ASC tiến hành gửi chi tiết kế hoạch kiểm toán cũng như những danh mục
tài liệu cần cung cấp tới khách hàng
Như đã trình bày ở trên, lập kế hoạch kiểm toán là một khâu quan trọng trong kiểm toán BCTC. Để có kết quả tốt trong phạm vi hạn chế về thời gian và kinh phí, đòi hỏi kế hoạch kiểm toán phải khoa học và chuẩn xác, đảm bảo không bỏ qua những sai sót, gian lận trọng yếu. Đây có thể được xem là kim chỉ nam cho cuộc kiểm toán.
Để lập được kế hoạch kiểm toán, các KTV cần tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu và thu thập các thông tin, tài liệu chủ yếu về khách hàng.Tùy vào từng khách hàng cụ thể (thường xuyên hay kiểm toán năm đầu tiên) mà kiểm toán viên tiến hành thu thập một phần hay toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Trưởng nhóm kiểm toán trên cơ sở các đánh giá đã thực hiện sẽ thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết cho khoản mục Nợ phải thu khách hàng.
Bảng 2.5 Chương trình kiểm toán cho khoản mục Nợ phải thu khách hàng của Công ty A
Người thực hiện NNL
Ngày thực hiện 15/01/2010
Kỳ kế toán: 31/12/2009
CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN TÀI KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
TÀI KHOẢN: 131
MỤC TIÊU KIỂM TOÁN
• Tính đầy đủ: mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản Phải thu khách hàng đều được ghi sổ một cách đầy đủ và đúng niên độ.
• Tính hiện hữu: mọi nghiệp vụ được ghi nhận phải thực tế phát sinh và đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc ghi nhận.
• Tính chính xác: việc kết chuyển số liệu giữa các sổ kế toán và báo cáo phải thực hiện một cách chính xác và phù hợp với nguyên tắc kế toán; các khoản phải thu khách hàng phản ánh trên sổ kế toán phải đúng với giá trị thực và phù hợp chứng từ gốc kèm theo; các khoản phải thu phải được hạch toán đúng tài khoản và đúng đối tượng.
• Tính đánh giá: các khoản có gốc ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng tiền hạch toán theo tỷ giá quy định; trình bày trên báo cáo tài chính theo giá trị có thể thu hồi được (dự phòng phải thu khó đòi và chi phí thu hồi nợ).
• Trình bày và công bố: các khoản phải thu khách hàng phải được hạch toán đúng tài khoản và đúng đối tượng; các khoản phải thu khách hàng phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn.
THỦ TỤC KIỂM TRA CƠ BẢN (SUBSTANTIVE PROCEDURES)
Các thủ tục kiểm tra cơ bản
Người thực hiện Tham chiếu PHẢI THU KHÁCH HÀNG I Ghi chú soát xét hệ thống 1
Xem xét các chính sách và phương pháp kế toán cho việc ghi nhận doanh thu phải thu có phù hợp và áp dụng nhất quán không
Các thủ tục kiểm tra cơ bản Người thực hiện Tham chiếu mức tín dụng của từng nhóm khách hàng và việc tuân thủ chính sách này? Đơn vị có lập bảng theo dõi và phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu?
Xem xét quy trình theo dõi hạch toán thanh quyết toán nợ phải thu.
Tìm hiểu quy trình lập, quản lý và lưu trữ các hợp đồng bán.
2 Xem xét thủ tục đối chiếu công nợ thường kì. NNL R332
Tìm hiểu xem có sự tranh chấp liên quan tới khoản nợ phải thu hay không và việc trích lập dự phòng cho các khoản công nợ tồn đọng lâu
Đánh giá biến động số dư đầu kỳ và cuối kỳ so với tình hình kinh doanh thực tế của đơn vị xem có hợp lý không, thu hồi công nợ có tốt không
Các thủ tục kiểm tra cơ bản Người thực hiện Tham chiếu II Thủ tục kiểm tra cơ bản
1 Kiểm tra số dư phải thu khách hàng NNL R332 Tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng theo
đối tượng (Lưu ý có một số Công ty không theo dõi đến khách hàng cuối cùng mà theo dõi qua tên một nhân viên hay bộ phận nào đó)
Đối chiếu số dư đầu kỳ, cuối kỳ trên bảng kê với sổ chi tiết phải thu về số tổng cộng và đối chiếu với BS
1.1 Gửi thư xác nhận theo mẫu của Công ty NNL Z220 Trường hợp có biên bản đối chiếu công nợ của
khách hàng, cần cân nhắc việc gửi thư xác nhận hay là tiến hành các thủ tục kiểm toán thay thế.
Chọn những khách hàng có số dư lớn, phát sinh nhiều trong kỳ, số dư bất thường để tiến hành gửi thư xác nhận
Lập bảng theo dõi thư xác nhận và đánh giá tỷ lệ số dư đã có xác nhận với tổng số dư phải thu khách hàng
Trường hợp có sự sai khác số liệu giữa thư xác nhận và số liệu của khách hàng, đề nghị kế toán giải thích để tìm nguyên nhân chênh lệch
1.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết NNL Z221
_
Kiểm tra nghiệp vụ hình thành số dư cuối kì của khách hàng có số dư lớn, hoặc khách hàng có phát sinh lớn, bất thường. Kiểm tra đến hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan khác.
+ Để kiểm tra việc tuân thủ hạn mức tín dụng khách
Các thủ tục kiểm tra cơ bản Người thực hiện Tham chiếu
chính (kiểm soát việc thu tiền bán hàng)
-
Kiểm tra nghiệp vụ phát sinh sau: Từ sổ tiền hoặc sổ TK 131, kiểm tra số tiền thu được sau ngày kết thúc niên độ kế toán với số liệu trên sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Đánh giá tỷ lệ thu được tiền sau ngày khóa sổ với tổng số dư phải thu của khách hàng tại thời điểm khóa sổ.
+
Lưu ý khi kiểm tra PS sau có nghiệp vụ thu tiền nào cho nghiệp vụ bán hàng trong năm nhưng ghi nhận vào kỳ sau không?
2 Kiểm tra đôi ứng tài khoản bất thường NNL Z222 Thực hiện kiểm tra đối ứng TK 131 để phát hiện ra
có đối ứng bất thường không
Trường hợp bù trừ công nợ, phải thu thập biên bản bù trừ này.
Trường hợp thu tiền bán hàng chủ yếu bằng tiền mặt, cần lưu ý xem sau đó tiền để lại quỹ hay chuyển vào ngân hàng, đi mua hàng hóa……
3 Đánh giá số dư các khoản phải thu có gốc ngoại
tệ NNL Z223
Dựa vào bảng tổng hợp theo đối tượng đã lập ở trên, xác định và tổng hợp các khoản phải thu có gốc ngoại tệ
Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập
Các thủ tục kiểm tra cơ bản Người thực hiện Tham chiếu
báo cáo. Đối chiếu với số liệu của khách hàng.
4 Tổng hợp các khoản phải thu với các bên liên
quan. NNL R332
Phỏng vấn và xem xét các bằng chứng để xác định các bên liên quan của đơn vị được kiểm toán
Kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ của các khoản phải thu với các bên liên quan.
5 Kiểm tra việc trình bày và phân loại NNL R331 Phân loại công nợ phải thu thành nợ ngắn hạn và nợ
dài hạn
Phân loại công nợ phải thu thành thu bên thứ 3, phải thu nội bộ và phải thu các bên liên quan.
*
Lưu ý: Các thủ tục 4, 5 được thực hiện từ Bảng tổng hợp công nợ khách hàng theo đối tượng đã thu thập từ bước 1.
6 Kiểm tra việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi NNL Z224 Thu thập bảng tổng hợp trích lập dự phòng, hoàn
nhập hoặc bảng phân tích tuổi nợ của khách hàng lập. Phỏng vấn cơ sở trích lập và hoàn nhập của đơn vị
Dựa vào bảng chi tiết phải thu theo đối tượng, kiểm tra những khách hàng có số dư không biến động trong năm.
Phỏng vấn khách hàng và kiểm tra về tuổi nợ, hồ sơ liên quan của các khoản phải thu khó đòi này.
Các thủ tục kiểm tra cơ bản Người thực hiện Tham chiếu
khách hàng. Đối chiếu với số đã trích lập của khách hàng.Trích lập thêm khoản dự phòng nếu khách hàng trích lập thiếu. Hoàn nhập dự phòng nếu khách hàng trích lập thừa
Trường hợp đơn vị xóa nợ một khoản công nợ phải thu, yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu để kiểm tra khẳng định việc xóa nợ là hợp lý
E CÁC THỦ TỤC KIỂM TOÁN BỔ SUNG KHÁC
2.3.2.3 Thực hiện kế hoạch kiểm toán I, Soát xét hệ thống
1. Xem xét chính sách và phương pháp kế toán, quy trình hoạch toán,
quy trình lập, quản lý và lưu trữ hợp đồng. Các công việc thực hiện bao gồm:
(a) Kiểm tra sự đồng bộ của sổ sách, trình tự ghi sổ và độ tin cậy của thông tin.
Kiểm soát Các tài liệu sử dụng
Báo cáo doanh thu, các khoản thu được và các khoản phải thu hàng ngày.
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo doanh thu theo ngày của các chi nhánh Nhật ký thu tiền (Các phiếu thu giữ bởi thủ quỹ tại quỹ)
Sổ phụ ngân hàng Đối chiếu về doanh thu,
các khoản tiền thu được và các khoản phải thu.
Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Bảng đối chiếu hàng tháng với ngân hàng
Kiểm tra của Giám đốc. Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày
Báo cáo tăng giảm tiền theo ngày (Bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng)
Ghi nhận doanh thu Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Sổ phụ ngân hàng
Kết luận độ tin cậy của thông tin:
Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa những người có liên quan. ASC đã kiểm tra tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát cơ bản đối với chu trình bán hàng và thu tiền, phỏng vấn những người có trách nhiệm (Chị Thu ở chi nhánh TP. HCM, Anh Tú ở chi nhánh Nha Trang, chị Vân ở chi nhánh Hà Tây và chị Minh ở Thái Nguyên) và kết luận thông tin qua hệ thống đảm bảo độ tin cậy.
(b) Tìm hiểu sự phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán
Thực hiện: Khách hàng A
Cho năm kết thúc ngày: 31/12/2009
Thử nghiệm kiểm soát cấp II-phỏng vấn và quan sát. Tham chiếu: R331 Người thực hiện: NNL Ngày thực hiện: 15/01/2010 Người rà soát: LTV Ngày rà soát: 15/01/2010
Nhân viên Công ty A Bản chất công việc
Chị Trâm, Chị Linh - Chi nhánh Phú Yên
Chị Hậu - Nhà máy Bình Dương
Chị Vân - Chi nhánh Hà Tây
- Phỏng vấn nhân viên về công việc thực
tế hàng ngày của họ trong chu trình bán hàng và thu tiền và mục đích công việc của họ => đánh giá kinh nghiệm và kiến thức với nhiệm vụ được giao.
Chị Minh - Nhà máy Thái Nguyên
Chị Trâm - Trụ sở chính Anh Phúc - Trụ sở chính Anh Toàn - Trụ sở chính
Anh Tâm - Chi nhánh Nha Trang
- Quan sát để chắc chắn có sự phân công
phân nhiệm giữa chi nhánh và trụ sở chính, giữa kiểm soát với tiền thu được và các khoản phải thu.
- Đánh giá sự phân công trách nhiệm và công việc cho những nhân viên có liên quan.
*Kết luận:
Qua quan sát và phỏng vấn, KTV kết luận Công ty A đã thực hiện đúng đắn phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, thiết lập trách nhiệm, phân chia công việc và liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro để hệ thống đạt mục tiêu đã định trước. Thủ tục kiểm soát cấp II của công ty được đánh giá là có hiệu quả.
2. Đối chiếu công nợ thường kỳ: *Thủ tục
Phỏng vấn kế toán các chi nhánh về quá trình đối chiếu công nợ hàng quý với các đại lý. Trực tiếp kiểm tra hồ sơ của chi nhánh Hà Tây để đảm bảo quá trình đối chiếu này được thực hiện suốt các quý trong năm.
Yêu cầu kế toán các chi nhánh cung cấp các biên bản đối chiếu công nợ với các đại lý chọn mẫu tại ngày 30/6/2009 và 31/12/2009 đối với chi nhánh TP. HCM (9 đại lý), Nha Trang (5 đại lý), và tại ngày 30/6/2009 và 30/9/2009 đối với chi nhánh Hà Tây (10 đại lý).
Đối chiếu số dư xác nhận bởi các đại lý được chọn với số dư theo sổ chi tiết phải thu khách hàng của Công ty tại các ngày nói trên.
*Thực hiện đối chiếu các khoản phải thu với đại lý
Qua phỏng vấn, các chi nhánh đều thực hiện công việc đối chiếu với các đại lý thông qua các nhân viên tiếp thị.
Qua kiểm tra hồ sơ đối chiếu của chi nhánh Hà Tây, kiểm toán viên nhận thấy công việc đối chiếu được chi nhánh thực hiện đều hàng quý. Các biên bản đối chiếu gốc với các đại lý được lưu trong một hồ sơ phân chia theo thứ tự thời gian và được kiểm soát rất cẩn thận để đảm bảo tất cả các đại lý đều được đối chiếu và biên bản đối chiếu đã được gửi đầy đủ về cho kế toán chi nhánh.
Kết quả đối chiếu giữa biên bản đối chiếu và sổ chi tiết phải thu của Công ty như sau:
Khách hàng A
31/12/2009
Đối chiếu các khoản phải thu với đại lý
Người thực hiện: NNL Ngày thực hiện: 15/01/2010 Người rà soát: LTV Ngày rà soát: 15/01/2010 Khoản mục Theo biên bản đối chiếu công nợ
(VNĐ)
Theo sổ chi tiết phải thu
(VNĐ) Chênh lệch Ghi chú 30/12/2009 Hà Tây Công ty nông sản thực phẩm TM 534.287.343 536.327.337 (2.039.994) N1 Trần Nga Mai 525.075.533 525.075.533 - Dương Minh Hà 363.598.014 363.598.014 - Đỗ Việt Thanh 470.935.023 476.413.352 (5.478.329) N2 Phan Thị Nhài 863.731.729 863.731.729 - Nguyễn Ngọc Tú 508.593.536 508.593.536 - Trần Thị Nụ 412.825.273 412.825.273 -
Vũ Thị Nga 954.278.330 954.278.330 - Hồ Tuấn Quỳnh 390.546.337 390.546.337 - Hoàng An 425.588.789 425.588.789 - TP. HCM Kiều Khang 359.793.933 359.793.933 - Trần Thị Tư 457.049.565 457.049.565 -
Huỳnh Nga Mai 231.815.193 231.815.193 -
Đặng Thị Hương 261.069.476 261.069.476 - Vĩnh Tuấn 341.969.060 341.969.060 - Trần Văn Hưng 205.267.940 205.267.940 - Trần Phước Lộc 160.295.366 160.295.366 - Bùi Thị Bé 245.065.833 245.065.833 - Lưu Phát Đạt 473.425.522 473.425.522 - Nha Trang Lê Mỹ Dung 772.439.879 772.439.879 - Công ty HT 504.439.402 504.439.402 - Công ty AT 179.025.000 179.025.000 - Trần Thị Tú 389.426.827 389.426.827 - Lê Thị Ngọc 198.427.167 198.427.167 -
N1: Chênh lệch phản ánh phần doanh số hàng bán bị trả lại chưa trừ vào công nợ của đại lý.
N2: Chênh lệch phản ánh chi phí vận chuyển từ tháng 3 đến tháng 12 năm 2008 Công ty tài trợ nhưng chưa được trừ vào công nợ của đại lý.
Các kết quả đối chiếu cho các tháng còn lại như được chọn đều không cho thấy sự khác biệt trọng yếu nào giữa số dư công nợ của các đại lý theo biên bản đối chiếu so với sổ chi tiết phải thu của Công ty.
*Thủ tục:
Phỏng vấn kế toán phụ trách Nợ phải thu ở Hà Tây, Nha Trang, Thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương về quy trình đối chiếu công nợ và mật độ của công việc này.
Yêu cầu kế toán viên cung cấp biên bản đối chiếu công nợ đã được lựa chọn đối với một vài khách hàng tại ngày 30/6/09 ở các chi nhánh trên.
Xem xét kỹ hồ sơ đối chiếu công nợ được giữ tại chi nhánh Hà Tây để đảm bảo tất cả các khoản Nợ đều được đối chiếu hàng quý và được ghi chép chính xác.
*Phát hiện:
Chi nhánh Nha Trang và TP. HCM đã thực hiện đối chiếu công nợ trên cơ sở nửa năm. Nhà máy Bình Dương đối chiếu theo từng quý.
Kiểm toán viên đã thu thập được biên bản đối chiếu của chi nhánh TP. HCM, Nha Trang và Bình Dương tại ngày 31/12/09 và thực hiện đối chiếu với sổ chi tiết và thấy rằng:
• Đối với Nhà máy Bình Dương và chi nhánh TP. HCM: việc đối chiếu
theo kế hoạch được thực hiện vào 31/12/09; tuy nhiên do chậm trễ trong khâu chuẩn bị, một vài biên bản đối chiếu mới chỉ thực hiện đến ngày 31/7/09. Kiểm toán viên đã xem xét tính thích hợp của các biên bản đối chiếu và chọn mẫu kiểm tra một số biên bản đối chiếu
tại ngày 31/12/09 và đã đồng ý với báo cáo Không có yếu tố loại
trừ.
• Đối với chi nhánh Nha Trang, công việc đối chiếu được thực hiện rất