Tài liệu học tập học phần công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị xã hội

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ LƢU TRỮ TẬP TÀI LIỆU HỌC TẬP HỌC PHẦN CTVT – LT TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Giảng viên giảng dạy : ThS Trịnh Thị Năm HÀ NỘI – 2018 MỤC LỤC Tên văn STT Luật Lƣu trữ 2011 01 Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 Quy định 16 phông lƣu trữ ĐCS VN Hƣớng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 thể thức 22 kỹ thuật trình bày văn Đảng Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 quy định thể 51 loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng Quy định số 219-QĐ/TW ngày 27/12/2013 chức năng, Số trang 69 nhiệm vụ, tổ chức máy chuyên trách tham mƣu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy 10 Hƣớng dẫn số 17-HD/VPTWW hƣớng dẫn lập hồ sơ 88 nộp lƣu hồ sơ Quy định số 296-QĐ/TW mẫu dấu tổ chức Đảng Hƣớng dẫn số 08/HD/BTCTW quản lý sử dụng Vb MẬT 109 dấu quan, tổ chức Đảng Hƣớng dẫn số 35-HD/VPTW thực “Bảng thời hạn 121 bảo quản mẫu tài lieuej chủ yếu……ở tỉnh, huyện Hƣớng dẫn số 02-HD/VPTW thực :Bảng thời 126 hiệu….ở Trung ƣơng 11 Hƣớng dẫn số 38-HD/VPTW thống kê công tác VTLT 130 12 Quy định số 33-HD/VPTW công tác văn thƣ VP TW Đảng 160 Hƣớng dẫn số 09-HD/VPTW giao nộp, tiếp nhận TLLT 175 13 14 15 vào LTLS TW Đảng Hƣớng dẫn số 58-HD/VPTWW xác định ban hành PDF danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn… Công văn số 158-CV/LT hƣớng dẫn sử dụng mẫu khung phân loại tài liệu quan lãnh đạo Đảng 192 16 17 18 19 20 Hƣớng dẫn số 48-HD/VPTWW công tác văn thƣ quan, tổ chức trị - xã hội Thông tƣ số 20-T/2012/TT-BCA quy định dấu 222 ĐTNCS HCM Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN ban hành quy định 235 văn Đoàn TNCS HCM Hƣớng dẫn số 29-HD/VP thể thức văn Đoàn 245 TNCS HCM Hƣớng dẫn số 91-HD/UBMTTWW-BTT thể thức 268 kỹ thuật trình bày văn Quyết định số 1013/QĐ-TLĐ quy định thể loại VB 21 209 282 thẩm quyền ban hành loại văn tổ chức cơng đồn 22 23 24 25 26 Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ quy định thể thức kỹ 292 thuật trình bày VB tổ chức cơng đồn Hƣớng dẫn số 20-HD/ĐCT thẩm quyền ký văn 314 thể thức văn thệ thống hội LHPN VN Hƣớng dẫn số 14-HD/ĐCT thể thức kỹ thuật trình Khơng có bày văn Hội LHPN VN Quy định số 23-QĐ/HNDTWW thể loại, thẩm quyền 324 ban hành thể thức văn HND VN Hƣớng dẫn số 15-HD-VP thể thức văn HND 336 QUỐC HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật số: 01/2011/QH13 LUẬT LƢU TRỮ Căn Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 sửa đổi, bổ sung số điều theo Nghị số 51/2001/QH10; Quốc hội ban hành Luật lưu trữ, Chƣơng NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tƣợng áp dụng Luật quy định hoạt động lƣu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lƣu trữ; đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ; hoạt động dịch vụ lƣu trữ quản lý lƣu trữ Luật áp dụng quan nhà nƣớc, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân Điều Giải thích từ ngữ Trong Luật này, từ ngữ dƣới đƣợc hiểu nhƣ sau: Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lƣu trữ Tài liệu vật mang tin đƣợc hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ Tài liệu lƣu trữ bao gồm gốc, chính; trƣờng hợp khơng cịn gốc, đƣợc thay hợp pháp Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp nhận từ Lƣu trữ quan từ nguồn khác Phơng lưu trữ tồn tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lƣu trữ nƣớc Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam tồn tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trình hoạt động quan nhà nƣớc, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác đƣợc hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nƣớc Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam gồm phông lƣu trữ quan, tổ chức, cá nhân quy định khoản 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tƣợng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phƣơng pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lƣu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 15 Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lƣu trữ theo phƣơng pháp, tiêu chuẩn định nhằm lƣu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lƣu trữ Điều Nguyên tắc quản lý lƣu trữ Nhà nƣớc thống quản lý tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam Hoạt động lƣu trữ đƣợc thực thống theo quy định pháp luật Tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam đƣợc Nhà nƣớc thống kê Điều Chính sách Nhà nƣớc lƣu trữ Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an tồn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam 2 Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lƣu trữ Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lƣu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lƣu trữ cho Nhà nƣớc, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lƣu trữ thực hoạt động dịch vụ lƣu trữ Tăng cƣờng mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lƣu trữ Điều Quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ Những tài liệu sau cá nhân, gia đình, dịng họ (sau gọi chung cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia, xã hội đƣợc đăng ký thuộc Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thƣ từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Cơng trình, viết cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sƣu tầm đƣợc Lƣu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu cá nhân thuộc Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam quy định khoản Điều Cá nhân có tài liệu có quyền sau đây: a) Đƣợc đăng ký tài liệu Lƣu trữ lịch sử hƣớng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định khoản Điều này; b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lƣu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; d) Đƣợc ƣu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; đ) Cho phép ngƣời khác sử dụng tài liệu ký gửi Lƣu trữ lịch sử, nhƣng không đƣợc xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích Nhà nƣớc, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; e) Đƣợc Nhà nƣớc khen thƣởng theo quy định pháp luật Cá nhân có tài liệu có nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ đƣợc hiến tặng bán cho Lƣu trữ lịch sử tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; b) Trả phí bảo quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lƣu trữ lịch sử, trừ tài liệu đƣợc đăng ký Điều Trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, tổ chức Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lƣu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lƣu trữ; ban hành quy chế công tác lƣu trữ quan, tổ chức Điều Ngƣời làm lƣu trữ Ngƣời làm lƣu trữ quan nhà nƣớc, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp cơng lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi tƣơng ứng quan, tổ chức đƣợc hƣởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ƣu đãi khác theo quy định pháp luật Ngƣời làm lƣu trữ không thuộc trƣờng hợp quy định khoản Điều phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi ngƣời lao động làm việc tổ chức Ngƣời đƣợc giao kiêm nhiệm làm lƣu trữ phải đƣợc bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lƣu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lƣu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lƣu trữ Sử dụng tài liệu lƣu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nƣớc, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lƣu trữ nƣớc trái phép Chƣơng THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ MỤC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đƣợc giao nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan; trƣớc nghỉ hƣu, thơi việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho ngƣời có trách nhiệm quan, tổ chức Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Ngƣời đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lƣu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lƣu trữ quan Điều 10 Trách nhiệm Lƣu trữ quan Giúp ngƣời đứng đầu quan, tổ chức hƣớng dẫn việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Giao nộp tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định ngƣời đứng đầu quan, tổ chức Điều 11 Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan đƣợc quy định nhƣ sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trƣờng hợp quy định điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình đƣợc toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trƣờng hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu quy định khoản Điều để phục vụ cơng việc phải đƣợc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lƣu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lƣu Điều 12 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu giao nộp vào Lƣu trữ quan Lƣu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu đƣợc lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lƣu trữ quan giữ 01 Điều 13 Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Tài liệu lƣu trữ điện tử tài liệu đƣợc tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác Tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thơng tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; đƣợc bảo quản sử dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu đƣợc số hóa Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Điều 14 Quản lý tài liệu lƣu trữ xã, phƣờng, thị trấn Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phƣờng, thị trấn đƣợc lựa chọn lƣu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn Ngƣời làm lƣu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Ngƣời làm lƣu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn có nhiệm vụ hƣớng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lƣu trữ theo quy định pháp luật lƣu trữ MỤC CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 15 Chỉnh lý tài liệu Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Đƣợc phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lƣu trữ; b) Đƣợc xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ đƣợc hoàn thiện hệ thống hố; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 16 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, tồn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu đƣợc thực theo phƣơng pháp hệ thống, phân tích chức năng, thơng tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ tồn vẹn phơng lƣu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu Điều 17 Thời hạn bảo quản tài liệu Tài liệu bảo quản vĩnh viễn tài liệu có ý nghĩa giá trị không phụ thuộc vào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu đƣờng lối, chủ trƣơng, sách, cƣơng lĩnh, chiến lƣợc; đề án, dự án, chƣơng trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; nhà đất tài liệu khác theo quy định quan có thẩm quyền Tài liệu bảo quản có thời hạn tài liệu không thuộc trƣờng hợp quy định khoản Điều đƣợc xác định thời hạn bảo quản dƣới 70 năm Tài liệu hết giá trị cần loại để hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp hết thời hạn bảo quản theo quy định khơng cịn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản khoản Điều Điều 18 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu đƣợc thành lập để tham mƣu cho ngƣời đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu ngƣời đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Ngƣời làm lƣu trữ quan, tổ chức Thƣ ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Ngƣời am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải đƣợc ghi vào biên họp để trình ngƣời đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật MỤC THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ Điều 19 Lƣu trữ lịch sử Lƣu trữ lịch sử đƣợc tổ chức trung ƣơng cấp tỉnh để lƣu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử Lƣu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình quan có thẩm quyền lƣu trữ cấp ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử; b) Hƣớng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lƣu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Điều 20 Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Lƣu trữ lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định Luật quy định quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam Lƣu trữ lịch sử Nhà nƣớc thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lƣu trữ lịch sử trung ƣơng thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ƣơng Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức trung ƣơng Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ƣơng khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trƣớc; doanh nghiệp nhà nƣớc Thủ tƣớng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trƣớc; b) Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành - kinh tế đặc biệt * Văn Trung ƣơng Hội Nông dân Việt Nam Hội Nông dân cấp: T/M BAN CHẤP HÀNH CHỦ TỊCH (Chữ ký) Họ tên T/M BAN THƢỜNG VỤ CHỦ TỊCH (hoặc PHÓ CHỦ TỊCH) (chữ ký) Họ tên + Văn quan trực thuộc Hội Nông dân cấp làm việc theo chế độ thủ trƣởng ghi thể thức đề ký cấp trƣởng quyền cấp trƣởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trƣởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay) * Cấp trƣởng ký trực tiếp: TRƢỞNG BAN (chữ ký) Họ tên Q TRƢỞNG BAN (chữ ký) Họ tên * Cấp phó ký thay: K/T TRƢỞNG BAN PHÓ TRƢỞNG BAN (chữ ký) Họ tên K/T CHÁNH VĂN PHÕNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG 440 (chữ ký) Họ tên + Đối với số văn đƣợc Ban Thƣờng vụ thủ trƣởng quan uỷ quyền ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Ngƣời đƣợc uỷ quyền trực tiếp ký thừa lệnh không uỷ quyền lại cho ngƣời khác ký thay Ví dụ 1: Chánh phó chánh văn phịng đƣợc Ban Thƣờng vụ Hội uỷ quyền trực tiếp ký: T/L BAN THƢỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÕNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG) (chữ ký) Họ tên - Dấu quan ban hành: Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải dấu quan ban hành văn Dấu đƣợc đóng chiều, rõ ràng, ngắn trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tƣơi theo quy định Bộ Công an Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan ban hành đƣợc trình bày bên phải, dƣới phần nội dung văn Tác dụng: Chữ ký, thể đề ký dấu quan thành phần thể thức quan trọng thể trách nhiệm, chế độ làm việc quan thẩm quyền ngƣời có trách nhiệm ký văn bảnm, bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành văn - Ký sử dụng dấu văn Đại hội biên + Văn Đại hội đại biểu Hội Nông dân cấp: * Trường hợp có dấu Đại hội: Văn Đại hội Đoàn chủ tịch Đại hội đại biểu Hội Nơng dân cấp Đồn chủ tịch phân cơng ngƣời ký; văn Đoàn Thƣ ký Truởng đoàn Thƣ ký ký; văn Ban Thẩm tra tƣ cách đại biểu Trƣởng Ban thẩm tra tƣ cách đại biểu ký; văn Ban Kiểm phiếu Trƣởng ban kiểm phiếu ký Văn Đại hội, Đồn Chủ tịch, Đồn Thƣ ký đại hội đóng dấu tƣơng ứng Văn Ban Thẩm tra tƣ cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu dùng dấu Đại hội Ví dụ: Văn Đồn chủ tịch đại hội 441 T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ ký) (đóng dấu đồn chủ tịch) Họ tên * Trƣờng hợp khơng có dấu Đại hội: Trong trƣờng hợp khơng có dấu Đại hội Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nơng dân nhiệm kỳ xác nhận chữ ký ngƣời thay mặt Đoàn Chủ tịch, Đoàn thƣ ký, Ban thẩm tra tƣ cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ký văn đại hội để lưu T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M BAN CHẤP HÀNH (hoặc BAN THƢỜNG VỤ) (ghi rõ chức vụ) Ký đóng dấu BCH Hội Nông dân Họ tên + Biên Đại hội, hội nghị: Đại hội, hội nghị Hội Nông dân, quan, tổ chức trực thuộc Hội Nông dân hội nghị cán phải ghi biên Biên phải đƣợc ngƣời chủ trì đại hội, hội nghị ngƣời ghi biên ký Chữ ký ngƣời chủ trì đƣợc trình bày góc phải chữ ký ngƣời ghi biên đƣợc trình bày góc trái trang cuối biên Các biên phải đƣợc đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên đƣợc xếp so le đóng lần để khn 442 dấu thể lề trang giấy tiếp nhau) * Về ký, đóng dấu biên đại hội: ** Trƣờng hợp đại hội có dấu Ví dụ: T/M ĐỒN THƢ KÝ T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (ký đóng dấu Đồn thƣ ký) (ký đóng dấu Đồn chủ tịch) Họ tên Họ tên ** Trƣờng hợp Đại hội khơng có dấu Cấp ủy nhiệm kỳ xác nhận chữ ký ngƣời thay mặt Đồn chủ tịch Đại hội Ví dụ: T/M ĐOÀN THƢ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH Họ tên Họ tên Xác nhận Chũ ký đồng chí T/M BAN CHẤP HÀNH (hoặc BAN THƢỜNG VỤ) (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu BCH Hội Nơng dân) Họ tên * Về ký, đóng dấu biên hội nghị: ** Trƣờng hợp đƣợc đóng dấu lên chữ ký ngƣời chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu Hội Nông dân cấp Ví dụ: NGƢỜI GHI BIÊN BẢN (ký) Họ tên CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (Ký đóng dấu BCH Hội Nơng dân cấp) 443 Họ tên ** Trƣờng hợp khơng đƣợc đóng dấu lên chữ ký ngƣời chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu Hội Nông dân cấp, quan, tổ chức trực thuộc lãnh đạo Văn phòng thừa lệnh Ban Thƣờng vụ thủ trƣởng quan xác nhận chữ ký ngƣời chủ trì hội nghị Ví dụ: NGƢỜI GHỈ BIÊN BẢN (ký) CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (Ghi rõ chức vụ) Họ tên Họ tên Xác nhận Chữ ký đồng chí T/L BAN THƢỜNG VỤ (Chánh phó Văn phịng ký đóng dấu BCH Hội Nơng dân, quan, tổ chức trực thuộc) Họ tên 8- Nơi nhận: - Nơi nhận tên quan cá nhân có trách nhiệm nhận văn để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, vv để lƣu Cần ghi rõ mục đích gửi văn nơi nhận - Nơi nhận: Cụm từ “Nơi nhận” in thƣờng, gạch chân, cỡ chữ 14 - Tên quan, đơn vị nhận văn bản: chữ in thƣờng, cỡ chữ 12 Vị trí trình bày: Đối với văn có tên gọi nơi nhận đƣợc trình bày góc trái dƣới phần nội dung văn Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dƣới tên loại trích yếu nội dung văn Đối với cơng văn nơi nhận đƣợc ghi trực tiếp sau cụm từ “kính gửi…” “Đồng kính gửi…” (nếu có) phía phần nội dung văn cịn đƣợc ghi vào góc trái dƣới phần nội dung văn (nếu gửi nhiều hơn) Tác dụng: Nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng giúp văn thƣ tính đủ số lƣợng cần đánh máy in gửi văn đến nơi nhận xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ văn phát hành Thơng qua mục đích gửi văn giúp cho nơi nhận biết đƣợc 444 trách nhiệm văn II- CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG VÀ CÁCH TRÌNH BÀY Ngồi thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, ngƣời ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau: 1- Dấu mức độ mật: - Dấu mức độ mật có mức: mật, tối mật tuyệt mật Vị trí trình bày: Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật (Trƣờng hợp khơng sử dụng dấu đánh máy) đƣợc trình bày phía dƣới số ký hiệu văn Tác dụng: Dấu mức độ mật dấu hiệu rõ tính chất mật văn nhằm bảo vệ bí mật cho tài liệu, q trình soạn thảo, ban hành, phát hành, xử lý văn bản, sử dụng, lập hồ sơ bảo quản tài liệu 2- Dấu mức độ khẩn: - Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thƣợng khẩn hỏa tốc Vị trí trình bày: Dấu mức độ khẩn (trƣờng hợp khơng sử dụng dấu đánh máy) đƣợc trình bày dƣới dấu mức độ mật Tác dụng: Bảo đảm xử lý văn kịp thời, không chậm trễ thời gian 3- Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị: - Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trƣờng hợp nhƣ: “thu hồi”, “xong hội nghị trả lại”, “không phổ biến”, “lưu hành nội bộ”… Vị trí trình bày: Các thành phần đƣợc trình bày dƣới địa điểm ngày tháng năm văn Các văn có quy định không đƣợc phổ biến phạm vi sử dụng phƣơng tiện thơng tin đại chúng thƣờng đƣợc ghi rõ “Khơng đăng báo, đài” phía dƣới, trang cuối văn Tác dụng: Các dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng giúp cho ngƣời xử lý văn biết giới hạn sử dụng văn đó; giúp quan phát hành thu hồi đủ văn cần thu hồi - Đối với văn đƣợc quan tham mƣu, giúp việc dự thảo nhiều lần 445 phải ghi đúng, đủ dẫn dự thảo Chỉ dẫn dự thảo gồm tên quan dự thảo “dự thảo thứ …” Vị trí trình bày: Chỉ dẫn dự thảo đƣợc trình bày phía dấu mức độ mật; văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn Tác dụng: dẫn dự thảo tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dõi, sửa chữa thảo, thuận tiện cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… - Các văn quan khác đƣợc sử dụng hội nghị đóng dấu đánh máy rõ dẫn “Tài liệu hội nghị… ngày… ” Vị trí trình bày: Chỉ dẫn tài liệu hội nghị đƣợc trình bày phía dƣới địa điểm ngày tháng năm ban hành văn Tác dụng: Giúp cho đại biểu nhận biết tài liệu hội nghị quan chuẩn bị văn bản, tạo điều kiện thuận tiện cho việc thu thập đúng, đủ tài liệu để lập hồ sơ hội nghị, xác định giá trị tài liệu - Ký hiệu tên tệp văn số lƣợng phát hành Vị trí trình bày: Văn trang đƣợc trình bày lề trái chân trang Văn nhiều trang đƣợc trình bày lề trái từ trang thứ đến trang cuối Tác dụng: Để biết ngƣời đánh máy, tên tệp lƣu máy tính số lƣợng phát hành để quy trách nhiệm, thuận tiện cho việc sửa chữa, in ấn văn quản lý đƣợc số lƣợng phát hành III- BẢN SAO VÀ CÁCH TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO 1- Các loại sao: - Bản y chính: nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành - Bản trích sao: lại phần nội dung từ quan ban hành quan lƣu trữ quản lý thực - Bản lục: lại toàn văn từ y 2- Cách trình bày thành phần thể thức a- Thể thức cách trình bày thơng thƣờng Để bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức 446 Vị trí trình bày: - Tên quan văn bản: Trình bày góc trái thể thức sao, dƣới đƣờng phân cách - Số ký hiệu sao: Các đƣợc đánh giá chung hệ thống số theo nhiệm kỳ Ký hiệu đƣợc ghi chung BS (bản sao) Văn Ban Chấp hành, Ban Thƣờng vụ Hội Nông dân cấp ghi ký hiệu BS/HND; văn Văn phòng ký hiệu BS/VP Số ký hiệu trình bày dƣới tên quan - Địa điểm ngày, tháng, năm văn trình bày cùng, góc phải thể thức dƣới đƣờng phân cách - Chỉ dẫn loại sao: Tùy thuộc vào loại nhƣ y chính, trích sao, lục để ghi xác dẫn loại nhƣ: “Sao y chính”, “Trích từ sơ…, ngày… của…” “Sao lục” Các dẫn đƣợc trình bày dƣới địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn chữ thƣờng, đậm, nghiêng - Họ tên ngƣời ký dấu quan đƣợc trình bày dƣới dẫn loại - Nơi nhận văn cần thiết ghi mục đích gửi nhƣ: để thi hành, để phổ biến, vv… Nơi nhận đƣợc trình bày dƣới số ký hiệu Tác dụng: Các thành phần thể thức giúp cho quan thực quy trình nguyên tắc, thủ tục, bảo đảm đủ thành phần thể thức nhằm giữ nguyên giá trị văn tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ văn b- Đối với văn lục nhiều lần: Chỉ cần trình bày lần thể thức lục Trong trƣờng hợp văn hết trang phần lục trình bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang trình bày phần cần đóng dấu giáp lai c- Văn hình thức photocopy: - Nếu photocopy có phần chữ ký để in nhiều đóng dấu quan ban hành có giá trị pháp lý nhƣ khơng phải trình bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành có trình bày thể thức có giá trị pháp lý nhƣ 447 - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành nhƣng khơng trình bày thể thức có giá trị thơng tin, tham khảo IV- U CẦU KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN HĨA Văn Hội Nông dân đƣợc đánh máy in giấy trắng có kích thƣớc 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) Vùng trình bày văn nhƣ sau: - Mặt trƣớc: + Cách mép trang giấy: 2,5 cm + Cách mép dƣới trang giấy: 2,5 cm + Cách mép trái trang giấy: 3,5 cm + Cách mép phải trang giấy: 1,5 cm - Mặt sau: + Cách mép trang giấy: 2,5 cm + Cách mép dƣới trang giấy: 2,5 cm + Cách mép trái trang giấy: 1,5 cm + Cách mép phải trang giấy: 3,5 cm Văn có nhiều trang từ trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ trang văn Những văn có phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã Phông chữ, cỡ, kiểu chữ thống dùng la mã chữ ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn Unicode (có bảng hƣớng dẫn riêng) Những văn bản, văn kiện Hội Nông dân in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo u cầu kỹ thuật này./ Nơi nhận:CHÁNH VĂN PHÕNG - Thƣờng trực TW Hội, - Các Ban, đơn vị TW Hội, - Các tỉnh, thành Hội, - Lƣu VT Lại Xuân Môn 448 Mẫu 1: Vị trí thành phần thể thức văn Hội Nông dân 35mm 25mm 12a 15mm 11 5b 5a 10 8a 7a 8b 7b 7c 25mm 449 Ghi chú: 5b Trích yếu nội dung công 8a Nơi nhận công văn Tiêu đề văn 8b Nơi nhận văn Tên quan ban hành văn Nội dung văn (có thể có Dấu mức độ mật nhiều trang) 10 Dấu mức độ khẩn Số ký hiệu 7a Thể thức đề ký, chức vụ 11 Dấu phạm vi phổ biến Địa điểm ngày tháng, ngƣời ký 12a Dấu tài liệu hội nghị năm, ban hành văn 7b Chữ ký 12b Dấu dự thảo 5a Tên loại văn trích 7c Họ tên ngƣời ký yếu nội dung văn 450 Mẫu 2: Vị trí thành phần thể thức 8b 7a 7b 7c 13 14 16 15 17 19 18 Ghi chú: 13 Đƣờng phân giới văn với thể thức 14 Tên quan 15 Số ký hiệu 16 Ghi dẫn loại văn 17 Địa điểm ngày, tháng, năm 18 Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên ngƣời ký dấu quan 19 Nơi nhận 451 452 Mẫu 3: Font, cỡ, kiểu chữ theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 dùng để trình bày thể thức văn Hội Nông dân Việt Nam TT Thành phần thể thức Tiêu đề: Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 15 In hoa, đậm HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM Nt 14 In hoa, đậm BCH HỘI NƠNG DÂN QUẬN BA ĐÌNH Hội Nơng dân Việt Nam Tên quan ban hành văn a Tên quan ban hành văn bản, quan văn b Tên quan cấp Nt 14 In hoa HỘI NÔNG DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Số ký hiệu văn bản, Nt 14 In thƣờng Số 22-QĐ/HNDTW Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành Nt 14 In thƣờng, Hà Nội, ngày 29 tháng 11 năm 2009 văn bản, nghiêng Tên loại trích yếu nội dung văn a Tên loại văn Nt 16 In hoa, đậm QUYẾT ĐỊNH b Trích yếu nội dung văn Nt 14-15 In thƣờng, đậm ban hành quy định thể loại, thẩm quyền ban hành va thể thức văn Hội Nơng dân Việt Nam c Trích yếu nội dung công văn Nt 12 453 In thƣờng, V/v thực Quy chế làm việc quan Trung nghiêng ương Hội Nông dân Việt Nam Phần nội dung văn Thể thức đề ký, chức vụ họ tên In thƣờng Thực Nt 14-15 Times New Roman 14 In hoa, đậm Nt 14 In hoa CHỦ TỊCH Nt 14 In thƣờng, đậm Nguyễn Văn A In thƣờng Nơi nhận: ngƣời ký a Thể thức đề ký b Chức vụ ngƣời ký thay mặt, ký thay, ký T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH thừa lệnh c Họ tên ngƣời ký Nơi nhận văn bản, a Nơi nhận Nt 14 b Nơi nhận cụ thể Nt 12 Chỉ mức độ mật Nt 14 In hoa, đậm 10 Chỉ mức độ khẩn Nt 14-15 In hoa, đậm KHẨN 11 Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng Nt 12 In hoa, đậm XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI 12 Ký hiệu tên ngƣời đánh máy, tên tệp Nt In hoa H.20QĐ/HNDTW120 văn bản, số phát hành 454 In thƣờng - BCH Hội Nông dân tỉnh Hà Nam MẬT ... phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm: - Tài liệu tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức tiền thân tổ chức trị - xã hội - Tài liệu Đại hội Đảng toàn quốc đại hội đảng cấp; tài liệu. .. tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam tồn tài. .. tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá