CHUYÊN ĐỀ 5: KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

5/29/2018 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng CHUYÊN ĐỀ 5: KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG HƯỚNG DẪN: Viện LMI-MCaD Tháng 5/2018 5/29/2018 LOGO NỘI DUNG Tổng quan tham mưu KN Thu thập xử lý thông tin 5/29/2018 KN soạn thảo quản lý văn KN trình bày thuyết phục Bài tập tình Cơng ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com THAM MƯU LÀ CHỨC NĂNG CỦA PHỊNG LOGO Phịng có chức tham mưu, giúp thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cấp có thẩm quyền giao 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 KHÁI NIỆM LOGO “Tham mưu tổ chức cá nhân tham gia (tham dự) vào việc đề xuất thiết kế kế hoạch, chương trình tổ chức thực (thi cơng) kế hoạch, chương trình chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý định” TS Trần Đình Huỳnh, 2006 5/29/2018 Cơng ty MCaD - 6.2012 YÊU CẦU www.themegallery.com LOGO  Tham mưu phải bảo đảm tính phù hợp pháp luật, đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ tổ chức  Trung thực xác với thái độ nghiêm túc cơng việc  Tham mưu phải kịp thời, có tính ngun tắc cao, xem xét giải công việc cụ thể với thái độ khách quan, biện chứng  Tham mưu phải đầy đủ, tồn diện, song khơng định kiến, hẹp hịi, khơng bảo thủ 5/29/2018 Cơng ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 YÊU CẦU LOGO  Tham mưu phải góp phần hình thành, củng cố phát triển văn hóa tổ chức, hồn thiện quy trình cơng tác phát huy tiềm thành viên, đóng góp vào thành cơng phịng nói riêng quan nói chung  Tham mưu đồng thời phải góp phần nâng cao hiệu phối hợp cơng tác phòng , cá nhân tổ chức, đơn vị, nâng cao hiệu phối hợp cơng tác đơn vị ngồi ngành 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com NGUYÊN TẮC LOGO  Tham mưu phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấp có thẩm quyền giao  Tham mưu phải nhằm thực cho mục tiêu đơn vị cấp phòng Tuyệt đối khơng để đầu óc vụ lợi, thiên vị, xen lẫn động cá nhân  Phải dựa sở khoa học, khách quan 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 NGUYÊN TẮC LOGO  Tham mưu phải tuân thủ theo pháp luật  Trung thành với lợi ích nhân dân, dân tộc, phấn đấu hơm tương lai tốt đẹp đất nước 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 KHÁI NIỆM THÔNG TIN LOGO  Theo nghĩa hẹp, điều truyền đạt, thơng báo hay nói Có thể gồm: từ, tin tức, thơng tin tình báo  Ở nghĩa rộng hơn, kiến thức thu nhận từ nguồn khác (sự việc, kiện, liệu, thông qua học tập nghiên cứu, thực tế trải nghiệm )  Về dịch vụ, thơng tin việc cá nhân hay đơn vị trả lời câu hỏi hay yêu cầu cho đối tượng phục vụ 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com KHÁI NIỆM DỮ LIỆU LOGO  Ở nghĩa thông thường, liệu thơng tin, số liệu có chứng xếp có tổ chức làm sở để phân tích, lập luận hay định  Trong cơng nghệ thông tin, liệu thông tin dạng số loại thông tin khác xếp & trình bày hợp lý để xử lý máy tính 5/29/2018 Cơng ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 5/29/2018 PHÂN BIỆT LOGO Thông tin là phản ánh cái đa dạng, dữ liệu là thông tin phản ánh có chọn lọc theo mục đích của chủ thể tìm kiếm thông tin 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình thu thập thơng tin, liệu LOGO Là sơ đồ đơn giản giúp kết nối bước quy trình làm việc, giúp làm rõ cơng đoạn Có thể sử dụng Flow charts để: -Xác định phân tích quy trình; -Xây dựng quy tình theo bước để phân tích, trao đổi thơng tin; -Xác định, tiêu chuẩn hóa lĩnh vực cần cải tiến 14 5/29/2018 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình thu thập thông tin, liệu LOGO Sử dụng kỹ thuật này: Phần lớn sơ đồ sử dụng ba hình bản: - Hình van bước khởi đầu hay kết thúc quy trình - Hình chữ nhật hướng dẫn hay hành động - Hình thoi định cần đưa 15 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình thu thập thơng tin, liệu LOGO  Với hình cần ghi thể điều Đó khởi đầu hay kết thúc quy trình, hành động cần làm hay định phải đưa  Dùng mũi tên để kết nối hình để dịng quan hệ quy trình  Có thể dùng nhiều hình khác nữa flowcharts Nhưng nhớ mục đích kỹ thuật để thơng tin: sử dúng những hình phức tạp mà chỉ người biết giao tiếp bị rới Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản 16 5/29/2018 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình thu thập thơng tin, liệu LOGO  Động não nhiệm vụ quy trình ghi theo trật tự trước sau Tự đặt câu hỏi “Điều xảy tiếp quy trình này?” “Có cần định trước sang bước tiếp theo?” hay “Có cần thơng qua trước chuyển sang bước sau?”  Vẽ flowchart với hình van ghi “Bắt đầu”  Chuyển sang hành động hay câu hỏi đầu tiên, vẽ hình chữ nhật hình thoi cho phù hợp Ghi tên hành động hay câu hỏi vào, vẽ mũi tên từ hình bắt đầu tới hình  Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa hành động hay câu hỏi theo trật tự chúng diễn ra, kết nối hình mũi tên để quan hệ Với định cần đưa ra, vẽ mũi tên để kết có thể, ghi kết vào Khi hết bước, dùng hình van để điểm cuối quy trình điền chữ “Kết thúc”  Cuối cùng, xem xét lại quy trình vẽ 17 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình thu thập thơng tin, liệu LOGO  Sau đó, muốn cải tiến quy trình này, xem xét kỹ bước đưa suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng lắp khơng, hay có cần thêm bước không, liệu xếp người việc chưa  Sơ đồ flowcharts nhanh chóng trở nên phức tạp khó chấm dứt tờ giấy Nếu phải vẽ sang tờ khác, đánh sớ cho hình vẽ, sau đánh sớ cho hình đầu trang sau, giúp bạn dễ theo dõi 18 5/29/2018 VÍ DỤ: QUY TRÌNH CHỨNG THỰC LOGO LOGO Bắt đầu Trao đổi thông tin Nghe điện thoại Khác Ghi tên đơn vị Ta giúp Các vấn đề Chuyển tới phận liên quan Kết thúc Giải thủ tục Mua sắm Vấn đề Kết thúc Có vấn đề cơng việc Ghi tên đơn vị Chuyển tới phận giải 20 10 5/29/2018 PHIẾU ĐIỀU TRA LOGO Chọn mẫu: - Mục đích: Trên thực tế, khó tiến hành tởng điều tra cho lĩnh vực mà cấp sở quan tâm thời gian, kinh phí và nhân sự, cần điều tra theo mẫu điển hình.Việc chọn mẫu ảnh hưởng lớn tới chất lượng, độ tin cậy thông tin thu thập.(Ví dụ mẫu mang tính định kiến mẫu quá nhỏ ) 33 PHIẾU ĐIỀU TRA LOGO - Phương pháp thực hiện: - Quyết định quy mô mẫu phù hợp: Qui mô mẫu phù hợp với kinh phí, thời gian và ng̀n lực có,điều quan trọng là mức độ đại diện, độ tin cậy mẫu so với tổng thể - Lựa chọn phương pháp lấy mẫu: Có thể sử dụng phương pháp Lấy mẫu ngẫu nhiên: Là phương pháp chọn mẫu mà trước khơng xét đến đặc điểm có tính đại diện mẫu so với tổng thể Lấy mẫu không ngẫu nhiên: Là phương pháp chọn mẫu xác định rõ, biết trước đối tượng mẫu theo ý kiến chủ quan người chọn 34 17 5/29/2018 PHIẾU ĐIỀU TRA LOGO  3.5.2 Phiếu điều tra và khảo sát: Mục đích: Thu thập thông tin từ nhiều người, rất hữu ích cho việc phân tích thống kê - Phương pháp thực hiện: ` Xác định rõ mục đích và nhu cầu thơng tin cần có Xây dựng câu hỏi điều tra khảo sát (đi từ đơn giản đến phức tạp,có thể bao gờm câu hỏi đóng và mở) Câu hỏi phải xây dựng tốt: đảm bảo có trọng tâm, hành văn chính xác, dễ hiểu và phân tích cách đúng đắn Thống nhất đối tượng hỏi và số lượng người tham gia vào mẫu Chọn phương thức điều tra phù hợp ( bảng điều tra phát tận tay cá nhân để họ tự điền câu trả lời, gửi qua đường bưu điện hay vấn trực tiếp ) 35 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU: Vai trò LOGO  Tạo thông tin bản: liệu và thông tin rời rạc, thu thập từ nhiều nguồn, nhiều phương pháp khá có giá trị nhỏ, song tổng hợp và phân tích tạo thơng tin lớn có độ tin cậy cao, tạo sở cho đánh giá, nhận định tốt và chính xác thực tế khách quan  Làm tăng hiểu biết: thảo luận thông tin, liệu từ nhiều ng̀n, từ nhiều nhóm thực đem đến cái nhìn tổng thể và tăng hiểu biết tập thể và người  Hạn chế sai lệch và tạo đồng thuận: thảo luận kỹ thông tin giúp mọi người kiểm tra cách thực nhau, góp phần hạn chế sai lệch nhận thức, cách làm và kết  Nội dung phân tích liệu: cần chia phân tích liệu định tính và liệu định lượng 36 18 5/29/2018 TỔNG HỢP THÔNG TIN, DỮ LIỆU LOGO  Các bước tiến hành: Sau thu thập thông tin cần bước đầu tổng hợp, phân loại thông tin theo các lĩnh vực, theo mục tiêu quản lý Lúc này thông tin trở thành liệu, tức là từ đơn vị nhỏ trở thành đơn vị phân tích lớn hơn, cần lưu trữ dạng phù hợp để phân tích Điều quan trọng là xếp liệu dạng hệ thống và mang tính tổng quát Thường thường việc tổng hợp thông tin hệ thống báo cáo tởng quan 37 TỔNG HỢP THƠNG TIN, DỮ LIỆU LOGO  Muốn làm tốt công tác tổng hợp, cần thiết kế: các biểu mẫu thích hợp  Ứng dụng công nghệ thông tin (chương trình Excel, chương trình thống kê SPSS ) để chuyển các liệu thành các bảng, biểu  Các bảng, biểu này thiết kế theo vấn đề quản lý, ví dụ xu hướng giảm nghèo các hộ dân địa bàn, xu hướng phát triển các hộ kinh doanh cá thể, các loại hình doanh nghiệp  Những bảng tổng hợp này cho chúng ta số mang tính định lượng rất hữu ích các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý Còn tổng hợp liệu định tính đòi hỏi phải có thêm kỹ phân tích tốt 38 19 5/29/2018 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU LOGO 4.2.2 Phân tích dữ liệu định lượng: Dựa kết thông kê, các tính toán các tỷ lệ phần trăm, các tần xuất để rút các tiêu đo lường định lượng (ví dụ hiệu xuất, hiệu quả, tác động tiêu cực và tích cực ) Cách tiến hành phân tích dữ liệu: Sử dụng các phuơng pháp phân tích so sánh (ví dụ so sánh trước và sau, so sánh đối chứng có và khơng có); phân tích nguyên nhân-hệ quả; phân tích bậc thang v.v để rút các kết luận định tính và định lượng 39 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU LOGO Phân tích dữ liệu định tính: Phân tích này khác và khó so với phân tích định lượng càng khó người không quen xử lý các ý kiến quan điểm khác các bên liên quan cách phân tích nội dung các thông tin và liệu thu thập rút các kết luận mặt hoạt động số đo lường cụ thể 40 20 5/29/2018 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU LOGO bước phân tích liệu định tính: Dựa các vấn và điều tra khảo sát, cần thực các bước sau đây: Đọc lại các câu vấn giúp mọi người nhớ lại các câu hỏi và mục đích hoạt động thu thập thông tin Đọc to các câu trả lời câu hỏi (kể tập hợp ghi chép) Thảo luận các câu trả lời và đưa các ý kiến bình luận khác nhằm xác định chính xác điều mà người tham gia nói Hợp nhóm các câu trả lời và tóm tắt các phát Xác định các thông tin bị thiếu khơng rõ ràng định có cần điều tra bở sung thơng tin khơng 41 LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 21 5/29/2018 KHÁI NIỆM VĂN BẢN LOGO  Theo nghĩa rộng: thành văn ghi vật mang tin đất, đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng đĩa, phim… ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định tạo thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa cách trọn vẹn  Theo nghĩa hẹp: khái niệm công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 KHÁI NIỆM VĂN BẢN www.themegallery.com LOGO  Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung nhà nước bảo đảm thực hiên để điều chỉnh quan hệ xã hội  Văn hành văn quan, tở chức ban hành để điều hành hoạt động hành như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình hoạt động quan, tổ chức để trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân với  Văn chuyên ngành văn quan, tổ chức ban hành để giải chuyên môn nghiệp vụ thuộc ngành hay lĩnh vực 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 22 5/29/2018 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN LOGO Quyết định Cơng văn Tờ trình Kế hoạch (Chun đề 3) Báo cáo Biên (Xem thể thức, trình bày tài liệu file word) 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 BÀI TẬP www.themegallery.com LOGO Trong 20 phút, làm việc theo nhóm nhỏ (3-4 người), soạn thảo công văn/hoặc tờ trình lãnh đạo quan liên quan tới cơng việc thực tiễn 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 23 5/29/2018 KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN  Quản lý văn bản đến 5/29/2018 LOGO  Quản lý văn bản Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 24 5/29/2018 TRÌNH BÀY BẰNG VĂN BẢN LOGO Xác định phân tích đới tượng nhận văn Xác định loại văn Viết đúng thể thức văn Rà soát lại văn trước gửi 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com TRÌNH BÀY BẰNG LỜI NĨI LOGO Bốn bước bản: - Bước 1: Lên kế hoạch - Bước 2: Chuẩn bị - Bước 3: Thực hành - Bước 4: Trình bày 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 25 5/29/2018 TRÌNH BÀY BẰNG LỜI NĨI LOGO  Cần lưu ý yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng trình bày: - Khi trình bày với cấp trên, nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác ý lắng nghe/ghi chép nhận xét, ý kiến cấp - Khi nói chuyện với cấp dưới, ln ln giải thích chi tiết vấn đề đừng quên hỏi nhân viên cấp xem họ suy nghĩ phản hồi vấn đề 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO Khái niệm: Thuyết phục đưa tình tiết, kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 26 5/29/2018 KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO Các yếu tố thuyết phục: -Uy tín -Thiện chí -Trình độ -Thái độ -Phẩm chất -Hình ảnh -Địa vị -Trang phục -Tuổi tác -Tướng mạo 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO  Quy tắc thuyết phục: - Tìm hiểu đối tượng vấn đề cần thuyết phục - Tạo môi trường giao tiếp tốt, bầu khơng khí tin cậy - Kết hợp nhuần nhuyễn tình lý, để tình trước lý đơi với lý - Phù hợp, linh hoạt với trường hợp cụ thể 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 27 5/29/2018 LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO  Một số kỹ xảo thuyết phục: - Bắt đầu đồng ý, tìm điểm chung hai bên nhằm xây dựng mơi trường tích cực giảm khả không đồng ý - Chứng minh làm khơng có lợi cho mà cịn có lợi cho người khác, lợi ích chung, mục đích cao - Nói hai mặt vấn đề - Chỉ xung đột: Nếu không làm hay làm dẫn đến hậu 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 28 5/29/2018 KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO Một số kỹ xảo thuyết phục: - Nêu lên biện pháp, kế hoạch hành động cụ thể, giải pháp để đối phương tự lựa chọn - Nêu ví dụ, hình ảnh cụ thể, hình tượng sinh động, dễ hiểu - Vận dụng ca dao, tục ngữ, châm ngơn, lời nói người tiếng - Khơi dậy lịng tự tơn, tự trọng 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LOGO  Một số kỹ xảo thuyết phục: - Áp dụng tâm lý “đồng điệu hành động”, dựa quy luật tâm lý: người khác làm nên làm thế; muốn có hành động giống người khác hay muốn giống người khác” - Chớ hứa điều khơng làm - Tự nhận lỗi trước - Phương pháp trái với điều mong đợi: Làm trái điều mà đối phương tưởng tượng, mong đợi định kiến để dẫn dắt đến chỗ tiếp thu ý kiến 5/29/2018 Cơng ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 29 5/29/2018 LOGO VIDEO CLIP Xem Clip thuyết phục người khác 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com LOGO 5/29/2018 Công ty MCaD - 6.2012 www.themegallery.com 30 5/29/2018 XIN CẢM ƠN! 5/29/2018 61 31 ... www.themegallery.com THAM MƯU LÀ CHỨC NĂNG CỦA PHỊNG LOGO Phịng có chức tham mưu, giúp thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cấp có thẩm... KHÁI NIỆM LOGO ? ?Tham mưu tổ chức cá nhân tham gia (tham dự) vào việc đề xuất thiết kế kế hoạch, chương trình tổ chức thực (thi cơng) kế hoạch, chương trình chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý định”... www.themegallery.com NGUYÊN TẮC LOGO  Tham mưu phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấp có thẩm quyền giao  Tham mưu phải nhằm thực cho mục tiêu đơn vị cấp phịng Tuyệt đối khơng để đầu óc vụ