Quy trình lập kế hoạch ngân sách trong các đơn vị dự toán

Quy trình lập kế hoạch ngân sách đơn vị dự toán Lập ngân sách dường trở thành thói quen nhiều người, nhiều gia đình nhằm cân đối thu nhập khoản chi tiêu, phục vụ sống hàng ngày hướng tới mục tiêu lâu dài thân gia đình Hàng q, hàng năm đơn vị dự tốn tổ chức họp để xây dựng kế hoạch ngân sách cho hoạt động đơn vị Đối với tổ chức hay đơn vị dự tốn có quy mơ lớn việc làm lại trở nên cần thiết Đối với đơn vị Quân chủng Hải Quân, đơn vị Quân đội sử dụng ngân sách nhà nước phục vụ cho hoạt động việc lập kế hoạch ngân sách công việc tất yếu Sau thực tổng toán ngân sách năm 2009 cho đơn vị trực thuộc tổng hợp báo cáo tổng toán với quan cấp vào quý năm 2010 Ban Tài vào cơng văn Cục Tài – Bộ Quốc phòng ngày tháng năm 2010 hướng dẫn nghành nghiệp vụ Quân chủng đơn vị trực thuộc lập dự toán ngân sách cho năm 2011 I MỤC TIÊU YÊU CẦU – Mục tiêu : Xây dựng dự tốn Quốc phịng năm 2011 góp phần thực chủ trương Chính phủ đảm bảo ổn định kinh tế vĩ mô, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững, đảm bảo an sinh xã hội, giữ vững an ninh tài quốc gia Đảm bảo cân đối lớn trọng tâm, trọng điểm theo thứ tự ưu tiên, bước nâng cao tiềm lực quốc phịng, hồn thành tốt nhiệm vụ thường xun đột xuất với hiệu cao, tiết kiệm, đảm bảo ổn định đời sống đội, bước đổi cấu chi ngân sách – Yêu cầu : - Xây dựng dự toán ngân sách sở khả đảm bảo Nhà nước tình hình kinh tế, tài chính, xã hội ; khai thác tối đa nguồn thu khác để tăng nguồn lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ quốc phòng - Tính tốn chặt chẽ, xác định rõ thứ tự ưu tiên khoản chi, có dự phịng cho nhiệm vụ đột xuất phát sinh, tăng giá ; đề cao tính khả thi, hiệu quả, tiết kiệm, khơng tổng hợp vào dự toán nội dung chưa rõ nhiệm vụ, dự án đầu tư quy hoạch, chưa phê duyệt II KHẢ NĂNG VÀ YẾU TỐ LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1- Khả ngân sách Theo thơng báo Bộ Tài chính, số dự kiến giao dự tốn ngân sách đảm bảo cho Quốc phịng tăng 5% so với năm 2010 chủ yếu tập trung thực sách mới( riêng nội dung huấn luyện sẵn sàng chiến đấu, giáo dục đào tạo, đảm bảo kỹ thuật tăng khoảng 10-15% so với đầu năm) Các nghành nghiệp vụ đơn vị lấy số ngân sách Quân chủng giao năm 2010 khả tăng số kiểm tra ngân sách để xây dựng dự toán năm 2011 – Các yếu tố lập dự toán ngân sách - Nhiệm vụ trị giao, văn Nhà nước Quân đội hướng dẫn lập ngân sách ; việc điều hành ngân sách năm 2010 Các chế độ, sách định mức ngân sách ban hành có hiệu lực thực - Quân số lập dự toán ngân sách theo quân số Bộ Tham mưu Quân chủng thông báo Để đảm bảo thời gian lập dự tốn, nội dung tính tốn cần qn số bình quân, trước mắt lấy quân số đảm bảo năm 2010 - Mặt giá lập dự tốn tính thời điểm quý 2/2010, giá toán sản phẩm quốc phịng theo giá cấp có thẩm quyền phê duyệt toán năm 2010 III NỘI DUNG – Phần thu 1.1 – Đối với nghành nghiệp vụ : Lập dự tốn thu sở tính toán huy động tối đa nguồn lực Chú trọng rà sốt lại tồn số tồn kho để tính toán huy động cao đảm bảo cho nhiệm vụ Nắm số trang thiết bị, vật tư , hàng hóa chậm ln chuyển để tính tốn việc ln chuyển, đổi hạt, nhượng bán tăng khả bổ sung kinh phí 1.2 – Đối với đơn vị : Tổng hợp toàn nguồn thu ( Thu từ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, từ cho thuê, liên doanh, liên kết khai thác sử dụng mặt bằng, bến bãi ) 1.3 – Các doanh nghiệp quốc phòng lập kế hoạch thu chi tài theo quy định Nhà nước thu cho Bộ Quốc phòng theo quy định – Phần chi Lập dự toán chi theo mục lục ngân sách Nhà nước, văn hướng dẫn Nhà nước, Bộ Quốc phòng Quân chủng Trong : 2.1 Đối tượng lập dự tốn chi ngân sách 2011 thuộc khối quan nghành nghiệp vụ Quân chủng 2.1.1 Dự toán chi ngân sách đảm bảo: Đối tượng lập dự toán chi ngân sách đảm bảo thuộc khối quan quân chủng gồm : Bộ Tham mưu, Cục Kỹ thuật, Cục Hải quân lục quân, Cục Hậu cần Quá trình lập ngân sách quan, nghành nghiệp vụ cần ý đảm bảo toàn diện cho nhiệm vụ, phù hợp với khả ngân sách, có tính khả thi; ý nội dung Bộ Quân chủng có ý kiến đạo, ứng ngân sách 2.1.2 Dự toán chi ngân sách xây dựng Đối tượng lập dự toán chi ngân sách đảm bảo thuộc khối quan quân chủng gồm : Bộ Tham mưu, Cục Chính trị, Cục Hậu cần Q trình lập dự tốn ngân sách chi tiết cho danh mục cơng trình xây dựng năm 2011 cần ý đảm bảo vốn cho cơng trình, dự án chuyển tiến độ thực hiện, dự án công trình trọng điểm, cấp bách, dự án cơng trình xây dựng dở dang hoàn thành đưa vào sử dụng năm ( ưu tiên vốn cho công trình, dự án thuộc thẩm quyền Bộ Quân chủng phê duyệt, có ý kiến Bộ Quân chủng) Hoàn trả ngân sách Quân chủng cho ứng trước, đảm bảo toán dứt điểm khoản nợ đọng khối lượng XDCB hồn thành cơng trình từ năm 2009 trở trước 2.1.3 Dự tốn chi ngân sách Nhà nước chi nghiệp vụ hành Đối tượng lập dự tốn chi ngân sách Nhà nước giao chi nghiệp vụ hành gồm tất nghành nghiệp vụ Quân chủng giao tiêu ngân sách năm 2010 Các nghành nghiệp vụ cần rà soát khoản ngân sách chi theo chế độ tiêu chuẩn quân số phải bảo đảm năm 2010, thiếu tiêu ngân sách cần có báo cáo giải trình chi tiết 2.2 Đối với đơn vị Lập đầy đủ dự toán chi loại ngân sách sau : - Lập dự toán chi ngân sách đảm bảo - Lập dự toán chi tiết nội dung chi tiền lương, phụ cấp, tiền ăn, trợ cấp xuất ngũ sở quân số Bộ Tham mưu phê duyệt thông báo chế độ sách hành - Lập dự tốn ngân sách hỗ trợ đội xuất ngũ học nghề - Lập dự toán chi tiết nội dung chi xây dựng - Lập dự toán chi tiết nội dung chi nghiệp vụ hành - Lập dự tốn chi tiết nội dung chi ngân sách Nhà nước giao chi khác - Lập dự toán chi tiết nội dung chi từ nguồn thu để lại theo chế độ - Lập dự toán chi tiết nội dung thu nộp BHXH, BHYT bảo hiểm thất nghiệp( với đơn vị có cơng nhân viên quốc phịng) - Lập dự toán chi tiết nội dung chi BHXH, dự tốn chi người có cơng - Riêng doanh nghiệp : Cần ý lập dự toán nhu cầu cần hỗ trợ tài theo quy định Nhà nước Chú ý nhu cầu thực xếp, cổ phần hóa doanh nghiệp theo định ban hành Chính phủ Q trình lập dự tốn năm 2011 đơn vị rà soát khoản ngân sách chi theo chế độ tiêu chuẩn quân số thực tế phải bảo đảm năm 2010, thiếu tiêu ngân sách phải báo cáo giải trình chi tiết để nghành nghiệp vụ quân chủng xem xét cấp bổ sung cho đơn vị IV BIỂU MẪU, THỜI GIAN LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH – Hệ thống mẫu biểu lập dự toán ngân sách năm 2011 : thực năm 2010 Ban Tài gửi đơn vị – Thời gian lập dự toán 2011 cụ thể sau : 2.1 – Các quan nghiệp vụ Quân chủng - Lập dự toán ngân sách theo lĩnh vực phân công gửi Ban Tài Quân chủng trước ngày 03/7/2010 để tổng hợp trình Tư lệnh ký báo cáo gửi Bộ Quốc phịng - Văn báo cáo dự tốn ngân sách quan, nghành nghiệp vụ Quân chủng phải gửi quan, nghành nghiệp vụ Bộ Quốc phòng để quản lý theo dõi theo nghành dọc 2.2 – Các đơn vị trực thuộc Quân chủng - Lập dự toán ngân sách theo nội dung hướng dẫn gửi Ban Tài Quân chủng trước ngày 05/7/2010 để tổng hợp trình Tư lệnh ký báo cáo gửi Bộ Quốc phòng - Văn báo cáo dự toán ngân sách quan, nghành nghiệp vụ đơn vị phải gửi quan, nghành nghiệp vụ Quân chủng để quản lý theo dõi theo nghành dọc 2.3 – Kế hoạch thu chi tài doanh nghiệp gửi Ban Tài Quân chủng trước ngày 05/7/2010 để tổng hợp trình Tư lệnh ký báo cáo gửi Bộ Quốc phòng Đề nghị quan , nghành nghiệp vụ Quân chủng đơn vị tập trung xây dựng dự tốn ngân sách Quốc phịng năm 2011 đáp ứng yêu cầu, nội dung, thời gian quy định Trên tồn quy trình lập kế hoạch ngân sách mà đơn vị thực Tuy nhiên q trình thực tơi nhận thấy có điểm cịn hạn chế sau : Tình thứ đơn vị cố gắng thực hết vượt kế hoạch ngân sách Khi đó, kế hoạch trở thành áp lực nhà quản lý, khiến họ đưa định đắn, kịp thời Do bám vào kế hoạch nên có khoản chi phí phát sinh vượt ngồi kế hoạch, nhà quản lý khơng thể đưa định cho dù biết khoản chi phí giúp đem lại lợi ích to lớn tương lai cho đơn vị Tương tự, lãnh đạo vơ cớ cắt giảm chi phí cần thiết nhằm đảm bảo khơng vượt q kế hoạch ngân sách định tiêu ngân sách giao tiêu pháp lệnh mà Tư lệnh Quân chủng yêu cầu phải thực nghiêm Tình thứ hai không giải ngân hết kế hoạch ngân sách lập Lúc tâm lý lo ngại sang năm sau bị cắt giảm khoản chi phí tương ứng khoản chi lập kế hoạch năm Người quản lý định thực khoản chi tiêu khơng hợp lý nhằm giải ngân tồn ngân quỹ lập Hiện thực diễn số đơn vị tốn tồn giá trị hợp đồng hợp đồng chưa thực xong để giải ngân hết ngân sách, khoản chi tiêu thường dồn vào cuối năm sức ép chi hết ngân sách nên hiệu chi tiêu khơng cao Vậy lý khiến kế hoạch ngân sách lại trở thành rào cản phát triển hoạt động hiệu đơn vị dự tốn, việc lập kế hoạch ngân sách có nhiều lợi ích định hướng hoạt động hướng tới mục tiêu chiến lược đươn vị, tăng cường trao đổi hiểu biết liên kết phận tổ chức với nhau, đồng thời công cụ giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động đươn vị hiệu theo hướng phát triển Tuy nhiên, có yếu tố quan trọng góp phần dẫn tới thành công hay thất bại kế hoạch ngân sách, nhân tố người việc sử dụng sai mục đích hệ thống thước đo Kế hoạch ngân quỹ không đo lường chất lượng sản phẩm, thị phần sản phẩm, hài lòng khách hàng dẫn đến việc không phục vụ cho mục tiêu chiến lược mà nhân tố người trung tâm việc lập thực kế hoạch ngân quỹ Một kế hoạch ngân quỹ thành cơng mang lại hiệu nhận đồng thuận ủng hộ quản lý cấp cao cách nhà quản lý sử dụng thông tin ngân sách Nếu nhà quản lý không thực quan tâm đến việc lập ngân sách rõ ràng họ khơng thể tạo động lực cho quản lý cấp thấp hay nhân viên làm tốt công việc Kế hoạch ngân sách không bám sát hoạt động thực tế thiếu định hướng chiến lược kế hoạch tốt Một yếu tố quan trọng khác nhà quản lý không sử dụng ngân sách để làm công cụ kiểm soát trung tâm gây áp lực cho nhân viên hay đổ lỗi cho nhân viên xảy vấn đề Khi nhà quản lý cấp cao sử dụng kế hoạch ngân sách công cụ để đánh giá hiệu làm việc gây tâm lý đối phó quản lý cấp thấp nhân viên Thay cống hiến hết mình, đưa sáng kiến đề xuất điều chỉnh kế hoạch cần thiết lúc họ trở thành nô lệ kế hoạch, bị gị bó kế hoạch kế hoạch không thực hiệu thực tế Việc sử dụng kế hoạch ngân sách thước đo gây đoàn kết phận, gây căng thẳng, lòng tin nhân viên quản lý, hủy hoại mơi trường làm việc/ văn hố đơn vị Kế hoạch ngân sách trở thành cơng cụ để kiểm sốt hành vi tiêu cực chi tiêu nhiều loại bỏ hành vi tích cực khác tạo lập hoạt động kinh doanh Tiền thưởng dựa mức độ hoàn thành hay vượt kế hoạch ngân sách động lực quan nhà quản lý nhân viên thực Tuy nhiên người chạy theo thành tích mà quên hiệu thực tế yếu tố thay khuyến khích lại loại bỏ hành vi tích cực Khi nhà lãnh đạo chạy đua theo kế hoạch, thực định sai lầm cốt thực hoàn thành kế hoạch đề Một số phương pháp mà tập đoàn lớn giới ứng dụng để xây dựng kế hoạch ngân sách tốt Chúng ta vận dụng vào môi trường kinh doanh chiến lược kinh doanh cho đơn vị cơng tác nhằm trách hạn chế, trói buộc tiềm tàng kế hoạch ngân sách Các yếu tố cần lưu ý trình xây dựng kế hoạch ngân sách gồm: Đo lường đầu ra, đầu vào: Tiêu chí nhằm tránh việc nhà quản lý trọng quản lý chi phí mà khơng quan tâm đến doanh thu tạo Kế hoạch trước, ngân sách sau: Kế hoạch ngân sách lập cho tương lai, cần dựa kế hoạch mang tính chiến lược Dựa kế hoạch tương lai mà doanh nghiệp phân bổ ngân sách hoạt động tương ứng Có thực kế hoạch ngân sách tốt ngân sách năm trước Ngân sách cho nhà quản lý khơng phải cho nhân viên kế tốn: Do kế hoạch ngân sách phải thực hỗ trợ cho nhà quản lý trình định, cho phép nhà quản lý hình dung tranh tổng thể doanh nghiệp chiến lược dài lâu Thiết kế để tránh chiến nội bộ: Một thực tế phận trình lập kế hoạch ngân sách thường đẩy công việc cho phận khác Để tránh tình trạng địi hỏi nhà lãnh đạo phải định hướng việc lập kế hoạch theo chiều ngang có kết hợp chặt chẽ phận chức Xây dựng ngân sách tích hợp vào hệ thống: Kế hoạch ngân sách xây dựng hàng năm lúc đáp ứng với biến hóa liên tục thực tế Do để đảm bảo ngân sách tích hợp hệ thống, việc xem xét, sửa đổi kế hoạch sau vài tháng điều nên làm Sự linh hoạt kế hoạch ngân sách, kế hoạch dự phịng giải pháp tốt KẾT LUẬN Lập kế hoạch ngân sách hoạt động cần thiết cho doanh nghiệp, giúp nhà quản lý hình dung tranh hoạt động doanh nghiệp/tổ chức thời kỳ định tương lai Nó giúp xây dựng mơi trường doanh nghiệp có đồn kết, hiểu biết lẫn từ tạo phối hợp nhịp nhàng hoạt động phận Kế hoạch ngân sách giúp nhà quản lý ln kiểm sốt, so sánh kế hoạch thực từ giúp doanh nghiệp bám sát mục tiêu chiến lược có điều chỉnh kịp thời cần thiết Nhân tố người yếu tố quan trọng có vai trị định thành công hay thất bại kế hoạch ngân sách Do người gán cho kế hoạch ngân sách vai trò mới, hay sử dụng kế hoạch ngân quỹ khơng mục đích dẫn đến thực trạng tiêu cực Có thể thấy thất bại kế hoạch ngân sách yếu tố mà khơng thể đo lường chất lượng sản phẩm, thị phần, hài lòng khách hàng… Để đảm bảo tính hiệu kế hoạch ngân sách cần trả với chất, vai trị xây dựng hệ thống công cụ thước đo bổ sung cho kế hoạch ngân sách nhằm đáp ứng vai trò kế hoạch ngân sách Bài học rút từ tập đoàn lớn giới để nâng cao hiệu vai trò kế hoạch ngân sách xây dựng hệ thống kiểm soát dựa thước đo dựa kế hoạch ngân sách, theo tiêu chí sau cần đảm bảo: Đo lường đầu đầu vào; Kế hoạch trước, ngân sách sau; Ngân sách cho nhà quản lý, cho nhân viên kế toán; Thiết kế để tránh chiến cục bộ; Xây dựng ngân sách tích hợp vào hệ thống Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Môn học quản trị tác nghiệp có nhiều nội dung áp dụng vào doanh nghiệp quốc phịng mà chúng tơi quản lý phần : dự báo, hoạch định tổng hợp, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, quản lý dự trữ, quản lý chất lượng, quản lý sản xuất theo phương pháp Lean Quản lý sản xuất theo phương pháp Lean nội dung tơi tâm đắc áp dụng phương pháp vào hệ thống sản xuất mang lại hiệu mà nhà quản lý mong muốn hoàn tồn loại bỏ lãng phí q trình sản xuất, từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu rút ngắn thời gian sản xuất với sản phẩm quốc phòng Mục tiêu phương pháp Lean mà doanh nghiệp sản xuất cần phải xem xét tới : Phế phẩm lãng phí, chu kỳ sản xuất, mức tồn kho, suất lao động, tận dụng thiết bị mặt bằng, tính linh động, sản lượng Hiểu cách khác hệ thống sản xuất Lean việc nhắm đến mục tiêu với mức sản lượng đầu hệ thống sản xuất thông thường sử dụng lượng đầu vào thấp hơn, thời gian sản xuất hơn, mặt cần sử dụng hơn, cơng nhân hơn, máy móc hơn, vật liệu chi phí Để đạt mục tiêu việc triển khai thực doanh nghiệp quốc phịng khó khăn doanh nghiệp quốc phịng cịn có tư tưởng sản xuất thời kỳ bao cấp nên việc triển khai với tham gia lãnh đạo cấp cao điều cần thiết Chắc chắn nảy sinh nhiều vấn đề triển khai hệ thống Lean vấn đề giải ban Giám đốc toàn tâm với việc triển khai thành công Lean Điều quan trọng bắt đầu việc triển khai Lean phần dẫn đến triển khai toàn diện Một số bước ban đầu gồm có : - Đo lường, theo dõi cơng suất sản lượng thiết bị - Thiết lập tài liệu hóa quy trình sản xuất rõ ràng - Triển khai hệ thống 5S quản lý nhà xưởng - Quy hoạch lại cách bố trí mặt Để áp dụng Lean nên thử nghiệm phận nhỏ hoạt động trước áp dụng cho toàn hoạt động sản xuất, chuyển đổi từ hệ thống “push” sang “pull” thay đổi gây gián đoạn sản xuất Tiến hành huấn luyện nhân viên nguyên tắc Lean, đồng thời thuyết phục người khác doanh nghiệp lợi ích Lean TÀI LIỆU THAM KHẢO - Trường ĐH Griggs, Tài liệu tham khảo,“Quản trị sản xuất tác nghiệp”(2009) - Kế hoạch ngân sách năm 2011 Quân chủng Hải quân  ... cho đơn vị IV BIỂU MẪU, THỜI GIAN LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH – Hệ thống mẫu biểu lập dự toán ngân sách năm 2011 : thực năm 2010 Ban Tài gửi đơn vị – Thời gian lập dự toán 2011 cụ thể sau : 2.1 – Các. .. Trên tồn quy trình lập kế hoạch ngân sách mà đơn vị thực Tuy nhiên q trình thực tơi nhận thấy có điểm cịn hạn chế sau : Tình thứ đơn vị cố gắng thực hết vượt kế hoạch ngân sách Khi đó, kế hoạch. .. đến doanh thu tạo Kế hoạch trước, ngân sách sau: Kế hoạch ngân sách lập cho tương lai, cần dựa kế hoạch mang tính chiến lược Dựa kế hoạch tương lai mà doanh nghiệp phân bổ ngân sách hoạt động tương