9. Cấu trúc luận văn
2.2.1.Thực trạng công tác tổ chức hành chính
Bảng 2.3: Thực trạng công tác tổ chức hành chính STT Nội dung Mức độ thực hiện Tốt Khá Trung bình Yếu SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) 1 Tổ chức tiếp nhận SV vào học theo quy
định của Bộ GD&ĐT và nhà trường. Sắp xếp bố trí SV vào các lớp; chỉ định Ban cán sự 255 58.0 138 31.4 47 10.7 0 0.0
34 STT Nội dung Mức độ thực hiện Tốt Khá Trung bình Yếu SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) lớp lâm thời (lớp trưởng, lớp phó) trong thời gian đầu khóa học. Làm thẻ cho SV. 2 Tổ chức tiếp nhận SV vào ở nội trú. 11 2.5 59 13.4 174 39.5 196 44.5 3 Thống kê, tổng hợp dữ liệu, quản lý hồ sơ của SV. 59 13.4 114 25.9 197 44.8 70 15.9 4 Tổ chức phát bằng tốt nghiệp cho SV 108 24.5 194 44.1 135 30.7 3 0.7 5
Giải quyết các công việc hành chính khác có liên quan cho SV
122 27.7 213 48.4 63 14.3 42 9.5
Qua bảng khảo sát, ta thấy kết quả thực hiện công tác tổ chức hành chính của CTSV của Trường Đại học Khoa học và Công nghệ được phản ánh như sau:
- Tổ chức tiếp nhận SV vào học theo quy định của Bộ GD&ĐT và nhà trường; sắp xếp bố trí SV vào các lớp; chỉ định Ban cán sự lớp lâm thời (lớp trưởng, lớp phó) trong thời gian đầu khóa học. Làm thẻ cho SVnhà trường được đánh giá tốt, chiếm 255 phiếu (tỉ lệ là 58%; khá là 138 phiếu (tỉ lệ 31,4%); 47 phiếu cho việc tổ chức mức trung bình (tỉ lệ 10,7%), không có phiếu nào cho việc đánh giá yếu. Kết quả này cho thấy trong những năm qua nhà trường đã thực hiện khá tốt công tác tổ chức tiếp nhận SV vào học tập tại trường. Công tác sắp xếp bố trí SV vào các lớp và chỉ định ban cán sự lớp lâm thời trong thời gian đầu khoa học cũng đạt đươc hiệu quả khá tốt trong công tác tổ chức lớp học, làm cầu nối giữa nhà trường, giáo viên và SV. Công tác
35
cấp thẻ cho SV cũng được thực hiện tương đối tốt. Sau khi SV nhập học, nhà trường tiến hành thu thập dữ liệu và làm thẻ SV cho các lớp. Việc cấp thẻ SV kịp thời giúp SV được hưởng ưu đãi trong các dịch vụ dành cho SV như vé xe buyt, sim SV, thuê nhà trọ, dịch vụ internet, viễn thông…
- Công tác tổ chức tiếp nhận SV vào ở nội trú được đánh giá không cao với 11 phiếu đánh giá mức tốt, chỉ chiếm 2,5%, 59 phiếu đánh giá thực hiện mức khá (chiếm 13,4%) còn lại 174 phiếu đánh giá mức độ thực hiện mức trung bình (chiếm 39,5%) và 196 phiếu đánh giá mức độ thực hiện yếu (chiếm 44,5%). Kết quả này là do Trường Đại học Khoa học và Công nghệ Hà Nội chưa có ký túc xá riêng của trường dành cho SV. Hiện tại, nhà trường đang hợp đồng thuê một số căn hộ tại làng SV Hacinco tại Thanh Xuân, Hà Nội cho SV Việt Nam và quốc tế của trường. Nhà trường phối hợp với Ban quản lý làng SV trong việc làm thủ tục ở, thủ tục ra ký túc xá, các công tác QLSV, công tác an ninh, trật tự cho SV nội trú… tuy nhiên, địa điểm khá xa so với trường (cách 7km) nên đó là trở ngại không nhỏ đối với SV đang sống tại đây. Nếu trường Đại học Khoa học và Công nghệ Hà Nội có ký túc xá riêng của trường sẽ thuận lợi hơn rất nhiều cho việc QLSV nội trú. Việc đi lại của SV cũng dễ dàng hơn.
- Công tác thống kê, tổng hợp dữ liệu, quản lý hồ sơ của SV được đánh giá mức trung bình khá với 59 phiếu cho mức độ thực hiện tốt chiếm 13,4%, 114 phiếu cho mức độ thực hiện khá, chiếm 25,9%, mức độ thực hiện mức trung bình có 197 phiếu chiếm 44,8% và 15,9% tương đương 70 phiếu cho việc thực hiện mức yếu. Điều này là do nhà trường chưa có phần mềm quản lý hiệu quả. Các công tác thống kê, tổng hợp dữ liệu của trường hiện đang được thực hiện bằng phương pháp thống kê thông thường. Việc này thường gây khó khăn trong việc nhập và xuất dữ liệu SV. Việc thực hiện báo cáo thường mất nhiều thời gian và độ chính xác không đạt mức tuyệt đối. Nếu nhà trường có phần mềm quản lý hiệu quả, đồng bộ các lĩnh vực quản lý trong trường thì
36
việc quản lý nói chung hay công tác thống kê, tổng hợp dữ liệu và quản lý hồ sơ SV sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
- Công tác tổ chức phát bằng tốt nghiệp cho SV được đánh giá mức khá, số phiếu đánh giá tốt cho nội dung phát bằng tốt nghiệp là 108 phiếu tỉ lệ là 24,5%, khá là 194 phiếu tỉ lệ 44,1%, trung bình là 135 phiếu tỉ lệ là 30,7%, yếu là 3 phiếu tỉ lệ 0,7%. Công tác này được phòng CTSV và các phòng ban trong trường kết hợp thực hiện khá tốt.
- Công tác giải quyết các thủ tục hành chính cho SV được đánh giá tốt với số phiếu 122 chiếm tỉ lệ 27,7%; khá 213 chiếm tỉ lệ 48,4%; trung bình là 63 tỉ lệ 14,3%; yếu là 42 tỉ lệ 9,5%; công tác giải quyết các thủ tục hành chính cho SV tại trường đã dần đi vào ổn định với các thủ tục như xác nhận SV, xác nhận thủ tục vay vốn, giấy giới thiệu thực tập và các giấy tờ liên quan khác. Tuy nhiên, một số thủ tục như giải quyết các chế độ chính sách dành cho đối tượng hưởng ưu đãi giáo dục, các thủ tục thực tập tại nước ngoài cho SV, giải quyết và trả lời những thắc mắc của SV trong vấn đề học tập tại trường là những vấn đề còn gặp nhiều khó khăn. Một phần do nguyên nhân thiếu cán bộ làm CTSV, chưa có phần mềm QLSV, sự phân công công việc của cán bộ phòng CTSV chưa rõ ràng, một cán bộ phụ trách nhiều mảng công việc nên giải quyết các thủ tục chưa kịp thời.
Nhìn chung công tác tổ chức hành chính của CTSV có nhiều ưu điểm tuy trường mới chỉ thành lập được 4 năm. Tuy nhiên, những hạn chế về công tác tổ chức hành chính của CTSV cần phải được chú ý và cải thiện. Nhà trường cần có ký túc xá cho SV, phần mềm QLSV nói riêng và phần mềm quản lý các công tác của trường nói riêng cần phải được thiết lập cho phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của trường, cần có thêm cán bộ chuyên trách các mảng nói riêng của phòng CTSV.