Thiết kế chương trình quản lý lương của công ty cổ phần ứng dụng và chuyển giao công nghệ cao 55

LờI nói đầu Ngày cơng nghệ thơng tin nghành khoa học phát triển ứng dụng rộng rãi tích cực vào hoạt động xã hội Trong ứng dụng rộng rãi, cần thiết quan trọng lĩnh vực quản lý Về lĩnh vực quản lý có nhiều ứng dụng như: quản lý nhân sự, quản lý thư viện, quản lý học sinh sinh viên, quản lý tài chính, tiền lương giúp người cán dễ dàng quản lý máy quan, quản lý nhân viên mặt tài chính, hay nói quản lý tồn quan Quản lý tiền lương công việc địi hỏi phải xử lý nhanh thơng tin cần thiết, giải công việc đồ sộ thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào việc quản lý công việc phù hợp với nhu cầu thực tế đất nước ta Trong điều kiện nước ta phần mềm Access phần mềm đáp ứng yêu cầu Trên sở phân tích nhu cầu thực tế nay, tập lớn quản lý tiền lương doanh nghiệp giải vấn đề Bài toán quản lý tiền lương doanh nghiệp gồm chương sau: + Chương I: Các khái niệm hệ thống + Chương II: Khảo sát hệ thống + Chương III: Giới thiệu công cụ xây dựng hệ thống + Chương IV: Phân tích hệ thống xây dựng chương trình + Chương V:Cài đặt đánh giá hệ thống Tuy nỗ lực việc nghiên cứu học tập để làm tập lớn Nhưng chắn thể tránh khỏi sai lầm thiếu sót Em kính mong q thầy, giáo tận tình bảo giúp đỡ em để em trở thành sinh viên hồn thiện hơn, trường trở thành người có lực chuyên môn cao Chương I khái niệm Về Hệ THốNG I Các đặc điểm tốn quản lý Máy tính cơng cụ, nên sử dụng cần phải tìm hiểu đơn vị cách thức xử lý thông tin phận, chức đơn vị Muốn thực cơng tác quản lý địi hỏi khơng nắm chun ngành máy tính mà cịn phải có kiến thức quản lý chung trường mà ta có ý định đưa vào ứng dụng để có tính khả thi toán Đảm bảo tiết kiệm tối đa tài nguyên Mỗi toán quản lý có đặc thù riêng từ thiết lập chương trình, đảm bảo cho tính tối ưu hố, tính thực tiễn nhằm đáp ứng nhu cầu công tác quản lý Trước tiên ta cần phải khảo sát hệ thống bước làm trước xây dựng chương trình II Những khái niệm hệ thống Hệ thống tập hợp nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc với để dễ dàng thực mục tiêu định Quan điểm hệ thống cách nhìn thực thể phức tạp, xem vật tập thể bao gồm nhiều phần tử người, phương tiện, phương pháp Giữa phần tử có quan hệ ràng buộc Mục tiêu hệ thống thường thể vào Để triển khai tốn quản lý phải khảo sát hệ thống, hệ thống phạm vi mà ứng dụng tin học triển khai Khảo sát hệ thống trình tìm hiểu, thu thập liệu để xây dựng nên chương trình sở liệu Khảo sát hệ thống qua hai giai đoạn:  Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi đề án tin học  Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định công việc cần phải thực * Cụ thể với hệ thống tin học quản lý sau: Cần xác định mục tiêu nhằm đáp ứng yêu cầu tổ chức Khảo sát cơng đoạn quy trình xử lý, nghĩa phải thực nào? Xác định yêu cầu cải tiến mà tổ chức muốn thực hiện, tổ chức cần xem xét thay đổi thực thay đổi sao, cần phải: + Lập báo cáo trạng + Trình bày báo cáo + Hồn thiện báo cáo III Yêu cầu toán quản lý Yêu cầu quan sử dụng Mỗi đơn vị có yêu cầu đặc điểm quản lý riêng, nên hệ thống quản lý phải đáp ứng yêu cầu Người lãnh đạo phải đưa yêu cầu đáp ứng tin học hoá Điều định sống hệ thống Trước hết người quản lý đơn vị phải người đề bạt phải ứng dụng tin học vào công tác quản lý Hệ thống quản lý phải đảm bảo khối lượng công việc lớn, tiết kiệm tối đa thời gian, cơng sức, giảm tối thiểu chi phí văn phịng Để đảm bảo tính thời (thơng tin ln cập nhật nhất) thông tin đầu ra, hệ thống thông tin quản lý phải cập nhật đầy đủ, phải lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết Để từ tổng hợp, phân tích, xử lý cách dễ dàng Các thông tin báo cáo tin học phải đáp ứng thơng tin xác thuận tiện q trình sử dụng Đầu hệ thống thông tin quản lý phải có tính linh hoạt, đáp ứng nhanh yêu cầu đơn vị sử dụng Yêu cầu người sử dụng Hệ thống thông tin thiết kế chặt chẽ logic, phải đảm bảo cho người sử dụng thuận tiện công việc sau: Về nhập liệu: Phải nhanh chóng, thuận tiện, xác, thao tác đơn giản phải đáp ứng nhu cầu truy nhập liệu Về giao diện: Phải thiết kế khoa học, thân thiện với người sử dụng, có tính thẩm mĩ mà khơng cầu kỳ Có tính thống cách trình bày, khả trợ giúp tốt, kịp thời giải đáp thắc mắc người sử dụng Các thông báo lỗi đầy đủ, dự kiến khả người dùng gặp sai sót sử dụng để xử lý kịp thời Về đối thoại hỏi đáp: Có khả đối thoại tìm kiếm để đáp ứng nhanh, chuẩn xác người quản lý Đây tính mở phát triển khai thác hệ thống Về hệ thống thông tin: Hệ thống quản lý phải để bảo trì, có tính mở thuận tiện cho phát triển điều chỉnh thêm phải có khả kiểm tra đắn hoạt động liệu khả phát xử lý lỗi Đặc điểm hệ thống quản lý thông tin a) Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý hệ thống tổ chức thống từ xuống dưới, có chức tổng hợp thông tin giúp cho nhà quản lý tốt sở mình, sử dụng tốt sở vật chất hệ thống Mọi hệ thống quản lý phân thành nhiều cấp từ xuống Thông tin quản lý tổng hợp từ lên truyền từ xuống b) Luồng liệu vào Tại cấp khối lượng thông tin thường lớn, đa dạng, biến động chủng loại cách xử lý tốn Có thể phân loại thơng tin xử lý thành ba loại sau: Các thông tin cần tra cứu thông tin dùng hệ thống bị thay đổi Các thơng tin đưa vào lần dùng cho việc tra cứu, xử lý cho thông tin luân chuyển chi tiết luân chuyển tổng hợp Các thông tin luân chuyển chi tiết thông tin chi tiết hoạt động thường xuyên tổ chức Khối lượng thơng tin lớn ảnh hưởng tới tổ chức xử lý chậm Các thông tin luân chuyển tổng hợp tổng hợp luân chuyển thông tin c) Luồng liệu Thông tin đầu tổ hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trường hợp, đơn vị cụ thể Khi cần tra cứu thơng tin khác điều quan trọng thơng tin phải có tính thời nhất, dạng bảng thường cố định Các báo cáo tổng hợp thống kê báo cáo thông tin đầu quan trọng tổ hợp trình xử lý phục vụ cho nhu cầu quản lý Các biểu mẫu báo cáo, thống kê phản ánh trực tiếp mục đích quản lý hệ thống Các biểu mẫu báo cáo thường thiết kế kỹ lưỡng từ yêu cầu thực tế biểu thông tin cần thiết, thông tin cần thiết tra cứu dễ dàng Thơng tin đầu mang tính yêu cầu quan trọng hệ thống quản lý Ngoài điều kiện cập nhật luồng thông tin thường xuyên, kịp thời cho hệ thống Luồng thông tin phải thiết kế linh hoạt đáp ứng với nhu cầu quản lý, tính mở hệ thống Thơng tin đầu gắn với chu kỳ thời gian tuỳ theo toán cụ thể Đây điều cần lưu ý xây dựng chương trình để lọc bớt thông tin không cần thiết tránh bị dư thừa d) Quy trình quản lý quy trình quản lý thủ cơng, thơng tin đầu vào thường xuyên đưa vào sổ sách Từ người quản lý kết xuất thơng tin có chứng từ gốc Mặt khác q trình xử lý thủ cơng, khối lượng công việc lớn nên nhà quản lý ý tới thông tin đầy đủ, quan trọng Cho nên dễ bỏ qua thông tin đa dạng phong phú khơng tổng hợp Do hiệu suất quản lý không cao IV Các bước phân tích hệ thống thơng tin quản lý 1- Khảo sát phân tích u cầu, đặt tốn quản lý Khảo sát phân tích u cầu, từ nắm mục tiêu hệ thống, ràng buộc mặt thiết kế Phải đáp ứng yêu cầu nhà lãnh đạo, từ thiết kế chương trình có tính hiệu hướng 2- Phân tích hệ thống Sơ đồ tóm tắt thay đổi mức độ diễn tả vật lý logic: Vật lý Hệ thống cũ làm việc (1) Logi c Hệ thống cũ làm (2) Hệ thống làm việc (4) Hệ thống làm (3) Bắt đầu từ hệ thống cũ: Xuất phát từ mức vật lý với mô tả chức nhiệm vụ biện pháp phương tiện cụ thể (1), chuyển sang mức logic cách loại bỏ yếu tố phụ (2) Sang hệ thống mới, hình thành hệ thống mở mức logic (3), bổ sung thêm biện pháp phương tiện cụ thể để chuyển sang mức vật lý (4) Để thực thiết kế xây dựng hệ thống cho tốn quản lý hệ thống phải mơ tả cách rõ ràng Để cho người sử dụng nắm bắt nội dung hoạt động cách dễ dàng, tránh cố xảy sử dụng chương trình • Các biểu đồ sử dụng Biểu đồ phân cấp chức (PBC) công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống mặt chức Các chức ký hiệu hình chữ nhật, có ghi tên chức năng, chức mang tính phân cấp, đặc tả đoạn thẳng nối chức cha đến chức Biều đồ luồng liệu (BLD) diễn tả tập hợp chức xử lý thông tin hệ thống mối quan hệ Dùng để mô tả hệ thống mặt chức mặt logic giai đoạn phân tích thiết kế Các yếu tố hợp thành: + Chức xử lý hoạt động biến đổi thông tin, tên chức động từ thêm bổ ngữ cần Để biểu diễn chức người ta dùng hình trịn, bên ghi tên chức Ví dụ: QL Lươn g + Luồng liệu luồng thông tin vào/ra chức xử lý, thông tin chuyển đến chức để xử lý chuyển khỏi chức kết xử lý Luồng liệu đường kẻ có mũi tên đầu (mũi tên hướng lan truyền thông tin).Tên luồng liệu phải danh từ kèm theo tính từ cần Ví dụ: Báo cáo + Kho liệu thông tin cần lưu trữ lại khoảng thời gian để sau hay nhiều chức xử lý khai thác sử dụng Kho liệu cặp đoạn thẳng song song, bên có ghi tên kho, tên kho liệu phải danh từ, kèm theo tính từ cần Ví dụ: Hồ sơ + Tác nhân ngồi: nhóm người hay tổ chức ngồi hệ thống có trao đổi thơng tin với hệ thống Biểu diễn tác nhân hình chữ nhật bên có ghi tên tác nhân, tên tác nhân ngồi danh từ Ví dụ: Tác nhân + Tác nhân trong: chức hay hệ thống hệ thống xét lại trình bày trang khác biểu đồ Biểu diễn tác nhân hình chữ nhật bị khuyết cạnh bên ghi tên tác nhân trong, tên tác nhân động từ kèm theo bổ ngữ cần Ví dụ: Tác nhân 3- Thiết kế Xây dựng thiết kế sở liệu Thiết kế giao diện điều khiển tồn chương trình Chọn ngơn ngữ lập trình, ta chọn ngơn ngữ lập trình Microsoft Access ∗ Lý chọn Microsoft Access chương trình - Microsoft Access định nghĩa kết xuất liệu, cung cấp chức công cụ cần thiết để tạo nên sở liệu Thiết kế WYSIWYG (What You See Is What You Get) cho phép thiết kế biểu mẫu báo cáo phức tạp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề Từ kết hợp vận động liệu, kết hợp biểu mẫu báo cáo tài liệu, trình bày kết với giao diện chuyên nghịêp - Microsoft Access phát thêm sức mạnh cho người sử dụng cơng tác tổ chức, tìm kiếm biểu diễn thơng tin nhờ thao tác liệu khả kết nối công cụ truy vấn mạnh mẽ Công cụ truy vấn làm việc mạnh mẽ, cơng cụ truy vấn làm việc với liệu lưu trữ dạng thức sở liệu khác - Microsoft Access tận dụng khả đồ hoạ Windows, cho phép ta truy nhập cách trực quan liệu cho phương pháp trực tiếp, đơn giản, dễ xem truy xuất thông tin Cài đặt sử dụng chương trình Tiến hành cài đặt hệ thống chương trình (cài đặt phần mềm chạy máy tính) Thử nghiệm chương trình qua mẫu, sau chứng minh tính đắn hiệu hệ thống Bảo vệ trì hoạt động hệ thống V Mơ hình thực thể liên kết Mục đích sử dụng Thực thể hình ảnh tượng trưng khái niệm trừu tượng có mặt giới thực Mục đích sử dụng cho ta khn dạng, giúp cho trình nhận thức biểu diễn mẫu liệu hệ thống thông tin Đồng thời cho ta biết cấu trúc cụ thể liệu Tiêu chuẩn thực thể phải có ích cho việc quản lý phải phân biệt liệu với Mơ hình thực thể liên kết 10 Danh mục Gồm bảng để khai báo trường, kiểu liệu bảng: - Bảng chấm công - Bảng danh sách nhân viên - Bảng tính lương - Bảng danh mục chức vụ - Bảng danh mục phịng ban Nhập liệu Gồm có chức sau: Nhập bảng nhân viên Nhập ngày cơng Nhập bảng tính lương nhập nhân viên Tìm kiếm liệu Gồm chức : Tìm kiếm theo mã nhân viên Tìm kiếm theo hệ số lương 62 Tìm kiếm theo mã phòng Bảng lương tháng - Truy xuất bảng chấm công - Tiền thưởng - Phụ cấp Báo cáo Gồm có chức sau: Danh sách nhân viên Bảng lương tháng, Bảng tiền thưởng Bảng chấm công Danh sách nhân viên nộp thuế Hệ thống Gồm chức sau: giới thiệu chương trình, khỏi chương trình 63 III Giao diện chương trình  Giao diện điều khiển chương trình quản lý lương Các Form nhập liệu Khi mà có nhân viên vào cơng ty, chuyển cơng tác phịng ban hay thay đổi thơng tin có liên quan đến việc tính tiền lương nhân viên như: ngày công, hệ số lương, mức lương… Thì phải nhập thơng tin vào Form nhập liệu 64 * Giao diện Form nhập nhân viên sau: Các Form Tìm kiếm Khi mà có u cầu cấp hệ thống tìm kiếm theo u cầu tìm kiếm theo mã phịng, tìm kiếm theo hệ số lương, mã nhân viên… hệ thống phải có chức tìm kiếm theo u cầu Ta cần nhập vào mã cần tìm có kết Giao diện Form tìm kiếm theo mac phịng sau: 65 Báo cáo thống kê Sau xử lý xong liệu hệ thống thống kê báo cáo công việc làm xong vào hàng tháng hay hàng quý theo quy định yêu cầu ban lãnh đạo 66 • Giao diện cuả báo cáo bảng lương tháng sau: Các query (truy vấn liệu) Để có liệu phục vụ cho việc tính lương ta có querry để liệt kê danh sách, lọc liệu, tính tốn… ta có querry để làm việc 67 • Giao diện query tính tiền lương sau: Trên tồn mơ tả thao tác xây dựng chương trình, số giao diện điển hình chương trình 68 Chương v Cài đặt chương trình đánh giá hệ thống I cài đặt chương trình Khi thiết kế xong chương trình việc quan trọng chạy chương trình Muốn chạy chương trình phải có phần mềm hệ thống Microsoft Access Vậy hệ thống máy tính nên cài phần mềm Microsoft Access * Các bước tiến hành cài đặt - Bước Chuẩn bị cài, (Đĩa CD) cho đĩa CD vào ổ có số Office cần cho đĩa vào tự động cài đặt Nếu khơng tự động cài đặt, ta vào trực tiếp cài để tìm file Setup.exe vào Start Settings Control Panel Add or Remuve Programs Add New Program CD or Flopyy sau nhấp chọn file Setup.exe cài (đĩa CD) Tiếp theo chọn OK để chấp nhận cài đặt - Bước Khi chương trình cài đặt hỏi số thông tin cá nhân khố điền vào sau nhấp chọn Next 69 + User name Tên người sử dụng + Initails Tên người cài đặt : : + Organizaton : Tên cơng ty + Produc key : Khố (cần phải xác) * Chú ý: Thơng thương, khóa cài file có “.txt” có tên CDKey Serial Trong Office XP khóa cài có tên file CD_Key.txt Sau chọn Next ta nhấp dấu chọn vào () I accept ther terms in the License Agreement để chấp nhận cài đặt nhấp Next - Bước Sau hình cài đặt xuất lựa chọn cài đặt ta chọn ta chọn Custom để lựa chọn cài đặt theo ý muốn (ở ta chọn cài đặt Microsoft Access) Khi lựa chọn xong, nhấp chọn Next để tiếp tục lựa chọn cài đặt - Bước Khi hình xuất lựa chọn cài đặt, ta nhấp dấu chọn vào () Access chấp nhận cài đặt Access 70 71 - Bước Từ bước trở đi, ta việc chọn Next để cài đặt, sau chờ cho máy tự động cài xong chương trình Khi chương trình cài đặt xong, máy thơng báo hồn thành trình cài đặt, ta việc chọn OK Sau cài đặt xong, muốn mở Microsoft Access vào Start Programs Microsoft Acess xuất cửa sổ Access: 72 xuất chương trình Microsoft Access Lúc chương trình thiết kế chạy ii đánh giá hệ thống Hệ thống quản lý quản lý lương cho cơng ty Cổ Phần ứng Dụng Chuyển Giao Công Nghệ Cao với trợ giúp máy tính có hệ thống đáp ứng yêu cầu: - Quản lý danh sách, liệu liên quan đến cơng việc tính lương như: quản lý ngày cơng làm việc thông tin cá nhân nhân viên công ty - Thống kê tài liệu cần thống kê - Tra cứu xác có u cầu - Thơng tin vào phải chuẩn hóa dựa thơng tin có sẵn, tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm tối đa sai sót - Thơng tin phản ánh đối tượng quản lý quản lý, nội dung phong phú phải nêu chủ đề Quản lý lương doanh nghiệp nội dung quan trọng việc quản lý kinh doanh doanh nghiệp, nhân tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp hồn thành cơng việc hoàn thành vượt định mức Quản lý lương giúp cho doanh nghiệp quản lý cán nhân viên vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng hiệu công việc tốt Đồng thời tạo sở cho việc tính lương theo nguyên tắc phân phối lao động Tổ chức tốt cơng việc hoạch tốn lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo trả lương trợ cấp bảo hiểm xã hội nguyên tắc, chế độ , kích thích nhân viên hồn thành nhiệm vụ giao Trong chương trình em thiết kế xây dựng em khơng thể tránh khỏi sai sót số lỗi (vì kiến thức mã lệnh chưa sâu ngôn ngữ Visual Basic em chưa nghiên cứu 73 cịn hạn chế) Kính mong thầy giáo góp ý thêm cho em Để em rút kinh nghiệm sai sót hiểu rõ cách xây dựng chương trình quản lý Lời kết luận Trên tồn q trình thiết kế chương trình quản lý lương công ty Cổ Phần ứng Dụng Chuyển Giao Công Nghệ Cao, phần mềm Mcrosoft Access Khi đưa chương trình vào ứng dụng phần thao tác người sử dụng đơn giản số liệu thông tin gốc đối tượng cần quản lý Hệ thống tự động hoá xử lý theo yêu cầu, hệ thống cho phép in báo cáo, danh sanh sách thống kê, đảm bảo cung cấp thơng tin xác, kịp thời trung thực phục vụ cho công tác quản lý đạo Là đề tài nghiên cứu có ứng dụng thực tế, kinh nghiệm nghiên cứu chuyên môn chưa nhiều, thời gian ngắn vừa nghiên cứu vừa thiết kế chương trình Vì chương chương trình khơng thể tránh khỏi mặt hạn chế thiếu sót Xin kính mong đạo góp ý thầy giáo giúp em hồn thành tập lớn Một lần em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hướng dẫn: Trần Văn Đức giúp đỡ dẫn tận tình cho em việc hoàn thành tập lớn Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo , phòng ban công ty Cổ Phần ứng Dụng Chuyển Giao Công Nghệ Cao giúp đỡ em trình tìm hiểu cơng ty, để em hồn thành tập 74 75 mục lục LờI nói đầu Chương I: khái niệm V ề Hệ THốNG .2 I Các đặc điể m c toán qu ả n lý .2 II Nhữ ng khái ni ệ m hệ th ống III Yêu c ầu m ộ t toán qu ản lý IV Các bướ c phân tích h ệ thống thơng tin qu ản lý .6 V Mơ hình th ực th ể liên k ết vi Cơ sở d ữ li ệ u h ệ n tr ị d ữ li ệ u 10 chương ii 19 khảo sát đánh giá h ệ thống hi ện t ại .19 i Hoạt động tổ chức hệ thống 19 II cách t ổ chức lưu trữ thông tin hi ện t ại c công ty 22 iii Đánh giá hệ thống hi ện t ại 26 Chương iiI : giớ i thiệu công c ụ xây d ựng chương trình 29 i tính ứng dụng tin học quản lý (Access) 29 ii ngôn ng ữ Visualbasic 6.0 39 chương IV: phân tích hệ thống xây d ựng chương trình .43 i phân tích h ệ thống 43 II xây d ựng chương trình quản lý lương 56 III Giao di ện c chương trình 59 Chương v 64 Cài đặt chương trình đánh giá hệ thống 64 I cài đặt chương trình 64 ii đánh giá hệ thống mớ i .67 Lờ i k ết luận .68 76 ... Việc quản lý lương công ty Excel sau: Việc quản lý lương công ty phận kế tốn ( phịng kế tốn) trực tiếp chịu trách nhiêm quản lý Phần mềm Microsoft Excel phần mềm quản lý dựa vào bảng, chứng từ,... đặc điểm công ty cách tổ chức quản lý tiền lương công ty Em xin đưa giải pháp thiết kế cho cơng ty chương trình quản lý tiền lương phần mềm là: Microsoft Access phần mềm có tính quản lý có nhiều... tính Cơng ty ứng dụng công nghệ cao quản lý tiền lương máy phần mềm mà công ty dùng Microsoft Excel Là phần mềm chun dùng cho cơng việc kế tốn thống kê mà đặc biệt công việc quản lý lương cho