HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ 2015

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN CƠNG ĐỒN CƠ SỞ 2015 PHẦN THỨ NHẤT: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TỐN CƠNG ĐỒN CƠ SỞ 2015 Trình tự thực việc cài đặt sau: Tải đĩa phần mềm kế tốn cơng đồn sở từ trang web Tổng Liên đoàn LĐVN Vào trang web www.congdoan.vn => chọn ô : “Tải tài liệu” => chọn đường link mục tên tài liệu “Phần mềm kế tốn cơng đồn sở 2015” để tải file nén máy (File DiaketoanCDcoso2015.zip) Cài đặt phần mềm kế tốn cơng đồn: - Giải nén file vừa tải (file DiaketoanCDcoso2015.zip) Sau giải nén có thư mục số file sau: - Trước cài đặt, cần đóng tất chương trình chạy máy tính chương trình diệt virus, word, exel … chương trình chống virus để việc cài đặt không bị lỗi - Mở thư mục “CaidatPhanmemKetoancongdoan” => chạy file Setup.exe để cài đặt chương trình vào thư mục mặc định C:\Program files, ý không đổi tên thư mục mặc định phần mềm khơng chạy từ thư mục - Xử lý thông báo gặp trình cài đặt theo hướng dẫn sau: Bấm OK Bấm nút để cài đặt Bấm No to All với thông báo dạng Bấm Ignore với thông báo dạng Sau bấm nút “Ignore” lần đầu, cần bấm tiếp nút “Yes” hỡnh sau xut hin: Bấm chuột vào để tiếp tôc Tiếp tục bấm nút “Ignore” xuất thơng báo sau, việc cài đặt hồn thành Việc cài đặt thành cơng có thơng báo Nếu không nhận thông báo trên, cần khởi động lại máy tính, đăng nhập Windows với tên người dùng có quyền Administrator, đóng phần mềm chống virus phần mềm khác chạy, thực lại việc cài đặt hướng dẫn Nếu không cài đặt được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thơng tin Tổng Liên đồn (0438221668) để giúp đỡ Copy thư mục KetoanCDcoso2015 vào ổ đĩa D:\ chạy chương trình - Copy thư mục: “KetoanCDcoso2015” đĩa Kế tốn cơng đồn sở 2015 (đã giải nén trên) vào ổ D:\ máy (hoặc ổ đĩa E:\, F:\ được, miễn khác ổ C:\ cài Windows) Đến đây, bạn chạy chương trình cách kích đúp file “KetoanCDcoso2015.exe” thư mục - Để đưa biểu tượng chương trình hình thực sau: bấm chuột phải vào file KetoanCDcoso2015.exe => chọn “Send to” => chọn “Desktop” Chuyển liệu từ chương trình cũ sang chương trình (nếu trước sử dụng phần mềm kế tốn cơng đồn phiên trước): Bước 1: Xác định vị trí liệu chương trình cũ: Chạy chương trình cũ, phía hình hiển thị đường dẫn file liệu chương trình dùng: Ví dụ: Theo hiển thị hình, phần mềm kế tốn cơng đồn sử dụng file liệu có tênlà TCCD2014.MDB ổ đĩa D:\ đường dẫn thư mục “D:\KetoanCDcoso08052013\data\” Vì phần mềm cho phép sử dụng liệu nhiều thư mục khác máy tính thư mục mạng (ở máy tính khác), phải xác định liệu cũ nằm máy tính nào, thư mục nhập liệu cũ vào chương trình Bước 2: Chuyển liệu từ chương trình cũ sang chương trình mới: Chạy chương trình (mục trên) => chọn thực đơn “Quản lý file liệu tài chính” => chọn “Nhập liệu từ máy khác” => bấm “Tiếp tục” => chọn file TCCD2014.MDB thư mục Data chương trình cũ - theo đường dẫn bước (VD D:\KetoanCDcoso08052013\data\)=> bấm “Open” => chọn “Có” chương trình hỏi có muốn nhập tất năm => Phần mềm tự động nhập tất liệu năm có thư mục Cài đặt font tiếng Việt ABC (TCVN3), sửa lỗi khai báo RegionLanguage (khu vực – ngơn ngữ) Windows Phần mềm kế tốn cơng đoàn sở 2015 sử dụng font chữ tiếng Việt ABC ( cịn gọi font TCVN3) Vì vậy, bạn chưa nhập tiếng Việt chạy phần mềm tiếng Việt hình hiển thị sai, bạn cần kiểm tra nội dung sau: - Kiểm tra xem nhập font ABC vào thư mục C:\Windows\Fonts chưa? Tên font ABC thường bắt đầu “.vn ” ví dụ vnarial, vntime v.v Nếu chưa có font này, cần Copy file thư mục FONTS-ABC có đĩa gốc phần mềm vào thư mục C:\Windows\Fonts xong - Kiểm tra xem gõ tiếng Việt máy tính bạn chọn bảng mã tiếng Việt TCVN3 chưa (xem hình dưới) Chú ý, với gõ Unikey phải chọn bảng mã TCVN3 gõ tiếng Việt, với gõ Vietkey khơng cần chọn gõ Vietkey có khả tự động chuyển đổi bảng mã từ Unicode sang TCVN3 Vì vậy, khơng có u đặc biệt để sử dụng gõ Unikey nên dùng gõ Vietkey, nhập liệu tiếng Việt vào phần mềm kế tốn cơng đồn sở mà không cần phải đặt lại bảng mã từ Unicode sang TCVN3 Khi dùng gõ Unikey, cần bấm chuột phải vào biểu tượng gõ Unikey, chọn bảng mãTCVN3(ABC) nhập tiếng Việt vào phần mềm kế toỏn cụng on - Cài đặt font chữ VK Sans Serif Copy file vknt.fon th môc Vietkey (cã th mục chứa phần mềm gốc) chèn vào th mục chứa font chữ hệ thống C:\Windows\Fonts - Thiết lập chế độ hiển thị font chữ hình - Đối với máy tính cài hệ điều hành Windows XP, thùc hiƯn nh sau: BÊm cht ph¶i vào chỗ trống hình, chọn Properties Appearance Advanced hình sau xuất : Trong phần Item, lần lợt chọn mục Menu, Icon, Tooltip, mục đó, chọn lại font hình VK Sans Serif nh hình minh hoạ (font xuất đà copy font vknt.fon vào th mục C:\windows\Fonts) Sau bấm nút OK, Apply để đóng cửa sổ, chạy lại phần mềm này, hình tiếng Việt đợc hiển thị - Đối với máy tính cài hệ điều hành Win7, thực nh sau: Bấm vào để lần lợt chän c¸c mơc “Menu”, “Icon”, “Tooltip” øng víi tõng mơc Menu, Icon, Tooltip đợc chọn trên, mở hộp font chọn font VK Sans Serif Bấm chuột phải vào chỗ trống hình, chọn Personalize Windows Color hình sau xuất Bấm vào tiếp dòng Ad d Bấm vào vance appearance setting hình thực nh hớng dẫn cho hệ điều hành Windows XP Chú ý : Nếu chạy phần mềm, bạn sử dụng nhanh thực đơn Thông tin hệ thống Sua font man hinh để sửa tạm thời font hình cho phiên làm việc hành - Mt s mỏy tớnh cài hệ điều hành Windows Việt hoá gây lỗi hiển thị font chữ (một số chữ có dấu tiếng Việt bị chuyển thành dấu ? gây lỗi in chứng từ), bạn cần khai báo lại phần Region-Language Window để bỏ thiết lập Việt hoá Cách làm sau: Đối với hệ điều hành Window XP: Mở Control Panel -> Regional and language Options -> chọn thẻ Regional Options -> chọn “English (United States)” cho phần “Standards and formats” “United States” cho phần “Location” hình sau Bấm chuột mở tiếp thẻ “Advanced” -> chọn “English (United States)” cho phần “Language for non-Unicode programs” sau: Đối với Hệ điều hành Win7: - Mở cửa sổ “Region and Language” (gõ cụm từ Search góc bên trái hình bấm chuột vào tên chương trình tìm thấy phía trên, dùng Control Panel để mở cửa sổ này) Chọn thẻ “Formats”, mở hộp liệt kê chọn “English (United States)” thay cho “Vietnamese (Vietnam)” - Tiếp tục chọn thẻ “Administrative”, bấm vào nút “Change system locale” để chọn “English (United States)” thay cho “Vietnamese (Vietnam)” Nếu không thực được, liên hệ với Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Liên đoàn (024.38221668) để giúp đỡ PHẦN THỨ HAI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CĐCS A CÁC THAO TÁC BAN ĐẦU: I Các phím chức hay sử dụng: Khi đưa trỏ đánh máy vào hình : Phím F4 Xóa nội dung mà khơng cần bơi đen Phím F5 Hiển thị danh sách tham khảo Nếu gõ từ khố bấm F5 phần mềm hiển thị danh sách tự tìm đến dịng chứa từ khố Có thể bấm phím F3 để tìm dịng chứa từ khố Phím F6 Copy tương ứng chứng từ trước tương ứng dịng bên Phím F8 Copy nội dung ô hành mà không cần bơi đen, lưu vào nhớ Clipboard máy tính Phím F9 Dán nội dung lưu nhớ Clipboard vào ô hành II Các khai báo ban đầu trước sử dụng phần mềm Khai báo thông tin chung đơn vị, thiết lập chế độ kế tốn, thơng tin in sổ sách, báo cáo Mở thực đơn "Thông tin hệ thống" => chọn "Nạp sửa thông tin chung đơn vị” - Nhập thông tin đơn vị : Chọn thẻ “Thông tin đơn vị” => khai báo tên đơn vị cấp trên, tên đơn vị, loại đơn vị , tên thủ trưởng (Chủ tịch cơng đồn), người phụ trách kế tốn, cán kế tốn, thủ quỹ v.v Các thơng tin dùng để in phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi v.v Chú ý nhập Loại đơn vị: Bắt buộc phải chọn loại đơn vị, khơng để trắng Cơng đồn sở chọn loại: HCSNTW, HCSNĐP, 10 Để in sổ kế toán sử dụng nút "In sổ KT" công cụ Cửa sổ đặt lệnh in hình dưới: BÊm nót in ®Ĩ in hình 1.Chọ n loại sổ cần in Chọn điều kiện khác tùy loại sổ Chän thêi gian in Khi sổ cần in xuất hin trờn mn hỡnh : Bấm vào nút hình máy in để in máy in Nu mun in file exel, bấm nút hình phong bì, format chọn “Excel 5.0 (XLS) Tabular” Xem trang trước, trang sau Các sổ bắt buộc in: Điều kiện in Sổ quỹ tiền mặt đồng Việt Nam: In theo tháng Sổ tiền gửi đồng Việt Nam (nếu có): In theo tháng, chi tiết cho TK tiền gửi Sổ thu, chi tài cơng đồn CĐCS In theo kỳ toán sở: 18 Sổ tạm ứng, cho vay, đầu tư tài (nếu có) In theo kỳ toán, chi tiết đối tượng Sổ theo dõi phải trả, tạm giữ (nếu có) In theo kỳ toán, chi tiết đối tượng Các sổ khác không bắt buộc: In tùy theo yêu cầu quản lý đơn vị, Cơng đồn cấp trực tiếp E-LẬP BÁO CÁO GỬI CẤP TRÊN I- Cách lập báo cáo Cơng đồn sở: Cơng đồn sở cần lập báo cáo sau gửi công đồn cấp trên: + B07-Báo cáo tốn thu chi tài cơng đồn + B14 -Báo cáo dự tốn thu, chi tài cơng đồn Để lập báo cáo sử dụng nút lệnh: "T.Hợp BC" Lập báo cáo B07- Báo cáo tốn thu chi tài cơng đồn: Thao tác: Tại cửa sổ chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC B07-Báo cáo , kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" để phần mềm tự trích liệu kế toán đưa vào báo cáo => kiểm tra, nhập sửa số liệu (số lao động, đoàn viên, quỹ lương ) số liệu mục thu, chi => bấm nút "Ghi đĩa" (Hình dưới) Bấm nút "Dữ liệu KT" Bấm nút "Nhập mới" Bấm nút "In" để in hình Bấm nút hình máy in để in 19 Chọn tên BC, kỳ BC Bấm nút "Ghi đĩa" để lưu lại Lập báo cáo B14-Báo cáo dự tốn thu, chi tài cơng đồn: Thực tương tự lập báo cáo B07 phần II- Cách lập báo cáo CĐCS có sở thành viên Quy trình tổng hợp báo cáo tốn sau: Lập báo cáo toán thu chi đơn vị sử dụng phần mềm => nhập báo cáo toán CĐCS cấp => Bấm nút "Chuyển chế độ" để chuyển sang chế độ “Tổng hợp BC gửi cấp trên" => Lập Sổ tổng hợp toán lập báo cáo Tổng hợp toán gửi cấp 1/ Lập báo cáo thu, chi tài cơng đồn đơn vị sử dụng phần mềm: a/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm cơng đồn sở có sở thành viên, cần lập báo cáo tốn thu chi tài cơng đồn dành cho cơng đồn sở có thành viên mẫu B07b Thao tác lập B07-Báo cáo toán thu, chi tài cơng đồn b/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm cơng đồn sở, lập báo cáo tổng hợp toán thu, chi tài cơng đồn mẫu B08 Thao tác: Tại cửa sổ chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC: B08-Báo cáo tổng hợp tốn thu chi tài cơng đồn, kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" => bấm nút "Ghi đĩa" (các hình dưới) 20 Bấm nút “Dữ liệu KT” Bấm nút “Nhập mới” Bấm nút “Ghi đĩa” Chọn BC B08-B/c tổng hợp…, kỳ báo cáo Chú ý lập báo cáo tổng hợp toán thu, chi B08 đơn vị sử dụng phần mềm: + Số liệu đơn vị phải nhập cột “Số toán CĐ cấp sở”, phần mềm tự động cộng sang cột “Tổng hợp toán kỳ” + Kiểm tra số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ trước + Đối chiếu số thu cấp (mục 44) + Đối chiếu số cấp cấp + Đối chiếu số cấp cho cấp (mục 43) 2/ Nhập báo cáo cơng đồn cấp (CĐCS thành viên CĐCS cấp dưới) Ở chế độ "nhập BC cấp dưới" (màu tím), nhập báo cáo đơn vị cấp (hình dưới): ChÕ ®é nhËp BC cđa cÊp díi Bấm phím F5 chọn đơn vị cần nhập Bấm NhËp míi Chän lo¹i BC B07, kú BC Ghi đĩa để lu lại Lu ý nhp bỏo cáo tốn cơng đồn cấp dưới: 21 NhËp sè liƯu chi tiÕt cđa b¸o c¸o (Sè dut cho đơn vị) - Phi nhp y bỏo cỏo tất đơn vị cơng đồn cấp trực tiếp quản lý (kể các đơn vị báo cáo tốn) - Phải kiểm tra nhập tiêu: + Số nhập vào chương trình số duyệt cho cấp + Số dư đầu kỳ: Khớp với số dư cuối kỳ trước + Số nộp cấp trực tiếp số cấp cấp khớp với số từ phần kế toán tự động chuyển sang + Tính cân đối số liệu báo cáo: Cộng thu, cộng chi, dư cuối kỳ - Báo cáo đơn vị chưa có báo cáo toán (mới nhập vài số liệu số dư, số nộp, số cấp…), cần bấm chọn để xác định đơn vị chưa có BC tốn 3/ Tổng hợp BC gửi cấp trên: Sau lập xong Báo cáo thu, chi quan cấp nhập báo cáo CĐCS, sở thành viên xong (Chế độ nhập BC cấp dưới), bấm nút "Chuyển chế độ" sang chế độ "Tổng hợp BC gửi cấp trên" (màu vàng) để lập báo cáo sổ tổng hợp toán gửi cấp sau: Bm nỳt Chuyn ch Bấm T.hợp BC để tổng hợp Bấm Nhập Bấm ghi đĩa Chọn loại sổ, BC cần tổng hợp, Chọn kú TH BC a/ CĐCS có sở thành viên: Cần lập B25-Báo cáo tổng hợp toán thu-chi TCCĐ sở thành viên, S84-Sổ tổng hợp toán thu, chi tài cơng đồn gửi cấp (thao tác hình trên) Ngồi ra, cơng đồn sở có thành viên lập thêm báo cáo B27- Báo cáo tổng hợp tốn thu chi CĐCS có thành viên 22 b/ Cơ quan LĐLĐ quận, huyện, tương đương, CĐ TCTy: Cần lập B08Báo cáo tổng hợp toán thu, chi tài cơng đồn S84-Sổ tổng hợp tốn thu, chi tài cơng đồn gửi cấp (thao tác hình trên) Một số lưu ý sử dụng chức lập báo cáo tài chính: + Sau lập xong báo cáo toán, người dùng lại sửa, xoá, thêm chứng từ thuộc kỳ báo cáo báo cáo toán lập thay đổi khơng tự động cập nhật vào báo cáo lập Người dùng phải mở phần tổng hợp báo cáo, chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút “Sửa” nút "Dữ liệu KT" để phần mềm cập nhật lại thay đổi chứng từ, đưa vào báo cáo + Khi phát sai sót, quay trở lại sửa báo cáo cấp phần đầu vào “Nhập báo cáo cấp dưới” báo cáo lập phần đầu “Tổng hợp báo cáo” không tự động cập nhật số liệu sửa báo cáo đầu vào Để cập nhật số liệu cho báo cáo phần đầu ra, cần chuyển sang phần “Tổng hợp báo cáo”, chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút "sửa" bấm nút "T.hợp BC" để phần mềm cập nhật lại số liệu thay đổi báo cáo đầu vào + Quy trình lập báo cáo dự toán, báo cáo tổng hợp dự toán thực tương tự quy trình lập báo cáo tốn, báo cáo tổng hợp toán F- NHẬP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, DỤNG CỤ LÂU BỀN (nếu có): Để nhập tài sản, theo dõi trình tài sản cố định, dụng cụ lâu bền sử dụng nút lệnh "Tài Sản" Căn để nhập số liệu kiểm kê thực tế sổ tài sản kỳ trước 1/ Nhập tài sản đầu kỳ tăng kỳ: Mỗi tài sản nhập vào thẻ tài sản Cách nhập thẻ ti sn nh hỡnh di: 23 Nhập đơn vị Bấm nút Nhập Các ô chọ n TS ®· nhË p BÊm ghi ®Üa ®Ó lu Bấm phím F5 để chọn mà loại TS phù hợp Danh sách TS đà nhập Nhập Năm nhập tài sản, quy cách, Năm SX, Năm đa vào sử dụng Số lợng TS đà nhập Nhập ngày tháng tăng, nội dung, SL tăng, n giỏ tng, số đà hao mòn ến thời điểm nhập TS Lu ý chn mã loại tài sản: TSCĐ chọn mã loại từ đến (trong loại đất, TS vơ hình), Dụng cụ lâu bền chọn mã loại 2/ Tính hao mịn TSCĐ: Vào thực đơn Tài sản cố định => chọn "Tính hao mịn tài sản cố định => Bấm nút "Nhập mới" => Bấm nút "Ghi đĩa" => Bấm In cần 3/ Nhập Tài sản giảm năm: 24 2.BÊm nót "Sưa" 4.BÊm nót "Ghi đia" Chọn TS ghi giảm Nhập ngày giảm, néi dung gi¶m, SL gi¶m 4/ In sổ tài sản: Người sử dụng in sổ tài sản nút "In sổ KT" Ghi chú: Tùy khả người sử dụng chương trình, yêu cầu quản lý tài sản CĐ cấp mà sử dụng khơng sử dụng phần theo dõi tài sản G- QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ FILE CỦA CHƯƠNG TRÌNH, SAO LƯU, KHÔI PHỤC DỮ LIỆU, CHUYỂN DỮ LIỆU QUA EMAIL I- Quản lý thư mục File chương trình: Thư mục chứa chương trình: Nếu người dùng cài đặt phần mềm hướng dẫn, file chương trình liệu nằm thư mục D:\KetoanCDcoso2014 Trong thư mục có chứa thư mục con: Data, Luudulieu, Report file chương trình "Ketoancongdoan.exe" (hình dưới) Thư mục "Data": chứa toàn liệu nhập, bao gồm file: 25 - File HT20xx.MDB: chứa thông tin nhập: Thủ trưởng đơn vị, kế toán, Danh sách đơn vị phòng ban, Danh sách đối tương, Danh sách ngân hàng kho bạc …; Mỗi năm chương trình tạo file riêng - File TCCD20xx.MDB: chứa chứng từ nhập (Thu TM, chi TM, Thu TGNH kho bạc, Chi TGNH, kho bạc); Mỗi năm chương trình tạo file riêng - File VTTS.MDB: Chứa thẻ tài sản, dụng cụ lâu bền nhập nút Tài sản; File dùng chung cho tất năm - Các file sysmem sysmem2 nhớ vị trí liệu chương trình (khi chạy chương trình, đường dẫn vị trí liệu hiển thị phía hình) Các file xóa cần copy chương trình sang vị trí khác máy khác để sử dụng Các file HTgoc.MDB, HTTKgoc.MDB, TCCDgoc.MDB, VTTSgoc.MDB file gốc ban đầu chương trình bắt buộc phải có để chương trình tạo file liệu tương ứng năm Thư mục "Luudulieu": - Đây thư mục chương trình tự động tạo chạy chương trình để lưu liệu dự phòng (lưu file HT20xx.MDB, TCCD20xx.MBD, VTTS.MDB từ thư mục Data thêm để dự phòng) - Trường hợp file liệu tương ứng thư mục Data bị hỏng, bị xóa, bị virus, chương trình khôi phục lại liệu lấy từ thư mục Thư mục "Report": - Thư mục "Report": nơi chứa tất mẫu chương trình dùng để in như: Mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, chứng từ ngân hàng, mẫu sổ kế toán, báo cáo tài … - Trường hợp file mẫu bị hỏng, bị xóa, bị virus, mẫu bị hỏng khơng in File chạy chương trình "Ketoancongdoan.exe" - File Ketoancongdoan.exe file chạy chương trình Bấm đúp trực tiếp vào file chương trình chạy - Để đưa biểu tượng chạy chương trình hình Windows: bấm chuột phải file Ketoancongdoan.exe => chọn sent to => chọn Desktop II- Thay đổi file liệu dùng : Thông thường, sau cài đặt phần mềm hướng dẫn tồn liệu kế tốn nằm thư mục D:\KetoanCDcoso2014, dịng hình phần mềm hiển thị vị trí file liệu dùng qua đường dẫn sau: 26 (File liệu dùng TCCD2014.MDB nằm thư mục KetoanCDcoso2014\data ổ đĩa D:\) Tuy nhiên, phần mềm có chức “Thay đổi file liệu dùng” để người dùng sử dụng file liệu nằm thư mục khác nằm máy tính khác Nhờ chức này, người dùng mở file liệu tài dùng chung mạng, thực nghiệp vụ kế toán đơn vị với cán kế toán khác Khi thay đổi file liệu dùng, vị trí file liệu hiển thị theo đường dẫn : (File liệu dùng TCCD2014.MDB nằm thư mục Datamaychu máy tính chủ có tên tuanvp) Vì vậy, chạy phần mềm, người dùng phải để ý xem phần mềm sử dụng file liệu nào, nằm máy tính nào, thư mục - Cách thay đổi file liệu dùng: Bấm chuột mở thực đơn “Quản lý file liệu tài chính” => “Thay đổi file liệu dùng”, cửa sổ “Chọn file liệu tài chính” hiển thị sau : Để chọn file liệu khác với file liệu dùng, người dùng nháy đúp chuột vào dịng chứa tên file muốn chọn “Danh sách file dùng trước đây”, khơng có bấm nút lệnh “Tìm file mới”, mở thư mục chứa file liệu cần chọn (ln có tên TCCD20xx.mdb) máy tính dùng máy tính khác mạng cục (LAN), sau chọn xong tên file chọn điền vào ô “Tên file chọn” cửa sổ trên, bấm nút “Chấp nhận” để phần mềm chuyển sang sử dụng file vừa chọn này, bấm “Không chọn” để huỷ việc thay đổi file liệu dùng 27 - Cách kết nối máy tính mạng nội bộ: + Bước : Lấy máy tính làm máy chủ (máy tính trưởng ban Tài nhân viên sử dụng phần mềm hàng ngày, ví dụ máy tính chị Hoa ban Tài chọn làm máy chủ đặt tên hệ điều hành Windows hoatc) Dữ liệu kế tốn phần mềm máy tính chia sẻ (sharing) để máy tính khác mạng nội thấy sử dụng chung Mở thư mục chứa phần mềm (ví dụ : mở thư mục D:\KetoanCDcoso2014 ổ đĩa D:\) Bấm chuột phải vào thư mục Data chọn dòng “Sharing and Security ” sau : Đánh dấu đồng thời vào ô cho phép chia sẻ (Share this folder on the network) vào ô cho phép nhập sửa (Allow network users to change my files) để máy tính khác mạng nhìn thấy thư mục Data nhập sửa liệu bấm OK sau : 28 + Bước : Chạy phần mềm máy tính khác mạng, mở thực đơn “Thay đổi file liệu dùng” hướng dẫn trên, bấm nút “Tìm file mới”, “File name”, nhập đường dẫn tới thư mục Data máy chủ theo quy định sau: gạch chéo ngược (\\) + tên máy chủ (ví dụ chọn máy tính chị Hoa có tên mạng cục hoatc) + tên thư mục chia sẻ (trong hình minh hoạ “\\hoatc\Data”) gõ Enter: 29 Chọn file TCCD20xx.mdb (ví dụ chọn TCCD2013.mdb, TCCD2014.mdb v.v ) có thư mục chia sẻ để máy tính kết nối sử dụng liệu kế toán máy chủ III- Cách khôi phục file liệu bị hỏng: Phần mềm “Kế tốn cơng đồn sở 2014” hoạt động dựa file liệu có tên TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb VTTS.mdb, số 20xx niên độ kế tốn Các file liệu bị hỏng phần mềm kế toán ghi liệu máy tính bị điện, bị treo hay đường kết nối mạng bị lỗi Các file liệu bị hỏng bị virus, người dùng xoá nhầm, ổ đĩa cứng bị hỏng v.v + Nếu File TCCD20xx.MDB hỏng chứng từ, báo cáo nhập + Nếu File HT20xx.MDB bị hỏng thông tin hệ thống, danh sách đơn vị phòng ban, danh sách đối tượng, danh mục ngân hàng, kho bạc… + Nếu File VTTS.MDB hỏng thẻ tài sản nhập Để dự phòng trường hợp bị mất, hỏng liệu, người dùng phải tuân thủ nguyên tắc thường xuyên copy lưu thư mục liệu Data ổ đĩa khác, hay tốt copy ổ đĩa di động USB, thực định kỳ hàng tháng sau cán kế toán vừa thực khối lượng công việc lớn phần mềm (như vừa nhập, sửa xong nhiều chứng từ, lập xong báo cáo toán v.v ) Chú ý phải copy thư mục Data có chứa file liệu dùng (phải xem đường dẫn file liệu dùng dịng cuối hình phần mềm để biết thư mục Data nằm đâu máy tính), nhớ đổi tên thư mục Data vừa copy ổ đĩa USB thành Datangaythangnam (Ví dụ đổi tên thư mục Data thành Data30062014, để ghi nhớ thư mục Data copy ngày 30/06/2014.) Khôi phục file liệu bị hỏng, : Khi xảy mất, hỏng liệu (phần mềm thông báo tên file bị hỏng TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb hay VTTS.dmb), thực việc khôi phục file liệu bị hỏng file liệu lưu gần sau : - Trong trường hợp đơn vị sử dụng chế độ dùng chung file liệu qua mạng (lập chế độ Sharing thư mục Data máy tính chủ) phải chạy phần mềm “Kế tốn cơng đồn sở 2014” từ máy tính chủ chứa liệu bị để thực việc khôi phục liệu, không thực việc khơi phục liệu từ máy tính trạm 30 - Bấm chuột mở thư mục "Quản lý file liệu tài chính" => Chọn thực đơn "Khơi phục liệu kế tốn, báo cáo TC (TCCD20xx.MDB)" (hoặc chọn thực đơn “Khôi phục liệu tài sản”, “Khôi phục liệu tham khảo” tuỳ theo cần khôi phục loại file liệu nào) hình - Trong cửa sổ “Kiểm tra quyền quản trị”, nhập tên mật người dùng có quyền quản trị (nếu lập danh sách người dùng), không cần bấm nút “Tiếp tục” để mở cửa sổ “Khôi phục file ” sau + Bấm chuột chọn file danh sách file hiển thị bấm nút “Khôi phục” để khôi phục file liệu bị Đây file liệu phần mềm tự động lưu thời gian qua 31 + Nên chọn file có thời gian cập nhật gần trước (xếp phía trên), khơi phục xong, kiểm tra lại thấy liệu chưa đạt u cầu người dùng thực lại quy trình khơi phục chọn file liệu chọn file liệu đạt yêu cầu Chú ý file liệu lưu trước liệu bị cố thường thiếu số chứng từ báo cáo v.v khơng nên cầu tồn, chấp nhận file khơi phục thiếu liệu nhập bổ sung lại số chứng từ, báo cáo thiếu tay + Nếu trường hợp file liệu phần mềm tự động lưu không đạt yêu cầu, cần phải khôi phục file liệu nằm thư mục khác muốn chọn file liệu lưu ổ đĩa di động USB, người dùng cần bấm nút “Chọn file khác”, phần mềm hiển thị cửa sổ cho phép người dùng chọn file cần dùng nằm ổ USB thư mục khác để khôi phục Trên hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán dùng cho cơng đồn sở cơng đồn cấp sở kế tốn đơn Q trình sử dụng, có vướng đơn vị phản ánh cơng đồn cấp trực tiếp quản lý phản ảnh Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam để giúp đỡ, giải theo số điện thoại: Trung tâm Công nghệ thơng tin Tổng Liên đồn : 024 8221 668 32