PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT GVHD: TS NGUYỄN HOÀNG DŨNG SVTH : HÀ THỊ KIỀU HẠNH MSSV : K154080758 TP HCM, THÁNG 03/2019 MỤC LỤC DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU iii DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ v LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 1.1 Lịch sử hình thành phát triển doanh nghiệp 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp 1.3 Các lĩnh vực kinh doanh 1.4 Định hướng phát triển 1.5 Tình hình hoạt động cơng ty khoảng thời gian 2015-2018 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 2.1 Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập công ty 2.1.1 Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập 2.1.2 Tổ chức thực nhập hàng hóa 2.1.3 Nhập kho cấp phát hàng hóa 16 2.1.4 Quản trị sau cung ứng 17 2.2 Đánh giá công tác quản trị cung ứng thiết bị công nghiệp Công ty Cổ phần Công Nghệ Nam Phương Việt 18 2.2.1 Ưu điểm 18 2.2.2 Nhược điểm 19 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 22 3.1 Hoàn thiện hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường nhà cung cấp 22 3.2 Hồn thiện cơng tác nhập hàng hóa 23 3.3 Hồn thiện cơng tác quản trị hàng hóa kho 24 3.4 Hồn thiện cơng tác quản trị sau cung ứng 24 KẾT LUẬN 25 i DANH MỤC TÀI LIỆU THANH KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 Phụ lục 1: Quy trình nhập kho CT CP CN Nam Phương Việt 27 Phụ lục 2: Quy trình xuất kho CT CP CN Nam Phương Việt 27 Phụ lục 3: Hóa đơn thương mại 28 Phụ lục 4: Hóa đơn chiếu lệ 29 Phụ lục 5: Bảng kê chi tiết hàng hóa 30 Phụ lục 6: Vận đơn đường biển 31 Phụ lục 7: Chứng nhận chất lượng số lượng 32 ii DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Kết hoạt động kinh doanh Công ty CP Công Nghệ Nam (2016 – 2018) Bảng 1.2: Tỷ trọng chi phí so với doanh thu tỷ suất sinh lời doanh thu CT Nam Phương Việt (2016 – 2018) Bảng 2.1: Thống kê giá trị dự án tổn thất thiếu hụt hàng hóa (2016 – 2018) Bảng 2.2: Các mặt hàng nhập Cơng ty Cổ phần Cơng Nghệ Nam Phương Việt (2016 – 2018) 10 Bảng 2.3: Các nhà cung cấp cơng ty nước ngồi 11 Bảng 2.4: Thống kê tình hình sử dụng điều khoản thương mại Incoterm 15 iii DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Cơng ty CP CN Nam Phương Việt Hình 2.1: Quy trình cung ứng hàng nhập công ty Nam Phương Việt Hình 2.2: Tỷ trọng nhập biến tần theo kim ngạch từ nhà cung cấp năm 2018 12 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ Nghĩa từ viết tắt STT Từ viết tắt Tên tiếng Anh Tiền hàng cước phí CFR CN Co., Ltd: CP Cổ phần CT Công ty EXW EX Works Giá xuất xưởng FIFO First in first out Nhập trước xuất trước FOB Free On Board Giao lên tàu Forwarder Công ty giao nhận vận tải Cost and freight Công nghệ Limited Company Công ty Trách nhiệm Hữu hạn 10 GVHD 11 INC Incorporation Tập đoàn 12 Incoterm International Commercial Terms Điều khoản Thương mại Quốc tế 13 JSC Joint-stock Company Công ty Cổ phần 14 KPI Key Performance Indicator Chỉ số đánh giá thực công việc 15 L/C Letter of Credit Tín dụng thư 16 MSSV 17 Giảng viên hướng dẫn Mã số sinh viên Thiết bị tự động có sử dụng lõi cảm biến điều khiển hoạt động máy Servo 18 SVTH Sinh viên thực 19 TC-KT Tài – Kế tốn v 20 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 21 TP Trưởng phòng 22 T/T 23 VNĐ Chuyển tiền điện Telephraphic Transfer Việt Nam Đồng vi LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong thương mại quốc tế, xuất đem lại nguồn thu ngoại tệ cho đất nước hoạt động nhập lại tác động tích cực đến khai thác tiềm tài nguyên khoa học kỹ thuật, tiếp thu tiến bộ, điểm mạnh nước Mua sắm hàng hóa dịch vụ từ nước ngồi giúp thúc đẩy nhanh q trình cơng nghiệp hố, đại hoá, đẩy nhanh nhịp độ tăng trưởng kinh tế, bổ sung nguồn tư liệu sản xuất, bổ sung quỹ hàng hố tiêu dùng, góp phần ổn định cải thiện đời sống nhân dân, thực mục tiêu kinh tế - xã hội đất nước Việc nhập mua thiết bị, công nghệ tiên tiến, vật tư để phát triển sản xuất làm thúc đẩy chuyển dịch cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hố, đại hố Trong q trình thực tập Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt (sau gọi tắt Công ty Nam Phương Việt), công ty hoạt động lĩnh vực điện – tự động hóa cơng nghiệp, tác giả có hội trải nghiệm thực tế hiểu rõ hoạt động kinh doanh công ty đặc biệt vai trị cơng tác quản lý nguồn cung hoạt động công ty, vận dụng kiến thức kỹ trang bị trường đại học vào môi trường thực tế Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động cung ứng hàng nhập công ty, tác giả chọn đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tác giả đánh giá hoạt động quản trị cung ứng hàng nhập công ty qua ba năm hoạt động 2016-2018 để từ đề giải pháp khả thi cho việc nâng cao hiệu hoạt động quản trị cung ứng công ty thời gian Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu đề tài tập trung phân tích cơng tác quản trị cung ứng hàng nhập Công ty Nam Phương Việt từ giai đoạn lên kế hoạch cung ứng hàng nhập quản trị sau cung ứng nhằm đưa đề xuất để phát huy điểm mạnh có cải thiện điểm yếu, giúp nâng cao hiệu hoạt động công ty Phương pháp nghiên cứu Tác giả thực chuyên đề sử dụng chủ yếu phương pháp so sánh tuyệt đối tương đối dựa vào số liệu thứ cấp có lấy từ báo cáo tài báo cáo tổng hợp hoạt động cơng ty qua năm Ngồi ra, tác giả quan sát, trực tiếp thực nghiệp vụ cung ứng công ty để đưa đánh giá phân tích phù hợp với thực tiễn Báo cáo cịn sử dụng số thơng tin liệu từ nguồn tin cậy khác Hạn chế đề tài Do khoảng thời gian thực thực tập ngắn số liệu thực tế từ cơng ty cịn hạn chế nên việc phân tích chưa đầy đủ Bên cạnh đó, kiến thức kinh nghiệm tác giả hạn chế nên đánh giá kết đưa cịn thiếu sót Kết cấu đề tài Bên cạnh Lời mở đầu phần Kết luận, đề tài có bố cục gồm chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt Chương 2: Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập công ty Cổ Phần Cơng Nghệ Nam Phương Việt Chương 3: Giải pháp hồn thiện công tác quản trị cung ứng hàng nhập công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt Mơ tả vị trí thực tập Tác giả thực tập công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt vị trí Nhân viên Mua hàng thuộc phịng Cung ứng Logistics cơng ty khoảng thời gian từ ngày 25/12/2018 đến ngày 30/03/2018 Tác giả có nhiệm vụ thực cơng việc Bộ phận mua hàng nhận xem xét nhu cầu ung ứng hàng hóa từ phận - phịng ban, tìm kiếm liên hệ nhà Cung ứng, đánh giá lựa chọn nhà Cung ứng, tổ chức thực đơn hàng nhập CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 1.1 Lịch sử hình thành phát triển doanh nghiệp Một số thông tin chung công ty: Tên tổ chức: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt Tên tiếng Anh: Nam Phuong Viet Technology JSC Company Mã số thuế: 0310201404 Trụ sở chính: 20A Phan Chu Trinh, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh Tel: (84-28) 6255 8597 - 6267 1796 - 6267 7939 - 6267 5759 Fax: (84-28) 6255 8747 Email: info@namphuongviet.vn Website: www.namphuongviet.vn Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt (dưới gọi tắt Công ty Nam Phương Việt) tiền thân Công ty TNHH Nam Phương Việt thành lập vào năm 2010 đến năm 2016 chuyển đổi thành cơng ty Cổ Phần, nhà cung cấp chuyên nghiệp, uy tín sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao, giải pháp kỹ thuật tối ưu cho khách hàng, đối tác lĩnh vực điện cơng nghiệp tự động hóa cơng nghiệp Vào lúc làm lập, cơng ty có trụ sở hành phố Hồ Chí Minh với 10 nhân tăng lên 86 công nhân viên Tháng 11/2013 Công ty Nam Phương Việt thành lập văn phòng đại diện Hà Nội để mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu hàng hóa nâng cao chất lượng dịch vụ cho mạng lưới khách hàng tỉnh thành miền Bắc Tháng 3/2017, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh thành lập nhà máy Thang máy cáp nhà máy Tủ bảng điện giúp phục vụ cung cấp sản phẩm tủ điện hạ thế, tủ điện trung thế, thang máng cáp với chất lượng đồng đáp ứng nhu cầu lớn khách hàng 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức công ty Nam Phương Việt tinh gọn, gồm có phịng ban: phịng Kinh doanh, Tài Kế tốn, Hành Nhân sự, Cung ứng Logistics với Bộ phận sản xuất Bộ máy tổ chức xếp theo chức vụ, phận có quyền hạn cao phận dưới, phận ngang hàng có quyền hạn ngang Ban Giám Đốc quản lý trực tiếp Phòng Bộ phận chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng, Phòng Tài Kế tốn, Phịng Hành Nhân sự, Bộ phận Sản xuất, Phòng Cung ứng Logistics (Xem Hình 1.1) Tổng giám đốc có chức vụ cao nhất, với phó tổng giám đốc có vai trị quản lý trưởng phòng, tiếp đến trưởng phòng ban trực tiếp quản lý nhân viên thuộc phòng ban Mơ hình giúp ban giám đốc dễ dàng giám sát, Hệ thống kho trụ sở công ty cơng xưởng đáp ứng đủ diện tích để lưu trữ hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản xuất Quá trình nhập kho, cấp phát hàng hóa kho thực chặt chẽ giúp cho thủ kho dễ quản lý, Phiếu nhập - xuất kho yêu cầu có chữ ký xác nhận người lập phiếu, người giao hàng hóa, người nhận hàng hóa giúp thủ kho nhà quản trị dễ quản lý tránh tình trạng thất Các hàng hóa nhập phục vụ cho mục đích sử dụng xưởng sản xuất vận chuyển trực tiếp từ cảng xưởng giúp tiết kiệm thời gian chi phí vận chuyển đưa hàng từ kho công ty nơi sản xuất Quản lý hàng tồn kho theo số series riêng biệt cho đơn vị thiết bị giúp công ty quản lý giá trị thiết bị nhập, xuất để tính tốn giá bán tỷ suất sinh lời hợp lý, nắm thời gian lưu kho thiết bị cần thơng qua hệ thống kế tốn Việc thuận tiện cho việc định hàng xuất theo phương pháp FIFO Phương pháp bên cạnh việc giúp cơng ty giảm nguy giá hàng hóa lạm phát, giảm lượng hàng tồn kho cũ, cịn giúp nhanh chóng nhận diện hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, tránh trường hợp tồn kho lâu hạn bảo hành phát lỗi mà đội ngũ kỹ thuật công ty không sửa chữa phải trả cho nhà cung cấp quyền lợi bồi thường, đổi trả hàng hóa 2.2.2 Nhược điểm 2.2.2.1 Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập Công tác dự báo nhu cầu thực năm lần để phục vụ cho lập kế hoạch năm tới, nhiên dự báo nhu cầu công ty thường chưa đưa kết sát với tình hình thực tế Xử lý liệu phục vụ cho việc dự báo thực chủ yếu qua Excel, công cụ không đặc biệt thiết kế để thu thập xử lý số lượng lớn liệu, chia sẻ liệu nhiều nhân viên hay theo dõi việc nhập liệu cá nhân, cịn tốn nhiều thời gian để tổng hợp phân tích, đưa báo cáo cuối Việc dự báo lập kế hoạch nhập sai dẫn đến chi phí phát sinh nguồn lực, chi phí lưu kho, hàng hóa, vật tư khơng đủ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dẫn đến giảm lợi nhuận công ty Dự báo dư dẫn đến tồn kho làm gia tăng chi phí lưu kho, tăng áp lực tốn cho đơn hàng khơng cần thiết làm chi phí hội sử dụng vốn cho đơn hàng hay mục đích đầu tư khác Dự báo dư tạo nên danh sách hàng hóa khó tiêu thụ, tạo tốn khó cho phận kinh doanh, để giải phóng hàng, cơng ty thường phải lý, bán lỗ mặt hàng Dự báo thiếu bên cạnh làm đơn hàng, dẫn đến nguy khách hàng thị phần, trao hội kinh doanh cho đối thủ ngành Lập dự báo kế hoạch nhập thực lần năm chưa đáp ứng nhu cầu dự báo Để tăng xác cơng tác lập kế hoạch, hoạt động cần tiến hành thường xuyên thơng qua họp có tham gia tất phịng ban có liên quan, để thiết lập mục tiêu chung, tạo kết nối phòng ban đón bắt kịp thay đổi gần thị trường 2.2.2.2 Tổ chức thực đơn hàng 19 Số lượng nhà cung cấp công ty cịn dễ gây tượng hoạt động công ty phụ thuộc cao vào khả cung ứng nhà cung cấp, đặc biệt thời điểm nhu cầu chung thị trường tăng cao, nhà cung cấp không đáp ứng lượng hàng hóa mà cơng ty cần, thời gian sản xuất, gửi hàng chậm so với nhu cầu, bị đối tác ép giá… Hoạt động nghiên cứu thị trường cung chưa trọng hạn chế nhân lực, số lượng nhân viên phụ trách mảng hàng hóa nhập nhân viên, có hoạt động đến thăm, tìm hiểu song phương thơng tin phía nhà cung cấp chủ yếu thơng tin từ nhà cung cấp nên cịn mang tính chất chủ quan, gồm nội dung giá cả, điều kiện giao hàng… chưa thể đánh giá nhà cung cấp cách tồn diện Khi đánh giá nhà cung cấp, cơng ty sử dụng tiêu thể báo giá, nội dung thường bao gồm Giá cả, Chất lượng sản phẩm, Phương thức toán Các tiêu điều kiện cần cho trình phân tích chưa đủ, yếu tố sâu chất lượng hàng hóa, cơng nghệ áp dụng, dây chuyền sản xuất lực cung cung ứng nhà cung cấp quy mô nhà máy, thị phần nắm giữ, khách hàng mà đối tác phục vụ… cần trọng đưa vào tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp Các nhân viên mua hàng nhập Nam Phương Việt mạnh ngoại ngữ, hiểu rõ cơng tác giao dịch, mua bán hàng hóa quốc tế chưa hiểu rõ công nghệ, kỹ thuật lĩnh vực điện – tự động hóa điểm yếu hoạt động đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Quá trình thương lượng ký kết hợp đồng đơn giản khơng chặt chẽ, có cố tranh chấp xảy gây bất lợi cho công ty Hợp đồng chưa đủ ràng buộc trách nhiệm để bên nhà cung cấp phải giao hàng cam kết, xảy có tượng hàng nhập có chất lượng chưa đạt yêu cầu Tuy nhiên, hàng nhập đến công ty, lô hàng thường kiểm tra mã hiệu, số lượng… mà chưa trọng vào kiểm tra chất lượng nên số lượng nhập thường lớn, kiểm tra chất lượng tồn lơ hàng nên chưa xuất tình trạng từ chối nhận hàng gửi trả lại cho NCC, mà liên lạc để giải quyết, yêu cầu bảo hành hàng đem sử dụng phát lỗi Do đó, cơng ty khó truy cứu trách nhiệm nhà cơng cấp, đặc biệt trường hợp hàng hạn bảo hành Cơng ty thường phải thực tốn hàng nhập phương pháp T/T trả trước nhà cung cấp mới, chưa có lịch sử giao dịch lâu dài Điều làm công ty rơi vào bị động, tạo rủi ro nhà xuất không giao giao hàng không hạn, làm chậm tiến độ sản xuất, giao hàng cho khách, làm uy tín Phương pháp khơng ràng buộc nhà cung cấp thực nhiệm vụ chất lượng hàng hố sau giao Bên cạnh đó, việc công ty thường bỏ qua việc mua bảo hiểm cho lơ hàng nhập mang đến rủi ro trình vận tải quốc gia mà công ty phải gánh chịu thiên tai, tượng biển động, bão, gió lốc, thiệt hại trình vận chuyển, xếp dỡ hàng hóa… 2.2.2.3 Nhập kho cấp phát hàng hóa 20 Quá trình nhập xuất kho tổ chức chặt chẽ nhằm kiểm sốt hàng hóa có giá trị cao kho, tránh thất thoát (các loại thiết bị nhập cơng ty có giá trị trung bình ước tính khoảng 11 triệu đồng/ máy) Tuy nhiên điều lại tạo nên thủ tục rườm ra, phải qua nhiều bước kiểm tra, gây thời gian, dẫn đến chậm trễ việc giao hàng cho khách làm chậm tiến độ phận sản xuất Tổ chức kiểm kê hàng hóa thực lần cuối năm bàn giao, lưu chuyển công tác nhân viên Thủ kho cán liên quan chưa thường xuyên, dẫn đến việc khó truy cứu tìm ngun nhân thất Bên cạnh đó, việc xếp hàng hóa kho cịn phụ thuộc vào chủ quan Thủ kho, cố gắng tận dụng diện tích khơng gian kho mà chưa có quy định cụ thể phân bố khu vực xếp hàng hóa nên dẫn đến khó khăn kiểm kê hàng hóa hay bàn giao cơng tác thay đổi Thủ kho 2.2.2.4 Quản trị sau cung ứng Hoạt động quản trị sau cung ứng công ty bị động, chưa trọng thực hiện, diễn nhận yêu cầu trả hàng, yêu cầu bảo hành từ khách hàng Để phục vụ quyền lợi khách hàng, công ty thực tốt việc sửa chữa - bảo hành, chấp nhận đổi hàng mới, cho khách hàng mượn máy khác trường hợp sửa chữa kéo dài lâu để tạo niềm tin hình ảnh cơng ty Tuy nhiên điều tạo nên khoản phí để sửa chữa thiết bị cũ, phí vận chuyển để gửi trả - nhận lại hàng bảo hành từ nhà cung cấp Kết luận chương Chương cung cấp nhìn công tác quản trị cung ứng hàng nhâp Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Nam Phương Việt Nhìn chung sở hạ tầng công ty đáp ứng nhu cầu hoạt động cơng ty nói chung công tác quản trị cung ứng hàng nhập nói riêng Khối lượng cơng việc nhân viên Phòng Cung ứng Logistics phòng ban liên quan cao, có phối hợp làm việc cịn có khoảng cách mâu thuẫn phịng ban Trong trình lập kế hoạch việc nghiên cứu thị trường nhiều hạn chế Nghiên cứu thị trường không trực tiếp tác động tới kết kinh doanh có tác động lớn tới hoạt động nhập tồn kho hàng hóa Nghiệp vụ đánh giá nhà cung cấp chưa coi trọng, tiêu đánh giá đơn giản chưa phong phú, chủ yếu tiêu liên quan đến giá, điều kiện toán chưa xem xét tiêu đánh giá dịch vụ kèm lực nhà cung cấp Hợp đồng giao kết hai bên chưa ràng buộc trách nhiệm nhà cung cấp nên không đảm bảo quyền lợi công ty Công tác quản trị nhập cơng ty có ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần khắc phục Qua đó, chương đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản trị cung ứng công ty năm tới 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 3.1 Hoàn thiện hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường nhà cung cấp Cải thiện công tác dự báo doanh nghiệp cách triển khai hệ thống ERP có khả kết nối phận cơng ty để gia tăng độ xác dự báo nhu cầu so với việc sử dụng công cụ đơn giản Excel… Sự cộng tác thông qua hệ thống cung cấp thơng tin mà cá nhân cần cách nhanh chóng lịch sử đơn hàng, dự báo đơn hàng thị trường; cộng tác doanh nghiệp nhân tố bên ngồi (nhà cung cấp, khách hàng) xác theo định kỳ tháng quý thay lần năm Hoạt động nghiên cứu thị trường thực thường xuyên giúp công ty nắm bắt biến động thị trường để kịp thời đưa giải pháp tận dụng hội hạn chế thách thức Công ty cần tổ chức họp định kỳ với tham gia phòng ban, cá nhân có liên quan phịng Kinh doanh, phận Sản xuất – hai phận thực cơng tác dự báo, lên kế hoạch tiêu thụ; phịng Tài – Kế tốn phận nắm giữ nguồn tài phục vụ cho hoạt động nhập khẩu, cung ứng hàng phòng Cung ứng – phận quản trị thực hoạt động này; Mục tiêu họp đánh giá hoạt động dự báo, lập kế hoạch tháng, quý trước đưa học, trao đổi thông tin biến động thị trường cung – thị trường cầu, góp ý, thống kế hoạch cho chu kỳ Việc tham dự họp khơng giúp hồn thiện kế hoạch nhập mà tạo hội cho nhân viên đóng góp ý tưởng, trình bày khó khăn cơng tác cá nhân, phịng ban, để tìm phương án giải quyết, giúp máy công ty hoạt động có liên kết, hiệu hơn, tăng phối hợp phịng ban Để chủ động việc thu thập thơng tin, ngồi thơng tin từ nhà cung cấp, cơng ty nên chủ động tìm kiếm thông tin cách thu thập phương tiện thông tin đại chúng, mạng Internet sách quốc gia xuất đặc biệt Trung Quốc - thị trường cung trọng yếu nay, mặt hàng của cơng ty, thơng tin tình hình phát triển kinh tế, tình hình phát triển cạnh tranh ngành, tình hình nhà cung cấp cơng ty Hoạt động nghiên cứu thị trường cung giúp tránh tình trạng thay đổi đột ngột môi trường ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất công ty Bên cạnh đó, hoạt động viếng thăm đối tác cần trọng để thu thập thêm thông tin cần thiết Nâng cao lực nghiệp vụ nhân viên hoạt động công ty cần trọng Công ty cần tổ chức đào tạo kiến thức chuyên ngành Điện – Tự động hóa, kiến thức tổng quan thiết bị nhập yếu cho nhân viên thuộc phòng Cung ứng Logistics để cải tiện khả đánh giá sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp Cử nhân viên kỹ thuật nhân viên mua hàng sang nhà máy đối tác để học tập, cập nhật công nghệ phương pháp giúp điều tra tốt tình trạng hoạt động nhà cung cấp nâng cao trình độ, hạn chế trường hợp phải gửi hàng nước ngồi cho nhà cung cấp sửa chữa Lượng cơng việc nhu cầu hàng hóa, vật tư gia tăng mở rộng hoạt động kinh doanh với thành lập nhà máy, tác giả kiến nghị công ty cần gia tăng nhân 22 phòng Cung ứng Logistics để phục vụ cung ứng hàng cho hoạt động nhà máy không tăng thêm nhân viên kinh doanh nhân viên sản xuất để phục vụ tiêu thụ thành phẩm Khi phân tích nhà cung cấp, cần sử dụng tiêu phong phú số năm hoạt động đối tác, quy mô nhà máy, lực sản xuất, quốc gia mà họ xuất thiết bị, quy mơ thị phần, danh sách khách hàng chính, tình hình cập nhật cơng nghệ, tích hợp hệ thống sản phẩm, dây chuyền sản xuất… khơng gói gọn thông tin thể bảng báo giá Tìm nhà cung cấp sau đánh giá kỹ giúp công ty hạn chế cố bất lợi xảy trình nhập khẩu, dễ lựa chọn đối tác uy tín, có tiềm để xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài Bên cạnh đó, cơng ty cần mở rộng danh sách nhà cung cấp cho mặt hàng yếu Bên cạnh nhà cung cấp chính, cơng ty tiếp tục lập quan hệ thân thiết với nhà cung cấp khác thị trường thông qua hoạt động giao lưu, tham gia diễn đàn hội nghị ngành để tránh tình trạng bị phụ thuộc vào số lượng nhà cung cấp ít, nắm chủ động hoạt hộng thu mua cơng ty Ngồi ra, q trình đàm phán thương lượng đơn hàng lớn hay nhà cung cấp phải thực nghiêm túc cách đưa tiêu chí yêu cầu cụ thể để lập hợp đồng, đảm bảo hợp đồng lập có điều khoản nhằm bảo vệ lợi ích cơng ty quy định rõ trách nhiệm bồi thường nhà cung cấp hàng hóa có vấn đề chất lượng Đối với nhà cung cấp này, cần lựa chọn thực tốn phương pháp an tồn T/T trả trước, đảm bảo quyền lợi L/C, để ràng buộc người bán thực quy định, xuất trình chứng từ hợp lệ nhận tiền 3.2 Hồn thiện cơng tác nhập hàng hóa Tác giả nhận thấy việc sử dụng bên thứ nhận hàng mua nước ngồi cơng ty nên trì cơng ty forwarder đơn vị hoạt động chuyên nghiệp ngành, có quan hệ tốt với hãng tàu, hải quan… Mặc dù phải trả phí cho bên thứ giúp cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí khác bên cạnh tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực, giảm rủi ro, đảm bảo chất lượng vận tải Sử dụng dịch vụ công ty forwarder giúp giảm tải áp lực cơng việc nhân viên phịng Cung ứng Logistics, giúp Nhân viên Mua hàng có thời gian để thực đơn hàng khác mà dành nhiều thời gian để theo dõi tiến độ cung ứng đơn hàng Cơng ty từ giảm chi phí rủi ro giao nhận nước ngồi khơng phải tốn chi phí đầu tư cho nhân viên lo liệu việc đặt chỗ hãng tàu cơng ty forwarder có chun mơn, sở vật chất chuyên biệt cho việc giao nhận giúp việc cung ứng nhanh chóng tiện lợi Bên cạnh đó, cơng ty nên tiếp tục mua hàng nhập với điều kiện EXW FOB, điều kiện khơng mang lại lợi ích cho riêng cơng ty phân tích chương chủ động quyền định thuê phương tiện vận tải, dễ dàng việc thương lượng giá vận tải, phí bảo hiểm để đạt giá ưu đãi hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nắm bắt rõ ràng lịch tàu, chuyến tàu để xếp cho phù hợp… mà cịn góp phần lợi ích quốc gia làm giảm chi tiêu ngoại tệ Ngoài việc sử dụng 23 dịch vụ vận tải nước thúc đẩy ngành vận tải, giao nhận nước phát triển, tạo thêm mối quan hệ với doanh nghiệp logistics ngồi nước Cơng ty cần đánh giá lại tầm quan trọng mua bảo hiểm vận tải, để đảm bảo an toàn cho lô hàng nhập Để tránh rủi ro thiên tai, thiệt hại trình xếp dỡ, lưu kho, tác giả kiến nghị công ty thực mua bảo hiểm cho lơ hàng có giá trị từ tỷ đồng 3.3 Hồn thiện cơng tác quản trị hàng hóa kho Do đặc điểm mặt hàng mà công ty kinh doanh, lô hàng nhập có số lượng dẫn đến khó khăn việc kiểm tra chất lượng đơn hàng Tuy nhiên mà bỏ qua vấn đề Thay vào đó, cơng ty đưa quy định tỷ lệ kiểm tra chất lượng hàng hóa ngẫu nhiên tối thiểu cho lô hàng về, tùy thuộc số lượng đơn vị hàng hóa cụ thể cho mặt hàng để tăng cao khả phát hàng hóa hư hỏng, tránh việc lưu trữ tồn kho hàng hóa chất lượng Một quy định cần đưa dự trữ hàng tồn kho phương cách xếp hàng hóa kho Mặc dù Thủ kho có cách xếp tương đối hợp lý, quy định đưa giảm thiểu tình trạng khó khăn tìm kiếm hàng hóa việc hỗ trợ nhân viên phịng ban khác hay q trình kiểm kê kho Quy định đưa cần phải làm rõ hàng hóa xếp kho số mấy, khu vực cụ thể kho để xếp nhóm hàng, cách bố trí phân tầng, kệ kho theo ngày nhập số series để thuận tiện cho cách lấy hàng xuất FIFO Ngồi cơng ty cần có lịch kiểm kê hàng tồn kho định kỳ theo quý để dễ kiểm soát lượng hàng thực tế kho hơn, tránh khó khăn tìm ngun nhân sai lệch liệu tồn kho hệ thống so với số lượng thực tế Việc kiểm kê thực năm lực dẫn đến sai sót phải thực rà sốt truy cứu thơng tin nhập – xuất hàng vịng năm đến đợt kiểm kê gần có thay đổi trách nhiệm quản kho, vị trí Thủ kho 3.4 Hồn thiện cơng tác quản trị sau cung ứng Để hạn chế thụ động trong quản trị hàng hóa sau cung ứng nâng cao chất lượng dịch vụ hậu ho khách hàng, công ty áp dụng sách kiểm tra bảo trì định kỳ miễn phí tháng cho khách hàng trọng tâm Việc giúp công ty kiểm sốt tình hình hoạt động máy, nhanh chóng phát lỗi kỹ thuật, hỏng hóc nhẹ, tránh để máy hư hỏng nặng phát gây khó sửa chữa, chi phí sửa chữa, thay phụ tùng cao hay khơng thể sửa chữa, khơng có phụ tùng để thay Việc cử nhân viên đến nhà máy đối tác để bảo trì giúp cơng ty quan sát nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh khách hàng, tạo điều kiện cải thiện dự báo nhu cầu kế hoạch tiêu thụ Đối với trường hợp công ty không tiến hành sửa chữa được, chi phí gửi máy cho nhà cung cấp cao kích thước cân nặng lớn, cơng ty tiến hành thương lượng mời nhân viên kỹ thuật nhà cung cấp sang Việt Nam để hỗ trợ sửa chữa Việc vừa giúp giảm chi phí vừa tạo hội gia hợp tác song phương, giúp đội ngũ kỹ thuật công ty học hỏi, nâng cao trình độ kỹ thuật 24 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập công ty, quan sát, tìm hiểu thực tiễn tham gia vào hoạt động cơng ty giúp tác giả có nhìn rõ hoạt động máy cơng ty nói chung quy trình cung ứng hàng hóa nói riêng áp dụng kiến thức học nhà trường để hoàn thiện đề tài báo cáo Báo cáo cho thấy tầm quan trọng phân tích tình hình quản trị cung ứng hàng hóa cơng ty Nam Phương Việt Hàng hóa nhập định lực cạnh tranh cơng ty với đối thủ, đặc biệt lĩnh vực điện - tự động hóa cơng nghiệp cơng ty nhà cung cấp lớn ngành chủ yếu đến từ quốc gia khác Trung Quốc, Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc, Công tác quản trị hàng nhập cơng ty có tham gia nhiều phòng ban, mà quan trọng vai trò phòng Cung ứng Logistics, giúp tăng suất chất lượng mua hàng, dễ dàng kiểm soát tiến độ mua hàng tránh chồng chéo công việc Nhờ trình xây dựng quan hệ với nhà sản xuất, cơng ty giảm thiểu chi phí mua hàng nhập khẩu, đơn giản hóa q trình thương lượng, thực đơn hàng Tuy nhiên thực trạng hoạt động có khó khăn định thiếu tính linh hoạt, lực chun mơn nhân viên hạn chế, thiếu hụt nhân lực bước mang tính thủ tục làm tiêu tốn thời gian nguồn lực tài chính, nhân lực… Dựa vào ưu điểm hạn chế thực tại công ty, báo cáo đưa giải pháp kiến nghị nhằm cải thiện hoạt động cung ứng hàng nhập công ty năm Do hiểu biết cịn tầm nhìn hạn chế tác giả, đề tài cịn nhiều thiếu sót vướng mắc, phản ánh phần nhỏ tồn quy trình hoạt động làm việc công ty Nhưng giải pháp đưa dựa phân tích cụ thể tồn hoạt động cung ứng, tác giả hy vọng đóng góp thực tiễn định cho phát triển kinh doanh công ty 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THANH KHẢO BSC Research (2017), Báo cáo thị trường vĩ mô 2017, lấy từ: https://www.bsc.com.vn/Report/ReportFile/1000029, truy cập ngày 10/2/2019 CT CP CN Nam Phương Việt, 2018, Hồ sơ lực công ty Duyên Duyên (2019), nhóm hàng mà Việt Nam phải nhập nhiều năm 2018, lấy từ: http://vneconomy.vn/8-nhom-hang-ma-viet-nam-phai-nhap-khau-nhieu-nhat-nam2018-20190121102508426.htm, truy cập ngày 15/2/2019 Luật Nhà (2014), số 65/2014/QH13 Phòng Cung ứng Logistics CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Quy trình cung ứng hàng nhập Phòng Cung ứng Logistics CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Quy trình nhập kho Phòng Cung ứng Logistics CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Quy trình xuất kho Phịng Cung ứng Logistics CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Thống kê tình hình nhập hàng hóa 2016-2018 Phòng Kinh doanh CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Tổng kết hiệu hoạt động kinh doanh 2016-2018 10 Phịng Tài Kế tốn CT CP CN Nam Phương Việt (2016), Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 11 Phịng Tài Kế tốn CT CP CN Nam Phương Việt (2017), Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 12 Phịng Tài Kế toán CT CP CN Nam Phương Việt (2018), Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 13 Tổng cục Hải quan (2019), Sơ tình hình xuất nhập hàng hóa Việt Nam năm 2018, lấy từ: https://www.customs.gov.vn/Lists/ThongKeHaiQuan/ViewDetails.aspx?ID=1558&Cat egory=Ph%C3%A2n%20t%C3%ADch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh%20k%E1%BB %B3&Group=Ph%C3%A2n%20t%C%ADch, truy cập ngày 15/02/2019 26 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quy trình nhập kho CT CP CN Nam Phương Việt Nhân viên Mua hàng Đề nghị nhập kho TP CUL Duyệt Kế toán kho Điều chỉnh số liệu kế toán Tp TC-KT Thủ kho Kiểm tra Duyệt Tiếp nhận hàng hóa, phiếu nhập kho Nguồn: Phịng Cung ứng Logistics Phụ lục 2: Quy trình xuất kho CT CP CN Nam Phương Việt Các phòng ban Trưởng phận Đề nghị xuất kho Kiểm tra Duyệt Kế tốn kho Lập phiếu xuất kho Phịng TCKT Duyệt lệnh xuất kho Thủ kho Cấp phát hàng hóa Nguồn: Phòng Cung ứng Logistics 27 Phụ lục 3: Hóa đơn thương mại Nguồn: Phịng Cung ứng Logistics 28 Phụ lục 4: Hóa đơn chiếu lệ Nguồn: Phịng Cung ứng Logistics 29 Phụ lục 5: Bảng kê chi tiết hàng hóa Nguồn: Phịng Cung ứng Logistics 30 Phụ lục 6: Vận đơn đường biển Nguồn: Phòng Cung ứng Logistics 31 Phụ lục 7: Chứng nhận chất lượng số lượng Nguồn: Phòng Cung ứng Logistics 32 Phụ lục 8: Chứng nhận xuất xứ Nguồn: Phòng Cung ứng Logistics 33 ... sâu phân tích đánh giá hoạt động cung ứng hàng nhập cơng ty CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 2.1 Phân tích hoạt động cung ứng hàng. .. chọn nhà cung cấp đặt hàng, nhập kho – cấp phát hàng hóa quản trị hàng hóa sau cung ứng Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập Tổ chức thực nhập Nhập kho - cấp phát hàng hóa Quản trị sau cung ứng Hình... TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT 2.1 Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập cơng ty 2.1.1 Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập