2. 2T tr nế toán ont ui vá đn ết qu in ont i nt
3.1.1 Những mt đạt được
i ng kế toán viên trẻ năng đ ng c tr nh đ chuyên môn nghiệp vụ, s dụng vi tính thành thạo làm việc có tinh thần trách nhiệm cao và luôn phối hợp với nhau đ công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng kế toán có mối quan hệ ch t ch với các b ph n và các phòng ban khác trong công ty nh m đảm bảo các dữ liệu ban đầu được c p nh t kịp thời, chính xác và đảm bảo sự luân chuy n chứng t theo đ ng chế đ .
Việc tổ chức b máy kế toán như hiện nay đảm bảo sự thống nhất đối với công tác kế toán, giúp cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình.
Công tác kế toán tại công ty được tiến hành đ c lâp, đầy đủ, đ ng chế đ kế toán và các quy định chung về kế toán.
Công ty s dụng PMKT Lạc Việt trên máy tính. c đi m phần mềm này là gọn nh và dễ s dụng. iều này giúp công tác kế toán tại công ty trở nên chuyên nghiệp, tiết giảm chi phí, hạn chế sai sót.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 87 Lớp : 10DKKT8
Tại phòng kế toán của công ty, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa giữa kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, m i nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về m t phần hành kế toán nhất định và tất cả đều chịu sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và t p trung của kế toán trưởng. đồng thời c ng c sự tách biệt hợp lý về các khoản mục phụ trách quản lý giữa các kế toán chi tiết.
Công ty là công ty con của T p đoàn Sojitz và ban l nh đạo công ty đa phần là người nước ngoài (Nh t Bản) nên công ty có hệ thống quản lý, ki m soát n i b tương đối ch t ch .
3.1.1.2 Về hình thức kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán nh t ký chung với ưu đi m: dễ hi u, dễ ghi chép, dễ áp dụng và phát hiện sai sót, phù hợp tình hình hoạt đ ng của công ty.
ây là h nh thức kế toán đơn giản, mẫu sổ dễ hi u, dễ ghi chép, thu n tiện cho việc phân công lao đ ng kế toán. Việc ghi chép dựa trên cơ sở các chứng t hợp pháp và đ được s p xếp khoa học nên số liệu trên sổ kế toán trùng khớp với số liệu trên chứng t .
Chứng t và sổ sách kế toán s dụng phù hợp bi u mẫu nhà nước quy định, trình tự luân chuy n hợp lý.
3.1.2 Những m t hạn chế 3.1.2.1 Về b máy kế toán
Tr nh đ của cán b , nhân viên trong phòng kế toán nh n chung khá cao nhưng hầu hết là những người còn trẻ chưa c nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp nên việc x lý số liệu còn ch m và có khi còn m c sai sót.
Dù công ty có nhiều chi nhánh: Hà N i, Cần Thơ, à Nẵng nhưng các chi nhánh hầu như chỉ quản lý vấn đề xuất nh p kho, chuy n hàng giao cho khách hàng khu vực phục trách, còn các vấn đề khác quyết định bán hàng, thông báo khi đến hạn thanh toán, đối chiếu công nợ hàng tháng, đều do phòng kế toán tại Trụ Sở chính của công ty phụ trách. T đ dẫn đến việc phòng kế toán tại Trụ sở chính của công ty phải giải quyết quá nhiều vấn đề, gây áp lực lên quản lý, tổ chức công tác kế toán trong khi b ph n kế toán tại các chi nhánh hoạt đ ng chưa đạt hi u quả.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 88 Lớp : 10DKKT8
Công ty không phân loại cụ th t ng loại sản ph m theo tài khoản, với m i tài khoản cấp 4 tương ứng là m t m t hàng của công ty. Thực tế tổng lợi nhu n kinh doanh cuối cùng không thay đổi nhưng s gây sự không chính xác về giá vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhu n của t ng m t hàng, t ng hoạt đ ng thương mại/dịch vụ ảnh hưởng đến thông tin cung cấp cho l nh đạo khi họ muốn biết m t hàng hay dịch vụ nào đ cụ th l , lời như thế nào trong kỳ.
Doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ được công ty đưa vào chung m t tài khoản 511. Việc ghi nh n cả hai nghiệp vụ vào tài khoản 511 s gây khó khăn cho việc quản lý cả 2 hoạt đ ng bán hàng và cung cấp dịch vụ. Cuối kỳ khi kết sổ, công ty không th xác định được hoạt đ ng nào đem lại lợi nhu n cao hơn, hay đang có xu hướng l .
3.1.2.3 Về việc nợ phải thu chiếm t trọng cao
Khách hàng còn nợ tiền nhiều, bị chiếm dụng vốn nên công ty phải đi vay. Các khoản vay ng n hạn của công ty khá lớn, điều này s ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính của công ty do phải trả m t khoản lãi định kỳ
3.1.2.4 Về l p dự phòng phải thu kh đ i
Thực tế hiện nay tại công ty nhiều khách hàng thường s dụng hình thức thanh toán là nợ và chấp nh n thanh toán, m t khác khách hàng của công ty thường ở các tỉnh khác có khoảng cách địa lý khá xa, nhiều trường hợp khách hàng vì m t lí do nào đ mà ch m ho c không có khả năng thanh toán. V thế đ đề phòng rủi ro không thu được tiền, công ty nên l p dự ph ng đối với các khoản nợ phải thu kh đ i vào cuối m i niên đ kế toán.
3.1.2.5 Về l p dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
ối với hàng hoá là sản ph m tiêu dùng,công ty không th tránh kh i những rủi ro có th xảy ra như: chất lượng hàng hoá giảm sút do tồn kho lâu ngày, ho c có th có những biến đ ng về chất lượng giá cả trên thị trường. Việc l p dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết nh m gi p Công ty b đ p các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đông thời c ng đ phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho .Thế nhưng, Công ty chưa l p dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
3.2 M t s đề xuất hoàn thi n n tá ế toán t i công ty
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 89 Lớp : 10DKKT8
Với kinh nghiệm còn ít của nhân viên phòng kế toán, công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình đ chuyên môn b ng nhiều cách như: h trợ cho nhân viên đi học thêm chuyên môn đ nâng cao trình đ ; nhân viên đi trước h trợ, chỉ dẫn cho các nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm; Như v y nhân viên có th áp dụng vào thực tiễn và tăng khả năng phối hợp giữa các nhân viên, công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
Sau khi xây dựng được các b máy kế toán đ c l p cho các chi nhánh, tiến hành thiết l p hệ thống mã tài khoản kế toán s dụng tại các chi nhánh đồng thời tái thiết l p hệ thống mã tài khoản kế toán s dụng tại Trụ sở chính của công ty đảm bảo hệ thống tài khoản kế toán đơn giản hơn (m tài kh a t 5-6 chữ số) nhưng vẫn hợp lý và hoạt đ ng hi u quả. Mở r ng quyền hạn và trách nhiệm của các phòng kế toán chi nhánh, giao cho chi nhánh
giải quyết các nghiệp vụ phát sinh trong khu vực phụ trách, tăng cường nhân sự, nguồn lực cho phòng kế toán tại chi nhánh.
Phân bố lại nhân sự giữa chi nhánh và Trụ sở chính đảm bảo chi nhánh hoạt đ ng hiệu quả và trong tầm ki m soát của phòng kế toán tại Trụ sở chính, đề ra các hạn mức trong các vấn đề cần giải quyết tại phòng kế toán chi nhánh, nếu vượt tầm quản lý của chi nhánh phải chuy n về phòng kế toán Trụ sở chính giải quyết. Ví dụ: giao việc quản lý nợ phải trả của các khách hàng trong m i khu vực cho phòng kế toán chi nhánh quản lý: đối chiếu công nợ và nh c nhở và thu nợ khi đến hạn thanh toán. ối với các khách hàng đ c biệt, có khoản phải thu vượt quá hạn mức quản lý của phòng kế toán chi nhánh thì do phòng kế toán tại Trụ sở chính tiếp nh n.
3.2.2 Về công tác kế toán xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Với m i m t hàng, công ty chia thành t ng tài khoản cấp 4, cụ th :
Với m t hàng sữa Anlene, công ty nên phân loại tài khoản là : 1561 : m t hàng sữa nlene
6321 : giá vốn hàng bán sữa nlene 51111 : doanh thu bán hàng sữa nlene
Hay đối với doanh thu, công ty nên phân tài khoản thành 5111 : doanh thu bán hàng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 90 Lớp : 10DKKT8
Việc phân chia chi tiết các tài khoản s giúp kế toán dễ quản lý hơn, t đ , công ty có th định hướng được trong kỳ tiếp theo s phát huy, phát tri n hoạt đ ng nào và hạn chế hoạt đ ng nào nh m gia tăng lợi nhu n.
3.2.3 Về việc nợ phải thu chiếm t trọng cao
ối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, Công ty nên đôn đốc khách hàng trả tiền, g i thông báo yêu cầu trả nợ trước 2 – 3 ngày đ nh c nhở khách hàng đến hạn trả tiền, phân công người trực tiếp đến g p khách hàng. Nếu khách hàng không trả đúng hạn thì công ty nên ra hạn trong m t thời hạn nhất định nhưng phải chịu m t mức lãi suất trong thời gian đ . Công ty s ng ng cung cấp hàng hóa nếu khách hàng thường xuyên không thanh toán đ ng hạn ho c nợ quá nhiều.
Công ty phải thường xuyên tìm hi u khách hàng đ n m ch t tình hình tài chính của họ, và trao đổi thông tin giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh đ quyết định xem có tiếp tục bán hàng cho khách hàng nữa hay không. iều này s giúp tránh nợ quá nhiều t phía khách hàng
3.2.4 Về l p dự phòng phải thu kh đ i :
Q y dự phòng có th giảm các thiệt hại xuống mức thấp nhất. M t khác, quỹ dự phòng còn tạo l p cho Công ty m t quỹ tiền tệ đ đủ sức kh c phục trước các thiệt hại có th xảy ra trong kinh doanh.
tôn trọng nguyên t c “th n trọng” trong kinh doanh, công ty nên l p dự phòng cho t ng khoản nợ có khả năng kh đ i.
Căn cứ đ ghi nh n là khoản nợ phải thu kh đ i:
Nợ phải thu đ quá hạn thanh toán t 2 năm trở lên, k t ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ ho c các cam kết nợ, công ty đ đ i nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.
Trong trường hợp đ c biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải th , phá sản, ho c có dấu hiệu khác như b trốn ho c đang bị các cơ quan pháp lu t giam giữ, xét x ... th c ng được ghi nh n là khoản nợ kh đ i.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 91 Lớp : 10DKKT8
Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện l p dự phòng về nợ phải thu kh đ i như đ trình bày ở trên, công ty phải l p dự phòng cho t ng khoản nợ phải thu kh đ i, dự kiến mức tổn thất có th xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ kh đ i.
Sau khi l p dự phòng cho t ng khoản nợ phải thu kh đ i, công ty tổng hợp toàn b khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ đ hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp.
Mức l p dự phòng các khoản nợ phải thu kh đ i tối đa không quá 20 tổng số dư nợ phải thu của công ty tại thời đi m 31 12 hàng năm và đảm bảo công ty không bị l . ối với các khoản nợ kh đ i sau khi xoá kh i bảng cân đối kế toán, kế toán vẫn phải
m t m t tiến hành mọi biện pháp đ i nợ, m t khác vẫn phải theo dõi ở tài khoản 004- “Nợ kh đ i đ x lý” trong thời gian 15 năm.
Các khoản dự phòng phải thu kh đ i được theo dõi trên tài khoản 139 “Dự phòng phải thu kh đ i”, tài khoản này d ng đ phản ánh việc l p dự phòng các khoản phải thu kh đ i ho c có khả năng không đ i được vào cuối niên đ kế toán.
Quá trình hạch toán như sau:
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không ch c ch n thu được (nợ phải thu kh đ i), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu kh đ i cần trích l p ảng tính trích l p dự ph ng phải thu kh đ i Tên khách hàng Tổng số nợ phải thu nợ phải thu kh đ i ước tính Mức trích l p dự ph ng phải thu kh đ i Tổng c ng
Nếu số dự phòng phải thu kh đ i cần trích l p năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu kh đ i đ trích l p ở cuối niên đ trước chưa s dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi:
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 92 Lớp : 10DKKT8
Nợ T 642: Chi phí quản l doanh nghiệp Có TK 139: ự ph ng phải thu kh đ i
Nếu số dự phòng phải thu kh đ i cần trích l p năm nay nh hơn số dư của khoản dự phòng phải thu kh đ i đ trích l p ở cuối niên đ trước chưa s dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nh p ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ T 139: ự ph ng phải thu kh đ i
C T 642: Chi phí quản l doanh nghiệp (chi tiết hoàn nh p dự ph ng phải thu kh đ i)
Các khoản nợ phải thu kh đ i khi xác định thực sự là không đ i được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu kh đ i phải theo chế đ kế toán hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu kh đ i, ghi:
Nợ T 139: ự ph ng phải thu kh đ i (nếu đ l p dự ph ng) Nợ T 642: CP quản l doanh nghiệp (nếu chưa l p dự ph ng)
C T 131: Phải thu của khách hàng C T 138: Phải thu khác
ồng thời ghi vào bên Nợ T 004 “Nợ kh đ i đ x l ”
ối với những khoản phải thu kh đ i đ được x lý xoá nợ, nếu sau đ lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đ thu hồi được, ghi:
Nợ T 111,112: Tiền m t, ti n g i ngân hàng C T 711: Thu nh p khác
ồng thời ghi vào bên C T 004 “Nợ kh đ i đ x l ” 3.2.5 Về phương pháp l p dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự ph ng được l p khi giá trị thuần có th thực hiện được của hàng tồn kho nh hơn giá gốc và được ghi nh n vào giá vốn hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi l p BCTC. Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có th thực hiện được của t ng hàng h a đ xác định khoản dự ph ng. Căn cứ vào bảng ki m kê, kế toán xác định mức l p dự phòng theo công thức sau:
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Ths Ngô Thị Mỹ Thúy
SVTH : Nguyễn Lê Tố Tâm 93 Lớp : 10DKKT8