2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai
Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai được thành lập tháng 10 năm 1992, theo giấy chứng nhận kinh doanh số: 5900188378 do phòng kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Gia Lai cấp. Hoạt động theo luật doanh nghiệp theo quyết định của Bộ tài chính (Quyết định 15).
• Tên công ty:
- Tên tiếng việt: Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai. - Tên giao dịch: Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai. - Tên viết tắt: DACHUNG Co; LTD
• Địa chỉ trụ sở chính: 19 Ngô Gia Tự - TP Pleiku – Gia Lai. • Văn Phòng giao dịch : 226A Lê Thánh Tôn - TP Pleiku – Gia Lai
• Điện thoại : 0593 827 906 Fax: 0593873892
• Email: info@dachung.com Website: www.dachung.com
• Tài khoản: GD tại Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam Chi nhánh Gia Lai Từ tháng 7 năm 2011,Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai hoạt động với qui mô công ty mẹ, công ty con và các công ty thành viên. Đến nay Công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai đã có 5 công ty con và 10 chi nhánh trực thuộc, gồm: Công ty DacHung Trade; Công ty Nguyên liệu gỗ Sài Gòn (SaigonWood); Công ty DacHung Attapeu Lào; Công ty 10B Logistis; Công ty Nhân Thành-10B (kho ngoại quan cửa khẩu QT Bờ y).
Năm 2013 được Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam vinh danh Bản lĩnh Doanh nhân thời hội nhập; Giải Sao Vàng Đất Việt năm 2013, vinh dự được bình chọn giải thưởng “Tốp100 Nhà Quản lý Tài Đức 2013”ASEAN được tổ chức tại ThủĐô Viêng Chăn Lào. Ngoài ra còn làm tốt công tác từ thiện vượt khó học tập như “ Hỗ trợ tài năng trẻ tỉnh nhà” đồng thời là nhà tài trợ chính và ủng hộ từ thiện chương trình “ Khúc tráng ca thành cổ lần thứ nhất” đã tổ chức tháng 9 năm 2013 tại Hà Nội. Góp một phần không nhỏ vào hoạt động hết sức ý nghĩa và mang đậm tính nhân văn sâu sắc, thể hiện sự tri ân với các thế hệđi trước đã đấu tranh cho sự bình yên của quê hương đất nước.
Công ty Đắc Hưng phát triển lớn mạnh và mở rộng kinh doanh ở nhiều lĩnh vực như phân phối mỹ phẩm, khai thác chế biến gỗ, mảng vận tải.
• Quy mô công ty:
Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là: 30 tỷ đồng. Hiện nay công ty có số vốn điều lệ là: 200 tỷ đồng. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là trên 700 nhân viên.
• Chức năng của công ty:
Là đơn vị trung gian nối liền nhà sản xuất với người tiêu dùng thông qua hoạt động buôn bán hàng hóa để đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất. Đảm bảo việc lưu thông hàng hóa trên thị trường
• Nhiệm vụ của công ty
Mua bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cho công ty và thực hiện nghĩa vụđối với nhà nước đóng góp vào sự tăng trưởng của nền kinh tế nói chung và cả nước nói riêng.
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC P.TGĐ KD P.TGĐ PHÒNG KINH DOANH BP KINH DOANH P. KẾ TOÁN KT TRƯỞNG BP KẾ TOÁN P. NHÂN SỰ P. HẬU CẦN
Tổng giám đốc: Là người quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, phù hợp với pháp luật.
Phó tổng giám đốc: Có chức năng lãnh đạo quản lý, điều hành trực tiếp, các phòng ban, tổ chức của công ty. Là đại diện trực tiếp của doanh nghiệp trước pháp luật. Vì vậy giám đốc phải trực tiếp chịu trách nhiệm và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật.
Phó tổng giám đốc kinh doanh: Là người hỗ trợ, nghiên cứu, đề xuất với giám đốc phương hướng kinh doanh, phân phối phù hợp cho từng khu vực thị trường, làm công tác tham mưu, người được giám đốc ủy quyền xử lý toàn bộ hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng. Ngoài ra phòng kinh doanh còn là bộ phận tìm kiếm đối tác kinh doanh và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch dựa trên thông tin thu thập được ở phòng kế toán.
Phòng nhân sự: Có chức năng tuyển dụng, bồi dưỡng lao động khi có nhu cầu, quản lý hồ sơ, quản lý lao động, xây dựng thang bảng lương, xây dựng các biểu định mức lao động. Lập kế hoạch khen thưởng cho nhân viên. Giải quyết kịp thời, đúng chếđộ và chính sách về quyền lợi cho người lao động.Và chịu trách nhiệm về một số công tác hành chính khác của công ty, bảo đảm công tác thi đua và công tác hành chính quản trị toàn công ty.
Phòng hậu cần: Chịu trách nhiệm thực hiện quy trình bán hàng, dịch vụ khách hàng, cung ứng hàng hóa, vật liệu bày biện, hàng khuyến mãi cho hội sở hoặc chi nhánh hiệu quả, chính xác, đáp ứng yêu cầu khách hàng. Từđó hỗ trợ tốt nhất cho bán hàng đạt được doanh số và các yếu tố nền tảng.
Phòng kế toán:
- Tổ chức thống nhất sổ sách chứng từ, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
- Lưu giữ hồ sơ, chứng từ và cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu, báo cáo trong kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Tham mưu cho ban giám đốc về tài chính, theo dõi phản ánh số liệu kế toán chính xác, trung thực giúp ban giám đốc biết rõ tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đề ra quyết định đúng đắn kịp thời.
- Tổ chức bô máy kế toán công ty, lập kế hoạch tài chính, hạch toán về các mặt hoạt động kinh doanh cua công ty.
Nhận xét: Bộ máy công ty phù hợp với cơ chế quản lý doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường, có mục tiêu chiến lược thống nhất, có cơ chế trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm cân xứng với nhau, có sự chỉ huy thống nhất vào một đầu mối, bảo đảm hiệu quả trong kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên, trong điều kiện hội nhập kinh tế hiện nay, khả năng kinh doanh và sức cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế công ty cần phải nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện bộ máy tổ chức của công ty hướng tới sự tạo lập thống nhất, đồng thuận về tư tưởng từ ban giám đốc đến đội ngũ cán bộ trong công ty, cơ cấu tổ chức cần phải chặt chẽ và khoa học nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
2.1.3 Doanh số của Công Ty
Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty từ năm 2010 – 2012
Đơn vị tính: đồng.
Năm Chỉ tiêu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Doanh thu thuần 187.744.896.780 313.089.339.912 351.445.764.561 Lợi nhuận sau thuế 421.879.596 899.523.113 1.173.178.389
Biểu đồ 2.1: Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận sau thuế
Triệu đồng
Qua biểu đồ trên ta thấy, doanh thu của công ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai tăng trưởng tương đối đều: Năm 2011 doanh thu là 313.089.339.912 đồng tăng
125.344.443.132 đồng so với năm 2010. Năm 2012 doanh thu là 351.445.764.561 đồng tăng 38.356.424.649 đồng. Lợi nhuận sau thuế năm 2011 tăng 477.643.517 đồng so với năm 2010, năm 2012 tăng 273.655.276 đồng so với năm 2011.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức nhân sự phòng kế toán
(Nguồn tin: Phòng kế toán cung cấp)
• Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác tài chính của công ty, trực tiếp chỉđạo bộ máy kế toán, lập kế hoạch cân đối tài chính; phụ trách chung và trực tiếp tổ chức nhân sự, phân công công tác cán bộ nhân viên phòng kế toán; Chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán,
0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 187.745
313.089
351.446
422 900 1.173
Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế
Kế toán bán hàng và kế toán kho Kế toán trưởng Thủ kho Kế bán tổng hợp và kế toán thuế Kế toán công nợ và tiền lương Kế toán ngân hàng và thủ quỹ
duyệt các chứng từ thu chi trong kinh doanh, đề bạt khen thưởng các bộ nhân viên trong phòng.
• Kế toán bán hàng và kế toán kho: Viết hóa đơn bán hàng hằng ngày. Theo dõi lượng hàng hóa mua vào, bán ra và hàng tồn kho trên thực tế so với hóa đơn. Cuối tháng lập báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn thực tếđể trình lên kế toán trưởng.
• Kế toán tổng hợp và kế toán thuế
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp các chi phí của đơn vịđể nhập liệu vào phần mềm; giữ sổ cái và các biểu mẫu nhật ký, bản kê sổ chi tiết, hồ sơ quyết toán của quý và năm; kiểm tra phát hiện sai sót để báo lên kế toán trưởng để tìm cách giải quyết.
- Kế toán thuế: Hoàn thành các công việc kê khai liên quan đến thuế theo quy định của nhà nước, theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng… và các công việc liên quan đến thuế.
• Kế toán công nợ và tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi, chấm công cho cán bộ công nhân viên công ty. Cuối tháng lập báo cáo thanh toán lương cho kế toán trưởng để trình ban giám đốc duyệt. Sau đó phát lương cho nhân viên.
Phụ trách và chịu trách nhiệm về phần công nợ, theo dõi, quản lý và đôn đốc thu tiền nợ khách hàng; đề xuất các phương án để giải quyết các khoản nợ phát sinh và tồn đọng.
• Kế toán ngân hàng và thủ quỹ: Giao dịch với ngân hàng: Viết UNC thanh toán cho nhà cung cấp, Séc thanh toán hoặc rút tiền trong ngân hàng.
Phụ trách thu chi quỹ tiền mặt hằng ngày (Phiếu chi khi có chữ kí của giám đốc mới được chi)
• Thủ kho: Bảo quản hàng hóa trong kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hóa để ghi vào sổ theo dõi hàng hóa. Xuất hàng hóa khi kế toán bán hàng đưa chứng từ xuống.
Theo dõi lượng hàng hóa trong kho, khi sắp hết hàng phải thông báo cho kế toán trưởng thông báo cho bộ phận kinh doanh để có lượng hàng cung ứng kịp thời. Cuối tháng kiểm kê lượng hàng trong kho với kế toán kho.
Nhận xét:
- Công ty đã xây dựng bộ máy kế toán khoa học, tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi nhân viên trong phòng Kế toán tại Công ty được phân công một
mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc chung. Chính sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý tài chính của Công ty.
- Hệ thống tài khoản tại công ty được xây dựng đầy đủ các tài khoản từ cấp 1 đến cấp 2 cũng như nhiều tài khoản khác. Trong công tác kế toán, điều này đã tạo điều kiện thuận lợi và có hiệu quả trong công việc quản lý chi tiết hoạt động kinh doanh của công ty.
- Bộ phận kế toán tổ chức thực hiện tốt các chếđộ về việc làm báo cáo kế toán cuối kỳ theo đúng qui định và yêu cầu của công ty.
2.1.5. Hệ thống thông tin kế toán trong Công Ty
Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chếđộ kế toán Việt Nam hiện hành
• Hình thức ghi sổ : Nhật Ký chung
• Niên độ kế toán được doanh nghiệp lựa chọn là năm dương lịch tính từ ngày 01/07 đến ngày 31/06 hàng năm.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam, được ghi nhận theo giá gốc.
Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: tỷ giá thực tế, tỷ giá liên ngân hàng, đánh giá lại vào cuối năm theo tỷ giá liên ngân hàng ngày cuối năm.
• Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Ghi nhận theo thực tế.
- Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kì: Bình quân gia quyền liên hoàn. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
• Nguyên tắc tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. Hình thức kế toán áp dụng
Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán SouthSoft là hệ thống phần mềm được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp. Đây là phần mềm tựđộng hóa, thuận tiện và xử lý dữ liệu tốt giúp cho kế toán dễ dàng nhập, kiểm tra thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Nhận xét: Công tác kế toán được thực hiện bằng máy tính cho nên gần như toàn bộ sổ sách của Công ty được lưu trữ trên máy tính, do vậy giảm bớt khối lượng tính toán rất nhiều, giúp cho kế toán lập các báo cáo tài chính nhanh chóng, thuận tiện và chính
xác. Mặt khác, để bảo toàn dữ liệu và phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu và tránh lệ thuộc hoàn toàn vào máy tính đề phòng có rủi ro xảy ra, cuối kì Công ty còn cho in từ máy tính các loại sổ sách để lưu trữ số liệu song song cùng máy tính. Điều này chứng tỏ Công ty rất thận trọng trong công tác bảo quản và lưu giữ sổ sách theo đúng như chế độ ban hành. Sổ sách kế toán tại công ty được thực hiện tương đối rõ ràng, sổ sách chi tiết cũng được lập tỉ mỉ như việc mở từng sổ (thẻ) chi tiết cho mỗi đối tượng khác nhau để phục vụ cho công việc quản lý toàn công ty tốt hơn.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai. doanh tại Công Ty TNHH Đắc Hưng Gia Lai.
2.2.1. Những vấn đề chung Các phương thức bán hàng: Các phương thức bán hàng:
•Bán buôn
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tếđã được ký kết, khi hợp đồng kinh tếđã được ký kết phòng kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT
•Bán lẻ lớn
Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bán buôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn.
•Bán lẻ nhỏ
Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại kho của công ty, khách hàng đến trực tiếp kho của công ty để mua hàng.
•Bán hàng đường phố
Bán hàng đường phố là phương thức bán hàng mà nhân viên bán hàng đến các cửa hàng, các đại lý trên các đường phố để chào hàng. Nếu việc chào hàng được chấp nhận, khách hàng sẽ gửi cho công ty một đơn đặt hàng
•Bán hàng cho siêu thị
Dựa trên hợp đồng ký kết giữa công ty và siêu thị, 1 tuần 2 lần phòng kế toán lập hoá đơn GTGT
Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT, khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập hoá đơn GTGT
•Bán hàng cho khu vực tỉnh Tương tự các phương pháp trên
Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán.
Sơ đồ tóm tắt quy trình bán hàng: