Nhìn chung có rất nhiều tài liệu mô phỏng về trình tự thực hiện theo phương pháp ABC, tuy nhiên tất cả các tài liệu này ñều thống nhất về các bước thực hiện chính của phương pháp nàỵ Trong phạm vi giới hạn của luận văn, tác giả xin trình bày khái quát về sơ ñồ ABC theo hai quan ñiểm như minh hoạ trong hình 2.1.
ðể hiểu rõ các bước thực hiện theo phương pháp ABC, chúng ta cần phải hiểu các thuật ngữ trong mô hình ABC [3] như sau:
CHỈ TIÊU ðO LƯỜNG HOẠT ðỘNG TIÊU THỨC CHI PHÍ NGUỒN LỰC HOẠT ðỘNG ðỐI TƯỢNG CHỊU CHI PHÍ Tiêu thức nguồn lực Tiêu thức hoạt ñộng
- 10 -
Nguồn lực (Resourse) là một yếu tố kinh tế ñược sử dụng ñể thực hiện các hoạt ñộng. Ví dụ như: con người, lao ñộng, nguyên vật liệu,...
Hoạt ñộng (Activity) là một sự kiện hoặc một nghiệp vụ gây ra sự phát sinh chi phí trong doanh nghiệp. Quá trình sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp thực chất là sự hợp thành một cách có hệ thống, có tổ chức của nhiều hoạt ñộng khác nhaụ Ví dụ như: hoạt ñộng mua vật tư, hoạt ñộng lên kế hoạch sản xuất, hoạt ñộng lắp ñặt máy móc,...
ðối tượng chịu chi phí (Cost Objective): Tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị mà người thiết kế hệ thống sẽ thiết lập các ñối tượng chịu chi phi phí khác nhaụ Ví dụ như: sản phẩm, dịch vụ, một lô hàng, công trình xây dựng, hay là một nhóm khách hàng,...
Tiêu thức nguồn lực (Resourse driver) là chỉ tiêu phản ánh số lượng và khối lượng nguồn lực ñược tiêu dùng bởi một hoạt ñộng cụ thể. Ví dụ như: nguồn lực là con người thì những người này tiêu tốn thời gian cho những hoạt ñộng khác nhau, do
ñó tỷ lệ thời gian tương ứng tiêu tốn cho những hoạt ñộng sẽ là tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực.
Tiêu thức hoạt ñộng (Activity driver) là chỉ tiêu ño lường tần số và cường ñộ
các yêu cầu mà ñối tượng tính phí ñặt lên các hoạt ñộng. Một hoạt ñộng có thể ñược xem xét theo nhiều khía cạnh khác nhau nhưng chỉ những khía cạnh nào gây ra sự phát sinh chi phí và có thểñịnh lượng ñược mới có thểñược coi là nguồn phát sinh chi phí. Có thể một hoạt ñộng có nhiều kích tố chi phí, khi ñó ta sẽ chọn lấy một kích tố chi phí ñiển hình nhất ñể làm tiêu thức phân bổ chi phí hoạt ñộng ñó ñến từng ñối tượng tính phí.
2.2.1 Chiều dọc: Tiếp cận mô hình ABC theo quan ñiểm tính phí Bước 1: Nhận diện các chi phí trực tiếp
Thông thường ñối với các doanh nghiệp sản xuất chi phí ñược tập hợp và tính thẳng vào ñối tượng chịu chi phí ñể tính giá thành là chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp. Do ñó ñộ tin cậy về yếu tố chi phí này chiếm trong giá thành sản phẩm thường rất caọ
- 11 -
Tuỳ thuộc vào ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của mỗi doanh nghiệp có các hoạt ñộng tạo ra chi phí gián tiếp khác nhaụ Các hoạt ñộng ñó thường xuất phát từ khâu ñầu tiên của quá trình sản xuất, vận hành máy, kiểm tra sản phẩm và nghiệm thu,... Do vậy mỗi một hoạt ñộng cần tập hợp chi phí riêng, sau ñó chọn tiêu thức khoa học phân bổ chi phí vào các ñối tượng tính giá thành.
ðể nhận diện ñược các hoạt ñộng, thông tin thu thập ñược chủ yếu ñược cung cấp từ con người, sổ cái và hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Trong ñó con người là nguồn cung cấp thông tin quan trọng nhất, họ cung cấp thông tin về các hoạt ñộng, về mức tiêu tốn tài nguyên và về các thước ño thành quảñược sử dụng. Sổ cái kế toán cung cấp thông tin về các yếu tố chi phí và sản lượng ñầu rạ Hệ thống thông tin của doanh nghiệp cung cấp thông tin về các ñối tượng chi phí và các kích tố chi phí tiềm tàng và có sẵn trong hệ thống.
ðể xác ñịnh các hoạt ñộng, tổ hợp chi phí và mối quan hệ với tiêu thức phân bổ
chi phí, các nhà thiết kế hệ thống theo phương pháp ABC quan sát và phỏng vấn các nhà quản trị có kiến thức bằng bảng câu hỏi như:
- Ông/Bà thường hay làm những công việc gì?
- Bạn cần bao nhiêu thời gian ñể thực hiện hành ñộng nàỷ
- Hoạt ñộng này sẽ sử dụng những nguồn lực nàỏ Mức hao phí thường phát sinh là bao nhiêủ
- Hoạt ñộng nào cần thiết ñể tạo ra giá trị sản phẩm?
Thông qua quan sát, các nhà thiết kế hệ thống theo phương pháp ABC có thể
thu thập các dữ liệu về hành ñộng, lập danh sách các hoạt ñộng và xác ñịnh những chi phí các nguồn lực cần thiết phải sử dụng ñể thực hiện những hoạt ñộng ñó.
Bước 3: Chọn tiêu thức phân bổ nguồn lực cho các hoạt ñộng
Sau khi chi phí gián tiếp ñược tập hợp cho từng hoạt ñộng, sẽ tiến hảnh phân bổ
cho từng ñối tượng tính giá theo các tiêu thức khoa học. Do vậy, cần chọn tiêu thức
ñảm bảo tính ñại diện của chi phí, tiêu thức dễ tính toán, phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực của kế toán Việt Nam.
Bước 4: Phân bổ chi phí các hoạt ñộng vào các ñối tượng chịu chi phí
Dựa trên chi phí của từng nhóm hoạt ñộng, kế toán chọn các tiêu thức khoa học phân bổ chi phí cho từng sản phẩm, dịch vụ. Nếu hoạt ñộng liên quan ñến một loại sản
- 12 -
phẩm thì kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí ñó cho ñối tượng tính giá thành. Nếu hoạt
ñộng liên quan tới 2 loại sản phẩm trở lên thì phải tính toán hệ số phân bổ, sau ñó xác
ñịnh mức phân bổ chi phí của từng hoạt ñộng cho từng loại sản phẩm cụ thể.
2.2.2 Chiều ngang: Tiếp cận mô hình ABC theo quan ñiểm quản lý hoạt ñộng
Theo quan ñiểm này hoạt ñộng là một trung tâm công việc ñộng. Muốn quản lý
ñược hoạt ñộng trước tiên phải xác ñịnh ñược nhân tố khiến hoạt ñộng tiêu dùng nguồn lực, ñược gọi là tiêu thức chi phí, ñể từ ñó có các biện pháp tác ñộng vào các tiêu thức ñó làm giảm chi phí cho các hoạt ñộng. Trong và sau mỗi nỗ lực thực hiện hoạt ñộng người ta lại ño lường kết quả bằng các chỉ tiêu ño lường hoạt ñộng. Khi có các thông tin ñầy ñủ chính xác về hoạt ñộng, tiêu thức chi phí, chỉ tiêu ño lường hoạt
ñộng sẽ giúp các nhà quản trịñưa ra các quyết ñịnh ñúng ñắn cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của doanh nghiệp.
Turney (1992) [11] xác ñịnh mục tiêu của việc quản trị dựa trên cơ sở hoạt
ñộng là không ngừng gia tăng giá trị cho khách hàng và gia tăng lợi nhuận. ðể gia tăng giá trị, ông ñã ñề xuất 3 bước thực hiện. Thứ nhất, phân tích quá trình ñể xác ñịnh hoạt ñộng không tạo ra giá trị hoặc không cần thiết ñể loại bỏ. Thứ hai, xác ñịnh và loại bỏ nguồn phát sinh chi phí ñã tạo ra sự lãng phí hoặc không hiệu quả. Thứ ba, ño lường những thành quả của từng hoạt ñộng ñóng góp và mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các bước thực hiện theo quan ñiểm này như sau:
Bước 1: Xác ñịnh hoạt ñộng không tạo ra giá trị
ðể xác ñịnh các cơ hội cắt giảm chi phí, cần phân loại các hoạt ñộng thành hoạt
ñộng làm tăng giá trị sản phẩm và hoạt ñộng không làm gia tăng giá trị sản phẩm. Hoạt ñộng làm gia tăng giá trị là các hoạt ñộng tạo ra các giá trị chủ yếu cho khách hàng hoặc các hoạt ñộng chức năng của doanh nghiệp. Ví dụ như: hoặc là hoạt
ñộng sản xuất cơ bản ñể có ñược sản phẩm hoặc là những hoạt ñộng quản lý cần thiết
ñể doanh nghiệp tồn tại và hoạt ñộng.
Hoạt ñộng không làm gia tăng giá trị là các hoạt ñộng không tạo thêm giá trị
cho sản phẩm và dịch vụ. Ví dụ như hoạt ñộng chờñợi, kiểm tra, làm lại và các sự vận chuyển và bảo quản các hàng tồn kho không cần thiết.
- 13 -
Bước 2: Xác ñịnh nguyên nhân chính phát sinh những chi phí không hiệu quả
ðể giảm chi phí cho các hoạt ñộng không làm gia tăng thêm giá trị, cần phải xác ñịnh nguyên nhân chính làm phát sinh chi phí và tìm biện pháp ñể giảm các nguyên nhân ñó. Doanh nghiệp bắt ñầu bằng công việc xây dựng các hoạt ñộng của công ty theo một chu trình.
Chu trình là một chuỗi các hoạt ñộng kết nối với nhau ñể ñạt ñược mục tiêu riêng. Các hoạt ñộng ñược biểu diễn thành một chu trình giúp cho việc xác ñịnh các tiêu thức (nguyên nhân phát sinh chi phí) và thiết lập các chỉ tiêu ño lường sự hoạt
ñộng. Sử dụng chu trình giúp làm ñơn giản hóa quá trình quản lý hoạt ñộng, có thể tập trung quản lý các chu trình hoạt ñộng hơn là các hoạt ñộng chi tiết. Các hoạt ñộng trong cùng một chu trình có thể có cùng các nhân tố kích thích chi phí và chỉ tiêu ño lường sự hoạt ñộng.
Nhân tố kích thích chi phí (cost driver): ðể tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây phát sinh chi phí ta phải ñặt ra liên tiếp các câu hỏi tại sao và tìm câu trả lời xác ñáng.
Phân tích các nhân tố chính gây phát sinh chi phí cho tất cả các hoạt ñộng: ñể
cắt giảm chi phí, một vài doanh nghiệp xác ñịnh các nhân tố chinh gây phát sinh chi phí cho tất cả các hoạt ñộng chứ không chỉ tập trung vào các hoạt ñộng không làm gia tăng thêm giá trị. Hiểu và quản lý ñược nguyên nhân thực sự của hoạt ñộng làm gia tăng thêm giá trị ñể các hoạt ñộng này ñược tiến hành tốt hơn và hiệu quả hơn. Việc quyết ñịnh xem hoạt ñộng nào nên phân tích dựa vào sự xem xét giữa chi phí và lợi ích. Một sự cải thiện nhỏ hiệu quả của những hoạt ñộng làm gia tăng giá trị lớn có thể
tiết kiệm ñược chi phí lớn, tuy nhiên cũng phải tốn một khoản chi phí trong việc nghiên cứu ñể tìm ra nhân tố chủ yếu làm phát sinh chi phí.
Bước 3: Xây dựng một chương trình ñể giảm chi phí
Bước tiếp theo là họ thiết kế một chương trình ñể làm giảm các nhân tố chính gây phát sinh chi phí cho các hoạt ñộng chủ yếu không làm gia tăng thêm giá trị. ðây có thể là một nhiệm vụ phức tạp và sẽ liên quan ñến toàn doanh nghiệp. Việc giảm các nhân tố làm phát sinh chi phí có thể là giải quyết từng hoạt ñộng riêng hoặc có thểñòi hỏi phải tái cơ cấu lại cả quá trình hoạt ñộng.
- 14 -
2.3 Xu hướng vận dụng phương pháp ABC thay thế phương pháp tính giá truyền thống thống
2.3.1 So sánh phương pháp ABC và phương pháp tính giá truyền thống
Bảng 2.1. So sánh một số yếu tố quan trọng giữa phương pháp tính giá truyền thống và phương pháp ABC.
Nội dung Phương pháp tính giá truyền
thống Phương pháp ABC
ðối tượng tập hợp chi phí
Chi phí ñược tập hợp theo công việc, nhóm sản phẩm hay nơi phát sinh chi phí
Chi phí ñược tập hợp dựa trên cơ sở hoạt ñộng
Nguồn sinh phí Có nhiều nguồn sinh phí ñối với ñối tượng tập hợp chi phí
Nguồn sinh phí xác ñịnh rõ Thường chỉ có một nguồn sinh phí trong mỗi hoạt ñộng
Tiêu thức phân bổ
chi phí
Dựa vào một trong nhiều tiêu thức phân bổ chi phí như: giờ
công, tiền lương, giờ máy chạy,… Tuy nhiên trong một số trường hợp, tiêu thức này kém thuyết phục làm cho việc phân bổ chi phí không ñược chính xác.
Dựa vào nhiều tiêu thức phân bổở nhiều cấp ñộ khác nhau Tiêu thức lựa chọn thực sự là nguồn sinh phí ở mỗi hoạt ñộng Tính hợp lý và chính xác Giá thành ñược tính hoặc là quá cao hoặc là quá thấp
Giá thành chính xác hơn do vậy tạo ra sự tin cậy cao trong việc ra quyết ñịnh
Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí dựa trên cơ
sở trung tâm chi phí, phân xưởng, phòng, ñơn vị
Kiểm soát chi phí theo từng hoạt ñộng, cho phép những ưu tiên trong quản trị chi phí Chi phí thực hiện ðơn giản, ít tốn kém ñể thực hiện và duy trì phương pháp này Khá phức tạp, chi phí tương ñối cao ñể thực hiện và duy trì phương pháp này
- 15 -
2.3.2 Ưu và nhược ñiểm của phương pháp ABC
Ưu ñiểm:
- Theo phương pháp ABC, chi phí sản xuất chung ñược tập hợp theo các hoạt
ñộng, nghĩa là chi phí ñược tập hợp theo nguồn phát sinh chi phí.
- Vận dụng phương pháp ABC, kế toán quản trị có sự linh hoạt trong việc sử
dụng các tiêu thức phân bổ chi phí cho sản phẩm.
- Phương pháp tính giá này quan tâm hết tất cả chi phí chung, gồm cả chi phí của các bộ phận chức năng trên và do vậy cách phân bổ này vượt ra khỏi ranh giới truyền thống lâu nay chỉ tính chi phí phát sinh tại phân xưởng.
- Việc áp dụng phương pháp ABC còn góp phần hỗ trợ hoạt ñộng marketing trong việc xác ñịnh cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá.
Nhược ñiểm:
- Hạn chế lớn nhất của phương pháp ABC là tiêu tốn về chi phí và thời gian. - Khi áp dụng phương pháp ABC, vẫn có nhiều trường hợp không thể phân bổ
chi phí sản xuất chung chính xác.
- Phương pháp ABC ñòi hỏi sự hợp tác của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, sựủng hộ của lãnh ñạo doanh nghiệp cũng như nhân viên trong doanh nghiệp, nhất là bộ phận kế toán.
2.3.3 Sự vận dụng phương pháp ABC ở các doanh nghiệp Việt Nam
- Sản phẩm, dịch vụñược sản xuất ña dạng về chủng loại, mẫu mã, phức tạp về
kỹ thuật, do ñó quy trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ trải qua nhiều công ñoạn, nhiều hoạt ñộng.
- Chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành và tăng liên tục theo thời gian.
- Giá thành tính theo phương pháp truyền thống không ñem lại sự tin cậy cao cho các nhà quản trị trong việc ñịnh giá sản phẩm, dịch vụ.
- 16 -
Kết luận chương 2
Việc vận dụng phương pháp ABC là rất cần thiết, nhất là trong ñiều kiện hiện nay khi mà các doanh nghiệp với xu hướng chi phí quản lý chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong sản phẩm. Từ việc tập hợp chi phí các nguồn lực vào các hoạt ñộng với việc vận dụng nhiều tiêu thức phân bổ khác mhau thì phương pháp ABC ñã khẳng ñịnh ưu