đồ án tốt nghiệp quản lý thư viện trường cao đẳng văn hóa nghệ thuật & du lịch

 BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phậntrong thư viện : thống kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọcgiả Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sá

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP HCM, Ngày …… Tháng …… Năm 2009 Giáo viên hướng dẫn xác nhận ………

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế phát triển ngày nay thì công nghệ thông tin đã và đang đóngvai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực Tin học phát triển đã giải quyếtđược vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khốilượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới luôn biến động Vì thếviệc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn đòi hỏi chúng ta phải liên tục học tập,nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm công nghệ thông tin thiết thực, tính tươngtác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng

Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã manglại những lợi ích vô cùng to lớn cho con người Do đó chúng ta cần đẩy mạnhviệc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọilĩnh vực Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm

“Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài

Gòn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản

lý cho các thư viện trường

LỜI CẢM ƠN

Qua một thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - KỹThuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giảng dạy tạitrường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cô giảng dạy trong khoaCông Nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy và dẫn dắt chúng em trong quá trìnhhọc tập tại trường và đã truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệmthực tế trong cuộc sống, giờ em đã hiểu biết những gì cần học và cần cho cuộcsống hiện nay, từ đó chúng em nhận thức được phương hướng tổ chức, quản lý,

và cách giao tiếp với mọi người

Để xây dựng một đề tài thật khó khăn nhưng nhờ có sự hướng dẫn tậntình của thầy cô đã giúp đỡ em

Chúng em vô cùng biết ơn cha mẹ và gia đình đã sinh thành, nuôi dưỡng

và tạo mọi điều kiện cho chúng em trong suốt quá trình học tập và tu dưỡng Vàcảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tôi được khảo sát, tìm

hiểu và hoàn thành khóa tiểu luận môn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông

tin”

Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂYNAM Á, và lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý

cho chúng em thực hiện khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”

thật sinh động và đã cho chúng em biết thêm một hướng mới

Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện khóa tiểu luận nàynhưng không tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự góp

ý chân thành của quý thầy cô, mọi người để bài viết của chúng em hoàn thiệnhơn

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài Gòn

I Cơ cấu tổ chức

Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dụccủa nhà trường, có chức năng cung cấp tri thức thông tin và tư liệu về các lĩnhvực kinh tế, văn hóa, nghệ thuật và du lịch Trường đã xây dựng một hệ thống tổchức các bộ phận với vai trò chuyên trách và có sự hỗ trợ lẫn nhau các nghiệp

vụ liên quan trong toàn bộ hoạt động quản lý thư viện bao gồm:

3 Bộ Phận Quản Lý Sách

4 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách

5 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả

II Vai trò của từng bộ phận

1.1 Ban Giám Hiệu

 Quản lý và điều hành các bộ phận trong thư viện

 BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phậntrong thư viện : thống kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọcgiả

 Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sáchgiảng dạy cho giáo viên và đọc giả

 Nhận báo cáo từ các bộ phận như: BP.quản lý sách,BP.mượn trả sách, BP.quản lý đọc giả, từ đó tổng kết lại tình hình thựctiễn và đưa ra các yêu cầu để điều chỉnh thích hợp tới từng bộ phận

1.2 Tổ Thư Viện

 Tổng kết về số lượng các đầu sách trong thư viện về việc sửdụng sách của sinh viên

 Kiểm tra các bộ phận quản lý khác

 Nhận báo cáo hàng tuần của các bộ phận

 Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu

1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách

 Tiến hành phân loại sách sau khi tiến hành xử lý nghiệp vụnhư: đóng bìa, gắn mã số cho sách theo quy ước cuối cùng cập nhật thôngtin sách vào CSDL

 Cập nhật và bổ sung sách mới theo yêu cầu của giáo viên vàđọc giả

 Khi sách đã củ nát không còn giá trị sử dụng bộ phận xử lýnghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL

 Kiểm tra và ghi báo cáo hằng ngày

 Chuyễn giao sách cho các bộ phận khác

 Phạt tiền và xử lý hành vi khi làm hỏng làm mất và trả sáchtrể

 Giao sách cho người mượn và nhận lại sách của người trả

 Kiểm kê và viết báo cáo về số lượng người mượn và ngườitrả sách

1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả

 Kiểm tra sinh viên ra vào thư viện

 Giữ đồ cho sinh viên

 Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả

 Xử lý và phạt các hành vi gây mất trật tự trong phòng

III.Quy Trình Công Việc Của Từng Bộ Phận

Sơ đồ mối quan hệ giữa các bộ phận

BP.Quản lý đọc giả

Đọc giả Nhà Cung

Cấp

2.1 Nhập sách mới

 Nghiệp vụ này xuất hiện khi cần nhập sách mới

 Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất cả các loại sách cần nhập rồi viết báo cáo số lượng cho tổ thư viện Tổ thư viện sẽ đặt hàng cho các nhà sách

 Nhận sách về kiểm tra số lượng của từng loại sách và xử lý các công đoạn như đóng bìa, gắn nhãn và đưa lên kệ sách cho từng loại sách

 Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:

 Tên cơ quan cá nhân

Mẫu (1)

PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH

Tên cơ quan, cá nhân:

Người liên hệ:

Địa chỉ:

Điện thoại: Fax:

bưu điện

Số lượng

Thành tiền

2.2 Quản lý đọc giả

 Nghiệp vụ này xuất hiện khi sinh viên vào thư viện

 Trước khi đọc giả vào trong thư viện nếu có mang theo cặpsách hay vật dụng nào đó của đọc giả thì phải qua bộ phận quản lý ra vàogửi đồ tại các tủ đồ có các mã số và chìa khóa đọc giả giữ sau khi ra khỏithư viên thì nhận lại đồ

 Xuất trình thẻ tại bộ phận quản lý phòng đọc kiểm tra có bịmất quyền sử dụng thẻ hay không

 Vào phòng đọc, đọc giả có thể xem tất cả các loại sách tùy ý,nếu đọc giả cần tìm một quyễn sách nào thì bộ phận tìm kiếm sẽ hổ trợbằng cách xem trong CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm haykhông nếu có nằm ở vị trí nào trên kệ sách

 Nếu đọc giả nào làm hư hại đến tài liệu hay gây mất trật tựtrong phòng đọc sẽ bị bộ phận xử lý vi phạm phạt

 Phiếu mượn sách sẽ được người quản lý giữ và đọc giả nhậnsách mang về

 Sinh viên chỉ mượn được 1 quyễn sách trong vòng 3 ngày

 Trong vòng 3 ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thưviên

 Nếu đọc giả nào trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng thì bịphạt tiền là 1000/ngày

 Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:

Mẫu (2.0)

CĐVHNT&DLSG

Họ và tên:………

Lớp:………MSĐG……….

Tên T.Liệu:………

Số môn loại:………Số ĐKCB:……….

Tình Trang:………

Ngày mượn: / / Ngày trả: / /

 Chi tiết phiếu phạt trễ bao gồm:

 Họ và tên đọc giả

 Số ngày trả sách trễ

 Phó trưởng thư viện

Mẫu (2.1)

 Chi tiết phiếu biên nhận bao gồm:

CĐVHNT&DLSG

Ngày:………… Tháng:……….Năm……

Họ và tên:………

Lớp:………MSĐG………

Số ngày trả sách trễ……….

Số lần vi phạm………

Số tiền phạt……….

PT.THƯ VIỆN ĐG KÝ TÊN

 Họ và tên đọc giả mượn sách

Mẫu (2.2)

Thư viện sẽ trả lại thẻ cho SV trả sách đã mượn cho thư viện

CB GIỮ THẺTHƯ VIỆN

TRƯỜNG CĐTTVHNT SÀI GÒN

2.4 Báo cáo

 Thứ sáu hàng tuần tất cả các bộ phận quản lý kiểm tra và viếtbáo cáo tình hình trong thư viện gửi về tổ thư viện như: tình hình đọc giả,thống kê từng loại sách, tình hình mượn trả, thống kê sách cũ nát

 Cuối năm học tổ thư viện tổng kết các báo cáo gửi về BanGiám Hiệu về tất cả các số liệu trong năm và tình hình sách nào cần bổsung, tình hình sử dụng sách trong thư viện

 Đầu năm học mới thư viện sẽ gửi thông tin đến các khoa ghivào các đầu sách mà các khoa cần Dựa vào đó thư viện đưa ra danh sáchcần bổ sung

Nhà XB

Năm XB

Kho

Thành Tiền

Bộ Giáo Dục & Đào Tạo KIỂM KÊ SÁCH ĐANG ĐƯỢC MƯỢN

Bộ Giáo Dục & Đào Tạo THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH

Ngày Trả

Số Lượng

 Biết tin học và sử dụng các tín năng khác

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

I XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC NĂNG

 Báo cáo thống kê

Sơ đồ các chức năng chính trong hệ thống quản lý thư viện

5.1.2 TK

Sách thanh lý/ năm

5.2.1 TK sách

đang mượn/ thể loại/ tuần

5.2.2 TK số

lượt trả sách trễ/ tháng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.2

Hiệu chỉnh thông tin

3 Quản

lý đọc giả

3.1

Nhập mới

3.2

Tìm kiếm đọc giả

3.3

Hiệu chỉnh thông tin

3.4

Xóa đọc giả

4 Quản lý

mượn trả sách

4.1

Lập phiếu mượn sách

4.2

Sách quá hạn trả

4.3

Sách đang mượn

4.4

Trả sách

4.5

Các quy định

4.5.2

Quy định phạt

1.5

Thoát

C) Mô Hình Quan Niệm Xử Lý

1 Mô hình dòng dữ liệu:

động của hệ thống xử lýthông tin

xử lý

nhưng có sự tương tácvới hệ thống

2 Sơ đồ DFD mức tổng quát

Quản lý hệ thống chương

trình

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tổ thư viện

Bộ phận bạn đọc

Bạn đọc

Ban Giám Hiệu

Nhà cung

cấp

Bộ phận quản lý

Quản đọc giả

4

Quản mượn trả sách

5

Báo cáo thống kê

Quản lý hệ

thống chương

trình

Bạn đọc

Ban

Giám

Hiệu

Tổ thư viện

Tổ thư viện

Tổ thư viện

Bộ phận bạn đọc

Bộ phận bạn đọc

Nhà cung cấp

Nhà

cung

cấp

Bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý

Kho Dữ liệu

4 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 2 (Quản lý sách)

(7)

(8)

(3) (9) (10)

(1)

(12)

(13) (2)

(4) (5) (6)

(11)

2.3

Thanh lý sách

2.1

Nhập mới

2.2

Hiệu chỉnh thông tin

2.4

Tiềm kiếm

Bộ phận bạn

Bộ phận

quản lý

(5) Thông tin hiệu chỉnh

(6) Yêu cầu thanh lý

5 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 3 (Quản lý đọc giả)

Ghi chú:

(1) Thông tin đọc giả

(2) Thông tin đọc giả

3.4

Xóa đọc giả

Bộ phận bạn

quản lý

(11) (6)

(2)

(1)

(13) (12)

(7) (8)

(9) (10)

3.2

Tìm kiếm

Bạn đọc

(5) (4)

(11) Yêu cầu xóa

(12) Yêu cầu xóa

(13) Kết quả xóa

6 Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 4 (Quản mượn trả sách)

(1) Lập phiếu

(2) Đưa phiếu mượn

(3) Hủy phiếu mượn

(12)(6)

5.1

Thống kê sách

5.2

Thống kê mượn trả

5.3

Thống kê đọc giả

Bộ phận

thống kê

(1) Yêu cầu thống kê

(2) Nhận kết quả

(3) Yêu cầu thống kê

(4) Nhận kết quả

(5) Nhận kết quả

(6) Yêu cầu thống kê

(7) Yêu cầu thống kê

(8) Thông tin sách

(9) Yêu cầu thống kê

(10) Thông tin phiếu mượn

(11) Yêu cầu thống kê

(12) Thông tin đọc giả

7 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3 (Các quy định)

(2) (1) (3) (4)(5) (6)

(10)

4.5.1

Quy định mượn sách

4.5.3

Quy định thẻ đọc

4.5.2

Quy định phạt

Bộ phận quản lý

(7) (8) (9) (11) (12)

3 Đọc giả Các quy định sách

(8) Các quy đinh đọc giả

(9) Các quy đinh đọc giả

(10) Các quy đinh đọc giả

(11) Các quy đinh sách

(12) Các quy đinh sách

8 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.1.1 , 5.1.2 (Thống kê sách) và 5.2.1 , 5.2.2 (Thống kê mượn trả sách)

Kết quảKiểm tra

Kết quả

Kết quảktra kết quả

ktra

ktra kết quảkết quả

Thống kê

Thống kêThống kê

Sách Thống kê đăng ký 3 5.2.1 Đọc giả

gia hạng thẻ

Bộ phận quản lý

5.2.2

Thống kê số lượt mượn trả

9 Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5.3.1 (Thống kê đăng ký gia hạng thẻ)

gửi báo cáo

kiểm tra xem thống kê

Thống kê

Thống kê Thống kê

2 Phân loại thực thể

- Loại thực thể chính: Đọc giả, Sách

- Loại thưc thể quan hệ: Phiếu mượn

- Loại thực thể phụ: Mượn sách, Trả Sách, Bộ phận quản lý

3 Các thực thể

1.1 Đọc giả

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thơng tin của đọc giả (tên đọc giả , địa chỉ,ngày sinh, giới tính, thơng tin khác, hình ảnh) mỗi đọc giả cĩ một mã số riêng đểphân biệt với các đọc giả khác

1.2 Sách

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thơng tin về tất cả các loại sách nhà xuất bản

và số lượng sách mỗi loại sách được quản lý bằng một mã số riêng để phân biệtvới các loại sách khác

1.5 Nhân viên

Thực thể này lưu trữ đầy đủ thơng tin về một nhân viên ( họ tên nhânviên, ngày sinh, địa chỉ, giới tính, điện thoại, email, ngày vào làm ) mỗi nhânviên được quản lý bằng một mã số riêng để phân biệt với các nhân viên khác

1.6 Trả sách

Thực thể này lưu trữ thông tin về trả sách của đọc giả (ngày trả, mã sách,

số phiếu mượn, mả nhân viên) số phiếu mượn và mã số sách được phân biệt vớinhau

4 Khung sườn chính ERD

5 Gắn các loại thực thể phụ vào khung sườn

Có Đọc giả

C ó

K tra

K tra Có

C ó

K tra

K tra Có

Có Đọc giả

C ó

K tra

K tra Có

8 Đưa loại thực thể quản lý người dùng vào mô hình

10 Thuộc tính các loại thực thể vào mô hình

C ó

K tra

K tra Có

MSSACH TENSACH TACGIA NHAXB NAMXB LANXB SOLUONG NOIDUNG

SOPHIEUMUON MSSACH MSNV NGAYTRA

Users

TENNGUOIDUNG PASSWORD QUYENADMIN GHICHU

MAQDINH MALOAIDG SOSACHMUONTAICHO SONGAYMUONVE SOSACHMUONVE NGAYAPDUNG

CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Thực hiện việc ánh xạ ERD sang TABLE

1) Xác định loại thực thể

 ĐỌC GIẢ: (MSDG, TENDG, DIACHI, NGAYSINH,

EMAIL, GIOITINH, THONGTINKHAC, HINHANHDG)

NAMXB, LANXB, SOLUONG, NOIDUNG)

NGAYMUON )

 BỘ PHẬN QUẢN LÝ: (MSNV, MATMA, HOVATEN,

DIACHI, NGAYSINH, GIOITINH, DIENTHOAI, EMAIL,NGAYVAOLAM, HINHANHNV)

 QUY ĐỊNH TRẢ SÁCH: (MAQDINH, MALOAIDG,

SOSACHMUONTAICHO, SONGAYMUONVE, SOSACHMUONVE,NGAYAPDUNG)

2) Chi tiết các quan hệ

 ĐỌC GIẢ: (MSDG, TENDG, DIACHI, NGAYSINH, EMAIL, GIOITINH, THONGTINKHAC, HINHANHDG)

liệu

Miền giátrị

Null/notnull Ghi chú

KHAC

khác

NAMXB, LANXB, SOLUONG, NOIDUNG)

liệu

Miền giátrị

Null/

notnull

Ghi chú

STT Tên TT Kiểu DL Loại dữ

liệu

Miền giátrị

 BỘ PHẬN QUẢN LÝ: (MSNV, MATMA, HOVATEN,

DIACHI, NGAYSINH, GIOITINH, DIENTHOAI, EMAIL,

NGAYVAOLAM, HINHANHNV)

liệu

Miền giátrị

4 DIACHI Text B Not null Địa chỉ

H

AI

viên

MIN admin

 QUY ĐỊNH THẺ ĐỌC: ( MAQDINH, TENQDINH,

TUOIQDINH, NGAYAPDUNG)

liệu

Miền giátrị

 QUY ĐỊNH TRẢ SÁCH: (MAQDINH, MALOAIDG,

SOSACHMUONTAICHO, SONGAYMUONVE, SOSACHMUONVE,NGAYAPDUNG)

liệu

Miền giátrị

II Mô Hình Database

PHIẾU MƯỢN

SOPHIEUMUON MSSACH

HANTRA

MƯỢN SÁCH

SOPHIEUMUON MSDG

MSNV NGAYMUON

TRẢ SÁCH

SOPHIEUMUON MSSACH

MSNV NGAYTRA

BỘ PHẬN QL

MSNV MATMA HOVATEN DIACHI NGAYSINH GIOITINH DIENTHOAI EMAIL NGAYVAOLAM HINHANHNV

Thuộ c

Thuộ c

Thuộ c

Thuộ c

Thuộ c

Thuộ c

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ THÀNH PHẦN XỬ LÝ I.Sơ đồ liên kết các màn hình

các menu chính của màn hình khởi động

Báo cáo thống kê

Thống kê đọc giả Thống kê đăng ký gia hạng thẻ

II.Danh mục các giao diện thể hiện

Quản lý đọc giả

Nhập mới Hiệu chỉnh thông tin

Tìm kiếm Xóa đọc giả

Quản lý mượn trả sách

Lập phiếu mượn sách Sách quá hạn trả Sách đang mượn Trả sách Các quy định

Báo cáo thống kê

Thống kê sách Thống kê mượn trả

Thống kê đọc giả

X

-1.2.Form đổi thông tin đăng nhập

1.3.Form backup dữ liệu

1.4.Form restore dữ liệu

Restore dữ liệu - X

Tên CSDL:

Đường đẫn:

Restore Cancel

2.2.Form hiệu chỉnh thông tin sách

Sữa Mới

lý

3.1 Form nhập mới đọc giả

3.2.Form hiệu chỉnh thông tin

3.3.Form xóa đọc giả

3.4.Form tìm kiếm đọc giả

4.1.Form lập phiếu mượn sách

Danh sách đọc giả nợ sách quá hạn trả

Tên sách: Mã sách: Ngày mượn:

X

-4.3.Form sách đang mượn

Danh sách đọc giả đang mượn sách

4.4.1.Form Quy định mượn sách

STTMã sáchTên sáchTác giảNhà XBNăm XBChuyên ngànhNgày nhậpThành tiền123…

STTMã sáchTên sáchTác giảNhà XBNăm XBChuyên ngànhNgày thanh lý123…

Thống kê sách đang mượn

Thư Viện

STTMã sáchTên sáchSố lượngTên đọc giảNgày mượn123…