Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài Gòn

Trong xu thế phát triển ngày nay thì công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực. Tin học phát triển đã giải quyết được vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khối lượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới luôn biến động. Vì thế việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi chúng ta phải liên tục học tập, nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm công nghệ thông tin thiết thực, tính tương tác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng. Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho con người. Do đó chúng ta cần đẩy mạnh việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực. Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài Gòn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản lý cho các thư viện trường

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP HCM, Ngày …… Tháng …… Năm 2009 Giáo viên hướng dẫn xác nhận …………………………… -1- LỜI NÓI ĐẦU Trong xu phát triển ngày cơng nghệ thơng tin đóng vai trị vơ quan trọng lĩnh vực Tin học phát triển giải vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu khối lượng khổng lồ mà ngày tạo giới biến động Vì việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi phải liên tục học tập, nghiên cứu để tạo sản phẩm công nghệ thơng tin thiết thực, tính tương tác cao đáp ứng đòi hỏi đối tượng sử dụng Công nghệ phần mềm khái niệm mẽ nhiên mang lại lợi ích vơ to lớn cho người Do cần đẩy mạnh việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm phát triển phần mềm ứng dụng lĩnh vực Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài Gịn” với mục tiêu ứng dụng thực mang lại hiệu công tác quản lý cho thư viện trường -2- LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - Kỹ Thuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô giảng dạy trường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, thầy giảng dạy khoa Cơng Nghệ thơng tin tận tình giảng dạy dẫn dắt chúng em trình học tập trường truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế sống, em hiểu biết cần học cần cho sống nay, từ chúng em nhận thức phương hướng tổ chức, quản lý, cách giao tiếp với người Để xây dựng đề tài thật khó khăn nhờ có hướng dẫn tận tình thầy giúp đỡ em Chúng em vơ biết ơn cha mẹ gia đình sinh thành, nuôi dưỡng tạo điều kiện cho chúng em suốt trình học tập tu dưỡng Và cảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tơi khảo sát, tìm hiểu hồn thành khóa tiểu luận mơn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂY NAM Á, lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý cho chúng em thực khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin” thật sinh động cho chúng em biết thêm hướng Mặc dù chúng em cố gắng để hồn thiện khóa tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng em mong nhận góp ý chân thành quý thầy cô, người để viết chúng em hoàn thiện -3- CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG BGH TỔ THƯ VIỆN BP.Quản lý sách BP.Quản lý mượn trả sách BP.Quản lý đọc giả Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài Gòn I Cơ cấu tổ chức Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gịn trung tâm văn hóa giáo dục nhà trường, có chức cung cấp tri thức thơng tin tư liệu lĩnh vực kinh tế, văn hóa, nghệ thuật du lịch Trường xây dựng hệ thống tổ chức phận với vai trị chun trách có hỗ trợ lẫn nghiệp vụ liên quan toàn hoạt động quản lý thư viện bao gồm: Ban Giám Hiệu Tổ Thư Viện Bộ Phận Quản Lý Sách Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả II Vai trò phận 1.1 Ban Giám Hiệu  Quản lý điều hành phận thư viện -4-  BGH có quyền thống kê xem thống kê phận thư viện : thống kê sách thư viện thống kê mượn trả đọc giả  Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sách giảng dạy cho giáo viên đọc giả  Nhận báo cáo từ phận như: BP.quản lý sách, BP.mượn trả sách, BP.quản lý đọc giả, từ tổng kết lại tình hình thực tiễn đưa yêu cầu để điều chỉnh thích hợp tới phận 1.2 Tổ Thư Viện  Tổng kết số lượng đầu sách thư viện việc sử dụng sách sinh viên  Kiểm tra phận quản lý khác  Nhận báo cáo hàng tuần phận  Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu 1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách  Tiến hành phân loại sách sau tiến hành xử lý nghiệp vụ như: đóng bìa, gắn mã số cho sách theo quy ước cuối cập nhật thông tin sách vào CSDL  Cập nhật bổ sung sách theo yêu cầu giáo viên đọc giả  Khi sách củ nát khơng cịn giá trị sử dụng phận xử lý nghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL  Kiểm tra ghi báo cáo ngày  Chuyễn giao sách cho phận khác 1.2.2 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách  Kiểm tra thẻ sinh viên có phù hợp hay khơng phù hợp có quyền mượn  Đưa phiếu yêu cầu mượn sách hủy phiếu yêu cầu sinh viên trả sách -5-  Phạt tiền xử lý hành vi làm hỏng làm trả sách  Giao sách cho người mượn nhận lại sách người trả  Kiểm kê viết báo cáo số lượng người mượn người trể trả sách 1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả  Kiểm tra sinh viên vào thư viện  Giữ đồ cho sinh viên  Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả  Xử lý phạt hành vi gây trật tự phịng III.Quy Trình Cơng Việc Của Từng Bộ Phận BGH TỔ THƯ VIỆN BP.Quản lý sách BP.Quản lý mượn trả sách Nhà Cung Cấp BP.Quản lý đọc giả Đọc giả Sơ đồ mối quan hệ phận Ghi chú: - Tương quan đạo: - Tương quan hổ trợ: -6- 2.1 Nhập sách  Nghiệp vụ xuất cần nhập sách  Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất loại sách cần nhập viết báo cáo số lượng cho tổ thư viện Tổ thư viện đặt hàng cho nhà sách  Nhận sách kiểm tra số lượng loại sách xử lý cơng đoạn đóng bìa, gắn nhãn đưa lên kệ sách cho loại sách  Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:  Tên quan cá nhân  Người liên hệ  Địa  Điện thoại FAX  Tên sách  Thể loại  Cước phí bưu điện  Số lượng đặt mua  Thành tiền Mẫu (1) PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH Tên quan, cá nhân: Người liên hệ: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: STT Tên sách Thể loại Cước phí bưu điện Số Thành tiền lượng đặt mua -7- 10 11 12 13 14 Ngày tháng năm 200 Đơn vị đặt mua (Họ tên, chữ ký, đóng dấu) -8- 2.2 Quản lý đọc giả  Nghiệp vụ xuất sinh viên vào thư viện  Trước đọc giả vào thư viện có mang theo cặp sách hay vật dụng đọc giả phải qua phận quản lý vào gửi đồ tủ đồ có mã số chìa khóa đọc giả giữ sau khỏi thư viên nhận lại đồ  Xuất trình thẻ phận quản lý phịng đọc kiểm tra có bị quyền sử dụng thẻ hay khơng  Vào phịng đọc, đọc giả xem tất loại sách tùy ý, đọc giả cần tìm quyễn sách phận tìm kiếm hổ trợ cách xem CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm hay khơng có nằm vị trí kệ sách  Nếu đọc giả làm hư hại đến tài liệu hay gây trật tự phòng đọc bị phận xử lý vi phạm phạt 2.3 Quản lý trả mượn  Nghiệp vụ xuất đọc giả cần mang sách nhà tham khảo kỹ  Đọc giả muốn mượn sách mang nhận giấy yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào như: mã đọc giả, tên đọc giả, tên sách, tên tác giả  Phiếu mượn sách người quản lý giữ đọc giả nhận sách mang  Sinh viên mượn quyễn sách vòng ngày  Trong vòng ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thư  Nếu đọc giả trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng bị viên phạt tiền 1000/ngày -9- Sau đọc giả mang sách đến trả phận mượn trả sách  nhận sách lại kiểm tra hủy phiếu mượn sách, nhập lại sách vào CSDL Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:   Họ tên  Lớp  MSĐG  Tên T.Liệu  Số mơn loại  Số ĐKCB  Tình trạng  Ngày mượn, Ngày trả Mẫu (2.0) Thư Viện CĐVHNT&DLSG PHIẾU MƯỢN SÁCH Họ tên:………………………………………………………………… Lớp:………………………………MSĐG……………………………… Tên T.Liệu:………………………………………………………………… Số mơn loại:………………………………Số ĐKCB:…………………… Tình Trang:………………………………………………………………… Ngày mượn: / / Ngày trả: / / - 10 - 2.1.Form nhập sách - Nhập sách Mã sách: Nhà XB: Tên sách: Năm XB: Đường dẫn: Chuyên ngành: Tác giả: Nhập ngày: Thành tiền: Thêm - 50 - Xóa VNĐ Lưu Thốt X 2.2.Form hiệu chỉnh thơng tin sách Thông tin sách - Mã sách: Nhà xuất bản: Tên sách: Chuyên ngành: Tác giả: Năm xuất bản: Tóm lược: Ngày nhập: Ghi chú: Mới Sữa - 51 - Xóa Lưu Thoát X 2.3.Form lý sách Danh mục lý sách - Mã sách: Tác giả: Tên sách: Nhà XB Chuyên ngành: nhập: Năm XB: Ghi TL: Ngày Ngày lý: Thanh lý - 52 - Xóa Lưu Thốt X 2.4.Form tìm kiếm sách Tìm kiếm sách - Chọn chuyên ngành Tên sách cần tìm Tìm KẾT QUẢ TÌM KIẾM - 53 - Thốt X 3.1 Form nhập đọc giả Nhập - X Mã thẻ: Họ tên: Ngày sinh: Nơi sinh: Hạng SD: Thêm Lưu Thoát 3.2.Form hiệu chỉnh thông tin Hiệu chỉnh thông tin - Mã thẻ: Họ tên: Ngày sinh: Nơi sinh: Hạng SD: Sửa - 54 - Lưu Thoát X - X BẢNG DANH MỤC ĐỌC GIẢ 3.3.Form xóa đọc giả Xóa đọc giả - Mã thẻ: Họ tên: Ảnh Ngày sinh: Nơi sinh: Hạng SD: Xóa - 55 - Bỏ Thốt X Chọn X BẢNG DANH MỤC ĐỌC GIẢ 3.4.Form tìm kiếm đọc giả Tìm kiếm đọc giả - Mã thẻ: Họ tên: Ảnh Ngày sinh: Nơi sinh: Thêm Danh Sách Đọc Giả - 56 - Tìm Thốt X 4.1.Form lập phiếu mượn sách Phiếu mượn sách - X Họ tên ĐG: Lớp: Ảnh MSĐG: Tên sách: Số môn loại: Số ĐKCB: Tình trạng: Ngày mượn: Mượn Bỏ Lưu Thốt 4.2.Form sách hạn Danh sách đọc giả nợ sách hạn trả Tên sách: - Mã sách: Tên đọc giả: Ngày mượn: Số lượng: - 57 - Cập nhật Bỏ Xem Thoát X 4.3.Form sách mượn Danh sách đọc giả mượn sách - Tên sách: lượng: Mã sách: Tên đọc giả: Ngày mượn: Cập nhật Bỏ X Số Xem Thoát 4.4.Form trả sách Thủ tục trả sách - Mã sách: Ngày trả: Ghi chú: Mã số ĐG: Số sách chưa trả: Trả - 58 - Bỏ Lưu Thoát X 4.4.1.Form Quy định mượn sách Quy định mượn sách - X Các quy định mượn sách Cập nhật Sửa Lưu Thoát 4.4.2.Form Quy định phạt Quy định phạt - Các quy định phạt Cập nhật - 59 - Sửa Lưu Thoát X 4.4.3.Form Quy định thẻ đọc Quy định thẻ đọc - X Các quy định thẻ đọc Cập nhật Sửa Lưu Thoát 5.1.1.Reports sách nhập Thống kê sách nhập Bộ Giáo Dục & Đào Tạo Thư Viện CĐVHNT&DLSG THỐNG KÊ SÁCH NHẬP MỚI Ngày…… Tháng…… Năm…… STTMã sáchTên sáchTác giảNhà XBNăm XBChuyên ngànhNgày nhậpThành tiền123… Tổng số có…… đầu sách nhập Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện In - 60 - Thoát X 5.1.2.Reports sách lý Thống kê sách lý - X THỐNG KÊ SÁCH THANH LÝ Bộ Giáo Dục & Đào Tạo Thư Viện CĐVHNT&DLSG Ngày…… Tháng…… Năm…… STTMã sáchTên sáchTác giảNhà XBNăm XBChuyên ngànhNgày lý123… Tổng số có…… đầu sách lý Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện In Thoát 5.2.1.Reports sách mượn Thống kê sách mượn Bộ Giáo Dục & Đào Tạo Thư Viện CĐVHNT&DLSG THỐNG KÊ SÁCH ĐANG MƯỢN Ngày…… Tháng…… Năm…… STTMã sáchTên sáchSố lượngTên đọc giảNgày mượn123… Tổng số có…… đầu sách mượn Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện In - 61 - Thoát X 5.2.2.Reports sách trả trễ Thống kê sách trả trễ - X THỐNG KÊ SÁCH TRẢ TRỄ Bộ Giáo Dục & Đào Tạo Thư Viện CĐVHNT&DLSG Ngày…… Tháng…… Năm…… STTMã sáchTên sáchSố lượngTên đọc giảNgày mượnNgày trả123… Tổng số có…… đầu sách trả trễ Trị giá………………….đ Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện In Thoát 5.3.1.Reports đăng ký gia hạng thẻ Thống kê đăng ký gia hạng thẻ đọc giả Bộ Giáo Dục & Đào Tạo Thư Viện CĐVHNT&DLSG THỐNG KÊ ĐĂNG KÝ GIA HẠNG THẺ ĐG Ngày…… Tháng…… Năm…… STTMã ĐGTên ĐGSố lượngNgày cấpLý do123… Tổng số có…… đọc giả Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện In - 62 - Thoát X MỤC LỤC CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG .4 I.Cơ cấu tổ chức .4 II.Vai trò phận .4 III.Quy Trình Cơng Việc Của Từng Bộ Phận 2.1 Nhập sách 2.2 Quản lý đọc giả 2.3 Quản lý trả mượn 2.4 Báo cáo IV Hiện Trang Về Mặt Tin Học .10 CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN 10 I XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC NĂNG 10 A) Xác định chức 10 B) Mơ hình BFD .11 C) Mô Hình Quan Niệm Xử Lý .12 C) Mơ Hình Quan Niệm Xử Lý .13 Mơ hình dịng liệu: .13 Sơ đồ DFD mức tổng quát 13 Sơ đồ DFD mức 14 Sơ đồ DFD mức ô xử lý (Quản lý sách) .15 Sơ đồ DFD mức ô xử lý (Quản lý đọc giả) 16 Sơ đồ DFD mức ô xử lý (Quản mượn trả sách) 17 Sơ đồ DFD mức ô xử lý (Báo cáo thống kê) 18 Sơ đồ DFD mức ô xử lý 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3 (Các quy định) 19 Sơ đồ DFD mức ô xử lý 5.1.1 , 5.1.2 (Thống kê sách) 5.2.1 , 5.2.2 (Thống kê mượn trả sách) 20 Sơ đồ DFD mức ô xử lý 5.3.1 (Thống kê đăng ký gia hạng thẻ) 20 II MƠ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP 21 Xác định loại thực thể .21 - 63 - Lưu Phân loại thực thể 21 Các thực thể 21 Khung sườn ERD 22 Gắn loại thực thể phụ vào khung sườn .22 Xác định cho mối kết hợp 23 Xác định loại thực thể liên quan đến quy định 23 Đưa loại thực thể quản lý người dùng vào mô hình .24 10 Thuộc tính loại thực thể vào mơ hình .25 CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG 25 CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG 26 I Thực việc ánh xạ ERD sang TABLE 26 1) Xác định loại thực thể .26 2) Chi tiết quan hệ 26 II Mô Hình Database .30 CHƯƠNG IV THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ THÀNH PHẦN XỬ LÝ .31 I Sơ đồ liên kết hình 31 II Danh mục giao diện thể .35 - 64 -