Biên mục chủ đề: Giáo trình dành cho sinh viên chuyên ngành Thư viện - Thông tin học - Nguyễn Hồng Sinh, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - 2009

Mục tiêu của những biến đổi ấy là, dựa trên những thành tựu của công nghệ tìn học, bằng việc tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thích hợp, các cơ quan thông tin, thư viện giúp cho con ngư

BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG TRUNG TAS THOHS TH TH LIEU KHOA HOC VA CANS HEHE QUOC SIA

TRAN MANH TUAN

SAN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THONG TIN, THU VIEN

GIAO TRINH

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

02470001

HÀ NỘI - 1998

ĐÍNH CHÍNH

Sản phẩm và dịch vụ thông tỉn, thư viện

San phdm & dich vu théng tin, thư viện

LOI GIG! THIEU Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin, thư viện

là hoạt động thường xuyên của Trung tâm Thông tin Tư

liệu Khoa học và Công nghệ quốc gia Thực hiện Chỉ thị 95/CT ngày 04 tháng 04 năm 1991-của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Thủ tướng Chính phủ) về công tác thông tin khoa học và công nghệ, hoạt động này đã

dược phát triển một bước cả về lượng lẫn về chất Các

lớp đào tạo bồi đưỡng nghiệp vụ đã được tổ chức trên khấp ba miển của đất nước cho các đối tượng Ìlà cán bộ của Hệ thống Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia

và đã thu được những kết quả đáng khích lệ Tuy nhiên

cha đến nay, hầu hết các môn học vẫn chưa có giáo

trình Điều đó đã gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến

viéc day và học của giáo viên và học viên

Với mong muốn từng bước hoàn thiện và nâng cao

chât lượng đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cần bộ của

San pham & dich vu théng tín, thu viện

Hệ thống, Trung tâm Thông tì Tư liệu hoa học và

Công nghệ quốc gia đã tổ chức biên soạn và sẽ lần lượt

xuất bản các giáo trình của Chương trình đào tạa bồi

dưỡng nghiệp vụ thông tin thư viện “Sản phẩm và dịch

vụ thông tin, thư viện " là một trong số nhưng giáo

Lrình đó

Xin trân trọng giới thiệu và hy vọng giáo trình này

sẽ trở thành công cụ hữu ích không chỉ cho giáo viên và học viên của môn học trên mà cồn cho những người làm việc Lại những bộ phận khác nhau trong các cd quan thông tin, thư viện

Ha Not, ngay 10 thang 8 năm 1998 PTS Nguyén Van Khanh

Giám dốc

Trung tam Théng tin Tu liéu KH @&CN quốc gia

Sdn phdm &.dich vụ thông tín, thư viện

LOI NO DAU

Trong giai doan hién nay, cé rat nhiéu van để đang đặt ra đối với các cđ quan thông tín, thư viện Các quan hệ quốc tế mới, sự phát triển kinh tế-xã hội, khoa

học và công nghệ, đã tao ra những tiễn đề quan trọng

2

v `

cho sự phát triển và hoạt động thông tìn khoa học, Đồng thời, cũng chính sự phát triển đó, chính những nhu cầu giao lưu và hợp tác trên phạm vị quốc tế đã dòi hỏi được

cũng cấp những sẵn phẩm và địch vụ thông tin thu

viên với chất lượng tIgAầy một cao hơn

Thông qua hệ thống các sẵn phẩm và dịch vụ, có

thể xác định được mức, độ đóng góp của các cơ quan thông tin, thư viện vào quá trình phát triển kinh tế;xã hội nói chung Và nhờ vậy, các cơ quan này khẳng định được vai trò cỨng như vị trí xã hội của mình

San phẩm:và dịch vụ thông tim, thư viện là một

hệ thống hết sức năng động, luôn 'phát triển, Bồi vì chúng phụ thuộc cHặt:chẽ vào nhiều yếu tố cá.tính đặc trưng như : nhu cầu thông.tim của xã hội nói chung, các tiển để kinh tế-xã hội, trong đõ có các thành tựu về

San phẩm & dich vu théng fin, thu vién

khoa học và công nghệ cơ sở hạ tầng cho hoạt động thông tin, sự biến động của các nguồn thông tin v.v Chính vì thế, các nội dung của sản phẩm và dịch

vụ thông tin, thư viện cũng hết sức đa dạng, phong phú, thay đổi theo các điều kiện không gian và thời gian ở tất

cả các phạm vì có thể Xét cho cùng, cũng giống như sự phát triển kinh tế-xã hội, sự phát triển hoạt động thông

tin nói chung phụ thuộc vào nguồn lực và sự lựa chọn

khuynh hướng phát triển của mỗi cộng đồng (địa phương, vùng, quốc gia, ) mà vì nó, hoạt động này được

sinh ra và nuôi dưỡng

Kể từ đầu thập kỷ 80, trên phạm vi rộng lớn nhất, đã diễn ra những biến đổi sâu sắc trong toàn bộ

các quá trình của thông tin khoa học Mục tiêu của những biến đổi ấy là, dựa trên những thành tựu của

công nghệ tìn học, bằng việc tạo ra những sản phẩm và

dịch vụ thích hợp, các cơ quan thông tin, thư viện giúp

cho con người ở mọi nơi, vào mọi lúc đều có điều kiện để

học, học nữa, học mãi; có thể truy nhập và khai thác

được nguồn di sản trí tuệ chung của loài người; giúp cho

mọi cá nhân và tổ chức có thể tìm đến nhau và trao đổi thông tin với nhau một cách thuận tiện và nhanh chóng

nhất nhằm cùng hợp tác và phát triển Điều đó không

Sdn pham & dich vu thdng tin, thu ven

phụ thuộc vào việc họ là người giàu hay người nghèo,

công dân của một nước phát triển hay của một nước

z on

đang phát triển,

Sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện là một phức thể - bao hàm sự hòa hợp của nhiều yếu tố cấu

thành - đóng vai trò công cụ để thực hiện các mục tiêu

nói trên đ đây, có sự kết hợp chặt chẽ giữa cái mới và cái cũ, giữa truyền thống và hiện đại, giữa con người và

công nghệ; và ở đây, rất cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa

các mục tiêu hinh tế và chính trị, giữa tăng trưởng và

phát triển bền vitng Để có thể khảo sát và nghiền cứn,

trong một giới hạn nhất định, chúng cần được chia tách, phân nhóm tạm thời thành các yếu tố rời rạc Đối với chúng tôi, đó là một công việc rất khó khăn và phítc tạp

Đứng trước hoàn cảnh đó, tài liệu này chỉ hy

vọng mang tới một cách tương đối có hệ thống các nội

dung sau đây về sản phẩm và dịch vụ thông tin, thu

Sản phẩm & dich vu théng fin, thu vién

quen thuộc nhất đối với các cd quan thông tìn thư viện

mối quan hệ và xu thế phát triển của chúng ở nước ta

trong gia đoạn hiện nay

- Giới thiệu khái lược về hệ thống sản phẩm và

dịch vụ của một số cơ quan/ nguồn thông tin lớn ô trong

nước và trên thế giới

Marketing đang là một trong số những vân để thu hút sự quan tâm của rất nhiều người làm cõng tác thông tin, thư viện Trong tài liệu này, nó cũng được để cập tới theo cách tiếp cận của quản lý kính tê đối với khu vực hoạt động phi lợi nhuận Các san phẩm va dich

vụ được xem xét trong quan hệ tương hỗ với nhau, cái

nọ làm cơ sở cho cái kia một cách liên hoàn : Muốn cho sản phẩm đượ2 mở rộng phát triển thì cần da dang hoa các loại dịch vụ và mặt khác muốn phát triển địch vu thì cần không ngừng đa dạng hoá và nâng cao chất lượng cũng như khả năng thích nghĩ của sản phẩm

Mục đích của tài liệu này là giúp những người đang công tác tại các cơ quan thông tin, thư viện khoa học và công nghệ tham khảo trong quá trình triển khai các hoạt động của mình Tài liệu này cùng với miột số giáo trình có lên quan khác như Biên.soạn bài chú giải

Sản phẩm & dich vu théng fin, thu vién

và bài tóm tắt Tổng luận khoa bọc Phân loại tài liệu Xây dựng CSDIL được xem xét trong một hệ thống có liên quan chặt chẽ với nhau Chính vì thế, trong nhiều trường hợp cụ thể để có thể thu nhận được các nệi dung đây đủ về một vấn để nào đó người đọc cần tham khio

và sử dụng nhiều tài liệu khác có lên quan

Cho tới nav vẫn chưa có một tài liệu nghiên cứu

nìo để cập một cách có hệ thống các vấn để của sản

phẩm và dịch vụ thông tín thư viện Điều đó đã làm

chà: xbẹc hiện soạn giáo trình này gặp nhímp Lrở nựa)

không nhỮ và có thể dude et nhú một nguyên nhân

aman Trong piad thích cho những hạn chế của tài liệu

nav,

Dav Ja ban tháo đã được hoàn thành tại Trung tam Thong tin Tu héu Khoa hoe va Céng nghé Quoc gia

trong cac niun 1996-1997 va được sửa chữa theo cac X

kiến đóng góp của Hội đồng nghiệm thu của Trung tâm

vào cuối năm 1987, “Pay chúng tôi đã có những cố gắng nhất định, song chắc chắn trong giáo trình vẫn còn

nhiều khiếm khuyết và thiếu sót

Chúng Lôi hv vọng sẽ tiếp tục nhận được những ý kiên tự vấn và góp é của tất cả các đồng nghiệp, trên cơ

Sản phẩm & dich vu théng fin, thu vién

sở đó, việc sửa chữa, hiệu chỉnh lại bản thảo trong những lần xuất bản sau sẽ giáp cho tài liệu đần tiệm cận được tới mức có thể đáp ứng phần nào nhu cầu của người đọc nói chung

Trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều chuyên gia tại

những cơ quan khác nhau, sự giúp đỡ của nhiều cơ quan

và bộ phận chức năng trong việc thu thập các số liệu

Cho phép chúng tôi được bày tổ những lời cám ơn chân thành nhất

Cuối cùng, một lần nữa, chúng tôi mong nhận

được sự giúp đố và ý kiến tư vấn của tất cả các đồng nghiệp

X1n chân thành cắm ơn,

Hà Nội, tháng 12 nắm 1997

Tác giả

Sởn phẩm & dịch vụ Thông tin, thu vién

CHƯƠNG I

NHUNG VAN DE CHUNG

1.1 Sơ lược về lịch sử và thực trạng

Thư viện có một lịch sử hết sức lâu đời, từ

khoảng 2,500 nam TƠN Theo một số tac gia, san phẩm

dưới hình thức các phiếu mục lục thư viện đã xuất hiện

vào khoảng 2,000 nam TCN Trai qua hang chuc thé ky tồn tại, cho tới đầu thé ky thứ III TƠN, tại thư viện Alecxandre, đã có những sản phẩm là bản liệt kê tài

liệu ( lúc này vẫn là các bản thảo chép tay), ngoài các

yếu rố thư mục, có một số tóm tắt được biên soạn Những tóm tắt này nhằm giúp cho việc lựa chọn thông tìm được thuận lợi hơn

Cũng có thể khẳng định, dịch vụ ra đời cùng với

sự ra đời của các thư viện cổ sơ nhất Vào thời gian này, các dịch vụ còn hết sức giản đơn, mới dừng lại ở việc phục vụ đọc và mượn tài liệu đối với một số rất hạn chế người đọc Thường các thư viện là đo tầng lớp thống trị

và một số ít,trí thức lớn của xã hội xây dựng nên Do

vậy, chúng được sinh ra là để phục vụ quyền lợi và sở thích của những người chủ của chúng Các dịch vụ cũng

chỉ hướng tới đối tượng là tầng lớp người đọc này

San phẩm & dich vu théng tin, thu vién

Dưới thời kỳ phong kiến (cho tới cuộc Cách mạng

Tư sản Pháp năm 1789), nhờ sự ra đời của máy in tipo

(thé ky 15 ở châu Âu) và sự phát triển của thần học và

các khoa học khác, lượng tài liệu của nhân loại được gia

tăng rất nhanh, Cũng do vậy, các thư viện được phát triển vượt bậẻ về số lượng Lúc này, việc sử dụng lài liệu

đã gặp những khó khăn hơn so với trước, theo nghĩa VIỆC tìm kiếm tài liệu phù hợp gặp: nhiều trở ngại hơn (do số lượng tài liệữ tăng) Mặt khác, số lượng người đọc của các thư viện, tuy vẫn chỉ thuộc tầng lớp thống trị và cặc -trí thức; của xã hội; cũng đã gia: tăng hơn so với trước Trong thời gian này,.ở nhiều nước, cafe trường đại học đã được ra, doi Day là môi trường lý tưởng cho sự ra đời và phat triển các, thư viện khoa học, thư viện đại

học Thực trang đồ vừa đòi hoi, vita tao diéu kiện cho sự

phát triển các hình thức sẵn, phẩm, địch vụ thông tim,

thư viện Cũng cần lưu ý là, vào cuối thời kỳ Hi ALY ( thế

kỷ XVIP đã xuất hiện một dang tai liệu mới : các tap chí khoa học Liển sau đó ( đầu thế ky XVIID, thông fm tóm tắt đã xuất hiện trên loại tạp chí này, Đây có thể được coi là tiền thân của tạp chí tóm tắt:sau này

Ví dụ : Ấn phẩm Äô tả ngắn gọn các công trình của Viện 'Hàn lâm khoa hoc (Kratkoe Optsanje Kom- mentarieu.Abademii.Naub (1728)) của Nga

Điều đó phản ánh sự phát triển của nguồn tài

liệu rói chung, trong đó có'các tài Hệu khoa học và các sản dhẩm thông tin, thư viện ở dạng mới - tạp chí tóm tat

10

San phdm & dich vu théng tin, thu vién

Sau Hàng loạt cuộc cách mạng Tư sản ở các nước

phương Tây, hệ thống Tư bản chủ nghĩa ra đời trên

phạm vi nhiều siước và châu lục trên thế giới Tính chat dân chủ, tiến bộ ở thời kỳ đầu của chế độ xã hội này đã

từng bước cHo phép con người phát triển nhân cách của mình trên cd sở tương quan với việc nâng cao dân trí,

Điều đó tất dẫn tới việc sử dụng thư viện ngày càng dược mở rộng trong xã hội, hay.nói cách khác, việc sử dụng thư viện đã ít nhiều mang tính chất xã hội Chính

vì thế cac san phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện ngày càng có môi trường xã hội thuận lợi để phát triển

Lúc này, các thư viện đã tích cực tìm kiếm các

biện pháp tăng cường khả năng thoả mãn nhu cầu người đọc nói chung của mình Sự phát triển sản phẩm

va dich vu thong tin, thư viện trong giai đoạn này đã

đạt tới một trình độ tương đối cao và vào giai đoạn cuối của thời kỳ này, nó được dựa trên nhiều yếu tế khác

uhau, trong đó phải kể tới sự phát triển của bản thân các lĩnh vực khoa học về thư viện, thư mục, tư liệu , thông tín Các lĩnh vực khoa học đó đóng vai trò như cơ

sở phương pháp luận, cơ sở khoa học của hoạt động thực tiên của các thư viện

Trong thế ký XIX và nửa đầu thế ký XX, các lĩnh vực khoa học nêu trên càng được phát triển mạnh mẽ hơn, do đó, nến tầng khoa học hoạt động của các cơ

quan thông tín, thư viện càng ngày càng được hoàn

thiện hơn Thực tế là, trong thời kỳ này, nhiều chuẩn

mực hoạt động của các cơ quan thông tín, thu Viện, cũng

Sởn phổm & dịch vụ thơng tin, thu viện

như nhiều loại hình sản phẩm và dịch vụ thơng tim, thư viện đã ra đời, phât triển và tơn tại cho tới ngày nay

Mat sé vi du:

Các sản phẩm và dịch vụ thơng tin, thư viện

điển hình như tạp chí tĩm tắt khoa học, các loại đanh

mặc

Các dịch vụ cơ bản như phổ biến tìn cĩ chọn lọc (SDJ), dich vu tim tin, tư vấn

Vào thời gian này, tại một số nước cơng nghiệp

phát triển ( Mỹ, Anh, Pháp, Đức ), đã xuất hiện những

cd quan, tổ chức cĩ chức năng chuyển thơng tin tới

người dùng trong một số lĩnh Vực khoa học, cơng nghệ,

thương mại

Thư viện của Hội kỹ nghệ gia New York, được

thành lập năm 1913, cĩ nhiệm vụ thộ mãn nhu cau

thơng thì cho các kỹ sự là thành viên của Hội

Văn phịng nghiên cứu thương mại và kinh tế của

Đại học Tổng hợp New Mexico, được thành lập năm 184ã, cĩ nhiệm vụ cung cấp các thơng tin thương mại,

kinh tế và đân số cho các ca quan , t6 chức và cá nhân khác nhau

Co quan S'‘il Vous Plait ( tru sd chinh tai Paris)

được thành lập năm T948, thực hiện các dịch vụ dưới

hình thức giải đáp điện thoại để cung cấp thơng tin

San phd & dich vu théng tin, thu vién

nguyên nhân quan trọng tạo nên thực trạng trên cho

các sản phẩm và dịch vụ : Các yếu tố này vừa tạo điều

kiện, vừa đòi hỏi hệ thống các sản phẩm và dịch vụ

thông tín, thư viện không ngừng phải được hoàn thiện

Tiểu AA afi yas nh han wat 18 IGAA SO OAL kl paul odp y kt@i ma Get Saio dua ra

"Khi mà công nghệ đã giúp tợo ra được các sản phẩm uà dịch pụ mới, cũng như đã khẳng định được vat

trò mới đổi uới những người cung cấp thông tin, thì các

nhà xuất bản nà thư tiện buộc phải đối diện vdi van dé

là xác định lại cách thức mò họ cung cấp các dịch tụ cho hhách hà ang của mình”,

(FID) về chủ đề Thách thức của cộng nghệ thông tin đối

uới hoạt động thông tin, thư uiện (tổ chức tại Hồng

16

San phaém & cich vu théng fin, thu vién

Kong nim 1982) ,J Martin - mét chuvén gia thong tin học của Mỹ - đã nói:

+ Những nhà sử học sẽ nhìn nhận sự xuất hiện của các QSDÿ, cũng như bhả năng phát triển của chúng

là một bước biến đổi uê chất của su tién hoá xã hội , tờ

có lẽ, nó có tầm quan trọng lớn hơn so uới sự tiên bộ của bdo in “ [3 ,p, 87)

Các loại hình dịch vụ cũng trỏ nên hết sức đa dạng và phong phú Từ đầu những năm 90, đã xuẤt hiện những khái niệm mới như " Thư viện điện tứ ",

"thư viện áo ", " Thư viện không tường " Các thư

viện này thực chất là các cơ quan thực hiện các dịch vụ thông tin nhằm giúp người dùng, trong đó có cả người dùng cuối cùng, sử dụng tài nguyên thông tìn của thư

viện thông qua mạng máy tính Nhò đó, việc khai thác,

sử dụng nguồn tài nguyên thông tìn không bị phụ thuộc vào khoảng cách địa lý giữa người dùng với cơ quan

thông tin, thư viện Cần ghi nhận ở đây là quá trình

diện tử hoá các nguồn thông tin, trong đó có cả các thông tin bậc 1 và các thông tin bậc 2 - một bộ phận của các sản phẩm và dịch vụ thông tìm, thư viện - đã trở thành xu thế phát triển tất yếu , đồng thời là điều kiện cần cho quá trình phát triển các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện dựa trên công nghệ thông tm hiện đại

ĐỊf trợ giúp của công nghệ tín học và hệ thống viễn thông, cùng với môi trường pháp lý mà các quan hệ

San phổm & dich vu théng tin, thu vién

tiến tới hình thành một không gian thông tín thống nhất trên phạm vì toàn cầu Bản chất của không gian

thông tin này chính là ở chỗ các cơ quan thông tin thư

viện và người dùng tin - được col một cách hình thức là

các (hành uiên - được nhúng vào một môi trường có thể

thực hiện việc frao đổi thông tin ( truyền và nhận thông

tin) giữa mỗi một ( cá nhân / cơ quan ) với các thành

viên còn lại Nó cho phép mỗi một/đều có thể liên hệ

trực tuyến với các thành viên khác Tại đó, chẳng hạn,

người dùng tin có thể trực tiếp trao đổi thông tin với các

cơ quan thông tin, thư viện, hoặc các cá nhân khác, hoặc một nhóm thành viên bất kỳ có thể đăng ký thực hiện trao đổi thông tin dưới hình thức thư điện tử ( E-Mai

hay một diễn đàn/ hội nghị điện tử (e-confểrence)

Cũng cần thấy là, trong một môi trường thông tin như thế, ở những cấp độ khác nhau, đã xuất hiện rất nhiều vấn để chưa hề có mà các thành viên tham gia

cộng đồng thông tin phải đối diện

-O cấp độ quốc tế : Giữa các quốc gia cùng tham

gia vào mạng thông tin nào đó cần tạo được các thoả

thuận hợp lý để bảo vệ được cũng như tạo ra được sự hài

hoà về quyền lợi của mỗi một trong toàn thể Nếu lưu ý

rằng giữa các quốc gia tổn tại sự khác biệt về tiểm lực

kinh tế, trình độ khoa học, công nghệ, và do đó nguồn

thông tin ; sự khác biệt về các mục tiêu phát triển cũng

như các quan niệm và tập quán về quyền sở hữu và việc

sử dụng thông tin , thì sẽ thấy có rất nhiều vấn để cần phải giải quyết Trong số đó, nổi bật là các vấn để có

18

Sản phẩm & dich vu théng tin, thu vién

liên quan đến an ninh về thông tin cho mỗi quốc gia và

bản quyển trong quá trình trao đổi thông tin, vấn để xác lập một trật tự thông tin mới trên thế giới,

Ở cấp độ quốc gia: Đó là vấn đề xây dime cd sd

vật chất kỹ thuật cho hạ tầng thông tìn quốc gia vấn

dé an ninh thong tin quốc gia, vấn để bản quyển trong các quá trình trao đổi thông tin, môi trường pháp lý và

hệ thống chính sách ưu đãi đồng bộ cho sự hình thành

và phát triển một thị trường thông tin quốc gia, ngân sách cho việc xây dựng, vận hành và bão trì các mạng

và các cơ quan thông tin, thư viện trong việc hoà nhập

và khai thắc các nguồn thông tin trong và ngoài nước

-Ở cấp độ các cơ quan thông tín, tha tiên: Đó là

chiến lược hoạt động nhằm góp phần làm giàu nguần

thông tin của nhân loại bằng nguồn thông tin quếc gia,

là chiến lược khai thác một cách tối ưu các nguồn thông

tin trên thế giới phục vụ cho sự phát triển, phù hợp với các mục tiêu phát triển của mình trong những giai đoạn

cụ thể, là việc để ra được các giải pháp kỹ thuật khả thí

để quản trị và khai thác được một cách tốt nhất các nguồn thông tin quốc gia; trên cơ sở đó là chỗ dựa cho

quá trình hòa nhập với khu vực và quốc tế, là các biện pháp phát triển nguồn tài lực và nhân lực khoa học của khu vực này, là chiến lược phát triển các loại hình sản

phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện

Sởn phẩm & dịch vụ thông ?ín, th viên

- Ở cấp độ người dùng tin trực tiếp: 1)ó là khả năng về tài chính ( bao gồm chỉ phí cho việc truyền đữ

liệu qua các kênh liền lạc viễn thông, chỉ phí khai thác

các CSDL,, in ấn các kết quả tìm kiếm ), nhữmg hiểu biết cần thiết về cơ cấu các nguồn tin, năng lực cin các

cơ quan thông tin, thư viện, các phương pháp và kỹ

năng tìm kiếm thông tin trong trữ lượng khổng lỗ các

nguồn tin hiện có, khả năng nhận biết, đánh giá, lựa

chọn các thông tìin đúng-sai, khả năng sử dụng có hiệu quả các sản phẩm và địch vụ thông tin, thư viện

Sdn phẩm & dich vu thông tin, thu vién

1.2 Cac khai niém

1.9.1 Sản phẩm thing tin, thư viện

Sản phẩm là khái niệm được sử dụng trước tiên

và chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế học và hoạt động thực

tiễn của nền sản xuất Tổn tại một số khái niệm có liên

quan chặt chẽ tới sản phẩm như cật phẩm, hàng hoá

Có thể tìm hiểu và tham khảo những khái niệm trên

trong các luận văn của C Mác và những nhà kinh tế

học khác

œÍ Khát niệm

Dựa vào tính chất lao động tại khu vực các cở

quan thong tin, thư viện, có thể nêu ra định nghĩa sau :

Sản phẩm *% dịch vụ thông fín, thư viện

Sản phẩm thông tín, thư uiện la bết quả của quá

trình xử lý thông tin, do một cá nhân ƒ tập thể nào đó

thực hiện nhằm thoả mãn như cầu người dùng tín

Quá trình /đo động đề tạo ra sản phẩm chính là

+ ` 9 + a ˆ a A A `

quá trình xử lý thông tin (bao gồm biên mục, phần doar,

định từ khoá, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan cũng như cắc quá trình phân tích - tổng hợp thông tin

khác)

Người thực hiện quá trình xử lý thông tin có thể

là các chuyên gia làm việc tại một cơ quan / tổ chức có

chức năng cung cấp thông tin, hoặc cũng có thể là các nhà khoa học, các chuyên gia'- người dùng tin - trong quá trình tu thod man nhu cầu thông tín cho mình hoặc theo yêu cầu đặt hàng của các cơ quan thông tin thư viện Cũng cần lưu ý là với một số loại sản phẩm đặc biệt : tổng luận khoa học, một số hệ thống tư liệu

khoa học thường là chủ yếu được các nhà khoa học/

chuyên gia tạo ra

Mức độ thoả mãn rhu cầu thông tin ở những sản

phẩm khác nhau cũng rât khác nhau Các sản phẩm thông tin thư mục có kh¿ năng thoả mãn những nhu cầu frư cứu thông tin về tài liệu Các sản phẩm thông tin dạng đữ kiện, toàn văn, tổng thuật có khả năng thoả mãn nhu cầu về chính ban than thong tin

21

Sdn phổm & dich vu théng fin, thu vién

Sản phẩm được hình thành là nhằm thoi mãn những nhu cầu thông tin ( bao gồm nhu cầu tra cứu thông tin và như cầu về chính bản thân thông tim) Như vậy, sản phẩm phải phụ thuộc chặt chế vào như cầu, cũng như sự vận động biến đổi của nhu cầu Tương tị như mọi loại sản phẩm khác, sản phẩm thông tin, thư viện trong quá trình tổn tại và phát triển của mình, cần không ngừng được hoàn thiện để thích ứng với như cầu

mà nó hướng tới ( cả về nội đụng và hình thức)

bị Một số khái niệm có liên quan

Trong lĩnh vực thông tin, thư viện, tốn tại một số

khái niệm có liên quan chặt chẽ tới sản phẩm thông tim, thư viện

— Tài liệu bậc 2 là tài liệu được hình thành nhờ quá trình xử lý phân tích-tổng hợp va logic cdc théng tin

có trong tài liệu bậc 1

Ở khái niệm này, phạm vi bao quát của nó có khác biệt so với sản phẩm thông tin, thư viện Ngoài rn, cũng cần thấy là, trên thực tế người ta chưa quen coi Bách khoa toàn thư, Từ điển chuyên ngành sách/ sổ tav tra cứu chuyên ngành ~ các tài liệu bậc 2 rất phổ biến-

là sản phẩm thông tin, thư viện

- Ấn phẩm thông tín là xuất bản phẩm có nội

dung chủ yếu là thông tin cấp 2 tà do các cở qugn có

S3n phim & dich vu thang tin, thu viện

gia, những người áp dụng các công nghệ sản xuất mới

thông tín vé các thành tựu bhoa học, kỹ thuật nà sản Auôt môi nhất ở rong nước tờ ngoời nước ( Theo lu€ luận và thực tiễn thông tin khoa học - kỹ thuật:

Tuyển tập các bài giang Nhiều tác giả.- M.: Khóa

học 1969 tr.44)

Tài liệu tra cứw là các tài liệu có mục đích cùng

cấp một cách nhanh chóng thông tìỉn thuộc các lĩnh wie hoa hoc, céng nehé hay hoạt động thực tiễn

Các thông tìn có trong tà! liệu tra cứu là "các kết

qua tổng hợp, khái quát về lý luận, các đữ kiện khoa học

cơ bản, các đại lượng toán-lý, thông tin phần ánh đặc tính các quá trình sản xuất " được thể hiện đưới nhiền hình thức khác nhau ( văn bản, bảng, biểu đồ tranh

anh ) 120, tr 108].

San phẩm & dịch vụ thong tin, thu vin

Bên cạnh các Bách khoa toàn thự, sách tra cứu

sản xuất thì các sẵn phẩm thông tín, thư viện củng thuộc nhóm tài liệu tra cứu Ngoài ra, có thể coi cả các

Bách khoa toàn thư dưới dạng cơ sở dữ liệu toàn căn là

một loại sản phẩm thông tin, thư viện đặc biệt

Trong quá trình thực hiện nhiều cổng việc cụ thể của các quá trình xử lý thông tin, chuyên 'gia của các cơ quan thông tin, thư viện thường xuyên phải sử dụng tài liệu tra cứu và kho tra cứu thông tin Ngoài ra, người dùng tin cũng thường xuyên sử dụng các jài liệu này để

xác định và kiểm định những thông tin cần thiết Chính

vì thế, tài liệu tra cứu còn được goi la tai liệu công cụ

Thông tin có trong các tài liệu tra cứu là loại đã

có ở các tài liệu khác'-những tài liệu đã được tổng kết,

đánh giá - vì thế, chúng thuộc nhóm tài hiếu bậc 2

1.2.2 Dịch vụ thông tỉn thư viện

Cũng giống như thuật ngữ sẵn phẩm, dịch vụ là một thuật ngữ được sử dụng trước tiên và chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế học và thực tiễn hoạt động caa nhiều lĩnh vực trong xã hội

al Khdi niém

Trong hoạt động thông tin, thư viên, có thể giới

thuyết khái niệm này như sau :

Dich vu thông tin thư vién bao gôm những hoạt

động nhăm thod man nhụ cầu thông tỉn cà trao đổi

Sởn phốm & dịch vụ thông tin, thu vién

thông tỉn của người sử dụng các cơ quan thông tín thie mén not chung

Nhu cau théng tin va nhu catt trao déi thang tin

là thuộc nhóm nhu cau tinh than Cé.nhu cau chi cin 4 mức giúp người sử dụng trao đổi được thông tin trong

khi đó có như cầu, ngoài việc trao đổi thông tin, người

sử dụng dịch vụ còn cần được cung cấp những thông tím

cần thiết để thoả mãn như cầu của họ

lấy hay nhận điện được bằng các giác quan Chính vì

vậy mà khi muốn quảng cáo cho các địch vụ, cần phải tạo cho khách hàng tiểm năng của nó - những người có

thể sẽ sử dụng địch vụ - một cảm giác hữu hình về các

dịch vụ:đó Điều đó là rất cần thiết bởi chỉ sau khi sử dụng dịch vụ, người ta mới có những đánh giá đầy đủ được về địch vụ mà mình đã " bỏ tiền ra mua"

b2/ Tính không xác định Như đã biết, dịch vụ

gắn chặt với người cung cấp dịch vụ Đó là sự khác biệt

cơ bản so với sản phẩm nhất là các sản phẩm được san

xuất theo đây chuyển công nghiệp Nhờ sự phát triển

của công nghệ và khả năng xác định và kiểm soat được

chất lượng sẵn phẩm qua đây chuyển công nghệ được >

25

San pham & dich vu théng tin, thu vién

ứng dụng, chất lượng của sản phẩm của cùng một đây

chuyển cơng nghệ nhìn chung là ổn định và đồng nhất

Trong khi đĩ, chất lượng của dịch vụ lại phụ thuộc chặt

chẽ vào từng cá nhân thực hiện địch vụ ( trình độ kỹ năng, ) và hơn thế nữa, đối với cùng một cá nhân, chất lượng dịch vụ nhiều khi cũng thay đổi theo thời gian

b3/ Tính khơng thể chia cắt Để sản xuất ra một sản phẩm, ví dụ máy bay AIRBUS, người ta cĩ thể chế tạo các bán thành phẩm, các bộ phận khác nhau của nĩ

ở những hãng sản xuất đặt tại những nơi khác nhau của các nước Pháp, Đức, ý, Điều tương tự như thế khơng thể làm được đối với việc thực hiện một dịch vụ Ví dụ

để thực hiện một dịch vụ tìm kiếm thơng tín, các giai

đoạn phân tích nhu cầu,-xác định nguồn cần thực hiện

phép tìm, thực hiện quá trình tìm và gửi kết qua tới người cĩ như cầu khơng thể được tiến hành một cách

hồn tồn độc lập với nhau Người dùng tỉn - ở đây là

người sử dụng dịch vụ - khơng quan tâm nhiều tới các

kết quả riêng lẻ ( như tính chính xác của việc phân tích nhu cầu, tính đây đủ của việc xác địch cáe,nguồn tin cần khai thác, ), mà họ chỉ cần quan tam tdi két qua ma ho nhận được cĩ thộ mãn nhu cầu của mình hay khơng

b4/ Sự tồn kho Tển thất do tổn kho của sản phẩm nhìn chung là xác định được, cĩ thể bao gồm : chí

phí lưu kho, chi phi bao quan - rfgay cả đối với các sản

phẩm đặc biệt, tổn thất do mức độ quay vịng vốn

Sản phẩm & dịch vụ thông tin, thu vién

thấp, Nhưng tổn thất đo tồn khơ địch vụ nhìn chung

là lớn và nhiều khi khớ xác định được đầy đủ: trong khi không triển khai được các địch vụ, thì cơ quau tổ chức

dịch vụ vẫn phải đành những khoản chỉ phí thường

xuyên để trả lương cho người thực hiện địch vụ, đào tạo

đối với những khu vực địch vụ đòi hỏi trình đệ chuyên môn và có tính cập nhật cao, bảo hành các sẵn phẩm

(cập nhật, bảo trì các cơ sở đữ liệu chẳng hạn), trang

thiết bị kỹ thuật ( hệ thống truyền thông vô tuyến và

hữu tuyến chẳng hạn) trực tiếp được sử dụng để thực hiện địch vụ,

Tương tự như các loại hình địch vụ khác, trong

các địch vụ thông tin, thư viện bao gồm những công việc

có tính chuyên miôn hoá, và khi thực hiện, cần thiết

phải sử dụng (tạm thời hoặc phối hợp) một số tài sản

lâu bền nào đó, hoặc sử dụng một số sẵn phẩm nào đó

Một số lưu ý

- Dịch vụ nói chung là loại hình hoạt động luôn gắn chặt với người thực hiện nó Trong lĩnh vực thông tin thư viện, điểu đó cũng hoàn toàn đúng, và đối với

mỗi địch vụ cụ thể, gắn chặt với những nhóm chuvén

gia khác nhau

27

Sdn phdm & dich vu théng tin, thu viér

- Thong thường, gắn với mỗi sản phẩm, đều có

tương (ng một/ một số địch vụ nhằm tạo cho hiệu quả

sử dụng của nó được nâng lên mức cao nhất có thể,

- Để có thể phát triển có hiệu quả các sẵn phẩm

và địch vụ thông Tin, thư viện, cần quan tầm tới các vếu

tố có ảnh hưởng đến chúng

- Điểm khác biệt trong sự so sánh với địch vụ ở cặc khu vực khác là trong lĩnh vực thông tin thư viện

các dịch vụ mang y nghĩa xã hội và kinh tế sâu sắc

toàn diện Như đã biết, hoạt động thông tin, thư việ-: thuộc khu vực phi lợi nhuận Do đó, có thể coi về cơ bản, các dịch vụ thông tin thư viện cũng thuộc nhóm dịch vụ phi lợi nhuận Mặt khác, trong không ít trường hợp, các địch vụ thông tin, thư viện lại có một ý nghĩa và đạt được những giá trị kinh tế đặc biệt to lồn Trong số đó có thể kể tới các địch vụ thông tin công nghệ, tư vấn về khoa học, công nghệ ( phục vụ các mục tiêu phát triển

và chuyển giao công nghệ, phát triển nghiên cứu khoa

ọc, ) Điều đó cho thấy, khi tổ chức thực hiện các dịch

vụ thông tin, thư viện, cần xác định được đối với những lớp trường hợp cụ thể-, những giá trị xã hội và kinh tế

mà chúng đạt được Bảng 3.trinh bày một số ví dụ tiêu

biểu

san pham &: dịch vụ thông tin, †hu viện

| Fax, ~Đường liên lac vién thong

"Tim tin on- | - MTĐT, modem Cơ sở dữ liệu

, une, off-line _- Đường liên lạc viên thông -Các hệ thống tra cứu

¡ “hai thác tài | -Máy đọc vi phim, vi phiếu - Hệ thống mục lục

| eu nghe | -May in, may sao chup - Ban thu muc

thin, vidang | -May ghi âm, bộ đầu đọc | - Cơ sở dữ liệu

Bảng 2 : Một số uí du vé quan hé sw dung SP&DV

c/ Mét si khdi niém cé lién quan

- Dich vu khoa-hoc - bÿ thuật là một thuật ngữ jược sử dụng trong kinh tế học và quản lý hoạt động khoa học, công nghệ Nó bao gồm các hoạt động nhằm

hỗ trợ và đưa nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản

xuất cũng như vào các lĩnh vực khác Từ một góc độ

nhât định, có thể coi hoạt động thông tin ( khoa học và

29

Sdn phẩm & dich vu théng tin, thu vién

công nghệ), tu vấn, là thuộc nhóm dich vu khoa hoc-

kỹ thuật, cũng như có thể coi đó là lĩnh vực có ý nghĩa

tạo cd sở cho hoạt động khoa học và công nghệ, cũng

như tạo điều kiện phat triển cho các lĩnh vực khác của đời sống Việc phát triển nhanh, mạnh và dồng bộ các

dịch vụ này là một biện pháp quan trọng và có ý nghĩa

chiến lược trong việc gắn nghiên cứu với hoạt động sản xuât

- Dịch uụ đữ liệu là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực tin học và liên lạc viễn thông Dịch vụ dữ liệu là việc tổ chức thực hiện các quá trình quản trị các

ngân hàng thông tin dữ liệu và cho phép khách hàng

của nó thâm nhập thông tin đó với một số điều kiện

nhất định

- Dịch uụ uiễn tin là một thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực tin học và liên lạc viễn thông Đây là dịch

vụ truyền thông cho phép tiếp nhận các van ban hay dé

hoạ dưới dạng được trình bày giống như nguyên ban trên giấy

1.9.3 Một số vấn đề của thông tin dữ kiện

Từ trước tới nay, các cd quan thông tin, thư viện rất quen thuộc với kiểu tổ chức hoạt động là thông tin tài liệu Mục tiêu của kiểu tổ chức này là cung cấp cho người dùng tin các thông tin về tài liệu ( thông tin thư mục, các sản phẩm dạng tổng thuật, lược thuật, dich, )

San phdm & dich vu théng tin, thư viện

mở rộng, cũng uhự trong bối cảnh nhu cầu người dùng tin đồi hỏi cần được cứng cấp các sản phẩm được tạo nên bởi việc xử lý sâu vào nội dung thông tin của nguồn

tin, thì thông tin đữ biện ra đồi Mục tiêu của thông tin

dữ kiện là cung cấp cho người dùng tin các thông tin cụ thể, chị tiết về đối tượng, và các thông tin này được thể hiện dưới hình thức các dữ kiện

Cùng với các cơ quan thông tin, thư viện, hiện có nhiều cở quan, đặc biệt là các cơ quan tư vấn thông tin

hành chính, thông tỉn thương mại, thông tỉn kinh tế-xã

hội rất chú trọng tới hoạt động thông tin dữ kiện Các

cơ quan này đã góp phản tạo nên các nguồn thông tin

dữ kiện hết sức đa dạng và phong phú

Trong các nội dung của thông tin dữ kiện, cần chú ý tới một số khái niệm sau :

Dữ biện là thông tin phân ánh các thuộc tính, khía cạnh, trạng thái của một / một lớp đối tượng ( sự

vật, hiện tượng, quá trình)

Các ví dụ :

- Thông tin về giới tính, trình độ văn hoá/ nghề nghiệp lứa tuổi của một cá nhân/ nhóm cá nhân là các đữ kiện phản ánh đặc điểm của các đối tượng trên

Sỏn phẩm & dich vu théng fin, thu vién

- Các tham số về nhiệt độ kết tình/ hoá lỏng / hoá hơi của một chất / hợp chất là các dữ kiện phản ánh đặc tính hoá - lý của chất / hợp chất đó

- Các số liệu về số dân , thành phần dân cư (chia

theo đân tộc, chủng tộc, tôn giáo, trình độ văn hoá, mức

sống ) của một cộng đồng/ khu vực địa lý là các đữ kiện phản ánh một phần trạng thái kinh tế - xã hội của

học Rõ ràng đó là một yêu tố.của trì thức khoa học , mà

6 day là trong lĩnh vực Chính trị kinh tế học

Sự phát triển của hoạt động thông tin đữ kiện là

quá trình và một hướng đa dạng hoá các sản phẩm thông tin, thư viện Nội dung của việc đa dạng hoá này

được thể hiện qua 2 khía cạnh chính :

+ một là, việc xử lý sêu vào nột dung của

đối tượng, nhằm có được các thông tin cụ thé va day du

về đối tượng ( tất nhiên điều đó còn phụ thuộc vào mục đích và góc độ tiếp cận đối tượng);

San pham & địch vụ thông fín, thư viện

đầy đủ, có lính hệ thống cao sẽ giúp cho các cơ quan

thông tin, thư viện có khả năng thực hiện loại dịch vụ

tư vân miột cách chủ động và có độ tin cậy cao ( xem thêm phan Dich tụ tư uấn, chương TTL)

Một số quá trình của thông tin dữ kiện có lién quan chặt chẽ , hơn nữa, đôi khi còn có sự tương tự so với các hoạt động nghiên cứu - triển khai, cũng như các hoạt động trong những lĩnh vực kinh tế, xã hội khác

Có thể coi quá trình thu thập , xử lý, hệ thống hoa trong

thông tin đữ kiện tương tự như quá trình xây dựng các

tư liệu hoa học của những người trực tiếp làm công tác nghiên cứu - triển khai

Phân loại dữ biện Để tổ chức được tốt hoạt

động thông tin dữ kiện, trong số những vấn đề phải

3

Sdn phém & dich vu théng tin, thư viện

quan tâm có việc phân loại dữ kiện Giéng nhu moi qua trình phân loại khác, việc phân loại đữ kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau : mục đích sử dụng thông tin của người dùng tin, đặc tính của dữ kiện được lưu trữ, phạm v1 sử dụng của đữ kiện

Dựa theo tính chất dữ liệu() của dữ kiện được

+ Dữ kiện được sử dụng trong một số lĩnh

vực hoặc chuyên ngành khoa học, kỹ thuật

San phdam & dịch vụ thông fin, thu vién

+ Dữ hiện được sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động, nhiều ngành khoa học, kỹ thuật ( trong đó có

cả các lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, các khoa học

tự nhiên, các khoa học kỹ thuật, các khoa học xã hội và nhân vẫn )

Trong quá trình tổ chức hoạt động thông tin di kiện, các kiểu phân chia trên đều rất cần được chú ý Bởi lễ, qua câc nhóm dữ kiện trên, có thể vạch ra một phương thức tổ chức thông tì dữ kiện phục vụ cho các quá trình xứ lý, lưu trữ và khai thác thông tin sau này được tết nhất, trên cơ sở xác định được tương đối chính xác hiệu quá kinh tế, tính hợp lý trong việc lựa chọn

phương an xây dựng các nguồn thông tin dit kiện cụ thể

Đặc biệt ở đây là tổ chức việc xử lý, lưu trữ cũng như

các bộ máy tra cứu và tìm kiếm đốt với các đữ kiện được

sĩ dụng trong nhiều lĩnh vực boạt động, nhiều ngành khoa học

Khác với thông tin thư mục về tài liệu - loại tổ chức thông tin đã quen thuộc và được thực hiện theo các chuẩn quốc gia và quốc tế ( ISBD, AACR, TCVN 4743-

89, ), tuy đối với những nhóm đối tượng quen thuộc và

phổ biến ( nHân sự cơ quan, xí nghiệp, loại sẵn phẩm cộng đồng dân cư ) người ta cũng đã nên ra một số tiêu chí cơ bản nhất cho việc tổ chức thông tín đữ kiện (ví dụ:

35

San phém & dich vu théng tin, thu vian

của thông tin về các đối tượng, việc xây dựng các tiêu

chuẩn chung cho việc xử lý các thông tin đữ kiện là rất khó khăn, phức tạp Việc tổ chức thông tin dữ kiện cần xuất phát từ những nhu cầu cụ thể của người dùng ti/nhóm người dùng tin khác nhau cùng quan tâm tới đối tượng xác định

San phém & dich vu théng tin, thu vian

CAU HOI VA BAI TAP CHUONG I

1: Trình bày các khái niệm về sản phẩm và dich vu thong tin thư viện

2 Nêu một số khái niệm về thông tin dữ kiện

36

Sởn phốm & dich vu théng tin, thu vién

CHUONG TI

SAN PHAM THONG TIN, THU VIEN

2.1 Các hệ thống tra cứu thủ công

Dưới đây là một cách trình bày và phân nhóm các loại hệ thống tra cứu thủ công

2.1.1 Hệ thống mục lục

a/ Khdi niệm

Hệ thống mục lục (hay thường được gọi là mục

luc) la tap hợp các đơn u‡‡ phiếu mục lục được sắp xếp

theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tỉn của một | một nhóm cơ quan thông tín, thư uiện

Một trong những chức nắng chủ yếu của mục lục

là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho, nên có thể nêu ra định nghĩa :

Sản phẩm & dịch vụ thông tin, thu vién

Đánh giá về vai trò, vị trí của mục lục đối với các cơ

quan théng tin, thu vién, M Bloomberg va G.E Evans

đã chỉ rõ :

"Äục lục - sản phẩm chủ yếu của quá trình biên

mục - là công cụ tra cứu quan trọng uào bậc nhất trong

thư uiện Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cở quan thông tin, thư uiện dù chỉ có trữ lượng tài

liệu ở mức trung bình, mà lợi thiếu hệ thống nuục lục."

[2,p.1451

Phiếu mục lục chính là một một phiếu miêu tả thư

mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài hiệu được phản ánh

Phạm vi bao quát hay đối tượng phân ánh của một

hệ thống mục lục là tài liệu dưới những hình thức khác nhau của một / một nhóm cơ quan thông tin, thư viện Ban đầu, những cơ quan này là các thư viện, nên chúng được gọi là muc lục thư uiện Trong trường hợp mục lục phần ánh tài liệu của một nhóm cơ quan, người ta gọi là mục lục liên hợp

Mục lục được thể hiện dưới những dạng sau :

38