BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC

Xu hướng nền kinh tế hiện nay trên thế giới là tập trung vào các ngành dịch vụ. Trong đó,bảo hiểm là ngành dịch vụ phát triển khá toàn diện và có những bước đáng kể cả về quy mô, tốc độ và phạm vu hoạt động. Bảo hiểm không những đảm bảo ổn định tài chính cho các cá nhân, gia đình, tổ chức, doanh nghiệp,.. mà còn là một kênh huy động vốn hiệu quả cho nền kinh tế. Kinh tế càng phát triển, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao thì nhu cầu bảo hiểm càng lớn và các loại hình bảo hiểm càng đa dạng. Và bảo hiểm xe cơ giới ra đời là một điều tất yếu. Là sản phẩm dịch vụ nên nếu muốn thu hút và có được khách hàng tạo lập cho mình một vị thế riêng trên thị trường thì khâu khai thác là một khâu có vai trò hết sức quan trọng. Nhận biết được điều đó, trong thời gian thực tập tại Phòng kinh doanh 8 Công Ty Bảo hiểm Bưu Điện Âu Lạc, em đã hoàn thành báo cáo tổng hợp này. Em xin chân thành cám ơn Phòng kinh doanh 8 Công Ty Bảo hiểm Bưu Điện Âu Lạc đã giải thích, cung cấp cho em những tài liệu, kiến thức về nghiệp vụ và giúp đỡ em tìm kiếm các tài liệu có liên quan khác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP

CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC

Sinh viên: Trần Ngọc Hiệp

Lớp: Quản lý kinh tế 58B

Mã SV: 11161778

Giảng viên hướng dẫn: TS Đoàn Thị Thu Hà

Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2019

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN VÀ CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC 5

1.1.Sự hình thành và phát triển 5

1.2.Cơ cấu tổ chức 6

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM VẬT CHẤT XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC 8

2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh (2016-2018) 8

2.2 Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PTI Âu Lạc 9

2.2.1 Công tác khai thác 9

2.2.1.1 Kênh phân phối 10

2.2.1.2 Quy trình khai thác 10

2.2.1.3 Kết quả khai thác 17

2.2.2 Công tác đề phòng và hạn chế tổn thất 21

2.2.3 Công tác giám định 23

2.2.3.1 Các bước giám định 23

2.2.3.2 Tình hình thực hiện công tác giám định 24

2.2.4 Công tác bồi thường 25

2.2.4.1 Quy trình bồi thường 25

2.2.4.2 Tình hình thực hiện công tác bồi thường 31 KẾT LUẬN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

KDBH Kinh doanh bảo hiểm

Tổng công ty Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Bưu điện

GYCBH Giấy yêu cầu bảo hiểm

GCNBH Giấy chứng nhận bảo hiểm

LỜI MỞ ĐẦU

Xu hướng nền kinh tế hiện nay trên thế giới là tập trung vào các ngành dịch vụ Trong đó,bảo hiểm là ngành dịch vụ phát triển khá toàn diện và có những bước đáng kể cả về quy mô, tốc độ và phạm vu hoạt động Bảo hiểm không những đảm bảo ổn định tài chính cho các cá nhân, gia đình, tổ chức, doanh nghiệp, mà còn là một kênh huy động vốn hiệu quả cho nền kinh tế Kinh tế càng phát triển, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao thì nhu cầu bảo hiểm càng lớn và các loại hình bảo hiểm càng đa dạng Và bảo

hiểm xe cơ giới ra đời là một điều tất yếu

Là sản phẩm dịch vụ nên nếu muốn thu hút và có được khách hàng tạo lập cho mình một vị thế riêng trên thị trường thì khâu khai thác là một khâu có vai trò hết sức quan trọng Nhận biết được điều đó, trong thời gian thực tập tại Phòng kinh doanh 8 Công Ty Bảo hiểm Bưu Điện Âu Lạc, em đã hoàn thành

báo cáo tổng hợp này

Em xin chân thành cám ơn Phòng kinh doanh 8 Công Ty Bảo hiểm Bưu Điện Âu Lạc đã giải thích, cung cấp cho em những tài liệu, kiến thức về nghiệp

vụ và giúp đỡ em tìm kiếm các tài liệu có liên quan khác

Em cũng xin chân thành cám ơn TS Đoàn Thị Thu Hà đã nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập cũng như hoàn thành bài viết này.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN VÀ CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC

1.1.Sự hình thành và phát triển

a) Tổng công ty Bảo hiểm Bưu Điện (PTI)

Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện (PTI) được thành lập ngày

01/08/1998 gồm 3 cổ đông sáng lập đều là những tổ chức kinh tế lớn của nhà nước,

có tiềm năng, uy tín ở cả trong và ngoài nước

Bảng 1.1:Danh sách các cổ đông sáng lập của Tổng công ty Bảo hiểm Bưu Điện (PTI)

(Nguồn: Trang chủ tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện (PTI))

Là Nhà bảo hiểm đầu tiên tại Việt Nam hoạt động theo mô hình cổ phần, luôn luôn không ngừng lớn mạnh, và đã có được một hình ảnh, một niềm tin thực sự trong tâm trí khách hàng, từ khi thành lập đến nay Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện (PTI) phấn đấu trở thành 1 trong 3 đơn vị dẫn đầu trên thị trường Việt Nam về bảo hiểm phi nhân thọ

Sau gần 20 năm hoạt động công ty đã xây dựng một đội ngũ trên 2000 cán

bộ nhân viên năng động được đào tạo cơ bản, có trình độ chuyên môn tốt làm việc tại 47 công ty thành viên và trên 3420 đại lý trên toàn quốc Với một mô hình doanh nghiệp đang được Nhà nước khuyến khích, ủng hộ, với một chính sách về phí bảo hiểm, và đặc biệt là sự phục vụ hiệu quả, tận tình chu đáo, Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện (PTI) đã có được một hình ảnh, một niềm tin thực sự trong tâm trí khách hàng

b) Công ty Bảo hiểm Bưu Điện

Công ty Bảo hiểm Bưu điện Âu Lạc là đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện (PTI)

Là một doanh nghiệp trẻ mới thành lập ngày 03/04/2016, sau hơn 3 năm hoạt động PTI Âu Lạc được xem là đơn vị trẻ năng động nhất hệ thống với đội ngũ nhân

sự gần 40 người trẻ trung, ham học hỏi, đầy nhiệt huyết đã giúp PTI Âu Lạc luôn tăng trưởng vượt bậc qua các năm

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức Công ty bảo hiểm PTI Âu Lạc

P HÀNG HẢI P CON NGƯỜI P XE CƠ GIỚI

P KINH DOANH 6

P KINH DOANH 4

P KINH DOANH 7

P KINH

DOANH 2

P KINH DOANH 8

P TÀI SẢN

- KỸ THUẬT

Nhìn vào mô hình tổ chức, ta có thể thấy sự phân cấp nhiệm vụ, chức năng khá rõ ràng và hợp lý 6 phòng kinh doanh ngoài việc quản lý và hỗ trợ đại lý, còn đảm nhiệm bán tất cả các sản phẩm mà công ty cung cấp Điều đó cũng dễ hiểu bởi

vì thị trường bảo hiểm hiện nay có sự cạnh tranh vô cùng gay gắt, mỗi một khách hàng cũng đều rất quan trọng, mang lại doanh thu, mang lại thị phần cho doanh nghiệp Tận dụng một cách tối đa các mối quan hệ sẵn có (thị trường bán lẻ) chính là cách các doanh nghiệp đang sử dụng để “tích tiểu thành đại” Nhưng có 1 vấn đề: tính chuyên nghiệp của các phòng khai thác là không cao Khi gặp khách hàng lớn, hợp đồng lớn, hợp đồng bao thì họ sẽ cần tới sự trợ giúp từ phía phòng nghiệp vụ

Ví dụ: trong trường hợp đấu thầu, những thủ tục, giấy tờ cần phải có hay cách đóng gói hồ sơ thầu, đều được thực hiện theo hướng dẫn từ phòng nghiệp vụ

Phòng Tài chính – Kế toán: thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Nhà nước, Tổng công ty, tham mưu giúp Giám đốc về công tác quản lý tài chính, quản lý ấn chỉ,

Phòng Hành chính – Tổng hợp: tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, kế hoạch kinh doanh, hành chính quản trị, thi đua – khen thưởng, thực hiện công tác sao lưu dữ liệu đảm bảo an toàn và bí mật,…

Ngoài ra công ty còn có 2 sự trợ giúp trực tiếp từ:

Ban Công nghệ (thuộc Tổng công ty) đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của công ty hoạt động an toàn, bảo mật và hiệu quả

Trung tâm bồi thường ô tô của Tổng công ty ở Hà Nội

Bên cạnh đó, công ty có bộ máy hoạt động tinh giản, tiết kiệm lao động, mỗi phòng ban chỉ sử dụng một số lượng lao động không nhiều song vẫn đem lại hiệu quả công việc cao Một ưu điểm nữa dễ nhận thấy là trình độ lao động khá cao, tỉ lệ lao động có trình độ từ đại học trở lên chiếm đại đa số (76,92%), đặc biệt toàn bộ cán bộ chủ chốt của công ty đều có trình độ trên đại học Đây là lợi thế lớn bởi nguồn nhân lực chất lượng cao là một trong những yếu tố hàng đầu làm nên thành công của công ty

Bảng 1.2 Cơ cấu lao động tại PTI Âu Lạc (2018) (Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp)

Chỉ tiêu Số lượng( người) Tỷ lệ (%)

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM VẬT

CHẤT XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN ÂU LẠC

2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh (2016-2018)

PTI Âu Lạc là công ty thành viên nên chỉ được phép kinh doanh các nghiệp

vụ bảo hiểm gốc, việc tiến hành kinh doanh tái bảo hiểm và thực hiện các hoạt động đầu tư khác sẽ không được thực hiện

Các khoản phải chi hàng năm của công ty bao gồm: chi đề phòng và hạn chế tổn thất, chi giám định, bồi thường, chi quản lý, chi hoa hồng,… trong đó chi bồi

thường luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất Mặc dù các khoản phải chi mỗi năm rất nhiều

song trong thời gian hoạt động vừa qua công ty luôn thu được khoản lợi nhuận

không nhỏ Kết quả kinh doanh của PTI Âu Lạc trong 3 năm qua được thể hiện qua

bảng sau:

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của PTI Âu Lạc (2016 – 2018) - Đơn vị: Tỷ đồng

Nguồn: Tổng hợp từ các Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh năm của công ty

Nhìn vào bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của công ty trong 5 năm qua tương đối tốt Tăng trưởng về mặt doanh thu tuy không cao nhưng có sự ổn định, tốc

độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 2016-2018 là 13,15% và vẫn cao hơn tốc độ tăng trưởng bình quân toàn thị trường bảo hiểm phi nhân thọ giai đoạn 2016-2018

(12,67%) Mặc dù chi phí hàng năm cũng tăng lên song điều đó hoàn toàn phù hợp với thực tế bởi khi số lượng hợp đồng bảo hiểm càng tăng thì xác suất xảy ra rủi ro cũng càng lớn, đồng thời với đó là sự tăng lên của các chi phí khác như chi khai thác, chi hoa hồng, chi đề phòng hạn chế tổn thất Nhưng hoạt động kinh doanh vẫn

có lãi Nhờ đó mà trong những năm qua, đời sống của cán bộ nhân viên đã được tăng lên rõ rệt, thu nhập bình quân đầu người tăng trên 6% mỗi năm Có được kết quả này là nhờ sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ nhân viên trong suốt thời gian qua

2.2 Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PTI Âu Lạc

2.2.1 Công tác khai thác

Khai thác bảo hiểm là khâu đầu tiên trong quy trình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm, nó có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp bảo hiểm nói chung và nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới nói riêng Nguyên tắc hoạt động của bảo hiểm là quy luật “số đông bù số ít” Chỉ khi số lượng xe đủ lớn tham gia bảo hiểm thì mới hình thành được một quỹ tiền tệ tập trung chi trả cho chủ xe khi tai nạn xảy ra và bù đắp các chi phí Vì vậy khâu khai thác có ảnh hưởng quyết định đến

doanh thu và lợi nhuận từ đó ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty nói chung và nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới nói riêng

2.2.1.1 Kênh phân phối

Công ty hiện sử dụng hai kênh khai thác chủ yếu là: khai thác trực tiếp và khai thác gián tiếp qua đại lý Trực tiếp ở đây có nghĩa là các cán bộ bảo hiểm của công ty (văn phòng ở công ty hoặc văn phòng đại diện ở các quận Long Biên, Thanh Xuân, Hoàng Mai,…) tìm nguồn, gặp gỡ và tiếp cận khách hàng Kênh này có ưu điểm là: các hợp đồng khai thác thường có giá trị lớn do mối quan hệ rộng của cán

bộ nhân viên bảo hiểm; tiết kiệm nhân sự Hơn nữa, các cán bộ nhân viên là những người được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên các hợp đồng được thực hiện luôn có độ tin cậy cao và ít xảy ra tranh chấp Tuy nhiên, cán bộ nhân viên không chỉ thực hiện công việc khai thác mà còn phải đảm nhiệm các công việc quản lý khác nên thời gian không nhiều và địa bàn hoạt động cũng hạn chế, hơn nữa số lượng cán bộ nhân viên của toàn chi nhánh cũng không nhiều (52 người) nên không thể đảm nhận hết khối lượng công việc của hoạt động khai thác Song song với việc khai thác trực tiếp, chi nhánh còn kết hợp cả kênh khai thác gián tiếp thông qua hệ thống đại lý giúp mở rộng thị trường, thúc đẩy bán hàng nhanh chóng Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tìm đến với các sản phẩm của mình, tiết kiệm được chi phí, giảm thời gian

Hệ thống đại lý mà công ty đang sử dụng bao gồm các đại lý là cá nhân và các đại lý là tổ chức như ngân hàng (VP Bank, Vietcombank,…); showroom ô tô (Toyota Mỹ Đình, Giải Phóng, Long Biên,…); các garage sửa chữa (garage Long

Vũ, Quang Đức, Nhật Việt,…) Hiện nay công ty có khoảng 159 đại lý Các đại lý này được đào tạo theo chương trình đào tạo đại lý do PTI Âu Lạc tổ chức và được sát hạch dưới sự giám sát của Bộ Tài chính Tuy nhiên đa phần đại lý là những người chuyển từ các ngành, lĩnh vực khác sang, trước đó họ chưa có kiến thức

chuyên môn về bảo hiểm nên với thời gian đào tạo tương đối ngắn (40 giờ) chỉ có thể đem lại cho họ cái nhìn tổng quan về bảo hiểm cũng như những kiến thức sơ lược nhất Điều đó dẫn đến một thực tế là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một số đại lý còn khá hạn chế, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc và trong một số trường hợp còn gây mất lòng tin của khách hàng khi thực hiện tư vấn các nghiệp vụ phức tạp Tuy nhiên nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới vẫn thu hút nhiều đại lý tham gia nhất bởi tính chất đơn giản và gần gũi đối với cuộc sống

2.2.1.2 Quy trình khai thác

a/ Quy trình khai thác thông thường

Bước 1: Tiếp thị, tìm kiếm, xử lý thông tin khách hàng

Khai thác viên (KTV) có trách nhiệm cung cấp thông tin cho Chủ xe, tiếp nhận thông tin từ Chủ xe và xử lý thông tin, tất cả phải được cập nhật vào sổ ghi thông tin theo mẫu

Khi nhận thông tin yêu cầu từ Chủ xe, KTV cần hướng dẫn Chủ xe kê khai đầy đủ mọi thông tin trong giấy yêu cầu bảo hiểm (GYCBH) theo mẫu và cung cấp các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng như Quy tắc bảo hiểm, điều kiện bổ sung

Khuyến cáo khách hàng về việc GCNBH/ HĐBH sẽ không có giá trị một phần hoặc toàn bộ trong trường hợp khách hàng kê khai sai hoặc không khai báo các chi tiết quan trọng có liên quan đến rủi ro yêu cầu bảo hiểm, đối tượng được yêu cầu bảo hiểm Thời gian thực hiện: ngay sau khi nhận được thông tin từ Chủ xe

Bước 2: Phân tích tìm hiểu và đánh giá rủi ro

Tất cả các thông tin của KTV khi đánh giá rủi ro đều được điền vào mẫu GYCBH, đây là căn cứ thông tin ban đầu rất quan trọng trong công tác khai thác bảo hiểm xe cơ giới, KTV phải hiểu rõ nội dung để hướng dẫn Chủ xe ghi chép đầy đủ chính xác các thông tin trong GYCBH làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro và có thể đưa ra mức chào phí bảo hiểm phù hợp

Trong quá trình phân tích, đánh giá rủi ro, quan trọng nhất là phải kiểm tra xe khi được yêu cầu bảo hiểm KTV bắt buộc phải kiểm tra chi tiết xe và ghi đầy đủ thông tin tại phần kiểm tra chi tiết xe trước khi cấp đơn bảo hiểm KTV chịu trách nhiệm pháp lý trước Công ty về tính xác thực, Lãnh đạo các Đơn vị khai thác chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra quá trình này Các nội dung tiến hành kiểm tra xe bao gồm:

- Chụp ảnh xe: chụp ít nhất 5 ảnh: mặt trước, mặt sau, 2 sườn xe và số khung

- Ảnh chụp phải thấy rõ biển số xe, số khung và các tổn thất phát sinh trước khi tham gia bảo hiểm (nếu có)

- Ảnh chụp phải là ảnh nàu, đảm bảo rõ nét khi được phóng to tối thiểu là cỡ A5

- Ảnh chụp dạng kỹ thuật số phải được bàn giao lại cho Trung tâm bồi

thường xe không muộn hơn 5 ngày kể từ ngày chụp ảnh (ảnh phải là ảnh gốc)

- Kiểm tra giấy tờ của xe, đối chiếu số khung/số máy trên giấy đăng ký với số khung/số máy thực tế của xe

- Kiểm tra hiện trạng của xe: bên ngoài (các dấu vết trầy xước, hư hỏng, bẹp vỡ), bên trong (nội thất, bảng đồng hồ, động cơ), tính năng hoạt động (khởi động, vận hành xe, )

Ngoài các thông tin trên GYCBH, KTV đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếp xúc trực tiếp Chủ xe, tìm hiểu thêm về doanh nghiệp bảo hiểm từng tham gia, tình hình tổn thất năm trước đó Khi Chủ xe yêu cầu bảo hiểm theo những điều kiện bổ sung hoặc trong một số trường hợp đặc biệt, KTV cần phải chú ý hơn đến việc đánh giá rủi ro trước khi chấp nhận bảo hiểm Các Đơn vị nên thường xuyên truy cập website

của Cục đăng kiểm Việt Nam (www.vr.org.vn) để xác định những xe quá niên hạn cũng như thông tin về kiểm định xe cơ giới nhằm phục vụ việc khai thác bảo hiểm

Khi đã có các số liệu của Chủ xe, KTV có thể tư vấn cho Lãnh đạo Phòng khai thác, Lãnh đạo Đơn vị về chính sách khách hàng, công tác quản lý rủi ro, kiểm tra các thông tin, số liệu liên quan đến các rủi ro yêu cầu bảo hiểm và đối tượng được bảo hiểm

Từ chối chào phí đối với các khách hàng: không có quyền lợi có thể được bảo hiểm; kê khai không trung thực các thông tin về rủi ro yêu cầu bảo hiểm và đối tượng được bảo hiểm khi đối chiếu với các thông tin thu được trong quá trình kiểm tra xe trực tiếp

Thời gian thực hiện: không quá 1 ngày kể từ khi thu thập đầy đủ các thông tin

Bước 3: Xem xét đề nghị bảo hiểm

Sau khi có đầy đủ các thông tin Chủ xe cung cấp trong GYCBH, kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và các số liệu thống kê, chính sách khách hàng sẽ tiến hành tính toán mức phí phù hợp cho Chủ xe

Trường hợp phải tham khảo phí bảo hiểm của các công ty khác thì cần giải thích rõ cho Chủ xe biết với mức phí, mức trách nhiệm, thì quyền lợi của Chủ xe như thế nào là tốt nhất

Khi nhận được yêu cầu bảo hiểm của những Chủ xe có giá trị bảo hiểm lớn, trên phân cấp, tính chất đặc thù, phức tạp, các KTV đề xuất với Lãnh đạo Phòng khai thác, Lãnh đạo Phòng nghiệp vụ và Lãnh đạo Công ty để có phương án đàm phán theo quy trình trên phân cấp

Thời gian thực hiện: không quá 1/2 ngày kể từ khi thực hiện đầy đủ các bước

Sơ đồ 2.2 Quy trình khai thác bảo hiểm xe cơ giới thông thường

TRÁCH NHIỆM CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH MÔ TẢ

Xử lý trên phân cấp

Kết thúc thông báo cho khách hàng

Cấp GCNBH, ký kết HĐBH, lập Phụ lục HĐBH

Theo dõi thu phí (đối với hợp đồng thu phí nhiều kì), trả hoa hồng, tái

tục, giải quyết mới

Quản lý đơn bảo hiểm, Hợp đồng bảo hiểm, báo cáo doanh thu

Chủ xe chấp nhận bản chào phí bảo hiểm, tiến hành theo bước A

Nếu Chủ xe không chấp nhận bản chào phí bảo hiểm hiện tại, KTV và Lãnh đạo Đơn vị tiến hành thảo luận và đàm phán với Chủ xe để sửa đổi bản chào phí theo bước B

Sau khi tiến hành bước B mà bản chào phí vẫn không đáp ứng được yêu cầu của Chủ xe, KTV, Lãnh đạo Đơn vị có thể thông báo bằng văn bản từ chối nhận bảo hiểm theo bước C

Thời gian thực hiện: tùy thuộc vào việc đàm phán với Chủ xe

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, ký kết Hợp đồng bảo hiểm, lập Phụ lục HĐBH

Sau khi hoàn tất quá trình đàm phán, KTV tiến hành cấp GCNBH

Ký kết Hợp đồng bảo hiểm: Khi Chủ xe yêu cầu ký kết HĐBH, KTV lập HĐBH theo biểu mẫu để trình ký Lãnh đạo Đơn vị

Khi Chủ xe yêu cầu gia hạn nợ, sửa đổi nội dung HĐBH, KTV lập Phụ lục HĐBH theo biểu mẫu

Thời gian thực hiện: 01 ngày

Bước 6: Theo dõi thu phí tiếp nhận giải quyết mới

KTV vào sổ phát sinh, lập bảng kê và chuyển 01 bản Phòng kế toán, 01 bản lưu tại Phòng nghiệp vụ trong hồ sơ khai thác

Sau khi gửi thông báo thu phí cho khách hàng, KTV và cán bộ thống kê phối hợp cùng kế toán viên của phòng kế toán theo dõi đôn đốc nộp phí của Chủ xe

Sau khi thu phí, tiến hành cấp hóa đơn tài chính để thuận lợi cho việc kiểm tra nộp thuế, trả hoa hồng cho đại lý

Thời gian thực hiện: trong suốt thời gian GCNBH, HĐBH có hiệu lực

Bước 7: Quản lý Hồ sơ khai thác, báo cáo nghiệp vụ

Quản lý đơn bảo hiểm: các Hồ sơ khai thác này được lấy theo số Bảng kê thu phí bảo hiểm Số bảng kê được đánh mã theo quy định, số nhảy được đánh liên tục theo thứ tự từ bé đến lớn theo từng năm

Lưu trữ: - 01 bộ tại Phòng Nghiệp vụ (gồm cả hồ sơ trên phân cấp)

- 01 bộ tại Phòng Tài chính Kế toán của Đơn vị để theo dõi công nợ

Quản lý Hợp đồng bảo hiểm: Số HĐBH được đánh mã theo quy định, số nhảy được đánh liên tục theo thứ tự từ bé đến lớn theo từng năm và được ghi trong

sổ phát sinh số HĐBH

Khi Chủ xe yêu cầu gia hạn nợ hoặc thay đổi nội dung HĐBH (có Giấy yêu cầu hoặc Công văn kèm theo), Đơn vị khai thác phải ký Phụ lục HĐBH Trường hợp thay đổi nội dung HĐBH có ảnh hưởng đến mức độ rủi ro, trên Phụ lục HĐBH Đơn

vị khai thác phải tính thêm phí, thay đổi phải được chỉnh sửa đồng thời trên

GCNBH Phụ lục HĐBH được đánh mã theo quy định, đính kèm HĐBH, bổ sung vào Hồ sơ khai thác (bao gồm lưu trữ tại Phòng Nghiệp vụ và Phòng Kế toán Đơn vị)

Bước 8: Chăm sóc khách hàng

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, KTV phải thường xuyên quan tâm tìm hiểu nhu cầu, mong muốn và ý kiến của Chủ xe để có thể đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời

Thời gian thực hiện: Trong suốt thời gian đơn GCNBH, HĐBH có hiệu lực b/ Quy trình khai thác trên phân cấp

Các HĐBH của nghiệp vụ Xe cơ giới đều phải trình Ban Giám đốc ký Và trên Tổng công ty có phân cấp cho PTI Âu Lạc được phép chấp nhận bảo hiểm cho

1 HĐBH mà phí bảo hiểm ≤ 3 tỷ đồng Khi đại lý hay cán bộ công ty muốn cấp đơn

có phí bảo hiểm lớn hơn 3 tỷ đồng thì cần phải thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Nhận thông tin từ đơn vị cơ sở

Trưởng phòng khai thác gửi bản chào phí cho phòng Xe cơ giới của công ty (bản cứng hoặc bản mềm)

Sơ đồ 2.2 Quy trình xử lý khai thác trên phân cấp

Bước 2: Xem xét đề xuất

Phòng xe cơ giới phải có trách nhiệm xem xét, phân tích các ý kiến đề xuất của Đơn vị để đưa ra ý kiến, nếu chưa đủ cơ sở quyết định thì có thể yêu cầu Đơn vị thu thập thêm thông tin, hoặc lấy thông tin từ bên ngoài Nếu các yêu cầu nằm trong thẩm quyền của phòng, lãnh đạo phòng có quyền quyết định và đề xuất trình Ban Giám đốc xét duyệt

Không chấp nhận

Gửi bản chào phí

Phòng Xe cơ giới của công ty

Ban Giám đốc

II

Chấp nhận bảo hiểm Ban Xe cơ giới của Tổng công ty

Trong quá trình xem xét, phân tích các ý kiến đề xuất của Đơn vị nếu thấy không hợp lý hoặc thiếu các thông tin lãnh đạo phòng Xe cơ giới có thể tiến hành thông báo “Không chấp nhận” và yêu cầu 1 bản chào phí mới

Thời gian thực hiện: trong vòng ½ ngày

Bước 3: Ban Giám đốc xét duyệt

Bản chào phí sau khi được phòng Xe cơ giới chấp nhận, thì sẽ được chuyển cho Ban Giám đốc xét duyệt (có thể gửi cho Phó Giám đốc phụ trách nghiệp vụ, hoặc Phó Giám đốc phụ trách phòng hoặc Giám đốc)

Thời gian thực hiện: ½ ngày

Bước 4: Ban Xe cơ giới Tổng công ty xét duyệt

Quyết định của Ban Xe cơ giới Tổng công ty là sẽ quyết định cuối cùng Nếu

“chấp nhận bảo hiểm” thì sẽ tiến hành các bước tiếp theo (II) như trong Sơ đồ 2.1 Quy trình khai thác bảo hiểm xe cơ giới thông thường Nếu “không chấp nhận” thì lặp lại quá trình xét duyệt

Thời gian thực hiện: ½ ngày

Lưu ý: Phòng Xe cơ giới khi khai thác trên phân cấp thì cũng thực hiện quá trình xét duyệt như Sơ đồ 2.2

2.2.1.3 Kết quả khai thác

a/ Số lượng xe tham gia bảo hiểm

Hiện nay, nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe cơ giới ở nhiều doanh nghiệp bảo hiểm nói chung đang ở hiện trạng là “lỗ” nghiệp vụ Nếu xét trong một năm tài chính nào đó thì chưa chắc đã lỗ, nhưng nếu xét trong giai đoạn từ 3 đến 5 năm thì

có thể thấy ngay tình trạng “lỗ” nghiệp vụ Bởi vì cuộc chiến giảm phí để chiếm thị phần, để thu hút khách hàng vẫn diễn ra rất quyết liệt Nhưng PTI Âu Lạc đang dần

có hướng đi mới, việc giảm phí cho khách hàng được Ban Giám đốc quản lý chặt chẽ Rõ ràng, mục tiêu số một của công ty bây giờ không phải là số lượng hợp đồng

mà là chất lượng hợp đồng, là hiệu quả kinh doanh Do đó, việc mất khách hàng là không thể tránh khỏi dù cho công ty có lâu đời, có uy tín trên thị trường đi chăng nữa, vì phần đông khách hàng Việt Nam có sự nhạy cảm về phí bảo hiểm