Bai 4 chc nang lp k hoch 47 BAI 4 CH

Bài 4: Chức lập kế hoạch BÀI 4: CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH Nội dung Bài học đề cập đến nội dung sau: • Lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch; • Các loại kế hoạch; • Các cứ, nguyên tắc quy trình lập kế hoạch; • Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch Mục tiêu Sau học xong này, học viên có thể: • Hiểu rõ cơng tác lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch; • Phân biệt loại kế hoạch; • Miêu tả cứ, nguyên tắc quy trình lập kế hoạch; • Xác định yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch Hướng dẫn học Học viên cần trang bị thêm kiến thức công tác lập kế hoạch cách: • Ơn lại Bài – Môi trường hoạt động tổ chức để hiểu thành phần cấu thành nên môi trường kinh tế vĩ mô môi trường kinh doanh ngành; ảnh hưởng môi trường lên hoạt động tổ chức; • Tìm đọc số tài liệu lập kế hoạch: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất thống kê, 1998: Chương 4; Những vấn đề cốt yếu quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất khoa học, 1999: Chương đến chương để có thêm kiến thức lập kế hoạch để hồn thành tập thực hành trả lời câu hỏi ôn tập bài; • Thảo luận với giáo viên học viên vấn đề chưa nắm rõ Thời lượng • 10 tiết 47 Bài 4: Chức lập kế hoạch TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Thay đổi hay khơng nên thay đổi kế hoạch kinh doanh NH doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực phân phối sản phẩm điện tử linh kiện máy tính Tiền thân Công ty Trung tâm thuộc Hội Tin học Việt Nam thành lập năm 1988 Sau thời gian hoạt động Cơng ty NH có tiến đáng kể: • Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VNĐ • Số nhân viên: 30 người • Có trụ sở Hà Nội chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng Cách làm việc lâu Công ty NH làm ăn theo kiểu “phi vụ” – Công ty tập trung vào dự án, hợp đồng cung cấp thiết bị có giá trị lớn mà chưa ý xây dựng kế hoạch, tổ chức phát triển hệ thống bán hàng,… Có ý kiến cho Cơng ty nên thay đổi cách làm, xây dựng kế hoạch kinh doanh cách Tuy nhiên, có nhiều ý kiến phản đối, lý họ đưa là: Cơng ty NH phát triển khơng nên thay đổi Hơn môi trường kinh doanh Việt Nam chưa ổn định nên làm theo kiểu phi vụ thuận tiện Câu hỏi Là trưởng phòng kế hoạch kinh doanh Công ty NH, theo bạn Công ty NH có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên cũ? Tại sao? Nếu cần thay đổi nên thay đổi nào? Bài học giúp bạn hiểu rõ công tác lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch, đồng thời cung cấp cứ, nguyên tắc, phương pháp quy trình lập kế hoạch có hiệu cho công ty 48 Bài 4: Chức lập kế hoạch Chức lập kế hoạch hay gọi chức hoạch định chức quan trọng hoạt động quản trị Tương lai tổ chức hay doanh nghiệp thay đổi thích ứng với thay đổi mơi trường Việc lập kế hoạch cầu nối tương lai, làm tăng khả đạt kết mong muốn Nó tảng việc hình thành chiến lược có hiệu Kế hoạch cần thiết cho việc thực thành công chiến lược đánh giá chiến lược phần lớn hoạt động tổ chức, điều khiển kiểm soát phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tốt hay không Lập kế hoạch chức q trình quản lý Nó chức chức quản trị tổ chức liên quan đến việc triển khai thực tất chức quản lý khác 4.1 Khái niệm chức lập kế hoạch Lập kế hoạch việc xác định mục tiêu tổ chức, hình thành chiến lược chung để đạt mục tiêu đó, xây dựng phương pháp chi tiết để kết hợp điều phối công việc tổ chức Lập kế hoạch đề cập tới kết (những thực hiện?) phương tiện (những cơng việc thực nào?) Hay nói cách khác, lập kế hoạch hiểu việc lựa chọn trước phương án hành động tương lai cho tổ chức, phận hay cá nhân sở xác định mục tiêu cần đạt phương pháp để đạt mục tiêu Do phải xác định yếu tố tương lai nên việc lập kế hoạch, công tác dự báo đóng vai trị quan trọng phương pháp dự báo phân tích phương pháp việc lập kế hoạch Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải xác định trước xem tổ chức cần phải làm việc gì, làm nào, làm, đâu Hay nói cách khác trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất nhà quản lý thành viên tồn tổ chức Do thơng qua việc lập kế hoạch người quản lý có sở để tổ chức hoạt động cần thiết tổ chức • Lập kế hoạch thực tắc khơng tắc Khi lập kế hoạch khơng tắc, mục đích, chiến lược, kế hoạch không ghi chép mục tiêu không chia sẻ với thành viên khác tổ chức Cách lập kế hoạch thường thực doanh nghiệp nhỏ, nơi người quản lý đồng thời người chủ doanh nghiệp biết họ muốn doanh nghiệp đến đâu làm cách để đạt điều Do vậy, lập kế hoạch khơng tắc thường mang tính chung chung khơng liên tục Trong mơn học này, nói đến lập kế hoạch, nghĩa lập kế hoạch tắc, mục tiêu cụ thể thời gian định xác định Những mục tiêu ghi thành văn chia sẻ với thành viên tổ chức Đồng thời, chương trình hành động cụ thể để đạt mục tiêu xây dựng 49 Bài 4: Chức lập kế hoạch Tuy vậy, hình thức lập kế hoạch khơng thức xuất doanh nghiệp lớn, số doanh nghiệp nhỏ lập kế hoạch qui mơ phức tạp • Các thành phần chức lập kế hoạch Sứ mệnh Các mục tiêu Các kế hoạch Đạt mục tiêu tổ chức (một cách hiệu nhất) (Nguồn: Bartil; Tein; Matthews and Martin, 2003; Management) o Sứ mệnh tuyên bố sứ mệnh: Sứ mệnh tổ chức mục đích tổ chức lý ý nghĩa đời tồn Bản tuyên bố sứ mệnh tổ chức tuyên bố tổng thể mục đích đặc thù lĩnh vực hoạt động nhằm phân biệt tổ chức với tổ chức khác lĩnh vực hoạt động Bản tuyên bố sứ mệnh tổ chức có nhiều mục đích khác nhau: ƒ Đối với nhà quản lý: tiêu chuẩn để đánh giá thành công hay thất bại; ƒ Đối với nhân viên: mục đích chung, hỗ trợ lịng trung thành tổ chức đẩy mạnh tính cộng đồng nhân viên; ƒ Đối với đối tác bên ngoài: cung cấp hiểu biết thấu đáo giá trị định hướng tương lai tổ chức; o o Mục tiêu kết cụ thể mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt khoảng thời gian xác định, thường năm, phương tiện để đạt mục đích Mục đích, cịn gọi mục tiêu dài hạn, đưa định hướng cho tất định quản lý tiêu chí dùng để so sánh, đối chiếu đánh giá kết đạt Chính vậy, mục tiêu sở q trình lập kế hoạch Một mục tiêu tốt phải thỏa mãn nguyên tắc SMART: ƒ Cụ thể (Specific): Chỉ kết cuối cách rõ ràng, không mơ hồ ƒ Đo lường (Measurable): Kết thực đo lường mặt định tính định lượng (chất lượng, số lượng, chi phí) ƒ Thách thức, đạt với nguồn lực doanh nghiệp (Achievable): Thực tế, phù hợp với khả tổ chức ƒ Thực tiễn (Realistic): Thích đáng, thích hợp với hoàn cảnh nhu cầu tổ chức ƒ Được hoàn thành thời hạn xác định (Time-bound) o 50 Các kế hoạch phương pháp để đạt mục tiêu đề Bài 4: Chức lập kế hoạch 4.2 Vai trò việc lập kế hoạch Các cơng việc xây dựng mục tiêu, hình thành chiến lược để đạt mục tiêu đó, xây dựng kế hoạch cụ thể để kết hợp điều phối hoạt động phức tạp Vậy người quản trị phải lập kế hoạch? • Trước tiên, xuất phát từ vai trị cơng tác lập kế hoạch o Lập kế hoạch giúp cho tổ chức ứng phó tốt với tình bất định Do việc lập kế hoạch địi hỏi người quản lý phải có dự báo tương lai nên thân quy trình lập kế hoạch giúp cho người quản lý thấy tình bất định xảy tương lai dự báo trước phương hướng khắc phục tình xảy Nếu hệ thống kế hoạch xây dựng cách linh hoạt trước thay đổi tương lai, người quản lý có sở để tìm biện pháp phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề (kiểm soát quản trị) o Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý nhân viên tổ chức Bản thân việc lập kế hoạch việc xác định mục tiêu cho doanh nghiệp Để đạt mục tiêu cần phải có tham gia nhiều phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà phận, cá nhân phải đảm nhận chức khác cho phận cá nhân Khi nhân viên biết tổ chức đâu họ phải làm để đóng góp vào việc đạt mục tiêu, họ điều phối cơng việc mình, hợp tác với nhau, thực cơng việc cần thiết Nếu không lập kế hoạch, phận phịng ban cá nhân làm việc cho mục đích khác làm cho khơng đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu o Lập kế hoạch giúp giảm thiểu trùng lặp lãng phí tổ chức Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, phận, cá nhân khác doanh nghiệp phải thực nhiệm vụ khác nhằm hồn thiện q trình quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh (các hoạt động tác nghiệp kế toán, tiền lương, thống kê,…) Khi hoạt động công việc điều phối thời gian, nguồn lực khơng cần thiết trùng lặp phận giảm tối đa Hơn nữa, phương thức thực kết làm rõ, dễ nhận thấy bất hợp lý để khắc phục loại bỏ o Lập kế hoạch xây dựng mục tiêu tiêu chuẩn sử dụng trình kiểm tra 51 Bài 4: Chức lập kế hoạch BÀI TẬP THỰC HÀNH Đề nghị học viên • • • • Đánh giá điểm mạnh điểm yếu thân Xác định hội nguy nghề nghiệp Phác thảo mục đích nghề nghiệp năm tới Phác thảo kế hoạch nghề nghiệp năm tới Hãy phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy sinh viên ngành QTKD tốt nghiệp Cơ hội Nguy 1 2 3 4 5 Điểm mạnh Điểm yếu 1 2 3 4 5 Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên.) Hưởng ứng hoạt động phong trào BCH Đoàn trường, chi đoàn bạn tổ chức chơi dã ngoại hai ngày Hịa Bình kỷ niệm ngày thành lập đoàn 26/3 Hãy lập kế hoạch cho hoạt động Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên) Lớp bạn tổ chức lễ hội ẩm thực toàn trường 8/3 Hãy lập kế hoạch để kêu gọi tài trợ cho lễ hội này? Chia thành nhóm, nhóm người (có thể thay đổi số người nhóm tùy theo số lượng học viên) Một công ty HM chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm hóa mỹ phẩm Cơng ty chuẩn bị sản phẩm dầu gội đầu Trà xanh vào cuối năm 2009 Hãy lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho công ty HM năm 20XX CÂU HỎI ÔN TẬP Định nghĩa chức lập kế hoạch Vai trò chức lập kế hoạch Hãy phân biệt mục tiêu kế hoạch 67 Bài 4: Chức lập kế hoạch Có loại mục tiêu nào? Thế kế hoạch? Mô tả loại kế hoạch Những đặc điểm mục tiêu thiết kế tốt gì? Quá trình xác định mục tiêu mà người quản trị nên thực Quá trình lập kế hoạch tắc có nhược điểm gì? Để lập kế hoạch môi trường biến động, người quản trị nên làm gì? 10 Trình bày trình lập kế hoạch 11 Những thơng tin người quản lý cần thu thập phân tích mơi trường, nguồn lực lực tổ chức gì? 12 Hãy nêu yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch 13 Tại nói chức lập kế hoạch chức quan trọng chức quản trị? 68