Triển khai 5s tại các cửa hàng của công ty xăng dầu quảng bình

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHẠM TRUNG KIÊN TRIỂN KHAI 5S TẠI CÁC CỬA HÀNG CỦA CƠNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 834.01.01 Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ BÍCH THỦY Đà Nẵng – Năm 2021 Chương trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Bích Thủy Phản biện 1: PGS.TS Phạm Trung Vinh Phản biện 2: TS Nguyễn Văn Ngọc Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 30 tháng 10 năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại: -Học liệu, Đại học Đà Nẵng Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xuất phát từ triết lý người trung tâm phát triển, mơ hình thực hành 5S áp dụng Nhật tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng Cơng ty xăng dầu Quảng Bình cơng ty hệ thống Petrolimex tiến hành triển khai áp dụng cho cửa hàng, đơn vị trực thuộc Công ty từ năm 2017 đến Trong trình triển khai ứng dụng 5S cửa hàng/đơn vị kinh doanh trực thuộc Công ty đem lại nhiều thay đổi nhận thức, môi trường làm việc hiệu kinh doanh mang lại Bên cạnh đó, cịn hạn chế việc triển khai thực 5S chủ yếu đến từ nguyên nhân: Chưa trọng công tác đào tạo 5S, chưa có tuyên truyền, quảng bá 5S phù hợp việc chưa ban hành quy trình, nguyên tắc thực S trình đánh giá, kiểm tra 5S chưa trọng Từ lý trên, em chọn đề tài "Triển khai 5S cửa hàng Công ty xăng dầu Quảng Bình" để phân tích hạn chế đưa giải triển khai 5S cho nhà quản trị, ban lãnh đạo Công ty giai đoạn Mục tiêu nghiên cứu * Mục tiêu chung: Đề tài đưa giải pháp triển khai 5S đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình từ để góp phần cải thiện kết áp dụng 5S thời gian tới nhằm nâng cao dịch vụ phục vụ khách hàng * Mục tiêu cụ thể: Hệ thống hóa vấn đề lý luận thực tiễn 5S; Phân tích cơng tác triển khai 5S cửa hàng xăng dầu trực thuộc Cơng ty xăng dầu Quảng Bình hạn chế, khó khăn q trình triển khai; Đưa giải pháp triển khai 5S nhằm cải thiện kết ứng dụng 5S đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình Qua để triệt tiêu lãng phí góp phần giảm sai sót, khiếm khuyết, tai nạn lao động nhằm nâng cao suất lao động Đối trượng Phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Triển khai 5S Công ty xăng dầu Quảng Bình 3.2 Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn triển khai quy trình 5S doanh nghiệp; Về mặt không gian: Nghiên cứu đơn vị trực thuộc Cơng ty xăng dầu Quảng Bình, đặc biệt đơn vị triển khai quy trình 5S; Về mặt thời gian: Dữ liệu thứ cấp tổng quan Cơng ty xăng dầu Quảng Bình tình hình triển khai 5S từ năm 2018-2020 Các đề xuất giải pháp triển khai 5S đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình cho thời gian tới từ năm 2021 đến 2023 Phương pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài sử dụng kết hợp phân tích tài liệu; tổng hợp phân tích liệu thứ cấp; Phân tích định tính định lượng liệu sơ cấp Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện cơng trình nghiên cứu 5S, triển khai 5S doanh nghiệp cịn ít, tác giả xin giới thiệu tổng quan số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu giúp cho việc thực luận văn hoàn thiện Bài báo “Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam – Thực trạng khuyến nghị” tác giả Nguyễn Đăng Minh cộng (2013) – Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc Gia Hà Hội đăng Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế Kinh doanh, tác giả có nhìn tổng quan việc áp dụng 5S từ số rào cản việc triển khai 5S doanh nghiệp vừa nhỏ Theo Phạm Thị Yên (2014), đề tài nghiên cứu “Thực 5S phận sản xuất cửa nhựa Công ty CP thiết kế đầu tư xây dựng Cửu Long”, tác giả nhận việc áp dụng công cụ quản lý chất lượng điều quan trọng cấp thiết Theo giáo trình “Quản trị chất lượng” Tạ Thị Kiều An (2010), tác giả cho rằng: 5S phương pháp áp dụng lĩnh vực hay loại hình tổ chức; 5S tập trung vào việc giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc; Thực 5S đào tạo huấn luyện; Mọi người tham gia thực 5S; Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao Theo tài liệu “Thực hành 5S” ấn phẩm thuộc Chương trình Quốc gia “Nâng cao suất, chất lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, nhóm tác giả đưa hướng dẫn triển khai 5S doanh nghiệp gồm có giai đoạn: Giai đoạn 1: Chuẩn bị khởi động 5S; Giai đoạn 2: Thực bước 5S bao gồm: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch - Săn sóc – Sẵn sàng; Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá 5S hoạt động cải tiến liên tục Cấu trúc đề tài nghiên cứu Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài gồm chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận 5S - Chương 2: Thực trạng triển khai 5S cửa hàng xăng dầu trực thuộc Cơng ty xăng dầu Quảng Bình - Chương 3: Giải pháp triển khai 5S Công ty xăng dầu Quảng Bình CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ 5S 1.1 Tổng quan 5S 1.1.1 Khái niệm 5S Theo Tạ Thị Kiều An (2010), 5S định nghĩa là: Seiri (Sàng lọc): có nghĩa sàng lọc loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Xác định “đúng số lượng” thứ cần thiết; Seiton (Sắp xếp): có nghĩa xếp thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ sử dụng Sắp xếp vật, chỗ; Seiso (Sạch sẽ): có nghĩa vệ sinh nơi làm việc giữ ln sẽ, hạn chế nguồn dơ bẩn, lau chùi “có ý thức” Seikesu (Săn sóc): săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cách liên tục thực Seiri, Seiton, Seiso với nguyên tắc “không”: khơng có vật vơ dụng, khơng bừa bãi khơng dơ bẩn.; Shitsuke (Sẵn sàng): tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp 5S tập trung vào việc giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc, xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng tiện lợi nâng cao suất 1.1.2 Vai trò 5S Chúng ta dễ nhận công ty quản lý yếu đặc trưng nêu sau đây: - Có nhiều thứ không cần thiết chúng không xếp gọn gàng; - Di chuyển đồ vật đòi hỏi phải lại nhiều, qng đường xa, khơng có ranh giới rõ ràng lối với khu vực làm việc; - Lãng phí thời gian, cơng sức phần lớn cơng việc; … Triển khai 5S có kết góp phần giải yếu 5S ứng dụng hầu hết xí nghiệp Nhật Bản nhằm làm tăng khả hiệu làm việc người 1.1.3 Lợi ích 5S mang lại - Nơi làm việc trở nên sẽ, ngăn nắp, thuận tiện an toàn hơn; - Cán công nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp mình; - Mọi người trở nên có kỷ luật hơn, có thái độ tích cực việc phát huy sáng kiến cải tiến liên tục; - Các loại lãng phí loại bỏ; - Các vấn đề bất thường hay cố tiềm ẩn thể trực quan giải cách nhanh chóng, đơn giản; - Kết tốt đem lại nhiều hội kinh doanh hơn; … 1.2 Tiến trình triển khai 5S doanh nghiệp 1.2.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị khởi động 5S Công ty cần chuẩn bị cho hoạt động 5S với nội dung sau: a Thành lập ban đạo thực 5S b Chỉ định người có trách nhiệm hoạt động 5S c Xây dựng sơ đồ mặt phân công trách nhiệm d Đào tạo 5S đ Chuẩn bị dụng cụ vệ sinh e Thơng báo thức lãnh đạo cao g Thực tổng vệ sinh tồn cơng ty 1.2.2 Giai đoạn 2: Triển khai thực SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày a Thực Seiri (S1): Seiri có nghĩa loại bỏ thứ khơng cần thiết nơi làm việc Bởi công việc lớn hoạt động Seiri phân biệt đâu thứ cần thiết đâu thứ không cần thiết nơi làm việc b Thực Seiton (S2): Sau thực Seiri, tất thứ không cần thiết bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, cịn lại số thứ cần thiết Nhưng thứ trở nên vơ dụng không xếp cách hợp lý c Thực Seiso (S3): Seiso có nghĩa vệ sinh giữ gìn cho máy móc mơi trường làm việc Seiso tốt tạo cảm giác thoải mái nơi làm việc, đảm bảo an tồn, giúp quản lý trực quan tốt hơn, từ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm suất cơng ty d Thực Seiketsu (S4): Seiketsu có nghĩa ln nâng cao giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cách thực thường xuyên seiri, seiton seiso Nếu công ty thực trình seiri lần, thực vài cải tiến, khơng nỗ lực trì hoạt động thứ sớm trở lại vạch xuất phát ban đầu e Thực Shitsuke (S5): Shitsuke có nghĩa tạo cho người thói quen tuân thủ qui định nơi làm việc tự giác tham gia vào hoạt động 5S Khi tất người thường xun thực hiện, họ hình thành thói quen tạo tự giác, tự tuân thủ theo 5S 1.2.3 Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S hoạt động cải tiến a Đánh giá 5S công ty: Việc thực đánh giá 5S Công ty nên đảm bảo đầy đủ nội dung sau: Mục đích đánh giá 5S; Các bước đánh giá 5S; Tiến hành đánh giá; Trao thưởng sau đánh giá b Hoạt động cải tiến: Cơ chế tự cải tiến nhằm nâng cao chất lượng giảm chi phí việc cung cấp hàng hóa dịch vụ Một vài công cụ để phát huy hiệu áp dụng 5S sau: Tiếp cận hệ thống chu trình cải tiến P-D-C-A; Sử dụng phương pháp quản lí trực quan; Triển khai nhóm kiểm sốt chất lượng; Khuyến khích cải tiến liên tục (Kaizen) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI 5S TẠI CÁC CỬA HÀNG TRỰC THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 2.1 Tổng quan cơng ty xăng dầu Quảng Bình 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quản lý 2.1.3 Kết hoạt động kinh doanh 2.2 Phân tích q trình triển khai 5S Cơng ty xăng dầu Quảng Bình 2.2.1 Mục tiêu triển khai 5S Công ty Mục tiêu 5S tạo nên trì mơi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, xác hiệu vị trí làm việc đơn vị sở 5S đòi hỏi cam kết, nhận thức tham gia tất người từ lãnh đạo công ty CBNV-LĐ 2.2.2 Thực trạng triển khai thực 5S Công ty a, Giai đoạn 1: Chuẩn bị khởi động 5S Thành lập ban đạo thực 5S: Ban đạo chưa thành lập số ban cần thiết như: Ban đào tạo 5S, Ban quảng bá 5S hay Ban đánh giá việc thực 5S Chỉ định người có trách nhiệm hoạt động 5S: Trưởng ban đạo Phó giám đốc Cơng ty, để đưa sách cho công tác triển khai 5S lại cần phải họp Ban đạo, thống ý kiến sau cần thêm bước xin ý kiến đạo Giám đốc Công ty Xây dựng sơ đồ mặt phân công trách nhiệm: Ban đạo không phân chia khu vực rõ ràng kèm theo phân công trách nhiệm cụ thể dẫn đến ỷ lại nhân viên Đào tạo 5S: Một lỗi mắc phải việc đào tạo 5S Công ty chưa mang lại nhận thức chung 5S cho toàn thể CBCNVLĐ, chưa tạo định hướng hành động hợp tác làm việc nhóm Bên cạnh đó, q trình đào tạo mang tính lý thuyết, thiếu ứng dụng thực tế cửa hàng xăng dầu Chuẩn bị dụng cụ vệ sinh, Mua sắm trang, thiết bị phục vụ 5S, Khảo sát cửa hàng, Ban hành Chuẩn 5S điển hình cho CHXD, Thành lập tiểu ban 5S CHXD: chậm trễ việc trang cấp trang thiết bị cần thiết cho ngày tổng vệ sinh Việc trang cấp chậm trễ dẫn đến làm giảm suất lao động cho ngày tổng vệ sinh, gây tốn quỹ thời gian thực thi 5S Thơng báo thức lãnh đạo cao nhất: Ngày 01/12/2017, Giám đốc Cơng ty có thơng báo thức cho cửa hàng triển khai 5S đợt đạo buổi tổng vệ sinh cửa hàng xăng dầu Tuy nhiên, ngày thơng báo thức 5S có pano, áp phích để tuyên truyền đặt địa điểm triển khai cửa hàng 01 Thực tổng vệ sinh tồn cơng ty: Đối với buổi tổng vệ sinh đợt thực tương đối tích cực đạt hiệu mong đợi Tuy nhiên lại buổi tổng vệ sinh cho trình triển khai 5S giai đoạn 2017 đến 2021, bên cạnh cửa hàng chủ động triển khai diễn quy mô nhỏ không thường xuyên b, Giai đoạn 2: Triển khai thực SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE Cửa hàng xăng dầu Thực Seiri (Sàng lọc): Phân tích cơng việc triển khai giai đoạn cho thấy Ban đạo thực 5S thực trang cấp đầy đủ công cụ cần thiết cho Cửa hàng xăng dầu, thực hướng dẫn thực thi Sàng lọc Tuy nhiên, thời gian trang cấp kéo dài, việc trang cấp chậm trẽ làm giảm hiệu thực thi 5S Đối với trình thực Sàng lọc, Ban đạo thực 5S đưa hướng dẫn ban đầu, chưa có cách thức cụ thể phân định cần thiết vật nơi làm việc c, Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S hoạt động cải tiến Đánh giá 5S cơng ty: Về Mục đích đánh giá 5S: Ban đạo chưa thành lập ban đánh giá 5S Bên cạnh đó, việc chưa phân cơng cụ thể người phụ trách đánh giá 5S lúng túng việc lên kế hoạch, cách thức tiêu chí cần đánh giá; Về Các bước đánh giá 5S: Ban đạo chưa hướng dẫn cụ thể bước đánh giá chưa có chương trình để đánh giá 5S Các nội dung báo cáo đánh giá cịn mang tính chung chung chưa rõ cụ thể khu vực trách nhiệm người quản lý khu vực Bên cạnh S chưa xây dựng quy trình chuẩn, tiêu chuẩn thực thi để làm sở cho tiêu chuẩn đánh giá cho khu vực, cửa hàng nên việc đánh giá cịn mang tính chủ quan; Về tiến hành đánh giá: Ban đạo chưa có tiêu chuẩn đánh giá để cụ thể hóa mặt làm chưa làm cho cửa hàng Tại họp chưa đưa hoạt động cải tiến liên tục; Về trao thưởng sau đánh giá: Sau họp đợt triển khai 5S cẩn phải trao thưởng cho cửa hàng, nhân viên có thành tích tốt đề nhằm khích lệ động viên họ động lực cho họ để trì thường xuyên việc thực tốt 5S Hoạt động cải tiến: Ban đạo có động thái để sửa đổi quy trình trang cấp cơng cụ dụng cụ giúp giảm thời gian đáp ứng nhu cầu cần thiết cửa hàng xăng dầu Tuy nhiên, hoạt động cải tiến cần phải thường xuyên thực quan tâm mực Ban đạo 5S chưa áp dụng công cụ hay phương pháp cho hoạt động Việc cải tiến thường xuyên giúp tạo hiệu hoạt động cho chương trình 5S, giúp biến quy trình, tiêu chuẩn chưa hợp lý trở nên hiệu áp dụng công cụ cải tiến phù hợp 2.3 Kết nghiên cứu đánh giá thực thi 5S công ty xăng dầu Quảng Bình Để có thơng tin cách khách quan, tác giả thực khảo sát với việc thu thập liệu câu hỏi Mục tiêu nghiên cứu khảo sát đánh giá cán nhân viên trình thực thi 5S Với kết khảo sát cho thấy giai đoạn chuẩn bị triển khai 5S: Đối với Sự diện pano, áp phích quảng bá triển khai 5S; Sự phân công phụ trách khu vực định mức đánh giá thấp Bên cạnh độ lệch câu trả lời đáp viên đối tiêu chí Sự phân cơng phụ trách khu vực định cịn lớn Bước Sàng lọc/Seiri: Đối với tiêu chí: Còn lưu trữ đồ vật thừa, hư hỏng lối đi, kệ tủ nơi đặt máy móc thiết bị; Có hồ sơ, tài liệu khơng có giá trị nhân bản, thừa lỗi thời khu vực làm việc mức đánh giá Bên cạnh độ lệch câu trả lời đáp viên lớn Sự chênh lệch câu trả lời đáp viên đến từ cách áp dụng chưa Sàng lọc thống cửa hàng xăng dầu Bước 2: Sắp xếp/Seiton: Đối với tiêu chí Có cảnh báo nguy hiểm, nội quy an toàn, mơ tả màu sắc trực quan tín hiệu âm biên độ làm việc, có quy trình vận hành, bảo dưỡng, hướng dẫn sử dụng mức đánh giá Bước 3: Sạch sẽ/Seiton: Đối với Có phân cơng lịch bảo dưỡng, lịch vệ sinh định kỳ đánh giá khơng có chênh lệch lớn câu trả lời đáp viên Đối với Các lối sàn nhà làm việc khu vực có sẽ, khơng có vật không cần thiết rác thải mức đánh giá tốt khơng có chênh lệch lớn câu trả lời đáp viên Bước Săn sóc/Seiketsu: Các tiêu mức đánh giá tệ Do tiêu chí bước phải cần phải khắc phục kịp thời Bước 5: Sẵn sàng/Shitsuke: Hai tiêu chỉ: Các bảng thông báo, biểu đổ thể kết hoạt động 5S đạt có lập, trì, cập nhật; Các kết đánh giá 5S kế hoạch cải tiến sau có cơng bố rõ ràng đảm bảo cập nhật đến người mức đánh giá tệ độ lệch câu trả lời đáp viên không lớn Giai đoạn đánh giá, cải tiến: Đối với tiêu chí: Tổ chức thi đua 5S đơn vị; Có hỗ trợ từ chuyên gia 5S trình triển khai 5S đơn vị; Nhận động viên khen thưởng xử phạt thực 5S; Xây dựng bảng tự kiểm tra đánh giá thực 5S hàng ngày mức đánh giá khơng có khác biệt lớn câu trả lời 2.4 Đánh giá chung triển khai 5S cửa hàng xăng dầu Cơng ty xăng dầu Quảng Bình Ưu điểm: Giai đoạn chuẩn bị; Giai đoạn triển khai thực thi; Giai đoạn đánh giá, cải tiến Hạn chế: o Giai đoạn chuẩn bị: Ban đạo chưa thành lập số ban cần thiết; Chưa thực phân chia khu vực rõ ràng kèm theo phân công trách nhiệm cho nhân viên cho khu vực tạo nên ỷ lại; Đào tạo 5S Công ty chưa mang lại nhận thức chung 5S cho toàn thể CBCNV-LĐ, chưa tạo định hướng hành động hợp tác làm việc nhóm.; Chỉ thực buổi tổng vệ sinh tồn cơng ty suốt đợt triển khai 5S o Giai đoạn triển khai thực thi: Ban đạo thực 5S đưa hướng dẫn ban đầu, chưa có cách thức cụ thể phân định cần thiết vật nơi làm việc; Tương tự trình thực Sàng lọc, bước thực Sắp xếp, Ban đạo thực 5S chưa đưa quy trình chuẩn tiêu chuẩn chung để đưa áp dụng chung cho cửa hàng xăng dầu mà đơn hướng dẫn thực bước Do kéo theo xếp không hợp lý, số cửa hàng có tượng dồn hết tất vật dụng kho chứa nhất; Việc Ban đạo thực đưa hướng dẫn mà chưa đưa quy trình thực Sạch tạo khó khăn triển khai thực số cửa hàng Tuy nhiên cần phải chuẩn hóa để tạo quy trình chung áp dụng cho tồn cơng ty; Thực tế số cửa hàng việc thực 5S chưa đầy đủ, phần lớn thực 3S/5S Việc thực Săn sóc cửa hàng áp dụng, số nhân viên chưa hiểu đầy đủ họ quan tâm thực 3S phía Bên cạnh đó, Ban đạo thực chưa đề quy trình cụ thể để thực cho 3S làm cho việc hoàn thành 3S trở nên khó khăn Chính chưa thiết lập chương trình giúp cho trì 3S trên; Do chưa hình thành quy tắc, tiêu chuẩn khiến cho việc thực Sẵn sàng trở nên khó khăn Việc cần thiết phải tạo tự giác, thói quen cho tồn thể nhân viên để thực 5S o Giai đoạn đánh giá, cải tiến: Về Mục tiêu đánh giá 5S: Chưa thành lập ban đánh giá 5S mà ban đạo kiêm nhiệm vụ gây ứ đọng công việc chưa phân công cụ thể; Về Các bước đánh giá 5S: Ban đạo chưa hướng dẫn cụ thể chưa có chương trình để đánh giá 5S Các nội dung báo cáo đánh giá cịn mang tính chung chung chưa rõ cụ thể khu vực trách nhiệm người quản lý khu vực Về tiến hành đánh giá: Trong trình đánh giá chưa có tiêu chuẩn đánh giá để cụ thể hóa mặt làm chưa làm cho cửa hàng Việc đánh giá ưu nhược điểm báo cáo cịn mang tính chủ quan chưa rõ khó khăn khâu nào, cần khắc phục sao; Về trao thưởng sau đánh giá: Chưa tiến hành hiệu quả; Hoạt động cải tiến cần phải thường xuyên thực quan tâm mực Ban đạo 5S chưa áp dụng công cụ hay phương pháp cho hoạt động Tác giả đưa số đánh giá nguyên nhân Các rào cản, hạn chế triển khai 5S công ty xăng dầu Quảng Bình sau: Đối với giai đoạn 1: Chuẩn bị khởi động 5S: Chưa thấy việc xây dựng sơ đồ mặt cửa hàng xăng dầu phân công trách nhiệm cụ thể khu vực cho người; Việc chuẩn bị, lên phương án chuẩn bị công cụ, mua sắm trang thiết bị diễn chậm so với kế hoạch đề ra; Việc tuyên truyền chưa diễn thường xuyên; Việc đào tạo 5S chưa thực hiểu Công ty thuê đơn vị tư vấn đào tạo Đối với giai đoạn 2: Thực SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày: Việc sàng lọc chưa dựa nguyên tắc dẫn đến việc sàng lọc cịn lúng túng khơng theo chuẩn mực; Việc chưa phân chia nơi làm việc thành khu vực khác việc không sử dụng sơn phân định dán nhãn cho khu vực khiến cho việc tìm kiếm đồ dùng gặp nhiều khó khăn; Về việc thực Seiso (Sạch sẽ): Các nhân viên cửa hàng tiến hành vệ sinh hàng ngày cho chung khu vực cửa hàng Do chưa phân công khu vực phụ trách không lập bảng phân công cụ thể phương pháp làm vệ sinh, từ xảy tình trạng “cha chung khơng khóc” Bên cạnh đó, số cửa hàng chưa trọng cơng tác vệ sinh dẫn đến tình trạng ngày tiến hành vệ sinh lần mang tính hình thức Vậy nên số cửa hàng chưa đạt đến tiêu chuẩn theo yêu cầu đề không tạo thói quen thực 3S hàng ngày; Từ số rào cản thực 3S nêu khiến cho việc thực S4 (Săn sóc) gặp nhiều khó khăn, phần nhiều cửa hàng tiến hành 3S; Thực Shisuke (S5 – Sẵn sàng) cần đạt tạo cho người thói quen tuân thủ quy định nơi làm việc tự giác tham gia vào hoạt động 5S Tuy nhiên, việc gặp khó khăn chưa có tiêu chuẩn cụ thể quán hệ thống 5S cửa hàng xăng dầu Khi đạt đến S thứ thay đổi để hình thành “văn hóa 5S”, nhiên việc thay đổi tư duy, thái độ cách ứng xử việc không dễ dàng, cần thời gian để đào tạo bước thay đổi; Thiếu hỗ trợ từ chuyên gia 5S cho giai đoạn thực thi 5S, hỗ trợ chuyên gia đến từ việc đào tạo thiết lập chuẩn 5S điển hình cửa hàng xăng dầu khơng giúp ích nhiều cho q trình thực thi mà việc quan trọng triển khai 5S hướng dẫn thực thi 5S Đối với giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S hoạt động cải tiến: Thiếu báo định kỳ, báo cáo cịn sơ sài khiến cho cơng tác đánh giá trình triển khai 5S chưa mang lại hiệu Bên cạnh chưa thấy chế tài khen thưởng cho cửa hàng làm tốt xử phạt cửa hàng chưa thực tốt yêu cầu 5S khiến cho việc trì việc thực 5S cửa hàng khơng cịn hiệu mong muốn ban đầu; Mặt khác chưa xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, chưa niêm yết cửa hàng nên việc thực kiểm tra đánh giá 5S chưa hiệu quả, cần phải có tư vấn chun gia 5S cơng tác kiểm tra, đánh giá CHƯƠNG GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 3.1 Căn cho giải pháp triển khai 5S Cơng ty xăng dầu Quảng Bình giai đoạn 2021 – 2023 3.1.1 Định hướng mục tiêu công ty Trong giai đoạn 2021 – 2023, Công ty xăng dầu Quảng Bình dự kiến triển khai Văn phịng Cơng ty đơn vị trực thuộc lại (bao gồm: 27 Cửa hàng kinh doanh xăng dầu, 05 Cửa hàng chuyên doanh Gas – DMN, 01 Trung tâm kinh doanh Gas, 01 Kho cảng xăng dầu) 3.1.2 Đặc điểm ngành kinh doanh xăng dầu Tại cửa hàng kinh doanh xăng dầu, điểu quan trọng hàng đầu cơng tác phịng cháy chữa cháy, tất CBCNV người lao động phải quan tâm thực tốt công tác Đối với cửa hàng xăng dầu áp dụng 5S đạt hiệu cao có khả cao ứng phó cố, trường hợp bất ngờ cơng tác Bên cạnh đặc điểm phịng cháy chữa cháy, số đặc điểm khác mà cần phải áp dụng 5S sau: Chuẩn hóa quy trình bán hàng bước cửa hàng xăng dầu; Tạo môi trường làm việc sẽ, an toàn, chuyên nghiệp; Xây dựng văn hóa Petrolimex, … 3.2 Một số giải pháp việc triển khai 5S Công ty xăng dầu Quảng Bình thời gian tới 3.2.1 Giải pháp cho giai đoạn: Chuẩn bị khởi động 5S Đối với giai đoạn chuẩn bị cần phải đảm bảo thực công việc cụ thể sau: Thông báo cách rộng rãi tích cực việc triển khai 5S đến tồn thể CBCNV-LĐ cơng ty; Thành lập tiểu ban phụ trách công tác quảng bá 5S bao gồm công việc: Chuẩn bị thông tin để cung cấp cho người thông qua tin 5S; Chuẩn bị pano, áp phích, băng rơn, hiệu để cổ động thực 5S cửa hàng chuẩn bị triển khai; Chụp hình trước sau triển khai 5S để làm tư liệu; Một số câu hiệu triển khai 5S áp dụng: “5 PHÚT LÀM 5S MỖI NGÀY”, “DỄ NHÌN – DỄ THẤY – DỄ LẤY – DỄ SỬ DỤNG”, …; Đảm bảo cho nhà quản lý hiểu phương hướng thực cách thực 5S; người lao động cần phải hiểu rõ mục tiêu chung tiến trình cụ thể thực 5S đơn vị Sau tài liệu 5S cần in cho cửa hàng đầy đủ để làm tư liệu học tập cửa hàng Tài liệu 5S cần trọng, kết hợp tham khảo tài liệu Nhật Bản – nơi khởi nguồn 5S để có nguồn tư liệu tốt phục vụ cho triển khai 5S; Thiết kế sơ đồ riêng cho khu vực riêng cửa hàng, văn phịng phân cơng trách nhiệm cụ thể khu vực cho người Xác định rõ trách nhiệm khu vực chung riêng, đảm bảo khu vực có người giao trách nhiệm nhóm có trưởng nhóm; Trước triển khai 5S, Trưởng đơn vị/bộ phận phối hợp với đơn vị tư vấn để khảo sát cách tổng quan đơn vị mình: Những dụng cụ cần thiết gì? Hiện trạng khu vực nào? Phương hướng đề xuất triển khai 5S Sau tiến hành làm báo cáo chi tiết gửi cho Ban đạo 5S, tổ tư vấn 5S để làm chuẩn bị triển khai 5S; Triển khai tổng vệ sinh nơi làm việc với tôn “coi nơi làm việc nhà thứ hai mình” 3.2.2 Giải pháp cho giai đoạn: Thực SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày a, Bước 1: SEIRI (Sàng lọc) Để tiến hành bước phải ứng dụng số nguyên tắc, thủ thuật sau:  Đầu tiên phải phân loại đồ vật theo mức độ sử dụng, để làm điều áp dụng nguyên tắc Sàng lọc  Đối với trường hợp đồ dùng cần loại bỏ áp dụng theo ngun tắc: - Khơng có giá trị sử dụng, dễ hủy hủy - Có thể lý tiến hành tìm người mua - Khơng có giá trị, bỏ phí báo cáo với phịng TCHC để chuyển đến nơi cần sử dụng tìm cách khác - Có giá trị không cần sử dụng, dư thừa báo cáo với phòng TCHC để điều chuyển đến cửa hàng khác, nơi khác cần dùng  Trường hợp đồ vật, nên xếp vào mức độ lúc nên áp dụng chiến lược “thẻ đỏ” theo tài liệu “Thực hành 5S” thuộc Chương trình Quốc gia “Nâng cao suất, chất lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” Theo đó, Khi phân vân đồ vật cho không cần thiết nên treo vào đồ vật thẻ đỏ với đầy đủ thông số: Tên, Mã hiệu; Số lượng; Bộ phận quản lý; Lý loại bỏ: Hỏng, không cần dùng, …; Thời gian dự kiến loại bỏ; Người đề nghị; Ngày treo thẻ Sau cần lập danh sách đồ vật treo thẻ đỏ kèm thông tin cần thiết Nếu đến thời hạn loại bỏ mà khơng cần dùng tiến hành loại bỏ theo nguyên tắc  Về trang cấp trang thiết bị theo chuẩn 5S điển hình cửa hàng xăng dầu: Trưởng tiểu ban 5S đơn vị lập danh sách số lượng vật tư cần trang cấp, đồng thời số lượng vật tư có đơn vị Từ kết hợp báo cáo khảo sát làm sở để Ban đạo 5S trang cấp đúng, đủ kịp thời theo quy định b, Bước 2: SEITON (Sắp xếp) Đối với bước nhân viên tuân thủ ngun tắc, quy trình sau: Có Ngun tắc xếp đồ vật: Theo phương pháp FIFO (vào trước trước) vật lưu trữ; Phân cho vật dụng địa cất giữ dành sẵn; Mọi vật dụng kèm theo địa phân, có gắn nhãn theo hệ thống; Đặt vật dụng cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; Đặt vật dụng cho người tiếp cận cách dễ dàng; Các dụng cụ sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với dụng cụ dùng phổ biến; Đặt dụng cụ thường sử dụng bên cạnh người sử dụng Bên cạnh việc thực Sắp xếp phải tuân thủ quy trình: Quét dọn trước xếp: Đảm bảo khơng có vật dụng khơng cần thiết nơi làm việc dọn nơi bẩn, thứ không cần thiết chiếm chỗ nơi làm việc; Thiết kế sơ đò dạng lưới nơi làm việc: Chia thành khu vực riêng sau phân cơng người phụ trách, cần đánh thứ tự kỳ hiệu để dễ nhận biết; Sơn khu vực, lối để đảm bảo khu vực có màu sơn nhận biết khác nhau; Sử dụng bảng hiệu cho khu vực, vị trí để dễ dàng nhận biết Tác giả đề xuất thêm quy tắc để thực tốt bước “Quy tắc 30 giây” – Quy tắc hiểu sau: Trong vịng 30 giây phải có khả lấy vật dụng, hồ sơ, công cụ, báo cáo, tài liệu Nếu khơng thực có nghĩa nơi làm việc bạn không gọn gàng, ngăn nắp Mặt khác, tác giả đề xuất: Lập danh mục hồ sơ, tài liệu kết hợp mã hóa danh mục để sở lưu hồ sơ tìm kiếm cách nhanh chóng Bên cạnh phân rõ thời gian lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật công ty c, Bước 3: SEISI (Sạch sẽ) Ở bước này, tác giả đề xuất thực theo chu trình: Qt dọn – đánh bóng – kiểm tra – chỉnh đốn Để thực chu trình phải chuẩn bị điều kiện sau: Lập danh mục tất công việc cần làm sạch; Chọn người phân công làm vệ sinh; Lập thời gian biểu phân công thông báo cho người; Cần lưu ý: Các góc, chân chung quanh cột; Bụi bặm vết bẩn bám tường, cửa sổ, cửa vào, …; tẩy hoàn toàn vết bẩn, rác, phế liệu, vết dầu, gỉ sét, …; Làm trở ban đầu; Mọi người tham gia, giúp làm Mục đích cho thực Seisi tạo cho người tinh thần tự giác, giữ gìn “ngơi nhà thứ hai mình” Một ví dụ đơn giản việc lập danh sách khu vực vệ sinh phân cho nhân viên phụ trách, treo bảng thông báo cửa hàng, cần ghi rõ thời gian làm vệ sinh khu vực kèm theo người kiểm tra Đây cách tạo cho người tự quản lý, vệ sinh khu vực quản lý d, Bước 4: SEIKETSU (Săn sóc) Thực Săn sóc Là ln trì đẹp, ngăn nắp nơi làm việc cách thực 3S hàng ngày, lúc, nơi Ở bước địi hỏi phải thực tiêu chuẩn hóa cơng việc quy trình, thủ tục, hướng dẫn 5S Thực 3S cách kiểm tra phù hợp với tiêu chuẩn hóa bước trên, từ đề xuất số ý tưởng để cải tiến tiêu chuẩn e, Bước 5: SHITSUKE (Sẵn sàng) Đối bước phải tạo thói quen giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cho người Rèn luyện tuân thủ 3S cách tự giác, tự nguyện Khi đạt đến S thứ hình thành “văn hóa 5S” đơn vị Khi coi việc thực 5S nghĩa vụ mình, việc khơng thực 5S lạc lõng nơi làm việc Để đạt đến 5S cần sách quán hệ thống 5S tồn Cơng ty cần nhiều thời gian 3.2.3 Giải pháp cho giai đoạn: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S hoạt động cải tiến a, Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S: Về Mục tiêu đánh giá 5S: Tác giả đề xuất lập kế hoạch kiểm tra định kỳ cách cụ thể cơng bố tồn cơng ty Xác định cách công khai cụ thể mục tiêu kế hoạch đánh giá này; Kế hoạch cần tiến hành định kỳ hàng quý để đảm bảo kiểm tra giám sát chặt chẽ; Kế hoạch cần kết hợp để kiểm tra chun mơn khác để tránh chồng chéo đồn; Về Các bước tiến hành 5S: Việc thành lập Ban đánh giá 5S cần thiết với đội ngũ thành viên tổ tư vấn kế hợp với đơn vị tư vấn đào tạo 5S bên để đánh giá cách toàn diện thực thi 5S Các thành viên Ban phải hiểu rõ 5S, quy trình đánh giá báo cáo kịp thời đến ban đạo thực tế triển khai 5S.; Phân khu vực trách nhiệm cho cán đánh giá; Nội dung đánh giá; Thời gian, địa điểm/bộ phận đánh giá; Các nguồn lực cần thiết Đối với giai đoạn này, việc quan trọng xây dựng có tiêu chuẩn để đánh giá 5S, sau tham khảo ý kiến chuyên gia, tác giả đề xuất tiêu chuẩn đánh giá 5S (một cho hình thức tự kiểm tra đơn vị, hai để ban đạo 5S đánh giá) Bảng phân công ca trực tự kiểm tra có giám sát người quản lý Bảng niêm yết bảng thông báo cửa hàng để bên thực giám sát biết tình hình Về tiêu chuẩn đánh giá cửa hàng xăng dầu dành cho ban đạo 5S đánh giá – check list (xem phần phụ lục 11 Checklist đánh giá thực hành 5S cửa hàng xăng dầu) Dựa vào Check list để xây dựng phiếu kiểm tra cho khu vực cụ thể tiến hành chụp lại hình ảnh lần kiểm tra khu vực đó; Về Tiến hành đánh giá: Đối với họp đánh giá 5S, tác giả đề xuất cần phải tiến hành theo phân nhóm đối tượng cửa hàng cửa hàng có đặc điểm tương đồng với để dễ dàng so sánh đánh giá Bên cạnh đó, vào tiêu chuẩn, nguyên tắc, Check list để có đánh giá tổng quan việc thực thi 5S cửa hàng xăng dầu với số liệu hình ảnh cụ thể Từ đó, việc đánh giá khách quan xác Kết thúc họp cần phải đề xuất hoạt động cải tiến liên tục nhằm thúc đầy trình trì triển khai tốt 5S; Về Trao thưởng sau đánh giá: Cuối quý/6 tháng/ năm tiến hành tổng kết đánh giá bao gồm: Trao thưởng cho cá nhân, cửa hàng thực tốt 5S để động viên phê bình số cửa hàng, nhân viên thực chưa tốt 5S gây cản trở đến trình triển khai 5S b, Hoạt động cải tiến: Hiện nay, Công ty xăng dầu Quảng Bình chưa áp dụng chu trình, phương pháp để thực hoạt động cải tiến liên tục Qua đây, tác giả đề xuất áp dụng chu trình cải tiến PD-C-A cửa hàng xăng dầu tiến hành qua giai đoạn thực cải tiến Thực lặp lặp lại giai đoạn hay gọi vòng tròn Deming tạo cải tiến liên tục không ngừng kế hoạch để đảm bảo cải tiến tiêu chuẩn hóa liên tục 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị với Tập đoàn xăng dầu Việt Nam Cần nhanh chóng triển khai 5S phạm vi tồn tập đoàn cách thống để tạo diện mạo mới; Cần chuẩn bị nguồn kinh phí để thực 5S; Tạo điều kiện mặt chủ trương để triển khai 5S cách nhanh chóng 3.3.2 Kiến nghị với UBND Tỉnh Quảng Bình Tạo điều kiện đơn giản hóa thủ tục hành chính; Đẩy mạnh phịng chống bn lậu, gian lận thương mại kinh doanh xăng dầu Đổi chế, sách để cơng ty xăng dầu Quảng Bình triển khai 5S cách nhanh chóng, hiệu KẾT LUẬN Thơng qua đề tài "Triển khai 5S cửa hàng Công ty xăng dầu Quảng Bình", tác giả hoàn thành mục tiêu nghiên cứu nêu phần mở đầu Chương 1, tác giả hệ thống hóa lại khái niệm, vai trị lợi ích triển khai áp dụng 5S Bên cạnh đó, việc đưa tiến trình triển khai 5S để áp dụng cho doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu Việt Nam nói chung Chương 2, tác giả sâu vào phân tích thực trạng triển khai 5S cửa hàng trực thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình tìm rào cản, khó khăn thực thi Một số nguyên nhân tìm như: Chưa trọng cơng tác đào tạo 5S, chưa có tuyên truyền, quảng bá 5S phù hợp việc chưa ban hành quy trình, nguyên tắc thực S trình đánh giá,… Đây sở cho phần giải pháp chương Chương 3, tác giả đề số giải pháp để nhằm khắc phục rào cản khó khăn sau: Ở giai đoạn 1: Thành lập thêm số ban như: ban quảng bá 5S, ban đào tạo 5S, ban đánh giá 5S; Thuê đơn vị tư vấn kết hợp với ban đào tạo 5S để thiết kế lại chương trình đào tạo 5S phù hợp với ngành kinh doanh xăng dầu; Đưa số câu hiệu, băng rôn để quảng bá 5S; Thiết kế phân công khu vực cho nhân viên cửa hàng xăng dầu; Ở giai đoạn 2: Đối với Sàng lọc: Áp dụng nguyên tắc Sàng lọc chiến lược “thẻ đỏ”; Đối với Sắp xếp: Tuân thủ nguyên tắc quy trình Sắp xếp, áp dụng quy tắc “30 giây” lập danh mục hồ sơ, tài liệu mã hóa theo quy định; Đối với Sạch sẽ: Tuân thủ quy trình Quét dọn – đánh bóng – kiểm tra – chỉnh đốn; Đối với Săn sóc: Thực trì dựa tiêu chuẩn, quy trình, nguyên tắc 3S trên; Đối với Sẵn sàng: Tạo thói quen tuân thủ S trên; Ở giai đoạn 3: Đối với tự kiểm tra, đánh giá: Đề xuất ban hành tiêu chuẩn đánh giá (1 tự đánh giá cửa hàng tiêu chuẩn dành cho ban đánh giá 5S), thực tuân thủ quy trình đánh giá 5S cách khách quan xác, trao thưởng để động viên cổ động phong trào thực tốt 5S; Đối với hoạt động cải tiến: Tiến hành cải tiến theo chu trình cải tiến P-D-C-A (vịng tròn Deming) cách thường xuyên liên tục Bên cạnh đó, tác giả kiến nghị số vấn đề liên quan Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (cơ quan chủ quản) UBND tỉnh Quảng Bình để tạo điều kiện thuận lợi giúp Công ty triển khai 5S tốt Mặc dù cố gắng nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận đóng góp từ thầy, cô, nhà khoa học bạn đọc để luận văn hoàn thiện Tác giả xin cảm ơn hướng dẫn tận tình TS Nguyễn Thị Bích Thủy để hồn thành luận văn ... tác triển khai 5S cửa hàng xăng dầu trực thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình hạn chế, khó khăn q trình triển khai; Đưa giải pháp triển khai 5S nhằm cải thiện kết ứng dụng 5S đơn vị trực thuộc Công. .. pháp triển khai 5S Công ty xăng dầu Quảng Bình giai đoạn 2021 – 2023 3.1.1 Định hướng mục tiêu công ty Trong giai đoạn 2021 – 2023, Cơng ty xăng dầu Quảng Bình dự kiến triển khai Văn phịng Cơng ty. .. thuộc Công ty xăng dầu Quảng Bình, đặc biệt đơn vị triển khai quy trình 5S; Về mặt thời gian: Dữ liệu thứ cấp tổng quan Cơng ty xăng dầu Quảng Bình tình hình triển khai 5S từ năm 2018-2020 Các