1.3.3.1 Khái niệm:
Chi phí quản lý DN là các chi phí liên quan chung tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng,…) 1.3.3.2 Chứng từ sử dụng: - Bảng phân bổ tiền lương, BHXH - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán hàng - Giấy báo nợ
- Chứng từ gốc ( hàng hóa, dich vụ mua vào)
- Phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
- Phiếu chi
1.3.3.3 Tài khoản sử dụng:
TK cấp 1: Tài Khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
TK cấp 2: TK 6421 – Chi phí nhân viên TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí TK 6426 – Chi phí dự phòng
TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
Tài Khoản 642 SPS Nợ:
Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ; Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); Dự phòng trợ cấp mất việc làm. SPS Có:
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” không có số dư cuối kỳ.
1.3.3.4 Phương pháp hạch toán:
Tính tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6421 - Chi phí lương nhân viên quản lý
Có các TK 334 – Lương nhân viên bộ phận quản lý phải trả
Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên bộ phận quản lý:
Nợ TK 6421 - Chi phí lương nhân viên quản lý
Có các TK 338 – Các khoản trích theo lương phải nộp
Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,. . .:
Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,. . .
Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Loại phân bổ 1 lần:
Nợ TK 6423 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 153 - Trị giá công cụ. dụng cụ xuất dùng
Có các TK 111, 112, 331,. . .Trị giá công cụ. dụng cụ mua ngoài Loại phân bổ nhiều lần:
Nợ TK 6423 – Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ kỳ này Nợ TK 142 – Giá trị CCDC chờ phân bổ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 153 - Tổng giá trị công cụ. dụng cụ xuất dùng
Có các TK 111, 112, 331,. . .Trị giá công cụ. dụng cụ mua ngoài
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà sửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,. . .:
Nợ TK 6424 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
Trích trước chi phí sữa chữa TSCĐở bộ phận quản lý doanh nhiệp: Nợ TK 6424 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 – Chi phí phải trả
Thuế môn bài, thuế nhà đất,. .. phải nộp Nhà nước: Nợ TK 6425 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Thuế GTGT phải nộp đối với sản phẩm chịu thuế theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 6425 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp Nhà nước Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp:
Nợ TK 6425 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK 111, 112,. . .
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vàdự phòng các khoản phải thu khó đòi trong kỳ: Nợ TK 6426 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139, 159 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ:
Nợ TK 6427 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .
Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác:
Nợ TK 6428 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .
Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 336 - Phải trả nội bộ
Có các TK 111, 112 (Nếu nộp tiền ngay cho cấp trên) Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm:
Nợ TK 6426 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 351 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 6426 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với DN có kỳ kinh doanh dài, chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ nhiều kỳ Nợ TK 142
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Định kỳ, phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh của kỳđó
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142
Sơ đồ 1.4: Hạch toán TK 641 – “Chi phí bán hàng” & TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) TK 152,153,156,142 TK 214 TK 111,112,131 TK 335,111,112 TK 334 TK 111,112 TK 911 TK 641,642 TK 338
(1) - Tiền lương NVBH, NVQLDN (2) - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (3) - Xuất NVL, CCDC, hàng hóa dùng cho quá trình BH, QLDN (4) - Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận BH, QLDN
(5) - Chi phí diện, nước, điện thoại, dịch vụ mua ngoài dùng ở bộ phận BH, QLDN
(6) - Trích trước chi phí sữa chữa TSCĐ ở bộ phận BH, QLDN
(7) - Phát sinh các khoản ghi giảm chi phí BH, QLDN
(8) - Kết chuyển chi phí BH, chi phí QLDN sang TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”