Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán.doc

Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế của Việt Nam đang ngày càng phát triển với tốc độ chóng mặt Nguồn đầu tư từ trong và ngoài nước ngày càng lớn, dẫn theo sự xuất hiện của một số lượng lớn các doanh nghiệp mới hoạt động trong mọi lĩnh vực Đặc biệt, trong những năm gần đây điểm nổi bật nhất của nền kinh tế Việt Nam chính là sự xuất hiện và nhanh chóng phát triển của thị trường chứng khoán Tham gia thị trường chứng khoán cũng là một cách khá hiệu quả để thu hút vốn đầu tư nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Về phía các nhà đầu tư, họ có vốn trong tay và dĩ nhiên họ luôn muốn những đồng tiền họ bỏ ra đầu tư sẽ thu được số lợi nhuận tối đa Bởi vậy họ luôn tìm hiểu thật kỹ về tình hình tài chính, tình hình hoạt động, kinh doanh và khả năng sinh lời trong tương lai của doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn Chính vì lý do đó mà tất cả các công ty đều bắt buộc phải được kiểm toán hàng năm

Nhưng chúng ta cũng biết được rằng số lượng tài liệu cần được kiểm toán trong mỗi công ty không phải là nhỏ, vậy làm sao để kiểm toán viên vừa có thể kiểm toán được các tài liệu nhưng cũng đảm bảo được thời hạn kiểm toán đã đặt ra Cũng vì lý do đó mà các kiểm toán viên đã phải áp dụng phương pháp chọn mẫu trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán Phương pháp này sẽ giúp các kiểm toán viên tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đàm bảo thu thập được những bằng chứng kiểm toán cần thiết.

Nhằm mục đích hiểu rõ hơn về các phương pháp chọn mẫu trong kiểm toán mà cụ thể hơn là trong thử nghiệm kiểm soát, em đã lựa chọn nghiên

cứu đề tài: "Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán"

Đề tài của em được chia ra làm 3 phần chính:

• Phần 1 : Cơ sở lý luận của lý thuyết điều tra chọn mẫu

• Phần 2 : Ứng dụng kỹ thuật chọn mẫu trong kiểm toán

• Phần 3 : Những hạn chế còn tồn tại và những kiến nghị nhằm khắc

phục những ảnh hưởng tiêu cực của chọn mẫu đối với kiểm toán

Không chỉ những người làm công tác nghiên cứu mà cả những người cần ra quyết định trong kinh doanh, trong sản xuất cũng cần phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về lý thuyết chọn mẫu để đánh giá tính tin cậy và tính giá trị của mẫu thông tin trước khi đưa ra quyết định cần thiết.

1.1 Những khái niệm cơ bản về lý thuyết điều tra chọn mẫu

• Điều tra chọn mẫu: là loại điều tra không toàn bộ, trong đó người

ta chỉ chọn ra một số đơn vị trong toàn bộ các đơn vị của hiện tượng nghiên cứu để điều tra thực tế Các đơn vị này được chọn theo những quy tắc nhất định để đảm bảo tính đại biểu Kết quả điều tra thường dùng để đánh giá cho toàn bộ đối tượng nghiên cứu.

Quy luật số lớn đã chỉ ra rằng: Nếu nghiên cứu một số tương đối lớn hiện tượng thì những biểu hiện ngẫu nhiên, những đặc thù của hiện tượng đơn nhất sẽ bù trừ và triệt tiêu cho nhau, tính quy luật sẽ được biểu hiện rõ Lý thuyết xác suất cũng đã chứng minh rằng: Sự sai khác giữa số trung bình của một số lớn các đại lượng ngẫu nhiên với kỳ vọng toán của nó là một đại lượng nhỏ tùy ý Đó là câu trả lời cho câu hỏi vì sao chỉ cần điều tra một số đơn vị mà kết quả lại có thể suy ra cho toàn bộ tổng thể.

• Tổng thể chung: là tập hợp tất cả các đơn vị thuộc đối tượng

nghiên cứu.

• Tổng thể mẫu: là bộ phận của tổng thể chung gồm những đơn vị

được chọn ra theo một số thủ tục nào đó để thu thập thông tin trong cuộc điều tra mẫu Các đơn vị được chọn ra trong quá trình lấy mẫu

được gọi là các đơn vị mẫu Số lượng các đơn vị được chọn ra trong mẫu được gọi là quy mô mẫu.

• Dàn mẫu: Để sử dụng phương pháp điều tra mẫu trong thu thập số

liệu thống kê, cần phải có một bảng liệt kê tất cả các đơn vị của tổng thể điều tra, bảng liệt kê này gọi là dàn mẫu

1.2 Đặc điểm của điều tra chọn mẫu

So với điều tra tổng thể, điểu tra chọn mẫu có những ưu điểm vượt trội mà ta có thể liệt kê dưới đây:

• Tính kịp thời cao

Điều tra chọn mẫu thường nhanh hơn rất nhiều so với điều tra toàn bộ bởi điều tra ít đơn vị hơn nên công việc chuẩn bị sẽ gọn hơn, số lượng tài liệu ghi chép sẽ giảm đi, do đó thời gian điều tra, thời gian tổng hợp, phân tích sẽ được rút ngắn Điều này làm cho điều tra chọn mẫu có tính kịp thời cao, đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin, kết quả nghiên cứu đó của những người ra quyết định.

• Tiết kiệm chi phí

Do số đơn vị điều tra ít hơn nên số nhân viên cần sử dụng để thu thập, tổng hợp, phân tích sẽ ít đi, đồng thời những chi phí kèm theo cũng sẽ giảm Vì vậy, điều tra chọn mẫu tiết kiệm khá nhiều sức người, vật tư và tiên của.

• Thông tin sâu hơn

Do số đơn vị được điều tra ít hơn so với điều tra tổng thể nên ta có thể thu thập được nhiều nội dung thông tin phức tạp, mở rộng nội dung điều tra, đi sâu vào để nghiên cứu nhiều mặt cụ thể của hiện tượng cần nghiên cứu để từ đó có thể đưa ra những kết luận xác đáng và sâu sắc hơn

• Độ chính xác cao

Khi quy mô điều tra quá lớn mà trình độ tổ chức nghiên cứu còn hạn chế thì tổng điều tra sẽ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình thu thập thông tin ban đầu, hạn chế độ chính xác của kết quả phân tích Trong trường hợp điều tra mẫu, khối lượng công việc giảm đáng kể, cho phép sử dụng những người thu thập và xử lý thông tin có trình độ, thời gian dành cho một đơn vị điều tra nhiều hơn,việc điều tra số liệu cũng được tiến hành tỷ mỷ, chi tiết hơn, tập trung hơn, giảm những sai số do ghi chép, tạo điều kiện cho người cung cấp thông tin trả lời chính xác hơn nên chất lượng thu thập số liệu sẽ được nâng cao từ đó đảm bảo tính chính xác khi phân tích kết quả Hơn thế nữa, vì số nhân viên điều tra cần ít nên có thể chọn được những người có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ cao, như thế thì tài liệu thu được trong điều tra chọn mẫu sẽ có độ chính xác cao.

• Không đòi hỏi một tổ chức lớn

Điều tra chọn mẫu không đòi hỏi sự thực hiện của một tổ chức lớn như là điều tra toàn bộ, một cơ quan nhỏ cũng có thể tiến hành điều tra chọn mẫu theo nhu cầu của mình.

Chính vì những ưu điểm trên mà điều tra chọn mẫu được sử dụng rất nhiều trong thực tế với những mục đích khác nhau:

 Điều tra chọn mẫu dùng để thay thế điều tra toàn bộ tùy thuộc vào từng đối tượng nghiên cứu Khi đối tượng nghiên cứu cho phép có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu thì các nhà nghiên cứu thường tiến hành điều tra chọn mẫu để thu được kết quả nhanh, kịp thời và điều quan trọng là tiết kiệm được chi phí và nguồn nhân lực Tuy nhiên đối với những hiện tượng phức tạp, những hiện tượng khi điều tra có liên quan đến việc phá hủy sản phẩm thì không thể sử dụng điều tra toàn bộ được mà phải dùng đến điều tra chọn mẫu.

 Điều tra chọn mẫu có thể kết hợp với điều tra toàn bộ để mở rộng nội dung điều tra và đánh giá kết quả điều tra tòan bộ (thường áp dụng trong tổng điều tra dân số).

 Điều tra chọn mẫu thường được dùng để tổng hợp nhanh tài liệu điều tra tòan bộ.

 Khi muốn so sánh các hiện tượng với nhau mà chưa có được những thông tin cụ thể hoặc chỉ muốn kiểm định lại giả thuyết đã đặt ra người ta cũng sử dụng điều tra chọn mẫu để thu thập tài liệu.

1.3 Các loại sai số trong điều tra chọn mẫu

Trong điều tra thống kê thường xảy ra hai loại sai số:

• Sai số chọn mẫu: chỉ xảy ra trong điều tra chọn mẫu do chỉ dùng

số liệu điều tra của một bộ phận các đơn vị trong tổng thể để suy rộng cho tổng thể Sai số này phụ thuộc vào cỡ mẫu, độ đồng đều của tổng thể và phương pháp chọn mẫu.

• Sai số phi chọn mẫu: xuất hiện cả trong điều tra chọn mẫu và điều

tra toàn bộ Sai số phi chọn mẫu cũng phụ thuộc vào cỡ mẫu, khi cỡ mẫu tăng lên thì sai số phi chọn mẫu cũng tăng Sai số này xuất hiện do những nguyên nhân sau:

 Số liệu thu thập được không đầy đủ hay không phù hợp với mục tiêu điều tra.

 Bỏ qua một số đơn vị hay do xác định không chính xác số đơn vị mẫu hay phương pháp đếm, đo lường sai

 Thiếu các chuyên gia có kinh nghiệm

 Thiếu sự kiểm tra đối với quá trình thu thập số liệu ban đầu Sai số trong quá trình xử lý như mã hoá, phân loại

 Sai số trong quá trình in ấn các kết quả hay tổng hợp số liệu

1.4 Các phương pháp tổ chức chọn mẫu thường dùng

1.4.1 Chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản

Đây là phương pháp tổ chức chọn mẫu từ tổng thể chung một cách hết sức ngẫu nhiên không qua một sự sắp xếp nào Các nhà nghiên cứu phải lần lượt chọn ra từng đơn vị bằng cách rút thăm, quay số hoặc theo bảng số

ngẫu nhiên Mỗi đơn vị tổng thể chung có thể được chọn một lần (chọn không hoàn lại) hoặc chọn nhiều lần (chọn hoàn lại).

Phương pháp chọn ngẫu nhiên đơn giản có thể cho kết quả tốt nếu giữa các đơn vị của tổng thể chung không có gì khác biệt nhau nhiều, tức là tổng thể chung khá đồng nhất Nếu tổng thể chung có kết cấu phức tạp thì sử dụng phương pháp này sẽ khó đảm bảo tính đại biểu, tức là những mẫu chọn ra sẽ không mang tính đặc trưng cho tổng thể, như vậy thì kết quả nghiên cứu sẽ không phản ánh đúng bản chất của tổng thể chung Mặt khác, đối với các tổng thể lớn có hàng ngàn đơn vị thì việc lập số rút thăm và đặt số hiệu cho từng đơn vị cũng gặp khó khăn.

1.4.2 Chọn mẫu máy móc (chọn hệ thống)

Trong phương pháp chọn mẫu máy móc thì các đơn vị mẫu được chọn ra từ tổng thể chung theo khoảng cách thời gian, không gian hoặc theo thứ hạng bằng nhau.

Chọn mẫu máy móc khác với chọn mẫu ngẫu nhiên ở chỗ: mỗi đơn vị đều có khả năng được chọn như nhau nhưng mỗi mẫu lại không có cơ hội được chọn như nhau.

Chọn mẫu máy móc có ưu điểm là thủ tục tiến hành đơn giản nên rút ngắn được thời gian và giảm bớt được chi phí Hơn thế nữa, do số đơn vị mẫu được phân phối rải đều trong tổng thể chung nên tính đại biểu của mẫu cao, kết quả nghiên cứu sẽ thể hiện được bản chất của tổng thể chung Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là có khả năng xuất hiện sai số hệ thống.

1.4.3 Chọn mẫu phân loại (phân tổ)

Để thực hiện chọn mẫu phân loại, trước hết cần phải phân chia tổng thể nghiên cứu thành các tổ (các nhóm) có độ thuần nhất cao, sau đó chọn

các đơn vị đại diện cho từng tổ theo cách chọn ngẫu nhiên đơn giản hoặc máy móc Số đơn vị được chọn từ mỗi tổ có thể tương ứng với tỷ trọng của tổ đó trong tổng thể chung, gọi là chọn phân loại theo tỷ lệ hoặc có thể không tương ứng với tỷ trọng đó.

Phương pháp chọn mẫu phân loại thường được dùng để điều tra các hiện tượng kinh tế xã hội phức tạp bao gồm nhiều loại hình khác nhau Đối với những hiện tượng phức tạp này, các đặc điểm, bản chất của tổng thể được thể hiện ở những mức độ, khía cạnh khác nhau, do đó nếu sử dụng những phương pháp chọn mẫu khác (như chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu hệ thống ) thì những đơn vị mẫu được chọn có thể sẽ không mang tính đặc trưng cho tổng thể, khi đó kết quả nghiên cứu trên mẫu khi được suy rộng ra cho toàn bộ tổng thể sẽ không thể hiện được những đặc trưng, những đặc điểm của tổng thể, dẫn đến sự sai lệch giữa thực tế và kết quả nghiên cứu Tuy nhiên đối với phương pháp chọn mẫu phân loại thì khi phân tổ ta đã phân chia riêng rẽ được các loại hình khác nhau đó, vì vậy trong từng tổ các đơn vị tương đối thuần nhất Nếu chọn mẫu phân loại theo tỷ lệ thì ta lại có được mẫu có kết cấu gần giống với kết cấu của tổng thể chung nên tính đại biểu là cao hơn Muốn cho tính đại biểu của mẫu cao hơn nữa, người ta còn có thể rút mẫu tối ưu tức là số đơn vị mẫu chọn ra ở mỗi tổ không những tỷ lệ với tỷ trọng của tổ đó chiếm trong tổng thế mà còn tương ứng với độ biến thiên tiêu thức ở mỗi tổ.

1.4.4 Chọn mẫu cả khối (mẫu chùm)

Chọn mẫu cả khối là phương pháp tổ chức chọn mẫu trong đó số đơn vị mẫu được rút ra để điều tra không phải là từng đơn vị lẻ tẻ mà là từng khối (chùm) đơn vị Như vậy, trước hết tổng thể chung phải được chia thành các khối , sau đó chọn ngẫu nhiên một số khối để điều tra.

Phương pháp này có ưu điểm là tổ chức gọn nhẹ, giảm được chi phí Tuy nhiên vì số đơn vị được chọn chỉ tập trung vào một số khối nên có thể dẫn đến sai số lớn nếu giữa các khối không có sự khác biệt nhiều.

Do đó, muốn phát huy những ưu điểm của phương pháp này thì ta nên sử dụng nó trong trường hợp giữa các khối có sự tương đồng về bản chất nhưng giữa các đơn vị của mỗi khối lại có sự khác biệt khá rõ ràng.

1.4.5 Chọn mẫu nhiều cấp

Trong trường hợp các đơn vị của tổng thể phân tán quá rộng và ta không thu thập được đầy đủ thông tin về chúng thì các nhà nghiên cứu thường sử dụng phương pháp chọn mẫu nhiều cấp Khi chọn mẫu nhiều cấp, ta có các loại đơn vị chọn mẫu ở mỗi cấp khác nhau thường được gọi là đơn vị chọn mẫu cấp 1, cấp 2 Để chọn mẫu ở mỗi cấp, ta chỉ cần thu thập những thông tin về các đơn vị ở cấp đó là đủ.

Việc chọn mẫu ở mỗi cấp có thể tiến hành theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản, máy móc hay phân loại

CHƯƠNG 2

ỨNG DỤNG KỸ THUẬT CHỌN MẪU TRONG KIỂM TOÁN2.1 Những vấn đề cơ bản về chọn mẫu kiểm toán

2.1.1 Vị trí của chọn mẫu kiểm toán trong kiểm toán

Kiểm toán tài chính nói riêng hay kiểm toán nói chung chính là quá trình các kiểm toán viên thực hiện các công việc khác nhau để tìm kiếm bằng chứng kiểm toán giúp cho họ đưa ra các ý kiến về đối tượng được kiểm toán Trong kiểm toán tài chính, kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp phục vụ cho kết luận về tính trung thực và khách quan của những thông tin có trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Như vậy, nhiệm vụ của các kiểm toán viên là phải làm thế nào để thu thập được đầy đủ các bằng chứng kiểm toán một cách hiệu quả nhất Tuy nhiên, chúng ta cũng biết rằng mỗi cuộc kiểm toán đều bị giới hạn về thời gian, chi phí , do đó mà việc thu thập bằng chứng kiểm toán của các kiểm toán viên cũng bị ảnh hưởng Số lượng tài liệu cần kiểm tra của các doanh nghiệp là rất lớn, nếu ta tiến hành kiểm tra tòan bộ chúng thì chi phí cho việc kiểm tra này sẽ rất lớn, thời gian của cuộc kiểm toán sẽ kéo dài Hơn thế nữa, ngay cả khi các kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ các tài liệu cần kiểm tra ở doanh nghiệp thì họ cũng không thể khẳng định chắc chắn rằng đã phát hiện ra tất cả các sai phạm đã xảy ra và nằm trên các tài liệu đó Vì vậy, các kiểm toán viên sẽ phải thực hiện chọn một mẫu mang tính đại diện cho tổng thể toàn bộ các tài liệu đã được phân loại nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình suy rộng kết quả kiểm tra từ mẫu đã lựa chọn cho tổng thể

Có thể nói, trong mọi cuộc kiểm toán, kỹ thuật chọn mẫu đều sử dụng như là một trong những kỹ thuật cơ bản nhất Khi đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, vấn đề đối với cuộc kiểm toán là phải thu thập đủ

bằng chứng tin cậy về khả năng ngăn chặn và phát hiện những sai phạm trong bất cứ nghiệp vụ phát sinh nào của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Khi đó, tập hợp những nghiệp vụ phát sinh sẽ hình thành tổng thể được kiểm tra và các kiểm toán viên sẽ phải lựa chọn ra những đơn vị mẫu mang tính đặc trưng của cả tổng thể đó để thu thập bằng chứng nhằm giúp cho họ không đưa ra những kết luận sai về tổng thể.

Vì vậy, xét trên nhiều khía cạnh thì áp dụng kỹ thuật chọn mẫu tỏ ra khá hiệu quả vì với số lượng thích hợp, với tính đại diện cao của mẫu chọn, kiểm toán viên hoàn toàn có thể đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán với chi phí thấp hơn nhiều so với kiểm tra toàn bộ Do đó, kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán có vai trò ngày càng quan trọng và giành được nhiều sự quan tâm đặc biệt của kiểm toán hiện đại.

2.1.2 Những khái niệm cơ bản về chọn mẫu kiểm toán

Về kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán, ta có khá nhiều định nghĩa khác nhau Nhưng trước hết ta phải kể đến khái niệm về chọn mẫu kiểm toán được nhắc đến trong giáo trình "Lý thuyết Kiểm toán" của trường Đại học Kinh tế Quốc dân, theo đó thì "Chọn mẫu kiểm toán là quá trình chọn một nhóm các khoản mục hoặc đơn vị (gọi là mẫu) từ một tập hợp các khoản mục hoặc đơn vị lớn (gọi là tổng thể) và sử dụng các đặc trưng của mẫu để suy rộng cho đặc trưng của toàn bộ tổng thể."

Cũng theo chuẩn mực kiểm toán số 530 về "Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác" thì chọn mẫu kiểm toán được định nghĩa như sau: " Lấy mẫu kiểm toán (gọi tắt là lấy mẫu): Là áp dụng các thủ tục kiểm toán trên số phần tử ít hơn 100% tổng số phần từ của một số tài khoản hay một loại nghiệp vụ, sao cho mọi phần tử đều có cơ hội để được chọn Lấy mẫu sẽ giúp kiểm toán viên thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán về các đặc trưng của các phần tử được chọn, nhằm hình thành hay củng cố kết luận về tổng thể Lấy mẫu có thể tiến hành theo phương pháp thống kê và phi thống kê."

Còn theo định nghĩa trong sách "Kiểm toán-Lý thuyết và Thực hành" của Ths.Phan Trung Kiên thì: "Chọn mẫu kiểm toán chính là việc áp dụng các thủ tục kiểm toán đối với dưới 100% các phần tử trong tổng thể (thuộc đối tượng kiểm toán) nhằm dự đoán về những đặc trưng của toàn bộ tổng thể ấy Nói cách khác, chọn mẫu kiểm toán là việc thực hiện kiểm tra đối với một nhóm nhỏ các phần tử sau đó suy rộng kết quả kiểm tra cho toàn bộ đối tượng được kiểm toán."

Và theo cách định nghĩa trong cuốn "Kiểm toán và các dịch vụ bảo đảm ở Australia thì: "Chọn mẫu kiểm toán là áp dụng thủ tục kiểm toán trên nhỏ hơn 100 số đơn vị trong tổng thể để thu thập bằng chứng kiểm toán về các đặc trưng riêng biệt của tổng thể Bằng việc thực hiện các thử nghiệm trên các phần tử được chọn, kiểm toán viên có thể đưa ra kết luận về các số dư hay các nghiệp vụ cấu thành tổng thể."

Tuy mỗi định nghĩa được phát biểu có phần khác nhau nhưng xét về bản chất thì chúng đều nói lên rằng chọn mẫu kiểm toán là một kỹ thuật lấy ra một số các đơn vị mẫu từ tổng thể để áp dụng các thủ tục kiểm toán nhằm dự đoán những đặc trưng của toàn bộ tổng thể.

2.1.3 Những khái niệm có liên quan đến chọn mẫu kiểm toán

Để đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu và hiểu rõ hơn về chọn mẫu kiểm toán, trước hết ta cần nắm được một số thuật ngữ sau:

• Tổng thể: Là toàn bộ dữ liệu mà từ đó kiểm toán viên lấy mẫu để

có thể đi đến một kết luận

Ví dụ: Tất cả các phần tử trong một số tài khoản hay một loại nghiệp

vụ cấu thành một tổng thể Một tổng thể có thể được chia thành các nhóm hoặc các tổng thể con và mỗi nhóm được kiểm tra riêng Trong trường hợp này, thuật ngữ “tổng thể” bao hàm cả thuật ngữ “nhóm”.

• Đơn vị tổng thể: Là mỗi phần tử trong tổng thể đó.

• Đơn vị mẫu: Là một phần tử được các kiểm toán viên chọn ra khi

tiến hành kỹ thuật chọn mẫu.

• Mẫu: Là tất cả các đơn vị mẫu được chọn Mẫu được chọn ra từ

tổng thể, áp dụng các thủ tục kiểm toán để đánh giá trên mẫu rồi

suy rộng và kết luận cho toàn bộ tổng thể là mẫu kiểm toán Có 2

loại mẫu kiểm toán như sau:

 Mẫu thống kê: Là mẫu chọn được do áp dụng các phương pháp

toán học đặc biệt là phương pháp thống kê để tính toán và định lượng các yếu tố rủi ro cũng như phạm vi cần thiết để hạn chế rủi ro một cách hệ thống Vì vậy, chọn mẫu thống kê cho phép kiểm toán viên tính toán các khả năng rủi ro và xác định kích cỡ mẫu phù hợp để hạn chế rủi ro ở mức cho phép.

Mẫu thống kê mang những đặc điểm cơ bản sau:

 Các phần tử trong mẫu được lựa chọn một cách ngẫu nhiên. Mẫu thống kê là kết quả của việc sử dụng lý thuyết xác suất

thống kê bao gồm cả đánh giá kết quả mẫu và định hướng lượng rủi ro.

 Với những đặc điểm trên mà mẫu thống kê được sử dụng trong trường hợp số lượng đơn vị trong tổng thể lớn và thường được hỗ trợ bởi các phần mềm chọn mẫu có chứa các phép toán thống kê

 Mẫu phi thống kê: Là kết quả của quá trình chọn mẫu trong đó

hoàn toàn không sử dụng phương pháp toán học mà áp dụng xét đoán của kiểm toán viên Do đó, các kiểm toán viên không thể định lượng được rủi ro của việc chọn mẫu mà việc đánh giá kết quả hoàn toàn dựa trên phán đoán của kiểm toán viên.

2.1.4 Mẫu đại diện, rủi ro chọn mẫu và rủi ro không do chọn mẫu:

• Mẫu đại diện: Là mẫu mang những đặc trưng của tổng thể mà mẫu

được chọn ra.

Bất cứ khi nào kiểm toán viên chọn một mẫu từ tổng thể, mục tiêu cũng là để có một mẫu đại diện Nhưng có một vấn đề đặt ra là trên thực tế

các kiểm toán viên lại không thể biết mẫu có tính đại diện hay không, dù sau đó tất cả quá trình khảo sát được hoàn tất Tuy vậy, kiểm toán viên có thể tăng khả năng đại diện của mẫu bằng cách thận trọng khi thiết kế, lựa chọn và đánh giá nó.

Hai vấn đề có thể khiến cho một mẫu không có tính đại diện là do sai số không chọn mẫu và sai số chọn mẫu Rủi ro của sự phát sinh này được gọi là rủi ro không chọn mẫu và rủi ro chọn mẫu và cả hai đều có thể kiểm soát được.

• Rủi ro chọn mẫu

Bất cứ khi nào chọn mẫu, rủi ro chọn mẫu cũng phát sinh Rủi ro chọn mẫu là khả năng mà kết luận của kiểm toán viên dựa trên mẫu sai lệch so với kết luận mà kiểm toán viên cũng dùng thử nghiệm tương tự áp dụng đối với toàn bộ tổng thể Hay nói cách khác thì rủi ro chọn mẫu là sự sai khác giữa kết quả mẫu chọn với kết quả thực tế.

Ví dụ: Khi kiểm tra chọn mẫu các phiếu xuất kho để kiểm tra về thủ

tục kiểm soát, cụ thể là các phiếu xuất kho có được đi kèm với các lệnh xuất kho hay không? Sau khi kiểm tra, kiểm toán viên xác nhận rằng có 10% số phiếu xuất kho không có lệnh xuất kho đi kèm nhưng trên thực tế nếu kiểm tra toàn bộ thì có đến 15% số phiếu xuất kho bị thiếu lệnh xuất Như vậy sai lệch giữa tỷ lệ thực tế (15%) với tỷ lệ theo kiểm tra chọn mẫu (10%) chính là sai số chọn mẫu (5%).

Rủi ro chọn mẫu sẽ được giảm đi nếu ta tăng kích cỡ của mẫu chọn Ta cứ tăng dần kích cỡ mẫu chọn để kiểm tra cho tới khi bằng toàn bộ tổng thể thì rủi ro chọn mẫu khi đó sẽ bằng không Nhưng nếu xét về khía cạnh kinh tế thì khi kích cỡ mẫu tăng lên sẽ kéo theo chi phí cho cuộc kiểm toán cũng tăng lên Do đó, muốn chọn mẫu kiểm toán một cách hiệu quả thì các kiểm toán viên cần phải cân đối giữa rủi ro chọn mẫu với chi phí do chọn mẫu có kích cỡ lớn.

• Rủi ro không do chọn mẫu

Bên cạnh rủi ro chọn mẫu, các kiểm toán viên cũng có thể đưa ra những kết luận sai lầm không phải do lỗi chọn mẫu mà do các yếu tố không liên quan trực tiếp đến việc chọn mẫu Rủi ro này được gọi là rủi ro không do chọn mẫu Rủi ro không do chọn mẫu xảy ra khi các khảo sát kiểm toán không phát hiện ra các ngoại lệ có tồn tại trong mẫu; kiểm toán viên có thể sử dụng thủ tục kiểm toán không phù hợp với mục tiêu kiểm toán hoặc sử dụng đúng thủ tục nhưng không phát hiện ra sai phạm trong mẫu đã chọn do thiếu thận trọng.

Có 3 trường hợp chủ yếu dẫn đến rủi ro không do chọn mẫu: Đánh giá rủi ro tiềm tàng không đúng

Kiểm toán viên có thể đã có những đánh giá sai lầm về rủi ro tiềm tàng trong đối tượng kiểm toán Có thể kiểm toán viên vì mệt mỏi, chán nản hoặc thiếu hiểu biết về cái phải tìm nên đã cho rằng có ít sai phạm trọng yếu tồn tại trong đối tượng kiểm toán hay không thể nhận biết được các ngoại lệ nên họ có xu hướng giảm quy mô công việc cần thực hiện nên không phát hiện được cái sai.

 Đánh giá không dúng về rủi ro kiểm toán

Kiểm toán viên có thể quá lạc quan tin tưởng vào hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong việc ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm nên họ có thể đã giảm khối lượng công việc cần thiết nên khó lòng phát hiện hết các sai phạm.

 Lựa chọn các thủ tục kiểm toán không thích hợp và thực hiện công việc kiểm toán không hợp lý

Tức là các kiểm toán viên có thể chọn các thử nghiệm kiểm toán không phù hợp với mục tiêu kiểm toán hay đã chọn được các thủ tục thích hợp nhưng lại mắc phải những sai sót khi triển khai những thủ tục đó Ví dụ như một thủ tục kiểm toán hiệu quả của các điều ngoại lệ đang nghi vấn có thể phải kiểm tra một mẫu gồm các chứng từ vận chuyển và xác định

xem mỗi chứng từ có đính kèm vào một bản sao hóa đơn vận tải hay không, thay vì kiểm tra một mẫu các bản sao hóa đơn bán hàng.

Tuy nhiên, rủi ro không do chọn mẫu này hoàn toàn có thể kiểm soát được và các kiểm toán viên cũng có thể làm giảm rủi ro loại này tới mức có thể chấp nhận được nếu thiết kế một cách thận trọng các thủ tục kiểm toán, giám sát đúng đắn và có hướng dẫn trong việc chọn mẫu và tiến hành kiểm tra mẫu chọn.

2.2 Các phương pháp chọn mẫu trong kiểm toán

2.2.1 Chọn mẫu ngẫu nhiên

Chọn mẫu ngẫu nhiên chỉ là môt phương pháp chọn các phần tử vào mẫu với nguyên tắc chọn mẫu là mỗi phân tử trong tổng thể đều có cơ hội như nhau được chọn vào mẫu Mẫu ngẫu nhiên là mẫu mà trong đó mọi sự kết hợp khả dĩ của các phần tử trong tổng thể đều có cơ hội tạo thành mẫu như nhau Cách duy nhất mà kiểm toán viên có thể tin rằng có một mẫu ngẫu nhiên đã được thành lập là chấp nhận một phương pháp luận mang tính hệ thống được thiết kế để thực hiện điều này Trong chọn mẫu ngẫu

nhiên, 3 phương pháp được đề cập, đó là: Chọn mẫu dựa vào bảng số ngẫu nhiên, Chọn mẫu theo chương trình máy vi tính và Chọn mẫu hệ thống.

2.2.1.1 Chọn mẫu dựa vào Bảng số ngẫu nhiên

Bảng số ngẫu nhiên là một bảng liệt kê ngẫu nhiên các chữ số độc lập, được sắp xếp một cách thuận lợi dưới dạng bảng biểu để làm dễ dàng cho việc chọn các số ngẫu nhiên có nhiều chữ số Công dụng đích thực của bảng số ngẫu nhiên là rất quan trọng nhằm đảm bảo cho quá trình chọn lựa một mẫu vô tư

Khi sử dụng bảng số ngẫu nhiên để chọn mẫu, có thể có những phần tử xuất hiện nhiều hơn một lần Nếu kiểm toán vien không chấp nhận lần xuất hiện thứ 2 trở đi thì cách chọn đó được gọi là chọn mẫu không lặp lại (chọn mẫu không thay thế) Ngược lại, chọn mẫu lặp lại (hay chọn mẫu

thay thế) là cách chọn mà một số phần tử trong tổng thể có thể được chọn vào mẫu nhiều hơn một lần Trong phần lớn các trường hợp thì kiểm toán viên thường loại bỏ những phần tử trùng lặp, tức là thường sử dụng chọn mẫu không thay thế bởi độ tin cậy của mẫu chọn trong chọn mẫu thay thế không cao do số lượng phàn tử mẫu thực tế khảo sát giảm đi nên chọn mẫu thay thế ít được sử dụng hơn Có 4 bước được dùng khi sử dụng bảng này:

• Xây dựng một hệ thống đánh số cho tổng thể

Trước khi một tập hợp các số ngẫu nhiên có thể được chọn từ bảng, mỗi phần tử trong tổng thể phải được nhận diện qua một con số riêng Điều này thường không phải là một vấn đề vì rất nhiều tổng thể mà kiểm toán viên muốn một mẫu ngẫu nhiên gồm các chứng từ được đánh số trước Khi tài liệu đánh số trước không được sử dụng thì phải triển khai một số hệ thống đánh số Rất hiếm trường hợp cần đánh số lại toàn bộ tổng thể nhưng thường chỉ cần xây dựng một cách làm đơn giản là đã thỏa mãn mục tiêu này

Ví dụ: Quá trình chọn mẫu ngẫu nhiên gồm các khoản phải thu của

quá trình xác nhận từ một bảng cân đối thử gồm 45 trang và mỗi trang chỉ lấy 70 dòng Mỗi phần tử là một dòng trên bảng liệt kê với số dư còn hiệu lực Sự kết hợp của số của trang và các số dòng cung cấp một số nhận diện duy nhất cho từng phần tử trong tổng thể đó.

• Xây dựng quan hệ giữa bảng số ngẫu nhiên với tổng thể

Một khi hệ thống đánh số đã được xây dựng cho tổng thể, mối quan hệ được thành lập bằng việc quyết định số các chữ số phải sử dụng trong bảng số ngẫu nhiên và sự liên kết của chúng với hệ thống đánh số tổng thể.Có 3 trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Các con số định lượng của đối tượng kiểm toán cũng

gồm 5 chữ số như các con số ngẫu nhiên trong Bảng số ngẫu nhiên Khi đó có quan hệ tương quan 1-1 giữa định lượng đối tượng kiểm toán với các số ngẫu nhiên trong bảng tự nó đã được xác lập.

Trường hợp 2: Các con số định lượng của đối tượng kiểm toán gồm số

lượng chữ số ít hơn 5 chữ số.

Ví dụ: Kiểm toán viên cần chọn ra một 150 hóa đơn trong tổng số

2000 hóa đơn bán hàng được đánh số từ 0001 đến 2000, như vậy các số này chỉ gồm 4 chữ số.

Trong trường hợp này, kiểm toán viên có thể xây dựng mối quan hệ với Bảng ngẫu nhiên bằng cách lấy 4 chữ số đầu hoặc cuối của số ngẫu nhiên trong bảng Nếu trường hợp số định lượng còn ít chữ số hơn nữa thì có thể lấy chữ số giữa trong số ngẫu nhiên.

Trường hợp 3: Các số định lượng của đối tượng kiểm toán có số chữ

số lớn hơn 5 chữ số Khi đó đòi hỏi kiểm toán viên phải xác định lấy cột nào trong Bảng làm cột chủ và chọn thêm những hàng số ở các cột phụ của bảng.

• Xây dựng một hướng sử dụng bảng

Đây là bước lập hành trình sử dụng Bảng tức là hướng đường đi của các chữ số kiểm toán viên sẽ sử dụng trong một bảng Hướng đi có thể là dọc (theo cột) hay ngang (theo hàng), có thể là xuôi (từ trên xuống) hay ngược (từ dưới lên) Việc xác định hướng sử dụng này thuộc quyền quyết định của kiểm toán viên nhưng phải được xây dựng từ trước và phải được tuân theo một cách nhất quán trong toàn bộ quá trình chọn mẫu Đồng thời, lộ trình chọn mẫu này phải được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán để khi một kiểm toán viên khác có kiểm tra lại việc chọn mẫu thì cũng sẽ chọn được mẫu tương tự.

Việc chọn ngẫu nhiên điểm bắt đầu trên bảng chỉ cần để loại trừ khả năng có thể đoán trước mẫu Nếu một nhân viên của công ty khách hàng có một bản sao bảng số ngẫu nhiên được dùng để chọn các số ngẫu nhiên và biết điểm bắt đầu của quá trình lựa chọn mẫu thì người nhân viên đó hoàn toàn có khả năng để xác định được những phần tử mà kiểm toán viên sẽ