Hoạt động kiểm soát được tiến hành ở cả ba giai đoạn trong chu trình kiểm toán
Kiểm soát chất lượng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.Trong giai
đoạn lập kế hoạch kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán là người soát xét các công việc của các KTV khác. Trong giai đoạn này, các thành viên trong nhóm kiểm toán sẽ tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng, đặc biệt là các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài soát xét giấy tờ làm việc, nhóm trưởng có thể tiến hành phỏng vấn quy trình thực hiện thu thập số liệu của KTV. Quá trình phỏng vấn này giúp nhóm trưởng kiểm tra quá trình thu thập số liệu của KTV là có thật, các thông tin thu thập là chính xác, đầy đủ, được thực hiện đúng chuẩn mực,tuân thủ đúng quy trình thực hiện.
Kiếm soát chất lượng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Đây là một giai đoạn quan trọng trong quá trình kiểm toán nên việc soát xét càng được tăng cường. Trong giai đoạn này, mỗi KTV sẽ được phân công làm từng khoản mục cụ thể. Công việc của KTV thực hiện hàng ngày được soát xét chéo, các KTV trao đổi kiểm tra các công việc hàng ngày của nhau, từ đó phát hiện các sai phạm để kịp thời sửa chữa.Trong quá trình thực hiện, nhóm trưởng cũng tiến hành kiểm tra công việc, tiến độ thực hiện của từng KTV. Tuy nhiên, do khối lượng công việc
nhiều nên nhóm trưởng thường chỉ soát xét được các phần hành, khoản mục quan trọng, khả năng chứa đựng nhiều sai phạm. Trong giai đoạn này, nhóm kiểm toán cũng thường xuyên trao đổi các vấn đề chuyên môn, phương pháp kiểm toán để hỗ trợ, đánh giá các công việc đã thựchiện của các thành viên trong nhóm.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán sẽ soát xét giấy tờlàm việc của từng KTV để đảm bảo sự chính xác, đầy đủ, hợp lý của kết quả kiểm toán được phản ánh trong các trang kết luận của từng phần hành, khoản mục. Tổng hợp các công việc thực hiện được trong quá trình kiểm toán để các lãnh đạo phòng và KTV ký báo cáo soát xét lần nữa.Tiếp theo, trình ban giám đốc công ty xem xét. Sau đó, mới tiếnhành phát hành hệ thống hồ sơ kiểm toán.
2.3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ASC
2.3.1 Giới thiệu cuộc kiểm toán BCTC cho khách hàng A
Quy trình kiểm toán bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Để có những thông tin cần thiết chính xác nhất cho công việc kiểm toán kiểm toán viên phải khảo sát đánh giá về công ty khách hàng.
Những yếu tố mà kiểm toán viên phải xác định được về công ty khách
hàng, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ, hồ sơ, pháp lý, ngành nghề sản xuất kinh doanh chính,quy định đặc biệt đối với ngành nghề kinh doanh địa bàn hoạt động cơ cấu tổ chức, nhân sự, các bên có liên quan,tình hình kinh doanh của khách hàng mặt hàng cung cấp chính, đặc điểm của hoạt động kinh doanh, đặc điểm của sản phẩm, quy trình sản xuất, thị trường và cạnh tranh, phương thức bán hàng ,nhà cung cấp có ảnh hưởng đáng kể, khách hàng có ảnh hưởng đáng kể ,rủi ro
toán, hoạt động của khách hàng trong năm có báo cáo tài chính, các hoạt động chủ yếu, quan trọng trong năm có báo cáo tài chính, các chỉ tiêu ước tính đánh giá các kiểm toán viên về khả năng chấp nhận khách hàng, quy mô khách hàng, tính chất phức tạp, đặc thù trong hoạt động kinh doanh của khách hàng những điểm cần chú trọng trong công việc kiểm toán ,có chấp nhận kiểm toán hay không và nếu chấp nhận thì phải dự tính nhân sự, thời gian và giá phí cho cuộc kiểm toán. Điều này được thể hiện rất rõ qua bảng Khảo sát và đánh giá khách hàng.
Bảng 2.3: Khảo sát đánh giá khách hàng A
Tham chiếu :
Người được phỏng vấn: - Nguyễn Văn Quảng - Bùi Hưu Phước
Thông tin tài liệu cần thu thập Tên khách hàng: công ty A
1 Nhu cầu khách hàng
1 Dịch vụ về kiểm toán Mục đích mời kiểm toán: Yêu cầu về dịch vụ cung cấp: Báo cáo:
-Về thư quản lý
-Về báo cáo kiểm toán đối vói đơn vị cấp dưới
-… 2 Về các dịch vụ khách
II. Thông tin chung
a,Loại hình doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nhà nước
-Công ty cổ phần
-Công ty TNHH
-Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài
-Liên doanh
b,Địa chỉ
- Trụ sở chính
- ĐT: FAX: *Đầu mối liên hệ
Ông /bà: -chức vụ -ĐT cơ quan: c,Hồ sơ pháp lý
*Thành lập theo quy định số:
*Thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số: *Vốn điều lệ: VND
d,Nghành nghề sản xuất kinh doanh chính (theo giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư)
e,Quy định đặc biệt đối với nghành nghề kinh doanh
III,Cơ cấu tổ chức hoạt động
1. Địa bàn hoạt động
Trong pham vi một địa phương
Có chi nhánh tại các địa phương
Cụ thể: chi nhánh tại: Chi nhánh tại: 2 Cơ cấu tổ chức Mô hình tổ chức
Các phòng ban chức năng
3 Nhân sự *Tổng số lao động
Trong đó: Bộ phận gián tiếp (%) Bộ phận trực tiếp (%)
-Hội đồng quản trị gồm: -Ban giám đốc gồm: 4 Các biện pháp có liên quam Đối tượng Công ty Thành viên HĐQT Thành viên BGĐ Cổ Đông Chính Ghi Chú IV .Tình hình kinh doanh 1 Mặt hàng cung cấp chính
2.Đặc điểm của hoạt động kinh doanh
Liên tục
Thời vụ
3. Đặc điểm thời vụ quy trình sản xuất
a,Đặc điểm của sản phẩm
-Tính chất -Bảo quản -Vận chuyển b,quy trình sản xuất Đơn giản Phức tạp
Trải qua nhiều công đoạn
Một quá trình thu được nhiều sản phẩm
Đòi hỏi độ chính xác cao
………… c,Công nghệ
Thủ công Hiện đại
4. Thị trường cạnh tranh *Nhu cầu của thị trường trong nước và thế giới *Thị phần: %
*Các đối thủ cạnh tranh lớn -Công ty thị phần -Công ty thị phần
5.Phương thức bán hàng Bán lẻ Tỷ trọng % Bán buôn Tỷ trọng % Cung cấp chủ yếu cho
Thị trường trong nước Chủ yếu các tỉnh các vùng:
-Tỉnh
-Vùng
-Tỉnh
Phục vụ xuất khẩu Chủ yếu xuất sang các nước -Nước
-Nước 6. Nhà cung cấp có ảnh
hưởng đáng kể
Bao gồm những nhà cung cấp các NVLC hoặc hàng hóa chính trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty hoặc nhà cung cấp các yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng lớn:
1.Công ty 2.Công ty 3.Công ty 7 Khách hàng có ảnh
hưởng đáng kể
Bao gồm những khách hàng thường xuyên, khách hàng chính(kể cả người mua trực tiếp, các đại lý và nhà phân phối)
1.Công ty 2.Công ty 3.Công ty 8. Rủi ro kinh doanh có
thể gặp phải
Từ các nguyên nhân - Vòng đời của sản phẩm -Sự thay đổi của công nghệ
-Các sản phẩm biến đổi hoặc bổ trợ 9. Sức ép với các hoạt *Từ các cổ đông chính
*Từ phía các chủ nợ 10……
….
…….. .……..
V,Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ 1 Hệ thống kiểm soát nội
bộ
a,Thái độ của ban lãnh đạo dối với hệ thống kiểm soát nội bộ
Coi trọng Không coi trọng
b,sự tồn tại của các thủ tục kiểm soát nội bộ Có Không
Nếu có:
Được quy dịnh bằng văn bản
Quy định bất thành văn 2, Hệ thống kế toán a,Tổ chức bộ máy kế toán b,Chế độ kế toán áp dụng c, Hình thức kế toán
d,Thực hiện công việc kế toán *Mô hình Tập trung Phát tán Hỗn hợp …………
Chế dộ kế toán việt nam Chế độ kế toán khác
Có những chấp thuận của bộ tài chính không Có không Số văn bản chấp thuận Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ. Thực hiện thủ công Có sự hỗ trợ của máy tính Có sử dụng phần mềm kế toán Tên phần mềm
e. Luân chuyển và lưu chữ chứng từ(đối với khách hàng có nhiều chi nhánh)
f, Yêu cầu đặc thù đối với báo cáo tài chính của khách hàng
g,Quy trình lập báo cáo tài chính
h.Các vướng mắc khách hàng gặp phải
i, Báo cáo tài chính năm trước đã được kiểm toán hay chưa
k, Tại thời điểm khảo sát khách hàng đã có
(sẽ có)
m, Các quy định riêng về tổ chức hoạch toán đối với lĩnh vực hoạt động cảu khách hàng hoặc do tổng công ty ban hàng mà họ đang áp dụng
Không sủ dụng phần mềm kế toán Chứng từ phát sinh tại chi nhánh được Chuyển về phòng kế toán của công ty Lưu chữ tại chi nhánh
*Những người sử dụng báo cáo tài chính của khách hàng
*Yêu cầu đặc thù đối với báo cáo tài chính *Tại các chi nhánh đơn vị cấp dưới
*Tại phòng kế toán của văn phòng *Vướng mắc về chính sách thuế *Vướng mắc về hoạch toán nhiệm vụ Chưa được kiểm toán
Đã được kiểm toán Được kiểm toán bởi:
Kiểm toán viên của công ty kiểm toán Kiểm toán nội bộ của công ty
Kiểm toán nhà nước
*Báo cáo quyết toán thuế của năm có báo cáo tài chính được kiểm toán
Có Chưa có
*Các quyết định phê duyệt của cơ quan cấp trên
Có Chưa có
*Các quy định về tài chính *Các quy định riêng về thuế *Các quy định riêng về kế toán VI, Hoạt động của khác hàng trong năm có báo cáo tài chính 1,Các hoạt động của
khác hàng trong năm có
*Về sản xuất *Về tiêu thụ
2, Các chỉ tiêu ước tính Tổng tài sản VND/USD
Nợ phải thu VND/USD Số con nợ: - Kế hoạch chiến lược do người phụ trách cuộc kiểm toán lập và được Giám Đốc Công ty(Phó Giám Đốc được ủy quyền hoặc Giám Đốc chi nhánh) phê duyệt:
- Nhóm kiểm toán phải tuân thủ các quy định của công ty và phương hướng mà Giám Đốc(Phó Giám Đốc ủy quyền hoặc Giám Đốc chi nhánh) đã duyệt trong kế hoạch chiến lược.
- Trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và thực hiện kiểm toán nếu phát hiện những vấn đề khác biệt với nhận định ban đầu của Ban giám đốc thì phải báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc để có những điều chỉnh phù hợp.
Từ những thông tin sơ bộ trên, Công ty ban đầu được thành lập là công ty liên doanh tại Việt Nam và được chuyển đổi thành công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài từ ngày 15 tháng 8 năm 2003. Vốn đầu tư và vốn pháp định được chấp thuận của Công ty tương ứng là 40.955.000 Đô la Mỹ và 13.706.000 Đô la Mỹ. Tại ngày 31 tháng 12 năm 2009, Công ty có 850 nhân viên.
Kết quả hoạt động kinh doanh: Năm 2008, doanh thu và lợi nhuận sau thuế đã kiểm toán của Công ty lần lượt là 40.043.470 USD và 1.810.028 USD. Năm 2009, doanh thu và lợi nhuận sau thuế chưa kiểm toán lần lượt đạt 50.345.300 USD và 2.934.641 USD.
Sản phẩm chính của khách hàng A là Mì chính. Doanh thu từ Mì chính chiếm khoảng 85% tổng doanh thu. Ngoài ra, Công ty cũng sản xuất và bán một số sản phẩm khác như nước tương, bột nêm, bột chiên, cà phê hòa tan.
Khách hàng chủ yếu của công ty là hộ kinh doanh cá thể, các siêu thị và một số công ty kinh doanh thực phẩm.
Hầu hết doanh thu là từ cung cấp các sản phẩm trong nước. Công ty phân phối các sản phẩm chủ yếu qua các đại lý và bán hàng di động. Mạng lưới này được thiết lập trên toàn quốc. Công ty cũng bán các sản phẩm cho các siêu thị lớn như Siêu thị X và Y.
Nhu cầu thị trường phía Bắc thường cao hơn các vùng khác do thực tế người dân miền Bắc thường sử dụng nhiều Mì chính trong các bữa ăn hơn.
Nhận thấy rằng việc thực hiện kiểm toán cho công ty A sẽ không gặp nhiều rủi ro làm ảnh hưởng đến lợi ích, danh tiếng của công ty. Vì vậy, có thể đánh giá rằng công ty A là một khách hàng tiềm năng và quyết định đi đến kí hợp đồng kiểm toán với công ty A.
Công ty thực hiện gửi Thư mời kiểm toán tới khách hàng. Thông qua Thư
mời kiểm toán, khách hàng có thể nắm bắt được những thông tin ban đầu về Công ty như địa chỉ, điện thoại liên lạc, các loại hình dịch vụ cung cấp, phương pháp làm việc, giá phí và một số thông tin khác liên quan đến uy tín thương hiệu của ASC. Trong một số trường hợp, nếu khách hàng chấp nhận và đồng ý để ASC cung cấp dịch vụ kiểm toán thì khách hàng có thể ký ngay vào Thư mời kiểm toán và khi đó nó được coi như Hợp đồng kiểm toán. Tuy nhiên để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ pháp lý, Hợp đồng kiểm toán vẫn được ký sau khi đã có sự đồng thuận của 2 bên.
Các công việc tiếp theo cụ thể như sau:
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Việc tìm kiếm các khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ nằm trong chiến lược phát triển và mở rộng chung của Công ty. Tuy nhiên, trước khi ký hợp đồng với các khách hàng mới cũng như tiếp tục với các khách hàng truyền thống, Công ty đều thực hiện đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán trên tất cả các khía cạnh (thông tin chung, tình hình tài chính và bản chất hoạt động kinh doanh, tính liêm chính của Ban Giám đốc, liên lạc với các kiểm toán viên tiền nhiệm, yêu cầu về tính độc lập và năng lực cung cấp dịch vụ kiểm toán của Công ty ASC).
Chuẩn bị nhân sự cho cuộc kiểm toán
Trên cơ sở Hợp đồng kiểm toán đã ký, xác định khối lượng công việc
kiểm toán sẽ phải thực hiện, Ban giám đốc của ASC quyết định nhận sự và thời gian tiến hành như sau:
1. Bà Lê Phương Anh KTV – Trưởng đoàn
2. Ông Hoàng Văn Khoa KTV
3. Ông Lê Văn Dũng KTV
4. Bà Nguyễn Ngọc Thanh KTV
Hợp đồng kiểm toán
Ký kết hợp đồng kiểm toán: ASC và Công ty A thoả thuận các điều khoản, tiến hành kí kết hợp đồng kiểm toán. Trong hợp đồng ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên.
Ban Giám đốc Công ty A có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của đơn vị cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009. Ban Giám đốc Công ty cũng đồng thời có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các tài liệu có liên quan đến các thông tin và số liệu được trình bày trên Báo cáo tài chính năm 2009 của đơn vị cho KTV. Trách nhiệm của KTV là đưa ra các ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính này dựa trên kết quả cuộc kiểm toán và báo cáo lại cho Ban Giám Đốc hợp đồng đối với khách hàng A.
2.3.2 Thực trạng qui trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong
kiểm toán BCTC tại khách hàng A
2.3.2.1 Chuẩn bị kiểm toán
a. Thu thập tài liệu từ phía khách hàng
Kiểm toán viên trước hết yêu cầu đơn vị được kiểm toán gửi trước các báo cáo tài chính để nắm được tình hình kinh doanh của đơn vị khách hàng và chuẩn bị cho việc đánh giá trọng yếu và rủi ro cũng như các công việc tiếp sau. Các báo cáo này bao gồm:
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Bảng cân đối số phát sinh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Sau đó, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp các tài liệu chi tiết cụ thể hơn thông qua thư hẹn kiểm toán. Ngoài ra, trong thư hẹn kiểm toán, kiểm toán viên cũng sẽ lập kế hoạch về công việc và thời gian cụ thể cho công tác
kiểm kê và cho cuộc kiểm toán cũng như việc thảo luận về các phát hiện và bút toán điều chỉnh.
b. Tìm hiểu quy trình hoạt động kinh doanh của khách hàng