TÀI LIỆU GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ỨNG DỤNG CHẠY TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG THÔNG MINH Phiên bản: 2.0

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ỨNG DỤNG CHẠY TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG THÔNG MINH Phiên bản: 2.0 Ngày phát hành: 06/8/2020 NỘI DUNG Giới thiệu chung .4 I Nhóm chức cung cấp cho tất người: Nhóm chức cung cấp cho lãnh đạo: .4 II Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Cài đặt thiết lập mã PIN Đăng nhập ứng dụng .5 Sử dụng ứng dụng 3.2 Phân công xử lý văn đến 3.3 Tra cứu văn đến xử lý 3.4 Tra cứu văn 10 3.5 Duyệt, ký số văn 11 3.6 Tra cứu Lịch công tác 13 3.7 Tương tác trực tuyến 14 Cấu hình hệ thống .15 QUẢN LÝ PHIÊN BẢN TÀI LIỆU Phiên Ngày phát hành Nội dung cập nhât v1.0 11/9/2019 Phát hành lần đầu v2.0 06/8/2020 Trong phiên này, bổ sung, cập nhật chức sau: - Nâng cấp chức phân công, phân phối văn đến - Bổ sung chức tra cứu văn - Bổ sung chức Duyệt, ký số văn - Bổ sung chức Tra cứu lịch công tác lãnh đạo - Bổ sung chức Tương tác trực tuyến I Giới thiệu chung Ứng dụng chạy thiết bị cầm tay thông minh (cụ thể điện thoại thông minh máy tính bảng) phát triển chạy tốt tảng hệ điều hành Android iOS, tảng hệ điều hành khác không hỗ trợ Tên đăng ký Chợ ứng dụng Google (Play Store) Chợ ứng dụng Apple (App Store) “eMonre-v2” Vì vậy, người dùng vào tìm kiếm từ khố eMonre-v2 để tải xuống máy, cài đặt sử dụng ứng dụng Tại Phiên v2.0, ứng dụng bổ sung thêm số chức liên quan đến Văn đi; Duyệt, ký số; Lịch công tác; Tương tác trực tuyến Cụ thể, phiên này, ứng dụng cung cấp chức sau (chức bổ sung phiên v2.0 có font chữ màu đỏ): Nhóm chức cung cấp cho tất người: Tra cứu, tìm kiếm văn đến (có nâng cấp thêm nhiều tính năng); Tra cứu, tìm kiếm văn đi; Xử lý nhanh (cập nhật thông tin xử lý) văn đến; Nhận thơng báo có văn đến mới; Tra cứu Lịch công tác; Tương tác (trao đổi) trực tuyến theo nhóm trực tiếp cá nhân với Nhóm chức cung cấp cho lãnh đạo: - Phân công xử lý văn đến, hỗ trợ cấp lãnh đạo ghép vào giao diện - Phân phối xử lý văn đến, hỗ trợ cấp lãnh đạo văn phòng ghép vào giao diện - Thu hồi văn đến phân công phân phối xử lý - Hỗ trợ phân công phân phối nhanh nhiều văn đến (tức thực nhiều văn đồng thời) - Duyệt, ký số phát hành văn Ghi thêm: - Chức liệu nhìn thấy (có quyền xem, xử lý…) ứng dụng phân quyền tương tự hệ thống chạy Web - Ngồi việc sử dụng thơng tin Tài khoản Mật người dùng để truy cập vào hệ thống, ứng dụng bổ sung thêm lớp bảo mật mở ứng dụng nhằm tăng cường khả an tồn cho hệ thống, mã PIN Vân tay chạy ứng dụng Tại thời điểm, người dùng lựa chọn hay hình thức - Việc thao tác, sử dụng chức ứng dụng có tính tương tự hệ thống chạy Web nên tài liệu hướng dẫn chức khác với hệ thống chạy Web II Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Cài đặt thiết lập mã PIN Việc cài đặt ứng dụng tương tự cài đặt ứng dụng khác Sau cài đặt thành công, lần mở ứng dụng đầu tiên, người dùng phải thiết lập mã PIN (mã PIN sử dụng để mở ứng dụng) Mã PIN gồm chữ số người dùng tự thiết lập Tiếp theo, ứng dụng yêu cầu người dùng xác nhận lại mã PIN nhập bước trước Đăng nhập ứng dụng Mỗi lần sử dụng ứng dụng, người dùng cần qua hai lần bảo mật, bảo mật mức ứng dụng bảo mật mức hệ thống - Bảo mật mức ứng dụng: eMonre-v2.0 cung cấp 02 lựa chọn thiết lập mức bảo mật này, bảo mật mã PIN mật vân tay - Bảo mật mức hệ thống: Sử dụng thông tin tài khoản mật người dùng Hệ thống chạy web (cũng tài khoản email cấp cho người dùng với tên miền @monre.gov.vn) để đăng nhập hệ thống Giao diện nhập mã PIN xem Hình 3, giao diện Đăng nhập hệ thống xem Hình Cả hai giao diện cung cấp tuỳ chọn cho phép người dùng Nhớ mã PIN, Nhớ mật cho lần sau Tuy nhiên, để đảm bảo tính an tồn cho hệ thống, khuyến cáo người dùng không nên Nhớ mã PIN Nhớ mật cho thuận tiện Hình Nhập mã PIN Hình Đăng nhập hệ thống Sử dụng ứng dụng 3.1 Trang chủ ứng dụng, phiên 2.0 Mặc định, ứng dụng liệt kê danh sách văn đến chờ người dùng xử lý Tuỳ thuộc vào vai trò người dùng thời, hệ thống hiển thị văn chờ phân công xử lý chờ phân phối xử lý chờ xử lý (trường hợp trực tiếp xử lý văn bản) Tại giao diện này, người dùng có nhiều tuỳ chọn chức để thực Để thực phân công phân phối văn bản, người dùng chọn vào văn đó, ứng dụng hiển thị giao diện Hình để xem thơng tin chi tiết Và để xử lý văn bản, người dùng chọn chức có hình mũi tên góc bên phải Hình Hình giao diện phân cơng xử lý văn bản, người dùng lựa chọn hình thức phân công xử lý, cho ý kiến đạo xử lý Ứng dụng có hỗ trợ cho ý kiến đạo giọng nói (hình micro), đạo qua giọng nói nhiều lần, lần ứng dụng ghép lại đặt vào ô “Ý kiến đạo xử lý” Để phân công đạo xử lý nhiều văn đồng thời, người dùng nhấn giữ văn bản, ứng dụng chuyển sang giao diện cho phép chọn nhiều văn đồng thời, bước xử lý tương tự Hình Trang chủ ứng dụng 3.2 Phân công xử lý văn đến Hình Thơng tin chi tiết văn Hình Phân cơng xử lý văn Có thể đạo giọng nói biểu tượng Micro 3.3 Tra cứu văn đến xử lý Để tra cứu lại văn xử lý, chọn biểu tượng gạch góc phải Hình 8, chọn “Đã xử lý” Tại đây, ứng dụng hiển thị tất văn xử lý (đã phân công, phân phối…) Trường hợp muốn thu hồi văn nào, tìm đến văn đó, mở xem chi tiết thực thu hồi qua chức có hiểu tượng “làm lại” góc bên phải Hình để Thu hồi văn Hình Xem lại danh sách văn đến Hình Xem chi tiết văn đến xử lý thực chức Thu hồi văn giao diện 3.4 Tra cứu văn Trong văn đi, ứng dụng hỗ trợ tra cứu theo hai góc nhìn chính: (1) văn phát hành, cung cấp danh sách văn theo quyền người dùng thời (2) văn liên quan, cung cấp danh sách văn liên quan đến người dùng thời (là người ký, người soạn, người nhận…) Xem Hình 10 Khi xem chi tiết văn bản, người dùng có xem thông tin phản hồi bản qua chức “Xem chi tiết…” khoanh màu đỏ Hình 11 Hình 10 Tra cứu văn Hình 11 Xem thông tin chi tiết văn đi, xem thông tin phản hồi 3.5 Duyệt, ký số văn Cung cấp cho cấp lãnh đạo Để ký số ứng dụng, người dùng cần có Sim PKI Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp quản lý Có 02 lựa chọn cho người dùng sử dụng Sim PKI để ký số: (1) dùng Sim PKI mới, người dùng có thêm số điện thoại phục vụ việc ký số ứng dụng; (2) chuyển số dùng sang Sim PKI trắng, người dùng sử dụng số điện thoại dùng làm số điện thoại ký số ln Việc cấu hình liên quan đến ký số hướng dẫn mục Cấu hình hệ thống Để ký số, chọn văn cần ký số, mở xem chi tiết, thực chức “Ký số” Hình 12 Chọn biểu tượng chữ ký Hình 13, chọn mẫu chữ ký, thực dịch chuyển, phóng to, thu nhỏ tài liệu ký, thay đổi kích thước chữ ký… chọn biểu tượng bút Hình 13 để ký Chờ để nhận thông báo nhập mã PIN (mã PIN thay đổi máy người dùng, phần quản lý SIM) Người dùng ký lại nhiêu lần, trường hợp đồng ý, chọn biểu thượng đĩa mềm để ghi lại văn vừa ký Tiếp tục thực chức nghiệp vụ khác như: chuyển văn bản, qua biểu tượng dấu chấm góc bên phải hình Hình 12 Tại giao diện này, người dùng thực chức Xác thực ký số, Chia sẻ tài liệu, Tải tài liệu máy… Hình 12 Xem chi tiết văn bản, thực ký Hình 13 Thực ký số nhiều chức số, xác thực ký số tuỳ chọn khác 3.6 Tra cứu Lịch công tác Cung cấp thông tin lịch cơng tác lãnh đạo Có thể tra cứu lịch công tác theo tuần, theo ngày kết hợp với theo thời gian Mặc định theo tuần ngày Hình 14 Tra cứu Lịch cơng tác 3.7 Tương tác trực tuyến Ứng dụng hỗ trợ tương tác trực tuyến theo nhóm người dùng trực tiếp với người dùng cụ thể Hình 15 Danh sách người dùng, nhóm Hình 16 Tạo nhom, thêm người dùng muốn người dùng tương tác tương tác… Cấu hình hệ thống Trong phần này, có nhiều thơng tin cần cấu hình Tuy nhiên, người dùng cần quan tâm cấu hình 04 thơng tin sau: (1) Mẫu chữ ký: Thực quản lý mẫu chữ ký người dùng Thơng thường, người dùng thường có 02 mẫu chữ ký, mẫu mẫu chữ ký cá nhân, mẫu mẫu chữ ký tắt (ký nháy) Khuyến cáo, nên đưa vào mẫu chữ ký cần dùng thay đưa vào nhiều mẫu chữ ký để tránh nhầm thực ký số (2) Sim ký số: Thiết lập số SIM PKI sử dụng ký số (3) Bảo mật ứng dụng: Cho phép thay đổi 02 cách bảo mật ứng dụng vân tay hay mã PIN (4) Đổi mã PIN: thực đổi mã PIN người dùng lựa chọn hình thức bảo mật ứng dụng mã PIN Các chức cấu hình khác khơng nên thực hiện, chức Hình 17 Chức cấu hình cần quan tâm, chủ yếu phục vụ cho đội phát triển ứng thực dụng để kiểm thử hệ thống thật hệ thống giả lập  ... dụng, phiên 2.0 Mặc định, ứng dụng liệt kê danh sách văn đến chờ người dùng xử lý Tuỳ thuộc vào vai trò người dùng thời, hệ thống hiển thị văn chờ phân công xử lý chờ phân phối xử lý chờ xử lý