DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CỬA HÀNG TINH DẦU

TỔNG LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG VIỆT NAM ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO CỬA HÀNG TINH DẦU MÔN: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN GVHD: Th Phạm Thái Kỳ Trung Nhóm 2, Thứ 6, Ca THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020 DANH SÁCH PHÂN CÔNG THÀNH VIÊN STT Họ tên MSSV Mức độ hoàn thành Hà Mỹ Ngọc B1701207 100% Nguyễn Hoàng Như Quỳnh B1701242 100% Huỳnh Thị Ngọc Tâm B1701244 100% Phan Ngọc Trâm B1701278 100% Đỗ Trọng Kim Ngân B1701197 100% Lê Thị My Uyên B1701304 100% Kí tên Điểm Table of Contents Chương : Dự án xây dựng hệ thống thông tin cho cửa hàng tinh dầu 1.1 Bản tuyên bố dự án 1.1.1 Tóm tắt 1.1.2 Mơ tả quy trình thực theo quy trình 1.2 Báo cáo vi phạm 17 1.2.1 Phạm vi báo cáo 17 1.2.2 KPI 17 1.2.3 Nhân tố thành công cốt lõi 18 1.2.4 Tiêu chí chấp thuận 18 1.2.5 Hạng mục bàn giao 19 1.3 Kế hoạch dự án 26 1.4 Kế hoạch nguồn lực 27 1.4.1 Bản liệt kê nguồn lực 27 1.4.2 Lịch biểu 30 1.4.3 Giả định 31 1.5 Kế hoạch tài 33 1.5.1 Chi phí nhân cơng 33 1.5.2 Chi phí trang thiết bị 36 1.6 Kế hoạch cung ứng 37 1.6.1 Yêu cầu cung ứng 37 1.6.2 Kế hoạch cung ứng 41 Chương 2: Dự án kinh doanh cửa hàng tinh dầu 41 2.1 Tóm tắt dự án 41 2.2 Sự cần thiết đầu tư 42 2.2.1 Căn pháp lý 42 2.2.2 Căn thực tiễn 43 2.3 Phân tích dự án 43 2.3.1 Phân tích kinh tế vĩ mô 43 2.3.2 Phân tích ngành 43 2.3.3 Phân tích đối thủ cạnh tranh 44 2.3.4 Chi phí dự án 44 2.3.5 Phân tích tài 45 2.3.6 Phân tích rủi ro 54 2.4 Tóm tắt chương 55 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KINH DOANH 55 3.1 QUY TRÌNH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN 55 3.1.1 Mơ tả lời 55 3.1.2 Mơ hình phân rã chức BFD 58 3.1.3 Context diagram (DFD level 0) 59 3.2 MƠ TẢ QUY TRÌNH SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 61 3.2.1 Mô tả lời 61 3.2.2 Mơ hình phân rã chức BFD 63 3.2.3 Context diagram (DFD level 0) 64 3.2.4 Mơ hình luồng liệu mức (DFD level 1) 64 3.3 Kết đạt 65 3.3.1 Về số lượng người 65 3.3.2 Về số lượng quy trình 65 3.3.3 Về cách vận hành 65 3.3.4 Về tính hiệu 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 Chương : Dự án xây dựng hệ thống thông tin cho cửa hàng tinh dầu 1.1 Bản tuyên bố dự án 1.1.1 Tóm tắt Sơ lược về cửa hàng bán tinh dầu trước sử dụng hệ thống thông tin: Trước áp dụng hệ thống thơng tin mơ hình cửa hàng tinh dầu có nét tương đồng với cửa hàng khác thị trường Tất quy trình phải giải thủ công tốn nhiều thời gian Điển khâu quản lý hàng tồn kho nhân viên phải kiểm đếm, nhập liệu hoàn toàn thủ công thông qua loại sổ sách nên xảy sai sót q trình thực Bên cạnh đó, hàng hóa mặt hàng dễ vỡ nên dẫn đến việc tổn thất cho cửa hàng Cuối cửa hàng khơng quản lý thời gian làm việc nhân viên nên xảy rắc rối nhiều nhân viên nghỉ ca làm Nhận thấy điều đó, cửa hàng định đầu tư áp dụng hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm vào việc quản lý tất hoạt động Bên cạnh đó, việc sử dụng hệ thống giúp cho cửa hàng tiết kiệm thời gian, chi phí, trách rủi ro, sai sót có lợi cạnh tranh so với đối thủ khác Mục tiêu dự án xây dựng hệ thống thơng tin: Về chi phí: Cửa hàng tốn them khoảng chi phí bắt đầu vận hành hệ thống Tuy nhiên, trình lâu dài mang lại nhiều hiệu so với việc áp dụng hệ thống cũ Mặc dù phải tốn chi phí việc lắp đặt hệ thống mặc khác giảm đáng kể chi phí sai sót hàng tồn kho chi phí nhân công Về hiệu hệ thống: Mục tiêu hệ thống giúp cho cửa hàng giảm thời gian trình hoạt động kiểm soát số lượng hàng tồn kho, hạn chế sai sót xảy khâu quản lý Bên cạnh đó, ca làm việc nhân viên quản lý chặt chẽ thông qua mã nhân viên lưu trữ hệ thống Đồng thời áp dụng hệ thống giúp nhân viên tránh nhầm lẫn mùi hương tuef phục vụ cho khách hàng tốt hơn, nhờ tăng lượng khách hàng đến cửa hàng Kết luận: Cửa hàng chúng tơi định sử dụng mơ hình SDLC tính bật Mơ hình thân thiện với người dùng, dễ sử dụng kiểm sốt Tuy nhiên, mơ hình có nhược điểm khó để quay lại bước nên chúng tơi phải xác định xác u cầu giai đoạn 1.1.2 Mơ tả quy trình thực theo quy trình Bước 1: Khởi tạo hệ thống Yêu cầu: Tìm ý tưởng phát triển hệ thống Chúng tiến hành lấy ý kiến khách hàng hệ thống mà cửa hàng vận hành, nhằm đưa nhược điểm hệ thống này, để từ tiến hành nghiên cứu xây dựng hệ thống hoàn thiện cho cửa hàng tinh dầu thơm thư giãn Việc khảo sát ý kiến khách hàng tình hình hoạt động hệ thống cũ tiến hành hình thức phiếu đánh giá, điểm cần khắc phục điểm cần giữ lại để tạo ấn tượng cho cửa hàng, sau bắt đầu tiến hành nghiên cứu xây dựng hoàn thiện hệ thống Khó khăn nội qn: Khơng có mơ hình quản lý chung cho tồn hệ thống Các quy trình làm việc chủ yếu thủ cơng, khơng có liên kết với nên cịn phức tạp gây nhiều thời gian khó khăn cho nhân viên việc phục vụ khách hàng quản lý kho Vào thời điểm mùa lễ hội hay ngày lễ, việc số lượng lớn khách tới mua quà khiến nhân viên dễ bị nhầm lẫn đơn khách, chậm trễ gói quà hay giao nhầm hàng cho khách Điều vơ tình khiến qn lượng khách thời gian thiện cảm để giải vấn đề phát sinh Tạo lợi cạnh tranh: Việc rút ngắn quy trình giúp rút ngắn thời gian khách hàng phải chờ để nhận sản phẩm mua Nhờ tạo thiện cảm cho khách hàng, khách hàng khơng cịn phải lo việc nhân viên hàng chậm, nhân viên bỏ sót đơn hàng hay đơn hàng bị nhầm lẫn khơng đáng có Cùng giúp nhân viên tránh tình trạng tắc đơn khiến hàng không kịp giao cho khách cần Thời gian dự kiến ước tính chi phí: Về thời gian: chúng tơi cho cần ngày để lấy ý kiến hài lòng khách hàng quy trình làm việc qn Sau tuần chúng tơi bắt đầu tìm hiểu nghiên cứu hệ thống Về chi phí: nhóm ước tính chi phí cho bước 4,700,000 VND Bao gồm chi phí lương cho người thực khảo sát 600,000 VND/người, chi phí lương cho người nghiên cứu hệ thống người 1,750,000 VND/người Bước 2: Phân tích tính khả thi dự án Yêu cầu: Xem xét mức độ khả thi dự án để định xem có thực dự án hay khơng Phân tích: Khả thi kỹ thuật: xem xét thấy hệ thống sử dụng phần mềm phần cứng sử dụng rộng rãi thị trường, hệ thống khơng có phức tạp dễ dàng tiếp cận sử dụng qua chúng tơi tiến hành lắp đặt đưa hệ thống vào hoạt động hoàn toàn quán Khả thi kinh tế: loại phần cứng sử dụng hệ thống hoàn toàn phổ biến thị trường có giá hợp lí, khơng q đắt đỏ, hệ thống đơn giản để đảm bảo mặt tài khơng phải vấn đề q lớn nhà đầu tư dự trù 60 triệu cho dự án hệ thống quản lý Khả thi hoạt động vận hành: xem xét hệ thống vận hành đơn giản, qua vài thao tác hình phận có thơng tin cần thiết cho Quy trình phải đơn giản hồn tồn, vận hành tốt đem lại hiệu cao cho quán Khả thi mặt pháp lý: mua phần mềm phần cứng hãng phải có hợp đồng rõ ràng, hợp đồng phải có khoản mục thỏa thuận chung bên mua bên bán để khơng xảy tình trạng khơng có rắc rối vấn đề pháp lý Thời gian dự kiến ước tính chi phí: - Về thời gian: chúng tơi dự tính thời gian bước ngày - Về chi phí: chúng tơi dự tính chi phí bước là: 8,550,000 VND Bước 3: Phân tích yêu cầu Yêu cầu: Khi vận hành áp dụng hệ thống từ việc mua hàng việc kiểm tra số lượng sản phẩm tồn kho để kiểm soát sản phẩm toán tiền thực dây chuyền liên tiếp Bên cạnh hệ thống giúp quản lý lượng hàng tồn kho số lượng sản phẩm hồn thành để tính doanh thu ngày cửa hàng Phân tích: Thống kê yêu cầu: Hệ thống quản lý: Hệ thống giúp cửa hàng đảm bảo việc thu thập thông tin khách hàng đến thực dịch vụ chuyển thơng tin đến nhân viên kho Đảm bảo kiểm sốt q trình hoạt động đơn hàng báo cho khách hàng số lượng sản phẩm hay hết, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi khách hàng Bên cạnh đó, thơng tin đơn hàng chuyển tới hệ thống quản lý chung để thống kê số liệu hàng tồn kho, doanh thu, dịch vụ hoàn thành lượng khách đến cửa hàng Quy trình u cầu: Mơ hình Usecase Diagram • Trước áp dụng hệ thống thông tin Mô tả lời: Nhân viên tham gia: Quản lý, Nhân viên kho, Nhân viên bán hàng, Nhà cung cấp, Khách hàng Quản lý: người thực thống kê doanh thu, chi phí mua nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm lấy khỏi kho số lượng khách hàng mua sản phẩm thống kê thông qua liệu thông tin từ nhân viên kho nhân viên bán hàng so với số liệu bán nhân viên vào cuối ca làm việc Sau quản lý báo cáo tất số liệu chủ quản Nhân viên kho: theo dõi quản lý số lượng nguyên vật liệu nhập vào từ số liệu cung cấp nhà cung cấp Ngoài ra, nhân viên kho kiểm tra, quản lý số lượng hàng tồn kho cửa hàng vào cuối ca làm ngày Sau thống kê toàn số liệu lượng hàng tồn kho nhân viên kho có nhiệm vụ thống kê, báo cáo cho quản lý vào cuối tuần Nhân viên bán hàng: người tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu dịch vụ, thực xuất hàng toán cho khách hàng online khách hàng mua trực tiếp cửa hàng Sau đó, họ thực nhiệm vụ theo dõi số lượng tồn kho, chốt đơn cho khách hàng Khâu kiểm tra hàng tồn kho thực thủ công để so sánh với số liệu nhân viên kho nên dễ xảy sai sót q trình kiểm sốt số lượng sản phẩm gây thời gian kiểm tra lại Nhà cung cấp: cung cấp nguyên vật liệu cho cửa hàng xuất hóa đơn cho nhân viên kho để lưu lại sau lần giao nhân viên kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa báo cáo cho quản lý có sai sót kèm theo hóa đơn Khách hàng: vào cửa hàng hay website cửa hàng khách hàng lựa chọn sản phẩm theo ý muốn Và xem số lượng tồn kho khách hàng mua online Sau toán trực tiếp hệ thống chọn loại giao hàng Nếu khách hàng mua trực tiếp cửa hàng toán quầy Sơ đồ Usecase trước sử dụng hệ thống • Sau áp dụng hệ thống thông tin Mô tả lời: Nhân viên tham gia: Quản lý, Nhân viên bán hàng, Nhà cung cấp, Khách hàng Quản lý: sau áp dụng hệ thống quản lý vào cửa hàng người quản lý nhận thông tin doanh thu, dịch vụ hoàn thành, lượng hàng tồn kho trực tiếp từ hệ thống Khi nhân viên bán hàng thực lấy thơng tin để tốn cho khách hệ thống máy POS lưu tự động tất thông tin khách hàng mua sản phẩm thu thập liệu doanh thu cho cửa hàng lúc Vào cuối ca làm việc người quản lý đăng nhập vào hệ thống mã code quản lý để đối chiếu với doanh thu thực tế số tiền từ nhân viên thu Khi nhà cung cấp giao hàng họ nhận hóa đơn lưu vào hệ thống để cần thực báo cáo Nhân viên bán hàng: Kiểm tra số lượng tồn kho trực tiếp hệ thống báo cho khách hàng biết, sau tiến hành lên đơn hàng cho khách thực toán, thông tin khách hàng chuyển lên hệ thống Khi có hệ thống quản lý nhân viên dễ dàng việc quản lý số lượng tồn kho cho đơn hàng, biết đơn hàng đến trước để giao hàng cho khách thông báo cho khách hàng giao hàng Bên cạnh đó, áp sử dụng hệ thống quản lý việc kiểm tra hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn, có thơng tin để đối chiếu rõ ràng trách tình trạng sai sót xảy Nhà cung cấp: cung cấp nguyên vật liệu cho cửa hàng xuất hóa đơn lên hệ thống trực tiếp cho người quản lý để lưu lại sau lần giao người quản lý dựa vào để kiểm tra lại lập báo cáo Khách hàng: vào cửa hàng mua sản phẩm thơng tin lần mua trước hiển thị hệ thống để tích lũy điểm hay áp dụng chương trình khuyến Xuất hóa đơn dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian chờ đợi Sơ đồ Usecase sau sử dụng hệ thống Thời gian dự kiến ước tính chi phí: Dự kiến vịng ngày chúng tơi hồn tất 00 000 00 Doanh thu 342,440,0 00 490,160, 000 723,310,0 00 938,665,5 1,297,062, 00 775 Tổng chi phí 435,000,0 00 8,748,000 478,500, 000 8,748,00 2,912,00 582,400 526,350,0 00 8,748,000 578,985,0 00 8,748,000 636,883,5 00 8,748,000 188,212,0 00 37,642,40 350,932,5 00 70,186,50 651,431,2 75 130,286,2 55 (121,569, 600) 3,494,40 225,854,4 00 280,746,0 00 521,145,0 20 bán Khấu hao EBIT Tax 20 % EAT (101,308, 000) (20,261,6 00) 00 25 Hoạch định dự án Năm Giá vốn hàng bán 660,440, 839,960, 000 000 318,000, 349,800, 000 000 1,090,60 0,000 367,290, 000 1,324,32 0,000 385,654, 500 1,702,00 0,000 404,937, 225 Doanh thu 342,440, 490,160, 000 000 723,310, 000 938,665, 500 1,297,06 2,775 Tổng chi phí 435,000, 478,500, 000 000 526,350, 000 578,985, 000 636,883, 500 3,494,40 215,842, 000 8,748,00 188,212, 000 37,642,4 00 225,854, 400 270,755, 000 8,748,00 350,932, 500 70,186,5 00 280,746, 000 322,762, 500 8,748,00 651,431, 275 130,286, 255 521,145, 020 404,088, 350 175,588, 40,254,0 000 00 54,913,0 00 52,007,5 00 81,325,8 50 Doanh thu Khấu hao EBIT Tax EAT Vốn lưu dộng Delta vốn lưu động 20% 8,748,00 (101,308, 000) (20,261,6 00) (121,569, 600) 175,588, 000 8,748,00 2,912,00 582,400 Giá trị thu hồi vốn lưu động 277,418, 317 Giá trị lý TSCĐ 43,740,0 00 Đầu tư ban đầu Dòng tiền 102,740, 000 (102,740, (288,409, (28,011, 000) 600) 600) 179,689, 400 237,486, 500 769,725, 487 Tính khả thi dự án: NPV IRR 351,880,109 10% Sau áp dụng ta thấy NPV tăng vượt trội NPV > Điều cho thấy dự án sau áp dụng hệ thống có mức NPV cao so với trước áp dụng hệ thống nhiều lần áp dụng hệ thống nhóm cải thiện nhiều phần cho phần chi phí dịng tiền hoạt động 2.3.6 Phân tích rủi ro Bất loại hình kinh doanh kèm với rủi ro khó tránh khỏi, địi hỏi phải chuẩn bị, đề phịng rủi ro khơng may xảy Kinh doanh tinh dầu thường tùy theo mùi tinh dầu sản phẩm bán kèm máy khếch tán tinh dầu Trong đó, thiết kế máy khếch tán tinh dầu đơn giản lại có loại nhiều cấu trúc phụ kiện phức tạp nên việc sử dụng bảo quản không kĩ dễ gây hư hỏng Chi phí để thay linh kiện máy khếch tán tinh dầu cao Tinh dầu bảo quản không kĩ làm mùi hương hư hỏng chai lọ Gây tổn thất hàng hóa Bảo quản không cách khiến máy dễ bị bẩn, ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ Không bảo quản cách tinh dầu làm lẫn mùi tinh dầu với vật có mùi khác Mất chất lượng sản phẩm mắt khách hàng Các cố chập điện khơng kiểm tra điện ngày sử dụng điện khơng an tồn hồn tồn xảy ra, cố mà lo ngại nhất, làm ảnh hưởng đến toàn cửa hàng Con người yếu tố vô quan trọng, mở cửa hàng thuê nhân viên để nhân viên bán hàng cho có kết thúc quy trình Phải bỏ cơng sức thời gian để tìm hiểu tinh dầu, công dụng cách sử dụng máy khếch tán cho phù hợp để truyền đạt đến khách hàng cách tốt nhất, bên cạnh cịn phải biết giữ khách chăm sóc khách hàng tinh dầu hàng khơng phải sử dụng loại hình dịch vụ, tất thứ phải đặt vào lợi ích khách hàng Vì địi hỏi chúng phải biết cách làm hài lịng khách hàng, tìm hiểu khách hàng từ giúp nâng cao,mở rộng thêm sản phẩm Rủi ro từ phía khách hàng: Khách hàng khơng hài lịng, dẫn đến việc tìm đến sản phẩm tốt thị trường dối thủ canh tranh trực tiếp nặng tẩy chay cửa hàng 2.4 Tóm tắt chương Ở Việt Nam, nhu cầu sử dụng tinh dầu không lớn hầu hết độ tuổi từ 17-38 thích sử dụng tinh dầu tạo nên cảm giác dễ chịu với mùi hương thoảng làm cho người sử dụng thích Cung nắm bắt nhu cầu cửa hàng đời, bên cạnh tiềm mà loại hình mang lại,chúng nhận kinh doanh tinh dầu không đơn giản nghĩ Loại hình địi hỏi tìm hiểu, chuẩn bị kế hoạch cách cụ thể, đặt biệt nhạy bén, bắt kịp xu hướng, thơng tin xác từ mang lại sản phảm tốt cho khách hàng Hy vọng với mơ hình kinh doanh này, ngày giúp cửa hàng sớm ổn định phát triển CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KINH DOANH 3.1 QUY TRÌNH TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN 3.1.1 Mơ tả lời Trước áp dụng hệ thống thông tin thiết bị hỗ trợ, cửa hàng gặp nhiều khó khăn tốn nhiều thời gian việc quản lý thông tin khách hàng, thông tin nhân viên, quản lý lượng hàng tồn kho tinh dầu Điều đó, khiến cửa hàng gặp phải sai sót khâu quản lý, gây thời gian đánh thiện cảm khách hàng Đối với khâu bán hàng, khách hàng đến cửa hàng lựa chon sản phẩm yêu thích Nhân viên bán hàng tiếp nhận thông tin đơn hàng, ghi nhận hóa đơn báo giá tiền cho khách hàng Sau hồn tất việc lưu trữ hóa đơn, nhân viên đưa hóa đơn sản phẩm cho khách hàng Đối với khâu quản lý kho, vào cuối ngày nhân viên kho phải tổng hợp thủ công đơn hàng mà làm ngày từ tính số lượng sản phẩm cửa hàng bán Sau đó, nhân viên vào kho tiến hành kiểm đếm lại số liệu thực tế so sánh hai số liệu với để có thơng tin tồn kho xác Sau lần vậy, nhân viên điền thơng tin có vào phiếu kiểm kho Quá trình tốn nhiều thời gian sai sót, nhân viên phải tổng hợp thủ công nhiều đơn hàng Đối với khâu nhập hàng, sản phẩm chuyển từ nhà cung cấp sang cho nhân viên kho để tiến hành kiểm tra sản phẩm số lượng Sau kiểm đếm xong, quản lý người chịu trách nhiệm thu chi lưu lại sổ sách Đối với quy trình quản lý nhân viên, thơng tin cá nhân nhân viên lưu lại sổ sách quản lý chịu trách nhiệm Quản lý người kiểm tra thơng tin người có quyền chỉnh sửa, thêm bớt quán có thay đổi nhân Cuối cùng, vào tuần nhân viên phụ trách quy trình tập hợp hóa đơn nhận đồ, hóa đơn nhập nguyên vật liệu, phiếu kiểm kho để kiểm tra tính tốn doanh thu,chi phí, số lượng hàng tồn kho,… từ lập thành báo cáo để cung cấp cho quản lý Nếu phát sai sót quy trình nào, nhân viên phụ trách quy trình có trách nhiệm giải cố Cụ thể, cố nằm khâu nhận đơn hàng, nhân viên bán hàng có trách nhiệm phải kiểm tra lại sổ sách nhận hàng liên hệ với khách hàng để xác nhận lại thông tin Nếu cố phát sinh khâu quản lý kho nhập hàng, nhân viên kho có trách nhiệm kiểm tra lại số liệu thông qua phiếu kiểm kho số lượng hàng nhập lưu sổ sách Sau tìm cố khắc phục nhân viên phụ trách phải viết biên sai phạm nộp cho quản lý Mẫu biên sai phạm : 3.1.2 Mơ hình phân rã chức BFD 3.1.3 Context diagram (DFD level 0) 3.2 MƠ TẢ QUY TRÌNH SAU KHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN 3.2.1 Mơ tả lời Trước áp dụng hệ thống thơng tin hoạt động quán thực thủ công Điều làm cho việc sai sót dễ xảy hơn, gây khó khăn, thời gian cho quản lí nhân viên phận Do đó, áp dụng hệ thống thông tin thiết bị hỗ trợ khác việc diễn nhanh gọn hơn, rõ ràng giúp giảm thiểu sai sót tiết kiệm thời gian giảm bớt nhân tố nhân viên kho Sau áp dụng hệ thống thơng tin thành cơng tình hình hoạt động cửa hàng tinh dầu có nhiều thay đổi tích cực Đặc biệt quy trình quản lý cửa hàng khơng cịn gặp nhiều khó khăn Bên cạnh khâu hoạt động làm việc trở nên dễ dàng tiện lợi Quản lý người chịu trách nhiệm việc thu chi khâu nhập hàng Sau hồn tất việc tốn cho đơn hàng nhập, quản lý cập nhật thơng tin hóa đơn nhập hàng vào liệu hệ thống Khi áp dụng hệ thống phần mềm giúp việc quản lý thông tin cá nhân khách hàng thuận tiện Khi khách hàng đến mua hàng nhân viên tiến hành nhập liệu thông tin cá nhân khách hàng đến lần đầu nhằm tri ân khách hàng vào dịp đặc biệt, thơng qua liên lạc với khách hàng có ưu đãi từ cửa hàng, ngồi cịn tiến hành tích điểm đổi quà cho khách hàng mua đơn hàng đủ điều kiện Khi khách hàng mua hàng từ lần sau nhân viên tiến hành khâu tích điểm cho khách cũ dễ dàng thông tin họ lưu hệ thống giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu Thu ngân tiến hành nhập thơng tin hàng vào hệ thống báo giá cho khách hàng toán Sau hồn tất việc tốn trả lại tiền thừa cho khách, thu ngân tiến hành in hóa đơn giao hóa đơn cho khách Vào cuối ngày hệ thống cập nhật số lượng mặt hàng Đối với khâu quản lý kho sau áp dụng hệ thống nhân viên biết số lượng hàng lại kho cập nhật liên tục số liệu Hệ thống giúp cửa hàng quản lý số lượng hàng nhập kho, kiểm tra thơng tin hóa đơn, đối chiếu với số lượng thực tế nhập tất liệu vào hệ thống để quản lý Từ nhân viên kiểm đếm đối chiếu với số lượng thực tế, tránh việc nhân viên phải tổng hợp thủ cơng đơn hàng tránh tình trạng sai sót Vì sau áp dụng mơ hình cắt giảm nhân viên kho, sau áp dụng hệ thống thông tin áp dụng mơ hình, việc nhập liệu trở nên dễ dàng hơn, số liệu bị sai sót dễ dàng chỉnh sửa có trường hợp sai sót xảy Bên cạnh đó, nhân viên quán phải cung cấp thông tin cá nhân cho quán cung cấp mã nhân viên khác nhau, thông tin cập nhật vào hệ thống chung, nhờ vào quán dễ dàng khâu quản lý nhân viên đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên tháng Quản lý người có quyền truy cập thông tin người có quyền chỉnh sửa, thêm bớt có thay đổi nhân quán Một số thông tin nhân viên: Mã nhân viên, Họ tên, Số điện thoại, Ngày tháng năm sinh, Quê quán Hệ thống thơng tin cịn giúp quản lý tình hình giao hàng Khi đơn hàng hồn thành hệ thống tự động cập nhật báo cho khách hàng thông qua tin nhắn SMS, tin nhắn điện tử Zalo thư điện tử Email để khách hàng đến nhận hàng Khi khách hàng đến cửa hàng họ cần xuất trình hóa đơn kèm số thứ tự cho nhân viên để nhận hàng trách tình trạng nhầm lẫn đơn hàng Khách hàng tốn hóa đơn thơng qua ví điện tử, internet banking chuyển khoản mà không cần phải trả theo phương thức truyền thống Cuối cùng, vào cuối tuần nhân viên phụ trách quy trình tập hợp hóa đơn bán hàng, hóa đơn nhập nguyên vật liệu, phiếu kiểm kho để kiểm tra tính tốn doanh thu, chi phí, số lượng hàng tồn kho, từ lập thành báo cáo để cung cấp cho quản lý Nếu phát sai sót quy trình nào, phận họp bàn tìm nguyên nhân, cách khắc phục Cụ thể, cố nằm khâu nhận đơn hàng, nhân viên nhận đơn có trách nhiệm phải kiểm tra lại sổ sách nhận hàng liên hệ với khách hàng để xác nhận lại thông tin Nếu cố phát sinh khâu quản lý kho nhập hàng, nhân viên có trách nhiệm kiểm tra lại số liệu thơng qua phiếu kiểm kho số lượng hàng nhập lưu hệ thống Sau tìm cố khắc phục nhân viên phụ trách phải viết biên sai phạm nộp cho quản lý Mẫu biên sai phạm: 3.2.2 Mơ hình phân rã chức BFD 3.2.3 Context diagram (DFD level 0) 3.2.4 Mơ hình luồng liệu mức (DFD level 1) 3.3 Kết đạt 3.3.1 Về số lượng người Số người Trước áp dụng Sau áp dụng Quy mô cửa hàng khơng lớn, nên sau áp dụng mơ hình số lượng nhân viên cần cắt giảm nhân viên kho, sau áp dụng hệ thống thơng tin áp dụng mơ hình, việc nhập liệu trở nên dễ dàng hơn, số liệu bị sai sót dễ dàng chỉnh sửa có trường hợp sai sót xảy 3.3.2 Về số lượng quy trình Số lượng quy trình Trước áp dụng Sau áp dụng Sau áp dụng hệ thống, việc quản lý kho thống kê doanh thu trở nên dễ dàng tiết kiệm thời gian Cụ thể quy trình nhận thơng tin từ báo cáo để kết xuất doanh thu kiểm tra hàng tồn kho đơn giản hóa việc truy cập hệ thống Với việc rút gọn nhiều bước khơng cần thiết, cửa hàng rút ngắn thời gian hoạt động để gia tăng hiệu suất làm việc cải thiện quy trình bán hàng 3.3.3 Về cách vận hành Cách vận hành Trước áp dụng Sau áp dụng Thủ công Tự động Trước ứng dụng hệ thống thông tin, tồn quy trình việc ghi chép shop thực hình thức thủ công nhập Excel Điều khiến cho quản lý nhân viên phận nhiều thời gian, đồng thời khiến cho việc sai sót dễ xảy Chính vậy, ứng dụng hệ thống thông tin thiết bị hỗ trợ giúp giảm thiểu thời gian bỏ hạn chế sai sót mắc phải Cụ thể quy trình bán hàng, việc áp dụng hệ thống hỗ trợ giúp cho nhân viên tránh sai sót thời gian để tính tốn số tiền thừa cho khách, dễ dàng kiểm tra hàng kho hay kiểm tra doanh thu Đồng thời hạn chế việc gói nhầm đơn cho khách với đơn online khơng thứ tự khách 3.3.4 Về tính hiệu Mức độ hiệu Trước áp dụng Sau áp dụng Kém hiệu Hiệu Trước ứng dụng hệ thống thơng tin, thấy việc vận hành quy trình việc quản lý chung gặp nhiều khó khăn tồn nhiều bước cần phải triển khai Bên cạnh việc ghi chép số liệu phần lớn thực theo cách thủ công mang lại nhiều bất cập cho quán dễ sai sót, dễ thất lạc việc giải vấn đề phát sinh vơ nan giải Sau ứng dụng hệ thống thơng tin mơ hình kinh doanh mới, việc quản lý chung quy trình quán cải thiện rõ rệt Các quy trình diễn nhanh chóng, gọn lẹ sai sót Mặc dù thời gian đầu áp dụng có sai sót diễn sai sót dần khắc phục nhân viên quen với hệ thống Bên cạnh đó, chi phí ban đầu phải bỏ cho dự án khơng q lớn, qn cịn cắt giảm bớt phần chi phí lương phận phục vụ, từ giúp quán đẩy mạnh phần lợi nhuận TÀI LIỆU THAM KHẢO https://www.kiotviet.vn/ https://shopee.vn/product/43983791/757422788?smtt=0.907550601607269551.9 https://www.vietnamworks.com/ https://tinhdaulachampa.net/ https://www.thegioididong.com/laptop/asus-vivobook-a412fa-i3ek1179t?gclid=EAIaIQobChMIt_ifp9q57QIVjzMqCh28AgKFEAQYAiABEg LQffD_BwE https://l.facebook.com/l.php?u=https%3A%2F%2Fs.lazada.vn%2Fs.ZGPb4&h =AT02A1rg5l8ruIzfBQihlVjKdJUBL8MiryUCzK0GNQ0SbG22AUv3aZOJXJV1EZHmBCp 1ypVKQ9lqIT1RtfAyM5B5cnIoGeMxa75ot8sqkJvxBnFpcGVJmAVpXn74l7m YTtAFtwq8yRJEY&s=1 https://shopee.vn/product/36685738/4208423309?smtt=0.907550601607270052.9 https://shopee.vn/product/36685738/4208423309?smtt=0.907550601607270052.9 https://dienmaycholon.vn/may-lanh/may-lanh-midea-inverter-10-hpmsafc10crdn8?gclid=EAIaIQobChMI8Mb379u57QIVlkNgCh04eAyYEAQYC iABEgKSA_D_BwE 10 https://noithatmailam.com/products/bo-ban-an-cabin-4-ghe-go-caosu?variant=1040436426&source=googleshop ... Cam Tinh dầu Gỗ Tuyết Tùng Tinh dầu Trà Trắng Tinh dầu Hoa Lài Tinh dầu Vỏ Bưởi Tinh dầu Trà Xanh Tinh dầu Gừng Tinh dầu Tràm Hương Tinh dầu Tràm Trà Tinh dầu Hoa Hồng Tinh dầu Hoa Phong Lữ Doanh... 4% 0% 6% Tinh dầu Vỏ Bưởi Tinh dầu Trà Xanh Tinh dầu Đàn Hương Tinh dầu Hương Thảo Tinh dầu Gừng Tinh dầu Tràm Hương Tinh dầu Tràm Trà Tinh dầu Hoa Hồng Tinh dầu Vỏ Quế Tinh dầu Hoa Phong Lữ 2%... suy cho năm Giá vốn hàng bán Các sản phẩm tinh dầu Tinh dầu Cam Tinh dầu Gỗ Tuyết Tùng Tinh dầu Ngọc Lan Tây Tinh dầu Trà Trắng Tinh dầu Cà phê Tinh dầu Hoa Lài Nhu cầu 5% 4% 0% 4% 0% 6% Tinh