Quan hệ phải thu KH nảy sinh khi DN bán vật tư, hàng hóa, tài sản thanh lý, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Để tránh mất mát, rủi ro do KH mất hoặc giảm khả năng thanh toán nợ DN cần tổ chức tốt công tác kế toán thanh toán với từng đối tượng KH, đặc biệt với những KH có số tiền phải thu lớn.
2.2.1.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên tài khoản
131 Phải thu của khách hàng
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà
TK 131 có thể có dư Có, vì vậy khi tổng hợp nợ với khách hàng cần phản ánh riêng các khách hàng có số dư Nợ để ghi vào chỉ tiêu bên “ Tài sản” và phản ánh riêng các khách hàng có số dư Có để ghi vào chỉ tiêu bên “ Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán.
Chứng từ sử dụng:
+ Hóa đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Phiếu thu + Giấy báo có
+ Biên bản bù trừ công nợ
Bên Có Bên Nợ
SD đầu kỳ: số tiền còn phải thu khách hàng vào đầu kỳ.
SPS trong kỳ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và xác định là đã tiêu thụ.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
SD đầu kỳ: Số tiền khách hàng ứng trước còn ở đầu kỳ.
SPS trong kỳ:
- Số tiền khách hàng trả nợ. - Số tiền nhận trước, trả trước của khách.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng bán bị người mua trả lại.
- Số tiền chiết khấu thanh toán cho người mua.
SD cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
SD cuối kỳ:- Số tiền nhận trước của khách hàng.
- Số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng.
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà + Biên bản xoá nợ…
2.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Lưu đồ 2.1: Kế toán phải thu
Khi khách hàng chấp nhận thanh toán theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng thì kế toán công nợ sẽ lập hóa đơn thành 2 liên, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt, rồi chuyển liên 2 cho khách hàng, liên 1 lưu tại phòng kế toán, định khoản, lên bảng kê và ghi vào sổ cái TK 131 để theo dõi công nợ. Khi khách hàng đến trả tiền hoặc ngân hàng chuyển giấy báo có về, kế toán công nợ sẽ lập bảng đối chiếu công nợ, kiểm tra xem khách hàng đã trả đủ chưa. Trong trường hợp khách hàng đến thời hạn thanh toán mà chưa thanh toán thì kế toán công nợ sẽ lập giấy đòi nợ và gửi sang cho khách hàng.
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà
2.2.1.4 Phương pháp hạch toán
Nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu khách hàng
Khi theo dõi và hạch toán các khoản phải thu phải chi tiết khoản phải thu theo từng đối tượng cụ thể, không được phép bù trừ các khoản công nợ phải thu phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp).
Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.
Đối với khoản công nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi được bằng nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm.
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán sử dụng tài khoản 131 “phải thu khách hàng”. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ phản ánh số tiền phải thu của khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp, số tiền doanh nghiệp trả lại cho khách hàng, số tiền chêch lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ và số tiền do xoá sổ khoản phải thu của khách hàng mà không thu hồi được.
Bên có phản ánh số tiền phải thu của khách hàng đã thu hồi được, số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng, số nợ phải thu giảm bớt do doanh nghiệp chấp thuận giảm giá, chiết khấu hoặc do khách hàng trả lại hàng bán và số tiền chêch lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ.
Số dư bên nợ thể hiện số tiền doanh nghiệp còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên có, phản ánh số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng.
Về mặt nguyên tắc, tài khoản 131 chỉ được sử dụng khi phát sinh nợ phải thu, phải trả trong khâu bán hàng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán thuế giá trị gia tăng ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế và thực hiện nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho khách hàng, các doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt tài khoản này trong các trường hợp bán hàng thu tiền ngay (ghi đồng thời 2 định khoản vào bên Nợ và bên Có tài khoản 131).
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng 2.2.2. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
2.2.2.1 Thuế GTGT được khấu trừ
Thuế giá trị gia tăng là khoản thuế đánh trên giá trị tăng thêm của hàng hóa và dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Đây là loại thuế gián thu do các nhà sản xuất kinh doanh nộp hộ người tiêu dùng thông qua việc tính gộp thuế này vào giá bán mà người tiêu dùng phải thanh toán (Điều 1, nghị định số 28/
TK511 TK131 TK531,532 TK3331 TK3331 TK711,515 TK111,112 TK152,153,156 TK133 TK331,311,315 TK642 DT bán chịu sản phẩm ,hàng hóa,dịch vụ Thuế GTGT đầu ra
Giảm nợ phải thu do giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại
thuế GTGTđàu ra
Số dư nợ đã thu hoặc khách hàng ứng tiền trước
Thu nợ bằng vật tư , hàng hóa ,công cụ dụng cụ
Thuế GTGT đầu vào
Thu nợ khách hàng trả cho người bán hoặc trả nợ vay
Xóa nợ cho khách hàng không có khả năng trả nợ
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà 1998,NĐ-CP ngày11/5/1998 của Chính Phủ).
Để hạch toán thuế GTGT đầu vào, kế toán sử dụng tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ, tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản này chỉ sử dụng đối những cơ sơ kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (không áp dụng đối cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối tượng không chịu thuế GTGT).
2.2.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” tài khoản này theo dõi các khoản thuế GTGT đầu vào khi DN mua hàng hóa dịch vụ, TK này chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế .
Số hiệu Tài khoản sử dụng
133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ
1332 Thuế GTGT của TSCĐ
Kết cấu tài khoản:
TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” SDĐK: Khoản thuế GTGT được khấu trừ đầu kỳ
- Thuế GTGT đầu vào phát sinh - Khấu trừ thuế
- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu - Số thuế không được khấu trừ
- Hoàn thuế GTGT đầu vào
SDCK: Khoản thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT…
2.2.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ TK 133
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà
2.2.2.4 Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 2.4. Thuế GTGT được khấu trừ 2.2.3. Kế toán các khoản phải thu khác
2.2.3.1. Các khoản phải thu khác
Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản không phải là mua bán như : cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời hay thu về bồi thường vật chất, mất
133
33312
3331
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào
được
152,156,211, 641,642,.. 112,331,..
Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Phải nộp được khấu trừ
112,331,..
627,632,641,642
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa
mua trả lại người bán, được giảm giá
Thuế GTGT đầu vào được NSNN hoàn lại
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ 142,242, .. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (giá trị lớn) Phân bổ thuế GTGT
đầu vào không được
khấu trừ vào chi phí
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà mát hư hỏng về tài sản hoặc có lãi về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu tư đến hạn nhưng chưa thu hoặc giá trị TS chưa rõ nguyên nhân.
2.2.3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tài khoản sử dụng
138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
1388 Phải thu khác
TK 1381: “ Tài sản thiếu chờ xử lý”: phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân còn chờ xử lý.
TK 1388: “ Phải thu khác”: phản ánh các khoản thu như thu về bồi thường, các khoản tiền phải thu do cho mượn, các khoản thu về ủy thác xuất nhập khẩu, phải thu về khoản nhận cổ tức, tiền lãi đầu tư, các khoản thu khác.
Kết cấu tài khoản
TK 138 “ Phải thu khác” SDĐK: các khoản phải thu khác đầu kỳ
- Các khoản phải thu khác phát sinh - Khoản phải thu khác đã thu trong kỳ
SDCK: các khoản phải thu khác cuối kỳ
Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, Phiếu chi - GBN ,GBC
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa - Biên bản kiểm kê quỹ
- Biên bản xử lý tài sản thiếu
2.2.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ phải thu khác
2.2.3.4 Phương Pháp hạch toán 331,111 1381 1388,334,111 331,111 1381 1388,334,111 331,111 1381 1388,334,111 Chứng từ gốc Sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 138 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 138
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà Trị giá thiếu khi nhập kho Tài sản thiếu bắt bồi thường
Giá trị thực nhập 152,153,156
632 152,153,156 Tính vào giá vốn hàng bán Thiếu trong kiểm kê
415,411,441 211 Ghi giảm nguồn vốn
NG Giá trị còn lại của
TSCĐ thiếu mất 627,641,642 214 Tính vào chi phí SXKD
Hao mòn
Sơ đồ 2.6. Tài sản thiếu chờ xử lý
111,112,152 1388 334
Cho mượn tiền, vật liệu Khấu trừ vào tiền lương
Khoản mất,thiếu bắt 111,112,152
bồi thường Thu hồi các khoản đã cho mượn
1381 bắt bồi thường, khoản nợ khác
Tài sản thiếu bắt bồi thường 642, 811
Khoản không thu được tính vào
711 chi phí quản lý hoặc Khoản thu từ hoạt động
khác mang lại
Sơ đồ 2.7: Phải thu khác 2.2.4. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. Dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
2.2.4.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tài khoản sử dụng
159 Các khoản dự phòng
1591 Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn 1592 Dự phòng phải thu khó đòi
1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kết cấu tài khoản:
*Bên nợ: + Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi. + Xử lý nợ phải thu khó đòi
*Bên có: Lập dự phòng phải thu khó đòi ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp
*Số dư có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có
Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ….
2.2.4.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ dự phòng phải thu khó đòi
2.2.4.4 Phương pháp hạch toán
Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản nợ có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: Chứng từ gốc Sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 1592 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 1592
Chương 3: Thực trạng kế toán các khoản phải thu GVHD: Th.s Lê Thị Hồng Hà + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng:
Đơn vị có thể lập dự phòng theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được lập không được vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Cách 1: Doanh nghiệp có thể ước tính một tỷ lệ nhất (theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu.
Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu × Tỷ lệ ước tính
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn được xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phương pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khả năng mất (thất thu):
Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi × Số % có khả năng mất
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.