Kế toán NVL may tại công ty Thanh Hà -Cục Hậu Cần

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là tối đa hoá lợi nhuận và Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần cũng kh

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là tối đa hoá lợi nhuận và Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần cũng không nằm ngoài mục đích đó Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý luôn tìm tòi tất cả các biện pháp tối ưu nhất để giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chi phí NVL là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản x kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng khá cao trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy chỉ cần có một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm và sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhận của doanh nghiệp Vì vậy tổ chức hạch toán NVL tốt sẽ góp phần đảm bảo tốt công tác quản lý Sử dụng tốt hợp lý NVL sẽ tránh được tình trạng thua lỗ và góp phần tăng lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường và được sự hướng dẫn của thầy giáo TRầN QUý LIÊN cũng như các anh chị ở phòng Tài chính –kế toán của công ty em

mạnh dạn lụa chọn đề tài ‘’Kế toán NVL may tại công ty Thanh Hà -Cục Hậu Cần ‘’

.Do thời gian có hạn và trình dộ còn hạn chế nên chuyên dề của em không tránh khỏi nhủng thiếu sót nhất định ,em mong nhận được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẩn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.

CHUYÊN ĐỀ ĐƯỢC BỐ CỤC THÀNH 3 PHẦN CHÍNH

Phần I: Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty Thanh HàPhần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thanh HàPhần III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thanh Hà

PHẦN I:NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KỸ THUẬT CỦA CễNG TY THANH HÀ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà

Công ty Thanh Hà được thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày 17 tháng 11năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tổng Tham mưu.

Nhiệm vụ chính của công ty là:

- Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y.

- Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu cần.- Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.- Kinh doanh mặt hàng ăn, uống.

Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể khái quát như sau:

Từ trước những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các tổ đội nhỏ lẻ như tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn uống trực thuộc Cục Hậu cần Trước kiểu làm ăn manh mún, không có tổ chức, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường nói chung và cơ quan Tổng Cục Hậu cần nói riêng, sau một thời gian nghiên cứu của đội ngũ cán bộ thấy được sức mạnh cũng như tính ưu việt của các tập đoàn kinh tế lớn khác Cục Hậu cần đã có công văn trình lên trên đề nghị được sát nhập các tổ, đội đó lại với nhau thành Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp với tên gọi là công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần Với diện tích mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng 30.000m2, tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế thương mại tốt, gần các trục đường chính thuận tiện cho việc giao dịch, vận chuyển và tiếp thị các sản phẩm.

Năm 1994 Công ty Thanh Hà được thành lập, trụ sở chính được đặt tại 25H Phan Đình Phùng - Quận Ba Đình - Hà Nội.

Chi nhánh phía Nam tại: 18E đường Cộng Hoà - Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.

Sau khi được thành lập Công ty được Cục Hậu cần và Tổng Cục Hậu cần đầu tư vốn và từng bước đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đưa khoa học kỹ thuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng tốt, giá thành hợp lý, đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trường.

Với nghành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa” Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị Quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trong toàn quân về bàn, ghế, tủ, giường, quân trang Mặt khác khai thác tạo nguồn công việc trong thị trường kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trải chi phí, hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nước Từ đó Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu cần, Tổng cục Hậu cần giao cho Công ty

Với đội ngũ cán bộ-CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toàn Công ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn 36, hàng năm sản xuất đem lại doanh thu hàng quốc phòng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngày càng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thường xuyên cho người lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

Qua những năm xây dựng và trưởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ, công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn

bó chặt chẽ, không tách rời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nước và nền công nghiệp quốc phòng.

Hiện nay Công ty được phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và kho bạc Nhà nước, có con dấu riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng

Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000,

Trong đó: +Vốn cố định: 5.853.300.000, +Vốn lưu động: 520.900.000,

Từ các nguồn:

*Ngân sách QP: 4.792.500.000, *Từ nguồn tự có: 1.581.700.000,

Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà qua một số chỉ tiêu sau:

1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty Thanh Hà

Sản phẩm kinh doanh của Công ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại như trang trí nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây

dựng và sửa chữa nhưng các sản phẩm may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu hàng năm của Công ty.

Để mở rộng thị trường may phục vụ nhu cầu riêng của nhiều đối tượng khác nhau nên các sản phẩm may của Công ty có thể khái quát thành 2 dạng quy trình là may đo lẻ và may đo hàng loạt.

*- May đo lẻ: Dạng phục vụ số ít với yêu cầu tỷ mỷ của khách hàng, quy

trình may đo lẻ bao gồm:

- Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng người, ghi số đo vào phiếu (mỗi sản phẩm 1 phiếu đo) Ghi thành 2 liên, liên 1 lưu cuống phiếu để chuyển cho bộ phận cắt, liên 2 giao cho khách hàng.

- Bộ phận cắt: căn cứ vào phiếu đo của từng người ghi trên phiếu để cắt sau đó giao cho bộ phận may

- Bộ phận may

+ Theo chuyên môn hoá, chia cho từng người may hoàn thiện.

+ Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc là hoàn chỉnh và kiểm tra chất lượng.

- Bộ phận đồng bộ: Theo số phiếu, ghép các sản phẩm thành 1suất cho từng người Sau đó nhập sang cửa hàng để trả cho khách.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ qui trình công nghệ may đo lẻ

*- May hàng loạt: Bao gồm các sản phẩm của hàng Quốc phòng Các

sản phẩm này có đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục Quân nhu, quy trình này bao gồm:

- Tại phân xưởng cắt

+ Tiến hành phân khổ vải, sau đó báo cho kỹ thuật giác mẫu theo từng cỡ số và trổ mẫu.

+ Rải vải theo từng bàn cắt, ghi mẫu và xoa phấn.

+ Cắt phá theo đường giác lớn sau đó cắt vòng theo đường giác nhỏ + Đánh số thứ tự, bó buộc chuyển sang tổ may.

- Tại các tổ may

+ Bóc mầu bán thành phẩm theo số thứ tự + Rải chuyền theo quy trình công nghệ.

+ Sản phẩm may xong được thùa khuy, đính cúc, là hoàn chỉnh, kiểm tra chất lượng và đóng gói theo quy định sau đó nhập kho thành phẩm.

đồng bộkiểm tra

chất lượng

nhập cửah ngàvải

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình công nghệ may hàng loạt

Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trên giao cho Công ty hàng năm Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty như sau:

- Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ Quốc phòng và sản xuất quân trang như ba lô, quần lót, vỏ chăn, võng, màn, tất chống vắt của Cục Quân Nhu và sản xuất hàng Quân y của Cục Quân y theo kế hoạch và hàng tạo nguồn của Công ty.

- Xí nghiệp 1 kinh doanh mặt hàng ăn uống, phục vụ hội nghị, cưới hỏi.- Xí nghiệp 2 đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh, xây dựng và sửa chữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam.

- Xí nghiệp 3 sản xuất hàng doanh cụ như bàn, ghế, tủ, giường và trang trí nội thất của các công trình xây dựng.

- Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trình theo kế hoạch và tạo nguồn.

- Trường Mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con

em của CB-CNV trong Công ty, theo chương trình của Sở Giáo dục quy định

đồng bộkiểm tra

chất lượng

nhập cửah ngà

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức hoạt động sx-kd của Công ty Thanh Hà

1.3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty Thanh Hà xây dựng được 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trên thị trường, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã

đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cuả toàn Công ty

a Giám đốc Công ty

Là người đại diện có tư cách pháp nhân cao nhất tại Công ty, chịu trách nhiệm trước TCHC - BQP, trước pháp luật và cấp uỷ về điều hành hoạt động của Công ty Có nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành và quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch được cấp trên phê duyệt và nghị quyết Đại hội CN-VC hàng năm

b Các Phó Giám đốc Công ty

Có nhiệm vụ giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực, phần việc được phân công Được quyền chủ động điều hành, giải quyết các lĩnh vực công

CÔNG TY

Xí NGHIệP 1 Xí NGHIệP 2 Xí NGHIệP 3 đội xây dựng

Tổ sửa chữa trưường mần

non xí nghiệp may

việc được Giám đốc phân công và uỷ quyền Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, trước pháp luật về mọi hoạt động của mình

- Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp Giám đốc điều hành về các hoạt

động kinh doanh của đơn vị trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính - kế toán và phòng Kinh doanh.

- Phó Giám đốc sản xuất: Giúp Giám đốc điều hành trong công tác tổ

chức sản xuất và toàn bộ công tác kỹ thuật, chất lượng sản phẩm sản xuất ra của Công ty Trực tiếp chỉ đạo phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất và phòng Kỹ thuật - Chất lượng.

- Phó Giám đốc chính trị: Giúp Giám đốc điều hành công tác Đảng,

công tác chính trị trong toàn đơn vị Trực tiếp chỉ đạo phòng Chính trị và phòng Hành chính.

c Phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất

Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Giám đốc Công ty về mọi mặt Trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt : công tác kế hoạch hoá, tổ chức sản xuất, lao động tiền lương

d Phòng Kinh doanh

Là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc Công ty xác định phương hướng mục tiêu KD và dịch vụ Trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ

về KD, dịch vụ theo kế hoạch của Công ty trong từng thời kỳ Tư vấn cho Giám đốc về việc thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh.

e Phòng Chính trị

Là cơ quan đảm nhiệm công tác Đảng, công tác chính trị ở Công ty Có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty thực hiện công tác tuyên huấn, công tác tổ chức xây dựng Đảng, công tác cán bộ chính sách, và các công tác đoàn thể như công đoàn, phụ nữ, thanh niên trong đơn vị.

f Phòng Kỹ thuật - Chất lượng

Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về các mặt công tác quản lý khoa

học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm Nghiên cứu mẫu mốt, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật trong toàn Công ty.

g Phòng Tài chính - Kế toán

Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác Tài chính kế toán Thực hiện chức năng quan sát viên của Nhà nước tại Công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, cơ quan Tài chính cấp trên và pháp luật về thực hiện các nghiệp vụ Tài chính kế toán của Công ty.

h Phòng Hành chính

Là cơ quan giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện các chế độ về hành chính, văn thư, bảo mật Thường xuyên bảo đảm trật tự an toàn cho Công ty; tổ chức phục vụ ăn ca trong toàn Công ty; quản lý và bảo đảm phương tiện làm việc, phương tiện vận tải chung cho toàn Công ty.

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà

Từ ngày 01/01/1996, chấp hành nghiêm chỉnh quyết định số114/TC/QĐ của Bộ Tài chính, Công ty Thanh Hà đã tiến hành thực hiện chế độ kế toán mới Mặc dù ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần công tác kế toán đã đi vào nề nếp.

1.5.1.Chinh sach ke toan ap dung tai coong ty

Bộ máy kế toán của Công ty Thanh Hà được tổ chức theo hình thức tập trung Mọi hoạt động về tài chính của Công ty và Xí nghiệp đều được phản ánh về phòng Tài chính - Kế toán.

giám đốc công ty

phó giám đốc

phòngt i chínhà

kế toán

phòngkinh doanh

phòngkế hoạch

tổ chứcsảnxuất

phòngkỹ thuật

phòngh nh chínhà

xí nghiệp 2xí

nghiệp 1

xí nghiệp 3

tổ sửa chữađội xây

dựng

trường mầm

xí nghiệp

may

Tại các Xí nghiệp thành viên, kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về các mặt hạch toán, quản lý thu chi Tài chính trong phạm vi các khoản mục và tỷ lệ chi phí được công ty phân cấp Hàng tháng tính tiền lương, thưởng, Bảo hiểm xã hội cho CB - CNV thuộc Xí nghiệp mình quản lý theo sự chỉ đạo của Công ty Thực hiện đối chiếu, thanh quyết toán các khoản vay nợ, thu hộ, chi hộ giữa Xí nghiệp với Công ty và đơn vị bạn cụ thể:

* Tại Xí nghiệp thành viên

Các kho Công ty cung cấp NVL cho các xí nghiệp thành viên tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo " nhập, xuất, tồn" và từ ngày mồng 3 đến mồng 5 tháng sau chuyển báo cáo lên phòng kế toán Công ty.

Ngoài ra phải chấp hành nội quy hạch toán nội bộ Công ty về cấp phát NVL theo định mức, công tác đo, đếm NVL trước khi cấp phát cho các Xí nghiệp.

Nhân viên kế toán Xí nghiệp: theo dõi từ khâu NVL đến khi đưa vào sản xuất cuối cùng là giao thành phẩm cho Công ty Nội dung hạch toán như sau:

Các Xí nghiệp theo dõi

- Từng chủng loại NVL đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng.- Số lượng bán thành phẩm được cấp phát cho từng tổ sản xuất.

- Tình hình sản xuất nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt được để tính lương cho từng công nhân

Cuối tháng lập báp cáo và chuyển lên phòng kế toán (bao gồm các báo cáo sau)

- Báo cáo chế biến bán thành phẩm- Báo cáo thanh toán NVL

- Báo cáo sản phẩm dở và thành phẩm.

Tóm lại: hạch toán ở các Xí nghiệp là hạch toán đơn.

* Tại phòng kế toán Công ty

Quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán.

Hiện nay Phòng Tài chính - Kế toán gồm 5 người, được phân công cụ thể như sau:

- Kế toán trưởng: Là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế

toán của Công ty và giúp việc cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực chuyên môn về Tài chính kế toán Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn Tài chính kế toán của Công ty.

Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán Phân công, kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho các Xí nghiệp thành viên Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ Tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Thông qua và ký duyệt tất cả các chứng từ thu, chi cũng như các báo cáo kế toán, hợp đồng kinh tế Được Giám đốc uỷ quyền trực tiếp giao dịch với Ngân hàng và cơ quan Tài chính cấp trên về công tác Tài chính kế toán của Công ty.

- Kế toán thanh toán - Ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán

toàn bộ công nợ của các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp và nội bộ công ty Theo dõi công nợ với Ngân hàng về các khoản tiền gửi, tiền mặt, tiền vay của Công ty Ngoài ra còn theo dõi các khoản tiền tạm ứng của CB - CNV trong Công ty.

- Kế toán vật tư - thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi việc mua bán với

các khách hàng trên sổ chi tiết Phản ánh chính xác tình hình nhập xuất về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại vật tư, hàng hoá Tính toán đầy đủ, chính xác kịp thời giá thực tế của từng loại vật tư, hàng hoá cuối tháng để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm.

- Kế toán tiền lương - TSCĐ: Có nhiệm vụ tính tiền lương, thưởng,

BHXH cho CB-NV thuộc khối quản lý của Công ty Tổng hợp tình hình thanh toán tiền lương, thưởng BHXH của toàn Công ty trên sổ chi tiết Quyết toán BHXH với cơ quan tài chính cấp trên Theo dõi sự biến động về TSCĐ trên sổ chi tiết, trong toàn công ty và tính khấu hao TSCĐ.

- Kế toán giá thành - tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ

chính xác kịp thời các loại chi phí sản xuất theo các đối tượng hạch toán và đối tượng tính giá thành Tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong Công ty bao gồm

- Lao động tiền lương: Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương;

Phiếu nghỉ BHXH; Bảng thanh toán BHXH.

- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm

nghiệm; Thẻ kho; Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá.

- Bán hàng: Hoá đơn bán hàng

- Tiền tệ: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán

tiền tạm ứng; Bảng kiểm kê quỹ.

kế toán trưưởng

kế toántgnh và

thanh toán kế toánvật tưưth nh phàẩm

kế toántiền lương

kế toángiá th nhà

tổng hợp thủ quỹ

Kế toán các xí nghiệp th nhàviên

- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ;

Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; Biên bản đánh gía lại TSCĐ.

Tổ chức luân chuyển các chứng từ chủ yếu

- Phiếu thu, chi tiền mặt do phòng Tài chính - Kế toán lập (phiếu thu gồm 3 liên, phiếu chi gồm 2 liên) Kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán (có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó giám đốc Công ty xác nhận đồng ý chi), kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ Sau đó viết phiếu thu, chi ( ký ) -> Kế toán trưởng ký -> Giám đốc ký phiếu chi -> Thủ quỹ thu, chi ( ký ) -> Kế toán ghi sổ -> Bảo quản chứng từ.

- Phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng (gồm 3 liên) do phòng Kế hoạch- Tổ chức sản xuất lập kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết giữa Công ty với các nhà cung cấp và hợp đồng sản xuất với các Xí nghiệp thành viên Căn cứ vào lệnh mua bán của Giám đốc và phiếu báo kiểm nghiệm vật tư của phòng kỹ thuật, kiểm tra các chứng từ kèm theo đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ Sau đó viết phiếu nhập, xuất kho và hoá đơn bán hàng cho từng đối tượng -> phụ trách phòng ký -> Giám đốc ký -> thủ kho và khách hàng ký.

Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất và hoá đơn vào thẻ kho, hàng ngày chuyển chứng từ cho kế toán Nguyên liệu - Thành phẩm , Phòng Tài chính - Kế toán để ghi sổ.

- Tại các Xí nghiệp thành viên, theo sự phân cấp của Công ty: Phiếu thu, chi tiền mặt do kế toán thanh toán lập -> trưởng ban ký -> Giám đốc Xí nghiệp ký Hàng tháng Xí nghiệp lập bảng thanh toán chi phí sản xuất theo định mức khoán của Công ty và các Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảng thanh toán BHXH, Bảng cân đối tiền lương, chuyển về Phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất duyệt -> phòng Tài chính-kế toán kiểm tra tổng hợp và thanh toán.

- Phòng Tài chính - Kế toán sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng lĩnh vực công việc phân công, các nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ -> bảo quản chứng từ.

1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Nhà nước đã ban hành, các văn bản hướng dẫn của ngành và của cơ quan quản lý Cùng với các hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, Công ty đã áp dụng 54 tài khoản trong số 72 tài khoản trong bảng, và 5 trong số 7 tài khoản ngoài bảng của hệ thống tài khoản kế toán, áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.

1.5.4 Hình thức tổ chức sổ

Do đơn vị sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm nên Công ty Thanh Hà chọn hình thức tổ chức sổ là hình thức "Nhật ký - Chứng từ" Hiện tại Công ty đang áp dụng kế toán thủ công.

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKCT hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với NKCT được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng hợp của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần họăc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và NKCT có liên quan.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vàp sổ Cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ và các thẻ có liên quan Cuối tháng cộng các sổ, các

thẻ kế toán chi tiết, căn cứ vào sổ và thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.

Số liệu tổng hợp ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ

a,Nhật ký chứng từ :

Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 NKCT được đánh số từ NKCT số đến NKCT số 10.

* Nhật ký chứng từ

Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 NKCT được đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10.

Nhật ký chứng từ là một sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản Một NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nộidung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau Khi mở nhật ký chứng từ dùng cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột

Thẻ v sà ổ kế toán chi

Các chứng từ v àcác bảng phân bổ

chứng từ

Sổ cái

Bảng tổng hợp từ sổ chi tiết

Báo cáo t i chínhà

Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu

dành cho mỗi tài khoản Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCT

khác nhau, ghi Có của các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đó.

Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của mỗi tài khoản Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ cái.

Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ

NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản

*Bảng kê

Trong hình thức NKCT có 9 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 (không có bảng kê số 7,10) Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của mỗi TK không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các TK , có thể kết hợp phản ánh cả số dưđầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái.

+ Là sổ chi tiết theo dõi TSCĐ.

+ Cuối tháng cộng sổ và chuyển vào NKCT số 9.

phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số được lấy từ NKCT ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan Sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT.

1.5.5 HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN

1.5.5.1 Bảng cân đối kế toán

1.5.5.2 Báo cáo kết quả kinh doanh1.5.5.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ1.5.5.4 Thuyết minh báo cáo tài chính

PHÂN 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY THANH HÀ

2.1 Đặc điểm, phân loại, và quản lý NVL may tại Công ty

2.1.1 Đặc điểm NVL tại Công ty

Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần là một doanh nghiệp có ngành may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu sản phẩm

đầu ra của Công ty chủ yếu là mặt hàng quân trang như quần áo, chăn… Do vậy vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng trên cũng đa dạng như vải chéo, vải thô, cúc, chỉ … Mỗi loại NVL đều có đặc điểm riêng nên việc bảo quản và lưu kho đều khác nhau.

2.1.2 Phân loại NVL tại Công ty

Nguyên, vật liệu chính bao gồm các loại vải chéo, vải thô Về mặt chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí NVL, thường được đóng thành từng kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản ở những kho có mái che

* Nguyên, vật liệu phụ: Là những loại vật liệu không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng lại có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất bao gồm cúc, chỉ, nhãn, mác…

* Ngoài ra còn có một số loại vật liệu gián tiếp không thể thiếu được cho quá trình sản xuất như bao bì và các loại phụ liệu khác.

* Phế liệu được thu hồi từ sản xuất như vải cắt thừa, vải hỏng, vải kém phẩm chất và… Các loại phế liệu này sử dụng và xuất bán để tái sản xuất , và dùng vệ sinh máy.

2.1.3 Công tác quản lý NVL tại Công ty

Do đặc điểm khác biệt cụ thể của Công ty, từng loại NVL như đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua NVL một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay Ngân hàng Công tác quản lý NVL được Công ty đặt ra là: Phải bảo quản tốt và sử dụng tiết kiệm hiệu quả tối đa đặc biệt là NVL chính Hiểu rõ được điều này Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng để lưu giữ NVL được tốt hơn, gần các phân xưởng sản xuất

để tạo điều kiện thuận lợi việc vận chuyển, cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách tiện lợi và nhanh nhất.

Hệ thống kho được trang bị khá đẩy đủ các phương tiện cân, đong, đo, đếm để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.

Công ty đã tổ chức quy hoạch thành hệ thống kho:Kho 1 Kho chứa vải (VLC) đo đồng chí Hà phụ tráchKho 2 Kho chứa các phụ liệu do đồng chí Hồng phụ trách

Kho 3 Kho chứa các phế liệu thu hồi, thiết bị máy móc dùng trong việc thay thế do đồng chí Hồng phụ trách

2.2.Tính giá NVL tại Công ty

Nguyên, vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên sản phẩm giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70%) giá thành của sản phẩm vì vậy, việc tính giá NVL một cách hợp lý, chính xác có vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần thúc đẩy quá trình thực hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả NVL, làm hạ giá thành, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh , nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, việc tính giá vật liệu là dùng tiền đề biểu hiện giá trị của chúng Muốn việc tính toán được chính xác thì mỗi một doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất, hiện nay ở Công ty Thanh Hà, để phản ánh đúng giá trị NVL may kế toán của Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá thực tế đối với NVL nhập kho và áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước.

2.2.1 Tính giá NVL nhập kho

Nguyên, vật liệu may của Công ty Thanh Hà chủ yếu là nhập hàng nội bộ từ Công ty 20 – Bộ Quốc Phòng (Nhập xuất nội bộ) vì vậy giá vật liệu nhập kho được tính:

để phản ánh giá vật liệu may xuất, nhập kho được chính xác Công ty đã sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ hiểu Công ty áp dụng phương pháp này là do NVL may chủ yếu là nhập xuất nội bộ Công ty vẫn đang áp dụng kế toán ghi thủ công Hằng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu may xuất vào bảng phân bổ số 2 và bảng kê số 3

2.3.Chứng từ và kờs toỏn chi tiờts nguyờn vật liệu tại cụng ty

Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng Nhằm mục đích sử dụng quản lý tốt Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, hoàn thành kế hoạch mà Cục Hậu cần đã giao cho Công ty.

Nguyên, vật liệu của Công ty do nhập, xuất nội bộ (Bộ Quốc phòng xuất xuống) nên nó không bị biến động lớn, chủng loại vật liệu cũng không nhiều, kho bãi chứa đảm bảo yêu cầu chỉ tiêu lưu giữ Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL.

Phương pháp này đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu

Theo phương pháp này kế toán NVL dựa trên những chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính ra giá trị của số NVL nhập, xuất vào thẻ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến Số liệu từ thẻ "kế toán chi tiết vật liệu” kế toán ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

*Nghiệp vụ nhập kho NVL

Khi nhận được hoá đơn GTGT của Công ty 20 – Bộ Quốc phòng gửi đến, phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng Khi hàng được chuyển về Công ty cán bộ phòng Kế hoạch -Tổ chức sản xuất kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của NVL rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu NVL đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Liên 1 Lưu cuống phiếu giữ lại ở phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất.Liên 2 Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán.

Liên 3 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho.

Thủ kho kiểm nhận hàng, ký vào phiếu nhập sau đó vào thẻ kho và hàng tuần chuyển về cho kế toán NVL để làm cơ sở ghi vào sổ chi tiết vật liệu Giá NVL được ghi theo giá thực tế.

Chứng từ nhập NVL được lưu trữ và bảo quản tại phòng kế toán của Công ty.

Biểu đồ 2.1a

Hoá đơn Giá trị gia tăng Mẫu số: 01 GTKT – 3LLLiên 2 giao khách hàng LQ/2005B

Ngày 2 tháng 4 năm 2006 0094786Đơn vị bán hàng: Công ty 20 – Bộ Quốc phòng

Địa chỉ: 35 Phan Đình Giót – Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiMST: 0100109339 - 1

Điện thoại:

Họ tên người mua hàng: Anh Thuyên

Tên đơn vị: Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cầnĐịa chỉ: H2 – Phương Mai - Đống Đa – Hà NộiMã số thuế: 0100837666 – 1

Hình thức thanh toán: CK

Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính

SỐ LƯỢN

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 86.685.846

Tổng cộng tiền thanh toán 953.544.300

Số tiền viết bằng chữ : Chín trăm năm mươi ba triệu, năm trăm bốn mươi bốn nghìn, ba trăm đồng.

Người mua hàngNgười bán hàngThủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu đồ 2.1b

Hoá đơn Giá trị gia tăng Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Đơn vị bán hàng: Công ty may 20 - Bộ Quốc phòng

Địa chỉ: 35 - Phan Đình Giót - Phương Liệt - Thanh Xuân - HNMST: 0100109339 - 1

Điện thoại:

Họ tên người mua : Anh Thuyên

Tên đơn vị: Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cầnĐịa chỉ: H2 - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội Mã số thuế: 0100837666 - 1

Hình thức thanh toán: CK

STTTên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượngĐơn giáThành tiền

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 839.450

Tổng cộng tiền thanh toán 9.233.950

Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, hai trăm ba mươi ba nghìn, chín trăm năm mươi đồng

Người mua hàngNgười bán hàngThủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Khi hàng được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất kết hợp với thủ kho rồi tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Nếu thấy vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập.