Việc hoạch định của các doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ, dù là đang hoạt động trong lĩnh vực nào thì ngày càng quan trọng đối với quá trình phát triển của các doanh nghiệp nước ta nói riêng và của thế giới nói chung, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế mở như hiện nay.
TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm phân loại hoạch định 1.2 Vai trò việc hoạch định CHƯƠNG II: HOẠCH ĐỊNH CỦA ISO 9001:2015 2.1 Hành động giải rủi ro hội 4 2.1.1 Xác định rủi ro hội cần giải 2.1.2 Hoạch định để giải rủi ro 2.2 Mục tiêu chất lượng hoạch định để đạt mục tiêu 2.2.1 Yêu cầu mục tiêu chất lượng 2.2.2 Hoạch định mục tiêu chất lượng 2.3 Hoạch định thay đổi CHƯƠNG III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH 10 KẾT LUẬN 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 LỜI MỞ ĐẦU Việc hoạch định doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, dù hoạt động lĩnh vực ngày quan trọng trình phát triển doanh nghiệp nước ta nói riêng giới nói chung, đặc biệt giai đoạn hội nhập kinh tế mở Ở nước ta, sau 20 năm thực công đổi đất nước, doanh nghiệp có bước phát triển mạnh với số lượng tăng nhanh góp phần vào việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm, làm cho kinh tế động hiệu hơn, bước thực sách theo hướng tự hóa, mở cửa đổi cấu kinh tế, cải cách kinh tế, xã hội Tuy nhiên, với xuất phát điểm nước có kinh tế nơng nghiệp chủ yếu, nguồn vốn lao động có hạn, tính cạnh tranh khơng cao, số doanh nghiệp gặp khó khăn cơng tác hoạch định, mà có hàng ngàn doanh nghiệp biến thị trường Còn giới, hoạch định từ lâu xem công tác quan trọng công việc nhà quản lý Công việc hoạch định ln gắn liền với nhà quản lý, giúp nhà quản lý có nhìn xa rộng việc quan sát thị trường Từ đó, họ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu tồn doanh nghiệp mình, với họ xem xét yếu tố bên ngồi, tìm hội nắm bắt kịp thời, né tránh rủi ro, bất trắc Cũng thế, nhiều doanh nghiệp, tổ chức muốn đứng vững thị trường, nhà quản lý phải linh hoạt công tác hoạch định Dựa vào Chương VI Hoạch định ISO 9001:2015 để tìm hiểu hoạch định đưa tổ chức đến thành công, đứng trụ lâu dài thị trường hoạch định dẫn đến thất bại cho tổ chức Đó điều em cảm thấy tò mò hứng thú muốn tìm hiểu, nên em chọn đề tài nghiên cứu “Phân tích Hoạch định ISO 9001:2015” gồm ba chương: Chương I: Cơ sở lý thuyết Chương II: Hoạch định ISO 9001:2015 Chương III: Ý nghĩa việc hoạch định Trong đó, Chương II luận tương ứng với Chương VI Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Chương I, III giúp bổ sung thêm cách đầy đủ chi tiết thông tin Hoạch định CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm phân loại hoạch định Hoạch định trình xác định mục tiêu đề chiến lược tốt để thực mục tiêu Có nhiều để phân loại hoạch định Căn thường sử dụng thời gian, theo hoạch định thường phân làm hai loại: - Hoạch định chiến lược (Strategic planning) q trình đề cơng việc cần thực công ty, tổ chức nghiên cứu để nhân tố mơi trường bên ngồi môi trường bên doanh nghiệp Trong loại hoạch định nhà quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn biện pháp tổng thể để đạt mục tiêu sở nguồn lực có nguồn lực huy động - Hoạch định tác nghiệp (Operational planning) hoạch định liên quan đến việc triển khai chiến lược tình cụ thể thời gian ngắn (tháng, quí, năm) Hoạch định tác nghiệp hoạch định nhằm nâng cao hiệu hoạt động đơn vị sở, mang tính chi tiết ngắn hạn, thường lĩnh vực cụ thể Tóm lại, xét mặt chất, hoạch định hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức người sở nhận thức vận dụng quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự cách thức tiến hành hoạt động tổ chức 1.2 Vai trò việc hoạch định Hoạch định chức quan trọng chức quản lý, gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động tương lai tổ chức Trong hầu hết trường hợp, chức hoạch định chi phối tất chức khác hệ thống quản lý Các chức khác phải dựa vào hoạch định để hoạt động Hoạch định phương pháp tiếp cận hợp lý để đưa tổ chức đến mục tiêu định trước Hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên tổ chức Hoạch định có vai trị: - Cho biết mục đích, hướng tổ chức, người thực nó, dự đốn thay đổi nội ngồi mơi trường - Giảm chồng chéo hoạt động lãng phí - Tạo nên tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra - Tạo hội hồn thiện phương pháp, kế hoạch hóa sử dụng công việc, hoạt động trở nên chuyên nghiệp Đối với nhà quản lý, khả hoạch định yếu tố quan trọng phản ánh trình độ lực, định khả có điều hành hay không Sự thành công hay thất bại hoạt động tổ chức phần lớn phụ thuộc vào chất lượng việc hoạch định CHƯƠNG II: HOẠCH ĐỊNH CỦA ISO 9001:2015 2.1 Hành động giải rủi ro hội 2.1.1 Xác định rủi ro hội cần giải Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức phải xem xét bối cảnh tổ chức nhu cầu mong đợi bên quan tâm để xác định rủi ro hội cẩn nhằm: - Mang lại đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt (các) kết dự kiến - Nâng cao tác động mong muốn - Ngăn ngừa giảm bớt tác động không mong muốn - Đạt cải tiến Quản lý rủi ro bổ sung quan trọng ISO 9001: 2015 so với phiên trước Tuy phần mới, thật đơn giản Muốn áp dụng ISO để đem lại hiệu cao quy trình lợi hại Nó giúp tăng nhận thức rủi ro nhân viên công ty cho ta biết nên tập trung vào điều quan trọng Tạo nên văn hóa ngăn ngừa quản lý rủi ro cho tổ chức quan trọng đem lại nhiều hiệu cho cơng ty Tuy nhiên, lại thứ xa xỉ, công ty Việt Nam Để thực bước ta phải cần hiểu rủi ro nhận diện Rủi ro tất thứ ảnh hưởng đến khả đạt mục tiêu tổ chức Rủi ro tốt, xấu chắn mang yếu tố bất ngờ nhiều rõ xảy lúc ảnh hưởng Nên có quy trình để nhận diện phản ứng ảnh hưởng đến mục tiêu tổ chức cần thiết Vì để áp dụng ISO có hiệu doanh nghiệp cần phải thực “Hiểu tổ chức bối cảnh tổ chức (4.1)”, “Hiểu nhu cầu mong đợi bên quan tâm(4.2)” thật kỹ Bản ISO mục đích muốn xây dựng hệ thống quản trị chất lượng dựa tảng rủi ro rủi ro cơng ty khác Cịn phiên ISO trước giống khung, áp vào tất công ty không cần biết đến bối cảnh yêu cầu công ty Khi xác định rủi ro hội cần giải tổ chức, tổ chức phải trả lời câu hỏi: - Cái thực hiện? - Những nguồn lực yêu cầu? - Ai chịu trách nhiệm? - Khi chúng hoàn thành? - Kết đánh nào? Để có đáp án xác rõ ràng cho câu hỏi cần vào ba nguồn sau: - Nguồn thứ nhất: vào phân tích SWOT doanh nghiệp, có S-O (Strengths and Opportunities) phần hội W-T (Weaknesses and Threats) phần rủi ro - Nguồn thứ hai: xác định rõ yêu cầu bên liên quan (khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, chủ sở hữu, phủ, cộng đồng, trường đại học, …) để đáp ứng đủ Từ tránh rủi ro ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức - Nguồn thứ ba: vấn đề dạng rủi ro, nên cần có hành động khắc phục vấn đề để giảm rủi ro Từ ba nguồn xác định đầu vào phong phú hội rủi ro Tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng rủi ro hội khơng Vì thế, cần phải đánh giá phân loại chúng từ thấp tới cao dựa mức độ nguy hiểm tần suất xảy ra, để ưu tiên phịng ngừa rủi ro nghiêm trọng nắm bắt hội có lợi cho doanh nghiệp 2.1.2 Hoạch định để giải rủi ro Tổ chức phải hoạch định: - Các hành động giải rủi ro hội - Cách thức ● Tích hợp thực hành động vào trình hệ thống quản lý chất lượng ● Xem xét đánh giá hiệu lực hành động Hành động thực để giải rủi ro hội phải tương ứng với tác động tiềm ẩn tới phù hợp sản phẩm dịch vụ → Chú thích 1: Các phương án giải rủi ro bao gồm tránh rủi ro, chấp nhận rủi ro để theo đuổi hội, loại bỏ nguồn rủi ro, thay đổi khả xảy hệ quả, chia sẻ rủi ro trì rủi ro định đắn → Chú thích 2: Cơ hội dẫn đến việc chấp nhận thực hành mới, tung sản phẩm mới, mở thị trường mới, tiếp cận khách hàng từ xây dựng quan hệ đối tác, sử dụng công nghệ khả mong muốn, khả thi khác để giải nhu cầu tổ chức khách hàng tổ chức Gồm bốn hành động để giải rủi ro hội: - Phải lên kế hoạch: lên kế hoạch chi tiết cho hành động, người tham gia, thời gian hoàn thành nguồn lực cần tiến hành - Phải tích hợp vào quy trình QMS (Quality Management System): hành động cần tuân theo yêu cầu quy trình QMS - Phải có tính hợp lý hành động: hành động cần tương ứng với mức độ rủi ro Tức là, rủi ro cao cần ưu tiên hành động quan trọng Tương tự vậy, hội mang lại doanh thu cao phải kết hợp với hành động phù hợp - Đánh giá hiệu quả: cần đánh giá cách thành thật xác tính hiệu từ cịn đưa hướng cải thiện kịp thời cho tổ chức 2.2 Mục tiêu chất lượng hoạch định để đạt mục tiêu Tương tự với mục 5.4.1 ISO 9001:2008, có thêm phần lên kế hoạch để đạt mục tiêu chất lượng Mục tiêu chất lượng khơng cịn đơn giản hiệu mà phải có kế hoạch thực Định nghĩa cách ngắn gọn mục tiêu chất lượng mục tiêu đo lường nhằm đáp ứng mong đợi nâng cao thỏa mãn khách hàng Vậy phù hợp sản phẩm, phù hợp quy trình, thỏa mãn khách hàng, an toàn nơi làm việc, kết tài chính, giành thị phần, tối thiểu chi phí nhiều khí cạnh khác xoay quanh thành công tổ chức Bất kỳ mục tiêu mà tổ chức cho quan trọng, liên quan đến tồn tổ chức xem mục tiêu chất lượng 2.2.1 Yêu cầu mục tiêu chất lượng Mục tiêu chất lượng không quy định số cụ thể, với tổ chức có mục tiêu thêm nhiêu Tuy nhiên, mục tiêu nên cần ngắn gọn, tập trung dễ hiểu để người tổ chức có định hướng chung thúc đẩy tổ chức lên Nên số mục tiêu để có hiệu thường dao động khoảng từ đến mục tiêu Và điều kiện để thiết lập mục tiêu chất lượng phù hợp với tổ chức: - Phải thiết lập cấp liên quan, phịng ban bên ngồi tổ chức, tất người tổ chức liên kết với chuỗi khép kín nhằm mục đích cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng đến khách hàng nên vấn đề xảy mắc xích ảnh hưởng đến tổ chức, khác mức độ - Phải qn với sách chất lượng, hay nói cách khác mục tiêu chất lượng phải giúp tổ chức đạt sách chất lượng (tài liệu cao QMS) Tất đưa sách chất lượng phải thực thi mục tiêu chất lượng - Phải cân đo (bằng số liệu, thời điểm, …) thể rõ trạng thái tổ chức mong muốn - Phải tính đến yêu cầu quan trọng áp dụng tổ chức - Phải liên quan đến phù hợp sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn khách hàng Để đạt hai khía cạnh: sản phẩm dịch vụ phải hợp chuẩn, đáp ứng yêu cầu; nâng cao thỏa mãn khách hàng mục tiêu chất lượng phải chứa khía cạnh mục tiêu - Phải ln theo dõi hướng để biết có hay khơng Nếu có liên quan việc theo dõi mục tiêu chất lượng xem xét lãnh đạo khả cao hướng yêu cầu đầu vào xem xét lãnh đạo “mức độ mà mục tiêu chất lượng đạt được” - Phải truyền đạt mục đích thành viên phải biết mục tiêu quan trọng, tiến trình sao, đo lường để từ hướng đến việc đạt mục tiêu chung - Phải cập nhật tổ chức cảm thấy cần thiết với tình hình cạnh tranh khốc liệt đổi để phản ánh bối cảnh tổ chức vô quan trọng 2.2.2 Hoạch định mục tiêu chất lượng Mỗi mục tiêu chất lượng khác phải có kế hoạch khác ứng với mục tiêu Kế hoạch phải thỏa mãn yêu cầu sau: - Những hành động cần phải cụ thể: việc cần thiết phải làm liền, quan trọng đưa vào danh sách theo dõi để dễ dàng kiểm soát - Phải lập chi tiết nguồn lực (kinh phí, thời gian, nhân lực, …) cần thiết xin duyệt kế hoạch, để đảm bảo sẵn sàng trước tiến hành kế hoạch - Phân cơng rõ để người hiểu vai trị trách nhiệm mình, từ thực thi cách nhanh chóng xác - Tất hành động cần xác định khoảng thời gian cần để hoàn thành để đưa kế hoạch - Đánh giá hành động thông qua xem xét lãnh đạo đề mục tiêu cụ thể xem hành động có đáp ứng khơng Tuy ISO 9001:2015 khơng u cầu phải tài liệu hóa kế hoạch đạt mục tiêu chất lượng, để theo dõi tốt kế hoạch gồm nhiều hành động, nguồn lực việc ghi chép lưu trữ vơ cần thiết Vì việc tài liệu hóa bước hoạch định quan trọng với tổ chức 2.3 Hoạch định thay đổi Những thay đổi chắn đến với tổ chức tránh khỏi, chọn cách đối mặt bị theo Cách thức để tồn tinh thần chủ động đón nhận thay đổi cách nhận diện, tìm hiểu tầm ảnh hưởng từ xác định tác động liên quan, đánh giá rủi ro quản lý Tuy nhiên, tổ chức có hàng ngàn thay đổi tiêu chuẩn yêu cầu cho thay đổi lớn cần cân nhắc như: mua thiết bị mới; áp dụng phương pháp hay công cụ mới; thay đổi lớn nguyên vật liệu hay nhà cung cấp; áp dụng định luật Và điều tổ chức cần xem xét trước thay đổi lớn: - Mục đích thay đổi hệ tiềm ẩn chúng: lập biểu mẫu đánh giá rủi ro tác động xảy (thay đổi gì, mục đích thay đổi gì, ảnh hưởng tốt-xấu xảy ra, …) - Tính tồn vẹn hệ thống quản lý chất lượng thay đổi: cân nhắc ảnh hưởng đến chức hệ thống QMS tập trung số điểm (duy trì tài liệu, giữ lại hồ sơ, đào tạo, mục tiêu chất lượng, giám sát đo lường, …) - Sự sẵn có nguồn lực cho thay đổi: bao gồm nhân lực vật lực - Xem xét mặt trách nhiệm quyền hạn cho thay đổi: thay đổi cần thực số người phải xem xét phê duyệt Việc phân cơng rõ giúp cho quy trình diễn suôn sẻ tránh rủi ro khơng đáng có ISO 9001:2015 khơng u cầu, nên tài liệu hóa cụ thể quy trình để dễ dàng kiểm soát thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức CHƯƠNG III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Tất nhà quản trị phải làm công việc hoạch định hình thức hay hình thức khác, nhờ vào hoạch định mà tổ chức có định hướng phát triển, thích nghi với thay đổi, biến động mơi trường, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực thiết lập tiêu chuẩn cho việc kiểm tra → Bất kỳ tổ chức tương lai có thay đổi định trường hợp đó, hoạch định cầu nối cần thiết tương lai Nó làm tăng khả đạt kết mong muốn tổ chức Hoạch định tảng trình hình thành chiến lược có hiệu → Hoạch định có ảnh hưởng định đến hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định trước, tổ chức nhận tận dụng hội mơi trường giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Từ kiện khứ tại, hoạch định suy tương lai Ngồi cịn đề nhiệm vụ, dự đoán biến cố xu hướng tương lai, thiết lập mục tiêu lựa chọn chiến lược để theo đuổi mục tiêu → Hướng dẫn nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu kết mong đợi cuối Mặt khác, nhờ có hoạch định, nhà quản trị biết tập trung ý vào việc thực mục tiêu trọng điểm thời điểm khác → Nhờ có hoạch định tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao → Hoạch định giúp tổ chức thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi, định hướng số phận Các tổ chức thành cơng thường cố gắng kiểm sốt tương lai họ phản ứng với ảnh hưởng biến cố bên ngồi chúng xảy Thơng thường tổ chức khơng thích nghi với thay đổi mơi trường bị tan vỡ Ngày nay, thích nghi nhanh chóng cần thiết hết thay đổi môi trường kinh doanh giới xảy nhanh → Hoạch định giúp nhà quản trị kiểm tra tình hình thực mục tiêu thuận lợi dễ dàng KẾT LUẬN Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt nay, doanh nghiệp cần xây dựng hoạch định kinh doanh riêng để đứng vững thương trường khẳng định vị trước đối thủ Tuy ISO 9001:2015 có nhiều đổi từ có khó khăn định tổ chức chuẩn bị thứ cụ thể chi tiết đạt thành xứng đáng Việc hoạch định giúp giảm rủi ro khơng phải hạn chế tất Chẳng hạn, có tình bất ngờ xảy kế hoạch bị đảo lộn, khó tìm giải pháp nhanh chóng cho vấn đề; tương đối gị bó q trình thực gị bó với nhân viên tham gia; đơi kết đạt chưa thực phản ánh giá trị sản phẩm cuối khơng phản ánh tiềm vốn có doanh nghiệp; …Vì thế, để việc hoạch định hiệu tổ chức cần tuân thủ theo nhiệm vụ điều kiện bước cách nghiêm túc chặt chẽ giảm thiểu tối đa khả rủi ro xảy trình hoạch định TÀI LIỆU THAM KHẢO Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] Tổng kết chương 6- Hoạch Định Truy cập 14/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-tong-ket-chuong-6-hoach-dinh/?fbclid=IwAR0wSzz0 YT9MP6Kh7I1EN1WTuOK2kVCVYtpKFCktn5Iemxrifm2TNWPD7D8 Hương Hồng Uyển.2018 Khái niệm vai trị chức hoạch định? Truy cập 14/05/2021, từ https://www.noron.vn/post/khai-niem-va-vai-tro-cua-chuc-nang-hoach-dinh-46mbun991q 3a Minh Lan.2019 Hoạch định (Planning) quản trị gì? Ý nghĩa phân loại Truy cập 15/05/2021, từ https://vietnambiz.vn/hoach-dinh-planning-trong-quan-tri-la-gi-y-nghia-va-phan-loai-201 90920155228314.htm Tuan Huynh.2018 [ISO 9001:2015] 6.1 Hành động giải rủi ro hội Truy cập 14/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-1-hanh-dong-giai-quyet-rui-ro-va-co-hoi/ Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] 6.1.2 Giải rủi ro hội Truy cập 14/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-1-2-giai-quyet-rui-ro-va-co-hoi/ Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] 6.2 Mục tiêu chất lượng hoạch định Truy cập 14/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-2-muc-tieu-chat-luong-va-hoach-dinh/ Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] 6.2.1 Yêu cầu mục tiêu chất lượng Truy cập 14/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-2-1-yeu-cau-cua-muc-tieu-chat-luong/ Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] Yêu cầu mục tiêu chất lượng P2 Truy cập 15/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-yeu-cau-cua-muc-tieu-chat-luong-p2/ Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] 6.2.2 Hoạch định mục tiêu chất lượng Truy cập 15/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-2-2-hoach-dinh-muc-tieu-chat-luong/ 10 Tuan Huynh.2019 [ISO 9001:2015] 6.3 Hoạch định thay đổi Truy cập 15/05/2021, từ https://vietquality.vn/iso-90012015-6-3-hoach-dinh-cac-thay-doi/