th c hi n các trách nhi m c a mình, m i cá nhân trong doanh nghi p đ ph i có các thông tin c n thi t, vì v y các thông tin này ph i đ c xác đ nh, thu th p và truy n đ t t i các cá nhân, b ph n có liên quan m t cách k p th i và thích h p. Thông qua h th ng thông tin c a doanh nghi p, các thông tin đ c truy n đ t t i t t c các nhân viên nh ng v n đ quan tr ng nh t là các thông tin đ c cung c p ph i phù h p v i nhu c u c a t ng cá nhân và có ch t l ng. Ch t l ng c a m t thông tin ph i đ m b o th a mãn đ ng th i các y u t : thích h p, k p th i, c p nh t và chính xác. M t h th ng thông tin t t c n có các đ c đi m:
• H tr cho chi n l c kinh doanh
• Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh
• Ph i h p v i h th ng thông tin m i và c
Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t t i các bên có liên quan c trong l n ngoài doanh nghi p. Truy n thông ph i đ m b o truy n đ t đ c vai trò và trách nhi m c a các cá nhân đ i v i KSNB thông qua các kênh trao đ i thông tin nh : t c p trên xu ng c p d i, t c p d i ph n h i lên c p trên, gi a các nhân viên, gi a các phòng ban v i nhau…Ngoài ra, truy n thông c ng đòi h i ph i có s trao đ i thông tin h u hi u gi a doanh nghi p v i các đ i t ng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung c p, c quan qu n lý…