Phân tích thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty cổ phần xi măng Sông Đà và các giải pháp hoàn thiện

1. Khái niệm: Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn

LỜI NÓI ĐẦU1 Sự cần thiết phải nghiên cứu:

2 Mục đích nghiên cứu:

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:4 Phương pháp nghiên cứu:

5 Kết cấu của báo cáo:

Báo cáo có kết cấu gồm hai chương:

Chương I: Cơ sở lý luận của đánh giá thực hiện công việc

Chương II: Phân tích thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty cổ phần xi măng Sông Đà và các giải pháp hoàn thiện.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC.

I Khái niệm, mục đích của đánh giá thực hiện công việc.

1 Khái niệm:

Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.

• Tăng cường mối quan hệ giữa người lao dộng và người quản lý cấp trên.

• Giám sát sự thành công, cách thức hoạt động hiệu quả và mở rộng kinh doanh của công ty.

II Các yếu tố cơ bản của một hệ thống đánh giá thực hiện công việc và mối quan hệ giữa chúng.

1 Các yếu tố cơ bản của một hệ thống ĐGTHCV.

1.1 Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu (tiêu chí) phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng để hoàn thành các nhiệm vụ của một công việc.

Thực tế thực

hiện CV Đánh giá thực hiện CV

Đo lường sự thực hiện CV

Tiêu chuẩn thực hiện CV

Thông tin phản hồi

Quyêt định nhân

- Để có thể đánh giá hiệu quả, các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh cá kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc

 Phương pháp xây dựng:

+ Chỉ đạo tập trung: + Thảo luận dân chủ:

1.2 Đo lường sự thực hiện công việc:1.3 Thông tin phản hồi:

2 Mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống ĐGTHCV.

Mối quan hệ này được thể hiện thông qua hình dưới đây:

Giải thích:

Người lãnh đạo sẽ sử dụng các phương thức đánh giá để đo lường sự thực hiện công việc của nhân viên và so sánh với các tiêu chuẩn đã có từ trước Kết quả đánh giá sẽ được phản hồi lại cho người lao động thông qua một cuộc thảo luận để họ tự hoàn thiện bản thân Đồng thời kết quả này lại được lưu trong hồ sơ nhân sự của mỗi cá nhân người lao động làm cơ sở để đưa ra các quyết định nhân sự có liên quan đến công việc mà người lao động đảm nhận Nhưng mục tiêu cuối cùng và quan trọng nhất vẫn là nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động.

III Các bước tổ chức thực hiện một chương trình ĐGTHCV:

1 Lựa chọn và xây dựng phương pháp ĐGTHCV

1.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ:

Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến về tình hình thực hiện công việc của người lao động theo một thang đo được sắp xếp từ thấp đến cao hoặc ngược lại, ứng với mỗi mức độ đánh giá là một số điểm cụ thể Tổng số điểm đạt được của các tiêu chí sẽ là điểm cuối cùng của người đó.

- Ưu điểm của phương pháp này:

• Việc đánh giá được thực hiện một cách đơn giản.

• Nếu sử dụng thang điểm thì kết quả đánh giá được lượng hoá, thuận lợi cho việc so sánh năng lực giữa những người lao động.

• Có thể áp dụng với nhiều loại lao động

1.2 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng:

- Khái niệm: Là phương pháp trong đó người đánh giá phải ghi lại theo cách

mô tả những hành vi có hiệu quả và những hành vi không có hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố công việc.1

- Ưu điểm:

Sử dụng phương pháp này thuận tiện cho thông tin phản hồi; giúp cho người đánh giá tránh được nhiều lỗi do chủ quan Mặt khác, phương pháp này còn cung cấp tư liệu cho người quản lý bộ phận khi cần phải giải thích cho nhân viên về quyết định của mình.

- Nhược điểm:

Có thể xảy ra tình trạng “bỏ sót”, không ghi chép kịp thời do người đánh giá phải làm nhiều việc cùng một lúc; có thể dẫn đến tâm lý không tích cực ở người lao dộng.

1.3 Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi

- Khái niệm: Là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đồ

hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Trong phương pháp này, người đánh giá phải đánh giá các mức độ thực hiện công việc của nhân viên theo các sự kiện được ghi lại.

- Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản, dễ làm thích hợp để ra quyết định nhân sự Ít thiên vị hơn các thang đo khá, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận hơn; và chúng tạo ra sự nhất trí giữa hững người đánh giá vì chúng đánh giá các hành vi có thể quan sát được hơn là đánh giá các nhận thức chủ quan.

phải xác định sự tương tự giữa các hành vi thực hiện công việc của đối tượng với hành vi được mô tả trong thang đo.

Để khắc phục nhược điểm này, người ta có thể sử dụng Thang điểm quan sát hành vi Thang điểm quan sát hành vi chỉ đòi hỏi người đánh giá mô tả tần số xảy ra của hành vi (liên tục, thường xuyên, thỉnh thoảng, hiếm khi hay không bao giờ) mà không cần quyết định xm chúng là tốt hay xấu.

1.4 Phương pháp văn bản tường thuật

- Khái niệm: Là phương pháp trong đó người đánh giá sẽ viết một văn

bản (bản tường thuật) về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về các điểm mạnh, điểm yếu, các tiềm năng của họ cũng như các gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của nhân viên.

Bản tường thuật này có thể được viết theo các chủ đề khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích của người đánh giá.

1.5 Các phương pháp so sánh:

Bản chất của nhóm phương pháp này là người lãnh đạo sẽ đánh giá tình tình thực hiện công việc của người lao động dựa trên việc so sánh sự thực hiện công việc của từng người với những người bạn cùng làm việc trong bộ phận.

Trong phương pháp này, người đánh giá có thể sử dụng một trong những cách sau:

- Phương pháp xếp hạng:

Theo phương pháp này toàn thể người lao động sẽ sắp xếp theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất dựa trên tình hình thực hiện công việc tổng thể của từng người Có hai cách xếp hạng:

+ Xếp hạng đơn giản: Các nhân viên được sắp xếp một cách tuần tự từ xuất sắc nhất đến yếu kếm nhất.

+ Xếp hạng luân phiên: Người lãnh đạo bộ phận lựa chọn tròn nhóm của mình người thực hiện công việc tốt nhất và kém nhất để loại khỏi danh sách và được viết vào hai đầu cùng của một danh sách khác Sau đó lại chọn ra người xuất sắc và yếu kém nhất trong số những người còn lại, xoá khỏi danh sách và ghi vào danh sách kia Việc sắp xếp được tiếp tục như vậy cho tới hết Phương pháp này cho kết quả chính xác hơn phương pháp đơn giản.

Phương pháp phân phối bắt buộc: Người đánh giá phải phân loại các

nhân viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định Phương pháp này hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay qua dễ dãi, quá nghiêm khắc trong đánh giá

- Phương pháp so sánh cặp: So sánh từng nhân viên với tất cả những

người khác trong bộ phận theo từng cặp Vị trí của từng nhân viên trong bảng xép hạng được quyết định bởi số lần nhân viên đó được chọn là tốt hơn so với những nhân viên khác Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản và có tính tin cậy cao hơn các kiểu so sánh khác.

Theo kết quả so sánh trên, nhân viên A được đánh giá tốt nhất, nhân viên C bị đánh giá kém nhất

Ưu nhược điểm của nhóm phương pháp so sánh: Phương pháp này tuy

đơn giản, có tác dụng trong việc ra quyết định về tiền lương, thăng chức…nhưng lại gây khó chịu cho người lao động dẫn đến giảm động lực làm việc, tạo bầu không khí không tốt trong bộ phận.

1.6 Phương pháp quản lý bằng mục tiêu:

- Khái niệm: Là phương pháp trong đó người lãnh đạo bộ phận cùng

nhân viên xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai Người lãnh lao động và nhà lãnh đạo phải xác định được:

 Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên.

 Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong chu kỳ đánh giá đã định trước (thường 6 tháng hoặc 1 năm).

 Xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu đó.

Trong quá trình thực hiện công việc, người nhân viên sẽ được cấp trên chỉ ra những thiếu sót và nguyên nhân của những thiếu xót đó để kịp thời có sự điều chỉnh nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Sơ đồ : Tiến trình thực hiện phương pháp quản lý bằng mục tiêu

Ưu điểm:

Người lao động được tham gia vào quá trình xác định mục tiêu nên sẽ định hướng được cách thức, phương pháp thực hiện công việc tốt nhất, tạo động lực cho người lao động, cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên Người lao động có vai trò chủ động hơn trong quá trình đánh giá, còn người lãnh đạo chuyển từ vai trò phán xét sang vai trò tư vấn; đây là phương pháp có hiệu quả nhất hiện nay và được sử dụng phổ biến ở nhiều nước Ở

Xác định các nhiệm vụ

Xác định kết quả công việc dự kiến

Đề ra tiến độ THCV, phương pháp thực hiện

Đánh giá THCV

Xem xét tiến độ, tính khả thi

Việt Nam nó được sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Nhược điểm:

Quá nhấn mạnh vào kết quả công việc đặt được mà xem nhẹ quá trình thực hiện; việc xác định các mục tiêu công việc hay kết quả công việc dự kiến không phải dễ dàng.

2 Một số vấn đề cần quan tâm khi xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

2.1 Các nhân tố chính xây dựng một chu trình đánh giá

Có bốn nhân tố chính để xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt::

- Xây dựng mục tiêu: Thống nhất giữa người lao động và người quản lý.- Quản lý thực hiện công việc: cung cấp cho người lao động các công cụ,

nguồn lực và chương trình đào tạo cần thiết để họ thực hiện công việc được tốt.

- Tiến hành công tác đánh giá: giám sát và đánh giá việc thực hiện của nhân viên, thảo luận những đánh giá đó với họ và thống nhất thực hiện cho tương lai.

- Đưa ra chương trình trao thưởng: xem xét việc trao thưởng lương và thăng chức cho nhân viên dựa trên kết quả đánh giá và quyết định xử lý những người làm việc không tốt như thế nào.

2.2 Việc đánh giá thường diễn ra như thế nào?

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc sẽ chỉ được đưa vào hoạt động nếu như lập kế hoạch và thực hiện một cách đúng đắn Hãy xem xét những điểm dưới đây:

- Người quản lý biết chắc chắn nhân viên của mình tham gia làm công việc gì Bản mô tả công việc viết tay là có ích Việc tiến hành đánh giá

công việc, hoặc phân tích và xếp loại công việc trong công ty có thể giúp người quản lý tập trung vào xem xét nhân viên đã thực hiện như thế nào

- Xây dựng hệ thống đánh giá đơn giản, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.- Thiết kế các phiếu đánh giá để các kết quả đánh giá được viết tay theo

một khổ tiêu chuẩn.

- Bảo đảm tất cả các nhà quản lý đều tận tâm với hệ thống.

- Thông báo cho nhân viên, thảo luận với nhân viên, hội những người lao động nếu thích hợp trước khi thực hiện hệ thống đánh giá .

- Một khi hệ thống đã thích hợp, hãy thông báo cho nhân viên bằng văn bản giấy tờ Hãy giảng giải về mục đích của nó và nó có ý nghĩa như thế nào đối với họ Tính cả thông tin về hệ thống đánh giá trong bất kỳ thông tin về nhân viên điều độ mới nào.

2.3 Sử dụng kết quả đánh giá thực thi công việc như thế nào?

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt có thể đủ để khuyến khích người lao động Người lao động được khuyến khích rất có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn và mang lại hiệu quả cao hơn Người quản lý cũng có thể liên kết hệ thống đánh giá của mình với các quyết định về tiền lương, tiền thưởng và các khoản tiền khuyến khích người lao động khác nữa.

Xem xét việc trao thưởng có thể là cách tuyệt vời để khuyến khích người lao động nhưng cần phải thận trọng Tuy nhiên, chúng cũng có thể mang lại kết quả ngược lại sự mong đợi nếu không có sự quan tâm thích đáng Có một số nguyên nhân gây tranh cãi nếu như người lao động nhận ra rằng có một số người được trao phần thưởng nhiều hơn những người khác Người quản lý cần giám sát cẩn thận chương trình trao thưởng để chắc chắn rằng chúng có ảnh hưởng mà mình đã hy vọng Chúng phải công bằng và tất cả người lao động cần được đối xử công bằng.

3 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá:

3.1 Lựa chọn người đánh giá

Người đánh giá là người trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình đánh giá, công nhận thành tích của người lao động sau một chu kỳ làm việc Việc lựa chọn người đánh giá phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, sản xuất kinh doanh của mỗi công ty, doanh nghiệp Một số cá nhân sau đây thường được lựa chọn làm người đánh giá:

Người lãnh đạo trực tiếp: đây là sự lựa chọn phổ biến nhất trong các

công ty, doanh nghiệp vì họ là người biết rõ nhất về việc hoàn thành công việc của nhân viên Hơn nữa, họ là người chịu trách nhiệm quản lý đơn vị mình nên cần phải trực tiếp đánh giá nhân viên của mình.

Đồng nghiệp: là người làm cùng với người lao động, có thể trong cùng

một phòng hoặc trong cùng công ty Nhưng sự lựa chọn này ít được sử dụng trong thực tế.

Bản thân người lao động: Sự lựa chọn nay thường được áp dụng cho các

công ty, doanh nghiệp sử dụng chương trình quản lý bằng mục tiêu – MBO Yêu cầu đặt ra là nhân viên phải hiểu được mục tiêu và tiêu chuẩn hoàn thành công việc của bản thân.

Ngoài những cách lựa chọn ở trên, mỗi công ty, doanh nghiệp có thể kết hợp ý kiến đánh giá của nhiều cá nhân lại với nhau để có được ý kiến cuối cùng.

3.2 Đào tạo người đánh giá

Đây là khâu rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của đánh giá Việc lựa chọn người đánh giá hay chính là công việc ‘chọn mặt gửi vàng’ Người được đào tạo có một vị trí hết sức quan trọng trong doanh nghiệp Người đánh giá cần được đào tạo để hiểu biết về hệ thống đánh giá và mục đích của đánh giá; hiểu rõ cách đánh giá và nhất quán trong đánh giá Đồng thời người đánh giá

phải có đạo đực nghề nghiệp tốt, đối xử với người lao động một cách công bằng, được mọi người tin cậy Ngoài kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ thì người đánh giá cũng phải có tư duy, linh hoạt đối xử quan hệ lao động trong mọi tình huống, giúp đỡ, phối hợp với các đơn vị, cơ quan hoàn thành tốt công việc của mình Tuỳ thuộc vào phương pháp đánh giá để lựa chọn nội dung và hình thức đào tạo phù hợp:

• Cung cấp các văn bản hướng dẫn.

• Tổ chức các lớp đào tạo (tập huấn).

4 Phỏng vấn đánh giá:

4.1 Mục tiêu của phỏng vấn đánh giá:

Phỏng vấn đánh giá là một khâu rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực làm việc của người lao động Thông qua phỏng vấn đánh giá mà nhân viên biết được cấp trên đánh giá về mình như thế nào; người lãnh đạo cũng có cơ hội hiểu rõ nguyên nhân của những yếu kém trong quá trình làm việc của nhân viên cũng như động viên, khuyến khích nhân viên khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Bên cạnh đó, lãnh đạo và nhân viên cùng nhau thảo luận tìm ra biện pháp khắc phục những hạn chế trong thực hiện công việc nhằm hoàn thiện năng lực làm việc, duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.

 Nói - lắng nghe: Đây là một hình thức phỏng vấn ngẫu hứng vì nó không tuân theo một tiêu chuẩn cụ thể nào Người lao động sẽ có cơ hội đối thoại trực tiếp với cấp trên của mình Yêu cầu đạt ra là người đánh giá có kỹ năng đặt câu hỏi và biết lắng nghe.

Nhược điểm của hình thức này là “ cấp trên tóm tắt và lặp lại một số ý kiến của cấp dưới, nhưng lại không đề ra mục tiêu cải tiến công tác Kết quả là cấp dưới có thể cảm thấy vui vẻ hơn nhưng việc hoàn thành công tác của họ có thể sẽ không thay đổi gì”.

 Giải quyết vấn đề: Người lãnh đạo và nhân viên cùng đối thoại cởi mở, tích cực Mọi vấn đề tồn tại trong thực hiện công việc của người lao động cũng như biện pháp cải tiến công tác đều được đưa ra thảo luận.

5 Các yêu cầu đối với một hệ thống ĐGTHCV:

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải đản bảo các yêu cầu sau:

5.1 Tính phù hợp: Hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục

vụ mục tiêu quản lý; phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá.

5.2 Tính nhạy cảm: Điều đó đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ

đo lường có khả năng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành tốt công việc Điều đó đòi hỏi các tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng và phải lựa chọn người đánh giá một cách hợp lý.

5.3 Tính tin cậy (Tính nhất quán): Nghĩa là hệ thống đánh giá phải đản bảo

sao cho đối với mỗi một người lao động bất kì, kết quả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất nhau về cơ bản.

5.4 Tính được chấp nhận: Hệ thống đánh giá phải được người lao động chấp

nhận và ủng hộ.

5.5 Tính thực tiễn: Cuối cùng hệ thống đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ

sử dụng đối với người lao động thì mới có thể áp dụng trên thực tế.

6 Một số lỗi cần tránh khi thực hiện một chương trình ĐGTHCV:

Khi đánh giá thực hiện công việc, người đánh giá có thể gặp rất nhiều lỗi khác nhau, sau đây là một số lỗi cần tránh:

• Tiêu chuẩn không rõ ràng: Cần phân biệt rõ yêu cầu ở mỗi mức: xuất sắc, khá, trung bình, kém là gì Làm được những việc gì, kỹ năng cụ thể ra sao thì xếp vào loại xuất sắc Những người khác nhau sẽ có cách hiểu và áp dụng khác nhau về các tiêu chuẩn xuất sắc, khá, trung bình và kém Nếu như không có cách hướng dẫn phân loại cụ thể với tiêu chuẩn không rõ ràng, cùng một nhân viên có thể được đánh giá ở mức khác nhau Điều này sẽ làm giảm tính chính xác và hiệu quả của việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.

• Thiên kiến: Thể hiện khi đánh giá chung, việc thực hiện công việc của nhân viên, cán bộ nhân sự chỉ căn cứ trên một tiêu chuẩn nào đó hoặc một nét chính nào đó.