M CL C
1.3.8. Giám sát
Giám sát là quá trình mà ng i qu n lý đánh giá ch t l ng c a ho t đ ng
ki m soát. i u quan tr ng trong giám sát là ph i xác đ nh KSNB có v n hành đúng nh thi t k không và có c n thi t ph i s a đ i chúng cho phù h p v i t ng giai đo n không. đ t đ c k t qu , c n ph i th c hi n nh ng ho t đ ng giám sát th ng xuyên ho c đ nh k .
- Giám sát th ng xuyên: Thông qua vi c thu th p thông tin trong n i b và bên ngoài; đ i chi u s li u th c t và s sách,.. ho c xem xét các báo cáo ho t đ ng đ phát hi n các bi n đ ng b t th ng.
- Giám sát đ nh k : Th c hi n thông qua các cu c ki m tra đ nh k c a đ n v ki m toán đ c l p ho cđ n v ki m toán n i b .
M c tiêu chính c a vi c giám sát là nh m đ m b o cho h th ng ki m soát
n i b luôn ho t đ ng h u hi u, do v y c n giám sát t t c các ho t đ ng trong đ n v. Thông th ng h th ng ki m soát n i b s đ c thi t k đ giám sát chính nó m t cách th ng xuyên. N u ho t đ ng giám sát th ng xuyên càng h u hi u thì giám sát đ nh k s gi m đi. Thông th ng, c n k t h p c giám sát th ng xuyên và giám sát đ nh k m i đ m b o tính h u hi u c a h th ng kiêm soát n i b .
1.4. ánh giá h th ng ki m soát n i b :
đáp ng yêu c u qu n lý c ng nh đ m b o trong hi u qu ho t đ ng các đ n v và t ch c c n xây d ng và không ng ng c ng c h th ng KSNB v i b n y u t chính: môi tr ng ki m soát, h th ng k toán, các th t c ki m soát và h
th ng ki m toán n i b .
1.4.1 Môi tr ng ki m soát:
Môi tr ng ki m soát là nh ng nh n th c, quan đi m, s quan tâm và ho t đ ng c a thành viên H i đ ng qu n tr , Ban Giám đ c đ i v i h th ng ki m soát n i b và vai trò c a h th ng ki m soát n i b trong đ n v .
Môi tr ng ki m soát bao g m toàn b các nhân t bên trong đ n v và bên ngoài đ n v có tính môi tr ng tác đ ng đ n vi c thi t k , ho t đ ng và x lý d li u c a các lo i hình KSNB.
- Các nhân t bên trong môi tr ng ki m soát bao g m: c thù v qu n lý,
c c u t ch c, chính sách nhân s , công tác k ho ch, và y ban ki m soát.
- Các nhân t bên ngoài môi tr ng ki m soát bao g m: S ki m soát c a các
c quan ch c n ng c a nhà n c, nh h ng c a các ch n , môi tr ng pháp lý, đ ng l i phát tri n c a đ t n c,..
Các nhân t trong môi tr ng ki m soát bao g m:
c thù v qu n lý:
Các đ c thù v qu n lý đ c p t i các quan đi m khác nhau trong đi u hành ho t đ ng đ n v c a nhà qu n lý. Các quan đi m đó s nh h ng tr c ti p đ n
chính sách, ch đ , các qui đ nh và cách th c t ch c ki m tra ki m soát trong đ n
v. B i vì, chính các nhà qu n lý này, đ c bi t là các nhà qu n lý c p cao nh t s
phê chu n các quy t đ nh, chính sách và th t c ki m soát s áp d ng t i đ n v .
C c u t ch c:
C c u t ch c đ c xây d ng h p lý trong đ n v s góp ph n t o ra môi tr ng ki m soát t t. thi t l p m t c c u t ch c thích h p và có hi u qu , các
nhà qu n lý ph i tuân th các nguyên t c sau:
- Thi t l p đ c s đi u hành và s ki m soát trên toàn b ho t đ ng c a đ n v, không b sót l nh v c nào, đ ng th i không có s ch ng chéo gi a các b ph n.
- Th c hi n s phân chia rành m ch ba ch c n ng: x lý nghi p v , ghi chép s và b o qu n tài s n.
- m b o s đ c l p t ng đ i gi a các b ph n nh m đ t đ c hi u qu cao nh t trong ho t đ ng c a các b ph n ch c n ng.
1.4.2 H th ng k toán:
H th ng k toán là các qui đ nh v k toán và các th t c k toán mà đ n v đ th c hi n ghi chép k toán và l p báo cáo tài chính. Trong đó, quá trình l p và
luân chuy n ch ng t đóng vai trò quan tr ng trong công tác ki m soát n i b c a đ n v .
M c đích c a m t h th ng k toán c a m t t ch c là s nh n bi t, thu th p, phân lo i, ghi s và báo cáo các nghi p v kinh t tài chính c a t ch c, th a mãn ch c n ng thông tin và ki m tra c a ho t đ ng k toán. M t h th ng k toán h u hi u ph i đ m b o các m c tiêu ki m soát chi ti t:
- Tính có th c: c c u ki m soát không cho ghi chép nh ng nghi p v không
có th c vào s sách c a đ n v .
- S phê chu n: đ m b o m i nghi p v x y ra ph i đ c phê chu n h p lý. - Tính đ y đ : đ m b o vi c ph n ánh tr n v n các nghi p v kinh t phát sinh.
- S đánh giá: đ m b o không có sai ph m trong trong vi c tính toán các kho n giá và phí.
- S phân lo i: đ m b o các nghi p v đ c ghi chép đúng theo s đ tài
kho n và ghi nh n đúng đ n các lo i s sách k toán.
- Tính đúng k : đ m b o vi c ghi s các nghi p v phát sinh đ c th c hi n kp th i theo quy đ nh.
- Quá trình chuy n s và t ng h p chính xác: s li u k toán đ c ghi nh n
vào s ph ph i đ c t ng c ng và chuy n s đúng đ n, t ng h p chính xác trên các
báo cáo tài chính c a đ n v .
1.4.3 Các th t c ki m soát:
Các th t c ki m soát là các quy ch và th t c do Ban lãnh đ o đ n v thi t l p và ch đ o th c hi n trong đ n v nh m đ t đ c m c tiêu qu n lý c th .
Các th t c ki m soát đ c xây d ng trên ba nguyên t c c b n: nguyên t c
b t kiêm nhi m, nguyên t c phân công phân nhi m rõ ràng và ch đ y quy n.
- Nguyên t c phân công phân nhi m: trách nhi m và công vi c c n đ c
- Nguyên t c b t kiêm nhi m: quy đ nh s cách ly thích h p trong v trách nhi m trong các nghi p v có liên quan nh m ng n ng a các sai ph m và hành vi l m d ng quy n h n.
- Nguyên t c y quy n và phê chu n: đ tuân th t t các quá trình ki m soát, m i nghi p v kinh t ph i đ c phê chu n đúng đ n.
- B o qu n tài s n, tài li u s sách và gi bí m t thông tin:
B o v và qu n lý tài s n, tài li u s sách và gi bí m t thông tin là nh ng n i
dung quan tr ng c a các th t c ki m soát. M t h th ng ki m soát t t ph i có các
n i dung, bi n pháp c th đ b o v an toàn, qu n lý khoa h c tài s n và nh ng ghi chép, n i c t gi an toàn, quy ch s d ng,..
1.4.4 B ph n ki m toán n i b :
B ph n ki m toán n i b là m t b ph n đ c l p đ c thi t k trong đ n v ti n hành công vi c ki m tra và đánh giá các ho t đ ng ph c v yêu c u qu n tr n i b đ n v .
Là m t trong nh ng nhân t c b n trong h th ng KSNB c a đ n v , b ph n ki m toán n i b cung c p m t s quan sát, đánh giá th ng xuyên v toàn b ho t đ ng c a đ n v , bao g m c tính hi u l c c a vi c thi t k và v n hành các chính sách và các th t c KSNB; là công c giúp phát hi n và c i ti n nh ng đi m y u c a h th ng ki m tra, ki m soát n i b c a ngân hàng.
Có th nói, ki m toán n i b là công c giúp phát hi n và c i ti n nh ng đi m y u c a h th ng ki m tra, ki m soát n i b c a ngân hàng, nh n di n và d báo nh ng r i ro có th x y ra thông qua vi c đánh giá tính đ y đ , hi u qu và hi u l c c a h th ng ki m tra, KSNB.
1.5. Làm th nào đ nâng cao hi u qu ho t đ ng c a h th ng ki m soát n i b :
KSNB không ch d ng l i quan đi m truy n th ng là t p trung vào v n đ
c u v tuân th ra các v n đ phi tài chính khác. KSNB hi n đ i c ng chuy n t ki m soát sang xu h ng c i ti n quy trình.
M t h th ng KSNB hi u qu giúp đ n v tránh đ c nh ng r i ro ngoài k v ng; giúp gi m r i ro thi t h i đ n uy tín và danh ti ng c a đ n v ; đ m b o vi c
tuân th v i các quy đ nh v pháp lý, chính sách và các quy đ nh, th t c n i b ;
góp ph n duy trì m t h th ng báo cáo tài chính và qu n lý đáng tin c y. đ t
hi u qu , ho t đ ng ki m soát c n ph i đ c tích h p vào các quy trình kinh doanh
và ph c v cho c hai m c đích tuân th và nâng cao ho t đ ng.
T i u hóa h th ng KSNB là m t quá trình đ c th c hi n trên quy mô
toàn đ n v , đòi h i s ph i h p c a các b ph n. th c hi n đ c m c tiêu t i u
hóa h th ng KSNB, đ n v c n xác đ nh đ c m c đ hoàn thi n c a h th ng
KSNB hi n t i c ng nh mong mu n trong t ng lai. n v c ng c n xem xét đ n
các l i ích mang l i và chi phí b ra đ hoàn thi n h th ng này.
Vi c t i u hóa h th ng KSNB đ c th c hi n qua 4 giai đo n nh sau:
Giai đo n 1: ánh giá hi n tr ng h th ng KSNB. ánh giá hi u qu c a các đi m ki m soát, kh n ng ng n ng a và gi m thi u r i ro đ i v i đ n v. Ph m vi đánh giá bao g m: tính h p lý trong vi c thi t k các đi m ki m soát giúp gi m thi u r i ro đ i v i đ n v và quy trình có liên quan; tính hi u l c trong vi c th c hi n tri n khai các đi m ki m soát và nh h ng c a vi c không tuân th các đi m ki m soát.
Giai đo n 2: Xác đ nh các thi u h t. n v c n ti n hành so sánh th c t v
KSNB t i đ n v v i thông l ki m soát c a ngành nh m xác đ nh nh ng đi m thi u
h t/kém hi u qu trong ki m soát. Ngoài ra, c n phân tích nguyên nhân c a các thi u h t/kém hi u qu nói trên và h u qu t ng ng.
Giai đo n 3: a ra các gi i pháp hoàn thi n. giai đo n này, sau khi đã xác đ nh đ c các thi u h t/y u kém trong h th ng KSNB, đ n v c n ti n hành
tìm ki m các gi i pháp c i ti n phù h p d a trên vi c xác đ nh và phân tích các thi u h t c ng nh s kém hi u qu trong vi c th c hi n các ki m soát trên ph m vi toàn đ n v.
Giai đo n 4:Th c hi n các gi i pháp. n v c n xác đ nh m c đ u tiên c a các gi i pháp d a trên thông l ki m soát t t nh t và các yêu c u chi n l c
khác c ng nh kh n ng th c hi n các c i ti n này đ có th xây d ng và th c hi n
k ho ch hành đ ng phù h p và hi u qu nh t.
1.6.Ki m soát n i b trong ho t đ ng kinh doanh c a Ngân hàng th ng m i:
1.6.1 Ho t đ ng kinh doanh c a ngân hàng th ng m i:
Theo Lu t các t ch c tín d ng n m 2010, ngân hàng là lo i hình t ch c tín
d ng có th đ c th c hi n t t c các ho t đ ng ngân hàng theo quy đ nh c a lu t
này. Theo tính ch t và m c tiêu ho t đ ng, các lo i hình ngân hàng bao g m: Ngân
hàng th ng m i, ngân hàng chính sách và ngân hàng h p tác xã.
Ngân hàng th ng m i là lo i hình ngân hàng đ c th c hi n t t c các ho t đ ng ngân hàng và các ho t đ ng kinh doanh khác theo quy đ nh c a Lu t các t ch c tín d ng nh m m c tiêu l i nhu n.
Ho t đ ng ngân hàng v i các s n ph m d ch v truy n th ng nh :
- Nh n ti n g i không k h n, ti n g i có k h n, ti n g i ti t ki m và các lo i ti n g i khác.
- Phát hành ch ng ch ti n g i, k phi u, tín phi u, trái phi u đ huy đ ng
v n trong n c và n c ngoài.
- C p tín d ng d i các hình th c sau đây:
Cho vay;
Chi t kh u, tái chi t kh u công c chuy n nh ng và gi y t có giá khác;
Phát hành th tín d ng;
Bao thanh toán trong n c; bao thanh toán qu c t đ i v i các ngân hàng đ c phép th c hi n thanh toán qu c t ;
Các hình th c c p tín d ng khác sau khi đ c Ngân hàng Nhà n c ch p thu n.
- M tài kho n thanh toán cho khách hàng.
- Cung ng các ph ng ti n thanh toán.
- Cung ng các d ch v thanh toán sau đây:
Th c hi n d ch v thanh toán trong n c bao g m séc, l nh chi, y nhi m chi, nh thu, y nhi m thu, th tín d ng, th ngân hàng, dch v thu h và chi h ;
Th c hi n d ch v thanh toán qu c t và các dch v thanh toán khác sau khi đ c Ngân hàng Nhà n c ch p thu n.
Ngày nay ho t đ ng ngân hàng ngày càng phát tri n theo h ng tr thành t p
đoàn g m nhi u công ty con tr c thu c cung c p các d ch v tài chính. Do đó s n ph m d ch v ngân hàng c ng ngày càng đa d ng nh qu n lý qu , cho thuê tài
chính, kinh doanh ch ng khoán, t v n tài chính, cung c p d ch v b o hi m,… Các
ngân hàng càng có nhi u s n ph m d ch v m i và m r ng ph m vi ho t đ ng kinh
doanh trong n c và n c ngoài đ đáp ng nhu c u c a khách hàng thì r i ro trong ho t đ ng ngân hàng ngày càng gia t ng.
1.6.2 M c tiêu ki m soát n i b trong ho t đ ng Ngân hàng th ng m i:
KSNB là quá trình đ c th c hi n b i H i đ ng qu n tr , Ban Giám đ c và