trung thực. - Nộp thuế cho Nhà nước định kỳ, đúng thời hạn.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN LÊ QUÂN 4.1 KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
4.1.1 Trình tự luân chuyển chứng từ.
a. Trường hợp tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng
Hình 4.1: Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ tăng tiền mặt do thu nợ khách hàng. Khách hàng Sổ nhật kí chung Sổ cái 111 KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ N Kết thúc 1 Sổ cái 131 Kiểm tra, khóa sổ
Báo cáo tài chính Bắt đầu Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Nhập liệu Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán Xem xét, kí duyệt Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Hợp đồng, hóa đơn Giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra thu tiền, kiểm tra
sổ quỹ Phiếu thu 3 Phiếu thu 2 Người nộp tiền Phần mềm kế toán xử lý In phiếu thu Sổ quỹ Cơ sở dữ liệu
Chú thích:
Chứng từ, báo cáo
Sổ sách
Bắt đầu, kết thúc lưu đồ
Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy
Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu
- Khi khách hàng trả nợ, kế toán trưởng tiến hành nhập liệu vào máy tính, phần mềm kế toán tiến hành xử lý, in phiếu thu. Khi kế toán trưởng ấn nút ghi vào phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào các sổ có liên quan.
- Phiếu thu được ghi thành 3 liên, phiếu thu, hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang cho thủ quỹ. - Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu đồng thời ghi vào sổ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên 3, liên 2 giao khách hàng, liên 1 lưu cùi. Thủ quỹ chuyển phiếu thu 1, còn hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu 1 sẽ được chuyển trả về cho kế toán trưởng cất giữ.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra sổ sách và lập báo cáo tài chính.
Nhận xét lưu đồ + Ưu điểm
- Khi nhận được hóa đơn hay hợp đồng từ phía khách hàng sẽ nhanh chóng được nhập liệu vào phần mềm và được phần mềm xử lý.
- Các chứng từ được giám đốc xem xét trước khi ký duyệt. + Nhược điểm
- Vì là doanh nghiệp nhỏ nên một kế toán kiêm thêm nhiều công việc, việc kiểm soát các chứng từ chưa được chặt chẽ trước khi nhập liệu vào máy kế toán cần xem xét các chứng từ có hợp lệ và đúng với số thực tế phát sinh không.
- Một số đơn đặt hàng được đặt qua điện thoại thường không được đối chiếu thông tin mà khách hàng cung cấp như số lượng, mẫu mã…
- Không có sự kiểm tra lượng hàng được đặt doanh nghiệp có đủ để cung cấp cho khách hàng hay không.
b. Trường hợp giảm tiền mặt do trả nợ khách hàng
Hình 4.2: Lưu đồ chứng từ nghiệp vụ giảm tiền mặt do trả nợ khách hàng. NCC Sổ nhật ký chung Sổ cái 331 Kiểm tra, khóa sổ
Báo cáo tài chính KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ Sổ cái 111 Phần mềm kế toán xử lý Kết thúc Bắt đầu Giấy đề nghị thanh toán Nhập liệu Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị thanh toán Xem xét, ký duyệt Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị thanh toán Kiểm tra, chi tiền Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 Người nhận tiền 1 N In phiếu chi Kiểm tra chứng từ Sổquỹ Cơ sở dữ liệu
- Khi đến hạn thanh toán, nhà cung cấp gửi giấy đề nghị thanh toán cho doanh nghiệp, kế toán trưởng tiến hành kiểm tra chứng từ xem có hợp lý không, sau đó tiến hành nhập số liệu. Phần mềm sẽ cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan, tiến hành in phiếu thu .
- Phiếu chi được ghi thành 3 liên, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ chi tiền, ký vào phiếu chi và ghi vào sổ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên 3, chuyển liên 1 và các chứng từ liên quan cho kế toán trưởng. Liên còn lại giao cho người nhận tiền.
- Định kỳ, kế toán trưởng kiểm tra, khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Nhận xét lưu đồ: + Ưu điểm:
- Việc trả nợ khách hàng bằng tiền mặt được doanh nghiệp cẩn thận hơn có xem xét đối chiếu các chứng từ trước khi nhập liệu vào phần mềm.
- Trước khi chi tiền, phiếu chi được chuyển cho giám đốc ký duyệt đồng thời thủ quỹ cũng kiểm tra đối lại phiếu chi và sổ quỹ.
- Hoạt động liên quan đến thu tiền được doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hạn chế được việc thất thoát, chi sai tiền trong doanh nghiệp.
+ Nhược điểm:
- Chưa kiểm tra sau khi nhập liệu do trong quá trình nhập liệu có thể bị sai sót như đơn giá là do tự nhập nên sai sót là không tránh khỏi.
- Trên thực tế do phải mua nhiều loại hàng khác nhau, đôi khi chứng từ tập hợp đến cho kế toán trưởng chậm gây ùn tắc công việc.
4.1.2 Nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp.
- Ngày 02/01/2013 doanh nghiệp bán cho công ty TNHH Mạnh Hùng 60m3 Đá 1x2 với đơn giá 300.000 đ/m3, thuế GTGT 10%, giá xuất kho 297.500 đ/m3. Hóa đơn GTGT số 000183
Nhận xét phiếu thu + Ưu điểm
- Phiếu thu của doanh nghiệp sử dụng đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành. - Ghi đầy đủ các thông tin yêu cầu trên phiếu thu.
- Có sự kiểm soát chặt chẽ trong các khoản thu, ở mỗi chứng từ đều được ký duyệt của các bên liên quan trong phiếu thu, việc này giúp doanh nghiệp giảm được việc thất thoát tài sản trong doanh nghiệp.
+ Nhược điểm
- Việc định khoản trên chứng từ và trên sổ sách có khác nhau, trên chứng từ có thể ghi một tài khoản nợ và nhiều tài khoản có, hay ngược lại. Tuy nhiên, trên sổ chỉ hạch toán một nợ và một có.
Đơn vị: DNTN Lê Quân Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 070-3877288, MST: 1500149761 ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Số: 47/12
Nợ 1111: 19.800.000 Có 5111:18.000.000
Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH Mạnh Hùng Có 3331: 1.800.000
Địa chỉ: 61/20D, Mậu Thân, Phường 3, TPVL Lý do thu: Khách hàng trả tiền
Số tiền: 19.800.000 đồng
Viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm ngàn đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 02 tháng 01 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm ngàn đồng.
- Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý): - Số tiền quy đổi
Nhận xét: + Ưu điểm:
- Phiếu xuất kho được công ty sử dụng đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định.
- Trên phiếu xuất kho được điền đầy đủ thông tin và có đủ chữ ký trên phiếu.
+ Nhược điểm:
- Việc ghi phiếu xuất kho có thể bị sai sót, nên được kiểm tra lại thông tin, có thể ghi sai số lượng, đơn giá và việc tính toán bị sai.
- Ngày 24/01/2013 doanh nghiệp trả tiền điện cho công ty điện lực Vĩnh Long, số tiền 2.082.422 đồng theo hóa đơn số 0026775(hóa đơn xem phần phụ luc). Dựa vào hóa đơn doanh nghiệp lập phiếu chi.
Đơn vị: DNTN Lê Quân Mẫu số: 01-VT
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, TPVL (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 02 tháng 01 năm 2013
Nợ 632: 17.850.000 Có 1561: 17.850.000 Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH Mạnh Hùng
Địa chỉ: 61/20D, Mậu Thân, Phường 3, TPVL Lý do xuất: Xuất bán cho công ty TNHH Mạnh Hùng Xuất tại kho: DNTN Lê Quân
Địa điểm: 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, TPVL
Số lượng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐV T Theo chứng từ
Thực xuất Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Đá 1x2 m3 60 60 297.500 17.850.000
Cộng tiền hàng 17.850.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười bảy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng.
Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Nhận xét:
+ Ưu điểm:
- Doanh nghiệp áp dụng phiếu chi đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính. - Trên phiếu chi có đầy đủ các chữ ký và điền đầy đủ thông tin. - Khi viết phiếu chi có kiểm tra, đối chiếu lại với chứng từ gốc. + Nhược điểm:
Phiếu chi cần được kiểm tra lại sau khi điền thông tin để tránh sai sót trong lúc ghi.
- Ngày 20/01/2013 doanh nghiệp thu tiền vận chuyển hàng số tiền 17.727.273 đồng, trong đó thuế GTGT 10% của Công ty cổ phần Xây lấp III PeTroLiMex, chứng từ số 0001884, kế toán lập phiếu thu
DNTN Lê Quân Mẫu số: 02-TT
01 Đinh Tiên Hoàng, F8, 070-3877288 (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
MST: 1500149761 ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC )
PHIẾU CHI
Ngày 24 tháng 01 năm 2013 Quyển số: Số: 10/01
Họ tên người nhận tiền: Cty Điện Lực Vĩnh Long Nợ 1331: 189.311
Địa chỉ: Phường 1, TPVL Nợ 6422:1.893.111
Lý do chi: Tiền điện Có 1111: 2.082.422
Số tiền: 2.082.422
Bằng chữ: Hai triệu tám mươi hai ngàn bốn trăm hai mươi hai đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 24 tháng 01 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền Người lập phiếu
(đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu tám mươi hai ngàn bốn trăm hai mươi hai đồng - Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
- Ngày 28/02/2013 doanh nghiệp chi tiền mặt mua 6.12 m2 gạch men 30x60cm WG36008 11121440 đơn giá 187.336đ/m2 và 40.32 m2 gạch men 30x60cm WGK3652 1205144190 đơn giá 199.300đ/m2 thuế GTGT 10% (hóa đơn GTGT số 0054496).
Đơn vị: DNTN Lê Quân Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 070-3877288, MST: 1500149761 ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: 01 Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Số: 1/01
Nợ 1111: 19.500.000 Có 5111:17.727.273 Họ và tên người nộp tiền: Cty CP Xây lấp III PeTroLiMex Có 3331: 1.772.727 Địa chỉ: 522 Cách Mạng Tháng 8, P Bùi Hữu Nghĩa, Quận Bình Thủy, TP Cần Thơ
Lý do thu: Khách hàng trả tiền Số tiền: 19.800.000 đồng
Viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm ngàn đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 02 tháng 01 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm ngàn đồng.
- Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý): - Số tiền quy đổi
Nhận xét: + Ưu điểm:
- Phiếu nhập kho doanh nghiệp sử dụng đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính. - Phiếu nhập kho được điền đầy đủ thông tin yêu cầu.
- Được ký duyệt đầy đủ trên phiếu nhập kho. + Nhược điểm:
Dễ có sai sót trong lúc ghi chép phiếu nhập kho
Đơn vị: DNTN Lê Quân Mẫu số: 01-VT
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, TPVL (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 28 tháng 02 năm 2013
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Công Nghiệp Gốm Bạch Mã Nợ 1561: 9.182.272 Địa chỉ 2A, KCN Mỹ Xuân A, Huyện Tân Thành, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Nợ 1331: 918.227
Theo hóa đơn số 0054496 Có 1111: 10.100.499
Nhập kho tại DNTN Lê Quân
Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Theo chứng từ Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 01 Gạch men 30x60 WG36008 11121440 M2 6,12 6,12 187.336 1.146.496 Gạch men 30x60 WGK3652 1205144190 M2 40,32 40,32 199,300 8.035.776 Cộng tiền hàng 9.182.272 Thuế GTGT 918.227 Tổng tiền thanh toán 10.100.499
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu một trăm ngàn bốn trăm chín mươi chín đồng Ngày 28 tháng 02 năm 2013
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP GỐM BẠCH MÃ (VIỆT NAM)
Mã số thuế: 3700319679
Địa chỉ: Đường số 2A, Khu công nghiệp Mỹ Xuân, Huyện Tân Thành, Tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/003
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: BM/11P
Liên 2: Giao cho người mua Số: 0054496 Ngày 15 tháng 01 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CHI NHANH CTY TNHH CONG NGHIEP GOM BACH MA (VN) TP HO CHI MINH
Mã số thuế: 3700319679
Địa chỉ: 270A LY THUONG KIET QUAN 10 TP HO CHI MINH Số tài khoản: HSBC 001-046333-102 TP HCM
Điện thoại: 08-38649800 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: DNTN LE QUAN- CHI NHANH 1 Mã số thuế : 1500149761-001
Địa chỉ : 163 NGUYEN HUE, PHUONG 2, TP VINH LONG Hình thức thanh toán : CK/TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 01 Gạch men 30x60cm M2 6,12 187,336 1.146.496 WG36008 11121440 02 Gạch men 30x60cm WGK3652 1205144190 M2 40,32 199,300 8.035.776 Cộng tiền hàng: 9.182.272
Thuế suất GTGT: 10%, Tiền thuế GTGT: 918.227
Tổng cộng tiền thanh toán: 10.100.499
Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu một trăm ngàn bốn trăm chín mươi chín đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Ghi chú:
(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
- Ngày 28 tháng 2 doanh nghiệp chi tiền mặt mua 200 cây thép vằn đơn giá 88.636,364 đ/cây của công ty TNHH thép Bình Nguyên chi nhánh Vĩnh Long. Theo hóa đơn số 0001484 (kèm theo phụ lục)
DNTN Lê Quân Mẫu số: 02-TT
01 Đinh Tiên Hoàng, F8, 070-3877288 (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC