Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đòi hỏi cần phải có một phương pháp làm việc hiện đại và hiệu quả, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ thì ngày nay hầu như mọi giao dịch công việc của các cơ quan, tổ chức đều được thực hiện trong môi trường mạng, văn bản điện tử từ đây được sản sinh ra nhiều và ngày càng chiếm ưu thế hơn so với văn bản giấy. Đứng trước những yêu cầu thực tiễn đó thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng cũng như trong công tác văn thư nói chung, đã được Đảng và Nhà nước quan tâm từ lâu. Điều đó được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật như : Chỉ thị số 58CTTW ngày 17102000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII… Thêm vào đó là văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005. Đây đều là hệ thống những văn bản yêu cầu các cơ quan, tổ chức áp dụng việc quản lý văn bản bằng mô hình văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để góp phần điều hành hoạt động quản lý và trao đổi thông tin được nhanh chóng và thuận tiện.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : LƯU TRỮ HỌC : TS TRẦN VIỆT HÀ : VŨ THỊ HƯƠNG QUỲNH : 1505LTHB068 : 2015-2019 : ĐH Lưu trữ học 15B HÀ NỘI - 2019 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới T.S Trần Việt Hà ( Khoa Văn thư – Lưu trữ ) bước hướng dẫn, giúp đỡ em q trình hồn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, bảo kiến thức chuyên môn tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để em có kiến thức thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán phịng Hành chính-Văn phịng Cơng ty cổ phần chứng khốn Everest, đặc biệt em xin gửu lời cảm ơn sâu sắc tới Luật sư Hồ Anh Khoa phòng Pháp chế Cơng ty cổ phần chứng khốn Everest tạo điều kiện giúp đỡ cho em nhiều trình hồn thiện khóa luận Bên cạnh đó, em xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè - người ln sát cánh, tạo điệu kiện tốt để em thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong trình thực đề tài tốt nghiệp, cố gắng hết sức, thời gian khả có hạn nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong thầy giáo góp ý giúp đỡ để khóa luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Nhận thức khóa luận tốt nghiệp sản phẩm hoàn thiện sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học trường, cần tới miệt mài thân hướng dẫn bảo tận tình thầy giáo Em tổng hợp kiến thức học kinh nghiệm số liệu khảo sát thực tế nhằm hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin cam đoan: Nội dung khóa luận khơng chép khóa luận sản phẩm thân em nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin nội dung sai lệch em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu : Lịch sử nghiên cứu vấn đề : Nhiệm vụ nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu : Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN EVEREST 1.1 Khái niệm 1.1.1 Khái niệm công nghệ thông tin 1.1.2 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin 1.2 Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần Chứng khoán Everest 1.2.1 Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần Chứng khoán Everest 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 1.3 Ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest: 11 1.4 Trách nhiệm quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest 12 1.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest 12 1.4.2 Trách nhiệm Trưởng phòng Hành 14 1.4.3 Trách nhiệm nhân viên Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest………………………………………………………………………………14 1.4.4.Trách nhiệm văn thư Công ty cổ phần Chứng khốn Everest………………………………………………………………………………15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST 17 2.1 Quy định việc thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest 17 2.2 Cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn 20 2.2.1 Hệ thống máy tính, máy in, máy scan 20 2.2.2 Mạng Internet, mạng LAN 22 2.2.3 Hệ thống phần mềm 24 2.3 Quy trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý giải văn công ty cổ phần chứng khoán Everest 26 2.3.1 Soạn thảo văn 26 2.3.2 Quy trình quản lý văn giải văn 30 2.4 Nhận xét, đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn công ty cổ phần chứng khoán Everest 46 2.4.1 Ưu điểm 46 2.4.2 Nhược điểm 47 2.4.3 Nguyên nhân 48 CHƯƠNG : MỘT SỐ SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN EVEREST 51 3.1 Hoạt động quản lý 51 3.1.1 Thay đổi nhận thức, nâng cao tinh thần trách nhiệm lãnh đạo, nhân viên Công ty việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn 51 3.1.2 Ban hành văn quy định, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn 52 3.1.3 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng CNTT quản lý giải văn 54 3.1.4 Hướng dẫn bồi dưỡng nghiệp vụ ứng dụng CNTT quản lý giải văn 55 3.2 Giải pháp xây dựng hệ thống phần mềm quản lý giải văn phục vụ điều hành công việc 56 3.2.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống 56 3.2.2 Yêu cầu chức hệ thống việc thực nghiệp vụ 58 3.2.3 Yêu cầu quản trị hệ thống phần mềm 66 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC 72 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Thứ tự Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CSDL Cơ sở liệu CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa 10 GDCK Giao dịch chứng khoán 11 HĐQT Hội đồng quản trị 12 CNTT Công nghệ thông tin 13 EVS Công ty cổ phần Chứng khoán Everest PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin địi hỏi cần phải có phương pháp làm việc đại hiệu quả, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn quan, tổ chức Với phát triển mạnh mẽ khoa học – cơng nghệ ngày giao dịch công việc quan, tổ chức thực môi trường mạng, văn điện tử từ sản sinh nhiều ngày chiếm ưu so với văn giấy Đứng trước yêu cầu thực tiễn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý giải văn nói riêng cơng tác văn thư nói chung, Đảng Nhà nước quan tâm từ lâu Điều cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật : Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa, Nghị Đại hội Đảng lần thứ VIII… Thêm vào văn Chính phủ việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005 Đây hệ thống văn yêu cầu quan, tổ chức áp dụng việc quản lý văn mơ hình văn điện tử thay văn giấy để góp phần điều hành hoạt động quản lý trao đổi thông tin nhanh chóng thuận tiện Cơng ty cổ phần Chứng khoán Everest quan thực chức quản lý giao dịch cổ phiếu sàn chứng khoán Hàng năm, để thực chức năng, nhiệm vụ việc quản lý, điều hành, trao đổi thơng tin, Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest ban hành hàng ngàn văn đi, tiếp nhận hàng ngàn văn đến Qua khảo sát thực tế, Công ty chưa ban hành quy định quản lý văn ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo văn bản, chưa triển khai quản lý văn máy Hầu hết văn quan soạn thảo in giấy sau làm thủ tục để phát hành Chỉ có số báo cáo tài chính, báo cáo thường niên cập nhật website Công ty Vậy nên, hầu hết văn – đến Công ty quản lý trao đổi dạng văn giấy Là sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thực tập Công ty, nhận thấy tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT quản lý văn phục vụ công tác xử lý điều hành công việc, em định lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khốn Everest’’ khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu : Đề tài em hướng đến mục tiêu sau: Thứ là, tìm hiểu thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest Thứ hai là, đề xuất giải pháp nhằm xây dựng, hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest Lịch sử nghiên cứu vấn đề : Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nói chung, quản lý giải văn nói riêng đề tài nhiều tác giả đặc biệt quan tâm thể cơng trình nghiên cứu khoa học, tiêu biểu như: Thứ nhất, đề tài nghiên cứu khoa học kể đến đề tài : “Quản lý sử dụng văn điện tử phục vụ điều hành xử lý công việc môi trường mạng trường Đại học Nội vụ Hà Nội’’ tác giả Trần Việt Hà chủ nhiệm Đây đề tài nghiên cứu, phân tích số vấn đề mang tính lý luận pháp lý việc quản lý sử dụng văn điện tử, đồng thời đưa giải pháp nhằm tăng cường quản lý sử dụng văn điện tử góp phần nâng cao cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý giải văn thông qua môi trường mạng Thứ hai, Luận văn Thạc sĩ kể đến đề tài tác giả Lê Tuấn Hùng là: “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn – số giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học - Cơng nghệ’’ Đây đề tài có nội dung khẳng định việc ứng dụng CNTT quản lý văn giải pháp quan trọng để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bên cạnh xác định rõ mục tiêu việc ứng dụng CNTT yêu cầu chức phần mềm ứng dụng công tác quản lý văn bản… Thứ ba, Khóa luận tốt nghiệp có đề tài có liên quan sau đây: • “Ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở Nội vụ’’ sinh viên Phan Thị Hải Ninh trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013- 2017; • “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” sinh viên Phạm Ngọc Anh trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2014-2018; • “Tìm hiểu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý giải văn cục quản lý đấu thầu Bộ Kế hoạch đầu tư” sinh viên Đặng Thị Luyến trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013-2015; • Đồng thời có số khóa luận sinh viên trường Khoa học xã hội nhân văn với chủ đề tương tự : “Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND thành phố Hà Nội’’ sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, hay UBND tỉnh Bắc Giang sinh viên Trần Thị Kim Linh UBND tỉnh Hà Tây sinh viên Nguyễn Thúy Hường,… Các đề tài trình bày mơ tả nội dung thao tác nghiệp vụ văn thư ứng dụng công nghệ thông tin quan, tổ chức Thứ ba, phải kể đến sách có liên quan đến đề tài nghiên cứu sau: • Cuốn sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư – lưu trữ” TS Dương Văn Khảm, nhà xuất Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đề cập đến vấn đề vai trị CNTT cơng tác văn thư số hoạt động quản lý giải văn • Cuốn sách “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền, nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011 đề tài giúp ta có thêm hiểu biết về cơng tác văn thư sau ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý văn cụ thể Văn thư Công ty có trách nhiệm: Trình văn giấy trình, chuyển văn điện tử cho Tổng Giám đốc để xin ý kiến phân phối, đạo giải văn đến Sau có ý kiến phân phối, văn thư Công ty scan văn đến để tạo lập số hóa, đăng nhập vào trường thơng tin “Đơn vị người nhận” “Ý kiến phân phối, đạo” (nếu cần) số hóa vào trường thơng tin “tệp đính kèm” sở liệu quản lý văn đến trước chuyển văn giấy đến cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải Tổng Giám đốc có trách nhiệm: Phân phối, đạo giải văn đến vào dòng chuyển dấu đến với văn giấy; phân phối, đạo giải vào trường thông tin “Đơn vị người nhận” “ Ý kiến phân phối, đạo” (nếu cần) sở liệu quản lý văn đến Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, Tổng Giám đốc đạo đơn vị, cá nhân chủ trì, đơn vị, cá nhân phối hợp Tất văn đến ngày phải Văn thư Công ty in giấy theo thời gian chuyển văn theo quy định cho cá nhân đơn vị ký nhận với thông tin đầu sau: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Mục đích việc in văn đến giấy nhằm xác nhận đơn vị, cá nhân lưu, bảo hiểm liệu nhận văn c) Giải văn đến Đơn vị, cá nhân giao chủ trì giải văn có trách nhiệm tổ chức giải sau xác nhận văn hệ thống phần mềm 63 quản lý Công tác đạo giải xin ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan để giải văn thực hệ thống phần mềm quản lý Để thực việc theo giõi tình hình giải văn đến, Văn thư Cơng ty in báo cáo tình hình giải văn cho lãnh đạo Cơng ty Do vậy, yêu cầu hệ thống phần mềm quản lý phải có chức sau: • Cho phép tạo lập văn Sau hoàn tất thủ tục tiếp nhận văn đến, văn thư Công ty đăng ký văn đến vào sở liệu Như vậy, hệ thống cho phép cập nhật trường thông tin văn đến vào hệ thống với với thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến gồm tiêu chí sau: Ngày đến (tự động chuyển thời gian) Số đến (đây số nhất, thống văn giấy văn điện tử; cấp theo số thứ tự trình tự thời gian năm theo hệ thống số) Tác giả văn Số, ký hiệu văn Ngày, tháng, năm văn Tên loại Trích yếu nội dung Người ký văn Đơn vị người nhận 10 Ý kiến đạo giải 11 Thời hạn giải 12 Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc) 13 Mức độ mật (mật/tối mật/tuyệt mật) 14 Tệp đính kèm 15 Ghi • Cho phép chuyển đổi định dạng văn Đối với văn đến văn điện tử, văn 64 gửi trực tiếp từ quan, tổ chức doanh nghiệp, cá nhân,… thông qua mạng điện tử, gửi vào hộp thư điện tử Công ty phận Văn thư văn văn giấy, văn thư tiến hành scan tạo thành văn điện tử Do vậy, có nhiều văn dạng pdf, word, điều địi hỏi hệ thống phải cho phép chuyển đổi định dạng văn đưa vào hệ thống phần mềm quản lý • Phân luồng văn bản: o Văn thư Cơng ty quản lý theo dõi hệ thống văn đến qua hệ thống phần mềm quản lý o Văn thư Công ty chuyển văn xin ý kiến lãnh đạo Công ty đạo, phân phối văn bản, sau chuyển cho đơn vị có trách nhiệm giải Mặc định có cá nhân, đơn vị phân công giải phân công phối hợp giải đọc trường thơng tin văn • Điều hành xử lý văn bản: o Lãnh đạo phụ trách, nhân viên chuyên trách giải đạo giải công việc phần mềm quản lý o Lãnh đạo phụ trách điều hành việc giải văn nhân viên o Lãnh đạo, nhân viên theo dõi trạng thái giải vụ việc: “chưa giải quyết”, “đang giải quyết”, “quá hạn giải quyết” • Nhắc việc: Hệ thống phần mềm quản lý cần xây dựng chức tự động nhắc việc người sử dụng theo công việc phải giải quyết, thể theo trạng thái cơng việc Ví dụ: “đang chờ giải quyết” , “q hạn giải quyết”, • Tìm kiếm, thống kê văn bản: o Tìm kiếm văn chữ cái, cụm từ bất kỳ, đồng thời tìm kiếm cách giới hạn theo thời gian nhận văn chủ đề o Tìm kiếm mở rộng phạm vi tiêu chí khác 65 o Tổng hợp, thống kê văn biểu mẫu khác • Đảm bảo an ninh thơng tin: o Hệ thống phải có chức chống tác động vào sở liệu để đảm bảo tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn o Để đảm bảo phân luồng thông tin, lượt truy cập, xem văn bản, tác động vào văn tiến hành cách lưu giữ tồn thơng tin văn thời gian tạo lập o Hệ thống phải cài đặt ứng dụng cảnh báo thay đổi mức độ an ninh văn hệ thống phần mềm quản lý 3.2.3 Yêu cầu quản trị hệ thống phần mềm Hệ thống phần mềm quản lý giải văn vào vận hành có tham gia lãnh đạo đơn vị, cá nhân Cơng ty Vì vậy, để thực có hiệu quả, đảm bảo an tồn thơng tin q trình điều hành quản lý giải cơng việc Bộ phận giao trách nhiệm quản trị hệ thống phần mềm cần thực nhiệm vụ sau: • Thêm người sử dụng: tạo tên đăng nhập, cấp mật cho người sử dụng hệ thống; • Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác điều chuyển cá nhân đến làm việc chi nhánh trực thuộc Cơng ty; • Xóa bỏ người sử dụng: cá nhân việc hay chuyển công tác sang quan, tổ chức doanh nghiệp khác tự động loại bỏ quyền sử dụng khỏi hệ thống; • Quản lý sở liệu hệ thống phần mềm quản lý; • Xóa liệu thừa, hết hiệu lực có yêu cầu Tổng Giám đốc; • Cung cấp báo cáo liệu theo yêu cầu Tổng Giám đốc; • Cảnh báo xung đột xảy hệ thống phần mềm quản lý; • Đảm bảo liệu ln có sẵn để phục vụ yêu cầu người sử dụng *Tiểu kết Với trình nghiên cứu thực trạng Cơng ty cịn tồn nhiều vấn đề 66 cần phải đổi hồn thiện, việc nghiên cứu đề xuất giải pháp để ứng dụng CNTT vào quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest cần thiết, góp phần nâng cao lực quản lý Lãnh đạo phát huy trách nhiệm phậnVăn thư tồn Cơng ty Trước hết, địi hỏi đội ngũ lãnh đạo cán nhân viên Công ty cần nâng cao tinh thần trách nhiệm việc sử dụng phần mềm quản lý giải văn bản, ý nghĩa quan trọng khích lệ Lãnh đạo đưa định ban hành văn hướng dẫn, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ nhân viên Văn thư thực tin học hóa giải cơng việc Bên cạnh việc sử dụng phần mềm quản lý giải văn phù hợp với mơ hình hoạt động doanh nghiệp góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng công việc Do vậy, giải pháp gợi mở đề tài tạo sở giúp cho Văn phịng Cơng ty nghiên cứu, đề xuất với Lãnh đạo để góp phần nâng cao chất lượng hiệu việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giải văn để điều hành xử lý công việc Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest 67 KẾT LUẬN Như vậy, để thực chức năng, nhiệm vụ thị trường Chứng khốn, hàng năm Cơng ty cổ phần Chứng khoán Everest tiếp nhận, xử lý giải hàng ngàn văn Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT vào công tác nhiều hạn chế chủ yếu sử dụng phương pháp truyền thống giấy Đặc biệt, Cơng ty chưa có quy định liên quan đến ứng dụng CNTT quản lý giải văn nên đơn vị, phòng ban chưa tạo tác phong ứng dụng tin học hóa vào Văn phịng đại Do đó, với mong muốn khai thác thực trạng, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm thay đổi nhận thức đội ngũ Lãnh đạo cán nhân viên Công ty vấn đề này, em định lựa chọn đề tài ‘’ ứng dụng CNTT quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest’’ để làm đề tài nghiên cứu Trong trình thực đề tài nghiên cứu em nhận quan tâm, giúp đỡ lãnh đạo, cán nhân viên Công ty, đặc biệt nhận quan tâm giúp đỡ tận tình Trưởng phịng Hành Chính – Tổng hợp Cơng ty cổ phần Chứng khoán Everest Tuy nhiên, bên cạnh thuận lợi em gặp nhiều khó khăn trình thực đề tài nghiên cứu như: Việc tiếp cận hệ thống thiết bị CNTT văn Công ty gặp nhiều khó khăn đặc thù tất văn tài liệu Công ty phần lớn chứa đựng thông tin bảo mật, Email EVS nội nhìn qua để biết khơng trực tiếp truy cập vào danh mục để tìm hiểu,… Tuy vậy, sau thời gian nghiên cứu, đến đề tài đạt mục tiêu cụ thể sau: Thứ là, đề tài nghiên cứu làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest Thứ hai là, đề tài đề xuất giải pháp nhằm xây dựng, hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest 68 Dựa sở khảo sát phân tích thực trạng đánh giá ưu điểm, hạn chế việc ứng dụng CNTT quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, đưa nguyên nhân cụ thể, bên cạnh đề tài đề xuất giải pháp nhằm xây dựng, hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cụ thể việc nâng cao nhận thức tinh thần trách nhiệm Lãnh đạo đội ngũ cán nhân viên đồng thời đưa giải pháp tham mưu cho Lãnh đạo doanh nghiệp việc ban hành quy chế, hướng dẫn công tác tư đầu tư phần mềm quản lý văn phù hợp với mơ hình hoạt động Công ty Kết nghiên cứu đề tài đóng góp bản, tạo sở cho phận chức đề xuất, tham mưu cho Lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest để tiến hành triển khai phương án xây dựng kế hoạch liên kết với công ty để mua phần mềm quản lý giải văn phù hợp với doanh nghiệp góp phần nâng cao chất lượng hiệu hoạt động động kinh doanh 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2000 Chỉ thị Bộ Chính trị Về việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT nghiệp cơng nghiệp hóa đại hóa Chính phủ (2006), Nghị định số 57/2006/NĐ-CP Về thương mại điện tử Chính phủ (2001), Nghị số 07/2000/NQ-CP ‘’Xây dựng phát triển công nghệ phần mềm giai đoạn 2000 – 2005 ‘’ Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP Về cơng tác văn thư Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Về ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Chính phủ (2007), Nghị định số 71/2007/NĐ-CP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Cơng nghệ thơng tin Chính phủ (2007), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ 10 Lê Tuấn Hùng (2014), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ khoa học – công nghệ, Luận văn thạc sỹ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 11 Nguyễn Tuấn Hùng (2016) Đề tài nghiên cứu khoa học: ‘’Quản lý tài liệu điện tử hình thành hoạt động quan - Thực trạng giải pháp ‘’ 12 Trần Việt Hà (2018) Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường: ‘’Quản lý sử dụng văn điện tử phục vụ điều hành xử lý công việc môi trường mạng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội’’ 13 Nguyễn Thị Chinh (2010) Đề tài nghiên cứu khoa học: ‘’ Xây dựng yêu cầu giải pháp quản lý tài liệu điện tử’’ 70 14 PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội 15 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 16 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin số 67/2006 17 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 18 Công ty cổ phần chứng khốn Everest (2017), Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 232/QĐ – EVS ngày 18/5/2017 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Cơng ty cổ phần chứng khốn Everest 19 Thủ tướng Chính phủ (2000), Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg ‘’Một số sách biện pháp khuyến khích đầu tư vào phát triển cơng nghệ phần mềm’’ 20 Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58-CT/TW Bộ Chính trị 21 TS Nguyễn Đăng Khoa (2008), Giáo trình Tin học ứng dụng quản lý hành chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 22.TS Nguyễn Đăng Khoa (2008), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 71 PHỤ LỤC Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest Kế hoạch số 324/KH-EVS ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2018 Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest việc Cơng bố thông tin cổng thông tin điện tử Ủy ban Chứng khoán nhà nước SGDCK Phiếu khảo sát phương pháp bảng hỏi Hình ảnh máy tính trang bị phịng Văn thư Hình ảnh trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn thư Công ty (máy photo, máy scan, máy in) 72 Phụ lục số 01 Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest Phụ lục số 02 Kế hoạch số 324/KH-EVS ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2018 Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest việc Công bố thông tin cổng thông tin điện tử Ủy ban Chứng khoán nhà nước SGDCK Phụ lục số 03 Phiếu khảo sát phương pháp bảng hỏi Phụ lục số 04 Hình ảnh máy tính trang bị phịng Văn thư Phụ lục số 05 Hình ảnh trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Công ty (máy photo, máy scan, máy in) ... CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST 17 2.1 Quy định việc thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng. .. hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ... việc Công ty 2.1 Quy định việc thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Công ty cổ phần Chứng khoán Everest Để thống cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý giải văn Công