II KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU, CHI PHÍ, VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ
2. Kế toán chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh tại Công ty: 2 Kế toán doanh thu
2.3.3 Kế toán chi phí quản lí bán hàng
Công ty áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ_BTC ngày 14/09/2006, nên Công ty chỉ sử dụng tài khoản 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh” (được mở chi tiết theo tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi cho từng loại chi phí).
+ Chi phí quản lý kinh doanh của công ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý DN như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng phương, tiện truyền dẫn máy móc thiết bị...
- Thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất...
- Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của DN.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, thuê nhà...
- Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng cho SXKD phải trả...
Hằng ngày, khi nhận được giấy đề nghị thanh toán kế toán tiến hành xử lý kiểm tra chứng từ .Sau đó, nhập vào máy và định khoản theo đúng bản chất tài khoản và
chi phí phát sinh mà Công ty đã quy định trong hệ thống tài khoản. Các khoản phí được theo dõi trên từng khoản mục, từng đơn vị phát sinh và ngày phát sinh. Cuối tháng tổng hợp số liệu, kiểm tra, đối chiếu với các bộ phận kế toán phần hành liên quan. Sau đó, in bảng kê chi tiết tài khoản và nộp báo cáo cho kế toán tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh.
+ Chứng từ hạch toán
− Bảng tính lương nhân viên bán hàng, quản lý doanh nghiệp
− Giấy báo nợ của ngân hàng thông báo về những khoản đã chi của công ty. − Phiếu chi do kế toán thu chi phát hành, là chứng từ để thủ quỹ chi tiền. Phiếu
chi sau khi khách hàng ký xác nhận, 1 liên lưu gốc, 1 liên lưu cùng chứng từ, liên còn lại đưa cho khách
− Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ do bộ phận phát sinh chi phí lập. Giấy đề nghị thanh toán hợp lệ phải có đầy đủ các chữ ký của người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán trưởng(hoặc phó phòng kế toán),ban giám đốc và phải kèm theo hóa đơn tài chính của nhà cung cấp.
− Ủy nhiệm chi là chứng từ do kế toán phát hành, là chứng từ để chuyển khoản tiền thanh toán cho nhà cung cấp
− Phiếu kế toán
+ Tài khoản sử dụng là tài khoản 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”
Tài khoản 642 có 2 tài khoản cấp 2
- TK6421 “ Chi phí bán hàng” (được mở chi tiết theo tài khoản cấp 3 để theo dõi cho từng loại chi phí)
- TK6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (được mở chi tiết theo tài khoản cấp 3 để theo dõi cho từng loại chi phí).
Ví dụ 4: Ngày 06/02/2011 mua văn phòng phẩm theo hóa đơn số 026985 trị gía 2,500,000 . VAT 10%, kế toán hạch toán như sau
Nợ TK6422: 2,500,000
Có TK1111: 2,750,000
Ví dụ 5: Căn cứ vào bảng tính lương nhân viên bán hàng, quản lý doanh nghiệp tháng 01/2010, Tiền lương phải trả tháng này là 22.425.000đ, trong đó lương nhân viên bán hàng là 8.500.000đ, lương nhân viên quản lý doanh nghiệp là 13.925.000đ, kế toán hạch toán
Tiền lương nhân viên bán hàng và quản lý doanh nghiệp phải trả được hạch toán như sau
Nợ TK6421: 8.500.000 Nợ TK6422: 13.925.000 Có 334: 22.425.000
Tiền BHXH được hạch toán như sau
Nợ TK6421: 1.360.000 ( 8.500.000 x 16%) Nợ TK6422: 2.228.000 ( 13.925.000 x 16%) Nợ TK334: 1.345.500 (22.425.000 x 6% ) Có TK3383: 4.933.500 (22.425.000 x 22%)
Tiền BHYT được hạch toán như sau
Nợ TK6421: 255.000 ( 8.500.000 x 3%) Nợ TK6422: 417.750 (13.925.000 x 3%) Nợ TK334: 336.375 (22.425.000 x 1,5%) Có TK3384: 1.009.125 (22.425.000 x 4.5%) Tiền BHTN được hạch toán như sau
Nợ TK6421: 85.000 (8.500.000 x 1%) Nợ TK6422: 139.250 (13.925.000 x 1%) Nợ TK334: 224.250 (22.425.000 x 1%)
Có TK3388: 448.500 (22.425.000 x 2%) Vậy số tiền còn phải trả nhân viên (Có TK334) là:
Chú ý: Đối với chi phí quảng cáo, tiếp khách kế toán có xây dựng kế hoạch định mức chi phí phát sinh trong tháng, khống chế không cho chi phí phát sinh vượt quá 10% trên tổng chi phí theo quy định của luật thuế.
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có
01/02/11 PKT320 Xăng dầu + phí XD theo HĐ số :
0058557 3311 2,681,820 -
02/02/11 PKT321
Mua văn phòng phẩm theo hóa đơn số 0378740- Công ty TNHH
Metro Cash & Carry Việt Nam - METRO
3311 2,087,354
- 02/02/11 PC 327 Chi tiền an ninh quốc phòng 2010-
Khách lẻ - KLEE 1111 600,000 - 03/02/11 PKT402
Chi phí xăng A92 + Lệ phí xăng dầu theo hóa đơn số 0132594- chi
nhánh DNTN Xăng Dầu 77
3311 504,000
- 07/02/11 PKT403 Chi phí quà tặng theo hóa đơn số
0050703 3311 2,454,545 -11/02/11 PKT404 11/02/11 PKT404
Chi phí xăng A92 + Lệ phí xăng dầu theo hóa đơn số 0132594- chi
nhánh DNTN Xăng Dầu 77
3311 1,500,000
- 12/02/11 PKT415
Chi phí vệ sinh, sửa chữa thay ga ống theo hóa đơn số 0025127- Công ty Cổ Phần Nguyên Hoàng
3311 950,000
- 13/02/11 PKT416 Chi tiền điện theo hóa đơn số
0934562- Tổng công ty Điện Lực 3311 3,734,000 - 16/02/11 PKT417
Cước chuyển phát nhanh theo hóa đơn số 015017- Công ty Cổ phẩn
chuyển phát nhanh Hợp Nhất
3311 229,048
17/02/11 PKT418 Mua băng keo, phụ kiện theo hóa
đơn số 94401 ngày 22/11/2010 3311 999,156 - 19/02/11 PC 328
Mua hóa đơn GTGT 3 liên theo hóa đơn số 57294- Chi cục thuế
quận Gò Vấp
1111 15,200
-
20/02/11 PKT323
Cước dịch vụ thông tin di động theo hóa đơn số 1785664- tổng công ty viễn thông Quân đội
(Viettel ) - VITEL
3311 336,216
- 21/02/11 PKT324 Mua phần mềm Kaspersky theo
hóa đơn số 140033 3311 340,000 - 28/02/11 PKT325 tiền lương tháng 2 năm 2011 -
NVCT 334 23.772.000 - 28/02/11 PKT326 Trích BHXH từ quỹ lương tháng
2/2011- NVCT 3383 5,229,840 - 28/02/11 PKT327 Trích BHYT từ quỹ lương tháng
2/2011- NVCT 3384 1,069,740 - 28/02/11 PKT328 Trích BHTN từ quỹ lương tháng
2/2011- NVCT 3389 475,440 - 28/02/11 PKT329 Chi phí khấu hao máy phát điện -
- 2141 1,313,454 -28/02/11 PKT330 Khấu hao TSCD thuê tài chính - 2142 20,053,752 -