Quy trình thu thập bằng chứng xác nhận từ bên ngoài nghiên cứu tại công ty TNHH KPMG việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH - NGUYỄN THỊ HÀ CHI QUY TRÌNH THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGỒI: NGHIÊN CỨU TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KPMG VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KẾ TỐN - KIỂM TỐN MÃ SỐ: 52340301 TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH - NGUYỄN THỊ HÀ CHI QUY TRÌNH THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGỒI: NGHIÊN CỨU TẠI CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KPMG VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 52340301 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC ThS TRẦN THỊ HẢI VÂN TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 TĨM TẮT Việc thu thập chứng kiểm toán quan trọng quy trình kiểm tốn Trong đó, chứng kiểm tốn cơng ty kiểm tốn sử dụng nhiều thơng tin xác nhận từ bên ngồi Để có nhìn chi tiết loại chứng này, tác giả thực nghiên cứu quy trình thu thập chứng xác nhận từ bên ngồi cơng ty kiểm toán KPMG Việt Nam Tác giả sử dụng phương pháp định tính để tổng hợp liệu nghiên cứu trước liệu có trình thực tập để làm rõ thực trạng quy trình thu thập chứng xác nhận từ bên ngồi KPMG Việt Nam thơng qua việc tìm tồn đọng nguyên nhân xuất phát cho chúng Từ đó, đề xuất giải pháp tương ứng đặt nhằm hồn thiện nâng cao quy trình thu thập chứng xác nhận từ bên cho cơng ty kiểm tốn KPMG Việt Nam nói riêng cơng ty kiểm tốn khác nói chung Từ khóa: chứng kiểm toán, chứng xác nhận từ bên ngoài, KPMG Việt Nam ABSTRACT Theories and definition According to Vietnamese Standard of Auditing 500, Audit evidence including all documents and information collected by the auditors related to the audit Based on these documents and information, the auditors draw conclusions and thereby form audit opinions Audit report includes documents and information contained in accounting documents, financial statements and other documents and information According to International Standard of Auditing 505, External Confirmation Evidence, a kind of audit evidence, obtained a direct written response to the auditor from a third party (confirming party) in paper form, or by electronic means, or other means Research methods The thesis is used qualitative method, which including: Secondary data collection method, Primary data collection method and Data processing to analyze the external confirmation process of KPMG Vietnam The result The reality of the external confirmation process of KPMG Vietnam, including the weakness and its cause to carry out the reasonable propose or solution for a better external confirmation process in KPMG Vietnam, in the aspects of: • The weaknesses in obtaining external confirmation process in KPMG Vietnam • Causes for the backlogs in obtaining external confirmation process in KPMG Vietnam • Solution for obtaining external confirmation process in KPMG Vietnam Conclusion, limitations and next research direction Although there have been quite a few studies on External Confirmation, however, in Vietnam, there are only a few preliminary studies on the process of particular audit company and there is no deep research on this process in the country Recognizing the gaps in previous studies, this article researched the External Verification process in a particular audit company - KPMG Vietnam to have a clearer and deeper view, thereby making suggestions and solutions to improve effectiveness in the use of External Confirmation Furthermore, the research results show that the big difference between the manual and the actual situation for the obtaining external confirmation process at KPMG Vietnam is shown by pointing out the backlogs in the process, which reduced significantly the quality of the process From finding the weaknesses, analyzing the causes, and making corresponding recommendations, the author had a better and more completed view and solutions for the process of collecting external confirmation evidence at KPMG Keywords: audit evidence, external confirmation, process, KPMG Vietnam LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận này cơng trình nghiên cứu thực cá nhân em, chưa công bố cơng trình nghiên cứu Các số liệu, nội dung trình bày luận văn hồn toàn hợp lệ đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Em đồng ý cho Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh dùng khóa luận làm tài liệu tham khảo Em xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu Tác giả Nguyễn Thị Hà Chi LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu thực đề tài khóa luận này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình quan, tổ chức cá nhân Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới tất tập thể, cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực nghiên cứu luận văn Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa sau đại học nhà trường thầy cô giáo, người trang bị kiến thức cho em suốt trình học tập Phòng Đào Tạo cho em hội hồn thành khóa luận Với lịng biết ơn chân thành sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn Th.S Trần Thị Hải Vân, người cô kiên nhẫn trực tiếp bảo, hướng dẫn khoa học giúp đỡ em suốt trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến anh chị, bạn bè đồng nghiệp KPMG Việt Nam, người hỗ trợ, giúp đỡ em nhiệt tình việc thu thập thông tin, số liệu, tài liệu nghiên cứu đóng góp ý kiến quý báu suốt trình thực đề tài để hồn thành đề tài khóa luận Em vơ cảm ơn gia đình, bạn bè ln đồng hành em mặt tinh thần lẫn vật chất để em hồn thành khóa luận hồn chỉnh ngày hôm Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Nguyễn Thị Hà Chi MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa nghiên cứu PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC 1.1 Tổng quan nghiên cứu trước 1.1.1 Nghiên cứu nước 1.1.2 Nghiên cứu nước 1.2 Cơ sở lý luận 1.2.1 Khái niệm BCKT 1.2.2 Khái niệm Bằng chứng xác nhận từ bên 18 1.3 Tính đề tài 23 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGOÀI TẠI KPMG 25 2.1 Giới thiệu công ty 25 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển KPMG 25 2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh KPMG 27 2.1.3 Đặc điểm tổ chức máy quản lý KPMG 30 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin kiểm toán BCTC KPMG 33 2.1.5 Quy trình kiểm tốn BCTC KPMG 35 2.1.6 Quy trình thu thập BCKT KPMG 39 2.2 Quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên KPMG 42 2.2.1 Hệ thống quản lý TXN KPMG 42 2.2.2 Các loại Bằng chứng xác nhận từ bên KPMG 47 2.2.3 Quy trình gửi TXN truyền thống 55 2.2.4 Quy trình gửi TXN điện tử 62 2.3 Các tình phát sinh thực tiễn thu thập TXN 69 Bên xác nhận/đơn vị vận chuyển/khách hàng khơng có hợp tác với KTV/KDC 69 Bên xác nhận không nêu rõ thông tin phản hồi 69 Mức độ chấp hành chưa nghiêm túc KTV KDC 69 Sai thông tin xác nhận/Đơn vị vận chuyển giao nhầm thư 70 Chênh lệch thông tin KTV KDC 70 Việc xử lý thư khó khăn kiến thức chun mơn nghiệp vụ xử lý thư cịn yếu 70 Thời gian hồn thành thư số lượng nhân không đảm bảo 71 Sự giám sát Ban Quản lý chưa chặt chẽ 71 Cơ sở vật chất không đáp ứng đủ lượng thư ngày tăng 71 2.4 Kết khảo sát thực trạng quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên KPMG 72 2.4.2 Phương pháp khảo sát 72 2.4.3 Mục đích khảo sát 72 2.4.4 Kết khảo sát 72 KẾT LUẬN CHƯƠNG 77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGOÀI 78 3.1 Nhận xét 78 Ưu điểm 78 Nhược điểm 78 3.2 Đề xuất 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 81 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHỤ LỤC 85 PHỤ LỤC I 85 PHỤ LỤC II 92 PHỤ LỤC III 93 PHỤ LỤC IV 102 Mẫu TXN khoản phải trả 102 Mẫu TXN khoản phải thu 102 Mẫu TXN bên liên quan 102 Mẫu TXN khoản dịch vụ tài 103 Mẫu TXN Khác 103 PHỤ LỤC V 104 TXN phải trả 104 TXN phải thu 104 TXN bên liên quan 105 TXN khoản dịch vụ tài 105 TXN khác 105 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Các từ viết tắt Nguyên nghĩa BCTC Báo cáo tài KDC KPMG Delivery Center: Trung tâm Giao Nhận Thông Tin KPMG (độc lập với khách hàng KTV, đảm nhiệm quy trình TXN KPMG) BCKT Bằng chứng kiểm toán TXN Thư xác nhận VSA Vietnamese Standards of Auditing: Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam ISA International Standards of Auditing: Chuẩn mực kiểm toán quốc tế AS Generally accepted auditing standards (GAAS AS): Các chuẩn mực kiểm toán chấp nhận chung KTV Kiểm toán viên PAF Permanent audit file: hồ sơ kiểm toán chung CAF Current audit file: hồ sơ kiểm toán năm hành CAATs Computer-aided audit tools: Các công cụ kỹ thuật kiểm tốn có trợ giúp máy tính KPMG Công ty TNHH KPMG Việt Nam KAM KPMG Audit Manual: Hướng dẫn quy trình kiểm tốn DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH DANH MỤC BẢNG Bảng Các tình trạng cho lệnh yêu cầu xác nhận confirmation.com 65 Bảng So sánh TXN truyền thống TXN điện tử 68 DANH MỤC HÌNH Hình Thanh cơng cụ 42 Hình Biểu mẫu chi tiết 43 Hình Mục ghi nhận 46 Hình Quy trình TXN truyền thống 55 Hình Quy trình TXN điện tử 62 91 thời phát triển thêm hệ thống đánh giá, phản ánh cho nhân viên sau hồn thành quy trình e Chính sách đào tạo quy trình gửi thư lẫn kiến thức chuyên môn cần KPMG nâng cao cập nhật liên tục f Ban Quản lý đánh giá lượng thư cần xử lý khách hàng trước tạo biểu mẫu từ bố trí số lượng nhân thời gian hợp lý g KPMG đánh giá lại chi phí hàng năm đặc biệt trọng đến sở vật chất để nâng cao chất lượng quy trình gửi thư h Khác 91 92 PHỤ LỤC II KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGOÀI: NGHIÊN CỨU TẠI CÔNG TY TNHH KPMG VIỆT NAM (THÔNG TIN CHUNG) CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Giới tính a Nam 42% b Nữ 58% Phòng ban a KTV 54% b KDC 46% Chức vụ a Intern 30% b Consultant/Assistant 22% c Senior 20% d Assistant Manager 15% e Manager 12% f Senior Manager 1% Số năm kinh nghiệm a Dưới năm 33% b 1-5 năm 42% c 5-10 năm 25% 92 93 PHỤ LỤC III KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU THẬP BẰNG CHỨNG XÁC NHẬN TỪ BÊN NGOÀI: NGHIÊN CỨU TẠI CƠNG TY TNHH KPMG VIỆT NAM (CÂU HỎI CHÍNH) TỒN ĐỌNG a Sự hợp tác rời rạc 28 56 % % % % 25 68 % % % nhân liên quan đến quy trình gửi thư với (KTV, KDC, lễ tân,…) gây việc lệch thông tin (miscommunicati on) dẫn đến vấn đề gửi thư không xử lý kịp thời b Các đơn vị bên (khách hàng, đơn vị vận chuyển, bên xác nhận, ) không hợp tác với nhân liên quan đến quy trình (KTV, KDC, lễ tân,…) khiến cho cơng 93 94 tác xử lý thư khó khăn kéo dài thêm thời gian xử lý thủ tục khác ngồi quy trình c Dữ liệu phản hồi 0 quan trọng thư xác 78 14 % % % nhận chưa thể đầy đủ gây khó khăn cơng tác cập nhật liệu thư KDC tốn thời gian liên lạc với bên xác nhận KDC thời gian gửi lại thư KTV d KTV KDC sai 13 44 29 thiếu sót % % % % % việc tiếp nhận thư dẫn đến thời gian tiếp nhận thư kéo dài bình thường phải gửi chỉnh sửa lại thư, gây chậm trễ 94 95 trình xử lý tăng rủi ro từ chối phản hồi bên xác nhận thiếu sở để phản hồi (chữ ký, mộc khách hàng/KDC, giáp lai, ) e Việc cập nhật 4 25 55 12 liệu thư KDC % % % % % 0 14 79 % % % thường xuyên sai sót dẫn đến lượng cơng việc Ban Quản lý KDC nhiều phải dành nhiều thời gian đối chiếu kiểm tra chỉnh sửa liệu thư làm chậm trễ thời gian hoàn thành thư theo yêu cầu KTV f Số lượng thư cần xử lý nhiều thời gian cần hoàn thành ngắn gây khó khăn cho 95 96 KTV KDC việc chuẩn bị xử lý thư đầy đủ xác bước giai đoạn g Số lượng thư cần 0 xử lý chênh lệch 81 12 % % % 18 79 % % % so với số lượng nhân phân bổ khách hàng dẫn đến thời gian thực quy trình khơng hợp lý chất lượng thư không đảm bảo h Cơ sở vật chất liên quan đến quy trình (máy in, scan, bìa thư, bìa lưu trữ hồ sơ, khơng gian lưu trữ thư,…) đầu tư bảo trì dẫn đến công tác gửi cập nhật liệu thư trở nên trì trệ 96 97 phải tiến hành thực chỉnh sửa lại thư bị lỗi thiết bị, máy móc, cụ dụng cơng cụ,… i Khác NGUYÊN NHÂN a Điều khoản hợp đồng/ 0 0 0 15 40 45 % % % 28 67 % % % 10 68 16 % % % 18 78 % % % Quy định/Hướng dẫn gửi thư xác nhận bên liên quan đến quy trình cịn sơ sài, chưa rõ ràng b Sự lệch thông tin 0 nhân bên với với đối tượng bên ngồi liên quan đến quy trình c Mẫu thư xác nhận cịn gây khó hiểu cho bên xác nhận d Sự giám sát Ban Quản lý chưa chặt chẽ 97 98 Ban Quản lý có lượng cơng việc lớn e Kiến thức quy trình gửi thư 11 64 19 % % % 19 77 % % % 18 82 % % 0 nhân liên quan đến quy trình kiến thức chuyên môn để cập nhật liệu thư KDC chưa nắm rõ chưa cập nhật f Sự phân bổ nhân 0 không phù hợp với lượng thư thời gian xử lý tương ứng Ban Quản lý g Chi phí cho hệ 0 thống sở vật chất (thiết bị máy móc xử lý, hệ thống lưu trữ,…) KPMG cịn hạn chế h Khác GIẢI PHÁP 98 0 99 a Rà soát ban hành lại khoản 0 13 25 62 % % % 11 24 65 % % % 10 65 19 % % % % điều hợp đồng/quy định/hướng dẫn quy trình gửi thư xác nhận thường xuyên từ việc khảo sát nhân tố liên quan đến quy trình, từ chỉnh sửa, bổ sung để hướng đến quy trình gửi thư hiệu b Cần có phương 0 tiện liên lạc thuận lợi chặt chẽ kết hợp với tính theo dõi thư cho loại công việc c Mẫu thư xác nhận cần thiết kế cho bên xác nhận phản hồi cách thuận tiện dễ dàng 99 100 d Giám sát Ban 0 Quản lý kết hợp giám sát 24 68 % % % 69 22 % % % 21 71 % % % 22 74 % % % chéo (cross examination) nhân viên với nhau, đồng thời phát triển thêm hệ thống đánh giá, phản ánh cho nhân viên sau hồn thành quy trình e Chính sách đào 0 tạo quy trình gửi thư lẫn kiến thức chuyên môn cần KPMG nâng cao cập nhật liên tục f Ban Quản lý đánh 0 giá lượng thư cần xử lý khách hàng trước tạo biểu mẫu từ bố trí số lượng nhân thời gian hợp lý g KPMG đánh giá lại chi phí hàng 100 101 năm đặc biệt trọng đến sở vật chất để nâng cao chất lượng quy trình gửi thư h Khác 101 0 0 102 PHỤ LỤC IV MẪU TXN CÁC LOẠI Mẫu TXN khoản phải trả Khoản nợ từ Quý khách hàng: X,XXX,XXX (tiền tệ) Khoản tiền trả trước nhận từ khách hàng: x,xxx,xxx (tiền tệ) Mẫu TXN khoản phải thu Khoản Quý khách hàng phải trả cho chúng tôi: X,XXX,XXX (tiền tệ) Khoản tiền cọc chúng tôi: x,xxx,xxx (tiền tệ) Mẫu TXN bên liên quan Số dư cuối kỳ Quý khách hàng Công ty - Khoản phải thu từ Quý khách hàng: A+B (tiền tệ) - Khoản phải trả cho Quý khách hàng: a+b (tiền tệ) Giá trị giao dịch năm chúng tơi Q khách hàng - Mua hàng hóa: a (tiền tệ) - Bán hàng hóa: A (tiền tệ) - Mua nguyên vật liệu: b (tiền tệ) - Bán nguyên vật liệu: B (tiền tệ) 102 103 Mẫu TXN khoản dịch vụ tài Mẫu TXN Khác CÁC KHOẢN CHỨNG KHỐN CHÚNG TƠI ĐANG NẮM GIỮ TẠI Q KHÁCH HÀNG Y Mã chứng khoán thứ n: xxx-xxxx-xxxxx Số lượng chứng khoán: N Giá trị chứng khoán: X,XXX,XXX (tiền tệ) 103 104 PHỤ LỤC V MỤC GHI NHẬN CHO CÁC LOẠI THƯ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TXN TXN phải trả Mục ghi nhận n: Khoản phải trả - Số dư cần xác nhận: X,XXX,XXX (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận Mục ghi nhận n+1: Khoản tiền cọc nhận từ khách hàng - Số dư cần xác nhận: x,xxx,xxx (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận TXN phải thu Mục ghi nhận 1: Khoản phải thu - Số dư cần xác nhận: X,XXX,XXX (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận Mục ghi nhận 2: Khoản tiền cọc nhận từ khách hàng - Số dư cần xác nhận: x,xxx,xxx (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận 104 105 TXN bên liên quan Mục ghi nhận 1: Số dư - Khoản phải thu - Số dư cần xác nhận: A+B (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận Mục ghi nhận 2: Số dư - Khoản phải trả - Số dư cần xác nhận: a+b (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận Mục ghi nhận 3: Giá trị giao dịch - Mua hàng hóa - Giá trị cần xác nhận: a (tiền tệ) - Giá trị phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận Mục ghi nhận 4: Giá trị giao dịch - Bán hàng hóa - Số dư cần xác nhận: b (tiền tệ) - Số dư phản hồi: KDC cập nhật KDC nhận TXN phản hồi - Chênh lệch: Số dư phản hồi – Số dư cần xác nhận TXN khoản dịch vụ tài TXN khác Mục ghi nhận 1: Loại chứng khoán phải trả cho khách hàng Y (phải thu khách hàng nắm giữ chứng khốn cơng ty khách hàng) - Loại chứng khoán - Đơn vị tính - Số lượng cần xác nhận: N - Giá trị cần xác nhận: X,XXX,XXX (tiền tệ) 105 ... tồn quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên ngồi KPMG? Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên ngồi Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty TNHH KPMG Việt. .. tích quy định thực trạng quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên KPMG - Nhận xét đưa đề xuất hồn thiện nhằm nâng cao hiệu quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên KPMG Câu hỏi nghiên cứu. .. Vì vậy, Bằng chứng Xác nhận từ bên xem BCKT có độ tin cậy cao Chính thế, viết nghiên cứu sâu quy trình thu thập Bằng chứng Xác nhận từ bên ngồi đặt tình KPMG – nơi Bằng chứng Xác nhận từ bên trọng