Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ – TRUYỀN THÔNG TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐỀ TÀI: CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG Giảng viên hướng dẫn: Đinh Phương Oanh Sinh viên thực hiện: Ma Văn Chuyên Mã sinh viên: 19c6050541 Lớp: Báo chí K2019c Hà Nam HÀ GIANG, THÁNG 10 NĂM 2021 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban chủ nhiệm khoa thầy, cô giáo tạo điều kiện cho chúng em học tập theo chương trình đào tạo Nhà trường tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – cô Đinh Phương Oanh dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác, kính mong xem xét góp ý để tiểu luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! A - MỞ ĐẦU Sự kiện gì? Theo từ điển tiếng Việt “sự kiện” việc xảy có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… xem kiện Có người lại hiểu kiện khơng bao gồm hoạt động quy mô lớn mà cịn bao hàm hoạt động mang ý nghĩa cá nhân cộng đồng hẹp đời sống xã hội ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu kiện chủ yếu hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị thương mại doanh nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,… Tóm lại kiện (Event) hoạt động có chủ đích diễn thời điểm định, địa điểm định, tập trung ý tưởng nguồn lực để truyền đạt thơng điệp xác định đó, tạo ý thu hút quan tâm đối tượng tham gia Trong Marketing, Event định nghĩa hoạt động Marketing liên quan đến kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu sản phẩm, thương hiệu thị trường Tổ chức kiện gì? Tổ chức kiện thực chất việc tổ chức thực phần việc cho “SỰ KIỆN” diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng kết thúc Tổ chức kiện tổ chức hoạt động lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thơng qua hình thức hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền thông điệp mà người làm kiện muốn cơng chúng nhận thức Ở nước phát triển tổ chức kiện xem ngành, nghề đặc thù Vì thế, họ có hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ chặt chẽ Theo đó, tổ chức kiện bao hàm lĩnh vực rộng như: – Bussiness event: kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh – Corporate events: Là kiện liên quan đến doanh nghiệp lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,… – Exhibitions: Là hoạt động triển lãm – Entertainment events: Các kiện mang tính chất giải trí – Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc, – Festive events: Là lễ hội, liên hoan, Festive,… – Meetings: Là buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,… – Workshops: Bán hàng – Conferences: Là buổi Hội thảo – Conventions: Là buổi Hội nghị – Social and cultural events: Các kiện văn hoá, xã hội – Sporting events: Các kiện lĩnh vực thể thao – Marketing events: Các kiện liên quan tới marketing – Promotional events: Các kiện kết hợp khuyến xúc tiến thương mại… B - NỘI DUNG I Các nguyên tắc tổ chức kiện thành công Yếu tố người quyết định tất ca Nếu chương trình tổ chức kiện phương tiện giao tiếp trực diện hiệu quả, điều kiện để giao tiếp thành cơng tích cực tương tác phía Thành cơng tổ chức kiện phải tập trung vào xác đối tượng mục tiêu, phải thuyết phục, thúc đẩy họ giúp họ tương tác với bạn kiện Khâu tuyển dụng nhân sự kiện vô quan trọng phải chọn lựa, đào tạo để tương tác hiệu với khách hàng mục tiêu Tổ chức kiện gắn với Truyền thông Để có chương trình tổ chức kiện thành cơng, hoạt động truyền thơng cho kiện nói địn bẩy lớn thúc đẩy thành cơng thay trơng chờ vào ngày diễn kiện Hoạt động truyền thơng thu hút tham gia đông đảo khách hàng chí thu hút ý Tổ chức kiện sales- marketing Tổ chức kiện đem đến nhiều lợi ích to lớn, đóng vai trị hoạt động bán hàng, quan hệ cơng chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường Trong số hoạt động lớn marketing, tổ chức kiện thường hiểu hoạt động bán hàng gọi hoạt động bán hàng hỗ trợ chiến dịch PR quảng cáo kèm theo Với kiện tổ chức, nghĩ đơn giản hoạt động bán hàng hoạt động marketing bạn bỏ lỡ phần giá trị cốt lõi mà hoạt động mang lại Tổ chức kiện thuộc mô hình marketing-mix Tổ chức kiện ln cân nhắc đến việc sử dụng kiện kinh doanh-marketing suốt thời gian có mặt thị trường Cũng giống nhiều công cụ marketing khác, tổ chức kiện ngày sử dụngrộng rãi, lập lập lại nhiều cơng ty, doanh nghiệp đơn giản kiện dần quen thuộc Do đó, sử dụng công cụ hiệu quả, tránh lãng phí Và hàng năm cần phải đánh giá độ tương thích kiện kinh doanh với mục tiêu marketing với tính chất thị trường để kiện kinh doanh trở thành công cụ tốt để thực mục tiêu doanh nghiệp Tìm hiểu nhu cầu Để tổ chức kiện, trước hết ta phải khai thác nắm rõ yêu cầu kiện Loại hình kiện hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,… Với loại hình kiện, có đặc điểm, mục tiêu yêu cầu riêng, đòi hỏi người tổ chức phải hiểu rõ Cần xem xét nhu cầu số lượng người tham gia, khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức, ngân sách dự kiến, sản phẩm dịch vụ kiện Từ nhu cầu lên tóm lược để lên ý tưởng cho kiện Lên ý tưởng Trong giai đoạn này, ban tổ chức kiện phải tập hợp nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng bước tổ chức kiện Lưu ý thực cần nắm rõ yêu cầu tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm dịch vụ công ty yêu cầu tổ chức event Sau suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức kiện thể văn có thống chung, cách tạo sản phẩm event giấy tờ Thông thường, kiện, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty tổ chức kiện với Sự kết hợp nhu cầu ý tưởng tổ chức giúp bạn bắt đầu bước thiết kế chương trình Thiết kế kiện Giai đoạn giai đoạn cụ thể ý tưởng, thiết kế vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức, thời gian diễn chường trình Quá trình thiết kế phải xác định chủ đề chương trình, thơng qua thiết kế logo, hình ảnh cho chương trình bắt đầu cho chương trình truyền thông kiện Việc thiết kế phải đầy đủ vấn đề để lên kế hoạch chương trình cách chi tiết Lên kế hoạch Đây lúc quy trình tổ chức kiện cụ thể hóa chi tiết trước tiến hành thực thi Dựa vào thiết kế thống chia mục cụ thể chương trình để tính tốn ngân sách chương trình theo mục cụ thể, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp thiết bị,… Trong kế hoạch đặt cần phải đánh giá rủi ro xảy phương án khắc phục Một kết hoạch hiệu có ý nghĩa quan trọng việc thực chương trình Thực kế hoạch Một kiện thường tuần để thực Bao gồm hoạt động chuẩn bị đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc bên liên quan Quá trình dàn dựng chuẩn bị thực nơi tổ chức kiện Đối với kiện lớn cần dàn dựng trước đến ngày để tránh rủi ro Nên có bảng cơng việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ không bỏ sót khâu Chú ý đến thời gian vận chuyển Các trưởng phận điều phối nhân lực theo công việc phân công Trong trình diễn kiện, phận dựa vào kế hoạch đề để phối hợp thực hiện, có phát sinh ngồi dự kiến, người tập hợp lại để giải chỗ II Một số nguyên tắc phụ không phần quan trọng: Tổ chức kiện xác đối tượng mục tiêu Tổ chức kiện đạt giá trị tiếp cận với người mà muốn thu hút- khách hàng thân thiện khách hàng tiềm Do phải cho thấy đối tượng khách hàng trước bắt tay tổ chức kiện Tổ chức kiện theo mục tiêu cụ thể Hãy tạo thước đo chi tiết để khơng đánh giá xác mà cịn nhằm đưa kiện hướng - Lập kế hoạch tổ chức kiện: timeline, agenda, - Lên ngân sách tổ chức kiện - Triển khai tổ chức kiện - Đo lường đánh giá hiệu kiện Tổ chức kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh Lập kế hoạch tổ chức kiện triển khai tổ chức kiện hoạt động vô phức tạp Vừa phải trưng bày đẹp, vừa phải tạo khơng khí vui vẻ, sơi động, công tác hậu cần phải chu đáo hàng tá công việc lặt vặt cần phải thực hồn hảo khác Tổ chức kiện dần góp vào hoạt động doanh nghiệp, chuyển ngày để marketing phát triển nói riêng kinh doanh cơng ty, doanh nghiệp nói chung III Các yếu tố sáng giá làm nên thành công kiện Ý tưởng sáng tạo, phù hợp nhưng không phần "độc lạ" Khi nhận lời tổ chức kiện, từ khâu lên ý tưởng thức thách cho nhà tổ chức kiện định thành cơng mắt đối tác công ty tổ chức kiện Một ý tưởng ý tưởng vừa đáp ứng yêu cầu khách hàng vừa khiến khách hàng hài lịng với “cơn gió lạ” ý tưởng Và “Mind map” công cụ đắc lực cho nhà tổ chức kiện Một ý tưởng thật tỏa sáng người tổ chức kiện làm chung với đồng đội Bởi lẽ, cá nhân suy nghĩ hẳn chưa hoàn hảo người tổ chức kiện có đồng đội góp sức hồn thiện ý tưởng Vậy nên đừng ngần ngại chia sẻ ý tưởng kêu gọi hỗ trợ từ đồng đội thân u góp sức lên ý tưởng tổ chức kiện Khoanh khắc ấn tượng Dân số giới có gần 7,5 tỉ người bạn qua vài người đời người khiến bạn yêu thương đời có lẽ có người Và ngành tổ chức kiện vậy, xuyên suốt chương trình tổ chức kiện hẳn người tham dự ấn tượng với điểm bật chương trình Vậy người tổ chức kiện coi “khoảnh khắc ấn tượng” chìa khóa thành cơng chương trình khơng có khoảnh khắc ấn tượng, thu hút khán giả tạo bất ngờ kiện khơng có bật Tuy nhiên thành cơng người tổ chức kiện khéo léo lồng ghép vào chương trình Còn bạn lại cố gắng làm thứ trở nên đặc sắc lạị khiến thứ dung hịa,khơng có điểm nhấn bật Kịch ban hấp dẫn Bên cạnh ý tưởng hay, khoảnh khắc ấn tượng, kịch hấp dẫn, đầy thú vị thu hút người tham dự không Nội dung diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ gây ấn tượng đặc biệt với người tham dự Tổ chức kiện có nội dung thành cơng địi hỏi phải có khả dẫn dắt tốt, nội dung thực bật không gây nhàm chán gần gũi với tâm lý khách mời Địa điểm phù hợp Đối với ngành tổ chức kiện ngành dịch vụ khác, hài lòng thoải mái ln đặt lên hàng đầu Chính vậy, để tổ chức kiện thành cơng tốt đẹp lắng nghe nhu cầu khách hàng thật tốt tìm địa điểm phù hợp cho chương trình C – KẾT LUẬN Sự kiện thành trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho kiện lúc kiện diễn kết thúc Đó q trình lao động miệt mài, tìm tịi, sáng tạo để tạo kiện có hiệu tốt, gây ấn tượng mạnh cho người xem Nhưng kiện diễn thuận lợi mà người tổ chức mong muốn Để kiện diễn thành cơng cần có nhiều yếu tố Ngồi yếu tố chủ quan, kiện chịu ảnh hưởng yếu tố khách quan khác luật pháp, phong tục tập quán nơi tổ chức kiện, thời tiết Mặt khác, thành công kiện phụ thuộc vào bên tổ chức kiện mà đánh giá người tham gia chứng kiến kiện Mục tiêu cuối doanh nghiệp gửi đến cơng chúng nhận tin thơng điệp từ kiện Và để họ hiểu tiếp nhận thơng điệp cách xác lưu lại tâm trí họ lâu dài thành công kiện 10 ... tiết để không đánh giá xác mà cịn nhằm đưa kiện hướng - Lập kế hoạch tổ chức kiện: timeline, agenda, - Lên ngân sách tổ chức kiện - Triển khai tổ chức kiện - Đo lường đánh giá hiệu kiện Tổ chức kiện. .. nhưng không phần "độc lạ" Khi nhận lời tổ chức kiện, từ khâu lên ý tưởng thức thách cho nhà tổ chức kiện định thành công mắt đối tác công ty tổ chức kiện Một ý tưởng ý tưởng vừa đáp ứng yêu cầu... NỘI DUNG I Các nguyên tắc tổ chức kiện thành công Yếu tố người quyết định tất ca Nếu chương trình tổ chức kiện phương tiện giao tiếp trực diện hiệu quả, điều kiện để giao tiếp thành cơng