- Tính toán, xử lý dữ liệu thu thập
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức và quy trình thực hiện phân tích.
Công tác phân tích tình hình tài chính tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Xứng do kế toán trưởng và kế toán tổng hợp thực hiện nên nhiều khi việc phân tích chưa thực sự chuyên sâu, chưa kịp thời để đưa ra các quyết định vào thời điểm cần thiết. Công ty nên thành lập một ban chuyên về môn phân tích tài chính của Công ty, trên cơ sở đó Ban lãnh đạo Công ty sẽ biết được thông tin về thực trạng tài chính của Công ty một cách thường xuyên và liên tục. Nhiệm vụ của ban chuyên phân tích tình hình tài chính của Công ty là tổ chức quy trình phân tích tài chính bao gồm các công việc sau:
- Xây dựng kế hoạch phân tích và phân công nhiệm vụ phân tích: Khi xây dựng kế hoạch phân tích cần xác định mục tiêu và yêu cầu của công tác phân tích phải bao gồm những nội dung nào, mục tiêu của việc phân tích các nội dung đó phục vụ là gì? Sau khi xác định được yêu cầu và mục tiêu phân tích, nhóm phân tích xây dựng quy trình phân tích gồm các bước như thế nào? Phương pháp phân tích ra sao? Tiến độ dự kiến thực hiện trong vòng bao lâu? và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
- Sau khi đã xây dựng kế hoạch đầy đủ, các nhân viên chuyên trách sẽ thực hiện phân tích tình hình tài chính bao gồm các nội dung chủ yếu như: Thu thập dữ liệu, thông tin từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như từ báo cáo tài chính, từ các dữ liệu khác có liên quan như báo cáo về tình hình thực hiện và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm, tình hình biến động của nền kinh tế và của ngành...; kiểm tra dữ liệu đã thu thập được, tính toán, xử lý dữ liệu, tính toán các chỉ tiêu phản ánh tính hình tài chính doanh nghiệp theo các nhóm; phân tích đánh giá, đưa ra các nhận định phù hợp từ số liệu tính toán được của các chỉ tiêu phân tích.
- Cuối cùng, một nhân viên phân tích sẽ viết báo cáo phân tích tài chính dưới sự theo dõi và chỉnh sửa của trưởng ban phân tích để đưa ra các kết luận về tình hình tài chính, đồng thời cung cấp dự báo tài chính của doanh nghiệp nhằm giúp ban lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định phù hợp nhất ứng với mỗi tình huống tài chính cụ thể. Quá trình tổ chức thực hiện phân tích như trên sẽ đảm bảo quá trình phân tích tài chính tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Xứng được thực hiện khoa học và hợp lý.
Ngoài ra để thực hiện tốt quy trình phân tích thì công ty cần áp dụng các biện pháp nâng cao trình độ cán bộ phân tích. Hiện nay, cán bộ phân tích của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Xứng còn thiếu và yếu. Công tác phân tích do một nhân viên kết toán thực hiện dưới sự kiểm tra của kế toán trưởng. Do vậy, kết quả phân tích chưa kịp thời, chất lượng kết quả phân tích chưa cao. Do vậy, Công ty cần tăng cường cán bộ phân tích.
65
Căn cứ vào khối lượng công việc phân tích, Công ty cần có một đội ngũ cán bộ phân tích gồm 3 người, trong đó:
- Một cán bộ chuyên trách về công tác phân tích tài chính.
- Hai cán bộ chuyên trách, một là nhân viên phòng tài chính – kế toán và một là nhân viên phòng kỹ thuật.
Để nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ phân tích, Công ty cần cử họ đi học các khóa đào tạo ngắn hạn, dài hạn về phân tích tài chính tại các trường đại học chuyên ngành kinh tế như: Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện tài chính, Đại hoc Thăng Long, Đại hoc ngoại thương,…Thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo về chuyên ngành tài chính. Ngoài ra, đội ngũ cán bộ phân tích phải thường xuyên cập nhật thay đổi chính sách kế toán và chuẩn mực kế toán mới, kiến thức về pháp luật và các chính sách tài chính thông qua các thông tin trên báo, công báo, trang web liên quan; cập nhật về các doanh nghiệp cùng ngành được đăng tải trên các tạp chí, sách báo, trang web,... Trong thời gian đào tạo đội ngũ cán bộ phân tích, Công ty cần thuê các chuyên viên phân tích tài chính của tổ chức chuyên nghiệp đến tư vấn tổ chức công tác phân tích và kết hợp phân tích tài chính tại Công ty cùng với đội ngũ cán bộ phân tích cơ hữu nhằm học hỏi kinh nghiệm tổ chức và phân tích của các chuyên gia.
Với đội ngũ cán bộ phân tích được đào tạo chuyên nghiệp, công tác phân tích tài chính của Công ty sẽ được tổ chức và thực hiện hiệu quả, nâng cao chất lượng và đảm bảo tính kịp thời của kết quả phân tích, phục vụ hữu hiệu cho việc đề ra quyết định của các nhà quản trị Công ty.