HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ

Hotline: 0942 321 570 ======================================================= TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Phiên bản: 1.2 Ban hành ngày: 18/09/2020 TT Phiên Ngày Nội dung thay đổi 1.0 10/08/2020 Tạo 1.1 13/09/2020 Điều chỉnh sau demo công ty 1.2 18/09/2020 Điều chỉnh lần cuối sau họp chốt QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỆ THỐNG LÕI QTVTHH Trang Mục lục Quản lý đơn hàng (hành lý) 1.1 Lập đơn hàng (hành lý) 1.2 Duyệt đơn hàng (hành lý) 1.3 Sửa đơn hàng (hành lý) lập nháp (chưa duyệt) 1.4 Xóa đơn hàng (hành lý) lập nháp (chưa duyệt) Quản lý sổ hàng 2.1 Lập sổ hàng 2.2 Tìm kiếm sổ hàng .10 2.3 Xem In sổ hàng 10 2.4 Duyệt sổ hàng 12 Quản lý sổ hàng đến .12 3.1 Lập sổ hàng đến 12 3.2 Tìm kiếm sổ hàng đến 13 3.3 Xem In sổ hàng đến 14 3.4 Duyệt sổ hàng đến 15 Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống .16 Quản lý thu/chi phát sinh trả hàng cho khách hàng ga đến .16 5.1 Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có) .16 5.1.1 Thu bổ sung 19 5.1.2 Chi phát sinh 21 5.2 Trả hàng cho khách hàng .23 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang Quản lý đơn hàng (hành lý) Người thực hiện: Hành lý viên 1.1 Lập đơn hàng (hành lý) Thời điểm thực hiện: Sau kiểm tra, cân hành lý, thu tiền khách hàng Đường dẫn menu: Bán hàng > Lập đơn hàng QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang Trường hợp loại hàng “Hàng khơng tính phí”: lập đơn hàng riêng cho loại hàng này, không lập đơn hàng bao gồm nhiều loại hàng khác với “hàng khơng tính phí” Trường hợp đơn hàng: ghi nhận phí xếp ga gửi, phí dỡ ga nhận, hành lý viên điền thông tin phí xếp/dỡ lập đơn hàng, khơng, ghi nhận loại thu bổ sung sau, chi tiết mục 5.1.1 - Nếu ghi nhận lập đơn hàng, phần “thông tin chi tiết đơn hàng” chọn phí dịch vụ tương ứng: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 1.2 Duyệt đơn hàng (hành lý) Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng Cách 1: Duyệt sau lập: chọn “Lưu duyệt” hình lập (tiếp theo 1.1) - Duyệt có đơn hàng lập nháp: o Chọn hình Duyệt đơn hàng, o Tìm kiếm đơn hàng lập nháp muốn duyệt, click vào biểu tượng duyệt hình, hệ thống hiển thị thông tin đơn hàng lập, người dùng vào kiểm tra duyệt: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang - Hệ thống hiển thị thông tin để kiểm tra lại, cần click vào nút “in đơn hàng (hành lý) GBN”, kiểm tra lại lần thông tin in xem trước, in ký nhận với khách hàng trước xác nhận duyệt (nếu không click nút in này, hệ thống cảnh báo khơng cho duyệt) QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang Cách 2: Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng Tìm đến đơn hàng muốn duyệt, nhấn chọn icon Duyệt [√] làm bước tương tự cách Sau đơn hàng xác nhận, hành lý viên nhận hàng vào kho, chờ kế hoạch chở hàng Khi có kế hoạch, hành lý viên lập sổ hàng cho kiện hành lý, chi tiết mục 1.3 Sửa đơn hàng (hành lý) lập nháp (chưa duyệt) Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng Tìm đến đơn hàng cần sửa, nhấn chọn icon Sửa Hệ thống hiển thị hình giống mục 1.1, người dùng tiếp tục thao tác đơn hàng duyệt QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang Trường hợp đơn hàng: ghi nhận phí xếp ga gửi, phí dỡ ga nhận, hành lý viên điền thơng tin phí xếp/dỡ lập đơn hàng, không, ghi nhận loại thu bổ sung sau, chi tiết mục 5.1.1 - Nếu ghi nhận sửa đơn hàng, phần “thơng tin chi tiết đơn hàng” chọn phí dịch vụ tương ứng: 1.4 Xóa đơn hàng (hành lý) lập nháp (chưa duyệt) Đường dẫn menu: Bán hàng > Duyệt đơn hàng Trường hợp đơn hàng chưa duyệt khách hàng hủy vận chuyển theo kế hoạch, tìm đến đơn hàng nháp muốn xóa, nhấn chọn icon Xóa [x] Quản lý sổ hàng Người thực hiện: Hành lý viên ga, tác nghiệp hệ thống hàng hóa 2.1 Lập sổ hàng Đường dẫn menu: Hành lý > Quản lý sổ hàng QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang Chọn “Tạo mới” > Lập sổ hàng xe hành lý, Lập sổ hàng xe khách Ví dụ Lập sổ hàng xe hành lý (xe G): Điền thông tin tàu xe chở hành lý Tick chọn kiện hành lý xác nhận đưa lên xe để vận chuyển Nhấn chọn nút Lưu QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 2.2 Tìm kiếm sổ hàng Điền thơng tin để tìm kiếm sổ hàng đi, là: - Danh sách sổ hàng lập ga cụ thể - Sổ hàng toa xe cụ thể - Mác tàu cụ thể 2.3 Xem In sổ hàng Trong menu quản lý sổ hàng hành lý, danh sách sổ hàng đi, chọn “xem” sổ hàng nhấn vào “số sổ” Xem chọn in sổ hàng QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 10 2.4 Duyệt sổ hàng Tương tự bước phần “xem in sổ hàng đi”, sau đó, hình chi tiết: Hệ thống thơng báo duyệt thành cơng, làm thủ tục cho tàu xuất phát Quản lý sổ hàng đến Người thực hiện: Hành lý viên ga, tác nghiệp hệ thống hàng hóa 3.1 Lập sổ hàng đến Đường dẫn menu: Hành lý > Quản lý sổ hàng đến Chọn “Tạo mới” > Lập sổ hàng đến: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 12 Tick chọn kiện hành lý muốn xác nhận từ tàu đưa vào kho ga Cập nhật số hàng đến, thời gian vào sổ Nhấn Lưu 3.2 Tìm kiếm sổ hàng đến Điền thơng tin để tìm kiếm sổ hàng đến, là: - Danh sách sổ hàng đến ga cụ thể - Sổ hàng đến toa xe cụ thể - Mác tàu cụ thể QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 13 3.3 Xem In sổ hàng đến Trong menu quản lý sổ hàng đến hành lý, danh sách sổ hàng đến, chọn “xem” sổ hàng đến nhấn vào “số sổ” Xem chọn in sổ hàng đến QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 14 3.4 Duyệt sổ hàng đến Tương tự bước phần “xem in sổ hàng đến”, sau đó, hình chi tiết: Hệ thống thông báo duyệt thành công, ghi nhận hàng vào kho, làm thủ tục trả hành lý cho khách QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 15 Quản lý hàng dự kiến lên tàu/Trên tàu/Đã xuống Với mác tàu cụ thể, chọn: - Dự kiến lên tàu: thời điểm sổ hàng lập nháp, kiện hành lý liệt kê phần “dự kiến lên tàu” - (Đang) tàu: thời điểm xe móc lên tàu kiện hành lý liệt kê phần “trên tàu” - Đã xuống (tàu) : thời điểm sổ hàng đến duyệt, kiện hành lý liệt kê phần “đã xuống” Quản lý thu/chi phát sinh trả hàng cho khách hàng ga đến 5.1 Quản lý thu/chi phát sinh (nếu có) Trong trình vận chuyển hành lý đơn hàng, có khoản phát sinh, cán phụ trách vào đơn hàng thực hiện: - Lập thu bổ sung QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 16 - Lập chi phát sinh Đường dẫn: - Cách 1: Bán hàng > Quản lý đơn hàng > Xem chi tiết đơn hàng > (xuống cuối chọn “lập thu bổ sung” “lập chi phát sinh”) - Cách 2: o Thu > Lập thu bổ sung, Thu > Lập thu khác o Chi > Lập chi phát sinh QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 17 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 18 5.1.1 Thu bổ sung a Lập thu bổ sung Chọn loại thu, thông tin ghi nhận việc thu tiền với khách hàng Điền thơng tin khoản thu bổ sung, hình thức toán, chọn “Lập thu bổ sung” nháp “Lập thu bổ sung duyệt” b Duyệt thu bổ sung Đường dẫn: Thu > Duyệt thu phụ phí Cách 1: Sau chọn “Lập thu bổ sung duyệt” mục a, điền thơng tin duyệt phụ phí: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 19 Điền thơng tin duyệt phụ phí (ga, tiền khách hàng trả, nội dung tốn…) Hệ thống hiển thị thơng tin cho vé bổ sung thu tiền giấy biên nhận, cán phụ trách kiểm tra in ký nhận với khách hàng cần thiết xác nhận duyệt nội dung thu bổ sung Cách 2: tìm đến nội dung thu bổ sung nháp lập QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 20 Hệ thống hiển thị hình kiểm tra duyệt thu bổ sung, cán thao tác cách 5.1.2 Chi phát sinh a Lập chi phát sinh Chọn loại chi, thông tin ghi nhận việc chi tiền trả lại khách hàng QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 21 b Duyệt chi phát sinh Cách 1: Sau chọn “Lập chi phí duyệt” mục a, điền thơng tin duyệt phụ phí: Hệ thống hiển thị thông tin cho vé bổ sung chi tiền giấy biên nhận, cán phụ trách kiểm tra in ký nhận với khách hàng cần thiết QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 22 Nhấn in chi phí GBN trước Xác nhận duyệt chi phí 5.2 Trả hàng cho khách hàng Sau hoàn tất thủ tục kiểm tra, bổ sung khoản thu/chi có, thực trả hàng cho khách hàng QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 23 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 24 - Kiểm tra thông tin đơn hàng (nếu trả toàn kiện đơn, chi tiết kiện muốn trả) check chọn vào một/nhiều kiện muốn trả - Nhấn chọn “Trả hành lý cho khách” QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 25 Kiểm tra ghi nhận thông tin trả hàng xác nhận “Trả hành lý” QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ TÁC NGHIỆP HÀNH LÝ Trang 26