K t l un ch ng 1
3.1.3 Hn ch các gian ln phát sinh trong quá trình ho tđ ng
Ho t đ ng ngày càng đ c m r ng v i s gia t ng nhanh chóng s l ng c a hàng, s l ng nhân viên c ng nh s ph c t p trong các đi u ki n kinh doanh khác nhau các vùng mi n. M t khác, h th ng KSNB ch a đ c hoàn ch nh, v ng m nh, v n còn nhi u đi m y u, nhi u áp l c d d n đ n các gian l n làm t n
th t tài chính, hình nh c a BigC Vi t Nam. Vì v y yêu c u h n ch gian l n là m t yêu c u b c thi t khi hoàn thi nh th ng KSNB c a BigC Vi t Nam.
3.2 Hoàn thi n h th ng KSNB t i BigC Vi t Nam 3.2.1 Hoàn thi n môi tr ng ki m soát
Môi tr ng ki m soát là y ut n n c a h th ng KSNB t im t doanh nghi p, vì v y mu n hoàn thi n m t h th ng KSNB v ng ch c đòi h i ph i b t đ u hoàn thi n t các y u t c a môi tr ng ki m soát. Gi i pháp h u hi u nh t c n đ c
làm ngay là:
T ch c các khóa đào t o cho t t c nhân viên v n i dung, ý ngh a c a các quy đ nh trong cam k t đ o đ c ngh nghi p c a BigC Vi t Nam, t đó nâng cao ý th c, trách nhi m làm vi c, tuân th các quy đ nh đ o đ c ngh nghi p c a toàn th nhân viên BigC. Các ho t đ ng đào t o này c ng ph i đ c t ch c đ nh k đ đ m b o các nhân viên m i đ c ph bi n, hi u rõ n i dung trong các quy đ nh đ o đ c ngh nghi p tr c khi b t đ u công vi c t i BigC Vi t Nam.
Xem xét xây d ng các quy t c đ o đ c ngh nghi p riêng đ i v i m t s b ph n có m c đ nh y c m v i thông tin T p đoàn nh b ph n KSNB, b ph n Marketing, b ph n PR, b ph n v sinh an toàn th c ph m hay b ph n IT; trong đó, y u t bí m t trong vi c s d ng thông tin, cung c p thông tin cho các đ i t ng bên ngoài ph i đ c nh n m nh.
Tri n khai hoàn ch nh b ng mô t công vi c cho t ng v trí ch c danh c th t i BigC Vi t Nam, trong b ng mô t công vi c này c n quy đ nh rõ ràng trách nhi m,
quy n h n công vi c đ c phân công, gi i h n và ph m vi làm vi c đ c bi t đ i v i các b ph n thu c v n phòng chính và b ph n t ng ng t i c a hàng (nh b ph n d ch v khách hàng v n phòng chính và d ch v khách hàng c a hàng; IT c a hàng và IT trung tâm; v sinh an toàn th c ph m c a hàng và v sinh an toàn th c ph m v n phòng chính…). M t khác, t t c các ch c danh ph i đ c đính kèm các yêu c u v trình đ chuyên môn, ki n th c, kinh nghi m và k n ng c n thi t ph c v cho yêu c u công vi c đòi h i.
Xem xét đi u ch nh các ho t đ ng luân chuy n n i b nhân viên, b ph n nhân s ph i đóng vai trò là trung gian đ đ a ra các so sánh, đánh giá gi a trình đ , k n ng hi n có c a nhân viên v i yêu c u đòi h i t i b ph n m i, xem xét l i toàn b h s công vi c c a nhân viên thuyên chuy n n i b c ng nh yêu c u t t c các giám đ c b ph n nh n chuy n đ n ph i t ch c xét tuy n nhân viên thuyên chuy n n i b nh các nhân viên tuy n d ng m i, đ m b o nhân viên thuyên chuy n n i b đáp ng đ c yêu c u công vi c trong v trí m i.
Xem xét l i c c u t ch c c a toàn T p đoàn, c c u t ch c hi n t i nh n m nh đ n cách t ch c theo ngành d c, các b ph n qu n lý ngành d c l i đ t t i v n phòng chính trong khi h th ng các c a hàng l i n m r i rác trên toàn qu c, Giám đ c c a hàng là ng i qu n lý c a hàng nh ng không có quy n quy t đ nh gi i quy t các s v liên quan đ n các b ph n nh đ t hàng, thu ngân, qu trung tâm, IT c a hàng, v sinh an toàn th c ph m c a hàng hay k thu t c a hàng. Chính cách t ch c này d n đ n ch m ch p trong cách x lý các tình hu ng phát sinh t i c a hàng, nhân viên t i các c a hàng khó kh n trong vi c ph i h p làm vi c l n nhau. Vì v y, b ph n nhân s và Ban giám đ c c n t ch c l i c c u t ch c trên toàn T p đoàn, c c u ngành d c v n có th đ c duy trì nh ng các b ph n v n phòng chính đóng vai trò h tr , giúp đ và giám sát ho t đ ng cho các c a hàng, trách nhi m qu n lý c a hàng m t cách toàn di n đ c giao cho các Giám đ c c a
hàng.
B ph n T ch c c n th c hi n rà soát l i toàn b h th ng các quy trình hi n t i c a BigC Vi t Nam,phân tích r i ro cho t ng quy trình c th , k t h p v i thay đ i v m t nhân s trong c c u t ch c m i, t đó c p nh t ho c xây d ng m i các quy trình làm vi c; c n th c hi n l n l t cho t t c các b ph n, t t c các khâu nghi p v c a các b ph n, trong đó u tiên cho nh ng quy trình nh h ng nhi u t i công vi c h ng ngày c a các c a hàng nh đ t hàng, nh n hàng, chuy n giao, h y hàng, thu ngân… ng th i, hình th c th hi n c a các quy trình c ng c n đ m b o y u t d hi u đ i v i m i đ i t ng s d ng, c n đính kèm các l u đ ho c s đ mô t quy trình giúp nhân viên có th tra c u nhanh cách làm vi c.
đ m b o n ng l c nhân viên, đúng ng i đúng vi c, thì y u t nhân s đ u vào c n đ c ki m soát ch t ch thông qua quy trình tuy n d ng, c n xây d ng m t quy trình tuy n d ng th ng nh t cho t t c các b ph n t i BigC Vi t Nam, cách th c tuy n d ng đ m b o ki m tra đ c c ki n th c chuyên môn, k n ng công vi c l n kinh nghi m làm vi c c a ng viên; m t khác trong quá trình tuy n d ng, b ph n nhân s c n tr c ti p ph ng v n ho c ti p xúc v i ng viên đ cùng v i các giám đ c b ph n đ a ra các quy t đ nh tuy n d ng ng viên phù h p nh t. Chính sách tuy n d ng c n nh t quán cho m i tr ng h p, không phân bi t đ i v i các tr ng h p thuyên chuy n n i b gi a các b ph n. ng th i, đ khuy n khích
đ ng viên tinh th n làm vi c c a nhân viên thì chính sách khen th ng c n chú tr ng nhi u h n đ n vi c đ nh h ng phát tri n cho nhân viên thay vì ch s d ng cho m c đích đánh giá các kho n ti n th ng cu i n m nh hi n nay, các k t qu đánh giá nhân viên c n đ c các giám đ c b ph n trao đ i tr c ti p v i nhân viên, nh n xét các đi m y u, đi m m nh đ t đó đ nh h ng phát tri n cho nhân viên, giúp nhân viên kh c ph c các đi m y u và phát huy các đi m m nh, nâng cao tính hi u qu trong công vi c c a nhân viên.
3.2.2 Hoàn thi n thi t l p m c tiêu
đ m b o toàn th nhân viên BigC đ u n m b t đ c m c tiêu chung c a T p đoàn, t đó ý th c h n vai trò trách nhi m c a mình trong vi c th c hi n các chi n l c c a ban Giám đ c nh m đ t đ c các m c tiêu này, Ban giám đ c BigC Vi t Nam c n ban hành v n b n thông tin đ n toàn th nhân viên các m c tiêu chung c a toàn T p đoàn vào đ u m i n m tài chính. M t khác, các m c tiêu chung này c n ph i đ c c th hóa thành các m c tiêu riêng cho t t c các b ph n thay vì m t s b ph n nh hi n nay, m t s các b ph n nh Marketing c n chuy n thành các m c tiêu tri n khai bao nhiêu ch ng trình Marketing h ng n m và hi u qu đ c th hi n c th b ng m c đ t ng doanh s , m c đ thu hút khách hàng, s l ng
khách hàng thân thi t, gi hàng bình quân cho t ng ch ng trình nh th nào; ho c đ i v i b ph n v sinh an toàn th c ph m thì m c tiêu chung c n đ c chuy n thành m c tiêu riêng đ c th hi n d i d ng s l ng các s n ph m m i đ m b o
v sinh an toàn h ng n m t i h th ng các c a hàng BigC là bao nhiêu, doanh s t ng ng v i các s n ph m này, đ ng th i h n ch s l ng s n ph m ph i thu h i ho c g bán t i các siêu th …V i các m c tiêu chung và m c tiêu c th này s giúp m i nhân viên nh n th c đ c vai trò c a mình trong ho t đ ng chung c a T p đoàn.
3.2.3 Hoàn thi n đánh giá r i ro
hoàn thi n ho t đ ng đánh giá r i ro t i BigC Vi t Nam, c n thi t tr c m t c n thi t l p b ph n qu n tr r i ro ho c giao trách nhi m qu n tr r i ro cho b ph n Ki m toán n i b ph trách. Trong khuôn kh đ xu t các gi i pháp này, tác gi xin đ c đ xu t s l c xây d ng mô hình ho t đ ng c a b ph n qu n tr r i ro, ph ng pháp làm vi c và ho t đ ng c a b ph n qu n tr r i ro này.
Theo COSO 2004, đánh giá r i ro đ c chia thành các y u t : nh n d ng s ki n, phân tích r i ro và đ i phó r i ro. Các y u t này c n đ c th c hi n theo m t quy trình ph i h p ch t ch . i v i BigC Vi t Nam, đánh giá r i ro tr thành m t khâu quan tr ng và là yêu c u b c thi t hi n nay khi mà ho t đ ng c a T p đoàn ngày càng đ c m r ng, đa d ng, ph c t p h n. Gi i pháp quan tr ng nh t là ban Giám đ c c n xem xét thành l p m t b ph n qu n tr r i ro cho toàn BigC Vi t Nam ho c giao nhi m v qu n tr r i ro cho b ph n KSNB hi n t i. B ph n này s ch u trách nhi m t ng h p các s ki n ti m tàng r i ro t các b ph n thu c v n phòng chính, c a hàng BigC trên toàn qu c, c ng nh các r i ro phát sinh t nh ng thay đ i v lu t pháp, môi tr ng kinh doanh, các quy đ nh qu n lý m i c a c quan nhà n c…T t c s ki n r i ro ti m tàng này s đ c phân tích m c đ thi t h i và kh n ng x y ra đ t đó đ a ra các đánh giá v m c đ r i ro đ i v i m i s ki n. Và cu i cùng là tìm ki m các ph ng án đ i phó r i ro, cân nh c đ n các v n đ chi phí th c hi n, đ xu t v i ban Giám đ c đ ti n hành. i v i các ph ng án đ c ch p nh n, b ph n này c ng ph i ch u trách nhi m theo dõi quá trình tri n khai th c hi n trong th c t , ch n ch nh ngay n u có các sai l ch so v i m c tiêu đ t ra ban đ u.C th cách th c tri n khai đ i v i gi i pháp chung này nh sau:
3.2.3.1 Hoàn thi n nh nd ng s ki n:
ây là b c khó kh n nh ttrong quá trình ho t đ ng c a b ph n qu n tr r i ro b i vì h u nh các b ph n ch a ý th c đ n vi c thông báo các s ki n r i ro hay
các sai sót c a b ph n mình cho m t b ph n khác. Do đó, tr c m t c n t ch c ph bi n ý ngh a ho t đ ng c a b ph n qu n tr r i ro đ i v i t t c các giám đ c b ph n thu c v n phòng chính, giám đ c c a hàng, c n đ nh hình m c đích ho t đ ng c a b ph n là h tr ban Giám đ c th c hi n thu th p, phân tích, đánh giá r i ro, không đóng vai trò đánh giá hay nh n xét ch t l ng công vi c c a các b ph n khác liên quan, đ ng th inâng cao nh n th c c a các giám đ c v ý ngh a c a vi c qu n tr r i ro doanh nghi p. M tkhác, đ thu th p h t t t c các s ki n r i ro ti m tàng t các b ph n c ng nh t môi tr ng bên ngoài tác đ ng, b ph n qu n tr r i ro c n phân chia thành các l nh v c ph trách nh : qu n lý các s ki n t b ph n k toán tài chính các c a hàng, ki msoát k toán; qu n lý các s ki n t trung tâm thu mua, b ph n Marketing & PR, v sinh an toàn th c ph m; qu n lý các s ki n t b ph n IT, chu i cung ng, Logistics; qu n lý các s ki n t các c a hàng
BigC. Cách th c thu th p các s ki n r i ro ti m tàng có th đ c th c hi n d i d ng tìm hi u các khó kh n, các v n đ v ng m c hi n t i ch a đ c gi i quy t c a các b ph n theo các d ng báo cáo nhanh. Ngoài ra, các s ki n r i ro ti m tàng c ng có th đ c thu th p thông qua các báo cáo ki m toán n i b .
3.2.3.2 Hoàn thi n phân tích r i ro:
Sau khi ti n hành nh n d ng s ki n r i ro ti m tàng, b ph n s th c hi n các th t c phân tích r i ro thông qua các b c nh sau:
• L c s ki n đ u tiên phân tích r i ro tr c
• Th c hi n phân tích r i ro v i nh ng s ki nđã đ c ch t l c
• Hoàn thi n k t qu phân tích r i ro
T t c các s ki n ti m tàng đ c thu th p ph i đ c li t kê và xem xét k l ng b i giám đ c b ph n qu n tr r i ro, ch y u d a vào các xét đoán c ng nh kinh nghi m làm vi c c a các nhân viên, giám đ c b ph n đ l a ch n các s ki n r i ro ti m tàng theo th t u tiên đ c phân tích tr c. c bi t, u tiên cho các r i
ro có m c đ nh h ng xét đoán trên toàn h th ng và các r i ro có th nh h ng tr c ti p ngay đ n ho t đ ng kinh doanh c a các c a hàng; đ i v i các r i ro ch phát sinh mang tính c c b có th đ c phân tích sau.
B c ti p theo s th c hi n phân tích r i ro v i nh ng s ki n đã đ c ch t l c. M i m t s ki n ti m tàng r i ro có th có nhi u lo i r i ro khác nhau t s ki nnày, vì v y phân tích r i ro ph i đ c th c hi n cho t t c các r i ro liên quan đ n s ki n này, t đó đ a ra m t b c tranh t ng quát v r i ro chung c a s ki n này. Tr c khi th c hi n phân tích r i ro, c n đ a ra m c t n th t l n nh t có th ch p nh n đ c đ i v i T p đoàn, ngh a là các s ki n làm phát sinh m c đ r i ro t m c này tr lên đ u đ c coi là m c đ r i ro cao. M c đ t n th t l n nh t có