K t l un ch ng 1
2.2.3 ánh giá h th ng KSNB ti BigCVi tNam
K t qu kh o sát cho th yh th ng KSNB t i BigC Vi t Nam có m t s các u đi m nh t đ nh nh :
+ Th nh t, Ban giám đ c BigC Vi t Nam đã xây d ng t t v n hóa công ty, chú tr ng đ n y u t trung th c và các giá tr đ o đ c thông qua b cam k t v đ o đ c ngh nghi p chung cho toàn th nhân viên BigC Vi t Nam và b cam k t ngh nghi p riêng cho m t s b ph n đ c thù, có tính nh y c m cao v i gian l n.
+ Th hai, Ban giám đ c BigC Vi t Nam th ng xuyên t ch c các cu c h p đ nh k đ theo dõi các ho t đ ng c a T p đoàn, tình hình th c hi n các m c tiêu chung, ti n đ th c hi n m c tiêu chung, t đó đ a ra các ph ng án phát tri n, ph ng án hành đ ng h p lý.
+ Th ba, Ban giám đ c BigC Vi t Nam đã có nh ng thái đ r t đúng đ n trong vi c áp d ng các nguyên t c, chu n m c k toán, không th c hi n các hành vi
gian l n, gi m o h s ch ng t , s sách; đã th c hi n t t vi c nghiên c u các r i ro và trao đ i v i c p d i đ đ ra các ph ng án gi i quy t.
+ Th t , đã th c hi n t t vi c phân chia quy n h n, trách nhi m đ c bi t cho các b ph n v n phòng chính BigC Vi t Nam. Trên ph ng di n phê duy t chi phí, vi c y quy n duy t chi và phê duy t chi phí phát sinh đã đ c th c hi n t t trên toàn BigC Vi t Nam.
+ Th n m, BigC Vi t Nam đã xây d ng m t chính sách nhân s t t, các chính sách tuy n d ng, chính sách khen th ng, đào tào…đ c th c hi n khá t t trên th c t . c bi t ghi nh n u đi m các chính sách đào t o c a BigC, t t c nhân viên đ u đ c đào t o v v n hóa công ty, k n ng s d ng các ph n m m c a BigC, các k n ng ph c v cho ho t đ ng bán hàng; ngoài ra ho t đ ng đào t o còn ghi nh n các c h i đào t o ch ng trình tài n ng liên k t v i t p đoàn Casino h ng n m hay các ch ng trình đ o t o MBA cho các giám đ c tr ti m n ng.
+ Th sáu, các ho t đ ng đánh giá r i ro, đ i phó r i ro ban đ u đã đ c quan tâm nhi u h n, m t s b ph n đã chú tr ng đ n vi c phân tích các r i ro c b n nh b ph n tài chính, ki m soát k toán, KSNB.
+ Th báy, các nhà qu n lý c p cao đã th c hi n t t vi c ki m soát ngân sách n m, ki m soát vi c th c hi n ngân sách n m c a các b ph n, c a hàng.
+ Th tám, h th ng IT đ c phân quy n, qu n lý s d ng ch t ch , đ c bi t chú tr ng đ n y u t b o m t thông tin.
+ Th chín, BigC Vi t Nam đã th c hi n t t vi c ki m soát v t ch t thông qua quy trình ki m kê đ nh k , b o d ng b o trì tài s n ch t ch .
Các đi m tích c c trên trong h th ng KSNB có đ c là do BigC là th ng hi u toàn c u c a m t t p đoàn đa qu c gia, vì v y h th ng KSNB c a BigC Vi t Nam đ c k th a nh ng tiêu chu n t h th ng KSNB chung c a t p đoàn Casino nh các tiêu chu n v đ o đ c ngh nghi p, các tiêu chu n v h th ng báo cáo tài chính cho t p đoàn, tiêu chu n v h th ng IT, v n hóa doanh nghi p, các y u t v d ch v khách hàng…. M t khác, Ban giám đ c có ý th c xây d ng m t môi tr ng làm vi c trong s ch, lành m nh và minh b ch; chú ý đ n v n đ xây d ng m t đ i ng nhân viên gi i, chú tr ng đ n công tác đào t o ngu n nhân l c;
Bên c nh nh ng u đi m k trên, h th ng KSNB c a BigC v n còn ch a đ ng nhi u nh c đi m, nh ng nh c đi m này t o c h i cho các gian l n, sai sót x y
+ Th nh t, m t s b ph n d phát sinh gian l n, sai sót nh ng ch a có các quy đ nh v đ o đ c ngh nghi p đ đ m b o y u t trung th c trong công vi c nh b ph n v sinh an toàn th c ph m, b ph n IT, b ph n d án phát tri n.
+ Th hai, ch a xây d ng đ c b ng mô t công vi c cho t t c các v trí nhân viên c a BigC Vi t Nam, và v n còn tình tr ng các nhân viên làm vi c không đáp ng đ c chuyên môn, k n ng công vi c, không phù h p v i yêu c u v trình đ chuyên môn đ c đ t ra.
+ Th ba, ch a xây d ng Ban Ki m soát mà ch duy trì ho t đ ng c a b ph n KTNB trong khi b ph n KTNB tr c thu c s qu n lý c a CFO nên trong quá trình ho t đ ng, y u t đ c l p, khách quan không đ c đ m b o tuy t đ i, v n có nh ng v n đ khôngđ c ph n ánh m t cách trung th c nh t, h p lý nh t.
+ Th t , c c u t ch c hi n t i c a BigC Vi t Nam đang t o ra s ch ng chéo trong ho t đ ng, nhân viên ch u s qu n lý b i nhi u giám đ c khác nhau d n đ n tình tr ng mâu thu n v m t l i ích, cách th c đi u hành công vi c c a t ng giám đ c, làm h n ch tính h u hi u c a các th t c ki m soát.
+ Th n m, trách nhi m và quy n h n c a nhân viên các c a hàng ch a đ c phân chia rõ ràng, c th , v n có s ch ng chéo không rành m ch trong trách nhi m gi a nhân viên c a hàng v i nhân viên c a b ph n liên quan tr c ti p t i v n
phòng chính. Nhi u b ph n, nhi u ho t đ ng ch a có quy trình h ng d n c th , ch y u ho t đ ng d a vào các quy đ nh n i b c a b ph n ho c là theo các cách làm ch quan c a nhân viên th c hi n.
+ Th sáu, liên quan đ n chính sách nhân s : ho t đ ng thuyên chuy n n i b nhân viên còn nhi u b t c p, trình đ nhân viên không đ c đ m b o d n đ n tình tr ng không đúng ng i đúng vi c. M t khác, quá trình đánh giá nhân viên đ c th c hi n ch t ch nh ng k t qu đánh giá ch đ c s d ng cho m c đích tính toán các kho n ti n th ng h ng n m, ch a s d ng đ trao đ i v i nhân viên, kh c ph c các nh c đi m, phát huy các u đi m. Bên c nh đó, c ng ghi nh n r ng quy trình tuy n d ng BigC Vi t Nam là ch a đ ng nh t, ch a đ c chu n hóa gi a
các b ph n khác nhau, d n đ n m i b ph n có m t cách tuy n d ng, ph ng pháp tuy n d ng khác nhau.
+ Th b y, các m c tiêu chung c a T p đoàn không đ c ph bi n đ n toàn th nhân viên, ch y u các nhân viên làm vi c d a vào các m c tiêu riêng cho b ph n, c a hàng mình.
+ Th tám, v n còn x y ra tình tr ng kiêm nhi m gi a các ch c n ng nghi p v và ghi chép k toán, xét duy t và s d ng d ch v , t o c h i cho các gian l n di n ra.
+ Th tám, ch a xây d ng m t b ph n riêng bi t ch u trách nhi m thu th p các s ki n r i ro ti m tàng, đánh giá r i ro, phân tích r i ro và đ xu t các ph ng án đ i phó r i ro.
+ Th chín, ch ng t ch a đ c ki m tra tính h p lý, phê duy t quy n h n và trách nhi m liên quan m t cách ch t ch ; đ ng th i các báo cáo t h th ng ph n m m v n ch a có tính chính xác cao, ch a đáp ng đ c m c tiêu đ t ra c ng nh ch a t o đ c s linh đ ng, d hi u đ i v i ng i s d ng. M t khác, ch a xây d ng đ c các quy trình luân chuy n ch ng t gi a các b ph n, phòng ban, gi a c a hàng v i b ph n thu c v n phòng chính…
+ Th m i, các h th ng ph n m m luôn th c hi n quá trình chuy n giao d li u h ng ngày nh ng ch a có b ph n, nhân viên nào ch u trách nhi m ki m tra đ i chi u d li u gi a các h th ng v i nhau đ đ m b o tính chính xác trong d li u đ c chuy n giao.
+ Th m i m t, thông tin truy n thông ch a đ c thông su t t lãnh đ o đ n
nhân viên và ng c l i, v n còn tình tr ng gi u gi m thông tin, các thông tin không đ c công khai minh b ch gi a lãnh đ o và nhân viên.
+ Th m i hai, ho t đ ng c a b ph n KTNB ch a hi u qu , ch a t o ra nhi u giá tr gia t ng cho t p đoàn, ch y u ch t p trung vào các đánh giá tuân th quy trình nh ng c ng ch a toàn di n, các báo cáo KTNB còn mang n ng tính hình th c, ch a chú tr ng đ n vi c phân tích các gi i pháp kh c ph c các phát hi n ki m
toán và c ng ch a theo dõi vi c th c hi n các khuy n ngh ki m toán m t cách ch t ch .
Nguyên nhân chính c a các đi m y u này đ n t các y u t khách quan nh môi tr ng kinh doanh bán l v i s c nh tr nh kh c li t, áp l c v m t th ph n bán l đã đ y nhanh vi c xây d ng các c a hàng m i trong khi h th ng KSNB ch a đ m nh đ đáp ng đ c s m r ng này; ho c các y u t ch quan đ n t n ng l c nhân viên, thái đ làm vi c,k n ng làm vi c, và thái đ qu n lý c a các giám đ c b ph n, ph n l n nhân viên ch a ý th c đ c ý ngh a c a vi c xây d ng m t h th ng KSNB v ng m nh đ i v i s phát tri n c a T p đoàn.
K t lu n ch ng 2
Nhìn chung, k t qu phân tích h th ng KSNB t i BigC Vi t Nam theo các y u t c a COSO 2004 cho th y ban Giám đ c BigC Vi t Nam đã th c hi n khá t t nhi u y u t quan tr ng trong vi c xây d ng h th ng KSNB nh xây d ng môi tr ng ki m soát, các th t c ki m soát IT hay ki m soát v t ch t, chính sách nhân
s …Bên c nh đó c ng còn nhi u y u t ch a đ c hoàn thi n hay đang trong quá trình hoàn thi n t i BigC Vi t Nam nh các v n đ đánh giá r i ro, các ho t đ ng giám sát và m t s th t c ki m soát…
CH NG 3
HOÀN THI N H TH NG KSNB T I BIGC VI T NAM 3.1 Các quan đi m hoàn thi n
D a vào các k t qu kh o sát, phân tích h th ng KSNB ch ng 2, các gi i pháp đ c đ a ra theo 3 quan đi m: nâng cao tính h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng kinh doanh, ki m soát vi c tuân th các quy trình hi n hành và h n ch các
gian l n phát sinh trong quá trình ho t đ ng c a BigC Vi t Nam.
3.1.1 Nâng cao tính h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng
Nâng cao tính h u hi u trong ho t đ ng kinh doanh c a BigC ngh a là giúp T p đoàn đ t đ c các m c tiêu chung c a mình nh các m c tiêu v doanh s , m c tiêu v l i nhu n, m c tiêu v th ph n. Tính h u hi u s là chìa khóa cho s t n t i c a BigC, nh ng c ng c n xem xét đ n y u t hi u qu trong ho t đ ng kinh doanh, tính hi u qu đ c th hi n m i quan h gi a l i ích và chi phí b ra, k t qu thu đ c ph i l n h n chi phí b ra đ có k t qu đó thì hi u qu l i nhu n đem v m i đ c đ m b o tr n v n.
3.1.2 Ki m soát vi c tuân th các quy trình hi n hành
Các quy trình hi n hành đóng vai trò quan tr ng trong quá trình v n hành c a BigC Vi t Nam, hi n nay ch y u các quy trình ph c v cho vi c v n hành ho t đ ng c a các c a hàng BigC, thi t l p m i liên h gi a c a hàng v i các b ph n thu c v n phòng chính theo h ng các b ph n này h tr ho t đ ng c a các c a hàng. V i s l ng các c a hàng ngày càng t ng thì vi c ki m soát tính tuân th các quy trình là yêu c u b t bu c khi xây d ng h th ng KSNB t i BigC Vi t Nam.
3.1.3 H n ch các gian l n phát sinh trong quá trình ho t đ ng.
Ho t đ ng ngày càng đ c m r ng v i s gia t ng nhanh chóng s l ng c a hàng, s l ng nhân viên c ng nh s ph c t p trong các đi u ki n kinh doanh khác nhau các vùng mi n. M t khác, h th ng KSNB ch a đ c hoàn ch nh, v ng m nh, v n còn nhi u đi m y u, nhi u áp l c d d n đ n các gian l n làm t n
th t tài chính, hình nh c a BigC Vi t Nam. Vì v y yêu c u h n ch gian l n là m t yêu c u b c thi t khi hoàn thi nh th ng KSNB c a BigC Vi t Nam.
3.2 Hoàn thi n h th ng KSNB t i BigC Vi t Nam 3.2.1 Hoàn thi n môi tr ng ki m soát
Môi tr ng ki m soát là y ut n n c a h th ng KSNB t im t doanh nghi p, vì v y mu n hoàn thi n m t h th ng KSNB v ng ch c đòi h i ph i b t đ u hoàn thi n t các y u t c a môi tr ng ki m soát. Gi i pháp h u hi u nh t c n đ c
làm ngay là:
T ch c các khóa đào t o cho t t c nhân viên v n i dung, ý ngh a c a các quy đ nh trong cam k t đ o đ c ngh nghi p c a BigC Vi t Nam, t đó nâng cao ý th c, trách nhi m làm vi c, tuân th các quy đ nh đ o đ c ngh nghi p c a toàn th nhân viên BigC. Các ho t đ ng đào t o này c ng ph i đ c t ch c đ nh k đ đ m b o các nhân viên m i đ c ph bi n, hi u rõ n i dung trong các quy đ nh đ o đ c ngh nghi p tr c khi b t đ u công vi c t i BigC Vi t Nam.
Xem xét xây d ng các quy t c đ o đ c ngh nghi p riêng đ i v i m t s b ph n có m c đ nh y c m v i thông tin T p đoàn nh b ph n KSNB, b ph n Marketing, b ph n PR, b ph n v sinh an toàn th c ph m hay b ph n IT; trong đó, y u t bí m t trong vi c s d ng thông tin, cung c p thông tin cho các đ i t ng bên ngoài ph i đ c nh n m nh.
Tri n khai hoàn ch nh b ng mô t công vi c cho t ng v trí ch c danh c th t i BigC Vi t Nam, trong b ng mô t công vi c này c n quy đ nh rõ ràng trách nhi m,
quy n h n công vi c đ c phân công, gi i h n và ph m vi làm vi c đ c bi t đ i v i các b ph n thu c v n phòng chính và b ph n t ng ng t i c a hàng (nh b ph n d ch v khách hàng v n phòng chính và d ch v khách hàng c a hàng; IT c a hàng và IT trung tâm; v sinh an toàn th c ph m c a hàng và v sinh an toàn th c