Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục phải thu khách hàng bao gồm:
a) Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ phải thu khách hàng
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “sự phát sinh” của nghiệp vụ
+ Kiểm tra hóa đơn bán hàng tương ứng của khoản phải thu khách hàng đã ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng
+ Kiểm tra hồ sơ phê chuẩn cho nghiệp vụ bán hàng chịu: như đơn đặt hàng, hợp đồng thương mại… xem xét tính đúng đắn, hợp lý của nội dung phê chuẩn và tính thẩm quyền của người phê chuẩn.
+ Kiểm tra nghiệp vụ bán hàng chịu trên có chứng từ xuất kho, chứng từ vận chuyển tương ứng (nếu có) hay không.
+Gửi thư hoặc trực tiếp yêu cầu người mua xác nhận về công nợ để có cơ sở xác minh về tính có thật của khoản phải thu khách hàng.
+ Kiểm tra sơ đồ hạch toán thông qua bút toán ghi sổ đồng thời trên các sổ tài khoản tương ứng như (TK 511, TK 3331…)
+ Tiến hành kiểm tra các thông tin là cơ sở mà đơn vị dùng để tính khoản phải thu khách hàng xem có hợp lý và đúng đắn hay không. Cụ thể là kiểm tra về: số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT của hàng bán chịu.
+ Trường hợp bán hàng chịu bằng ngoại tệ, Kiểm toán viên phải kiểm tra tỷ giá ngoại tệ ghi nhận trên hóa đơn bán chịu có đúng theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng công bố tại thời điểm bán hàng chịu hay không.
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “sự hạch toán đầy đủ”
+ Kiểm tra tính liên tục của chứng từ, hoá đơn phải thu khách hàng, đặc biệt chú ý đến các chứng từ chứng minh của các nghiệp vụ phát sinh vào đầu và cuối kỳ, nhằm kiểm tra xem các nghiệp vụ này đã được ghi sổ vào sổ kế toán tổng
hợp, chi tiết, báo cáo công nợ, bảng kê phải thu khách hàng hay chưa. Kiểm tra
các nghiệp vụ thanh toán của người mua phát sinh vào đầu kỳ kế toán sau.
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu về sự phân loại và hạch toán đúng đắn khoản phải thu khách hàng
+KTV kiểm tra chính sách phân loại và hạch toán các khoản phải thu của đơn
vị.
+ Kiểm tra nội dung ghi chép trên chứng từ về sự rõ ràng, tính đầy đủ, chính xác, để đảm bảo không lẫn lộn giữa nghiệp vụ phải thu khách hàng với nghiệp vụ khách như ( phải thu nội bộ, phải thu khách)
+ Để thực hiện kiểm toán cơ sở dẫn liệu này, kiểm toán viên phải có sự am hiểu về từng loại nợ phải thu khác nhau để thực hiện kiểm tra cho từng loại nợ khác nhau. Đồng thời, phải tổng hợp nợ phải thu khách hàng theo từng loại nợ trên sổ kế toán chi tiết, theo từng khách nợ để đối chiếu với bảng kê công nợ và báo cáo công nợ theo từng loại nợ, từng khách nợ. Những chênh lệch phát sinh có
thể là những trường hợp kế toán doanh nghiệp phân loại không đúng.
+ Kiểm toán viên kiểm tra các sổ chi tiết công nợ và quá trình ghi chép đúng
phương pháp bằng cách xem xét, đối chiếu, quan sát quá trình xử lý nghiệp vụ phát sinh và việc ghi sổ kế toán theo đúng quy định.
- Kiểm tra CSDL về sự phân loại và hạch toán đúng kỳ của nghiệp vụ phải thu khách hàng.
+ Kiểm toán viên còn phải thực hiện kiểm tra ngày tháng trên chứng từ, hoá đơn có liên quan với ngày tháng ghi nhận nghiệ vụ vào sổ kế toán và bảng kê các chứng từ hoá đơn hàng bán ra trong kì. Ngoài ra để kiểm tra các nghiệp vụ phải thu khách hàng có được ghi chép đúng kỳ hay không thì kiểm toán viên cũng phải kiểm tra các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu phát sinh vào đầu kỳ kế toán sau.
- Kiểm tra CSDL về sự cộng dồn và báo cáo
+ Tiến hành kiểm tra việc tổng hợp lỹ kế số phát sinh trên từng sổ chi tiết cũng như sổ kế toán tổng hợp về các khoản phải thu khách hàng về các khía cạnh: tính đầy đủ của các khoản phải thu khách hàng, các đối tượng phải thu, tính chính xác của kết quả tổng hợp.
b) Kiểm toán chi tiết số dư Nợ phải thu khách hàng
- Kiểm tra CSDL về sự hiện hữu của khoản nợ còn phải thu khách hàng trên sổ kế toán là thực tế đang tồn tại
+ Phương pháp kiểm tra của kiểm toán viên tốt nhất là nhờ khách hàng xác nhận về công nợ. Tuy nhiên, trong thực tế việc nhờ người mua xác nhận không phải lúc nào cũng có kết quả, có thể người mua sẽ không trả lời hoặc có trả lời bằng văn bản nhưng không kịp thời. Nếu không có điều kiện xác nhận thì kiểm toán viên phải thực hiện các kỹ thuật sau:
- Kiểm tra tính có thật của khách hàng, như: sự tồn tại thực tế, tính pháp lý. Nếu khách hàng là có thật thì kiểm toán viên phải thực hiện các kỹ thuật và bước kiểm toán tiếp theo.
- Dựa trên kết quả kiểm toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh, kiểm toán viên tính ra số dư và đối chiếu với số liệu của doanh nghiệp, tìm bằng chứng chứng minh cho chênh lệch nếu có.
- Kiểm tra các chứng từ, hoá đơn làm căn cứ ghi sổ như hóa đơn bán chịu, chứng từ xuất kho, vận chuyển, hồ sơ tài liệu giao hàng liên quan…
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu về quyền và nghĩa vụ của các khoản nợ còn phải thu
+ Kiểm tra về quyền của doanh nghiệp đối với nợ phải thu khách hàng: Các khoản nợ phải thu khách hàng phản ánh quyền được thu của doanh nghiệp đối với người mua. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, các khoản nợ phải thu khách hàng được phản ánh trong sổ kế toan của doanh nghiệp, nhưng thực tế lại không có người mua hoặc người mua không còn tồn tại, hoặc còn tồn tại nhưng lại không đủ tư cách pháp nhân. Vì vậy, việc xác minh về quyền được thu khoản nợ từ phía khách hàng thì KTV cần phải xác minh về đối tượng phải thu là có thật và số phải thu là có thật bằng cách điều tra các thông tin về người mua hoặc gửi thư xin của người mua.
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “tính toán và đánh giá”của khoản nợ còn phải thu
khách hàng
+ Kiểm tra tính hợp lý và chính xác của các cơ sở tính toán nợ còn phải thu mà đơn vị đã thực hiện bằng cách so sánh đối chiếu số lượng hàng bán chịu và đơn giá trên hóa đơn bán hàng chưa thu tiền với thông tin tương ứng đã ghi trên hợp đồng thương mại hay trên kế hoạch bán hàng, trên bảng niêm yết giá của đơn vị…. đã được phê chuẩn. Trường hợp nợ phải thu chỉ còn một phần cần kiểm tra chứng từ đã thu tiền tương ứng của hóa đơn đó.
+ Kiểm tra tính chính xác về số liệu do đơn vị tính toán về nợ còn phải thu.Kiểm tra CSDL này KTV đặc biệt cần chú ý đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn, không bình thường hoặc nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ phải được quy đổi theo đúng tỷ giá quy định.
- Kiểm tra cơ sở dẫn liệu “tính đầy đủ”
Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ của khoản phải thu khách hàng: Thường kiểm toán viên phải:
+ Cộng lại bảng kê số dư các khoản phải thu và đối chiếu với sổ cái.
+ Chọn ra một số tài khoản phải thu của một vài đối tượng từ bảng kê để đối chiếu với sổ chi tiết phải thu khách hàng.
.- Kiểm toán cơ sở dẫn liệu “tổng hợp và cộng dồn” nợ còn phải thu khách
Lập bảng cân đối thử các khoản công nợ theo thời gian. Dựa vào bảng cân đối thử để tiến hành so sánh, đối chiếu kiểm tra việc tính toán cộng dồn đối với từng khách hàng và tổng số dư nợ còn phải thu. Cụ thể:
+ Kiểm tra đối chiếu từng khách hàng với chứng từ gốc tương ứng để xem xét tính đầy đủ, chính xác của số dư.
+ So sánh, đối chiếu tổng số dư trên bảng cân đối thử với số liệu trình bày trên BCTC với số tổng hợp từ bảng kê công nợ của đơn vị
.- Kiểm toán cơ sở dẫn liệu “trình bày và công bố” nợ còn phải thu khách
hàng
+ Kiểm tra thông tin trình bày trên BCTC về khoản nợ còn phải thu khách hàng có phù hợp với quy định của chế độ kế toán hay không. Cần lưu ý về sự riêng biệt và trình bày số dư các khoản nợ phải thu khách hàng với số dư các khoản khách hàng trả tiền trước, phân biệt số dư phải thu ngắn hạn và dài hạn.
+ Kiểm tra tính nhất quán số liệu trên BCTC với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị và sô liệu trên bảng cân đối thử theo thời gian của các khoản phải thu do kiểm toán viên lập.