Phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp.pdf

Phân biệt hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp.pdf

PHÂN BIỆT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Từ khoá: hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, hữu hiệu, rủi ro

Nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp (DN) nói riêng càng phát triển thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và kiểm toán nội bộ (KTNB) trong DN càng trở nên quan trọng Tuy nhiên, hiện giờ vẫn có nhiều sự nhầm lẫn giữa những khái niệm đó Trong DN, nếu các khái niệm này không được hiểu đúng, sẽ dẫn tới tình trạng nhà quản trị thiết lập nên một hệ thống KSNB và KTNB hoạt động không thực sự hiệu quả Sự nhầm lẫn khái niệm có thể xảy ra bởi các lý do sau:

- Thứ nhất: Bản chất của KSBN và KTNB đều

là hướng tới quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

- Thứ hai: Tính chủ quan cao của ban lãnh

đạo (nhất là đối với các DN có hình thức sở hữu mang tính chất tư nhân, gia đình) dễ làm cho hoạt động của KSNB và KTNB không phân tách rõ ràng

- Thứ ba: Bản thân KTNB cũng là một hình

thức kiểm soát, do vậy mặc dù phạm vi và tính chất kiểm soát của KTNB và KSNB không giống nhau thì hai khái niệm này vẫn dễ bị nhầm lẫn nếu không được phân biệt rõ

KSNB, Hệ thống KSNB là gì?

Theo COSO (Committee of Sponsoring

Oganizations), kiểm soát nội bộ là một quy

trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự

 Email:thaiha.tueba@gmail.com

bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành [2,23 ]

Cũng theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ

trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và thẩm định [2,26 ]

- Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố bên

trong DN ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ các thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB

- Xác định và đánh giá rủi ro: Mọi DN dù

hoạt động trong lĩnh vực gì, có quy mô, cấu trúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhau đều có thể phải chịu sự tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài DN Việc xác định và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB chính là phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài DN và các rủi ro mà DN có thể gặp phải

- Các hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm

soát): Chính là những chính sách, thủ tục

giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của DN Các thủ tục kiểm soát gồm có:

+ Thủ tục phê duyệt: Là sự cho phép một

nghiệp vụ được xảy ra hoặc cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của DN Bằng chứng của sự phê duyệt là chữ ký của người phê duyệt đúng thẩm quyền

+ Thủ tục định dạng trước: Là việc DN áp

dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý Đây là một thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ Ví dụ như sử dụng chữ ký điện tử, định dạng bằng dấu vân tay…

+ Thủ tục báo cáo bất thường: Tất cả các cá

nhân, các bộ phận trong DN phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bát hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi, mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, trong và ngoài DN

+ Thủ tục bảo vệ tài sản: Là tất cả các hoạt

động của DN nhằm giảm thiểu việc tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hay bị phá hoại

+ Thủ tục sử dụng chỉ tiêu: Sử dụng các chỉ

tiêu tính toán được nhằm đánh giá thực trạng hoạt động của DN Ví dụ như: chỉ tiêu tỷ suất lợp nhuận, chỉ tiêu hàng tồn kho…

+ Thủ tục bất kiêm nhiệm: Đây là việc tách biệt

giữa 4 chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận nhằm đảm bảo không ai có thể thực hiện và che giấu hành vi gian lận

+ Thủ tục đối chiếu: Là việc đối chiếu cùng

một số liệu từ các nguồn phát sinh khác nhau Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ

+ Thủ tục kiểm tra và theo dõi: Đây có thể

được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát” Có nghĩa là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát

- Thông tin và truyền thông: Thông tin được

thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng

thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời

- Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình

theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũng

như được cải thiện khi có khiếm khuyết [4 ]

KTNB - Khái niệm và bản chất

Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” của Hoa Kỳ được Viện kiểm toán nội bộ

Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978: “Kiểm

toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một dịch vụ đối với tổ chức đó”

Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiểm

toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kinh tế như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán viên

nội bộ (IIA): “Kiểm toán nội bộ là một hoạt

động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát” [3]

Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khác nhau về KTNB, song chúng không hề mâu thuẫn với nhau Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn:

KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá độc lập được doanh nghiệp thiết lập để đánh giá và kiểm tra các chức năng, hoạt động khác của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro

Khái niệm này có thể được phân tích như sau:

- Kiểm toán: có thể được xem xét ở khía cạnh

hẹp như kiểm tra tính hiện hữu của hàng tồn kho hay sự phê duyệt của chứng từ, báo cáo, nghiệp vụ… Kiểm toán cũng có thể được xem xét rộng hơn, đó là việc đánh giá và phân tích trên khía cạnh tổng thể DN như đánh giá hệ thống quản trị rủi ro và đánh giá hệ thống

quản trị nội bộ Đó cũng là điều mà các DN muốn hướng tới

- Nội bộ: Có nghĩa là hoạt động kiểm toán

trong nội bộ DN (internal audit), phân biệt với kiểm toán độc lập - kiểm toán từ bên ngoài DN (external audit) Từ “nội bộ” dễ tạo cảm giác rằng, bộ phận KTNB phải do chính DN tạo ra và thuộc sự quản lý hành chính của DN, có nghĩa là nhân viên KTNB phải là nhân viên trong DN Trên thực tế, hoạt động KTNB thường được chính nhân viên của DN thực hiện trong phạm vi nội bộ DN, song cũng có những DN thuê tổ chức kiểm toán bên ngoài thực hiện công việc kiểm toán nội bộ cho mình

- Độc lập: Kiểm toán viên nội bộ và bộ phận

KTNB phải độc lập với các bộ phận khác trong DN để thực hiện công việc của mình và có thể mang lại kết quả khách quan nhất

- Thiết lập: Bộ phận KTNB là một bộ phận

chính thức của DN, có chức năng và phạm vi hoạt động xác định

- Đánh giá, kiểm tra: Kiểm toán viên nội bộ

sẽ xác nhận nhu cầu cần được xem xét và đánh giá các hoạt động, chức năng của DN, sau đó thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động, chức năng đó Đây là vai trò chính của bộ phận KTNB cũng như của kiểm toán viên nội bộ

- Các chức năng hoạt động khác của DN: Có

nghĩa là phạm vi hoạt động của KTNB rất rộng, bao gồm toàn bộ chức năng và hoạt

- Sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tính tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc, chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định của nhà nước và doanh nghiệp

- Tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động kinh doanh và việc sử dụng các nguồn lực Phạm vi chức năng của kiểm toán nội bộ phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán nội bộ

được vận dụng linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc

điểm, quy mô hoạt động và đặc thù quản lý của các doanh nghiệp

Hoạt động trên cơ sở chức năng của mình, KTNB có các nhiệm vụ sau:

- Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ - Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt

- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp

- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của DN, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của DN - Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực

Tựu chung lại, chúng ta có thể thấy rằng, bản chất của KTNB chính là một trong những biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro KTNB cũng được ghi nhận với chức năng kiểm soát của DN, có mục tiêu thực hiện đánh giá tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống kiểm soát Kiểm toán viên nội bộ là người thực hiện các công việc kiểm toán nội bộ một cách hiệu quả để đảm bảo cho hệ thống kiểm soát trong DN được thiết kế phù hợp và được áp dụng đúng như thiết kế (có nghĩa là hoạt động hiệu quả, giúp DN tránh được rủi ro)

Hệ thống KSNB và KTNB: Ảnh hưởng của việc nhầm lẫn khái niệm

Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này dẫn tới một số ảnh hưởng đối với hoạt động của DN như:

- Thiết lập hệ thống KSNB và KTNB không khoa học và hiệu quả Điều này dễ xảy ra do việc nhầm lẫn khái niệm sẽ dẫn đến việc không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng

hệ thống làm cho hình dung về các hệ thống này không chính xác Việc thiết lập một hệ thống trên một cơ sở không chính xác sẽ không mang lại một hệ thống chuẩn mực - Các biện pháp kiểm soát, các hoạt động kiểm soát dễ bị chồng chéo do nhiệm vụ không phân định rõ ràng gây cản trở công việc của các bộ phận khác và gây tâm lý ức chế trong công việc của các nhân viên trong công ty, ảnh hưởng đến sự phát triển chung của DN do mọi hoạt động đều không hiệu quả

- Khối lượng công việc và trách nhiệm của những nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm soát quá nhiều, gây quá tải, sức ép lớn dễ dẫn đến sai sót trong chính việc kiểm tra, kiểm soát

- Nếu ban lãnh đạo DN chỉ đạo trực tiếp để đảm bảo các yêu cầu quản lý của mình được đáp ứng sẽ dẫn đến tình trạng bộ phận kiểm soát thụ động, không linh hoạt, không phát huy được năng lực của mình trong khi các nhà quản trị lại phải mất quá nhiều thời gian trong việc đánh giá, xem xét, chỉ đạo bộ phận giúp việc cho mình Rõ ràng, đây là một sự lãng phí nhân lực và tài chính mà không đạt được hiệu quả

Hệ thống KSNB và KTNB có mối liên hệ gì?

Để tránh nhầm lẫn, cần có sự phân biệt giữa hệ thống KSNB và KTNB, đồng thời hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng Từ đó, DN có thể thiết lập cho mình một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Theo những phân tích ở trên, có thể thấy rằng cả hệ thống KSNB và KTNB đều nhằm tới mục đích là kiểm soát rủi ro Tuy nhiên, trong DN, chúng có vị trí và vai trò khác nhau

“Kiểm soát” là chỉ hoạt động “Hệ thống kiểm soát nội bộ” là một hệ thống có tổ chức, bao gồm nhiều yếu tố Những yếu tố này đảm bảo cho DN hoạt động theo ý chí của lãnh đạo DN Biểu hiện của chúng chính là những chính sách, quy chế, quy định của Pháp luật, của DN mà bắt buộc mọi thành viên trong DN phải tuân theo Việc sử dụng các biện pháp để đảm bảo cho các chính sách, quy chế, quy định đó được thực hiện được gọi là “hoạt

động kiểm soát” KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác của DN nên được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”, hay nói cách khác, nó cũng là một biện pháp để kiểm soát Như vậy, KTNB là một bộ máy nằm trong hệ thống KSNB của DN Hệ thống KSNB là một quy trình còn KTNB là một thực thể tồn tại trong DN Do vậy, có thể thấy rằng, hệ thống KSNB tồn tại dù cho DN ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực kinh doanh nào, đó là điều kiện tiên quyết để DN tồn tại và phát triển KTNB là một bộ phận đặc thù trong DN song không bắt buộc phải có DN có thể thiết lập một bộ máy KTNB nếu nhận thấy cần phải có thêm một biện pháp kiểm soát hữu hiệu

Chúng ta có thể hình dung mối liên hệ giữa chúng như sau: Hệ thống KSNB giống như một “hành lang” các quy định, chính sách, quy chế được thiết lập để đảm bảo cho DN hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả; hoạt động kiểm soát là các cách thức, các thủ tục được áp dụng để đảm bảo rằng DN đang đi đúng trong “hành lang” đó; bộ phận KTNB có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm soát có thực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực, khách quan, chỉ ra những hạn chế và đề xuất hoàn thiện Dựa trên kết quả của kiểm tra, giám sát và đánh giá, DN có thể sẽ quay trở lại hoàn chỉnh hệ thống KSNB của mình để nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu nhất nghĩa là một hệ thống kiểm soát phù hợp và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của DN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Bộ Tài chính (2005), Các văn bản pháp luật về kiểm toán, Nxb Tài chính

[2] Vũ Hữu Đức (1999), Kiểm toán nội bộ - Khái niệm và quy trình, Nxb Thống kê

[3] GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2005), Giáo trình lý thuyết kiểm toán, Nxb Tài chính, Hà Nội

[4] Tài liệu khoá học Kiểm toán nội bộ, Vietsourcing - Hà Nội

SUMMARY

DICSRIMINATE FROM INTERNAL CONTROL SYSTEM AND INTERNAL AUDIT OF ENTERPRISES

Phan Thi Thai Ha

Thai nguyen University of Economics and Business administration

Enterprises always have to confront with risks, including inside and outside risk in business activities Internal control system (ICS) and Internal Audit (IA) are set up in the enterprises with a final purpose is to minimize risks However, the conceptions of ICS and IA are not always correctly understood This paper is not only giving the conceptions above, but also analyzing the reasons and the effects of the confusion of conceptions on enterprises’ activities It also pointed out the relationship between ICS and IA to help interested users to catch up the subject and have a global look about the ICS and IA in enterprises

Key words: internal control system, internal audit, effectiveness, risk

 Email:thaiha.tueba@gmail.com