Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠNG VĂN I Nội dung Phần mềm quản lý cơng văn thay hồn tồn cơng tác phân phối lưu trữ công văn theo phương pháp thông thường (phân phối cứng) Tiết kiệm nhiều thời gian, cơng sức, chi phí văn phịng, Đảm bảo tính bảo mật cao, xác, nhanh chống, dễ dàng truy vấn, tìm kiếm thơng tin II Qui trình thực Văn thư - Văn thư scan cơng văn đưa lên mạng - Chỉ phân phối công văn cho lãnh đạo Công ty phân phối cho phận Công ty (tùy cách lựa chọn công ty) Phê duyệt - Nhận tin nhắn nội thơng báo có cơng văn đến - Giám đốc PGĐ định phê duyệt công văn (trên mềm) lựa chọn thêm hủy bỏ số phận nhận công văn văn thư phân phối - Phê duyệt công văn thực hệ thơng mạng LAN WAN - Nội dung phê duyệt đính kèm với công văn tất phận phân phối công văn đọc thông tin Chỉ đạo riêng - Nhận tin nhắn nội thông báo có cơng văn đến - Xem nội dung phê duyệt có ý kiến đạo riêng trưởng phận có nhận cơng văn - Chỉ Lãnh đạo Công ty Bộ phận tiếp nhận ý kiến đạo đọc thông tin - Tiếp nhận thông tin phản hồi lãnh đạo phận Lãnh đạo phận xử lý công văn - Nhận tin nhắn nội thơng báo có cơng văn đến - Xem nội dung phê duyệt ý kiến đạo Lãnh đạo Công ty để đạo nhân viên thực - Tiếp nhận thông tin phản hồi nhân viên - Phối hợp thực với phận khác Nhân viên thực - Nhận tin nhắn nội thơng báo có công văn đến - Trao đổi ý kiến thực ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ phận Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang III Giới thiệu chung Mở trình duyệt internet, gõ vào địa IP tên máy chủ tên miền Công ty đăng nhập với tài khoản người sử dụng (Địa IP, tên máy chủ, tên miền tài khoản sử dụng người quản trị mạng cung cấp thông tin) IP tên máy chủ tên miền Công ty Đổi mật Cửa sổ đăng nhập Thông tin người dùng Click chuột vào cơng văn để xem trích yếu cơng văn xử lý công văn Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang Trích yếu cơng văn: Tổng hợp thông tin liên quan đến công văn như: nội dung vắn tắt, cơng trình, đơn vị ban hành, thời hạn, phận phân phối công văn, ngày nhận nội dung phê duyệt, ý kiến đạo Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo phận ý kiến phản hồi nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ phận, phòng ban phân cơng Mở tập tin đính kèm Thơng tin cho biết phận phân phối công văn nhận vào thời gian PHÊ DUYỆT, Ý KIẾN CHỈ ĐẠO, PHỐI HỢP, THỰC HIỆN (Có thơng tin hiển thị) - Phê duyệt: Tất phận nhận công văn đọc thông tin - Ý kiến đạo: Chỉ người đạo phận thực đọc thông tin - Ý kiến lãnh đạobộ phận: Lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phận nhân viên thuộc phận đọc thông tin - Ý kiến phản hồi nhân viên: Chi lãnh đạo phận nhân viên thuộc phận đọc thơng tin - Ý kiến phối hợp phận: Chỉ phận phối hợp đọc thông tin IV Một số biểu tượng qui ước chương trình - Hàng màu vàng đậm biểu tượng biểu diễn cho công văn - Hàng màu vàng nhạt biểu tượng biểu diễn cho công văn đến - Biểu tượng biểu diễn cho cơng văn chưa có file đính kèm, ngược lại cơng văn có file đính kèm biểu diễn biểu tượng - Nội dung in đậm biểu diễn cho công văn chưa nhận - công văn nhận biểu diễn biểu tượng nội dung in thường Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang V Thơng báo có công văn đến xử lý công văn Thông báo có cơng văn - - Double click ấn phím F2 để mở tập tin đính kèm Click vào nút chọn ấn phím F4 để xem chi tiết Click vào nút chọn ấn phím F6 để xử lý công văn (Phê duyệt, ý kiến đạo, ý kiến phối hợp, ý kiến nhân viên thực hiện) Click vào nút chọn ấn phím F7 để phối hợp với Bộ phận /Phòng ban khác có liên quan đến cơng văn Chỉ lãnh đạo Bộ phần /Phòng ban người Bộ phân /Phòng ban uy quyền thực chức Click vào nút chọn ấn phím F8 để xác nhận nhận công văn mà không cần phải xử lý công văn Nút chọn 5, sử dụng cho trường hợp tin gửi đến thuộc loại tin nhắn nội Mũi tên xuống cột loại, có màu vàng nhạt: Công văn đến Mũi tên lên cột loại, có màu vàng đậm: Cơng văn Số hiệu cột đính kèm (Sau cột loại): Chỉ định số lượng tập tin đính kèm.Ví dụ: khơng có tập tin đính kèm; có tập tin đính kèm; có tập tin đính kèm v v Biểu tượng đinh găm định văn có tập tin đính kèm Biểu tượng loa định văn khơng có tập tin đính kèm Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang a Trường hợp người đăng nhập lãnh đạo Công ty - Người đăng nhập lãnh đạo Công ty người phê duyệt công văn: Chọn phận nhận công văn, nhập nội dung phê duyệt lưu Thơng tin đính kèm với công văn Tất phận nhận công văn đọc thông tin - Người đăng nhập lãnh đạo Công ty người phê duyệt công văn: Chọn lãnh đạo phận thực hiện, nhập ý kiến đạo lưu Thông tin gửi đến lãnh đạo phận thực Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang b Trường hợp người đăng nhập lãnh đạo Bộ phận /Phòng ban - - - Chọn nhân viên thực hiện, nhập nội dung ý kiến đạo lưu Thông tin gửi đến nhân viên thực Mọi người phận đọc thông tin phận khác không đọc Nếu chọn mục phối hợp phận (3) cửa sổ thông báo Chỉ thực chức phối hợp với phận phân phối công văn Chọn phận cần phối hợp, nhập nội dung ý kiến phối hợp lưu Thông tin gửi đến lãnh đạo phận phối hợp Các phận khác không đọc thông tin c Trường hợp người đăng nhập nhân viên Nhập nội dung ý kiến thực lưu Thông tin gửi đến lãnh đạo phận nhân viên Mọi người phận đọc thông tin Các phận khác không đọc thông tin Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang Phê duyệt công văn ý kiến đạo (Mục dành cho Lãnh đạo Công ty) - Giám đốc phê duyệt công văn ủy quyền phê duyệt cơng văn cho Phó Giám đốc - Nội dung phê duyệt đính kèm với công văn phận nhận công văn nhận tin nhắn báo có cơng văn đến - Ý kiến đạo lãnh đạo Công ty đính kèm với cơng văn Bộ phận đạo nhận tin nhắn nội dung - Click vào nút Nhận công văn để xác nhận nhận công văn Chỉ lãnh đạo Công ty lãnh đạo phận có nút nhận cơng văn Click vào nút Xử lý công văn để xử lý cơng văn: Chỉ đạo riêng phận Ủy quyền cho người khác phê duyệt công văn cách chọn người phê duyệt không nhập nội dung phê duyệt Nhập nội dung phê duyệt ý kiến đạo Thơng tin đính kèm với công văn Và tất phận nhận công văn đọc thông tin Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang Chỉ đạo riêng: Chọn lãnh đạo phận thực Nội dung ý kiến đạo - Ý kiến đạo riêng sử dụng để đạo riêng phận mà khơng liên quan đến phận khác Danh sách lựa chọn thị lãnh đạo phận Các phận khác không đọc thông tin Lãnh đạo phận xử lý công văn (Mục danhc cho lãnh đạo phân) - Lãnh đạo phận nhận công văn xử lý cơng văn Chỉ đạo nhân viên thực - Nội dung đạo đính kèm với cơng văn Nhưng phận Lãnh đạo Công ty đọc thông tin - Nhân viên thực (Mục dành cho nhân viên) Nhân viên thực nhận tin nhắn Lãnh đạo phận phân cơng Nhân viên trao đổi công việc với Lãnh đạo phận qua phần xử lý công văn Nội dung trao đổi đính kèm với cơng văn Tất người phận đọc thông tin này, phận khác không đọc Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang Phối hợp phận (Mục dành cho lãnh đạo phận) Lãnh đạo phận trao đổi, phối hợp công việc với - Chỉ Lãnh đạo phận phân phối công văn thực chức phối hợp phịng ban - Nơi dung phối hợp đính kèm với cơng văn phận phối hợp thực đọc thông tin - Lãnh đạo phận phối hợp nhận tin nhắn nội dung phối hợp VI.Tìm kiếm cơng văn Trang cơng văn hiển thị số công văn ngày 20 công văn hệ thống Để xem công văn trước người sử dụng chọn xem công văn ngày gần đây, tuấn gần tháng gần Để tìm kiếm cơng văn theo từ khóa u cầu khác người sử dụng nhắp chuột vào liên kết Tìm kiếm - Xem cơng văn ngày hôm nay, ba ngày trước, tuần trước, tháng trước - Click vào mục Công văn để xem 20 cơng văn Trang tìm kiếm cho phép tùy chọn theo 03 nội dung gồm: - Tìm kiếm công văn theo điều kiện người sử dụng - Tìm kiếm cơng văn thuộc cơng trình - Tìm kiếm công văn thuộc đơn vị ban hành Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 10 Tìm kiếm công văn theo điều kiện người sử dụng Người sử dụng nhập điều kiện tìm kiếm sau nhắp chuột vào nút Tìm kiếm Tất cơng văn phù hợp với điều kiện tìm kiếm người sử dụng hiển thị kết tìm kiếm Tìm kiếm cơng văn thuộc cơng trình Người sử dụng nhập từ khóa để tìm tên cơng trình nhắp chuột vào liên kết lọc theo vần để hiển thị danh sách cơng trình Sau hiển thị cơng trình tìm để xem cơng văn cơng trình người sử dụng việc nhắp đúp chuột vào dòng tương ứng Chương trình hiển thị cơng văn liên quan đến cơng trình Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 11 Tìm kiếm cơng văn thuộc đơn vị ban hành Nhập từ khóa click vào nút tìm kiếm VII - Quản lý khay cơng văn Phân loại công văn thành khay: Chờ xử lý, xử lý lưu để gúp cho việc tìm kiếm, xử lý công văn nhanh Sau muốn xử lý công văn chưa xử lý, cần click vào mục Công văn chờ xử lý, hay muốn xem lại cơng văn xử lý click vào mục Công văn xử lý VIII Văn thư phân phối công văn (Phần dành cho văn thư) - Đăng nhập với quyền sử dụng dành cho văn thư - Click vào mục Công văn để tạo /sửa công văn đến công văn nội Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 12 Quản lý tên đơn vị ban hành Tạo công văn đến Tạo công văn nội - Quản lý loại cơng văn Quản lý tên cơng trình Tạo Công văn đến: Nhập thông tin lưu Đối với cơng văn có đính kèm, sau tạo xong, thực động tác sửa cơng văn để đính kèm tập tin Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 - Trang 13 Tạo công văn đi: Nhập thông tin lưu Đối với công văn có đính kèm, sau tạo xong, thực động tác sửa cơng văn để đính kèm tập tin + Loại cơng văn: Tạo /Sửa /Xóa loại cơng văn (Quyết định, Hợp đồng, …) + Cơng trình: Tạo /Sửa /Xóa tên cơng trình Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 14 + Đơn vị: Tạo /Sửa /Xóa tên quan ban hành - Sửa công văn đến công văn nội bộ: + Click chuột vào cơng văn cần sửa để mở trích yếu công văn + Chọn mục Sửa công văn để sửa đổi thơng tin + Chọn mục Xóa cơng văn để xóa cơng văn + Chọn mục Đính kèm để đính kèm tập tin xóa tập tin đính kèm Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 15 IX Quản trị phần mềm Mở Modul Quản lý nhân Modul Quản lý người dùng (tùy theo gói đăng ký sử dụng phần mềm) để quản lý Quản lý Bộ phận / Phòng ban Tạo /Sửa /Xóa tên cơng ty, chi nhánh Tạo /Sửa /Xóa tên Bộ phận, phịng ban Tạo /Sửa cấp bậc, chức vụ Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 16 Danh sách người phê duyệt công văn Đặt tên phân biệt PGĐ Quản lý người dùng, tên đăng nhập, mật khẩu, phân quyền sử dụng a Trường hợp có sử dụng modul Quản lý nhân Để phân biệt người có họ tên giống Đánh dấu chọn tất mục chọn, tùy theo chức năng, nhiệm vụ người: - Người làm công tác văn thư - Lãnh đạo phê duyệt công văn - Những người công tác chi nhánh xa không sử dụng chung mạng LAN Trong trường hợp có quyền sử dụng phần mềm quản lý cơng văn từ xa (ngồi Cơng ty) b Trường hợp sử dụng modul Quản lý người dùng Thêm /Sửa thông tin người dùng với chức tương tự sử dụng modul Quản lý nhân Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907 Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng 533 Trang 17 c Phân quyền sử dụng Quyền sử dụng cấp theo mức độ: 1, 2, 3, 4, 5, - Mức độ 1: Tồn quyền (Tạo mới, sửa, xóa, in, phân quyền) Quyền dành cho người quản trị hệ thống - Mức độ 2: Có quyền tương tự cấp khơng có quyền phân lại quyền Quyền dành cho quản lý nhân Có quyền nhập, sửa, xóa, in ấn thơng tin tồn chương trình - Mức độ 3: Dành cho người nhập số liệu, thông tin đầu vào Có quyền nhập, sửa, xóa phần chương trình bảo hiểm, đào tạo, cấp / chứng chỉ, điều chuyển, q trình cơng tác, phép năm, nghỉ phép, quan hệ, khen thưởng, kỷ luật, … in ấn thơng tin Khơng có quyền sau: Nhập nhân viên mới, phục hồi thơng tin xóa, sửa đổi thông tin mục quản lý hợp đồng, quản lý nâng bậc, thay đổi danh mục thông số - Mức độ 4: Xem, in ấn toàn thông tin liên quan đến nhân Công ty khơng có quyền tạo mới, sửa, xóa Quyền dành cho lãnh đạo Công ty - Mức độ 5: Xem, in ấn tồn thơng tin liên quan đến nhân phịng khơng có quyền tạo mới, sửa, xóa Quyền dành cho lãnh đạo phận, phòng ban - Mức độ 6: Quyền sử dụng hạn chế (chỉ in báo cáo) xem thông tin liên quan đến thân đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ ngồi phép, làm thêm ngồi giờ, cơng tác Người viết hướng dẫn Ngày 15/6/2014 Nguyễn Đình Thanh Địa chỉ: 77 Nguyễn Du – TP Đà Nẵng; Điện thoại liên hệ: (0511)3863729; Xử lý kỹ thuật: 09140181907