Quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển công nghệ thông tin- đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển công nghệ thông tin- đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh

Trang 1

nhóm sinh viên: nguyễn văn nam

phạm văn mạnh nguyễn tú uyên

đề tài :quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng

cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm

đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên

chuyên ngành: công nghệ phần mềm

Giáo viên hớng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập

Niên khóa: 2003 - 2005

Trang 2

Lời nói đầu

Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệthông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau củaxã hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử ….CNTT đang là.CNTT đang lànhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xãhội và với tất cả chúng ta Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụngtrong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá,quản lý vật t….CNTT đang là và thực sự chiếm đợc lòng tin của khách hàng Tuy nhiên đểcho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kếphải hiểu đợc thực tế về công ty, doanh nghiệp….CNTT đang làmà mình thiết kế mô hìnhcơ sở dữ liệu để quản lý Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xáccao, việc lu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra Phầnmềm phải hoạt động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệuquả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty,doanh nghiệp

Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tếtheo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nốixuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại Với việc

áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin họcchúng ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trìnhphần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độchính xác và bảo mật cao Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ khôngthể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc Với những u điểm vàtính năng vợt trội đó chúng em đã chọn đề tài : “quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm ” làm đồ án tốt nghiệp

Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, cáctrung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầmquan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tácquản lý của mình

Trong suốt quá trình làm đề tài, chúng em xin trân thành cảm ơn thầy

giáo - tiến sĩ LÊ HUY THập đã tận tình chỉ bảo và nhà trờng đã tạo điều

kiện giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này Nhng do thời gian ngắn vàtrình độ có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài khôngtránh khỏi những thiếu xót, chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến

đóng góp và chỉ bảo của các thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốthơn

Chúng em xin trân thành cảm ơn!

Hà nội tháng 5-2005

Trang 3

Chơng 1.

khảo sát nghiệp vụ đề tàI

1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

1.1.1.Mục đích:

Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy

đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng đợc dự án mang tính khảthi nhất

1.1.2.Các bớc tiến hành khảo sát:

-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

-Xác định phạm vi của hệ thống mới

-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi

-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát

1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.

a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại

-Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cáchnhìn của nhà tin học

Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:

-Hiện tại và tơng lai

-Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi

-Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng

-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại

c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai

-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sựthiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản

lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao

-Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếukém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó

1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi.

-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kếhoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vàophạm vi của tổ chức:

+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty….CNTT đang là+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liêndoanh

+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp

Trang 4

+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đápứng các u tiên, hạn chế áp đặt

-Phác hoạ các giải pháp:

+Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án

+Có một định hớng trong triển khai dự án

-Số lợng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất

-Thiết bị ngoại vi, đờng truyền

-Khối lợng công việc, số ngời tham gia, thời gian của dự án

-Yêu cầu về chất lợng, thời hạn bảo hành

b.Dự trù về nhân lực

-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình

-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án

c.Dự trù về thiết kế

13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.

-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nớc, Xoắn ốc….CNTT đang là)

-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án

1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật t

1.4.1 Đặc điểm của hệ thống quản lý vật t.

a Phân cấp quản lý

-Hệ thống quản lý vật t là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tấtcả những thông tin về vật t, thiết bị….CNTT đang làđể từ đó có thể quản lý một cách dễdàng Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật

t đợc chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tinhọc vào công tác quản lý có nh vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới đợctăng lên

b.Luồng thông tin

-Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật t có những thông tin

đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhàcung cấp, thông tin vật t, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêucầu những thông tin này có tính chất thay đổi thờng xuyên nh vật t

-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vàothông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin vềkhách hàng, tình hình nhập xuất

-Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổnghợp để phục vụ công tác quản lý vật t, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản

lý của hệ thống Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịpthời

1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.

a Mô hình luân chuyển dữ liệu

-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật t có thể mô tả

các modul sau:

Trang 5

+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu.

+Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên

+Lập bảng biểu báo cáo

b.Cập nhật thông tin động

-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổnghợp nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý th-ờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao Khi thiết kế modul cần quantâm đến các yêu cầu sau:

+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động

+Giao diện màn hình và số lợng phải hợp lý, giảm tối đa các thaotác cho ngời cập nhật dữ liệu

+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp

+Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình

+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết

c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu

-Thông tin loại này không cần cập nhật thờng xuyên, nhng yêu cầu chủyếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cầnthiết

d.Lập báo cáo, in ấn

-Để thiết kế phần này đòi hỏi ngời quản lý nắm thật vững nhu cầu quản

lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo Vì thông tin sử dụng trong côngviệc này thuận lợi hơn do đã đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sự sai lệchcủa số liệu trong ngày ở phân này đợc giảm bớt

a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất

Là thông tin đợc tích luỹ thờng xuyên và cập nhật để phục vụ cho bàitoán quản lý Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải đợc loại bỏ Một điềucần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán Do vậy tacần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợptrùng lặp không nhất quán về thông tin đã đợc loại bỏ Chính mảng thôngtin cơ bản này sẽ tạo thành đối tợng thông tin của đối tợng điều khiển

b Nguyên tắc linh hoạt của thông tin

Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải cónhững công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời,dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản.Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thốngthông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn

c Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sửdụng máy tính Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhấtcủa hệ thống Để làm đợc việc này cần phải có phơng pháp thay thế giữaviệc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị nhbăng từ, đĩa từ , để đảm bảo việc truyền xuất thông tin đợc nhanh chóng.Việc này sẽ giảm bớt đi đợc thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máytính Nguyên tắc này vận dụng cả đa thông tin mới vào hệ thống Việc nàykhông những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn

đảm bảo độ tin cậy của thông tin



Trang 6

Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực

trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Có thể tách các dữ liệu này

-Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan,

nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sựviệc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lôhàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa

đơn v.v ) Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và

nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụcủa doanh nghiệp

Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục

đích chính:

- Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập cácchứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn ), lập các báo cáo, lập các bảnthống kê v.v

- Trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tincần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhngcũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại quyết

định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết định dựa trên trực giác)

Mỗi xử lý thờng áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ratheo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục

có thể đợc ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và nh vậy có

Trang 7

thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm,

ph-ơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi ), cũng có thể

đợc ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nớc( ví dụ quytắc tính thuế VAT, cách tính lơng và bảo hiểm xã hội v.v ) và nh vậy doanhnghiệp không đợc tùy tiện thay đổi

Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanhnghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp

Đầu ra có thể là:

- Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoàidoanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý SinhViên, báo cáo tài chính v.v ) đợc gọi là các kết quả ngoài

- Các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lýkhác( thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ) đ-

ợc gọi là các kết quả trong

Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ

môi trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào

đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựngnhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế -xã hội….CNTT đang là

2.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin

Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn.Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của

đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau.Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết

kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống

Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thìcông việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên Hay nói cách khác là dù

có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảosát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiệndữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì

2.2.1 Chiến lợc và khảo sát.

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhucầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thốngthông tin Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức

Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn:

- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án

- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện vàkhẳng định những kết quả thu đợc

- Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát

ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm,

để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm

đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề) Cũng ởgiai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ cóthể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc

Trang 8

Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các

đặc tả có cấu trúc Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồluồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong cácbớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích,

đối tợng khác nhau Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc( đặc biệt

là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phântích hệ thống Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quantrọng nhất Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏqua

a Phân tích chức năng

Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc Xác định rõ cáccông việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống Việcphân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra cácchức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năngcông việc Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tựgiải quyết các chức năng Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào cácchức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặtra

Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:

- Tên chức năng

- Mô tả có tính tờng thuật

- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

- Đầu ra của chức năng (dữ liệu)

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng

Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lạinhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích Sơ đồ chức năngsau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhucầu hệ thống

b Phân tích dữ liệu

Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng

mà hệ cần giải quyết Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu cócùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện Các thực thể trung gian sẽ sinh ratrong phần thiết kế Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ

bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích

c Phân tích ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liênquan đến hệ thống Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năngchính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ Phần bên ngoài

có thể là các tác nhân nh con ngời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của

hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống

Trang 9

(3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúpcho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng.

(4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tảthiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận nhữngtài liệu nh vậy

2.2.3 Thiết kế hệ thống

Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các môhình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng Giai đoạn này phụthuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn Kếtquả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức

Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựngtrong quá trình phân tích Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởimô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic Giai

đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành cácthiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module Trong giai đoạn thiết kế, có rấtnhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ

đều cần phải sử dụng Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽlàm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công

cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéodài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống.Ngời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúngxem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể

Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc:

- Xác định hệ thống máy tính

- Phân tích việc sử dụng dữ liệu

- Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cầnthiết, gộp nhóm các thành phần chức năng

Giai đoạn này gồm các bớc :

a Thi công:

- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các modulechơng trình

- Viết các câu lệnh sản sinh CSDL

- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn

b Tạo các CSDL kiểm tra

c Kiểm thử ch ơng trình

2.2.5 Cài đặt hệ thống

a Lập tài liệu h ớng dẫn sử dụng

b Chuyển đổi dữ liệu cũ

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệthống mới Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ

và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi Cơ chế chuyển đổi phải đợcthiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống

c Kiểm nghiệm, cài đặt

Trang 10

2.2.6 Bảo trì hệ thống

Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sửdụng

Công việc bảo trì bao gồm :

a Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi

b Sửa đổi, nâng cấp phiên bản

c Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12tháng Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng10% tổng giá trị hệ thống Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thôngqua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa

2.3 Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệthống đã dần đợc chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp,công nghiệp hóa hơn Các phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần

đợc hình thành và hoàn thiện Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoànthiện là sự ra đời của phơng pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp

đợc kết quả của các cách tiếp cận hớng chức năng và hớng dữ liệu và phơngpháp luận phân tích thiết kế hớng đối tợng

Một phơng pháp luận thông thờng đợc đặc trng bởi các yếu tố sau:

- Quy trình và phân đoạn các bớc tiến hành

động có thể thực hiện một cách song song Mỗi hoạt động có thể cung cấpnhững sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trớc đó Trong phântích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát,phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến hành một cáchsong song Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu trúcngày càng đợc phát triển

Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trongviệc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon giản vàhiệu quả của phơng pháp Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu

đợc đối với ngời phân tích và thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng phápnày Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễdàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các bớc trong quytrình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cầnthiết cho công việc thẩm định giám sát

Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế.Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả cáccông cụ này Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơngpháp phân tích thiết kế có cấu trúc là:

- Mô hình chức năng

- Mô hình dữ liệu

- Mô hình luồng dữ liệu

Trang 11

Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào

Hệ thống thực hiện những công việc gì?

Mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng(Business Functional Diagram viết tắt là BFD) Nội dung chính của BFD làsơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống

T tởng trên xuống (Top-Down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này Trớctiên các chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chứcnăng Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo

đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểuphân loại khác nhau Các nhóm chức năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thànhcác cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể Sơ đồ BFD đợc biểu diễn d-

ới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặcnhóm chức năng cụ thể

Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranhtổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc

b Mô hình dữ liệu

Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộcgiữa chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảngthuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệuhay trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?

Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệthống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống

là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống.Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trongcác công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD đểtạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích

ERD bao gồm 2 thành phần chính:

- Thực thể (Entity): Đợc ký hiệu bởi hình chữ nhật Một thực thể

tợng trng cho một tập hợp hay một đối tợng trong thế giới thực

- Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tợng trng cho sự liên kết

giữa các thực thể Mối liên kết đó đợc biểu diễn trên mô hình thực thểbằng đờng kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thờng gọi là chângà)

Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:

- Quan hệ một – một

- Quan hệ một – nhiều

- Quan hệ nhiều - nhiều

c Mô hình luồng dữ liệu

Trang 12

Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểu diễn bằngnhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệuhoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể.

Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống

d-ới dạng tĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dd-ới cáchnhìn động Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trìnhhoạt động của hệ thống Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động.Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tảluồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD).DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữliệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhấtcủa phân tích hệ thống có cấu trúc Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từmột quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chứcnăng khác Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nàocần phải có trớc khi thực hiện một chức năng hay một quá trình Nói cáchkhác, DFD đa ra một phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức nănghoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng

DFD bao gồm những thành phần sau:

- Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho

các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện Chức năng thay đổithông tin đầu vào theo một cách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sunghoặc tạo ra thông tin mới

- Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên Mũi tên

chỉ hớng ra của dòng thông tin Dòng dữ liệu liên kết các Processes vớinhau, tợng trng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thôngtin mà chúng biến đổi thành đầu ra

- Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song,

hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cầnphải lu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tácnhân truy nhập vào Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thìnhững thông tin này đợc tồn tại dới dạng file hay cơ sở dữ liệu

- Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên

ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúcvới hệ thống Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phầnsống còn của mọi hệ thống

- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên

trong hệ thống

DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và cácdữ liệu chính của hệ thống Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFDlại cha đợc đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu Hai công cụ đợc sửdụng để bổ khuyết cho DFD là:

- Từ điển dữ liệu: Data dictionary.

Trang 13

Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phântích viên và ngời sử dụng.

Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu chocách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình Trong quátrình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếptục phát triển, chi tiết hoá Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữchung giữa phân tích viên và lập trình viên

d Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.

Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệthống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thểsuy ra đợc một phần các mô hình còn lại Trong phơng pháp luận phân tíchthiết kế, cấu trúc các mô hình này đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cáchtiếp cận từ trên xuống Các mô hình thờng đợc xây dựng đồng thời, tuynhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút

(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD Thứ tự xây dựngnày thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lập trình Trong trờng hợpnày DFD (mô hình luồng dữ liệu) đợc sử dụng nh một công cụ minh hoạlàm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD( mô hình dữ liệu)

(2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, DFD lại

đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực Saukhi đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng

để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD

2.3.2 Phơng pháp phân tích thiết kế hớng đối tợng

Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phơngpháp phân tích và thiết kế hớng đối tợng Hệ thống đợc xây dựng bao gồm

các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tợng Mỗi đối tợng bao gói cả dữ

liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sửdụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lợng của hệ thống và làm tăng năngsuất hoạt động phân tích và thiết kế

Trang 14

Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể nh vậy thuộc tính

là thông tin cần quản lý dữ liệu

Trang 15

A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần

tử của A chỉ xác định đợc duy nhất một phần tử của B}

b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form:

Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu Yêu cầu của dạng chuẩnnày là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tạicác phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc mộtphần vào khoá

c Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form :

Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồngthời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, cóthể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp

d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:

Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồngthời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộchàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tínhkhoá

3.2 Các bớc xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic

Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quanniệm, đầu ra là một tập các quan hệ đợc chuẩn hoá:

Trang 16

Quá trình thiết kế logic

3.2.1 Biểu diễn các thực thể.

Trớc tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R đợc biểu diễn thành một quan

hệ Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan

hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ Một quan hệ có thể biểu diễn dới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một lợc

3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ

Một mối quan hệ đợc biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hìnhthoi là tên của quan hệ và đợc lối với các kiểu thực thể liên quan Biểu diễnmối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng nh bản số của quan hệ đó:

a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng

Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)

Biểu diễn các thực thể

Hợp nhất các quan hệ Biểu diễn các mối quan hệ

Chuẩn hoá các quan hệ

Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn)

Trang 17

Nh vậy quan hệ ĐƠNHàng đợc biểu diễn bằng cách thêm khoá chínhcủa quan hệ tơng ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tơng ứng với phíanhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.

b.Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệbậc 3 trở lên

Nh vậy quan hệ mới sinh ra sẽ đợc biểu diễn có dạng là:

VậnchuyểN(MãNCC, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlợng)

3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.

Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thànhcác quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc

Quá trình chuẩn hoá thờng gồm một số bớc tơng ứng với một dạngchuẩn:

(1) Quan hệ ch a chuẩn hoá:

-Quan hệ cha chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp

Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng, Tênhàng,

Đơnvị, Sốlợng)

(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1:

-Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp

-Tách một quan hệ cha chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1

+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng +Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính

Trang 18

-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3:

+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tínhcầu

+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

-Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:

+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển

-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:

+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính

và phần khoá xác định chúng

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị

Nh vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lợt từng quan hệ và kiểmtra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trớc hết ta phải xác định các phụ thuộc hàm

và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lợt các chuẩn đối với quan

hệ

Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:

3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.

Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác

định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đótiến hành tích hợp dữ liệu Trong quá trình tích hợp dữ liệu thờng gặp một

số vấn đề nh: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực thểchính và thực thể con

đa trị

Phân rã loại

dị th ờng

Chuẩn BCNF

Chuẩn 4

Chuẩn 5 Tách

phụ thuộc

bộ phận

Tách phụ thuộc hàm không chứa khoá dự tuyển

Chuẩn

1

Chuẩn 2

Tách phụ thuộc bắc cầu

Trang 19

Trong một số trờng hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhng cócùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể Những thuộctính nh vậy gọi là đồng nghĩa.

Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuậnvới ngời dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa khác.b.Đồng danh:

Trong nhiều trờng hợp khác nhau, một thuộc tính đợc gọi là đồng danhnếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khácnhau

Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho nhữngthuộc tính đó

c.Phụ thuộc bắc cầu:

Khi hai quan hệ chuẩn 3 đợc hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có thểnảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng cáchtách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên

Chơng 4.

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t.

4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.

4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.

Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trờng Đại học quốc gia TP Hồ ChíMinh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan

Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội Đây là một trong những Trung Tâm có bề dàythành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học Với đội ngũgiáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã

đào tạo đợc một đội ngũ kỹ s, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện

đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc Hiện nay Trung Tâm cókhoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinhcác khoá mới Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo màcòn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật t, thiết bị tin học.Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành hoạt

động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:

Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinhdoanh trong tháng hay trong quý Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính vềhoạt động kinh doanh của Trung Tâm Các thông tin về việc mua, bán vật t

sẽ đợc xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập Phòng kế toántổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập

ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý Trên các số liệu báo cáo đóphòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tàichính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao.Phòng vật t là nơi quản lý các vật t thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàngtháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật t lên cấp trên Phòng kỹ thuật cótrách nhiệm kiểm tra vật t thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảotrì thiết bị cho khách hàng

-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:

Ban Giám Đốc

Phòng kế toánPhòng

kinh doanh

Phòng vật

t Phòng kỹ thuậtPhòng

đào tạo

Trang 20

4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản

lý vật t tại Trung Tâm phát triển CNTT.

Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thờng phải nhập, xuất hàng hoávới số lợng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng

và nhanh chóng Hiểu đợc tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối vớicông tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đa công nghệ thôngtin vào công tác quản lý tại Trung Tâm

4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.

Số lợng vật t thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu nh không quản

lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật t thiết bị Mỗilần xuất hay nhập vật t thiết bị là lại có một hoá đơn lu trữ, nh vậy chỉ tínhtrong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật t thiết bị thì số lợng hoá

đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán hay ngời phụ trách về giấy tờ sổ sách khôngcẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hởng đếnhoạt động kinh doanh củaTrungTâm Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá

đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báocáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn

4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy tính.

Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựatrên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngờilập trình có thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thuthập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quảnlý

Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản

lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máytính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tìnhhình xuất nhập vật t thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cungcấp….CNTT đang là, theo yêu cầu của ngời sử dụng

Trang 21

Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:

4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật t

4.2.1.Phát biểu bài toán:

Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàngkhác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử….CNTT đang làCác mặthàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Mỗi lần nhập hàng bộphận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá củanhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đếnnhà cung cấp Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viếtphiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cungcấp thông qua hoá đơn

Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm traxem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không Nếu hếthàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viếtphiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán đểthu tiền của khách

Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất củaTrung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý.Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lậpbáo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửiban lãnh đạo

Dữ liệu đầu vào:

Các hoá đơn nhập, xuấtCác thông tin yêu cầu

Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra

Máy tính xử lý thông tin đ a số liệu đầu ra

Dữ liệu đầu ra:

Các báo cáo mà ng ời sử dụng yêu cầu

Trang 22

(2). Chức năng viết phiếu nhập kho.

-Ngời sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giaohàng của nhà cung cấp

Nút Thêm“ ” : Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phépcập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin nh: Sốphiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thànhtiền

Nút “Không :” Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thìnhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách

Nút “Ghi” : Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi

nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phíadới

Nút Đầu : “ ” Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếunhập

Trang 23

Nút “Sau” : Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Nút Tr“ ớc : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghihiện hành

Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát“ ” : Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc

(3). Chức năng lập danh sách nhà cung cấp

-Cho phép ngời sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lêndanh sách và lu vào bảng Nhacungcap

Nút “Thêm : ” Chơng trình cho phép cập nhật thêm một nhà cungcấp mới

Nút “Tìm kiếm” : Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung

cấp Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phépbạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt

đầu tìm kiếm v kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạnà kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạncần

Nút “Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vịtrí con trỏ

Nút “ Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng

Nút “Sau” : Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

Nút “Trớc “:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

Nút “Cuối” :Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát“ ” :Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc

(4). Chức năng lập danh sách hàng

-Cho phép ngời sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng đợcnhập vào kho của Trung tâm

Nút “Thêm : ” Chơng trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàngmới

Nút “Tìm kiếm” : Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt

hàng Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phépbạn chọn mã vật t cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìmkiếm v kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần.à kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn

Nút” Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vịtrí con trỏ

Nút “ Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng

Nút “Sau” : Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

Nút “Trớc “:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

Nút “Cuối” :Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát“ ” :Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc

b.Chức năng xuất hàng

(1). Chức năng nhận đơn đặt hàng

-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ kiểm tra cácmặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp chokhách

Trang 24

Nút “Không :” Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thìnhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.

Nút “Ghi : ” Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin hoá đơn vừa cậpnhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp listbox phía dới

Nút In hoá đơn“ ” : Khi đợc kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá

đơn bán vừa cập nhật

Nút “Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vịtrí con trỏ

Nút “Đầu :” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng

Nút “Sau :” Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp

Nút “Trớc :” Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành

Nút “Cuối :” Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát :“ ” Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc

(3). Chức năng viết phiếu xuất kho

-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng sẽ viết phiếuxuất kho đa cho khách đến kho nhận hàng

Nút Thêm“ ” : Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phépcập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu,Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền

Nút Đầu : “ ” Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếuxuất

Nút “Sau” : Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Nút Tr“ ớc : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghihiện hành

Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát“ ” : Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc

(4). Chức năng lên danh sách khách hàng

-Dựa vào thông tin hàng đã có ngời sử dụng có thể nhập các thông tin

về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này

Nút “Thêm : ” Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cậpnhập thêm một khách hàng mới

Nút “Không :” Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêmthì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách

Nút “Ghi : ” Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin khách hàng vừacập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuốnghộp list box phía dới

Nút “Tìm kiếm” : Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách

hàng, Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phépbạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầutìm kiếm

Trang 25

Nút “Xoá” : Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị

trí con trỏ

Nút “Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng

Nút “Sau : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp

Nút “Trớc :” Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành

Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

Nút Thoát : “ ” Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc

c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

(1). Chức năng lập sổ theo dõi nhập

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã nhập từcác nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờthông tin từ phiếu nhập

(2). Chức năng lập sổ theo dõi xuất

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã xuất chokhách theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từphiếu xuất

(3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc tình hình doanh thu củaTrung Tâm theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn biết nhờ vào cáchoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng

d.Chức năng lập báo cáo.

(1). Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất

-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà ngời sử dụng có thể lập đợc báocáo chi tiết về số lợng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửilãnh đạo

(2). Chức năng lập báo các hàng tồn

-Dựa vào số lợng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất ngời

sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng còn tồn kho trongtháng , trong quý gửi lãnh đạo

(3). Chức năng lập báo các doanh thu

-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu ngời sử dung có thể lập đợc báo cáo vềtình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo

*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:

-Biểu thị cho chức năng:

Ký hiệu:

Chức năng đợc hiểu là khâu biến đổi thông tin

-Biểu thị cho dòng dữ liệu:

Ký hiệu:

Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra

Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đờng luân chuyển

-Biểu thị cho kho dữ liệu:

Ký hiệu: Tên kho dữ liệu

Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý

-Biểu thị cho tác nhân ngoài:

Ký hiệu:

Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức nằmbên ngoài hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác địnhdanh giới hệ thống

B.Biểu đồ luồng dữ liệu.

Xử lýTT

Tên chức năng

Trang 26

Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý vàtrao đổi thông tin giữa các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) đợc chialàm 3 mức :

-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự

trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):

Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:

Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửilại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà hệ thống cần mua

Đồng thời khi hệ thống nhận đợc yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệthống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà khách cầnmua

Trang 27

Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:

Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cungcấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này lu hoá đơn mua vàokho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và luphiếu nhập vào kho phiếu nhập Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách cácnhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phậnnày sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lu hoá đơn vào kho hoá đơnbán Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và luphiếu vào kho phiếu xuất Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách kháchhàng và lu vào kho danh sách khách hàng

Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ cáckho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết đợc số lợnghàng nhập, số lợng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lu lần lợt vào cáckho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu

Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộphận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõixuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về lợng hàng nhập vàxuất, báo cáo về lợng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo

-Mức 2(Mức dới đỉnh):

Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năngnhỏ trong từng chức năng lớn

*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng

Trang 28

Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng nhập hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1 mức dới đỉnh:

Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửiyêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phậnnày hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này sẽ lu hoá đơn vào kho hoá đơnmua đồng thời gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng

Bộ phận lập danh sách hàng sẽ lu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.Sau khi nhận đợc những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cungcấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhàcung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp

Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá đơntrong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhàcung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lu phiếu vào kho phiếunhập

*BLD định nghĩa chức năng 2: Chức năng xuất hàng.

Trang 29

Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng xuất hàng.

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộphận này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập danh sách khách hàng

đồng thời gửi thông tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoá đơn bán hàng.Bộphận lập danh sách khách hàng sẽ lên danh sách khách hàng và lu vào khodanh sách khách hàng

Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận đợc thông tin về đơn hàng

sẽ lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lu hoá đơn vào kho hoá

đơn bán

Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàngtrong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viếtphiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu phiếu vào kho phiếu xúât

*BLD định nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

Trang 30

Hình 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

Lãnh đạo gửi yêu cầu xuống các bộ phận, các bộ phận sẽ có tráchnhiệm thống kê Bộ phận lập sổ theo dõi nhập sẽ tổng hợp thông tin từ cácphiếu nhập trong kho phiếu nhập để thống kê lợng hàng nhập và lu vào kho

sổ theo dõi nhập Bộ phận lập sổ theo dõi xuất tổng hợp thông tin từ cácphiếu xuất hàng trong kho phiếu xuất để thống kê lợng hàng đã xuất chokhách và lu vào sổ theo dõi xuất Cuối cùng bộ phận lập sổ theo dõi doanhthu sẽ dựa trên các hoá đơn mua và hoá đơn bán trong kho hoá đơn mua vàkho hoá đơn bán để tính doanh thu trong tháng, trong quý và lu vào sổ theodõi doanh thu

*BLD định nghĩa chức năng 4: Chức năng lập báo cáo.

Trang 31

Hình 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh - Chức năng lập báo cáo.

Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống các bộ phận Bộ phận lập báo cáonhập, xuất sẽ tổng hợp thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất trongkho sổ theo dõi nhập và kho sổ theo dõi xuất để thống kê báo cáo về lợnghàng nhập, xuất gửi lãnh đạo đòng thời lu vào kho danh sách hàng nhập,xuất

Bộ phận lập báo cáo hàng tồn cũng dựa vào thông tin từ sổ theo dõinhập, sổ theo dõi xuất và danh sách những mặt hàng còn tồn kho của quýtrớc để thống kê báo cáo lợng hàng tồn kho của quý này gửi lãnh đạo đồngthời lu vào kho danh sách hàng tồn

Bộ phận lập báo cáo doanh thu dựa trên sổ theo dõi doanh thu hàngtháng trong kho sổ theo dõi doanh thu để lập báo cáo về tình hình doanh thucủa Trung Tâm trong quý gửi lên lãnh đạo và lu vào bảng doanh thu

4.2.4.Phân tích về dữ liệu.

-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cầnthiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể Một hệthống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh d thừa dữ liệu, tránhtrùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu

a.Xác định các thực thể

Trang 32

Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần lu trữnhững thực thể sau:

+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngàylập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lợng,

+Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã vật

t, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng, Đơn giá

c.Biểu diễn các liên kết của thực thể:

Trang 34

d.Xác định các mối quan hệ.

-Để xác định mối quan hệ giã các thực thể và thuộc tính ta phải trả lời cáccâu hỏi nh: Ai?, Cái gì?, Bao giờ?, Bằng cách nào?, ở đâu?, Bao nhiêu?….CNTT đang là.-Chẳng hạn nh các quan hệ:

Nhập

Cái gì? Vật t

Của ai? Nhà cung cấp

Bao giờ? Ngày nhập

Bằng cách nào? Số phiếu

Bao nhiêu? Số lợng, Đơn giá

ở đâu? Địa chỉ nhà cung cấp

Trang 35

e.ChuÈn ho¸ c¸c quan hÖ.

-§Ó chuyÓn m« h×nh E-R sang m« h×nh quan hÖ ta ph¶i chuÈn ho¸ mét

sè quan hÖ cha ë d¹ng chuÈn T¸ch nh÷ng quan hÖ cha thuéc d¹ng chuÈnthµnh nh÷ng quan hÖ míi kh«ng cßn thuéc tÝnh lÆp….CNTT ®ang lµ

-Trong hÖ thèng qu¶n lý vËt t cã nh÷ng quan hÖ sau cha ë d¹ng chuÈn taph¶i chuÈn ho¸: