Đề xuất triển khai phương pháp 5S trong tổ chức chăm sóc sức khỏe

Ở Việt Nam, đã có bệnh viện thực hiê ̣n phương pháp 5S đem đến hiê ̣u quả điều trị tích cực Điều dưỡng đã dành thời gian cho việc ghi chép, tìm kiếm trả lại sở sách, thuốc, thiết bị, nhiều thời gian dành để chăm sóc người bê ̣nh là viê ̣c làm lãng phí bê ̣nh viê ̣n Nếu thực hành 5S thành công, viê ̣c tốn thời gian để làm công việc về đến sổ sách, thiết bị giảm đáng kể, và điều dưỡng sẽ có nhiều thời gian để chăm sóc cho người bệnh Bên cạnh đó, áp dụng 5S nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, tạo tinh thần thoải mái cho đô ̣i ngũ y tế, giảm thiểu sai sót nhầm lẫn Như phương pháp 5S giúp tất cả thứ kiểm sốt trực quan, ln trạng thái sẵn sàng sử dụng giúp tạo môi trường làm việc khoa học Do đó chất lượng nhân viên dịch vụ bê ̣nh viê ̣n được nâng cao Tóm lại “5S” nền tảng quá trình đến “chất lượng” tổ chức, khơng có hoạt động 5S không bàn đến chất lượng, quản lý cải tiến.” 5S là nền tảng đầu tiên ̣ thống đảm bảo chất lượng bắt đầu từ quan điểm: “Nếu làm viê ̣c một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiê ̣n lợi thì tinh thần của nhân viên sẽ thoải mái hơn, suất lao động sẽ cao và có điều kiê ̣n để thực hiê ̣n áp dụng một ̣ thống quản lí chất lượng hiê ̣u quả hơn.” “Áp dụng 5S cũng được coi là bước đầu tiên cho viê ̣c thực hiê ̣n các ̣ thống, phương pháp Quản lý chất lượng toàn diê ̣n (TQM), trì tính suất tổng thể TPM và sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995)” Nhưng chi phí để áp dụng quản lý chất lượng toàn diê ̣n là rất lớn nên sẽ gây khó khăn cho tổ chức áp dụng TQM Vì vâ ̣y, Tổ chức nên áp dụng 5S là thuâ ̣n lợi nhất chi phí nhỏ và áp dụng đơn giản Do đó, em chọn đề tài “Đề xuất triển khai phương pháp 5S tổ chức chăm sóc sức khỏe”

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Mơn: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN ĐỀ XUẤT TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG TỔ CHỨC CHĂM SÓC SỨC KHỎE Giảng viên hướng dẫn : Ths NGUYỄN VĂN HÓA Lớp học phần: 21D1MAN50200711 Người thực hiên: ̣ Huỳnh Lâm Như Hà Lớp sv: DH45TK002 MSSV: 31191026439 Thời gian thực hiện: 24/5 - 14/06/2021 MỤC LỤC Lời mở đầu I Tổng quan về 5S Khái niệm Mô tả phương pháp 5S 2.1 S1 - Seiri (Sàng lọc) 2.2 S2 - Seiton (Sắp xếp) 2.3 S3 - Seiso (Sạch sẽ) 2.4 S4 - Seiketsu (Săn sóc) 2.5 S5 - Sẵn sàng (Shitsuke) .5 II Điều kiện để áp dụng thành công 5S Vai trị lãnh đạo ln cam kết và hỡ trợ Bắt đầu đào tạo và huấn luyện Nhân nòng cốt Tất nhân viên phải tham gia thực giám sát III Những lợi ích mà 5S mang lại IV Môi trường y tế an toàn với 5S .9 V Đề xuất kế hoạch triển khai 5S tại Công ty TNHH GSHN - Phòng khám Đa khoa Giang San .9 Giới thiệu chung về phòng khám Đa khoa Giang San .9 Đề xuất triển khai 5S .10 Kết luận 16 Tài liệu tham khảo 17 Lời mở đầu Trong những năm gần đây, “5S đã mang lại những lợi ích đặc biệt việc chăm sóc sức khoẻ tìm kiếm cung cấp chậm thuốc men, thiết bị trường hợp khẩn cấp là vấn đề thường ngày y tế dẫn đến hậu nghiêm trọng (Mark Graban, 2016)” Bệnh viện Virginia Mason điển hình việc thực hiê ̣n 5S thành công y tế Trong cuô ̣c vấn được đăng tạp chí Sutter Health, Patti Wilbur - Trưởng khoa Nội soi bệnh viện Mason - nói bước chuẩn hóa phịng thủ thuật, ơng cho biết: “Đầu tiên, thực 5S tất phịng thủ thuật chúng tơi cách chuẩn hóa nguồn cung cấp thải bỏ tái chế thiết bị mà khơng cịn sử dụng nữa” Ở Việt Nam, đã có bệnh viện thực hiê ̣n phương pháp 5S đem đến hiê ̣u quả điều trị tích cực Điều dưỡng đã dành thời gian cho việc ghi chép, tìm kiếm trả lại sở sách, thuốc, thiết bị, nhiều thời gian dành để chăm sóc người bê ̣nh là viê ̣c làm lãng phí bê ̣nh viê ̣n Nếu thực hành 5S thành công, viê ̣c tốn thời gian để làm công việc về đến sổ sách, thiết bị giảm đáng kể, và điều dưỡng sẽ có nhiều thời gian để chăm sóc cho người bệnh Bên cạnh đó, áp dụng 5S nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, tạo tinh thần thoải mái cho đô ̣i ngũ y tế, giảm thiểu sai sót nhầm lẫn Như phương pháp 5S giúp tất cả thứ kiểm sốt trực quan, ln trạng thái sẵn sàng sử dụng giúp tạo môi trường làm việc khoa học Do đó chất lượng nhân viên dịch vụ bê ̣nh viê ̣n được nâng cao Tóm lại “5S” nền tảng quá trình đến “chất lượng” tổ chức, khơng có hoạt động 5S không bàn đến chất lượng, quản lý cải tiến.” 5S là nền tảng đầu tiên ̣ thống đảm bảo chất lượng bắt đầu từ quan điểm: “Nếu làm viê ̣c một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiê ̣n lợi thì tinh thần của nhân viên sẽ thoải mái hơn, suất lao động sẽ cao và có điều kiê ̣n để thực hiê ̣n áp dụng một ̣ thống quản lí chất lượng hiê ̣u quả hơn.” “Áp dụng 5S cũng được coi là bước đầu tiên cho viê ̣c thực hiê ̣n các ̣ thống, phương pháp Quản lý chất lượng toàn diê ̣n (TQM), trì tính suất tổng thể TPM và sản xuất tinh gọn (Ho và cộng sự, 1995)” Nhưng chi phí để áp dụng quản lý chất lượng toàn diê ̣n là rất lớn nên sẽ gây khó khăn cho tổ chức áp dụng TQM Vì vâ ̣y, Tổ chức nên áp dụng 5S là thuâ ̣n lợi nhất chi phí nhỏ và áp dụng đơn giản Do đó, em chọn đề tài “Đề xuất triển khai phương pháp 5S tổ chức chăm sóc sức khỏe” I Tổng quan về 5S “Công ty sản xuất Toyota phát triển nguyên tắc hệ thống để giải vấn đề sản xuất ô tô (Ikuma Nahmens, 2014). Vào đầu năm 1980, Takashi Osada thức hóa khuôn khổ áp dụng 5S doanh nghiệp (Ho cộng sự, 1995). Ho (1999) mô tả 5S kỹ thuật năm giai đoạn để thiết lập trì mơi trường chất lượng tổ chức 5S giúp xác định loại bỏ lãng phí nơi làm việc. Nó giúp thiết lập trì mơi trường suất chất lượng tổ chức. Nó buộc cơng ty phải xem xét vấn đề mà thường bị bỏ qua.” Khái niêm ̣ “5S bắt nguồn từ từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu Shitsuke Ở nước khác nhau, 5S dịch thành từ khác song ý nghĩa chúng không thay đổi Trong tiếng Anh, 5S dịch sang từ tương ứng Sort, Straighten, Shine, Systemise Sustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc Sẵn sàng” Mô tả phương pháp 5S Khái niê ̣m 5S: “5S công cụ quản lý vệ sinh phổ biến mơ hình Lean.  5S thiết kế cho công việc vật lý môi trường cách đơn giản để thực để tổ chức, tiêu chuẩn hóa trì nơi làm việc (Kilpatrick, 2003)” 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu 2.1 S1 - Seiri (Sàng lọc) Sàng lọc có nghĩa phân loại vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S Trong bước này phải tiến hành phân loại, chọ lựa, xem xét và loại bỏ vật dụng không cần thiết nơi làm việc Như vậy, thực S1 giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí việc tìm kiếm vật dụng xây dựng mơi trường làm việc an toàn 5 2.2 S2 - Seiton (Sắp xếp) Sắp xếp tất cả mọi thứ theo mô ̣t trâ ̣t tự gọn gàng để dễ dàng cho viê ̣c sử dụng Khi đã thực hiê ̣n xong bước loại bỏ vâ ̣t dụng không cần thiết thì tiếp theo là sắp xếp lại các đồ dùng còn lại để có thể dễ nhìn thấy, tìm kiếm và thuâ ̣n tiê ̣n sử dụng Các đồ dùng cần thiết phải xếp ở vị trí định nhất, giúp cho nơi làm viê ̣c sắp xếp có khoa học, có tổ chức, giảm bớt thời gian di chuyển giúp thuâ ̣n tiê ̣n sử dụng 2.3 S3 - Seiso (Sạch sẽ) Sạch có nghĩa giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm viê ̣c Giữ gìn thực thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ xác máy móc thiết bị 2.4 S4 - Seiketsu (Săn sóc) Với mục đích trì, cải tiến kết hoạt động Seri, Seiton và Seiso Mục tiêu S4 trì thường xuyên và lâu dài hoạt động “3S”, phong trào thời Vì vâ ̣y, để trì mọi thành quả của 3S trước đó cần phải xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác nhất 2.5 S5 - Sẵn sàng (Shitsuke) Hoạt động quan trọng là sẵn sàng, là hoạt đô ̣ng điều phới 4S cịn lại Sự thay đổi về tư nhận thức 4S bắt đầu từ “sẵn sàng”, tư bỏ hoàn toàn lãng phí thơng qua áp dụng 4S rất hữu ích cho tở chức Bên cạnh đó, “Sẵn sàng” sẽ giúp rèn luyện ý thức về nề nếp, tác phong và thói quen cho nhân viên Đào tạo là mục tiêu chính để nhân viên tuân theo giám sát nghiêm ngặt nội quy môi trường làm việc để dẫn đến cải thiện việc thực 5S tở chứ từ hiệu sản xuất kinh doanh được nâng cao 6 Hình Các bước thực hiê ̣n của phương pháp 5S Hệ thống 5S phương pháp sử dụng để thiết lập trì chất lượng mơi trường làm việc tổ chức Tổ chức tổ chức quản lý cơng ty địi hỏi không gian, nỗ lực người, thời gian, chất lượng vốn để tạo sản phẩm lỗi làm cho nơi làm việc có trật tự, kỷ luật Tóm lại, 5S phương pháp hữu ích để thiết lâ ̣p và trì chất lượng giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, tạo nên mơi trường làm việc sẽ, trâ ̣t tự, phát triển ý thức nhân viên văn hóa doanh nghiê ̣p II Điều kiêṇ để áp dụng thành công 5S Hiệu 5S không cần phải bàn cải, vấn đề được đă ̣t “Làm để áp dụng thành công 5S tổ chức” Theo báo “Thực trạng áp dụng 5S doanh nghiệp Việt Nam” đăng VietQ.vn, “Nhiều doanh nghiệp áp dụng 5S cách khơng có hệ thống thiếu đồng khiến cho tác dụng 5S giảm đáng kể Các lý đưa là: lãnh đạo chưa tâm, thiếu nhân viên có kiến thức để dẫn dắt, thiếu giám sát, theo dõi, nói tóm lại cách tiếp cận chưa phù hợp Khi phân tích doanh nghiệp Nhật, thấy mơi trường văn hóa tính kỷ luật người Nhật thuận lợi lớn cho việc triển khai 5S Trái lại, với văn hóa người Việt, tinh thần tập thể tính kỷ luật kém, rào cản lớn, cần phải có hướng tiếp cận phù hợp kế hoạch dài hạn thực 5S thành cơng.” Vai trị lãnh đạo cam kết và hỗ trợ Tại nước lãnh đạo cùng thực 5S với mọi người và đem lại hiê ̣u quả cao Việt Nam lãnh đạo có vai trò rất mơ hồ Lãnh đạo phải thấy được tính cấp thiết của 5S đối với viê ̣c cải tiến chất lượng và phải có sự hiểu biết 5S, thể sự toàn tâm, toàn ý trước mọi người Lãnh đạo phải có mục tiêu và hoạch định kế hoạch cụ thể về 5S, phải làm gương đồng thời truyền đạt đến tất nhân viên tổ chức Bên cạnh đó, lãnh đạo phải khuyến khích nhân viên và thường xuyên đôn đóc giám sát hoạt động của nhân viên Lãnh đạo nên trực tiếp tham gia buổi huấn luyê ̣n, phổ biến kế hoạch tổng kết sau hoạt động 5S cùng với nhân viên 7 Bắt đầu đào tạo và huấn luyêṇ Thường bước các tở chức làm sơ sài, bước này lại rất quan trọng vì chưa hiểu được 5S thì nhân viên sẽ không thực hiê ̣n mô ̣t cách tự nguyê ̣n và sáng Việc huấn luyê ̣n đào taho mời chuyên gia bên hoă ̣c sử dụng nhân sự tạo chỗ Đầu tiên, đào tạo cho nhân viên nhận thức để thấy ý nghĩa và hiệu 5S Tiếp theo, trang bị cho họ những phương pháp thực hành 5S phịng ban cách cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu dễ thực Nhân nịng cốt Tở chức muốn áp dụng 5S phải thành lâ ̣p nhóm nhân viên nịng cốt tham gia huấn luyê ̣n 5S, trực tiếp đến nơi thực hiê ̣n 5S thành công Những người chịu trách nhiệm huấn luyê ̣n, lên phương án, giám sát điều phối 5S Nhân viên nhóm phải giỏi giao tiếp với mọi người, có kỹ thuyết phục quản lý Thành công hay thất bại của áp dung 5S phụ thuô ̣c vào nhóm này Tất nhân viên phải tham gia thực giám sát Khi áp dụng 5S, các tở chức phải chuẩn hóa trì với “S4” “S5” Hai bước quan trọng này không được bỏ qua, tăng tính kỷ luật cho nhân viên và giúp mọi viê ̣c được chuẩn hóa Yêu cầu có bảng đánh giá để kiểm tra 5S ngày trì 5S hàng tháng, tất mọi nhân viên phải thực nghiêm chỉnh III Những lợi ích mà 5S mang lại Ḿn thực hiê ̣n 5S thì tất cả nhân viên tổ chức phải tham gia Đây phương pháp cấp bách để huy động tất cả nhân viên cùng cải tiến môi trường làm việc để nâng cao hiê ̣u suât công viê ̣c. Nguyên tắc thực hiê ̣n 5S rất đơn giản, không yêu cầu dùng thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào suốt quá trình Thực hành thành công giúp tổ chức đạt hiê ̣u quả suất thông qua: - Nơi làm viê ̣c trở nên sẽ, ngăn nắp, khoa học - Tiết kiê ̣m công sức thời gian - Nâng cao phát huy cải tiến, sáng kiến - Tăng ý thức kỷ luật của nhân viên - Thuâ ̣n tiện, an toàn tại nơi làm viê ̣c - Khi cán công nhân viên tự hào nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tinh thần hăng say làm viê ̣c hiê ̣u quả tạo nên văn hóa tở chức - Xây dựng hình ảnh tổ chức đem lại hội quản lý, kinh doanh tốt - Mọi người tổ chức hiểu 5S thành công sẽ đóng góp vào PQCDSM ̣ thống quản lý chất lượng: - Năng suất cải tiến (Productivity - P) - Chất lượng nâng cao (Quality - Q) - Chi phí giảm (Cost - C) - Đúng hạn giao hàng (Delivery - D) - An toàn đảm bảo (Safety - S) - Tinh thần nâng cao (Morale - M) Áp dụng thành công 5S thì màn lại những thay đổi tích cực tổ chức Những vâ ̣t dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ đi, đồ dùng cần thiết xếp gọn gàng, ngăn nắp, được đặt vị trí thuận tiện để sử dụng dễ dàng, các thiết bị máy móc trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Viê ̣c thực hiê ̣n 5S nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích hồ đồng, nhân viên có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm ý thức với công việc tổ chức 9 Hình Lợi ích của viê ̣c thực hiê ̣n phương pháp 5S bê ̣nh viê ̣n IV Môi trường y tế an toàn với 5S Theo chuyên đề “Y học sinh sản 43 (2017)”, “An tồn ln ưu tiên hàng đầu chăm sóc sức khỏe, bệnh viện thường đắn đo việc thực cải tiến nhằm tăng mức độ an tồn cách bền vững lý chi phí Quản lý tinh gọn (Lean), cụ thể 5S cải thiện mức độ an tồn thơng qua cải tiến cách thức môi trường làm việc tổ chức khơng làm tăng chi phí (Ikumaa Nahmens, 2014) Công cụ sử dụng y tế để giảm lượng hàng tồn kho, tạo khơng gian, giảm thời gian lại tìm kiếm Tuy nhiên, dường ý đến hiệu 5S an toàn Một số người cho an tồn khía cạnh quan trọng 5S (Graban, 2009) Trong ví dụ cụ thể 5S, Kim cộng (2009) cho với xe thuốc làm 5S, điều dưỡng dễ dàng phát vấn đề sai lệch thiếu thuốc vật dụng, bố trí xe thuốc giống đánh dấu trực quan Trong ví dụ khác, Ballé Régnier (2007) cho biết loại bỏ vật dụng hạn, hư hỏng, thiết kế lại kho hàng với dấu hiệu quản lý trực quan để dễ dàng xác định sản phẩm hạn, lập danh sách kiểm tra thường xuyên để trì trật tự góp 10 phần cải thiện an toàn chất lượng điều trị (Ikumaa Nahmens, 2014) Mỗi giai đoạn hoạt động 5S có tác động đến an toàn điều trị, từ việc loại bỏ vật dụng bị hỏng hết hạn, đến việc trì vệ sinh sẽ, bảo trì kiểm tra chất lượng Trong bước đầu tiên, sàng lọc, loại bỏ thu hồi vật dụng hết hạn, bị hỏng từ khu vực làm việc làm tăng mức độ an tồn làm giảm hội sử dụng vật dụng không phù hợp để chăm sóc bệnh nhân Trong bước xếp, vật dụng thường xuyên sử dụng đặt nơi dễ lấy, cải thiện tính đáp ứng nhanh, việc tiếp cận mặt hàng nhanh chóng quan trọng y tế đặc biệt trường hợp bệnh nhân cấp cứu Bước thứ ba, sẽ, đảm bảo tất vật dụng, khu vực thiết bị giúp ngăn ngừa nhiễm khuẩn trì vật dụng trạng thái sẵn sàng sử dụng Như vậy, ngồi lợi ích khác, thực 5S cịn tăng mức độ an tồn điều trị, mục tiêu hàng đầu tổ chức y tế.” V Đề xuất kế hoạch triển khai 5S tại Công ty TNHH GSHN - Phòng khám Đa khoa Giang San Giới thiêụ chung về phòng khám Đa khoa Giang San - Tên doanh nghiê ̣p: Công ty TNHH GSHN - Trụ sở chính phòng khám: 512 Trường Chinh, Phường Nhơn Hưng, Thị xã An Nhơn, Tỉnh Bình Định - Giấy phép kinh doanh: 4101489338 ngày 14/6/2017 quản lí bởi Chi cục Thuế Thị xã An Nhơn - Ngành nghề kinh doanh: Hoạt đô ̣ng của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa và nha khoa - Các chuyên khoa: Nô ̣i – Ngoại – Nhi – Mắt – Tai Mũi Họng – Răng Hàm Mă ̣t – Đông Y – Lý trị - Chuẩn đoán hình ảnh – Thăm dò chức – Xét nghiê ̣m Đề xuất triển khai 5S Đầu tiên, những nơi làm 5S, từ nhà kho, văn phòng làm viê ̣c, phòng bệnh nhân, phòng phẩu thuật, nơi lấy thuốc, chí nhà xe nơi có hoạt động nơi cần phải thực hiê ̣n theo 5S Ở giai đoạn này, lãnh đạo chịu trách nhiê ̣m giám sát hành vi của nhân viên Lãnh đạo nên hiểu rõ nguyên lí, lợi ích và cam kết thực hiê ̣n 5S 11 - Bước 1: + Lựa khoa không quá lớn để bắt đầu trước, nhân viên nhiê ̣t huyết, quản lý muốn làm để tăng khả Thành viên chọn lựa vào ban 5S là những người có tính kỷ luâ ̣t cao để sau này sẽ là tấm gương về 5S cho tất cả mọi người làm theo + Lâ ̣p kế hoạch dự án: Thông báo chính thức chương trình thực 5S cho tất cả cán nhân viên biết chương trình 5S phòng khám + Phân cơng nhóm hoă ̣c cá nhân chịu trách nhiệm với khu vực cụ thể: - Chụp ảnh thiết bị cần loại bỏ S1 (Sàng lọc, bỏ) - Chụp ảnh chỗ, nơi để thiết bị là S2 (Sắp xếp lại) - Vẽ sơ đồ bố trí những vâ ̣t dụng liên quan vị trí, phịng - Tiếp theo phân công mỗi nhóm và từng cá nhân để chịu trách nhiê ̣m cho từng khu vực cụ thể + Truyền thông: dán băng rôn, hiệu, poster - Bước + Triển khai đào tạo và huấn luyê ̣n, yêu cầu lãnh đạo, quản lý và nhân viên phải có mă ̣t buổi huấn luyê ̣n để triển khai kế hoạch 5S cụ thể, rõ ràng +Thành lâ ̣p nhóm nhân viên chịu trách nhiệm quản lý chương trình, nên chia từng nhóm nhỏ số nhân viên nhiều, nhóm sẽ đảm nhiê ̣m mô ̣t khu vực nhỏ Quản lý chương trình phải lên kế hoạch cụ thể, để nêu rõ nhiê ̣m vụ, mục tiêu thời gian thực hiê ̣n cho nhóm - Bước Thực a S1 “sàng lọc” 12 Hình Danh mục để xác định những thứ không cần thiết + Dựa vào tài liê ̣u hướng dẫn công viê ̣c về tiêu chuẩn nhận diện thứ cần thiết và không cần thiết ví dụ vật dụng hỏng hóc hết hạn Phân loại và quyết định loại bỏ hay giữ lại đồ dùng vâ ̣t dụng ở khu vực làm việc mỗi cá nhân và mỗi bô ̣ phâ ̣n đảm nhiê ̣m để giải phóng khơng gian dễ quản lý vật dụng cần thiết +Trước thực bước này, làm ở khu vực nào phải được chụp ảnh lại, chuẩn bị kho tạm, chuẩn bị danh mục bao gồm loại số lượng tất vật dụng có phịng ban Tiếp theo nhận diện vật dụng, thiết bị nào không cần thiết hư hỏng thì loại bỏ ngay, gắn nhãn đỏ những đồ dùng còn nghi ngờ quy định nếu 30 ngày không dùng đến thì sẽ bỏ Các vâ ̣t bỏ sẽ nhập lên danh mục, sau đó sẽ biết xác tiết kiệm mặt không gian - Chuẩn bị trước số dụng cụ cần thiết cho tổng vệ sinh như: hốt rác, khăn lau, cồn, dây để buộc dây điện, túi nilon để đựng rác, chổi,… 13 Hình Nhãn đỏ 5S b S2 “sắp xếp” Bước S1 đã thực hiê ̣n xong, ta bỏ bớt những đờ dùng khơng cần thiết Mỗi vật dụng phải có chỗ để gọn gàng để chỗ là mục tiêu của bước sắp xếp này Phải sắp xếp các vâ ̣t dụng cho thuận tiện lấy đảm bảo an toàn, cần áp dụng nguyên tắc xếp theo nhóm chức vật và tần suất sử dụng Ví dụ theo nhóm chức sắp xếp sau: kim tiêm ống xi-lanh nên để chỗ Khi đã xác định ví trị tất cả vâ ̣t dụng xong thì tiếp theo là đánh dấu vị trí Có thể dùng nhãn, vạch để đánh dấu; dùng màu sắc tương phản, khác để tăng tính trực quan c S3 “sạch sẽ” Các bước vê ̣ sinh “S3” khác hoàn toàn với viê ̣c vê ̣ sinh bình thường Để viê ̣c không sót đồ làm vê ̣ sinh thì phải có bản kiểm Ví dụ, làm S3 cho phịng thí nghiệm, phải lâ ̣p bảng kiểm vệ sinh gồm: trần nhà, tủ đựng mẫu thí nghiệm (đầu tủ, hộc tủ cửa tủ), máy lạnh, bàn thí nghiệm (bao gồm hộc bàn, chân bàn máy móc thí nghiệm), cửa sổ, ghế ngồi, máy tính, nền nhà, thiết bị thí nghiệm, kệ thí nghiệm, phụ kiện thí nghiệm Đề phòng là viê ̣c quan trọng để nhận diện loại bỏ nguồn lây nhiễm Ví dụ: vần phải chú ý giày, dép cá nhân có thể là vâ ̣t lây nhiễm, để dép kệ dép ngồi phịng sử dụng 14 dép mang khu vực làm việc sử dụng máy bọc giày dép tự động Thâ ̣n trọng kiểm tra bất thường sau vệ sinh của những vâ ̣t dụng Ví dụ: Tủ lạnh có bị xúc điện khơng, xe đẩy thuốc có bị hay lỏng ốc vít khơng Khi hồn thành xong “S3”, tất cả vâ ̣t dụng phải đảm bảo trạng thái sẵn sàng sử dụng Trước triển khai bước S3 phải xác định những nô ̣i dung sau để bước đạt hiệu tối đa: - Ai người chịu trách nhiệm thực hiện? - Xác định đối tương (vê ̣ sinh cái gì?) - Xác định phương thức thực - Chuẩn bị dụng cụ, thiết bị cần thiết - Tiến hành vê ̣ sinh S4 “săn sóc” Đảm bảo chuẩn hóa trì 3S là mục tiêu của “S4” 3S sau hoàn thành, để trì tấn suất làm 5S hằng ngày hằng tháng mọi phòng ban triển khai kế hoạch cụ thể, đánh giá thi đua Để trì 5S, nhóm thực phải lâ ̣p bảng kiểm tra để theo dõi nghiêm ngă ̣t và phân công công viê ̣c cụ thể để mọi người thực hiê ̣n Phải phân biệt làm 5S tháng công việc làm 5S ngày Những nơi bàn làm việc, sàn nhà hay máy tính là những viê ̣c 5S hàng ngày 5S tháng được thực hiê ̣n chuyên sâu, kỹ Ví dụ hộc bàn, hộc tủ, sàng lọc loại bỏ hồ sơ hạn lưu trữ quy định, vệ sinh trần, tủ sàn nhà Trong tình khơng trì tuân thủ thực áp dụng biện pháp kỷ luật Xây dựng bảng kiểm để điểm danh theo dõi thực 5S S5 “sẵn sàng” Khi tất cả mọi người hình thành thói quen thực thì “S5” được coi là đã thành cơng Để đạt bước “sẵn sàng” cần phải trì liên tục 4S trước khoảng thời gian dài - Bước 4: Đánh giá định kỳ 15 Hình Bảng đánh giá định kỳ Hiê ̣u quả mà thực hiê ̣n thành công 5S mang lại: 5S sẽ trở thành thói quen của toàn bô ̣ đô ̣i ngũ nhân viên y bác sĩ ở phòng khám, hạn chế tối đa những nhầm lẫn, sai sót từ viê ̣c thiếu tâ ̣p trung, tránh lẫng phí vâ ̣t tư y tế, kiểm soát được những sự cố, bê ̣nh nhân được đảm bảo an toàn, đô ̣i ngũ y bác sĩ hài lòng nơi làm viê ̣c của mình Phương pháp 5S đã giảm thời gian tìm thuốc, vâ ̣t tư y tế quá hạn, tồn kho giảm tăng hiê ̣u quả kinh tế và giảm áp lực công viê ̣c cho nhân viên từ đó hiê ̣u suất công viê ̣c nhân viên y tế nâng cao 16 Kết luâ ̣n 5S hệ thống chất lượng, mà phong trào chất lượng, không yêu cầu các tổ chức thực hiê ̣n mà 5S chỉ để khuyến khích tinh thần tự nguyện, tự giác người Làm 5S không dừng lại sàng lọc, sắp xếp mà quan trọng nhất phải trì, cải tiến, biến 5S thành thói quen hàng ngày của mọi nhân viên Thực thành công 5S biện pháp giảm lãng phí dư thừa tở chức, tạo tiền đề cho việc thực cải tiến liên tục Kaizen, Lean Nhờ 5S các dịch vụ tốt hơn, nơi làm viê ̣c sạch sẽ gọn gàng, giảm chi phí, cải tiến bảo trì an tồn, tăng hiệu quy trình, nghiêm ngă ̣t tham gia tốt môi trường làm việc, tinh thần trách nhiệm ngày càng cải thiện, không gian lưu trữ được nhiều giảm lãng phí thời gian của nhân viên “5S” thực hiê ̣n thành công Nhật Bản từ nhiều năm trước Việt Nam còn nhiều thử thách Thách thức lớn làm để đưa thực hành 5S vào sống nhân viên Triển khai dự án 5S phòng khám Giang San với mong muốn đạt thành công lớn, để nhân rộng mơ hình Sự thành cơng đường chất lượng phòng khám nỗ lực cố gắng đồng lịng tồn nhân viên từ ban gản lý đến đô ̣i ngũ y bác sĩ, điều dưỡng của phòng khám 17 Tài liêụ tham khảo Ahlstrom J (nd) Using the 5S Lean Tool for Health Care (June 4, 2014) http://www.himss.org/files/HIMSSorg/content/files/ MEPI/5S_ImpactArticle.pdf Ballé M, Rénier A (2007) Lean as a learning system in a hospital ward Leadership in Health Services, 20, 33-41 Fanny YF Young (2014) The Use of 5S in Healthcare Services: a Literature Review International Journal of Business and Social Science, Vol 5, No 10(1) Harsha Lingareddy, G Sahitya Reddy, K Jagadeshwar (2013) 5S as a tool and strategy for improvising the Work place International Journal of Advanced Engineering Technology, E-ISSN 0976-3945 Mark Graban (2016) Lean Hospitals: Improving Quality, Patient Safety, and Employee Engagement, Third Edition CRC Press Taylor & Francis Group 6000 Broken Sound Parkway NW, Suite 300 Boca Raton, FL 33487-2742.2016 Harsha Lingareddy, G.Sahitya Reddy, K.Jagadeshwar (2013) 5S as a tool and strategy for improvising the Work place International Journal of Advanced Engineering Technology, E-ISSN 0976-3945 LISTA (2015) Implementing 5S Workplace Organization Methodology Programs In Manufacturing Facilities 7.http://www.listaintl.com/resource-center/white-papers-and-case-studies/whitepapers/implementing-5s-workplace-organizationmethodology-programs-manufact “Y học sinh sản”, 20 năm kỹ thuâ ̣t hỗ trợ sinh sản Viê ̣t Nam (1997 – 2007), NXB Phương Đông ... cho tổ chức áp dụng TQM Vì vâ ̣y, Tổ chức nên áp dụng 5S là thuâ ̣n lợi nhất chi phí nhỏ và áp dụng đơn giản Do đó, em chọn đề tài ? ?Đề xuất triển khai phương pháp 5S tổ. .. xuất triển khai phương pháp 5S tổ chức chăm sóc sức khỏe? ?? I Tổng quan về 5S “Công ty sản xuất Toyota phát triển nguyên tắc hệ thống để giải vấn đề sản xuất ô tô (Ikuma Nahmens, 2014). Vào... Systemise Sustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc Sẵn sàng” Mơ tả phương pháp 5S Khái niê ̣m 5S: ? ?5S công cụ quản lý vệ sinh phổ biến mô hình Lean.  5S thiết kế