Sau khi đối chiếu và kiểm tra tất cả các thông tin thu thập được nhóm kiểm toán sẽ bắt tay vào việc chuẩn bị báo cáo kiểm toán. Thông thường cấu trúc của một báo cáo kiểm toán bao gồm các phần như trình bày trong bảng 2.6. Tuy nhiên một báo cáo kiểm toán bao giờ cũng phải được bắt đầu bằng một bản tóm tắt tổng quát (bảng 2.7).
Bảng 2.6. Cấu trúc nội dung của một báo cáo kiểm toán môi trường
Các phần chính Nội dung
1. Giới thiệu (Introduction) Giới thiệu qua về cuộc kiểm toán và địa điểm kiểm toán.
1. Quy mô cuộc kiểm toán (Audit scope)
Chỉ rõ mục tiêu, phạm vi, giới hạn của cuộc kiểm toán.
3. Phương pháp và cách tiếp cận (Approach & Methodology)
Các phương pháp kiểm toán được áp dụng và cách tiếp cận vấn đề của cuộc kiểm toán
4. Các phát hiện kiểm toán
(Audit findings) Đưa ra các bằng chứng kiểm toán, các phát hiện kiểm toán quan trọng nhất.
5. Các đề suất
(Recommendations) Đưa ra các giải pháp đề suất để cải thiện những hạn chế, tồn tại của nhà máy.
6. Kết luận (conclusion) Đưa ra các kết luận cuối cùng của cuộc kiểm toán Nguồn: Environment and Quality Systems Integration, Chapter 19
Bảng 2.7. Ví dụ về một bảng tóm tắt của một báo cáo tổng quát Tóm Tắt Báo Cáo Tổng Quát
Của Một Cuộc Kiểm Toán Môi Trường
Tên cuộc kiểm toán: ____________________________________________________ ______________________________________________________________________
Ngày kiểm toán : (ngày…tháng…năm…) Ngày báo cáo : (ngày…thàng…năm…)
Người thực hiện: (Họ tên những người lập báo cáo) 1. _________________________ 2. _________________________ …
Nhóm kiểm toán: ( Danh sách nhóm kiểm toán) 1. ______________________ 2. ______________________
… Nội dung :
1. Giới thiệu
2. Quy mô kiểm toán
3. Phương pháp và cách tiếp cận 4. Các phát hiện kiểm toán 5. Các đề suất
6. Các kết luận
Nguồn: Environment and Quality Systems Integration, Chapter 19 2.2.3.3. Lấy ý kiến tham khảo
Sau khi soạn thảo xong báo cáo kiểm toán thì nhóm kiểm toán cần phải gửi bản thảo báo cáo kiểm toán tới mội số người đề tiến hành lấy ý kiến đóng góp, tham khảo trước khi đưa ra báo cáo kiểm toán cuối cùng. Danh sách những người mà nhóm kiểm toán cần phải gửi bản thảo kiểm toán để tham khảo ý kiến gồm:
- Lãnh đạo cơ quan kiển toán. - Ủy ban quản lý kiểm toán. - Lãnh đạo cơ sở bị kiểm toán.
- Các cán bộ giữ vai trò quan trọng của địa điểm kiểm toán. - Một số người khác nếu có yêu cầu và cần thiết.
2.2.3.4. Báo cáo cuối cùng
Sau khi lấy ý kiến đóng góp của những người quan trọng về báo cáo kiểm toán thì nhóm kiểm toán có trách nhiệm tổng hợp, xem xét các ý kiến đóng góp từ đó chỉnh sửa và hoàn thiện bản thảo báo cáo kiểm toán và đưa ra báo cáo kiểm toán cuối cùng.
Báo cáo kiểm toán cuối cùng sau đó được in ra và được ký nhận bởi kiểm toán viên trưởng. Tiếp đó nhóm kiểm toán phải gửi báo cáo kiểm toán cuối cùng lên Ủy ban quản lý kiểm toán và lãnh đạo cơ quan kiểm toán để xin xác nhận.
Báo cáo kiểm toán đã được xác nhận sẽ được nhóm kiểm toán gửi hoặc công bố cho các bên liên quan theo đúng như lịch đã sắp xếp trong cuộc họp kết thúc ở giai đoạn kiểm toán tại hiện trường.
Như vậy, sau khi kết thúc giai đoạn sau kiểm toán nhóm kiểm toán viên phải có được sản phẩm đầu ra đó là báo cáo kiểm toán cuối cùng. Báo cáo này phải tập trung vào các vấn đề sau:
- Đánh giá được sự tuân thủ luật pháp, chính sách môi trường của địa điểm kiểm toán.
- Đánh gía mức độ phù hợp của chính sách môi trường nội bộ của cơ sở kiểm toán.
- Phải đưa ra các đề suất cho việc thực hiện các biện pháp cải thiện.
Một cuộc kiểm toán môi trường có thể được coi là hoàn tất sau khi báo cáo kiểm toán cuối cùng được gửi tới các bên liên quan. Tuy nhiên quy trình thực hiện kiểm toán môi trường chưa dừng lại ở đó, một quy trình kiểm toán chỉ thực sự kết thúc khi nhóm kiểm toán thiết lập được một bản kế hoạch hành động nhằm thực hiện các biện pháp cải thiện cho nhà máy.
2.3. Thực hiện kế hoạch hành động
Do kiểm toán môi trường không những chỉ nhằm mục đích xem xét, đánh giá sự tuân thủ luật lệ và hệ thống quản lý môi trường của một cơ sở mà nó còn nhằm tìm kiếm những cơ hội để giúp cho cơ sở bị kiểm toán có thể thực hiện những cái tiến để nâng cao hiệu quả sản xuất cũng như hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường. Để làm được điều này nhóm kiểm toán phải phối hợp cùng với lãnh đạo nhà máy soạn thảo một kế hoạch hành động dựa trên các kết quả kiểm toán môi trường và đưa kế hoạch này vào thực hiện trong thực tế.
2.3.1. Lập kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là nhằm để loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không hợp lý, khiếm khuyết hoặc các tình huống không mong muốn nhằm phòng ngừa và khắc phục chúng. Dựa trên cơ sở của những kết quả kiểm toán đã chỉ ra thì các nhân viên của cơ sở sẽ xây dựng một kế hoạch cải thiện tập trung vào tất cả những phát hiện kiểm toán với sự giúp đỡ, tư vấn của nhóm kiểm toán và các chuyên gia từ bên ngoài, kế hoạch này được gọi ngắn gọn là kế hoạch hành động. Thông thường một bản kết hoạch hành động phải đề ra được các biện pháp cải thiện thích hợp và hiệu quả nhất. Nội dung của một bản kế hoạch hành động bao gồm:
- Các mục tiêu: Bản kế hoạch phải chỉ rõ các mục tiêu mà nhà máy hướng tới, trong đó mục tiêu nào là quan trọng và chủ yếu nhất. Đồng thời chỉ rõ các biện pháp để hoàn thành các mục tiêu đề ra.
- Trách nhiệm của các thành viên: bản kế hoạch phải chỉ rõ sự phân công công việc cũng như trách nhiệm của từng cá nhân cụ thể trong việc thực hiện kế hoạch hành động.
- Phân bổ ngân quỹ: Cần phải tính toán các chi phí và phân bổ ngân quỹ cho các hoạt động một cách hợp lý nhằm tạo điều kiện cho các công việc diễn ra thuận lợi và tránh lãng phí tiền của.
- Các chương trình hành động: cần phải chỉ rõ cách thức tiến hành, thời gian thực hiện và thời gian kết thúc kế hoạch hành động.
3.2.2. Thực hiện kế hoạch hành động
Sau khi xây dựng được kế hoạch hành động thì nhiệm vụ tiếp theo phải làm là thi hành kế hoạch đó một cách hiệu quả nhất. Đây là giai đoạn mà các cá nhân thực hiện các trách nhiệm của mình như đã được phân công trong bản kế hoạch hành động. Việc phân bổ kinh phí cho các hoạt động cũng phải được tiến hành đầy đủ để đảm bảo các công việc diễn ra đúng như tiến độ của bản kế hoạch hành động.
3.2.3. Quá trình theo dõi và hiệu chỉnh
Trong quá trình thực hiện kế hoạch hành động thì quá trình xem xét, theo dõi và hiệu chỉnh phải diễn ra đồng thời, song song nhằm nắm bắt kịp thời các thông tin về:
- Tiến độ thực hiện các công việc: xem các công việc có được thực hiện và triển khai đúng như kế hoạch đã đề ra hay không, và liệu các hoạt động có đảm bảo đúng tiến độ hay không.
- Kịp thời nắm bắt các khó khăn, trở ngại gặp phải trong quá trình thực hiện những biện pháp cải thiện.
- Đề suất các biện pháp để khắc phục những khó khăn, vướng mắc gặp phải và xem xét, tính toán thời gian để thực hiện chúng một cách hợp lý nhất.
3.2.4. Tổng kết lại kế hoạch hành động
Sau khi kế hoạch hành động được thực hiện và hoàn tất thì cần thiết phải có công tác tổng kết nhằm đánh giá hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch này, củ thể là:
- Tổng kết lại tất cả các hoạt động của kế hoạch hành động.
- Xem xét đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện đã đạt được.
- Xem xét quy mô và kế hoạch cho một cuộc kiểm toán môi trường tiếp theo. Việc tổng kết, đánh giá kế hoạch hành động chính thức đánh dấu sự kết thúc của một quy trình kiểm toán môi trường. Chúng ta có thể tóm tắt lại quy trình kiểm toán môi trường như hình dưới đây.
THỰC HIỆN CUỘC KIỂM TOÁN LẬP KẾ HOẠCH
KIỂM TOÁN KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Hoạt Động Kiểm Toán
Tại Hiện Trường Hoạt Động Sau KT Hoạt Động
Trước KT
Lập kế hoạch
Kiểm Toán Họp mở đầu Đối chiếuthông tin
Cam kết Lập kế hoạch
hành động
Quy mô &
Địa điểm KT bảng hỏi trước KTChuẩn bị & gửi Xem xét, kiểm tra tài liêu Chuẩn bị báo cáo kiểm toán Thực hiện kế hoạch hành động
Lập nhóm
kiểm toán thông tin nềnTổng hợp hiện trườngThanh tra Lấy ý kiếntham khảo Theo dõi & hiệu chỉnh
Thăm quan địa điểm kiểm toán Tổng hợp thông tin
điểm kiểm toán
Phỏng vấn cán bộ, công nhân viên
Báo cáo kiểm toán cuối cùng Tổng kết kế hoạch hành động Tổng hợp bằng chứng kiểm toán Lập bảng hỏi kháo sát, điềukhoản KT Họp kết thúc
Xem lại kế hoạch, chuẩn bị hậu cần
CHƯƠNG III: KIỂM TOÁN CHẤT THẢI
3.1. Giới thiệu chung về kiểm toán chất thải
3.1.1. Khái niệm về kiểm toán chất thải
“Kiểm toán chất thải được hiểu là quá trình kiểm tra sự tạo ra chất thải nhằm giảm nguồn, lượng chất thải phát sinh. Kiểm toán chất thải là một loại hình của kiểm toán môi trường. Kiểm toán chất thải là một công cụ quản lý quan trọng có hiệu quả kinh tế đối với nhiều cơ sở sản xuất”(Trần Thị Thanh và Nguyễn Thị Hà,2000).
Với định nghĩa như trên thì kiểm toán chất thải được thực hiện là nhằm tới các mục đích sau:
Cung cấp các thông tin về công nghệ sản xuất, các nguyên vật liệu sử dụng, các sản phẩm và các dạng chất thải.
Xác định các nguồn thải và các loại chất thải phát sinh.
Xác định các bộ phận kém hiệu quả trong dây truyền sản xuất như: quản lý kém, hiệu suất sử dụng nguyên liệu, năng lượng thấp, thải nhiều chất thải gây ô nhiễm môi trường thông qua các tính toán cân bằng vật chất.
Đề ra các chiến lược quản lý và giải pháp giảm thiểu chất thải.
3.1.2. Các yếu tố cần thiết của kiểm toán chất thải
Kiểm toán chất thải thực chất là quá trình xem xét, quan sát, đo đạc và ghi chép các số liệu , thu thập và phân tích các mẫu chất thải. Để việc kiểm toán chất thải đạt hiệu quả trước hết cần phải có phương pháp tiến hành và sự ủng hộ tích cực của các nhà quản lý và nhân viên vận hành sản xuất. Ngoài ra, để đạt được hiệu quả thì kiểm toán chất thải phải:
- Xác định được nguồn, khối lượng và loại chất thải.
- Thu thập tất cả các số liệu về các công đoạn sản xuất, vật chất đầu vào, sản phẩm , nước cấp và chất thải.
- Chú ý tới những khâu sản xuất kém hiệu quả và khu vực quản lý kém. - Giúp đưa ra những mục tiêu cho việc giảm thiểu chất thải.
- Cho phép xây dựng một chiến lược giảm thiểu chất thải có hiệu quả hữu hiệu. - Nâng cao được nhận thức của người lao động về những lợi ích của việc giảm thiểu chất thải.
- Nâng cao kiến thức về quá trình sản xuất. - Nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất.
3.1.3. Qui mô của một cuộc kiểm toán chất thải
Quy trình kiểm toán chất thải có thể được áp dụng trên những quy mô khác nhau: Kiểm toán chất thải trên quy mô rộng lớn như việc kiểm toán chất thải của một vùng, một thành phố hoặc một khu công nghiệp. Trong quy mô rộng lớn như vậy thì quá trình kiểm toán phải xác định được tất cả các nguồn thải chính cũng như phải tính toán và ước lượng được lượng chất thải phát sinh trên phạm vi đó.
Kiểm toán chất thải cũng có thể được áp dụng trên quy mô nhỏ hơn như là kiểm toán chất thải của một khu dân cư, trường học, bệnh viện và phổ biến nhất là kiểm toán chất thải của một nhà máy hoặc một doanh nghiệp cụ thể.
Ngoài ra, kiểm toán chất thải còn có thể được áp dụng trên quy mô nhỏ hơn nữa như là việc kiểm toán chất thải của một giai đoạn sản xuất trong quy trình sản xuất của một nhà máy hoặc một cơ sở sản xuất nào đó.
Tóm lại quy trình kiểm toán chất thải có thể áp dụng một cách phù hợp ở nhiều quy mô và phạm vi lớn nhỏ khác nhau tuy theo yêu cầu và mục đích của quá trình kiểm toán.
3.2. Quy trình kiểm toán chất thải
Do kiểm toán chất thải là một dạng của kiểm toán môi trường nên việc tiến hành một cuộc kiểm toán chất thải cũng bao gồm các bước thực hiện cơ bản như đối với việc thực hiện một cuộc kiểm toán môi trường nói chung.Tuy nhiên so kiểm toán chất thải có quy mô nhỏ hơn, cụ thể hơn so với kiểm toán môi trường nên quy trình thực hiện được thu gọn và đơn giản hơn so với quy trình kiểm toán môi trường. Kiểm toán chất thải thông thường mang tính chất tự nguyện hơn là ép buộc. Một cuộc kiểm toán chất thải được thực hiện thong qua ba giai đoạn:
- Giai đoạn tiền đánh giá (hay các hoạt động trước kiểm toán)
- Xác định và đánh giá các nguồn thải (hay hoạt động kiểm toán chất thải tại hiện trường).
-
3.2.1. Giai đoạn tiền đánh giá
Giai đoạn tiền đánh giá của quy trình kiểm toán chất thải thực chất là giai đoạn lập kế hoạch và các hoạt động trước kiểm toán trong quy trình kiểm toán môi trường. Tuy nhiên do kiểm toán chất thải là một bộ phận của kiểm toán môi trường nên quy trình thực hiện có thể lược bỏ một số khâu không cần thiết để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Giai đoạn tiến đánh giá của kiểm toán chất thải bao gồm các công việc chính như sau:
3.2.1.1. Chuẩn bị các điều kiện ban đầu cho cuộc kiểm toán chất thải* Sự chấp thuận của ban lãnh đạo cơ sở sản xuất * Sự chấp thuận của ban lãnh đạo cơ sở sản xuất
Hiện nay việc kiểm toán chất thải chưa phải là yêu cầu bắt buộc của các cơ quan quản lý đối với các cơ sở sản xuất, việc tiến hành kiểm toán chất thải là do cơ sở sản xuất đứng ra tổ chức. Chính vì vậy một cuộc kiểm toán chất thải chỉ được bắt đầu khi nhận được sự chấp thuận của ban lãnh đạo cơ sở sản xuất.
Việc KTCT không phải là bắt buộc mà nó xuất phát từ nhận thức của cơ sở sản xuất mà đứng đầu là ban lãnh đạo về trách nhiệm và nghĩa vụ BVMT của bản thân cơ quan họ. Trên thực tế việc KTCT không những làm giảm các tác động xấu của cơ sở sản xuất đến môi trường góp phần cải thiện điều kiện vệ sinh môi trường, nâng cao sức khỏe của công nhân và khu dân cư mà còn giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận cho cơ sở sản xuất, tăng uy tín của cơ sở với xã hội…Do đó nếu nhận thức rõ những lợi ích của KTCT mang lại thì các cơ sở sản xuất sẽ tự nguyện thực hiện.
* Chuẩn bị các mục tiêu cụ thể cho KTCT
Cũng giống như các cuộc kiểm toán môi trường nói chung thì việc xác định các mục tiêu cụ thể cho KTCT là vô cùng quan trọng. Bởi chỉ khi xác định rõ các mục tiêu kiểm toán thì mới có thể tiến hành lập kế hoạch kiểm toán và xác định được trọng tâm của cuộc kiểm toán.
Một cuộc kiểm toán chất thải có thể được tiến hành ở tất cả các công đoạn sản xuất, hay là chỉ tập trung vào một vài công đoạn đã được chọn lọc trong quá trình sản xuất. Ví dụ ta có thể xem xét việc giảm thiểu chất thải nói chung hay là chỉ tập trung vào một vài loại chất thải như: